采購管理規(guī)程7篇

有哪些

一、采購管理的目標

1. 確保供應穩(wěn)定：滿足企業(yè)生產(chǎn)或運營所需物資的及時、準確供給。

2. 控制成本：通過有效的采購策略降低物料及服務的采購成本。

3. 質(zhì)量保障：確保采購的物資和服務達到預設的質(zhì)量標準。

4. 建立良好供應商關系：維護與供應商的長期合作關系，提高供應鏈效率。

二、采購管理的主要流程

1. 需求分析：明確采購需求，包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、時間等。

2. 市場調(diào)研：收集市場信息，評估潛在供應商的能力和信譽。

3. 供應商選擇：基于調(diào)研結(jié)果，篩選出合適的供應商，并進行談判。

4. 合同簽訂：制定采購合同，明確雙方權(quán)利義務。

5. 訂單執(zhí)行：跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時交貨。

6. 貨物驗收：對到貨物資進行檢驗，確認符合采購要求。

7. 庫存管理：合理控制庫存，防止積壓和短缺。

8. 付款結(jié)算：依據(jù)合同條款進行付款，確保財務合規(guī)。

9. 后期評估：定期評估供應商表現(xiàn)，為未來的采購決策提供參考。

模板

1. 采購申請表：詳細記錄采購需求，包括產(chǎn)品描述、數(shù)量、預算等。

2. 供應商評估表：用于評估供應商的資質(zhì)、價格、交貨時間、服務質(zhì)量等。

3. 采購合同模板：明確采購條款，包括價格、付款方式、交貨時間、質(zhì)量保證等。

4. 訂單確認函：確認采購訂單的詳細信息，確保供需雙方理解一致。

5. 貨物驗收報告：記錄驗收過程，注明驗收結(jié)果和處理意見。

6. 供應商績效評價表：定期評估供應商的交付、質(zhì)量、服務等方面的表現(xiàn)。

標準

1. 采購政策：清晰定義采購原則、程序和責任，確保合規(guī)性。

2. 價格合理性：采購價格應符合市場行情，兼顧質(zhì)量和成本。

3. 交貨準時率：供應商需按約定時間交貨，延誤率需在可接受范圍內(nèi)。

4. 質(zhì)量標準：所有采購物資必須符合企業(yè)設定的質(zhì)量標準。

5. 供應商評價體系：建立全面的供應商評價標準，定期進行評價更新。

6. 應急計劃：針對供應中斷或其他突發(fā)情況，應有備用方案。

7. 法律法規(guī)遵守：確保所有采購活動符合國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定。

8. 信息保密：保護企業(yè)敏感信息，避免泄露給供應商。

9. 持續(xù)改進：定期審查采購流程，尋找改進機會，提升效率。

總結(jié)而言，采購管理規(guī)程旨在通過規(guī)范化的流程和標準，實現(xiàn)高效、合規(guī)、成本效益高的采購活動，為企業(yè)運營提供有力支持。

采購管理規(guī)程范文

第1篇 食品原料采購管理規(guī)程

食品原料的采購管理

食品原料采購是指餐飲企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要以最低價格實施訂貨,并購買到所需的食品原料。食品原材料采購供應管理是餐飲業(yè)務管理的首要環(huán)節(jié)。采購供應管理的好壞,直接影響廚房生產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本消耗和經(jīng)濟效益。只有原材料質(zhì)量好,才能保證菜肴味道佳美。采購的數(shù)量、質(zhì)量和價格合理,才能降低餐飲成本,提高經(jīng)濟效益。

一、采購人員的選擇

采購人員的選擇對于餐廳成本控制來說是非常重要的。有的餐廳有良好的設備、一流的服務人員和手藝精湛的廚師,但其經(jīng)濟效益不理想,究其主要原因,很可能就是由于原材料采購的質(zhì)次價高,甚至采購員收取回扣而導致原材料成本上升所造成的?？梢?采購員的選擇對成本控制有著舉足輕重的影響。經(jīng)過對餐飲企業(yè)的調(diào)查和分析,一個好的采購員可為企業(yè)節(jié)約5%的餐飲成本。

一個合適的采購員應具備以下的素質(zhì):

(1)要了解餐飲經(jīng)營與生產(chǎn) 一個良好的采購員,要熟悉餐廳的菜單,熟悉廚房加工、切配、烹調(diào)的各個環(huán)節(jié),要懂得各種原料的損耗情況、加工的難易程度及烹調(diào)的特點,以保證買到適需的食品原料。

