- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 文書分類與編碼：確立各類文書的分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政文件、財務(wù)文件、客戶服務(wù)文件等，并為每類文書設(shè)定唯一的編碼體系。
2. 文書收發(fā)管理：規(guī)定文書的接收、登記、分發(fā)流程，確保信息及時傳遞。
3. 文書存儲與保管：制定紙質(zhì)及電子文檔的存儲方式、期限、檢索機制，確保信息安全。
4. 文書借閱與復(fù)制：設(shè)定借閱權(quán)限、申請流程和復(fù)制規(guī)定，防止信息泄露。
5. 文書銷毀：明確不再需要的文書的銷毀程序，遵循保密原則。
6. 文書歸檔與備份：規(guī)范文書的歸檔流程，定期進(jìn)行電子備份，以防數(shù)據(jù)丟失。
7. 文書安全與保密：強化員工對文書安全的意識，明確保密責(zé)任。
編制指南
1. 制定流程：依據(jù)公司業(yè)務(wù)特點，制定符合實際需求的文書管理流程，確保操作簡便、高效。
2. 明確職責(zé)：界定各部門在文書管理中的角色和責(zé)任，確保職責(zé)清晰。
3. 培訓(xùn)員工：對全體員工進(jìn)行文書管理規(guī)定的培訓(xùn)，提升執(zhí)行能力。
4. 持續(xù)改進(jìn)：定期評估規(guī)程執(zhí)行效果，根據(jù)反饋調(diào)整優(yōu)化。
5. 法規(guī)遵從：確保規(guī)程符合相關(guān)法律法規(guī)，避免合規(guī)風(fēng)險。
復(fù)審規(guī)定
1. 定期復(fù)審：每年至少進(jìn)行一次全面的文書管理規(guī)程復(fù)審，以適應(yīng)公司發(fā)展變化。
2. 異常調(diào)整：在遇到新的業(yè)務(wù)需求或法規(guī)變更時，應(yīng)及時修訂規(guī)程。
3. 復(fù)審參與：由文書管理負(fù)責(zé)人主導(dǎo)，相關(guān)部門參與，確保復(fù)審的全面性和準(zhǔn)確性。
4. 記錄留存：復(fù)審過程及結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，以便追蹤和參考。
5. 變更通知：規(guī)程變動后，應(yīng)及時通知全體員工，確保執(zhí)行的一致性。
本規(guī)程旨在建立一套有序、安全的物業(yè)公司文書管理體系，通過規(guī)范化的操作，提升工作效率，保障信息的安全與保密。各環(huán)節(jié)的執(zhí)行需嚴(yán)格遵守，以實現(xiàn)文書管理的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化。
物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(四)
1.0目的規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)公司及下屬項目、部門的文書管理工作。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3. 2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。
3. 3人事行政部負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號管理、用印管理、。
收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;
決定(決議);
指示;
公告、通告(布告);
通知;
通報;
請示;
批復(fù);
函;
會議紀(jì)要;
計劃;
總結(jié)。
(2)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引入以下文件類別:上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);
下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報;
平行文:函、會議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
(2)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號:簡稱文號,包括機關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容:
(1)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
(2)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號:如:昌達(dá)物發(fā)[2022]15號,是指物業(yè)管理公司2023年所發(fā)的公司第15個文件。
(3)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
(4)公司文號由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門發(fā)文部門需到人事行政部登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關(guān):是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān);
4.1.6應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用“冒號”;
4.1.7主送機關(guān)不止一個時,要按其機關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用“頓號”隔開;
4.1.8根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。
文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,每段開頭空兩個字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9 :通常指隨正文發(fā)出的補充說明
(1)如果該文件有 的,應(yīng)在正文之下、機關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明“ :______”字樣;
如果 較多,還須編上序號
1、2、3……末尾用分號,最后一個 用句號結(jié)束;
文件無 的無須注明;
(2)要寫明 的全稱;
(3) 字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。
以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或 標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
(2)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;
(3)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
(1)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
(2)印章應(yīng)蓋在落款和 日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關(guān)、印刷機關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
(1)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機關(guān)是協(xié)助或配合主送機關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機關(guān)。
對上級機關(guān)的抄送叫抄報。
先寫抄報機關(guān),再寫抄送機關(guān);
(4)印刷時間指開印的時間,印刷機關(guān)和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1 交擬和擬議
(1)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。
(2)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:深入領(lǐng)會意圖,掌握其精神實質(zhì);
注意提煉觀點,選擇材料;
安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2 撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對)。
(1)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計撰寫文稿,撰寫時應(yīng)注意:不與國家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核:審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
(3)公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容:文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當(dāng);
文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;
不符合的退回擬稿部門。
4.2.3 簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實事求是地擬寫批語。
同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;
不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。
4.2.4 蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印:總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1 收拆:指文書的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。
(2)凡封套上寫明給本機關(guān)或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;
寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;
寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應(yīng)注意:檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
取凈封內(nèi)的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2 歸檔:文件辦理完畢后,由人事行政部按有關(guān)規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件審批箋》文件編碼: cd/r/qr/018
5.1《文件更改申請單》 文件編碼: cd/r/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/r/qr/020
5.2《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼: cd/p/qr/0216.0相關(guān)支持性文件
6.1《國家行政公文管理與處理辦法》
第2篇 物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5
物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。
3.3行政部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核,用印管理。
3.4行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。
3.5管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。
3.6行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號的管理工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
a)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報;請示;批復(fù);函;會議紀(jì)要;計劃;總結(jié)。
b)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引人以下文件類別:
