有哪些
資料檔案管理涉及多個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，主要包括：
1. 歸檔：整理并分類各類文件，確保其有序存儲。
2. 保管：對檔案進(jìn)行妥善保存，防止丟失或損壞。
3. 借閱：控制檔案的流通，確保使用者能合法借用。
4. 保密：保護(hù)敏感信息，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。
5. 登記：詳細(xì)記錄檔案的流轉(zhuǎn)情況。
6. 銷毀：對過期或無保留價值的檔案進(jìn)行安全處理。
內(nèi)容是什么
1. 歸檔：依據(jù)文件性質(zhì)和時間，建立清晰的歸檔體系，使用統(tǒng)一的檔案盒和標(biāo)簽，便于檢索。
2. 保管：設(shè)定恒溫恒濕的存儲環(huán)境，定期檢查檔案狀態(tài)，預(yù)防蟲蛀、霉變。
3. 借閱：設(shè)立借閱流程，包括申請、審批、登記和歸還，確保檔案安全。
4. 保密：對涉密檔案實施分級管理，限制查閱權(quán)限，使用加密技術(shù)保護(hù)電子文檔。
5. 登記：詳實記錄檔案的借閱、歸還、移出和銷毀等信息，便于追蹤。
6. 銷毀：制定嚴(yán)格的銷毀程序，由專人監(jiān)督，確保檔案在物理和數(shù)字層面徹底銷毀。
規(guī)范
這些環(huán)節(jié)需遵守國家檔案法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，定期審計以確保執(zhí)行到位。例如，歸檔應(yīng)符合《檔案法》要求；保密工作需遵循《保密法》；銷毀前需進(jìn)行檔案價值評估，防止有價值資料誤刪。
重要性
資料檔案的有效管理是企業(yè)運營的基礎(chǔ)，它保障了信息的準(zhǔn)確傳遞，支撐決策制定，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)，防止法律糾紛。良好的檔案管理也體現(xiàn)了企業(yè)的規(guī)范性和專業(yè)性，提升內(nèi)外部信任度。忽視檔案管理可能導(dǎo)致信息泄露，影響企業(yè)聲譽，甚至觸犯法律法規(guī)。因此，建立并執(zhí)行一套完整的檔案管理制度至關(guān)重要。
資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度范文
第1篇 資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度
本單位實行檔案集中統(tǒng)一管理的原則，按檔案法的有關(guān)規(guī)定，由各部門科室收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān)，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。
一、歸檔
凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。
1、歸檔時間：各科室要按時收集、整理各類文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢?？蒲袡n案實行由項目主持人負(fù)責(zé)立卷提供資料，由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責(zé)任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。
2、歸檔要求：檔案工作人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內(nèi)容項目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡要說明，錄像帶要附內(nèi)容提要。
3、歸檔份數(shù)：本單位發(fā)文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應(yīng)門類檔案，另一份編制“本單位發(fā)文匯編”?；n案本單位必須保存一套原件。
4、歸檔手續(xù)：各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。
二、保管
1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，分類編號保管；
2、資料檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。
5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每半年對檔案室進(jìn)行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
三、借閱
1、嚴(yán)格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
2、查閱資料檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，由借閱人寫書面申請并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可準(zhǔn)予借閱。
3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人，同時有分管領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字。
4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負(fù)責(zé)保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時需愛護(hù)，不得有破損、缺頁。
5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時歸還，統(tǒng)一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按礦有關(guān)制度予以處罰。
四、保密