(2)熟悉原料的采購渠道 所謂渠道,即特定的交易關系線,通常是指兩個企業(yè)之間固定的交易關系。采購人員應該知道什么原料在什么地方買,哪兒的貨質(zhì)量好,哪兒的貨便宜,這樣才能買到質(zhì)優(yōu)價低的原料。

(3)了解進價與銷價的核算關系 采購人員應了解菜單上每一菜品的名稱、售價和分量,知道餐廳近期的毛利率和理想的毛利率。這樣,在采購時就能決定某種食品原料在價格上是否可以接受。

(4)熟悉財務制度 要了解有關現(xiàn)金、支票、發(fā)票等使用的要求和規(guī)定,以及對應付款的處理要求等。

(5)誠實可靠,不收取回扣 要具有國家、集體利益高于一切的覺悟,不得損公肥私。

二、采購質(zhì)量管理

(一)采購質(zhì)量標準餐廳要生產(chǎn)質(zhì)量穩(wěn)定的菜品,必須使用質(zhì)量穩(wěn)定的原料,這就對采購提出了質(zhì)量標準。采購質(zhì)量標準又稱標準采購規(guī)格,是指根據(jù)餐飲企業(yè)的特殊要求,對所要采購的各種食品原料作出詳細而具體的標準規(guī)格的規(guī)定,如原料的部位、產(chǎn)地、等級、外觀、色澤度、新鮮度等。

目前,我國對食品原料的質(zhì)量標準還沒有完全規(guī)范,一般餐飲企業(yè)只是對那些成本較高的各類原料,按自定的質(zhì)量標準來指導采購。

(二)質(zhì)量標準的形式

質(zhì)量標準的形式以采購明細單或標準采購規(guī)格的表格形式出現(xiàn)。在標準采購規(guī)格中具體包括的內(nèi)容有:食品原料的名稱、食品原料的質(zhì)量或性質(zhì)的說明(包括產(chǎn)地、等級、部位、形狀、規(guī)格、氣味、產(chǎn)率、色澤與外觀等)、發(fā)貨時間的要求等。

(三)制定標準采購規(guī)格的作用

標準采購規(guī)格制定后,應分送給采購員、供應商、驗收員和餐飲經(jīng)理辦公室,其具體作用如下:

1)使用標準采購規(guī)格可以把好采購關,避免因采購的原料質(zhì)量不穩(wěn)定而引起產(chǎn)品質(zhì)量的不穩(wěn)定。

2)把標準分發(fā)給供貨單位,可以避免采購員與供應商之間對原料質(zhì)量產(chǎn)生分歧和矛盾。

3)可以避免每次對供應單位提出各種原料的質(zhì)量要求,減少了工作量。

4)將質(zhì)量標準分發(fā)給若干個供貨單位,可以通過招標的形式選擇最低的報價單位。

5)有利于驗收質(zhì)量標準的控制。

6)可以防止原料采購部門與原料使用部門之間可能產(chǎn)生的矛盾。

三、采購數(shù)量管理

食品原料采購的質(zhì)量標準在一段時間內(nèi)可以相對穩(wěn)定,而采購數(shù)量則要隨餐廳銷售量和庫存量的變化而不斷進行調(diào)整。如果采購數(shù)量控制不當,就可能出現(xiàn)一方面采購數(shù)量過多,占用過多的資金,有了更多的利息占用,而且增加了庫存費用,并有可能造成原料腐爛、變質(zhì)、損壞,使成本增加;另一方面采購數(shù)量過少,會導致供應、庫存中斷而影響正常銷售。

(一)影響采購數(shù)量的因素

1)餐廳餐飲產(chǎn)品銷售數(shù)量的變化現(xiàn)有的庫房面積。

2)采購點與餐廳之間的距離。

3)企業(yè)目前的財務狀況。餐飲企業(yè)經(jīng)營較好時,可適當增大采購量;資金短缺時,則應精打細算,減少采購量,以利于資金的周轉(zhuǎn)。

4)原料本身的特點。易儲存的原料可以多購一些,不易儲存的原料應勤進快銷。

5)原料市場價格的變化。

6)市場供求狀況的穩(wěn)定程度影響采購數(shù)量。當某種原料的供應不穩(wěn)定時,可以多采購一些,以彌補因原料短缺而造成的損失。

(二)采購數(shù)量管理

對采購管理來說,食品原料可分為易壞性原料和非易壞性原料,對這兩類原料的采購應區(qū)別對待。

1.易壞性原料的采購數(shù)量

易壞性原料一般為鮮活貨,這些原料要求購進后立即使用,用完后再購進新的原料。因此,這類原料的采購頻率較高,一般使用的采購方法如下:

