包括什么內(nèi)容
1. 會議籌備階段 1.1 會議議題確定 1.2 會議日程規(guī)劃 1.3 會議場地選擇與布置 1.4 參會人員邀請與確認
2. 會議執(zhí)行階段 2.1 會議材料準備 2.2 技術(shù)設(shè)備檢查與調(diào)試 2.3 會議簽到與座位安排 2.4 會議現(xiàn)場管理
3. 會議記錄與跟進 3.1 會議紀要編寫 3.2 決議執(zhí)行跟蹤 3.3 反饋收集與改進
4. 會議評估與優(yōu)化 4.1 會議效果分析 4.2 會議流程反思 4.3 未來會議策略調(diào)整
編制指南
1. 確保明確目標：每次會議應(yīng)有明確的目標，議題應(yīng)與組織的戰(zhàn)略或運營緊密相關(guān)。
2. 提前規(guī)劃：至少提前一周開始籌備，確保所有細節(jié)得以妥善處理。
3. 有效溝通：及時與參會人員溝通，確保他們了解會議目的和預(yù)期結(jié)果。
4. 技術(shù)保障：確保會議設(shè)備正常運行，預(yù)防技術(shù)故障影響會議進程。
5. 詳實記錄：會議紀要應(yīng)及時整理并分發(fā)，以便后續(xù)行動的追蹤。
6. 反饋機制：鼓勵參會者提供反饋，以便不斷優(yōu)化會議管理。
復(fù)審規(guī)定
1. 每次會議結(jié)束后，由會議負責人進行初步復(fù)審，檢查會議執(zhí)行情況與預(yù)期目標是否一致。
2. 復(fù)審內(nèi)容包括但不限于：會議流程的執(zhí)行、參會人員滿意度、會議效率等。
3. 復(fù)審結(jié)果應(yīng)在一周內(nèi)提交給上級管理層，以便進行深入討論和決策。
4. 根據(jù)復(fù)審結(jié)果，適時修訂會議管理流程，提升會議質(zhì)量和效率。
5. 定期（如每季度）進行全面的會議管理復(fù)審，以確保持續(xù)改進和適應(yīng)變化的需求。
以上規(guī)程旨在提高會議管理的系統(tǒng)性和有效性，但具體操作需結(jié)合實際情況靈活調(diào)整，以達到最佳效果。在執(zhí)行過程中，團隊成員應(yīng)保持開放的心態(tài)，勇于提出改進建議，共同推動會議管理工作的進步。
會議管理作業(yè)規(guī)程范文
1.0目的:
為了提高會議效率,很好地總結(jié)會議精神,使信息得以有效傳達及合理利用,特制定本規(guī)程。
2.0范圍:
本規(guī)程適用于綜合管理部關(guān)于會議活動的組織、實施。
3.0職責:
綜合管理部經(jīng)理負責會議的組織。
綜合管理部文員負責會議的召集通知。
4.0程序要點:
4.1會議類型:公司例會、專題(專業(yè))研討會、報告會、培訓(xùn)會、年中(終)工作總結(jié)會議。
4.2會議的召開組織及實施。
4.2.1公司例會。
a.按照規(guī)定,每周周四下午2:00召開,遇特殊情況,由綜合管理部另行通知。
b.與會人員需攜帶《工作計劃》(每月25日左右例會攜帶)、前次《會議紀要》、《一周工作通報》等相關(guān)資料并準備好匯報內(nèi)容。
c.參會人員到會填寫《會議簽到表》。
d.由綜合管理部文員做會議記錄,并進行整理形成《會議紀要》。
e.《會議紀要》由分管總經(jīng)理審核后于下周一發(fā)放到各部門(項目)。
4.2.2研討會。
a.各部門(或項目)組織小型專題會議及培訓(xùn)時,應(yīng)在《一周工作通報》中寫明會議時間、地點、與會人員范圍、會議內(nèi)容等內(nèi)容。
b.對于公司各部門及各項目參加的專題會議,發(fā)起部門需提前三天擬好《會議通知》交至綜合管理部,由綜合管理部進行統(tǒng)一發(fā)放,并通報分管總經(jīng)理及進行會議場地預(yù)訂等協(xié)調(diào)工作。
c.發(fā)起部門擬訂《會議通知》需注明會議時間、會議地點、與會人員范圍、會議內(nèi)容、參會應(yīng)攜帶資料及特殊要求等。
d.如有與會議相關(guān)資料,則請會議發(fā)起部門提前準備好,在會前發(fā)放至相關(guān)與會人員。
4.2.3培訓(xùn)會議。
a.綜合管理部按照人力資源部根據(jù)分解年培訓(xùn)計劃制定的每月培訓(xùn)計劃要求時間進行召集。遇特殊情況,綜合管理部在接到人力資源部通知后另行通知。
b.與會人員帶好培訓(xùn)材料,認真做好記錄。
c.培訓(xùn)會議發(fā)起部門(或項目)做會議記錄,進行整理后于第二天發(fā)放到相關(guān)部門及人員,并在綜合管理部留存歸檔。
4.2.4年中(終)工作總結(jié)。
a.集團或公司確定會議時間,由綜合管理部提前7天通知與會人員或部門。
b.由綜合管理部提前安排好會議議程、工作報告,并安排好會場等事宜。
4.3會議要求
4.3.1需按時出席,如遇特殊情況應(yīng)提前向分管總經(jīng)理及會議發(fā)起部門請假。
4.3.2注意保持會場紀律,積極思考,主動發(fā)言,并認真做好會議記錄。
4.3.3關(guān)閉通訊設(shè)備或放置于會議狀態(tài),保證會議正常進行。
4.3.4保持會場環(huán)境,不亂扔果皮、煙頭、紙屑等。
5.0相關(guān)支持性文件:
6.0相關(guān)記錄:
《會議簽到表》sw-jl-g-072
《一周工作通報》sw-jl-059
《發(fā)文記錄》sw-jl-g-070
