有哪些
檔案管理規(guī)程
一、檔案分類與編碼
1. 根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)，分為行政、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目、人事、法律等類別。
2. 每個(gè)類別下設(shè)立子類，如行政檔案下設(shè)會(huì)議記錄、公文往來等。
3. 制定統(tǒng)一的檔案編碼規(guī)則，確保每份檔案有唯一識(shí)別碼。
二、檔案收集與整理
1. 定期收集各部門產(chǎn)生的文件，確保及時(shí)歸檔。
2. 檔案整理應(yīng)遵循“一事一檔”原則，保持文件完整。
3. 整理時(shí)需去除無關(guān)附件，保留重要信息。
三、檔案存儲(chǔ)與保護(hù)
1. 檔案存儲(chǔ)應(yīng)選擇防火、防潮、防蟲設(shè)施。
2. 電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
3. 對(duì)珍貴或敏感檔案實(shí)行特殊保管，限制訪問權(quán)限。
四、檔案檢索與利用
1. 建立完善的檢索系統(tǒng)，便于快速查找檔案。
2. 提供借閱服務(wù)，但需審批，確保檔案安全。
3. 定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，優(yōu)化管理策略。
五、檔案鑒定與銷毀
1. 定期進(jìn)行檔案鑒定，區(qū)分永久保存與定期銷毀。
2. 銷毀檔案需書面申請(qǐng)，經(jīng)審批后由專人監(jiān)督執(zhí)行。
3. 保存期限屆滿的檔案，應(yīng)依法合規(guī)銷毀，并記錄備案。
六、檔案安全管理
1. 實(shí)行權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能接觸檔案。
2. 定期進(jìn)行安全檢查，防范盜竊、泄露風(fēng)險(xiǎn)。
3. 建立應(yīng)急處理機(jī)制，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。
模板
檔案管理規(guī)程模板
i. 檔案分類與編碼體系 a. 主要類別設(shè)定 b. 子類別劃分 c. 編碼規(guī)則制定
ii. 收集與整理流程 a. 定期收集機(jī)制 b. 文件完整性保障 c. 整理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范
iii. 存儲(chǔ)與保護(hù)措施 a. 物理存儲(chǔ)環(huán)境要求 b. 數(shù)據(jù)備份策略 c. 特殊檔案管理
iv. 檢索與利用政策 a. 檢索系統(tǒng)的構(gòu)建 b. 借閱服務(wù)規(guī)定 c. 利用情況分析
v. 鑒定與銷毀程序 a. 檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn) b. 銷毀申請(qǐng)與審批 c. 銷毀記錄管理
vi. 安全管理規(guī)程 a. 權(quán)限控制 b. 安全檢查與防護(hù) c. 應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃
標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)
1. 規(guī)程應(yīng)明確、具體，易于理解和執(zhí)行。
2. 符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)要求。
3. 系統(tǒng)性地覆蓋檔案管理全過程，從產(chǎn)生到銷毀。
4. 考慮到實(shí)際操作的可行性，兼顧效率與安全。
5. 定期評(píng)估與修訂，以適應(yīng)組織發(fā)展和新技術(shù)應(yīng)用。
6. 確保檔案的完整性和安全性，保護(hù)企業(yè)機(jī)密。
7. 提高檔案利用率，支持企業(yè)決策與運(yùn)營(yíng)。
檔案管理規(guī)程范文
第1篇 某物業(yè)檔案管理規(guī)程
f物業(yè)檔案管理規(guī)程
1.0目的
確?？蛻舴?wù)中心業(yè)主檔案和本部門的檔案得到有效控制。
2.0資料檔案
2.1歸檔范圍
文件、資料包括業(yè)主資料、質(zhì)量體系文件、外來文件、各種合同等;
2.2建立
2.2.1隨時(shí)收集各種辦理完畢的文件(含會(huì)議文件),資料按相關(guān)類別分別存放,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.2.2組卷
2.2.2.1每月3日前將上月相關(guān)資料歸檔,歸檔要注意整潔,歸檔前要把資料進(jìn)行分類,可把材料按類別分組裝入待辦卷宗,以便要?dú)w檔時(shí),所有材料都能隨手可得,避免盲目查找。
2.2.2.2按年度、題目分類,查找迅速方便,在檔案目錄里清楚的標(biāo)明并與檔案保存好,對(duì)每一份文件都要清楚的注明其歸入的檔案類目。
2.2.2.3立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)編號(hào)一律在右上角。
2.2.3裝訂
2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分為度,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對(duì)破損或褪色的材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂線位過窄或有字跡的材料,需用紙加襯邊,紙面過大的材料,要按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)當(dāng)附上抄件,卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者,問題或名稱,文字要簡(jiǎn)練,確切,用毛筆或鉛筆,字跡端正。
2.2.3.2根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系,進(jìn)行系列排列、編號(hào)、擬訂案宗標(biāo)題,確定保管期限,裝訂,編制案卷目錄。
2.3管理
2.3.1檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理,如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任;
2.3.2注意做好保密工作,做好防潮,防水、防塵、防盜、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
2.3.3每年年初對(duì)上年度檔案材料的數(shù)量,保管等情況進(jìn)行一定檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
2.4更新
2.4.1需更新資料時(shí),須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行,做更新記錄;
2.4.2業(yè)主資料發(fā)生變動(dòng)時(shí),及時(shí)更新業(yè)主檔案。
2.5調(diào)閱
2.5.1因工作需要調(diào)閱有關(guān)文件資料須提出書面申請(qǐng),經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,調(diào)閱重要密件需經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn);