(1)日常采購法 每次采購的數(shù)量可用下列公式表示:應采購數(shù)量=需使用數(shù)量一現(xiàn)有數(shù)量需使用數(shù)量是指在進貨間隔期內(nèi)對某種原料的需要量。現(xiàn)有數(shù)量是指某種原料的庫存數(shù)量,它包括已經(jīng)發(fā)往廚房而未被使用的原料數(shù)量,這個數(shù)量可以通過實地盤存加以確定。應采購量是指需使用量與現(xiàn)有量之差,這個數(shù)量還要根據(jù)特殊宴會、節(jié)日和其他特殊情況加以調(diào)整。

餐廳可自行設計一個原料采購單,將所有易變質(zhì)的鮮活類食品原料分類列在表上,這樣既可以節(jié)省工作量,還有助于控制采購數(shù)量和采購價格。

(2)長期訂貨法 餐廳中有一些原料,其本身價值不太高,但其消耗量大,所需數(shù)量也較穩(wěn)定,這類原料如果用上述方法采購就顯得費時費力,因此可采用長期訂貨法。

利用長期訂貨法,餐飲企業(yè)采購部門可與一家供貨單位訂下合同,規(guī)定以固定價格每天向其供應規(guī)定數(shù)量的原料。例如:餐廳與食品公司商定每天送3箱雞蛋,只規(guī)定需求量或結(jié)存量,有特殊變化時再增加或減少采購量。面包、奶制品、常用蔬菜、水果以及價值低、耗量大、占用空間多的一些物品,如啤酒等,也屬于這一類原料。

第2篇 某管理處物資采購規(guī)程

管理處物資采購規(guī)程

1 目的

指導各部門進行物資采購計劃的制定、申報、審批,采購員的正確采購,確保物資采購符合規(guī)定要求。

2 適用范圍

適用于__嘉園管理處物資采購管理。

3 職責

3.1采購員全面負責管理處所有物資的統(tǒng)籌、采購、協(xié)調(diào)、調(diào)度事宜。

3.2綜合部負責各部門所有辦公用品與安管部所需物資采購計劃的審核,《物資采購計劃表》的保管、分類、報批和歸檔。

3.3工程部負責供水、供電、機電、消防、智能系統(tǒng)等所需設備配件、備件物資采購和入庫前貨物質(zhì)量的審核。

3.4各部門主管負責所主管職責內(nèi)的物資采購計劃的復核。

3.5管理處負責人負責物資采購計劃的批準。

3.6管理處財務部負責對管理處材料的采購和使用進行監(jiān)管。

4 實施程序

4.1 日常備用物資的采購

4.1.1 每月20日各部門根據(jù)自身需要,填寫本部門的《物資采購計劃表》,由部門主管復核后,交至庫管員處。

4.1.2每月25日庫管員對庫房材料的使用情況和庫存量進行匯總統(tǒng)計,并填寫《進銷存明細帳》,庫管員根據(jù)此表和各部門采購計劃擬定下月物資采購計劃報管理處主任審批。

4.1.3 管理處主任根據(jù)工作安排對各部門擬制的物資采購計劃初審后,于每月26日至30日批準下月的辦公用品和其他物資(含采購物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等)的采購計劃。

4.1.4根據(jù)完成報批手續(xù)的采購計劃,采購員嚴格實施采購。

4.2工程物資的采購

4.2.1工程物資指管理處承接外委工程和內(nèi)部改造工程所需的物資。

4.2.2 工程物資必須事先在工程合同或造價書中附注物資采購計劃,說明采購物資的名稱、型號、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量。

4.2.3根據(jù)完成報批手續(xù)的工程物資采購計劃,采購員嚴格實施采購。

4.3 急需物資的采購

急需采購物資時,采取口頭或者電話的方式事先向管理處主任請示,經(jīng)批準后自行采購。但事后應按上述規(guī)定補辦采購物資的申報和批準手續(xù)。

5質(zhì)量要求

5.1 采購員應按《物資采購計劃表》的內(nèi)容進行采購。

5.2 庫管員嚴格控制材料的入庫驗收和領用發(fā)放過程。

5.3 綜合部主管負責對材料的采購計劃、領用數(shù)量、票據(jù)審核等事項進行把關。

6督促檢查

6.1 采購員對材料使用與保管的情況進行不定期檢查和監(jiān)督,每月至少對各庫房檢查一次,對發(fā)現(xiàn)的問題及時與庫管員和管理處主任溝通,并上報綜合部主管。