1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機(jī)密，對造成泄密事故者，應(yīng)追究其責(zé)任。
2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印檔案。
3、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格遵守《保密守則》的規(guī)定，做好檔案保密工作。
五、登記
申請人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時間及借閱人。同時，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。
六、銷毀
1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，對期滿資料檔案，認(rèn)真進(jìn)行鑒定。
2、銷毀檔案，必須編制清冊，并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
3、銷毀檔案時，必須派專人（兩人以上）監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。
七、資料管理員崗位責(zé)任制
1、監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作，貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策，制定本機(jī)關(guān)檔案工作計劃和各項規(guī)章制度。
2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。
3、熟悉檔案業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極熱情地為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各科室服務(wù)。
4、嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密。
5、認(rèn)真履行工作職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節(jié)論處。
第2篇 某煤礦應(yīng)急資料檔案管理制度
(一)為加強(qiáng)應(yīng)急救援資料檔案管理工作 , 全面提高檔案管理水平 , 充分發(fā)揮檔案作用 , 根據(jù)《煤礦安全規(guī)程》(2022)第 672 條“煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實應(yīng)急管理主體責(zé)任,建立健全事故預(yù)警、應(yīng)急值守、信息報告、現(xiàn)場處置、應(yīng)急投入、救援裝備和物資儲備、
安全避險設(shè)施管理和使用等規(guī)章制度”的規(guī)定,制定本制度。
(二)應(yīng)急救援檔案歸檔范圍:凡是煤礦經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:
1. 具有保存價值的正式收文、發(fā)文(包括正件和附件)。
2. 本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件,包括請示、報告、項目立項、重要函件、應(yīng)急救援合同等。
3. 本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料 ( 即內(nèi)部文件 );如規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。
(三)應(yīng)急救援檔案歸檔要求
1. 已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔,任何人不得隨意留存。
2. 歸檔的文件材料要收集齊全 ( 包括附件,附圖 ),按照文件形成的先后次序排列清楚,剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。
3. 存檔文件必須為原件。
4. 文件歸檔時要有交接手續(xù)。
(四)應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀
1. 綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有檔案資料。
2. 專職檔案員對各部門移交的檔案資料按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,分類、編目、統(tǒng)計、保管,進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理。
3. 專職檔案員要對各部門檔案資料的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
4. 檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,建立檔案資料銷毀清冊。
第3篇 技術(shù)、設(shè)備檔案、圖紙資料管理制度
一、凡全公司的設(shè)備圖紙、技術(shù)資料（圖紙資料、設(shè)備使用說明書及備件目錄等），必須整理整齊，裝訂成冊，由生產(chǎn)設(shè)備科統(tǒng)一管理。
二、外文資料由生產(chǎn)設(shè)備科組織或聯(lián)系有關(guān)人員翻譯后交車間使用，車間使用份數(shù)應(yīng)由技術(shù)部門根據(jù)需要確定，不得隨意流出廠外。
三、有關(guān)工藝改革的技術(shù)文件，包括計劃申報表，實施工藝措施，鑒定報告等，詳盡整理后及時歸檔。
四、編制全公司專用生產(chǎn)設(shè)備科技術(shù)資料目錄，索引以方便查閱。
五、生產(chǎn)設(shè)備科的圖紙、資料不得隨意借閱，有關(guān)管理人員、生產(chǎn)人員確需借閱的，需到供應(yīng)部辦理借閱手續(xù)。
六、生產(chǎn)設(shè)備科應(yīng)健全資料借閱手續(xù)，借閱人需在借閱登記簿上簽字。
