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有哪些
文件管理規(guī)程
文件管理是企業(yè)日常運營中不可或缺的一環(huán)，它涉及文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新和廢棄等多個環(huán)節(jié)。以下是文件管理規(guī)程的主要組成部分：
1. 文件分類：根據文件性質和使用頻率，將文件分為永久性、臨時性和周期性三類，以便有效管理和利用資源。
2. 文件命名：制定統(tǒng)一的文件命名規(guī)則，包括文件類型、創(chuàng)建日期、主要內容等關鍵信息，確保文件易識別和檢索。
3. 文件審批流程：明確文件的起草、審核、批準和發(fā)布權限，確保文件內容的準確性和合規(guī)性。
4. 文件存儲：設定電子和紙質文件的存儲位置，規(guī)定備份頻率和期限，保障文件安全。
5. 文件版本控制：跟蹤文件的修改歷史，確保使用最新、最準確的版本。
6. 文件訪問權限：根據員工職責分配文件訪問權限，保護敏感信息。
7. 文件檢索：建立快速有效的檢索系統(tǒng)，提高工作效率。
8. 文件更新與廢棄：規(guī)定文件更新的觸發(fā)條件和廢棄流程，避免過時信息的誤導。
模板
文件管理模板
1. 文件分類模板：列出各類文件的定義、包含內容和保存期限。
2. 文件審批流程圖：清晰展示從起草到發(fā)布的審批路徑和責任人。
3. 文件命名規(guī)范：提供標準格式，如“yyyy-mm-dd-部門-主題-版本號”。
4. 存儲方案模板：詳細說明電子和紙質文件的存儲位置、備份方式和期限。
5. 權限矩陣：列出各部門和職位的文件訪問權限。
6. 版本控制表格：記錄每次修改的時間、原因和修改人，便于追溯。
7. 檢索指南：指導員工如何高效查找所需文件。
8. 更新與廢棄流程表：列明文件更新的步驟和廢棄的判定標準。
標準
文件管理標準
1. 標準化：確保文件管理流程的一致性和標準化，減少混亂和誤解。
2. 安全性：實施嚴格的權限控制，防止未經授權的訪問和泄露。
3. 可追溯性：所有文件操作應有記錄，便于審計和問題追蹤。
4. 有效性：定期審查和更新文件，保證信息的時效性。
5. 用戶友好：簡化文件檢索和使用過程，提高員工滿意度。
6. 法規(guī)遵從：遵守相關法律法規(guī)，確保文件管理的合法性。
7. 效率：通過優(yōu)化流程，提高文件管理的效率和響應速度。
文件管理規(guī)程的成功執(zhí)行，不僅需要明確的規(guī)定，還需要全體員工的理解和配合。持續(xù)改進和適應變化是保持文件管理系統(tǒng)高效運作的關鍵。
文件管理規(guī)程范文
第1篇 保潔中心文件資料管理規(guī)程
保潔中心文件資料管理規(guī)程
1.目的
完善資料留存及合同管理
2.范圍
適用于公司各類行文及合同
3.職責
由保潔中心文員負責執(zhí)行
4.操作規(guī)程
工作流程圖說明記錄
1、由保潔中心文員負責收、發(fā)文工作。
2、所有文件分類留存。
3、所有合同進行編號留存,并填寫《合同統(tǒng)計表》。
4、年底對本年度的文件及合同進行分類裝訂。
《合同統(tǒng)計表》
yz-zg/bbj-f01-01
第2篇 物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程
物業(yè)公司文件、檔案資料管理規(guī)程
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規(guī)定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
第3篇 某購物中心部門文件資料管理規(guī)程
營運管理類標準指引
制定部門:營運部
購物中心部門文件資料管理規(guī)程
1.目的
為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。
2.范圍
適用于各項目及各部門文件資料建立與管理。
3.職責
3.1部門員工負責自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級資料的安全。資料管理工作由部門經理統(tǒng)一領導。
3.2各板塊員工在部門經理指導下進行資料整理工作,其主要職責是對板塊內產生的資料及時進行整理。定期對所有已歸檔的資料進行檢查。接受部門經理對資料管理工作的監(jiān)督和指導,并提出合理化建議。
3.3各板塊資料可存放于各相關板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對其所保管的資料信息(包括電子版)負有全部責任。
4.作業(yè)內容
4.1整理方法
裝訂:歸檔資料應按件裝訂,每份資料作為一件。
分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進行分類。
排列:歸檔資料應在分類方案的最低一級類目內,按事由結合時間、重要程度等排列。
4.2保管期限:分為永久、長期、短期。
4.3公司領導、部門負責人借閱非密級資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.4部門負責人以下員工借閱資料時,需經部門負責人批準,填寫《資料使用申請表》,并辦理借閱手續(xù)。
4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關手續(xù),不得擅自擴大查閱范圍,未經許可不得私自抄錄或復制。如確屬工作需要摘錄和復制,須經分管領導或總經理審批方可摘錄和復制。查閱“一般”級資料,須經部門負責人審批。查閱“密件”級資料,須經分管領導審批。查閱“絕密”級資料,須經總經理審批。外借資料必須在規(guī)定時間內及時歸還。
4.6借閱、使用資料必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進行處罰。
4.7任何個人未經允許不得隨意銷毀部門資料。
4.8針對保管期限已滿的資料,通過鑒定對無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經資料管理負責人、部門經理審批后,由二人以上對照《資料銷毀清單》檢查資料,確認無誤后在指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。