7分析改進

7.1 客服中心負責進行驗證和改進,并會同有關部門修改作業(yè)指導書。

第3篇 商品采購合同管理規(guī)程

一、商場采購合同的內(nèi)容

商場采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容,應當在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免發(fā)生糾紛的前下,具備以下主要條款:

1.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國寶統(tǒng)一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。

2.商品的質(zhì)量和包裝

合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準,注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例,并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品,應寫明具體條款;對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志、及包裝物的處理等,均應有詳細規(guī)定。

3.商品的價格和結(jié)算方式

合同中對商品和價格的規(guī)定要具體,規(guī)定作價的辦法和變價處理等,以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。

4.交貨期限、地點和發(fā)送方式

交(提)貨期限(日期)要按照有關規(guī)定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發(fā)送方式(送貨、代運、自提)。

5.商品驗收辦法

合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。

6.違約責任

簽約一方不履行合同,違約方應負物質(zhì)責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應明確規(guī)定,供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:

(1)未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;

(2)未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨;

(3)逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨,臨時更改到貨地點等,應付違約金或賠償金。

7.合同的變更和解除條件

在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況,都應在合同中予以規(guī)定。

除此之外,采購合同應視實際情況,增加若干具體的補充規(guī)定,使簽訂的合同更切實際,更有效力。

二、采購合同的簽訂

1.簽訂采購合同的原則

(1)合同的當事人必須具備法人資格。這里的法人,是指有一定的組織機構(gòu)和獨立支配財產(chǎn),能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動,享有權(quán)利和承擔義務,依照法定程序成立的企業(yè)。

(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。

(3)必須堅持平等互利,充分協(xié)商的原則簽訂合同。

(4)當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。

(5)采購合同應當采用書面形式。

2.簽訂采購合同的程序

簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟:

(1)訂約提議。訂約提議是指當事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh,也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等,以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內(nèi)不得拒絕承諾。

(2)接受提議。接受提議是指被對方接受,雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意,經(jīng)過雙方簽署書面契約,合同即可成立,也稱承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應認為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人,就合同的內(nèi)容反復協(xié)商的過程,就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。

(3)填寫合同文本。

(4)履行簽約手續(xù)。

(5)報請簽約機關簽證,或報請公證機關公證。

有的經(jīng)濟合同,法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同,雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

三、商場采購合同的管理

采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作:

1.加強商場采購合同簽訂的管理

加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理。在簽訂合同之前,應當認真研究市場需要的和貨源情況,掌握商場的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)本商場的購銷任務,收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù);二是對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關的合同法規(guī)定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。

2.建立合同管理機制和管理制度,以保證合同的履行

商場應當設置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T,建立合同登記、匯報檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的順利實現(xiàn)。

3.處理好合同糾紛

當經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時,雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成,可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁,也可以直接向法院起訴。

4.信守合同

合同的履行情況好壞,不僅關系到商場經(jīng)營活動的順利進行,而且也關系本商場的聲譽和形象。

第4篇 機電工程材料采購管理規(guī)程

材料質(zhì)量的保證是整個工程質(zhì)量保證的一個先決條件,因此對材料質(zhì)量的控制是非常重要和關鍵的。工程材料選用的優(yōu)劣將直接影響到工程的內(nèi)在質(zhì)量及產(chǎn)品的外觀質(zhì)量,為確保工程所用材料的質(zhì)量,我們將從材料的采購工作著手。所有的材料供貨都應是合格供應商,因為我們是取得國際質(zhì)量體系認證資格的企業(yè)。

材料進場后使用前質(zhì)量保證措施

1)設備或材料在使用前按設計要求核對其規(guī)格、材質(zhì)、型號,材料必須有制造廠的合格證明書或質(zhì)保書,材料的運輸、入庫、保管過程中,實施嚴格的控制措施,每道工序均有交接制度。

2)材料的入庫后實行標化和分類、分規(guī)格堆放及管理,同時防止變形,防止受潮、霉變等措施,材料出庫檢驗和辦理領用手續(xù)。

3)材料出庫后,在施工現(xiàn)場妥善保管,存放地點安全可靠。材料堆放要求整齊,并掛上標識牌。

4)材料使用前進行嚴格檢查包括外觀檢查、附著物的清除。

5)對不合格材料的控制。一旦發(fā)現(xiàn)材料不能滿足或可能不滿足設計要求時,應將其與合格材料相隔離,在自檢過程中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時整改。