七、任何人不得破壞資料的完整性，存檔資料缺損的，由供應(yīng)部負(fù)責(zé)，外借資料缺損的由借閱人負(fù)責(zé)。
八、資料外借期限為兩周，超過兩周的，供應(yīng)部應(yīng)主動追索，因生產(chǎn)需要，借閱人仍在使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第4篇 生產(chǎn)設(shè)備檔案資料管理制度
生產(chǎn)設(shè)備檔案資料管理制度
1.目的作用
設(shè)備檔案資料是設(shè)備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù),為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài),提高使用、維修水平,充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能,特制定本制度。
2.管理職責(zé)
2.1 設(shè)備檔案資料對公司的資產(chǎn)管理起著至關(guān)重要的作用,對其管理的主要負(fù)責(zé)部門是公司設(shè)備動力科,主要應(yīng)做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。
2.2 設(shè)備的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設(shè)備動力科可保留部分常用設(shè)備資料(主要應(yīng)為復(fù)制件),凡是需用資料的部門均應(yīng)到檔案室借用。公司檔案室管理員應(yīng)嚴(yán)格按公司制定的《檔案管理條例》,加強(qiáng)對設(shè)備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。
3.主題釋意與說明
3.1 有關(guān)設(shè)備資料是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料,設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)將全公司生產(chǎn)設(shè)備逐臺建立設(shè)備資料袋及設(shè)備資料的管理工作。
3.2 設(shè)備檔案資料應(yīng)包括如下內(nèi)容:
3.2.1 制造廠的技術(shù)檢驗文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單。
3.2.2 設(shè)備安裝驗收移交書。
3.2.3 設(shè)備附件及工具清單。
3.2.4 設(shè)備大、中修理施工記錄,竣工驗收單,修理檢測記錄。
3.2.5 精度校驗及檢驗記錄。
3.2.6 設(shè)備改裝、更新技術(shù)。
3.2.7 設(shè)備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結(jié)果)。
3.2.8 設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表。
3.2.9 安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。
3.2.10 設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。
3.2.11 設(shè)備操作規(guī)程(包括:崗位職責(zé)、主要技術(shù)條件、操作程序、維護(hù)保養(yǎng)項目等)。
3.2.12 設(shè)備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項目、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收規(guī)范等)。
3.2.13 其他資料。
3.3 設(shè)備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機(jī)械、電氣、動力設(shè)備及土建設(shè)施的有關(guān)圖紙說明書、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙、修理工具圖冊及設(shè)備維修、使用原始等。
4.設(shè)備檔案資料的收集
4.1 設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)圖紙資料的收集工作,將設(shè)計通用標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備說明書以及各種型號的設(shè)備制造圖、裝配圖,重要易損零件圖配置完整。
4.2 新設(shè)備進(jìn)公司,開箱應(yīng)通知資料員及有關(guān)人員收集隨機(jī)帶來的圖紙資料,如果是進(jìn)口設(shè)備需提請主管生產(chǎn)(設(shè)備)的領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機(jī)說明書上的電器圖,在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制,以指導(dǎo)安裝施工,原圖分級妥善保管。
4.3 設(shè)備檢修與維修期間,由設(shè)備管理部門組織車間技術(shù)人員及有關(guān)人員對設(shè)備的易損件、傳動件等進(jìn)行測繪,經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。
4.4 隨機(jī)帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設(shè)備管理部門組織審核校對,發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符,必須做好記錄,并在圖紙上修改。設(shè)備管理部門組織將全公司設(shè)備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等,進(jìn)行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用,原圖未經(jīng)批準(zhǔn)一律不外借或帶出資料室。