--上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);
--下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報;
--平行文:函、會議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:
a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號。簡稱文號,包括機關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容。
a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
b)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
--物業(yè)公司文號:
××發(fā)[×××××]××號
文件序號
發(fā)文日期,前兩位為年份
公司代號
如:物發(fā)[000430]15號,是指物業(yè)管理有限公司2000年4月30日所發(fā)的公司第×個文件;物管發(fā)「001121」92號,是指物業(yè)管理處2000年11月21日所發(fā)的管理處第92號文件。
c)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
d)公司文號由行政部統(tǒng)一管理。
e)發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
a)普通文件不加注明;
b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;
c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;
d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關(guān)。是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān):
a)應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用冒號,;
b)主送機關(guān)不止一個時,要按其機關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用頓號隔開;
c)根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
a)正文文字一律自左而右橫排;
b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,每段開頭空兩個字;
c)正文字體與主送機關(guān)保持一致。
4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:
a)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明附件:×××字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結(jié)束;文件無附件的,無須注明;
b)要寫明附件的全稱;
c)附件字體與正文相同。
4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:
a)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;
b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行(此頁無正文)字樣;
c)落款字體與正文相同。
4.1.9日期:
a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
b)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;
c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;
d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.10蓋章。是發(fā)文機關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
a)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
b)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即騎年蓋月位置。
4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關(guān)、印刷機關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
c)抄送機關(guān)是協(xié)助或配合主送機關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機關(guān)。對上級機關(guān)的抄送叫抄報。先寫抄報機關(guān),再寫抄送機關(guān);
d)印刷時間指開印的時間,印刷機關(guān)和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1交擬和擬議。
a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。
b)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:
--深人領(lǐng)會意圖,掌握其精神實質(zhì);
--注意提煉觀點,選擇材料;
--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
--如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對)。
a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計撰寫文稿,撰寫時應(yīng)注意:
--不與國家法律、法規(guī)相違背;
--把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
--堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
b)交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核:
--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行;
--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
c)行政部主管審核文件以下內(nèi)容:
--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
--所用文種和名義是否恰當(dāng);
--文件的密級和緊急程度是否恰當(dāng);
--文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;不符合的退回擬稿部門。
4.2.3簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
a)蓋章部門管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意印:
--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:
--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實收到情況;
--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
--次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;--重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作
4.3.1收拆。指文書的收進(jìn)和拆封。
a)公司行政部或管理處公共事務(wù)部為收拆工作的主要部門。
b)凡封套上寫明給本機關(guān)或辦公室收啟的文件由行政部拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,信部門/人拆封,拆封時應(yīng)注意:
--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
--取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2登記。
a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價值、期限長的公文,都要登記。
b)以下文件無須進(jìn)行登記:
--各種無機密性的出版物;
--一般性的簡報、資料;
--告之性的廣告;
--事務(wù)性的便函等。
c)文書管理人員(一般為行政部文員或公共事務(wù)部相關(guān)人員)將文件登記在《收文登記簿》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時應(yīng)注意:
--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;此編號應(yīng)與《收文登記簿》上的總流水號相同;
--需要辦復(fù)的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理;
--字跡要清晰整潔;
--及時登記,不錯登、漏登、積壓。
4.3.3擬辦與批辦。
a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門主管審核裁決:
--擬辦工作一般由行政部門主管;如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強,也可以直接由相關(guān)部門主管擬辦;
--擬辦時要仔細(xì)閱讀來文,同時要掌握本機關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;
--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實可行,簡明扼要;
--擬辦意見要填寫在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi),并簽署姓名,寫明日期。
b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對擬辦意見做出的批示意見:
--屬公司文件的,由總經(jīng)理批辦;屬管理處文件的,由管理處經(jīng)理批辦;
--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定;
--對擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補充和修改;
--要求幾個部門合辦的,應(yīng)指明由哪個部門牽頭主辦;
--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對象和范圍;
--需要傳達(dá)貫徹的,應(yīng)寫出由誰傳達(dá)和傳達(dá)范圍;
--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應(yīng)有所裁決;
--批辦意見應(yīng)寫在《公文處理單》的批辦欄內(nèi),并簽署姓名、日期。
4.3.4承辦和傳閱。
a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實際行動落實收文內(nèi)容,如召開會議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場調(diào)查等:
--承辦時應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;
--屬本部門獨立承辦的,要及時認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;
--由本部門牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見,主動與有關(guān)部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;
--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的處理結(jié)果欄內(nèi),并簽署--姓名及日期。
b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:
--安排傳閱應(yīng)先主后次,對主要領(lǐng)導(dǎo)、主管應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;
