物業(yè)管理公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

1. 文書(shū)分類(lèi)與編碼

2. 文書(shū)收發(fā)管理

3. 文檔存儲(chǔ)與檢索

4. 文書(shū)保密與安全

5. 文書(shū)歸檔與銷(xiāo)毀

6. 文書(shū)電子化與信息化

7. 文書(shū)工作流程與職責(zé)

編制指南

1. 文書(shū)分類(lèi)與編碼：根據(jù)物業(yè)管理公司的業(yè)務(wù)范圍，制定詳細(xì)的文書(shū)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，如行政文件、財(cái)務(wù)文件、合同文件等，并為每類(lèi)文件設(shè)定唯一的編碼體系，便于快速定位和檢索。

2. 文書(shū)收發(fā)管理：建立嚴(yán)格的收文登記制度，對(duì)收到的所有文件進(jìn)行日期、來(lái)源、內(nèi)容等信息的記錄。發(fā)出的文件應(yīng)有簽收記錄，確保信息傳遞的準(zhǔn)確無(wú)誤。

3. 文檔存儲(chǔ)與檢索：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文檔存放區(qū)域，保持整潔有序。采用紙質(zhì)文檔與電子文檔雙軌制，便于備份和檢索。定期檢查文檔保存狀態(tài)，防止損壞或遺失。

4. 文書(shū)保密與安全：對(duì)涉及敏感信息的文書(shū)采取保密措施，限制訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。定期進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)。

5. 文書(shū)歸檔與銷(xiāo)毀：對(duì)不再需要的文書(shū)，按照規(guī)定期限進(jìn)行歸檔。過(guò)期或無(wú)保留價(jià)值的文件，需經(jīng)過(guò)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保合規(guī)性。

6. 文書(shū)電子化與信息化：推動(dòng)文書(shū)管理的數(shù)字化進(jìn)程，利用專(zhuān)業(yè)軟件進(jìn)行文檔管理，提高效率。定期備份電子文檔，以防數(shù)據(jù)丟失。

7. 文書(shū)工作流程與職責(zé)：明確各部門(mén)在文書(shū)管理工作中的職責(zé)，制定詳細(xì)的工作流程圖，確保文書(shū)管理的順暢運(yùn)行。

復(fù)審規(guī)定

1. 每年至少進(jìn)行一次文書(shū)管理制度的全面審查，評(píng)估其適用性、有效性和合規(guī)性。

2. 當(dāng)公司業(yè)務(wù)發(fā)生重大變化或法規(guī)更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂文書(shū)管理規(guī)程。

3. 復(fù)審過(guò)程中，應(yīng)廣泛收集員工意見(jiàn)，確保規(guī)程的可執(zhí)行性和實(shí)用性。

4. 復(fù)審結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，由管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行，并向全體員工傳達(dá)更新內(nèi)容。

以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的文書(shū)管理工作，提升工作效率，保障信息的安全與完整。各相關(guān)部門(mén)需嚴(yán)格執(zhí)行，確保文書(shū)管理的標(biāo)準(zhǔn)化與專(zhuān)業(yè)化。

物業(yè)管理公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范文

物業(yè)管理公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

(五)

1.0目的規(guī)范文件分類(lèi)、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。

2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門(mén)的文書(shū)管理工作。

3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。

3. 2部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制與審核。

3. 3行政部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核,用印管理。

3. 4行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。

3. 5管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。

3. 6行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號(hào)的管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1公文格式。

4.1.1公文種類(lèi)。

a)按《國(guó)家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書(shū)包括:命令、指令;

決定(決議);

指示;

公告、通告(布告);

通知;

通報(bào);

請(qǐng)示;

批復(fù);

函;

會(huì)議紀(jì)要;

計(jì)劃;

總結(jié)。

b)根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn),可引人以下文件類(lèi)別:--上行文:請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);

--下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào);

--平行文:函、會(huì)議紀(jì)要。

4.1.2文件標(biāo)題:a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類(lèi)別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;

b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號(hào)上方居中位置。

4.1.3發(fā)文字號(hào)。

簡(jiǎn)稱(chēng)文號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容。

a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)。

b)物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。

--物業(yè)公司文號(hào):____發(fā)[__________]____號(hào)文件序號(hào)發(fā)文日期,前兩位 份公司代號(hào)如:物發(fā)[000430]15號(hào),是指物業(yè)管理有限公司2023年4月30日所發(fā)的公司第__個(gè)文件;

