有哪些
外來文件類型及管理流程
1. 政策法規(guī)類：包括政府部門發(fā)布的法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定等，需及時歸檔，供公司各部門查閱遵守。
2. 合同協(xié)議類：涉及物業(yè)公司的合作、采購、租賃等，須由法務(wù)部門審核后存檔。
3. 投訴建議類：客戶、業(yè)主或相關(guān)部門提出的投訴、建議書，由客服部門接收并處理。
4. 技術(shù)資料類：涉及設(shè)施設(shè)備維護、工程改造等，由工程部門負責(zé)。
5. 其他文件：如報告、函件、通知等，根據(jù)內(nèi)容歸屬相應(yīng)部門。
模板
文件接收與登記模板
1. 文件編號：按照年份 部門代碼 文件類別 流水號的形式編制。
2. 文件標題：準確反映文件主要內(nèi)容。
3. 來源：注明文件來源單位或個人。
4. 接收日期：記錄文件到達的日期和時間。
5. 負責(zé)人：接收文件的員工姓名。
6. 文件摘要：簡要概述文件的主要內(nèi)容。
7. 處理狀態(tài)：如待閱、處理中、已處理等。
8. 關(guān)聯(lián)部門：涉及的內(nèi)部部門或人員。
標準
文件處理與存儲標準
1. 文件審核：所有外來文件均需經(jīng)過相應(yīng)負責(zé)人審核，確保內(nèi)容的準確性和合規(guī)性。
2. 文件流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件性質(zhì)，通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)或紙質(zhì)傳遞至相關(guān)責(zé)任人。
3. 存檔期限：政策法規(guī)類永久保存，合同協(xié)議類保存至合同結(jié)束另加五年，其他文件按重要性設(shè)定保存期限。
4. 保密原則：涉及敏感信息的文件，限制訪問權(quán)限，確保信息安全。
5. 更新維護：定期檢查文件更新，及時替換過期或失效文件。
6. 文件檢索：建立電子目錄，方便快速查找，同時保持紙質(zhì)文件的整潔有序。
7. 定期審計：每年進行一次文件管理審計，檢查文件的完整性、準確性及安全保管情況。
外來文件管理是物業(yè)公司日常運營的重要組成部分，有效管理能提升工作效率，保障公司利益。各部門應(yīng)嚴格按照本規(guī)程執(zhí)行，確保外來文件的安全、高效管理。對于規(guī)程的執(zhí)行情況，公司將定期進行評估和調(diào)整，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求。
某物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程范文
物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程
1目的
通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。
2適用范圍
分公司收到的上級公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細的工作文件等。
3職責(zé)
3.1行政部負責(zé)收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。
3.2工程部負責(zé)收集、整理國家標準、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。
3.3物業(yè)部負責(zé)收集、整理服務(wù)收費、城建管理等行業(yè)性文件。
3.4保安部負責(zé)收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。
3.5分公司總經(jīng)理負責(zé)批準外來文件在分公司的執(zhí)行。
4實施程序
4.1文件的識別
4.1.1根據(jù)文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標準和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標準等。
4.1.2相關(guān)部門分別負責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應(yīng)列明文件編號、名稱、發(fā)布日期。
4.2文件的轉(zhuǎn)換
行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準。
行政部負責(zé)把批準轉(zhuǎn)換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。
4.3控制發(fā)放
行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當外來文件發(fā)生版本更替時,行政部負責(zé)更新《外來文件清單》。及時發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《外來文件清單》
5.2《公文處理辦法》
5.3《文稿簽發(fā)單》
5.4《文件閱辦單》
5.5《發(fā)放文件登記表》
5.6《文件借閱登記表》