第5篇 某購物中心物質(zhì)采購控制管理規(guī)程

購物中心物質(zhì)采購控制管理規(guī)程

1.目的和適用范圍

1.1目的

通過對原材料、輔助材料、外購、外協(xié)物資的采購進行控制,以確保所采購的物資符合采購文件規(guī)定的要求。

2適用范圍

本程序適用于本公司物業(yè)管理服務所用的原輔材料、外購、外協(xié)產(chǎn)品的采購管理工作。其它物資(如辦公用品)的采購可參照執(zhí)行。

3.職責

3.1請購部門提出采購標準及技術要求,各職能部門負責對采購文件的技術要求審核,并負責對采購物資進行驗證。

3.2總經(jīng)辦負責采購物資的談判、簽約、實施、組織對供方進行評價和控制。

3.3管理處協(xié)助對供方的評定。

3.4總經(jīng)理負責采購文件的審批。

4.工作程序

4.1本公司根據(jù)所采購物資對物業(yè)管理活動及加工的產(chǎn)品質(zhì)量影響程度,將所采購的物資分為三類:即a類,關鍵物資;b類,重要物資;c類,一般物資。因此,根據(jù)供方的重要程度,對供方進行管理。

4.2供方的評價和控制(執(zhí)行gepm/qr07-01-2001)

4.2.1a類物資供方的評價采用以下條款之一進行。

4.2.1.1供方須具有產(chǎn)品質(zhì)量認證證書或質(zhì)量體系認證證書、列入生產(chǎn)許可

證發(fā)證目錄的應有生產(chǎn)許可證,并對其歷史業(yè)績和市場信譽進行評價。市政公用部門的專營(專供)物資在簽署供用協(xié)議后視為評價合格。

4.2.1.2對長期合作的供方由總經(jīng)辦會同各職能部門及管理處對其產(chǎn)品在本公司的歷史使用情況及驗證實績進行評價。

4.1.2.3應適當評價供方的財務狀況及技術支持能力。

4.2.2b類物資供方的評價

4.2.2.1產(chǎn)品必須有質(zhì)保書或合格證,產(chǎn)品實行三包。

4.2.2.2各部門通過對其產(chǎn)品的檢驗結(jié)果,統(tǒng)計近期3個月的質(zhì)量記錄,依據(jù)

合格率情況進行評價。

4.2.3c類物資采用同類產(chǎn)品比較。供方統(tǒng)計近期的產(chǎn)品質(zhì)量記錄,依據(jù)合格率進行評價。

4.2.4供方評審后,由總經(jīng)辦填寫《供方評審記錄》并附上相應的資料,對符合要求的,由總經(jīng)辦經(jīng)理填寫結(jié)論,將其編入《合格供方一覽表》,經(jīng)總經(jīng)理批準后,定為合格供方,作為本公司的采購點,同時通知到各職能部門及管理處。

對本公司貫標之前簽署的目前仍屬有效的購貨合同,由總經(jīng)辦負責對供貨方進行一次補充評審,符合要求并經(jīng)批準的,可列為合格供方。合同期滿后,需重新進行新一輪的評審。

4.2.5對供方的控制

4.2.5.1總經(jīng)辦負責建立供方質(zhì)量檔案,包括供方調(diào)查評價表,質(zhì)量歷史實績,生產(chǎn)能力,交貨能力和信譽記錄。

4.2.5.2由管理者代表會同財務部及各職能部門組成考核小組,每年一次(不超過12個月)對供方進行重新審核,并填寫《公司供方質(zhì)量保證能力(現(xiàn)場)調(diào)查表》、《供方歷次信譽記錄表》。

4.3本公司委外發(fā)包文件包括維保合同、委外服務合同及附件、圖紙等。

4.3.1委外發(fā)包文件必須注明委外項目名稱、內(nèi)容、技術要求、質(zhì)量要求、數(shù)量等內(nèi)容。特殊情況要附實物、圖樣、規(guī)范、等級和有關標準等。

4.3.2委外發(fā)包文件由各部門填寫,部門經(jīng)理簽字,分管副總審批,總經(jīng)理批準。

4.3.4委外發(fā)包文件應由接受服務的職能部門登記、保管、存檔。

4.4采購信息及文件

本公司采購文件包括采購計劃、采購合同、采購申請單、實物樣品及圖紙等。

4.4.1采購計劃應注明所采購物品名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、技術要求等內(nèi)容,規(guī)范、類別、等級和有關標準等內(nèi)容,特殊情況的要附實物、圖樣、標識、類別、等級和有關標準等項目。適當時應包括:產(chǎn)品采購批準的要求;對產(chǎn)品的驗收要求;適當?shù)馁|(zhì)量管理體系要求和其它要求等。