5.設(shè)備檔案資料的整理 所有進(jìn)人資料室保管的藍(lán)圖,資料員必須經(jīng)過整理、清點編號、裝訂(指藍(lán)圖),登賬后上架妥善保管。
5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套,并填寫圖紙目錄和清單,詳細(xì)記明實有張數(shù),圖面必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn),有名稱、圖號,有設(shè)計、校對、審核人簽字。
5.2 底圖的保管
5.2.1 所有底圖按設(shè)備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準(zhǔn)確無誤。
5.2.2 底圖的修改應(yīng)由設(shè)備管理部門有關(guān)負(fù)責(zé)人員簽名(蓋章)批準(zhǔn),注明修改日期。
5.2.3 底圖作廢、銷毀,應(yīng)由資料員提出交設(shè)備管理部門組織技術(shù)員分別核實,確定無保存價值者,列出清單,經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
5.3 動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管
5.3.1 動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、,乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。
5.3.2 動力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由設(shè)備管理部門組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實際附設(shè)走向進(jìn)行測繪,底圖交公司資料室作密級資料保管。
5.3.3 檔案資料必須保持與實物或?qū)嶋H情況相符,根據(jù)公司管線布置變動的情況,檔案資料必須作相應(yīng)的變動,修改后歸檔。
6.設(shè)備檔案資料管理的具體要求
6.1 技術(shù)文件應(yīng)力求齊全、完整、準(zhǔn)確
6.2 檢
驗(檢測檢修、驗收記錄等資料由設(shè)備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。
6.3 所有圖紙要有統(tǒng)一的編號 6.4 圖紙上的各項技術(shù)要求標(biāo)注齊全,圖紙清晰。
6.5 型號相同的設(shè)備,因制造廠和出廠年份不同,零件尺寸可能不同,應(yīng)與實物核對,并在圖紙索引中加以注明。
6.6 設(shè)備經(jīng)改裝或改造后,圖紙應(yīng)及時修改。
6.7 圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上,并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造廠的圖紙,一律沿用原制造廠的編號。
6.9 訂制設(shè)備、年久設(shè)備和無制造廠設(shè)備圖紙的編號,按下列辦法進(jìn)行,即第一節(jié)為設(shè)備型號,第二節(jié)為部件號,第三節(jié)為零件號,每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始,以便書寫整齊和查閱清楚。
6.10 嚴(yán)禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。
7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定
7.1 資料管理員認(rèn)真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數(shù)、借閱時間、借閱期限等項。
7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。
7.3 絕密文件資料借閱,資料管理員需報請設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。
7.4 資料借閱時間規(guī)定為10天內(nèi),借閱期滿,資料管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者,應(yīng)辦順延手續(xù),該歸還不歸還或遺失、損失者,由設(shè)備管理部按其損失作估價賠償。
7.5 非為我公司服務(wù)的外單位人員不得借閱公司的設(shè)備檔案資料。為我公司服務(wù)的人員,經(jīng)設(shè)備部允許,可在資料室查閱有關(guān)的檔案資料,但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要,需將檔案資料帶出資料室,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.6 原圖原件或無備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借,只能在資料室查閱。
7.7 本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者,須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則,辦公室不得辦理調(diào)動或退休手續(xù)。
8.附件
附件一-設(shè)備備案卡(一)
附件二-設(shè)備備案卡(二)
第5篇 工程化驗室檔案資料管理與保密制度
工程公司化驗室檔案資料管理與保密制度
1、目的
使化驗室的檢驗原始記錄,儀器設(shè)備檔案,技術(shù)書籍處于受控狀態(tài),滿足檢驗、設(shè)備的原始資料的保存需要。
2、使用范圍
本制度適用于化驗室的檢測原始資料和儀器設(shè)備檔案管理。
3、職責(zé)
3.1班長負(fù)責(zé)對檢測原始記錄進(jìn)行歸類,按保存期限進(jìn)行保管。