物管發(fā)「001121」92號(hào),是指物業(yè)管理處2023年11月21日所發(fā)的管理處第92號(hào)文件。

c)文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。

d)公司文號(hào)由行政部統(tǒng)一管理。

e)發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。

4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度,用來(lái)確定公文發(fā)送方式及辦理速度:a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;

c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;

d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號(hào)宋體字。

4.1.5主送機(jī)關(guān)。

是指用來(lái)處理或答復(fù)公文中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān):a)應(yīng)放在文號(hào)下方,正文之上,專(zhuān)行頂格,結(jié)尾用冒號(hào),;

b)主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí),要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用頓號(hào)隔開(kāi);

c)根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號(hào)或小4號(hào)宋體字。

4.1.6正文。

是文件的主體部分。

文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問(wèn)題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:a)正文文字一律自左而右橫排;

b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每段開(kāi)頭空兩個(gè)字;

c)正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。

4.1.7 。

通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明材料:a)如果該文件有 的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專(zhuān)行空兩格注明 :______字樣;

如果 較多,還須編上序號(hào)

1、2、3……末尾用分號(hào),最后一個(gè) 用句號(hào)結(jié)束;

文件無(wú) 的,無(wú)須注明;

b)要寫(xiě)明 的全稱(chēng);

c) 字體與正文相同。

4.1.8落款。

指發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。

以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:a)落款一般放在正文(或 標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書(shū)信中具名的位置;

b)如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè),落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí),并在其上面加注一行(此頁(yè)無(wú)正文)字樣;

c)落款字體與正文相同。

4.1.9日期:a)一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期;

b)會(huì)議通過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)會(huì)議通過(guò)的日期;

c)重要的文件應(yīng)寫(xiě)簽發(fā)的日期;

d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10蓋章。

是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):a)蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;

b)印章應(yīng)蓋在落款和 日中間,即騎年蓋月位置。

4.1.11公文文尾。

指落款以下的頁(yè)面部分,位于末頁(yè)下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;

b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;

c)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。

對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。

先寫(xiě)抄報(bào)機(jī)關(guān),再寫(xiě)抄送機(jī)關(guān);

d)印刷時(shí)間指開(kāi)印的時(shí)間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);

e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。

4.2發(fā)文辦理。

包括交擬、擬議、撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。

4.2.1 交擬和擬議。

a)經(jīng)理將撰寫(xiě)文書(shū)的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門(mén)或人員。

b)擬稿人員接受任務(wù)后,對(duì)所要撰寫(xiě)的文書(shū)進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:--深人領(lǐng)會(huì)意圖,掌握其精神實(shí)質(zhì);

--注意提煉觀點(diǎn),選擇材料;

--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;

--如對(duì)原交擬意圖不清或需有重大修正時(shí),須征得交擬人同意,不可擅自做主。

4.2.2 撰寫(xiě)和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對(duì))。

a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫(xiě)文稿,撰寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意:--不與國(guó)家法律、法規(guī)相違背;

--把握各種文書(shū)的特點(diǎn)、規(guī)律和寫(xiě)作方法;

--堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。

b)交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核:--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;

--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;

--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);

--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);

--文字中的引語(yǔ)、事例、數(shù)字以及專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)是否正確。

c)行政部主管審核文件以下內(nèi)容:--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;

--所用文種和名義是否恰當(dāng);

--文件的密級(jí)和緊急程度是否恰當(dāng);

--文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門(mén)簽署后報(bào)總經(jīng)理審批;

不符合的退回?cái)M稿部門(mén)。

4.2.3 簽發(fā):總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。

同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還行政部或管理處重新撰寫(xiě)。

4.2.4 蓋章和發(fā)放:a)蓋章部門(mén)管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意印:--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;

--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;

--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對(duì)特殊約定的按約定處理);

--對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

b)發(fā)放。

發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)范圍(包括:主送單位、抄報(bào)部門(mén)、抄送部門(mén))填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》;

--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實(shí)收到情況;

--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;

--次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;

--重要文件接收方需簽收。

4.3收文辦理。

一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作

4.3.1 收拆。

指文書(shū)的收進(jìn)和拆封。

a)公司行政部或管理處公共事務(wù)部為收拆工作的主要部門(mén)。

b)凡封套上寫(xiě)明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由行政部拆封;