2.5.2本部門檔案資料原則上不外借,如有借出發(fā)生時(shí),須經(jīng)部門主管書面批準(zhǔn);
2.5.3檔案管理人員建立調(diào)閱記錄,保證調(diào)出文件資料及時(shí)返還;
2.5.4未經(jīng)批準(zhǔn),調(diào)閱人不得對(duì)文件資料進(jìn)行摘抄或復(fù)印;
2.6銷毀
2.6.1對(duì)于已無作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理,銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定,確定銷毀的檔案材料必須登記,報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
3.6.2銷毀檔案材料時(shí),必須指派專人進(jìn)行,防止失密。
4.0相關(guān)記錄:
《檔案調(diào)閱登記表》
檔案調(diào)閱登記表
調(diào)閱時(shí)間調(diào)閱人文件名稱負(fù)責(zé)人歸還時(shí)間經(jīng)手人備注
第2篇 某物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程格式怎樣的
物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程1目的對(duì)重要資料文件等進(jìn)行有效保管,以便查閱。
2范圍適用于ee物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。
3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件:a)管理文件:各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件:經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件:經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動(dòng)合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書復(fù)印件、體檢報(bào)告、職稱/技能證書、原單位勞動(dòng)合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評(píng)資料以及違紀(jì)行為過失的處罰等;
特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。
3. 2檔案的收集整理
3.2.1 質(zhì)量記錄文件3.2.
1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時(shí)限,每月5號(hào)前由各部門負(fù)責(zé)人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;3.2.
1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;3.2.
1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。
3.2.2 其他檔案文件由行政人事部及時(shí)整理歸檔。
3. 3檔案保存
3.3.1 須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;
一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情,須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
3.3.2 嚴(yán)禁無關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3 檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí),根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
3.3.4 離職員工的檔案須保存2年以上,關(guān)鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3. 4檔案借閱
3.4.1 外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件),須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);
使用完畢須及時(shí)、完整地歸還檔案,不得私自留存;
使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
3.4.2 任何人借閱檔案原件,原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制;
不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損;
確因工作確需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門的負(fù)責(zé)人同意方可。
3.4.3 借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;
由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
3.4.4 短期使用檔案借閱期不得超過7天,長(zhǎng)期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3. 5檔案移交
3.5.1 如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn),并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。
3.5.2 員工進(jìn)行公司間調(diào)動(dòng)后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場(chǎng)簽字,以便查詢。
3. 6檔案檢查
3.6.1 檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯(cuò)誤。
3.6.2 檢查時(shí)間:每月自行檢查一次。
3. 7檔案銷毀檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進(jìn)行編號(hào)排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》
第3篇 某物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
1目的
對(duì)重要資料文件等進(jìn)行有效保管,以便查閱。
2范圍
適用于ee物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。
3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求
3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件:
a)管理文件:各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件:經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件:經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動(dòng)合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書復(fù)印件、體檢報(bào)告、職稱/技能證書、原單位勞動(dòng)合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評(píng)資料以及違紀(jì)行為過失的處罰等;特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。
3.2檔案的收集整理
3.2.1質(zhì)量記錄文件
3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時(shí)限,每月5號(hào)前由各部門負(fù)責(zé)人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;
3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;
3.2.1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。
3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時(shí)整理歸檔。
3.3檔案保存
3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情,須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
3.3.2嚴(yán)禁無關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí),根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上,關(guān)鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3.4檔案借閱
3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件),須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時(shí)、完整地歸還檔案,不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
3.4.2任何人借閱檔案原件,原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制;不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門的負(fù)責(zé)人同意方可。
3.4.3借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天,長(zhǎng)期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3.5檔案移交
3.5.1如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn),并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。
3.5.2員工進(jìn)行公司間調(diào)動(dòng)后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場(chǎng)簽字,以便查詢。
3.6檔案檢查
3.6.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯(cuò)誤。
3.6.2檢查時(shí)間:每月自行檢查一次。
3.7檔案銷毀
檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進(jìn)行編號(hào)排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》aw-qr-om-14
第4篇 迪賽大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程
賽迪大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程
1.目的
建立健全業(yè)主檔案,掌握用戶動(dòng)態(tài),便于用戶管理與針對(duì)性服務(wù)。
2.范圍
適用于賽迪大廈內(nèi)所有用戶的檔案管理。
3.職責(zé)
3.1客務(wù)主管負(fù)責(zé)客戶檔案的建立與管理。
4.程序
4.1用戶檔案內(nèi)容
4.1.1入駐資料
a.用戶姓名、單元號(hào)及其他有關(guān)資料;
b.用戶簽字的《賽迪大廈業(yè)主公約書》副本;
c.用戶其他資料復(fù)印件。
4.1.2遷出資料
業(yè)主、搬遷登記單。
4.2客戶檔案管理
4.2.1用戶由物業(yè)部上門辦理入駐登記,并向業(yè)主(用戶)提供《賽迪大廈業(yè)主公約書》及《用戶手冊(cè)》等文件。
4.2.2客務(wù)主管與用戶簽定《管理公約書》。
4.2.3客務(wù)主管將各種資料按順序編號(hào)登記在《卷內(nèi)文件目錄》。
4.3用戶檔案的保管及查閱
4.3.1用戶檔案分入駐檔案及遷出檔案,按統(tǒng)一編號(hào)存放。
4.3.2文件柜鑰匙由客務(wù)主管保管。
4.3.3用戶檔案只允許賽迪大廈管理人員查閱。
4.3.4查閱人必須進(jìn)行登記后方可查閱。
5.監(jiān)督執(zhí)行
由物業(yè)部經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行。
6.支持性和相關(guān)性文件
jc/zy4.9-0406-1998(1)《管理公約書》
7.質(zhì)量記錄及表格
jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷內(nèi)文件目錄》
jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《檔案查閱登記表》
jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《賽迪大廈用戶檔案目錄》
jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用戶檔案》
jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《賽迪大廈業(yè)主(用戶)情況統(tǒng)計(jì)表》
jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用戶遷出登記單》
第5篇 業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（9）
業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心行政文員負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客戶助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點(diǎn)
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時(shí)公約》。