3.2儀器設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)對儀器設(shè)備檔案進(jìn)行管理。
4、工作程序
4.1由班長負(fù)責(zé)歸檔資料的整理、保管、借閱和銷毀工作。
4.2由班長負(fù)責(zé)收集日常水質(zhì)檢測原始記錄,在檢測報告發(fā)出后立即歸檔。凡列入固定資產(chǎn)范圍內(nèi)的各類儀器設(shè)備檔案資料于進(jìn)站開箱驗收后,立即歸檔。
4.3借閱存檔資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)。與檢測無關(guān)人員不得查閱檢測報告和原始記錄,保密資料需經(jīng)部長或總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱,不得帶出資料室,不得復(fù)印。
4.4檔案工作人員要嚴(yán)格為供貨商保守技術(shù)機(jī)密,并按照相關(guān)保密制度管理,否則以違反紀(jì)律處理。
4.5要注銷的技術(shù)檔案要造冊登記,經(jīng)部長和總經(jīng)理審批,指定監(jiān)銷人共同處理,以防失密。
4.6妥善保管資料檔案,定期檢查防止霉變和蟲蛀。
5、相關(guān)文件
6、相關(guān)記錄
化驗室資料檔案清單
第6篇 物業(yè)管理處站檔案資料管理制度
項目物業(yè)管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業(yè)管理軟件和保證管理服務(wù)工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。因此,為規(guī)范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規(guī)定。
一、指定一兼職資料員負(fù)責(zé)公司文檔的全面管理,負(fù)責(zé)管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結(jié)、報告等)和資料(技術(shù)資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發(fā)文進(jìn)行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進(jìn)行分類,以便查閱,對于可進(jìn)入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認(rèn)真驗收,并辦理交接登記手續(xù)。
四、任何人員借閱相關(guān)文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機(jī)密文件,要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產(chǎn)權(quán)人及用戶的相關(guān)資料,對管理相關(guān)的人員可查閱,不得給其他無關(guān)人員。
七、經(jīng)常對檔案進(jìn)行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應(yīng)分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀;對受損、變質(zhì)檔案,及時修補和復(fù)制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
第7篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報告、通報、會議紀(jì)要)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
4職員、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標(biāo)明。
6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
第8篇 某檔案資料管理制度
(一)試驗室內(nèi)業(yè)資料包括試驗檢測資料、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)技術(shù)圖書、文件及儀器設(shè)備檔案等;各級試驗機(jī)構(gòu)應(yīng)有專人管理。
(二)檔案資料應(yīng)指定專人管理試驗檢測資料,試驗檢測資料應(yīng)及時收集、整理,按不同試驗檢測項目分別編號、放置;檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄,資料按卷內(nèi)目錄有序放置;無關(guān)人員不得隨便查閱,需要借閱時,應(yīng)經(jīng)試驗室主任批準(zhǔn),管理人員應(yīng)辦理借閱登記手續(xù),借閱后要及時收回,以免丟失。
(三)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)圖書應(yīng)實行登記造冊,分別編制目錄,供查找方便;及時掌握新標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范變更情況,適時收集補充,不得采用作廢標(biāo)準(zhǔn)。
(四)文件應(yīng)按內(nèi)部、外部進(jìn)行登記分類保管,內(nèi)部文件較多時,可再分為上級、同級、下級進(jìn)行管理,年底按文件檔案管理要求歸檔。
第9篇 技術(shù)質(zhì)量部工程資料檔案管理制度
工程資料檔案管理制度第一條 為加強(qiáng)工程管理，建立健全工程項目建設(shè)檔案，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的要求，制定本制度。
第二條 管理部門
工程資料檔案由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)管理。各部門與工程項目有關(guān)的資料要在工程竣工驗收后，經(jīng)整理統(tǒng)一移交。
第三條 歸檔范圍：
（一）經(jīng)營檔案：由經(jīng)營預(yù)算部按建設(shè)項目分單位工程立卷歸檔。
1、工程預(yù)算、重點工程合同預(yù)算；