寫(xiě)明為具體部門(mén)或具體人收啟的信,信部門(mén)/人拆封,拆封時(shí)應(yīng)注意:--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要做出必要的記載和及時(shí)處理;

--取凈封內(nèi)的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門(mén)經(jīng)理拆封。

4.3.2 登記。

a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、期限長(zhǎng)的公文,都要登記。

b)以下文件無(wú)須進(jìn)行登記:--各種無(wú)機(jī)密性的出版物;

--一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料;

--告之性的廣告;

--事務(wù)性的便函等。

c)文書(shū)管理人員(一般為行政部文員或公共事務(wù)部相關(guān)人員)將文件登記在《收文登記簿》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號(hào)、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時(shí)應(yīng)注意:--要將收到的文件編列總流水號(hào),每年編一次;

此編號(hào)應(yīng)與《收文登記簿》上的總流水號(hào)相同;

--需要辦復(fù)的文件,還要填寫(xiě)《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理;

--字跡要清晰整潔;

--及時(shí)登記,不錯(cuò)登、漏登、積壓。

4.3.3 擬辦與批辦。

a)擬辦是對(duì)收文如何處理提出初步意見(jiàn),供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門(mén)主管審核裁決:--擬辦工作一般由行政部門(mén)主管;

如果來(lái)文內(nèi)容專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng),也可以直接由相關(guān)部門(mén)主管擬辦;

--擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來(lái)文,同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門(mén)的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;

--擬辦意見(jiàn)要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實(shí)可行,簡(jiǎn)明扼要;

--擬辦意見(jiàn)要填寫(xiě)在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi),并簽署姓名,寫(xiě)明日期。

b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對(duì)擬辦意見(jiàn)做出的批示意見(jiàn):--屬公司文件的,由總經(jīng)理批辦;

屬管理處文件的,由管理處經(jīng)理批辦;

--批辦意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)比擬辦意見(jiàn)更明確、具體、肯定;

--對(duì)擬辦意見(jiàn)中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補(bǔ)充和修改;

--要求幾個(gè)部門(mén)合辦的,應(yīng)指明由哪個(gè)部門(mén)牽頭主辦;

--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫(xiě)出傳閱的對(duì)象和范圍;

--需要傳達(dá)貫徹的,應(yīng)寫(xiě)出由誰(shuí)傳達(dá)和傳達(dá)范圍;

--如果擬辦意見(jiàn)有兩種以上方案,批辦時(shí)應(yīng)有所裁決;

--批辦意見(jiàn)應(yīng)寫(xiě)在《公文處理單》的批辦欄內(nèi),并簽署姓名、日期。

4.3.4 承辦和傳閱。

a)承辦是有關(guān)部門(mén)根據(jù)批辦意見(jiàn)對(duì)收文的處理。

包括辦文與辦事兩種情況。

辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;

辦事是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容,如召開(kāi)會(huì)議、電話(huà)聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等:--承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來(lái)文和批辦意見(jiàn),有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;

--屬本部門(mén)獨(dú)立承辦的,要及時(shí)認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;

--由本部門(mén)牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見(jiàn),主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見(jiàn),報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;

--承辦完畢,把承辦情況填寫(xiě)在《公文處理單》的處理結(jié)果欄內(nèi),并簽署--姓名及日期。

b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:--安排傳閱應(yīng)先主后次,對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)、主管應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;

--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴(kuò)大或縮小;

--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政部或公共事務(wù)部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;

--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

4.3.5 催辦包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況:a)催辦可以當(dāng)面催詢(xún)、電話(huà)催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;

b)催辦時(shí)應(yīng)注意催辦的時(shí)機(jī)和方式,講究禮貌,表示對(duì)對(duì)方的信任和尊重。

4.3.6 歸檔:文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務(wù)部文員將文件報(bào)檔案室按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。

5.0記錄6.0相關(guān)支持文件

6.1《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

6.2《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

第2篇 物業(yè)管理公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5

物業(yè)管理公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范文件分類(lèi)、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門(mén)的文書(shū)管理工作。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。

3.2部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制與審核。

3.3行政部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核,用印管理。

3.4行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。

3.5管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。

3.6行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號(hào)的管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1公文格式。