--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴大或縮小;
--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政部或公共事務(wù)部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;
--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
4.3.5催辦包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況:
a)催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;
b)催辦時應(yīng)注意催辦的時機和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。
4.3.6歸檔:
文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務(wù)部文員將文件報檔案室按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。
5.0記錄
6.0相關(guān)支持文件
6.1《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第3篇 物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程4
物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(四)
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)公司及下屬項目、部門的文書管理工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。
3.3人事行政部負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號管理、用印管理、。收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報;請示;批復(fù);函;會議紀(jì)要;計劃;總結(jié)。
(2)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引入以下文件類別:
上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);
下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報;
平行文:函、會議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
(2)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號:簡稱文號,包括機關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容:
(1)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
(2)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號:如:昌達(dá)物發(fā)[2000]15號,是指物業(yè)管理公司2000年所發(fā)的公司第15個文件。
(3)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
(4)公司文號由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門發(fā)文部門需到人事行政部登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關(guān):是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān);
4.1.6應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用“冒號”;
4.1.7主送機關(guān)不止一個時,要按其機關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用“頓號”隔開;
4.1.8根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,每段開頭空兩個字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9附件:通常指隨正文發(fā)出的補充說明
(1)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明“附件:×××”字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結(jié)束;文件無附件的無須注明;
(2)要寫明附件的全稱;
(3)附件字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
(2)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;
(3)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
(1)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
(2)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關(guān)、印刷機關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
(1)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機關(guān)是協(xié)助或配合主送機關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機關(guān)。對上級機關(guān)的抄送叫抄報。先寫抄報機關(guān),再寫抄送機關(guān);
(4)印刷時間指開印的時間,印刷機關(guān)和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1交擬和擬議
(1)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。
(2)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:
深入領(lǐng)會意圖,掌握其精神實質(zhì);
注意提煉觀點,選擇材料;
安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對)。
(1)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計撰寫文稿,撰寫時應(yīng)注意:
不與國家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核:
審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
(3)公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容:
文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當(dāng);
文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;不符合的退回擬稿部門。
4.2.3簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印:
總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:
發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:
包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1收拆:指文書的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。
(2)凡封套上寫明給本機關(guān)或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應(yīng)注意:
檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2歸檔:
文件辦理完畢后,由人事行政部按有關(guān)規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件審批箋》 文件編碼: cd/rz/qr/018
5.1《文件更改申請單》 文件編碼: cd/rz/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/rz/qr/020
5.2《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼: cd/pz/qr/021
6.0相關(guān)支持性文件
第4篇 物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3. 2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。
3. 3行政部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核,用印管理。
3. 4行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。
3. 5管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。
3. 6行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號的管理工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
a)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;
決定(決議);
指示;
公告、通告(布告);
通知;
通報;
請示;
批復(fù);
函;
會議紀(jì)要;
計劃;
總結(jié)。
b)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引人以下文件類別:--上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);
--下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報;
--平行文:函、會議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號。
簡稱文號,包括機關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容。
a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
b)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
--物業(yè)公司文號:____發(fā)[__________]____號文件序號發(fā)文日期,前兩位 份公司代號如:物發(fā)[000430]15號,是指物業(yè)管理有限公司2023年4月30日所發(fā)的公司第__個文件;
物管發(fā)「001121」92號,是指物業(yè)管理處2023年11月21日所發(fā)的管理處第92號文件。
c)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
d)公司文號由行政部統(tǒng)一管理。
e)發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:a)普通文件不加注明;
b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;
c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;
d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關(guān)。
是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān):a)應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用冒號,;
b)主送機關(guān)不止一個時,要按其機關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用頓號隔開;
c)根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.6正文。