4.9資料管理人員要認真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長期保存。如有個別資料和文件未被批準銷毀,尚需保存,則應在銷毀清單上做出適當說明。為了防止錯銷,對已批準銷毀的資料除特殊情況外,一般均應“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認已無利用價值時再行銷毀。
4.10若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級資料須經總經理批準后方可銷毀,一般內部資料,須經部門負責人批準后方可銷毀。
4.11因個人原因導致資料遺失,根據資料等級進行相應處罰
4.11.1普通級資料:
記過失一次,且按公司相關獎懲規(guī)定進行現金處罰,部門內部通報批評。
4.11.2重要級資料:
記重大過失一次,且按公司相關獎懲規(guī)定進行現金處罰,在績效考核中建議hr扣除相應績效分值并上報公司,公司內部通報批評。
4.11.3以上情況在一年中出現兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。
5.支持性文件
6.相關記錄
第4篇 a管理處文件資料管理工作規(guī)程
1 工作目標
1.1確保文件、資料得到妥善保管,及時傳遞各類信息,滿足信息溝通的需要;確保管理處日常事務性工作的正常開展。
1.2適用于__康城管理處文件資料的管理,包括對外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復印控制工作。
2 工作職責
2.1管理處經理是管理處文件資料管理的全面負責人,負責實施文件資料管理工作規(guī)程。
2.2管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的具體實施人。
2.3管理處各員工應積極支持、配合開展文件資料管理工作。
3 工作指引
3.1管理處發(fā)文
3.1.1按公司統(tǒng)一格式打印文件,填寫《發(fā)文擬稿紙》,經管理處經理簽發(fā)后蓋章。
3.1.2填寫《文件發(fā)放登記表》,按文件發(fā)放范圍發(fā)放,并要求收文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名?！段募l(fā)放登記表》保存期限10年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。
3.1.3將文件復印件連同《發(fā)文擬稿紙》存檔,《發(fā)文擬稿紙》與所附文件保存同樣期限。
3.2管理處收文
3.2.1外來文件收到后,首先填寫《收文登記表》及《收文處理專用紙》,交經理批閱?！妒瘴牡怯洷怼繁４嫫谙?0年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。
3.2.2根據經理閱辦意見,將文件送相關人員傳閱、處理并簽名。
3.2.3將傳閱、處理后的文件及時收回并連同《收文處理專用紙》存檔,《收文處理專用紙》與所附文件保存同樣期限。
3.3檔案管理
3.3.1檔案分系統(tǒng)進行管理,用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存,每個檔案盒應清楚標明所存
檔案的名稱。
3.3.2每個檔案盒內應有一份卷內目錄,并隨時根據存檔情況變化予以調整。
3.3.3查閱檔案應詳細填寫《檔案借閱登記表》,文件資料管業(yè)助理應認真檢查所歸還的檔案,在確認無任何損壞后方可接收,對有損壞現象的,需進行修補。如無法補救的文件,上報管理處經理。《檔案借閱登記表》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.4質量手冊、程序文件的復印由申請人填寫《文件復印申請表》,寫明復印原因、復印份數、發(fā)放范圍,經管理處經理批準后,由文件資料管業(yè)助理負責復印,必須加蓋受控文件章后下發(fā)。同時填寫《質量文件發(fā)放范圍清單》和《質量記錄表格發(fā)放范圍清單》,并將《文件復印申請表》存檔?！顿|量文件發(fā)放范圍清單》和《質量記錄表格發(fā)放范圍清單》均為保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.5作業(yè)指導書由文件資料管業(yè)助理根據使用范圍復印下發(fā),并加蓋受控文件章,同時填寫《質量文件發(fā)放范圍清單》和《質量記錄表格發(fā)放范圍清單》。
3.3.6往來受控文件的復印由申請人填寫《文件復印申請表》,寫明復印原因、復印份數、發(fā)放范圍,經管理處經理批準后,由文件資料管業(yè)助理負責復印和下發(fā),并將《文件復印申請表》存檔?！段募陀∩暾埍怼繁４嫫谙?0年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.7文件在實施中,管理處根據需要修改或更新的文件,應有有效的《文件更改申請單》,文件資料管業(yè)助理應統(tǒng)一標號,妥善保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放,在《文件發(fā)放登記表》中做好記錄,按《文件更改通知單》的要求實施更改?！段募耐ㄖ獑巍繁４嫫谙?0年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.8按照各類文件的保存期限,對超過保存期的文件應統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進行銷毀,并根據銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場?！段募N毀申請單》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.9作廢版本的文件應予以銷毀,同時根據銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。確需保留的,應填寫《文件留用申請單》并在明顯位置予以作廢標識,防止作廢文件的非預期使用?！段募粲蒙暾垎巍繁４嫫谙?0年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.10創(chuàng)優(yōu)文件由管理處經理負責建立后交由文件資料管業(yè)助理保存歸檔。