4.4.2對臨時性不能在合格供方所采購的物資或某種按采購文件規(guī)定無法購到的以及可用代用品的物資,必須由申購部門填寫《應急(代用)材料采購審批單》,注明應急代用品的名稱和技術質(zhì)量規(guī)定等,經(jīng)申購部門經(jīng)理簽字并報總經(jīng)理批準后可由各申購部門采購(一次有效)。緊急c類物資允許申購部門直接采購,補辦手續(xù)。每月底將本月本部門應急(代用)采購的物資清單交總經(jīng)辦分析適當調(diào)整計劃并存檔。

4.4.3采購申請應由申報部門填寫,部門經(jīng)理簽字,職能部門對采購要求是否適宜和充分進行審核,分管領導審批,總經(jīng)理批準。

4.4.4采購文件應由財務部登記、保管、存檔。

4.5采購程序

4.5.1計劃性采購

4.5.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況,做出下月補充物資采購計劃。

4.5.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求需說明)。

4.5.1.3各部門(處)將月份物資采購計劃交相關部門經(jīng)理審核后,分管領導審批后,于每月的25日前報總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦經(jīng)理審核后匯總填寫《采購計劃審批單》同意報總經(jīng)理批準。

4.5.1.4總經(jīng)辦根據(jù)批準后的采購計劃組織采購。(在規(guī)定的供方內(nèi)采購)

4.5.1.5零星采購

4.5.2.1各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《月物資采購計劃清單》壽命物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等。(如有特殊需求需說明)

4.5.2.2《月物資采購計劃清單》由各部門主管確認后按4.5.1.3和4.5.1.4的規(guī)定進行采購。

4.5.2.3如有急需等特殊情況,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,總經(jīng)理批準后也可對其它供方實物質(zhì)量進行驗證后購買。

4.6采購物資的驗證見物資的驗證、入庫、保管、領用管理規(guī)程。

5.質(zhì)量記錄表格

qr/sh-01-25供方評審記錄表

qr/sh-01-26合格供方一覽表

qr/sh-01-27應急(代用)材料采購審批單

qr/sh-01-28采購計劃審批單

第6篇 餐飲采購供應鏈管理規(guī)程

餐飲采購與供應鏈管理

5.1采購計劃

十三鮮的采購計劃是根據(jù)自身經(jīng)營計劃、由店管部匯總的日常經(jīng)營需求計劃、各部門的采購申請、年度預算、庫存情況以及資金供應情況等確定,對經(jīng)營急需物品,我們會予以優(yōu)先考慮。針對不同采購品我們將分別制訂年度采購計劃、月度采購計劃及日采購計劃。同時要根據(jù)每天的經(jīng)營情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報送每天的需求計劃,其中包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。

5.1.1采購申請的提出及審批權(quán)限

采購申請應注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、供應廠商(參考)、交貨期、送貨方式等。然后經(jīng)過采購部長審批通過予以采購,必要時將征求總監(jiān)意見。采購計劃由采購部根據(jù)經(jīng)審批后的采購申請制訂,日采購計劃由采購部長批準執(zhí)行,月度采購計劃和年度采購計劃需報請財務部總監(jiān)和總監(jiān)審批。另外采購計劃應同時報送財務部審核,以利于公司資金的安排。

5.1.2采購作業(yè)的執(zhí)行

十三鮮的采購作業(yè)將按照擇優(yōu)、擇廉、擇近的原則并嚴格按照采購計劃按質(zhì)、按量、按時進行采購。同時為了有效降低采購成本,達到規(guī)模采購,并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標準,以下消耗較大且常用物品應盡量采用定點供應商長期議價供貨的方式:

生鮮類:包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等;

干貨類:各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等;

糧油、各種調(diào)料等;

飲料類、酒品類;

經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它低值易耗品類;

熟食、涼菜類委托對外加工產(chǎn)品等。

5.1.3采購價格核準

招標采購物品的價格由評標小組決定。在質(zhì)量、服務標準、付款方式、送貨方式等相同的情況下,價格最低者中標。如分歧較大,由十三鮮主管領導商奪或總監(jiān)決定。供應商及采購價格確定后,由采購部統(tǒng)一向供應商訂購,發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。訂購過程中實行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準的采購價格有差異時,采購人員應按采購價格核準的審批程序進行重新審批,緊急情況下可直接報請副總監(jiān)審批。若由采購員代表公司簽訂采購合同的,必須有十三鮮總監(jiān)的授權(quán)。

6.1.4交貨及驗收

采購執(zhí)行過程中,采購部應按詢價、訂購、交貨三個階段負責對采購作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業(yè)時,應撰寫異常原因及預定完成日期,經(jīng)主管領導審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門,以便采取應對措施。