4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.3《入伙流轉(zhuǎn)表》。
4.1.4《業(yè)主物品領(lǐng)取清單》。
4.1.5《裝修申請(qǐng)表》
4.1.6業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.7其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒袋的制作
4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm位置上。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準(zhǔn)備適量尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有樓層號(hào)、房號(hào)標(biāo)在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。
4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),客戶助理應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時(shí)。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準(zhǔn),經(jīng)客戶服務(wù)中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案客戶助理績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第6篇 辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程
辦公大樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程
目的
規(guī)范管理處檔案的收集、歸檔及借閱工作。
職責(zé)
a.資料檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、預(yù)立卷與保管工作。
b.管理處每月一次進(jìn)行檢查。
c.各部門主管負(fù)責(zé)部門內(nèi)歸檔文件的收集、整理。
工作規(guī)程
【檔案收集與歸檔】
a.范圍
凡《文書檔案歸檔范圍》中所規(guī)定的內(nèi)容均屬收集和歸檔范圍。
b.時(shí)間
各部門需歸檔材料必須于每月底收齊并交到資料檔案管理員處。
c.要求
-上交文件必須完整、無空缺,不得使用鉛筆填寫。
-資料檔案管理員將收集來的檔案分類插入有關(guān)的檔案袋中妥善保管,以備年底一并裝訂歸檔。
【檔案接收】
a.上交檔案要確保案卷質(zhì)量方能接收。
b.接收的案卷,經(jīng)復(fù)查后去掉卷內(nèi)金屬物并修補(bǔ)破損的文件。
【檔案查閱、借閱】
a.調(diào)卷查閱者,應(yīng)說明理由、要求及內(nèi)容。
b.查閱檔案前,必須于查閱、借閱登記簿上簽字登記。
c.查閱的檔案不得離開管理處,如有離開管理處的必要,須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,方可實(shí)施。
d.非管理處人員借閱,憑單位介紹信,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)后,于管理處內(nèi)借閱,不得外借。
e.借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。
f.閱后及時(shí)歸還,確有必要可借閱一星期。如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。
g.借閱的檔案不得涂劃或拆卷。
h.復(fù)印(制)檔案須經(jīng)管理處經(jīng)理同意方可。
第7篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫
。
4.1.5檔案編號(hào)舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):※※※-※※-※※※-※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)物業(yè)管理公司編號(hào)b)管理處編號(hào):※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)管理處編號(hào)物業(yè)管理有限公司編號(hào)
4.2檔案的分類
4.2.1 區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;
b)財(cái)務(wù)類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2 全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。
根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報(bào)表類b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類計(jì)劃總結(jié)類……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門:a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1 檔案的密 為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;
屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;
屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;
機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;
普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀
4.1
1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。
4.1
1.2綜合部主管審核無誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號(hào)備注檔案目錄文件查閱/借閱/復(fù)制登記表序號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注檔案查閱/借閱審批表部門姓名職務(wù)借檔文件名借檔理由是否復(fù)制□是 □否借還時(shí)間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷毀清單序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人: 審批人: 制表:
第8篇 某物業(yè)項(xiàng)目用戶檔案管理規(guī)程
物業(yè)項(xiàng)目用戶檔案管理規(guī)程
1目的
規(guī)范用戶檔案的保管與跟蹤工作。
2適用范圍
適用于管理中心用戶檔案的保管與跟蹤。
3職責(zé)
3.1物業(yè)助理負(fù)責(zé)監(jiān)控用戶檔案保管與跟蹤工作。
3.2物業(yè)管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施用戶檔案的建立、保管與跟蹤。
