- 目錄
包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范x管理處的業(yè)主檔案管理工作，確保業(yè)主信息的安全、準確與高效利用。主要內(nèi)容包括：
1. 檔案收集與整理
2. 檔案存儲與保護
3. 檔案檢索與更新
4. 檔案借閱與保密
5. 檔案銷毀與審計
編制指南
1. 檔案收集與整理
- 收集業(yè)主的購房合同、身份證明、聯(lián)系方式等基礎(chǔ)資料，確保完整無遺漏。
- 對業(yè)主資料進行分類編碼，如按樓棟、單元、房號排序，便于后期查找。
- 定期更新業(yè)主信息，如變更聯(lián)系方式、產(chǎn)權(quán)變動等，確保信息時效性。
2. 檔案存儲與保護
- 存檔資料應(yīng)妥善保管，避免受潮、蟲蛀、丟失等風險。
- 采用電子化存儲，備份業(yè)主信息，以防紙質(zhì)文件損壞。
- 設(shè)定訪問權(quán)限，限制非授權(quán)人員接觸業(yè)主檔案。
3. 檔案檢索與更新
- 建立檢索系統(tǒng)，通過姓名、身份證號等關(guān)鍵詞快速查詢業(yè)主信息。
- 定期核查檔案信息，及時更新，保持信息準確無誤。
4. 檔案借閱與保密
- 設(shè)定借閱流程，確保檔案安全，防止信息泄露。
- 借閱者需簽署保密協(xié)議，違反者將依法追責。
5. 檔案銷毀與審計
- 對過期或不再需要的檔案，按規(guī)定程序進行銷毀。
- 定期進行檔案管理審計，評估制度執(zhí)行情況，提出改進建議。
復審規(guī)定
1. 本規(guī)程每年至少復審一次，以適應(yīng)法律法規(guī)變化和管理需求更新。
2. 復審由物業(yè)管理部門負責人主導，結(jié)合業(yè)主反饋和實際操作經(jīng)驗進行。
3. 復審結(jié)果應(yīng)記錄在案，必要時修訂規(guī)程，確保其有效性和適用性。
本規(guī)程旨在提升x管理處的服務(wù)質(zhì)量和效率，各相關(guān)人員務(wù)必嚴格遵守，確保業(yè)主檔案管理工作的規(guī)范性和安全性。在執(zhí)行過程中，如有疑問或建議，應(yīng)及時向上級匯報，共同維護良好的檔案管理體系。
x管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程范文
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責
1、服務(wù)中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