2、詢價、報價、投標(biāo)、補充單價申請與批復(fù)，工程分析材料等；
3、工程的協(xié)議書、合同、合同附件，資格預(yù)審材料，可行性研究報告，談判記錄、協(xié)議、議定書
（二）工程技術(shù)檔案：由工程技術(shù)部在工程竣工后，按建設(shè)項目分單項工程立卷歸檔。
1、施工依據(jù)性材料：
（1）開工報告、批準(zhǔn)文件；
（2）協(xié)議書、合同書、施工執(zhí)照。
2、施工指導(dǎo)性文件：
（1）施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底；
（2）施工技術(shù)措施、施工計劃。
3、 施工過程中形成的文件材料：
（1）洽商記錄：建設(shè)、施工、設(shè)計單位三方會談紀(jì)要、圖紙會審紀(jì)要，修改設(shè)計通知單、技術(shù)核定單、工程變更洽商單；
（2）各種材料、構(gòu)件、配件、設(shè)備等出廠合格證書 ，以及開箱記錄；
（3）隱蔽工程檢查驗收記錄，預(yù)檢復(fù)核記錄；
（4）各種管道的安裝，試壓、泄漏、探傷等記錄；
（5）儀器、儀表、設(shè)備的安裝、檢驗、調(diào)試記錄，驗收標(biāo)準(zhǔn)及操作規(guī)范等；
（6）施工日志：冬、雨季施工記錄；
（7）分項、分部、單位工程質(zhì)量評定；
（8）工程質(zhì)量事故處理記錄及對影響工程質(zhì)量或使用的遺留問題處理意見；
（9）施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)。
4、竣工文件材料：
（1）竣工測量、竣工圖、工程預(yù)決算、工程經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析；
（2）竣工工程一覽表（竣工工程項目、單位工程名稱、位置、結(jié)構(gòu)型式、造價、工期、工效等）；
（3）竣工驗收證明書、報告及會議文件；
（4）工程質(zhì)量評審材料。
5、優(yōu)質(zhì)工程必須具有檢查評定材料、上級審批文件及檢查評定結(jié)果。
（四）產(chǎn)品檔案：由材料部、經(jīng)營預(yù)算部 ，按產(chǎn)品型號立卷歸檔。
1、技術(shù)協(xié)議書、委托書以及有關(guān)的合同文件；
2、 產(chǎn)品合格證，使用說明書；
3、 產(chǎn)品加工、審核、質(zhì)量檢查、標(biāo)準(zhǔn)化審查、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收等文件；
第四條 歸檔要求
1、歸檔的資料檔案，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2、在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。
3、案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。
4、按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。
5、全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目
第五條 本制度由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)解釋。
八、項目經(jīng)理部勞動保障管理
項目勞動管理工作例會制度
一、本例會每月定期召開一次，遇有特殊情況可隨時召開。
二、參加人員為：項目經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)小組全體成員、其它相關(guān)人員。
三、會議由公司項目經(jīng)理主持。
四、會議內(nèi)容：
1、審議各參建單位勞動力管理員提交的本月勞動管理、矛盾隱患排查相關(guān)工作開展情況；
2、總結(jié)、分析項目合同履約、結(jié)算支付、工資發(fā)放、員工變動、資料歸檔等各項工作開展情況；
3、討論本月發(fā)生的變更、洽商、合同外增減量并進(jìn)行及時確認(rèn)；
4、核對工程款、勞務(wù)費支付情況是否符合合同約定；
5、針對勞動管理工作存在的問題制定整改方案；對糾紛、隱患制定化解方案；
6、落實上月例會提出的各項工作目標(biāo)，并制定下月的工作計劃。
第10篇 安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料管理制度
1、檔案資料實行一專業(yè)一柜管理制度,各專業(yè)要按照新標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真做好本專業(yè)安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化各類軟件資料的歸檔管理工作。
2、軟件資料歸檔要按照新標(biāo)準(zhǔn)所列項目分項歸檔,如果一個檔案盒放不下的可按序號放下一個檔案盒,依次類推。
3、每個檔案盒內(nèi)要有本盒內(nèi)所有內(nèi)容匯總記錄,放在盒內(nèi)第一頁。
4、每個檔案柜內(nèi)要有柜內(nèi)所存內(nèi)容匯總記錄,放在本檔案柜的第一層。
5、檔案柜及檔案盒要保持清潔、整齊、有序,有關(guān)人員借閱資料,必須登記并負(fù)責(zé)收回,出現(xiàn)資料丟失,要對軟件負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
6、檔案管理工作必須認(rèn)真細(xì)致、條目清晰、一目了然,對不負(fù)責(zé)任的有關(guān)責(zé)任人要進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
7、安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化辦公室每周要對各專業(yè)的軟件資料的歸檔管理進(jìn)行系統(tǒng)檢查驗收,對照標(biāo)準(zhǔn)缺項、不完善和需要更新的軟件資料及時的督促各專業(yè)補全、完善和更新。
第11篇 _鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