4工作流程
4.1建立《用戶檔案》,其內(nèi)容包括:
4.1.1《入伙通知書》;
4.1.2購房合同;
4.1.3《用戶檔案資料表》(用戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照的復(fù)印件張貼于表后面);
4.1.4經(jīng)用戶簽署后的《委托物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》;
4.1.5經(jīng)用戶簽署后的《用戶公約》;
4.1.6經(jīng)用戶簽署后的《裝修管理責(zé)任書》;
4.1.7《房屋交付驗(yàn)收表》;
4.1.8《裝修申報(bào)表》、相關(guān)圖紙及裝修單位資料;
4.1.9《委托銀行代收費(fèi)協(xié)議書》;
4.1.10《違章處理通知書》及處理結(jié)果資料;
4.1.11各類申請(qǐng)電話、有線電視、管道燃?xì)獾乳_通的申請(qǐng)書等其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2在檔案標(biāo)簽貼紙上打印出不同字號(hào)的檔案類別名稱,其格式一般是由文檔名稱、組織機(jī)構(gòu)、編號(hào)、棟號(hào)樓層號(hào)房號(hào)等幾部分組成,表達(dá)式如下:
×××-××-×××
以yk大廈為例:cpm-avic-001
cpm:__物業(yè)管理有限公司
avic:--園管理中心
001:編號(hào)001
標(biāo)簽效果圖如右所示:
4.2.3將制作好的檔案標(biāo)簽紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3用戶檔案的建立
4.3.1準(zhǔn)備適量的 26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)的標(biāo)簽貼紙貼在檔案袋封面上。
4.3.3將用戶的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.3.4將各用戶的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。
4.3.5按檔案盒內(nèi)的各用戶的檔案排列順序,將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《用戶檔案》內(nèi)。其內(nèi)容包括:序號(hào)、用戶姓名、棟號(hào)房號(hào)、聯(lián)系電話、檔案編號(hào)、入住時(shí)間、備注等欄目。
4.4用戶檔案的跟蹤
4.4.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),物業(yè)管理員應(yīng)將變化情況記錄在《用戶檔案》中:
a.通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b.用戶產(chǎn)權(quán)發(fā)生更替時(shí);
c.住房使用人發(fā)生變化時(shí)。
4.4.2《用戶檔案》跟蹤管理,由事務(wù)管理員每季度進(jìn)行一次用戶情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他費(fèi)用一個(gè)月以上的用戶,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
4.5《用戶檔案》屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理中心經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)行政部資料檔案員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.6《用戶檔案》應(yīng)永久保存。
4.7將各用戶資料輸入電腦進(jìn)行無紙化管理。
4.8本規(guī)程執(zhí)行情況作為行政部資料檔案員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《管理處文件、資料管理規(guī)程》
5.2《入伙登記冊(cè)》
第9篇 某某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程
某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程
1.用戶檔案的管理工作由服務(wù)中心文員負(fù)責(zé)。
2.服務(wù)中心文員每天將當(dāng)天的用戶資料、往來文件按房號(hào)整理歸檔。
3.大廈用戶資料按房號(hào)一戶一檔建立,以樓層為序,統(tǒng)一存放在客戶資料文件柜內(nèi)。
4.用戶檔案內(nèi)存放現(xiàn)有用戶資料,遷出用戶資料裝訂后另存于行政部文件柜內(nèi)。
5.每個(gè)用戶檔案的排列順序?yàn)?按日期順序,最新的文件擺在最前面。具體排列方式如下:
a.用戶來函、復(fù)函
b.非辦公時(shí)間加班申請(qǐng)
c.公司水牌制作申請(qǐng)
d.電話開通通知單(電話開通通知單;電話分機(jī)租用申請(qǐng)表等)
e.室內(nèi)安全及物品放行(關(guān)于下班后鎖好房門的通知;用戶室內(nèi)物品放行協(xié)議書;大門封板申請(qǐng);破鎖申請(qǐng)等)
f.租戶資料(業(yè)主授權(quán)書;租戶承諾書;用戶資料;租賃合同復(fù)印件;營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件;公司負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件;關(guān)于配備滅火器材、自救面具的通知;防火責(zé)任人任命書;關(guān)于確定防火責(zé)任人的通知;用戶收樓登記表;用戶室內(nèi)設(shè)施檢驗(yàn)記錄表)
g.裝修資料(用戶室內(nèi)裝修申請(qǐng);大門密碼鎖安裝批準(zhǔn)書;用戶室內(nèi)設(shè)施日常巡檢記錄;用戶室內(nèi)裝修整改通知書;用戶室內(nèi)裝修竣工驗(yàn)收申請(qǐng);貨梯使用申請(qǐng)表;臨時(shí)出入證辦證表等)
h.業(yè)主資料(業(yè)主資料作為永久性文件保存于用戶檔案內(nèi)。收樓證明書;業(yè)主身份證復(fù)印件或營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等)
i.用戶遷出(用戶變動(dòng)通知;用戶遷出的通知;業(yè)主同意租戶搬離通知書;安檢資料;遷出用戶調(diào)查問卷等)
j.其他資料
6.用戶檔案的標(biāo)簽須與檔案內(nèi)現(xiàn)用戶的公司名稱吻合。
7.服務(wù)中心文員每月根據(jù)業(yè)主、租戶的聯(lián)系途徑、聯(lián)系人等變更情況,及時(shí)更新檔案內(nèi)用戶資料。
第10篇 檔案管理及人力資源崗位安全操作規(guī)程
操作流程
風(fēng)險(xiǎn)分析
安全注意事項(xiàng)
嚴(yán)禁事項(xiàng)
應(yīng)急措施
作業(yè)前準(zhǔn)備
1、打掃工作區(qū)域衛(wèi)生，清理雜物。
2、檢查電腦、打印機(jī)、插座、電線等設(shè)備是否正常。
1、觸電傷害
2、火災(zāi)
3、高空墜落
4、機(jī)械傷害
5、粉塵傷害
6、噪音傷害
7、其他傷害
1、檢查電器設(shè)備等線路是否絕緣老化、漏電。
