- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 檔案收集與整理
2. 檔案分類與編碼
3. 檔案存儲與保管
4. 檔案檢索與利用
5. 檔案安全與保密
6. 檔案更新與維護
7. 檔案銷毀與轉(zhuǎn)移
編制指南
1. 檔案收集與整理：所有業(yè)主相關(guān)文件，如購房合同、產(chǎn)權(quán)證明、身份證件復(fù)印件等，需在業(yè)主入住時全面收集，并進行編號、排序，確保信息完整。
2. 分類與編碼：依據(jù)業(yè)主信息的性質(zhì)，將檔案分為基本信息、交易記錄、物業(yè)資料等類別，采用統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于快速定位。
3. 存儲與保管：檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防蟲設(shè)施完善的檔案室內(nèi)，定期檢查環(huán)境條件，確保檔案安全。
4. 檢索與利用：建立電子目錄，配合紙質(zhì)索引，方便查詢。業(yè)主及內(nèi)部員工查閱需經(jīng)審批，確保信息安全。
5. 安全與保密：對敏感信息實施訪問權(quán)限控制，非授權(quán)人員不得接觸。定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
6. 更新與維護：業(yè)主信息變動時，應(yīng)及時更新檔案，保持信息最新。每年進行一次全面的檔案核查。
7. 銷毀與轉(zhuǎn)移：對于過期或不再需要的檔案，按照法規(guī)規(guī)定進行銷毀。若涉及業(yè)主權(quán)益轉(zhuǎn)移，須確保檔案完整交接。
復(fù)審規(guī)定
1. 每季度進行一次檔案管理的內(nèi)部審計，檢查檔案完整性、準確性及安全措施執(zhí)行情況。
2. 年度審計時，由專業(yè)第三方進行，評估檔案管理體系的有效性和合規(guī)性，提出改進建議。
3. 對審計發(fā)現(xiàn)的問題，需在一個月內(nèi)制定糾正措施并執(zhí)行，確保問題得到及時解決。
4. 定期培訓(xùn)檔案管理人員，提升其專業(yè)技能和保密意識，確保檔案管理工作質(zhì)量。
本規(guī)程旨在規(guī)范業(yè)主檔案管理工作，提高服務(wù)效率，保障業(yè)主權(quán)益，同時也為公司的運營決策提供準確信息。各相關(guān)部門需嚴格遵守，確保檔案管理工作的標準化和專業(yè)化。
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程9范文
第1篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程9
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心行政文員負責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客戶助理負責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約》。
4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.3《入伙流轉(zhuǎn)表》。
4.1.4《業(yè)主物品領(lǐng)取清單》。
4.1.5《裝修申請表》
4.1.6業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.7其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒袋的制作
4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
4.2.2將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm位置上。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準備適量尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有樓層號、房號標在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。
4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,客戶助理應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)業(yè)主發(fā)生更替時。
b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準,經(jīng)客戶服務(wù)中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案客戶助理績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第2篇 花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程-5
花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。
2.0適用范圍
適用于客戶服務(wù)中心業(yè)主檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心主管負責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容。
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《物業(yè)分戶移交驗收單》。
4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
4.1.6《業(yè)主人住驗房表》。
4.1.7《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.10業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認登記(產(chǎn)權(quán)證書)。
4.1.11其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作。
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
jch-kh-業(yè)主檔案:表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務(wù)中心管理的業(yè)主檔案。
4.2.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3業(yè)主檔案袋的制作。
4.3.1準備適量的26cm_34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有棟號、樓層號、房號的標貼紙貼在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4.6按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤。
4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,客戶服務(wù)中心隊管理員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
b)業(yè)主發(fā)生更替時。
4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理,由客戶服務(wù)中心隊管理員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。
4.7.3對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶服務(wù)中心管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心隊檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第3篇 _管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心主管負責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負責(zé)每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第4篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程6
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(六)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責(zé)
3.1公共事務(wù)部主管負責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
4.1.6《業(yè)主入住驗房表》;
4.1.7《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.10其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