采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題,采購員應負責聯(lián)系供貨商,處理有關質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。

5.2采購成本控制

5.2.1采購成本控制關鍵點

十三鮮針對采購成本的主要構(gòu)成要素,采購成本控制的關鍵點包括以下幾點

1.最優(yōu)采購價格的確定

采用多種采購形式:包括招標采購、供應商長期定點采購、比價采購等,通過對各種采購形式的對比,找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購成本的目的。

2.合理采購訂貨量的確定

采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等,因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟:存貨信息的收集;存貨信息分析;確定安全庫存量;確定合理訂貨量。

3.最佳物品運輸配送方式的確定

物品運輸配送方式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等,采購人員在訂購過程中應要求供應商提供上述各項成本的詳細清單,或與財務部相關人員合作,對上述成本作出分析,選擇最佳的物品運輸配送方式,提出降低成本的建議。

5.3供應商管理

5.3.1供應商信息收集與調(diào)查

供應商信息收集與調(diào)查由采購部負責,店管部、物品請購部門、使用部門等負責提供信息及推薦合格的供應商。凡欲與十三鮮建立供應關系且符合條件者應填寫供應商調(diào)查表,作為選擇供應廠商的參考。供應商調(diào)查表交采購部審核并存檔備查。如果供應商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化,應要求供應商及時對該表進行補充和修改。在每次供貨結(jié)束后,店管部、使用部門等應提供供應商的供貨實績,采購部負責將供應商的業(yè)績記于供應商管理檔案,作為評審供應商業(yè)績的資料。

5.3.2選擇供應商原則及方法

招標采購物品、長期定點供應商的選擇參照采購招標管理中規(guī)定執(zhí)行。比價采購物品的供應商選擇由采購部匯總初選合格、評審考察通過的供應商名單,并提供相關的分析資料,按以下原則進行選擇:

同等條件價格、質(zhì)量優(yōu)先;

同等條件信譽、實力優(yōu)先;

同等條件服務優(yōu)先;

同等條件下,廠家為先的原則。

同等條件先本地后外地的原則。

供應商評審的層次與周期

對于臨時采購的供應商,采購部應對供應商的經(jīng)營資格進行審核,報采購部經(jīng)理審批。對于長期采購的供應商,采購部應對其經(jīng)營資格、信譽、服務、采購標的、質(zhì)量等審核,審核通過后,認定其合格供應商資格,報采購部長審批,并每年復審一次。對于正在合作的長期采購供應商,采購部應至少每季度進行一次考評工作,并根據(jù)考評結(jié)果分配下期的采購比例,由采購部經(jīng)理審核,并報總監(jiān)審批,供應商名錄應不斷更新并注意發(fā)展增加供應商。

5.3.3供應商業(yè)績考評

采購部應組織相關部門定期考核和評估供應商,確保所采購產(chǎn)品質(zhì)量、供應、支持和服務、經(jīng)濟指標等滿足十三鮮相關規(guī)定要求。供應商每批供貨,采購部應根據(jù)質(zhì)量檢驗所提供的各項數(shù)據(jù)建立供應商質(zhì)量檔案,同時要及時將考評結(jié)果通知供應商,對于考評不合格者,應督促其提出相應的改進措施并將改進措施及改善結(jié)果記錄在案。

采購物品在使用過程中發(fā)生質(zhì)量問題或采購合同執(zhí)行過程中供應商違約時,相關部門應通知供應商及時解決并將此信息反饋給采購部,采購部在對供應商提出警告,必要是予以更換。也可根據(jù)問題的嚴重程度尋求法律解決途徑。

5.3.4建立供應商檔案:

采購部負責建立供應商檔案,店管部、中心廚房予以配合,對每個選定的供應商必須有詳盡的供應商檔案。(供應商調(diào)查表、供應商審批表、供應商質(zhì)量檔案、供應商所提供的合格證明、價格表及相關資料。)

供應商檔案由采購部信息管理員負責管理,未經(jīng)采購部長允許,不得隨便查閱。

第7篇 物業(yè)公司采購管理作業(yè)規(guī)程（4）

物業(yè)公司采購管理標準作業(yè)規(guī)程(四)