3.3.11管理處日常來往的受控文件每月底檢查清理一次,并將變動、銷毀、丟失的情況小結一次,填入管理處《受控文件清單》。每年6月和12月各上報人事行政部一次?！妒芸匚募鍐巍窇诿吭碌走M行更新,保持最新的有效版本。
3.3.12所有合同即收即交文件資料管業(yè)助理歸檔。
3.4質量記錄
3.4.1文件資料管業(yè)助理根據各模塊執(zhí)行人上報的質量記錄表格名稱匯總一份《質量記清單》?！顿|量記錄清單》應于每月底進行更新,保持最新的有效版本。
3.4.2各模塊執(zhí)行人負責收集形成的質量記錄,進行分類編目、歸檔,并及時報給文件資料管業(yè)助理備案。
3.4.3公司員工因工作需要,需查閱存檔的質量記錄時,填寫《質量記錄查閱申請單》,經管理處經理同意,可以查閱存檔的質量記錄。
3.4.4合同要求時,在商定期內質量記錄可以提供給顧客或其代表查閱,須填寫《質量記錄查閱申請單》,并經管理處經理同意。《質量記錄查閱申請單》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內空包括表格名稱、日期、保管期限。
3.4.5在質量記錄引出的文件中應規(guī)定各質量記錄的保存期限和保存要求。
3.4.6按照質量記錄的保存期限,對超過保存期的質量記錄應統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進行銷毀,并根據質量記錄銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。
4.質量記錄
4.1《發(fā)文擬稿紙》
4.2《文件發(fā)放登記表》
4.3《收文處理專用紙》
4.4《收文登記表》
4.5《受控文件清單》
4.6《文件銷毀申請表》
4.7《文件留用申請表》
4.8《文件更改申請表》
4.9《文件復印申請表》
4.10《檔案借閱登記表》
4.11《質量記錄清單》
4.12《質量記錄查閱申請單》
4.13《質量文件發(fā)放范圍清單》
4.14《質量記錄表格發(fā)放范圍清單》
5 參閱文件資料
5.1《質量手冊》
5.2《程序文件》
5.3《文件和資料管理程序》
5.4《質量記錄管理程序》
5.5《不合格控制程序》
5.6《糾正措施管理程序》
第5篇 物業(yè)公司質量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司質量體系文件和資料管理標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范質量體系文件和資料的管理,確保質量體系文件和資料使用的有效性。
2.0適用范圍
適用與質量體系文件、相關外來文件的管理。
3.0職責
品質拓展部負責質量體系文件和資料的管理。
4.0要點和實施
4.1質量體系文件的編寫、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放按《質量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。
4.2質量體系文件的使用。
4.2.1品質/拓展部應確保凡授權范圍內的人員均能及時得到有效版本的文件。
4.2.2各部門及所有工作人員應確保不持有、不使用作廢/失效的文件。
4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉借、復印或作非授權的涂改。
4.3質量體系文件的保管。
4.3.1文件的保管環(huán)境應適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。
4.3.2文件保管方法應便于存取查閱。
4.3.3應保持文件夾的完整、齊全。
4.3.4文件的持有部門或持有人員應持有經批準的帶現行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動的情況和檢索。
4.4質量體系文件更改的控制。
4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關表格,經文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發(fā)生變動,則應由其職務的接任人負責審核、批準。文件更改的內容由文件原編寫部門擬定。
4.4.2文件更改應由品質/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內容和更改后的標識。
4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改,但程序文件和質量手冊換版時,則應將換版后的文件送達第三方認證機構。
4.4.4問更改的方式。
文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規(guī)定,并且由品質/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行,但劃改時,應能辨認更改前的內容。
4.4.5文件更改的標識和記錄
文件更改后應在文件的版本標識、修改狀態(tài)標識上予以識別,在文件更改記錄上及時予以記錄,以便核對、識別。
4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應予以換版:
(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;
(2)同一文件一次更改內容較多時。
4.5作廢/失效質量體系文件處置。
4.5.1品質/拓展部應在更換新頁或新版的同時,撤回舊頁或舊版本文件。
4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質/拓展部資料管理員應在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。
4.5.3作廢/失效文件在適當的時間(如一年)集中銷毀的方式應考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。
4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件,應經管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。
4.6外來文件的管理。
4.6.1外來文件包括:
(1)本行業(yè)強制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;
(2)本公司選定執(zhí)行的國家或行業(yè)標準;
(3)業(yè)主或其他單位提供的有關物業(yè)管理的來文、來函。
4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應編號并辦理發(fā)放簽收。
4.6.3對于外來文件,品質/拓展部資料管理員應建立收/發(fā)臺帳,以便追溯其來源和分布。
4.7文件的歸檔。
4.7.1質量體系文件和外來文件一律應歸檔。
4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標識和編號(外來文件除外)。
4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關表格應隨正本一起歸檔。
4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。
4.7.5品質/拓展部應按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。
4.8文件的補發(fā)按《質量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》的相關規(guī)定執(zhí)行。
4.9質量體系文件的借閱。
4.9.1公司外部人員需借閱文件時應符合下列條件之一:
(1)是公司的服務對象;
(2)是公司的主管上級;
(3)是公司的承包方;
(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。
4.9.2公司可以借閱的文件應不涉及公司人事、商業(yè)和技術機密,但上款第4項的除外。
4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時,品質/拓展部負責回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時間。
4.11公開文件的控制。
4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊、規(guī)定、收費標準等均屬受控文件范圍。
4.11.2凡公開的文件均應注明文件編碼、版本號、生效日期。
4.11.3負責實施公開文件的部門應指定專業(yè)人員負責此項工作。
4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時,應以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內今年性更改,以便更改的內容為業(yè)主或住戶所了解。
4.11.5凡張貼于公司內部的程序文件、作業(yè)指導書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。
4.12品質/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負責保存持有的記錄,保存期為3年。
5.0記錄
5.1《文件銷毀申請表》文件編碼:
6.0相關支持文件。
第6篇 z物業(yè)工程部文件交接管理規(guī)程
物業(yè)工程部文件交接管理規(guī)程
1.0目的:
保證工程部對外、對內的信息準確及時的處理。
2.0范圍:
工程部與其它部門之間聯系文件。
3.0職責
3.1資料員負責文件接收與發(fā)放、存檔工作。
3.2接收文件時根據文件內容,轉發(fā)至各相關人員,做好記錄,并存檔。
4.0支持性工具:
《資料交接表》
編制:審核:批準:日期:
第7篇 某物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程
物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程
1目的
通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。
2適用范圍
分公司收到的上級公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。
3職責
3.1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。
3.2工程部負責收集、整理國家標準、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術性文件。
3.3物業(yè)部負責收集、整理服務收費、城建管理等行業(yè)性文件。
3.4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。
3.5分公司總經理負責批準外來文件在分公司的執(zhí)行。
4實施程序
4.1文件的識別
4.1.1根據文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標準和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標準等。
4.1.2相關部門分別負責將與分公司業(yè)務范圍有關的文件整理出行政性/技術性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應列明文件編號、名稱、發(fā)布日期。
4.2文件的轉換
行政性/技術性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經理簽署審核,由分公司總經理批準。
行政部負責把批準轉換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。
4.3控制發(fā)放
行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負責發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當外來文件發(fā)生版本更替時,行政部負責更新《外來文件清單》。及時發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《外來文件清單》
5.2《公文處理辦法》
5.3《文稿簽發(fā)單》
5.4《文件閱辦單》
5.5《發(fā)放文件登記表》
5.6《文件借閱登記表》