是文件的主體部分。
文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:a)正文文字一律自左而右橫排;
b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,每段開頭空兩個字;
c)正文字體與主送機關(guān)保持一致。
4.1.7 。
通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:a)如果該文件有 的,應(yīng)在正文之下、機關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明 :______字樣;
如果 較多,還須編上序號
1、2、3……末尾用分號,最后一個 用句號結(jié)束;
文件無 的,無須注明;
b)要寫明 的全稱;
c) 字體與正文相同。
4.1.8落款。
指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。
以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:a)落款一般放在正文(或 標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;
b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行(此頁無正文)字樣;
c)落款字體與正文相同。
4.1.9日期:a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
b)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;
c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;
d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.10蓋章。
是發(fā)文機關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):a)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
b)印章應(yīng)蓋在落款和 日中間,即騎年蓋月位置。
4.1.11公文文尾。
指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關(guān)、印刷機關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
c)抄送機關(guān)是協(xié)助或配合主送機關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機關(guān)。
對上級機關(guān)的抄送叫抄報。
先寫抄報機關(guān),再寫抄送機關(guān);
d)印刷時間指開印的時間,印刷機關(guān)和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理。
包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1 交擬和擬議。
a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。
b)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:--深人領(lǐng)會意圖,掌握其精神實質(zhì);
--注意提煉觀點,選擇材料;
--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
--如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2 撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對)。
a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計撰寫文稿,撰寫時應(yīng)注意:--不與國家法律、法規(guī)相違背;
--把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
--堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
b)交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核:--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行;
--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
c)行政部主管審核文件以下內(nèi)容:--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
--所用文種和名義是否恰當(dāng);
--文件的密級和緊急程度是否恰當(dāng);
--文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;
不符合的退回擬稿部門。
4.2.3 簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文實事求是地擬寫批語。
同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。
4.2.4 蓋章和發(fā)放:a)蓋章部門管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意印:--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
b)發(fā)放。
發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實收到情況;
--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
--次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
--重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理。
一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作
4.3.1 收拆。
指文書的收進(jìn)和拆封。
a)公司行政部或管理處公共事務(wù)部為收拆工作的主要部門。
b)凡封套上寫明給本機關(guān)或辦公室收啟的文件由行政部拆封;
寫明為具體部門或具體人收啟的信,信部門/人拆封,拆封時應(yīng)注意:--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
--取凈封內(nèi)的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;
--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2 登記。
a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價值、期限長的公文,都要登記。
b)以下文件無須進(jìn)行登記:--各種無機密性的出版物;
--一般性的簡報、資料;
--告之性的廣告;
--事務(wù)性的便函等。
c)文書管理人員(一般為行政部文員或公共事務(wù)部相關(guān)人員)將文件登記在《收文登記簿》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時應(yīng)注意:--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;
此編號應(yīng)與《收文登記簿》上的總流水號相同;
--需要辦復(fù)的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理;
--字跡要清晰整潔;
--及時登記,不錯登、漏登、積壓。
4.3.3 擬辦與批辦。
a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門主管審核裁決:--擬辦工作一般由行政部門主管;
如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強,也可以直接由相關(guān)部門主管擬辦;
--擬辦時要仔細(xì)閱讀來文,同時要掌握本機關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;
--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實可行,簡明扼要;
--擬辦意見要填寫在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi),并簽署姓名,寫明日期。
b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對擬辦意見做出的批示意見:--屬公司文件的,由總經(jīng)理批辦;
屬管理處文件的,由管理處經(jīng)理批辦;
--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定;
--對擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補充和修改;
--要求幾個部門合辦的,應(yīng)指明由哪個部門牽頭主辦;
--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對象和范圍;
--需要傳達(dá)貫徹的,應(yīng)寫出由誰傳達(dá)和傳達(dá)范圍;
--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應(yīng)有所裁決;
--批辦意見應(yīng)寫在《公文處理單》的批辦欄內(nèi),并簽署姓名、日期。
4.3.4 承辦和傳閱。
a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對收文的處理。
包括辦文與辦事兩種情況。
辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;
辦事是以實際行動落實收文內(nèi)容,如召開會議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場調(diào)查等:--承辦時應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;
--屬本部門獨立承辦的,要及時認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;
--由本部門牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見,主動與有關(guān)部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;
--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的處理結(jié)果欄內(nèi),并簽署--姓名及日期。
b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:--安排傳閱應(yīng)先主后次,對主要領(lǐng)導(dǎo)、主管應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;
--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴大或縮小;
--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政部或公共事務(wù)部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;
--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
4.3.5 催辦包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況:a)催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;
b)催辦時應(yīng)注意催辦的時機和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。
4.3.6 歸檔:文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務(wù)部文員將文件報檔案室按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。
5.0記錄6.0相關(guān)支持文件
6.1《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