4.1.1公文種類(lèi)。

a)按《國(guó)家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書(shū)包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報(bào);請(qǐng)示;批復(fù);函;會(huì)議紀(jì)要;計(jì)劃;總結(jié)。

b)根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn),可引人以下文件類(lèi)別:

--上行文:請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);

--下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào);

--平行文:函、會(huì)議紀(jì)要。

4.1.2文件標(biāo)題:

a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類(lèi)別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;

b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號(hào)上方居中位置。

4.1.3發(fā)文字號(hào)。簡(jiǎn)稱(chēng)文號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容。

a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)。

b)物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。

--物業(yè)公司文號(hào):

××發(fā)[×××××]××號(hào)

文件序號(hào)

發(fā)文日期,前兩位為年份

公司代號(hào)

如:物發(fā)[000430]15號(hào),是指物業(yè)管理有限公司2000年4月30日所發(fā)的公司第×個(gè)文件;物管發(fā)「001121」92號(hào),是指物業(yè)管理處2000年11月21日所發(fā)的管理處第92號(hào)文件。

c)文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。

d)公司文號(hào)由行政部統(tǒng)一管理。

e)發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。

4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度,用來(lái)確定公文發(fā)送方式及辦理速度:

a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;

c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;

d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號(hào)宋體字。

4.1.5主送機(jī)關(guān)。是指用來(lái)處理或答復(fù)公文中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān):

a)應(yīng)放在文號(hào)下方,正文之上,專(zhuān)行頂格,結(jié)尾用冒號(hào),;

b)主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí),要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用頓號(hào)隔開(kāi);

c)根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號(hào)或小4號(hào)宋體字。

4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問(wèn)題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:

a)正文文字一律自左而右橫排;

b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每段開(kāi)頭空兩個(gè)字;

c)正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。

4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明材料:

a)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專(zhuān)行空兩格注明附件:×××字樣;如果附件較多,還須編上序號(hào)1、2、3……末尾用分號(hào),最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束;文件無(wú)附件的,無(wú)須注明;

b)要寫(xiě)明附件的全稱(chēng);

c)附件字體與正文相同。

4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:

a)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書(shū)信中具名的位置;

b)如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè),落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí),并在其上面加注一行(此頁(yè)無(wú)正文)字樣;

c)落款字體與正文相同。

4.1.9日期:

a)一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期;

b)會(huì)議通過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)會(huì)議通過(guò)的日期;

c)重要的文件應(yīng)寫(xiě)簽發(fā)的日期;

d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):

a)蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;

b)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即騎年蓋月位置。

4.1.11公文文尾。指落款以下的頁(yè)面部分,位于末頁(yè)下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:

a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;

b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;

c)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫(xiě)抄報(bào)機(jī)關(guān),再寫(xiě)抄送機(jī)關(guān);

d)印刷時(shí)間指開(kāi)印的時(shí)間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);

e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。

4.2發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。

4.2.1交擬和擬議。

a)經(jīng)理將撰寫(xiě)文書(shū)的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門(mén)或人員。

b)擬稿人員接受任務(wù)后,對(duì)所要撰寫(xiě)的文書(shū)進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:

--深人領(lǐng)會(huì)意圖,掌握其精神實(shí)質(zhì);

--注意提煉觀點(diǎn),選擇材料;

--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;

--如對(duì)原交擬意圖不清或需有重大修正時(shí),須征得交擬人同意,不可擅自做主。

4.2.2撰寫(xiě)和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對(duì))。

a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫(xiě)文稿,撰寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意:

--不與國(guó)家法律、法規(guī)相違背;

--把握各種文書(shū)的特點(diǎn)、規(guī)律和寫(xiě)作方法;

--堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。

b)交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核:

--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;

--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;

--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);

--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);

--文字中的引語(yǔ)、事例、數(shù)字以及專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)是否正確。

c)行政部主管審核文件以下內(nèi)容:

--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;

--所用文種和名義是否恰當(dāng);

--文件的密級(jí)和緊急程度是否恰當(dāng);

--文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門(mén)簽署后報(bào)總經(jīng)理審批;不符合的退回?cái)M稿部門(mén)。

4.2.3簽發(fā):總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還行政部或管理處重新撰寫(xiě)。

4.2.4蓋章和發(fā)放:

a)蓋章部門(mén)管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意印:

--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;

--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;

--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對(duì)特殊約定的按約定處理);

--對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:

--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)范圍(包括:主送單位、抄報(bào)部門(mén)、抄送部門(mén))填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》;

--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實(shí)收到情況;

--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;

--次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;--重要文件接收方需簽收。

4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作

4.3.1收拆。指文書(shū)的收進(jìn)和拆封。

a)公司行政部或管理處公共事務(wù)部為收拆工作的主要部門(mén)。

b)凡封套上寫(xiě)明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由行政部拆封;寫(xiě)明為具體部門(mén)或具體人收啟的信,信部門(mén)/人拆封,拆封時(shí)應(yīng)注意:

--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要做出必要的記載和及時(shí)處理;

--取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門(mén)經(jīng)理拆封。

4.3.2登記。

a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、期限長(zhǎng)的公文,都要登記。

b)以下文件無(wú)須進(jìn)行登記:

--各種無(wú)機(jī)密性的出版物;

--一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料;

--告之性的廣告;

--事務(wù)性的便函等。

c)文書(shū)管理人員(一般為行政部文員或公共事務(wù)部相關(guān)人員)將文件登記在《收文登記簿》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號(hào)、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時(shí)應(yīng)注意:

--要將收到的文件編列總流水號(hào),每年編一次;此編號(hào)應(yīng)與《收文登記簿》上的總流水號(hào)相同;

--需要辦復(fù)的文件,還要填寫(xiě)《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理;

--字跡要清晰整潔;

--及時(shí)登記,不錯(cuò)登、漏登、積壓。

4.3.3擬辦與批辦。

a)擬辦是對(duì)收文如何處理提出初步意見(jiàn),供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門(mén)主管審核裁決:

--擬辦工作一般由行政部門(mén)主管;如果來(lái)文內(nèi)容專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng),也可以直接由相關(guān)部門(mén)主管擬辦;

--擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來(lái)文,同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門(mén)的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;

--擬辦意見(jiàn)要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實(shí)可行,簡(jiǎn)明扼要;

--擬辦意見(jiàn)要填寫(xiě)在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi),并簽署姓名,寫(xiě)明日期。

b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對(duì)擬辦意見(jiàn)做出的批示意見(jiàn):

--屬公司文件的,由總經(jīng)理批辦;屬管理處文件的,由管理處經(jīng)理批辦;

--批辦意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)比擬辦意見(jiàn)更明確、具體、肯定;

--對(duì)擬辦意見(jiàn)中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補(bǔ)充和修改;

--要求幾個(gè)部門(mén)合辦的,應(yīng)指明由哪個(gè)部門(mén)牽頭主辦;

--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫(xiě)出傳閱的對(duì)象和范圍;

--需要傳達(dá)貫徹的,應(yīng)寫(xiě)出由誰(shuí)傳達(dá)和傳達(dá)范圍;

--如果擬辦意見(jiàn)有兩種以上方案,批辦時(shí)應(yīng)有所裁決;

--批辦意見(jiàn)應(yīng)寫(xiě)在《公文處理單》的批辦欄內(nèi),并簽署姓名、日期。

4.3.4承辦和傳閱。

a)承辦是有關(guān)部門(mén)根據(jù)批辦意見(jiàn)對(duì)收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容,如召開(kāi)會(huì)議、電話(huà)聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等:

--承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來(lái)文和批辦意見(jiàn),有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;

--屬本部門(mén)獨(dú)立承辦的,要及時(shí)認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;

--由本部門(mén)牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見(jiàn),主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見(jiàn),報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;

--承辦完畢,把承辦情況填寫(xiě)在《公文處理單》的處理結(jié)果欄內(nèi),并簽署--姓名及日期。

b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:

--安排傳閱應(yīng)先主后次,對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)、主管應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;

--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴(kuò)大或縮小;

--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政部或公共事務(wù)部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;

--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

4.3.5催辦包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況:

a)催辦可以當(dāng)面催詢(xún)、電話(huà)催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;

b)催辦時(shí)應(yīng)注意催辦的時(shí)機(jī)和方式,講究禮貌,表示對(duì)對(duì)方的信任和尊重。

4.3.6歸檔:

文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務(wù)部文員將文件報(bào)檔案室按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。

5.0記錄

6.0相關(guān)支持文件

6.1《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。