物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程

更新時(shí)間：2024-05-16 查看人數(shù)：81

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目錄
1.公司文件檔案資料管理規(guī)程有哪些 2.公司文件檔案資料管理規(guī)程模板 3.公司文件檔案資料管理規(guī)程標(biāo)準(zhǔn) 4.物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程

有哪些

物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程

一、文件檔案分類

1. 法規(guī)政策類：包括國家及地方的物業(yè)管理法規(guī)、政策文件。

2. 合同協(xié)議類：涵蓋物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、外包服務(wù)合同等。

3. 運(yùn)營管理類：日常運(yùn)營報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶服務(wù)記錄等。

4. 工程技術(shù)類：設(shè)施設(shè)備圖紙、維修保養(yǎng)記錄、工程改造方案等。

5. 人力資源類：員工檔案、培訓(xùn)記錄、考勤記錄等。

6. 安全保衛(wèi)類：應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、監(jiān)控錄像等。

模板

1. 文件編碼規(guī)則：采用“類別-年份-順序號”格式，如“f-2022-001”代表2022年的第一份法規(guī)政策文件。

2. 檔案盒標(biāo)簽：包含檔案名稱、起止日期、盒內(nèi)文件數(shù)量等信息。

3. 文件封面：包含文件名稱、編制日期、編制人、審核人、批準(zhǔn)人等字段。

4. 文件歸檔單：記錄文件的基本信息、存檔日期、保管期限等。

5. 文件銷毀清單：列出待銷毀文件的名稱、編號、銷毀原因和審批人簽名。

標(biāo)準(zhǔn)

1. 文件收集：確保所有業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件及時(shí)收集，無遺漏。

2. 文件整理：分類明確，編號有序，便于檢索。

3. 文件存儲：使用防火、防潮、防蟲設(shè)施，定期檢查環(huán)境條件。

4. 文件借閱：設(shè)立借閱登記，嚴(yán)格控制外借，確保文件安全。

5. 文件更新：及時(shí)更新過期或修訂的文件，確保信息準(zhǔn)確性。

6. 文件保存期限：依據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定設(shè)定文件保存年限。

7. 文件銷毀：過期文件需經(jīng)審批后銷毀，銷毀過程應(yīng)有記錄。

8. 電子文檔管理：同步維護(hù)紙質(zhì)文件的電子版，便于備份和檢索。

9. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期對員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，確保規(guī)范執(zhí)行。

10. 內(nèi)部審計(jì)：定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，評估檔案管理的有效性和合規(guī)性。

通過以上規(guī)程，物業(yè)公司能有效管理和保護(hù)文件檔案資料，確保信息的安全、完整和高效利用，為公司的運(yùn)營決策提供有力支持。

物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程范文

物業(yè)公司文件、檔案資料管理規(guī)程

1目的

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實(shí)施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。