2、打掃衛(wèi)生防滑、防墜落。
3、定期檢查辦公區(qū)域的安保設(shè)施是否正常。
4、保持環(huán)境衛(wèi)生。
1、嚴(yán)禁操作絕緣不良、漏電的電器設(shè)備。
2、嚴(yán)禁冒險(xiǎn)行為，如無防護(hù)措施的高空作業(yè)等。
3、嚴(yán)禁監(jiān)控設(shè)備出現(xiàn)故障的情況。
1、觸電事故：先切斷電源，對(duì)傷者進(jìn)行急救，若傷者休克，應(yīng)采取胸外按壓、人工呼吸等急救措施，同時(shí)撥打120急救電話送醫(yī)搶救，并向上級(jí)匯報(bào)。
2、火災(zāi)事故：視火災(zāi)類型選擇滅火方法，油燃燒、電路短路燃燒應(yīng)切斷油源、電源，同時(shí)選擇干粉滅火器滅火，嚴(yán)禁用水滅火；若果火情嚴(yán)重個(gè)人能力不足以撲滅要及時(shí)撥打119并向上級(jí)匯報(bào)，防止延誤而造成的災(zāi)情擴(kuò)大，如有傷員要及時(shí)帶傷員撤離，采取措施控制傷情后送醫(yī)治療。
3、高處墜落、機(jī)械傷害事故：
發(fā)生事故要及時(shí)檢查受傷部位，并采取措施包扎、固定、止血等，撥打120急救電話送醫(yī)治療，并向上級(jí)匯報(bào)。
作業(yè)過程
1、電子檔案、資料備份加密，防止電腦中毒。
2、收集、保管好檔案，防止丟失。
3、檔案室必須處于常鎖狀態(tài)，使用后必須立即上鎖。
4、根據(jù)公司檔案管理制度做好日常檔案及年度檔案按時(shí)歸檔，防止丟失。
1、觸電傷害
2、火災(zāi)
3、高空墜落
4、機(jī)械傷害
5、粉塵傷害
6、噪音傷害
7、其他傷害
1、存放重要資料文件柜、抽屜上鎖。
2、公司任何員工和外來人員，不得隨意進(jìn)入檔案室。
3、根據(jù)檔案借閱制度各部門借、查閱檔案必須登記、簽字，督促及時(shí)歸還，保證所有檔案資料安全。
4、參加消防演練，能夠使用操作消防器材。
1、嚴(yán)禁無關(guān)人員動(dòng)用人力資源辦公室電腦。
2、嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)亂接電器電源線路。
3、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放個(gè)人財(cái)物。
4、嚴(yán)禁將鑰匙留給他人使用。
作業(yè)結(jié)束
1、清理崗位區(qū)域衛(wèi)生；
2、工器具擺放至指定位置
3、關(guān)閉電腦，電源；
4、鎖好門窗。
1、觸電；
2、其他傷害
3、下班途中，存在車輛傷害
1、檢查電源是否有異樣，清理設(shè)備衛(wèi)生，設(shè)備必須停機(jī)斷電；2、下班行走人行道，注意躲避車輛。
1、嚴(yán)禁下班離開辦公室前不關(guān)電腦、電源、不鎖門窗。
2、嚴(yán)禁開機(jī)清理設(shè)備衛(wèi)生；
3、嚴(yán)禁隨意穿越機(jī)動(dòng)車道。
第11篇 業(yè)主檔案管理工作規(guī)程-2
業(yè)主檔案管理工作規(guī)程(二)
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點(diǎn)
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。
(7)《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第12篇 住宅物業(yè)檔案資料建立管理規(guī)程
住宅物業(yè)檔案資料的建立與管理
(一)資料的收集
我們將通過三個(gè)途徑進(jìn)行收集;一是在物業(yè)接管移交時(shí),盡可能的與原設(shè)計(jì)單位、施工單位聯(lián)系,力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料;二是在業(yè)主入住階段,對(duì)業(yè)主的基本情況進(jìn)行登記造冊(cè)收集;三是在日常管理中建立社區(qū)維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、業(yè)主投訴回訪記錄等以及其它相關(guān)資料,并將檔案的收集形成制度。
(二)資料的整理和分類
在收集到原始資料后,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)檔案管理文員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄,修補(bǔ)破損的文檔,然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到條理清晰、分類合理、易于查找。
(三)資料的歸檔管理
1、在社區(qū)的檔案管理中我們將實(shí)行原始資料和電腦檔案雙軌制,確保儲(chǔ)存方式的多元化,盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤儲(chǔ)存以便于查找。同時(shí)運(yùn)用錄像帶、錄音帶、照片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2、對(duì)和物業(yè)管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級(jí)別檢索、對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3、檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄,并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程序的分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào),登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。
4、為保證檔案的安全和完善,檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,并加裝安防設(shè)施。同時(shí)配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。
(四)檔案的使用
物業(yè)管理服務(wù)中心內(nèi)部員工可在文件檔案授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。對(duì)借閱原始資料的使用者,按檔案的不同密級(jí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,并辦理借閱手續(xù)。
(五)檔案的銷毀
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過存檔期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可銷毀,同時(shí)建立已銷毀文檔清單備查。
(六)檔案資料的分類管理
1、工程技術(shù)資料
(1)項(xiàng)目規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
(2)建筑許可證、投資許可證、開工許可證
(3)拆遷安置資料
(4)紅線圖、竣工總平面圖
(5)地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告
(6)工程合同、工程預(yù)決算
(7)工程設(shè)計(jì)變更通知
