- 目錄
有哪些
檔案管理內(nèi)容
1. 客戶資料檔案：包括業(yè)主信息、租賃合同、服務(wù)協(xié)議等。
2. 設(shè)施設(shè)備檔案：涵蓋建筑物圖紙、設(shè)備維修記錄、保養(yǎng)計劃等。
3. 工程項目檔案：記錄改造、裝修、維修等工程的全過程。
4. 財務(wù)檔案：包括收費記錄、預(yù)算報告、審計文件等。
5. 法規(guī)政策檔案：收集與物業(yè)管理相關(guān)的法律法規(guī)及政策文件。
6. 內(nèi)部管理檔案：員工信息、培訓(xùn)記錄、會議紀要等。
模板
檔案管理流程
1. 檔案收集：各部門定期整理產(chǎn)生的重要文件，提交至檔案管理部門。
2. 檔案分類：依據(jù)檔案性質(zhì)進行科學(xué)分類，如客戶類、設(shè)施類等。
3. 檔案編碼：制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
4. 檔案登記：詳細記錄每份檔案的基本信息，如名稱、日期、來源等。
5. 檔案存儲：選擇適宜的存儲環(huán)境，確保檔案安全、防潮、防火。
6. 檔案借閱：設(shè)立借閱制度，記錄借閱人、時間、歸還情況。
7. 檔案更新：定期更新過時信息，確保檔案時效性。
8. 檔案銷毀：對不再需要的檔案，按規(guī)定程序進行銷毀。
標準
檔案管理規(guī)范
1. 標準化命名：文件名應(yīng)清晰反映文件內(nèi)容，避免使用模糊或通用名稱。
2. 保密原則：對涉及業(yè)主隱私和公司機密的檔案，實行嚴格的保密措施。
3. 定期審查：每年至少進行一次全面的檔案清查，確認檔案完整無損。
4. 檔案備份：重要檔案應(yīng)有紙質(zhì)和電子兩種形式，定期進行數(shù)據(jù)備份。
5. 訪問權(quán)限：設(shè)定不同級別的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的查閱。
6. 培訓(xùn)要求：對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，確保其掌握檔案管理知識和技能。
7. 持續(xù)改進：定期評估檔案管理工作，根據(jù)實際情況調(diào)整管理策略。
本規(guī)程旨在規(guī)范某物業(yè)服務(wù)中心的檔案管理工作，提高效率，保障信息安全，為日常運營和服務(wù)提供有力支持。各相關(guān)部門應(yīng)嚴格遵守，確保檔案管理的標準化、規(guī)范化，以此提升物業(yè)服務(wù)質(zhì)量。
某物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程范文
物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
1目的
對重要資料文件等進行有效保管,以便查閱。
2范圍
適用于ee物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。
3標準作業(yè)要求
3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件:
a)管理文件:各部門在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書復(fù)印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。
3.2檔案的收集整理
3.2.1質(zhì)量記錄文件
3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時限,每月5號前由各部門負責人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;
3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;
3.2.1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。
3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。
3.3檔案保存
3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險情,須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報告。
3.3.2嚴禁無關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時,根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責任。
3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上,關(guān)鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3.4檔案借閱
3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件),須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時、完整地歸還檔案,不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔相應(yīng)責任。
3.4.2任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制;不準在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門的負責人同意方可。
3.4.3借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責任。
3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3.5檔案移交
3.5.1如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責任。
3.5.2員工進行公司間調(diào)動后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當場簽字,以便查詢。
3.6檔案檢查
3.6.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。
3.6.2檢查時間:每月自行檢查一次。
3.7檔案銷毀
檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》aw-qr-om-14