1.目的

規(guī)范公司采購按理工作,確保公司采購物品符合規(guī)定要求。

2.適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及下屬管理處的采購管理工作。

3.職責

(1)經(jīng)營部采購員負責物品的采購工作。

(2)公司/管理處倉庫管理員負責物品申購計劃的制定,物品的驗收,出、入倉手續(xù)的辦理以及庫存物品的保管工作。

(3)公司財務部經(jīng)理負責物品申購計劃的審核。

(4)管理處經(jīng)理負責零星物品、應急物品的采購審批。

(5)公司總經(jīng)理負責申購計劃的審批。

4.程序要點

(1)物品采購的申請范圍

a)凡公司為提供服務、管理所需要的有形物料、工具等,均屬采購申請范圍。

b)下列有形產(chǎn)品如公司倉庫無儲存時,應提出采購計劃;

_公用設備設施、裝置運行、維護保養(yǎng)、檢修和更新所需的材料、配件、組件、單機和整機;

_為便于服務和管理所需添置的設備、設施、裝置;

_房屋本體及其他公共配套設施修繕所需的材料。

(2)物品采購的申報程序

a)計劃采購物品的申報程序:

_倉庫管理員應于每月25日前根據(jù)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關限額規(guī)定編制下月物品申購計劃表;

_物品申購計劃表,應于每月26日交公司財務部經(jīng)理根據(jù)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行審核;

_審核無誤的物品申購計劃表報公司總經(jīng)理審核;

_公司總經(jīng)理審批同意的物品申購計劃表交經(jīng)營部采購員按計劃購買。

b)零星物品的申購:

_零星物品的標準:

--常用品以外的;

--數(shù)量較少的;

--倉庫中沒有儲存的;

_零星物品的申報程序:

--由使用部門填寫零星物品申購單;

--管理處會計審核;

--零星物品單位價值在500元以內(nèi)的,由管理處經(jīng)理審批;

--零星物品單位價值在500元以上的,報公司總經(jīng)理審批;

--審批手續(xù)完整的申購單交公司采購員購買。

c)應急物品的申報程序:

_應急物品的標準:

--突發(fā)性急用物品;

--倉庫中沒有儲存的;

_應急物品的申報程序:

--使用部門填寫應急物品申報單;

--物品單位價值在1000元以下的,申購單交管理處經(jīng)理審批;

--物品單位價值在1000元以上的,申購單交公司總經(jīng)理審批;

--審批同意后交公司采購員購買。

(3)物品采購的時效

a)通用物品的采購。原則上應在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

b)特殊物品的采購。原則上應在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

c)零星物品的采購。原則上應在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

d)應急物品的采購。原則上應在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

(4)物品采購程序

a)公司采購員在采購物品時,應按《物品難標準作業(yè)規(guī)程》中的相關要求選擇所需物品。

b)公司采購員在采購物品時,應按照《分供方評審與管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定選擇評審合格的分供商。

c)批量物品的采購:

_采購員憑審批手續(xù)完整的采購計劃單到公司財務部按照《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定借支物品采購資金或支票;

_采購單位數(shù)量在10個以上的物品時,原則上應通過評審合格的供應商送貨上門;

_采購量不大或其他原因使供貨商不能送化上門的,由采購員到評審合格的分供商處購買;

_采購價值在50元以上物品時,采購員必須要求供應商提供正式的商品銷售發(fā)票;

_采購員在合格供應商處購買不到的物品,應做到貨比三家,爭取采購物料質(zhì)優(yōu)價廉。

d)零星物品的采購:

_采購員憑審批手續(xù)完整的零星物資申購單,到管理處財務部辦理物品采購借支手續(xù);

_管理處財務部的相關人員按照《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

_采購員原則上應到評審合格的供應商處購買,如合格供應商處沒有所需物品,應到物優(yōu)價廉的正規(guī)商店購買;

_購買價值在50元以上的物品,應要求供貨方提供正式商品銷售發(fā)票。

e)應急物品的采購:

_采購員憑審批完整的應急物品申購單到管理處財務部辦理借支手續(xù);

_管理處財務部相關人員按照《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

_采購員應到距離公司較近的正規(guī)商店購買。

f)采購員應將采購回來的物品按照《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定及時送交倉庫辦理驗收入庫手續(xù)。

g)物品采購發(fā)生的費用,由采購員按照《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定到財務部辦理費用報銷手續(xù)。

(5)物品采購資料的保管

a)物品采購的申報資料由經(jīng)營部采購員長期保存。

b)物品采購的發(fā)票及驗收資料等,由公司財務部或倉庫相關人員于月末匯總后,在公司財務部或倉庫加密長期保存。

(6)本規(guī)程的執(zhí)行情況,作為相關人員績效考評的依據(jù)之一。

5.記錄

《物品采購計劃表》

6.相關支持性文件

a)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》

b)《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》

c)《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》

d)《分供方評審與管理標準作業(yè)規(guī)程》

e)《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》