(8)竣工圖:單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖,消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖
(9)房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書
(10)主要材料質(zhì)量保證書,新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書,水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書及設(shè)備技術(shù)資料
(11)漿、混凝土塊試壓報(bào)告
(12)綠化工程竣工圖
(13)其他工程技術(shù)檔案
2、業(yè)主居住檔案
(1)業(yè)主詳細(xì)資料登記表
(2)業(yè)主的維修檔案
(3)業(yè)主裝修巡視記錄
3、維修資料
(1)維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄
(2)維修派工單
(3)設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄
4、公共秩序維護(hù)資料
(1)日巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線
(2)日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄象帶
(3)搬入/出記錄、突發(fā)事件處理記錄
(4)車輛進(jìn)出記錄、車輛詳細(xì)資料
5、設(shè)備設(shè)施管理資料(包括消防)
(1)設(shè)備設(shè)施使用計(jì)劃
(2)設(shè)備使用申請(qǐng)、使用情況記錄
(3)設(shè)備、設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃
(4)設(shè)備、設(shè)施維修保養(yǎng)記錄
(5)機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄
(6)設(shè)備分承包檔案
(7)設(shè)備、設(shè)施臺(tái)帳及更新記錄
6、綠化清潔資料
(1)清潔班檢記錄、清潔周檢記錄
(2)綠化工作記錄、綠化周檢記錄
(3)消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄
(4)水體巡檢記錄
(5)水體養(yǎng)護(hù)記錄
(6)水體注水記錄
7、社區(qū)文化資料
(1)文化活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄
(2)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄
(3)傳媒報(bào)導(dǎo)資料
(4)文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)帳及使用記錄
8、員工管理資料
(1)員工個(gè)人資料、聘用記錄
(2)員工考核及獎(jiǎng)罰記錄
(3)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄
(4)員工晉升、薪金變動(dòng)及內(nèi)務(wù)管理記錄
9、反饋資料
(1)服務(wù)質(zhì)量回訪記錄
(2)業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
(3)業(yè)主投訴及處理記錄
10、行政文件資料
(1)項(xiàng)目值班及檢查記錄
(2)有關(guān)財(cái)務(wù)記錄(由財(cái)務(wù)人員專職保管)
(3)公司下發(fā)文件
(4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
第13篇 _管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點(diǎn)
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。
(7)《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第14篇 職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理規(guī)程
(一)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)管理檔案的基本內(nèi)容包括
1、職業(yè)危害申報(bào)材料;
2、公司對(duì)職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)出具的的委托書;
3、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)檢測(cè)結(jié)果、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害評(píng)價(jià)報(bào)告;
4、、從業(yè)人員職業(yè)健康檢查計(jì)劃;
5、職業(yè)健康檢查結(jié)果的“評(píng)價(jià)報(bào)告書”;
6、對(duì)職業(yè)病(疑似)患者、健康受到損害的從業(yè)人員救治診療資料;
7、對(duì)職業(yè)病患者和職業(yè)禁忌證者處理和安置的記錄;
8、在職業(yè)健康監(jiān)護(hù)中提供從業(yè)人員體檢結(jié)果告知的相關(guān)證明材料、需要提供的其他資料和職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)記錄的相關(guān)資料;
9、其他相關(guān)資料。
(二)公司建立接觸職業(yè)危害員工個(gè)人職業(yè)健康檔案,做到“一人一檔”,職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案包括:
1、勞動(dòng)者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史(見附錄);
2、相應(yīng)工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果;
3、職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;
4、職業(yè)病診療等健康資料。
第15篇 業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（6）
業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(六)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責(zé)
3.1公共事務(wù)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點(diǎn)
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
4.1.6《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
4.1.7《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.10其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