一、社區(qū)各種門類的檔案,由社區(qū)村委會指定專人統(tǒng)一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發(fā)生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據(jù)氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續(xù),嚴(yán)格核實交接的檔案。
第12篇 安全檔案資料管理制度
為加強(qiáng)集團(tuán)公司安全檔案資料的統(tǒng)一歸口管理,使各項目在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種安全管理資料完整保存,為職業(yè)安全健康體系的監(jiān)督審核、安全生產(chǎn)許可證的審驗及日常安全生產(chǎn)管理工作的改進(jìn)、更新、查閱、事故調(diào)查處理等諸多問題提供依據(jù),特制定本制度。
第一章 安全檔案資料管理人員崗位責(zé)任
第一條 積極學(xué)習(xí)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)知識,掌握安全生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范,熟悉安全資料管理業(yè)務(wù),了解集團(tuán)公司、單位安全生產(chǎn)業(yè)務(wù)范圍。
第二條 用科學(xué)的方法管理安全資料,熟悉各項方針政策和各項規(guī)章制度。
第三條 具體監(jiān)督和指導(dǎo)項目做好安全資料的整理、接收、歸檔工作,檢查資料是否齊全,各種報表是否符合要求,不同項目分別保管,不斷提升管理水平。
第四條 做好各種安全資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等工作,熟悉資料保管情況。采用適用的查閱方法,迅速準(zhǔn)確的查調(diào)資,做到積極、主動、為生產(chǎn)一線服務(wù)。
第五條 保護(hù)安全資料的完整齊全,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀。
第六條 對一些有利用價值的安全資料,不得擅自處理。
第七條 創(chuàng)造條件,做好安全資料的編制研究工作。
第二章 安全檔案資料的接收
第八條 安全資料實行統(tǒng)一管理,服務(wù)于各項目安全生產(chǎn)工作。
第九條 凡屬集團(tuán)公司內(nèi)的一切安全資料均由歸口部門統(tǒng)一監(jiān)管、審核,任何人不得以任何借口拒絕進(jìn)行移交。
第十條 項目安全處負(fù)責(zé)人按已完工程匯總整理后報公司安全保衛(wèi)科,安全保衛(wèi)科審核合格后交公司資料室管理人員分類存檔。
第十一條 各單位完工項目的安全資料必須由該項目安全處負(fù)責(zé)人整理,并在一個月內(nèi)交單位安全保衛(wèi)科審核移交資料室。
第十二條 安全資料交接必須建立清單,材料齊全,由交接雙方簽字移交。
第三章 安全檔案資料的整理
第十三條 單位資料管理人員應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定將不同類別的資料按期限、承建道路的等級歸類整理、標(biāo)注、編號存檔。
第十四條 項目安全處負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)路面、路基、橋梁、隧道等施工面,安全側(cè)重點和資料管理分類的要求,將安全資料分類裝訂存放,以利管理和移交存檔。
第十五條 凡從財務(wù)部門收集的安全投入復(fù)印憑證連同傷亡事故報表一并整理,編號存檔。
第四章 安全檔案資料的保管
第十六條 存放的安全資料必須標(biāo)志明顯,排放整齊,方便查找利用。
第十七條 安全資料在項目完工后存放年限按檔案資料管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,超過存檔期的資料,需銷毀的必須上報公司領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)公司安全生產(chǎn)和設(shè)備動力部批準(zhǔn)。
第十八條 防止重要資料的缺損、丟失,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時予以修補,保證資料的完整性。
第五章 安全檔案資料的利用
第十九條 積極了解各項目安全生產(chǎn)工作的實際需要,主動提供與項目施工相關(guān)的安全資料。
第二十條 根據(jù)工程施工的需要,組織安全生產(chǎn)管理人員研究、討論、改進(jìn)安全生產(chǎn)管理工作。
第二十一條 各單位、各項目在工程施工安全管理中有利于推廣的安全管理資料報集團(tuán)公司安全生產(chǎn)和設(shè)備動力部審核后有利于全集團(tuán)公司推廣使用。
第二十二條 各級安全管理人員要積極探索安全生產(chǎn)管理經(jīng)驗,搜集總結(jié)有利用價值的安全資料為工程生產(chǎn)不斷充實新的內(nèi)容。
第六章 安全檔案資料管理的獎罰
第二十三條 對于在安全生產(chǎn)過程中各種安全資料齊全,能夠總結(jié)先進(jìn)安全生產(chǎn)經(jīng)驗的安全管理人員予以獎勵。
第二十四條 對于只注重現(xiàn)場管理,忽視安全資料整理或安全管理無資料的人員給予處罰。
第二十五條 安全資料管理獎罰按集團(tuán)公司獎懲管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第七章 附 則
第二十六條 本制度由集團(tuán)公司安全生產(chǎn)和設(shè)備動力部負(fù)責(zé)解釋。
本制度自發(fā)布之日起施行。
第13篇 檔案資料借閱制度范例
(1)借閱的檔案資料,無特殊情況,原則上不準(zhǔn)帶出,只準(zhǔn)在辦公室內(nèi)查閱。
(2)借閱的檔案、資料需摘錄時,需經(jīng)管理人員允許,資料應(yīng)摘錄在工作手冊上。
(3)嚴(yán)禁在檔案、資料上圖點、劃道,注字、涂改和折頁等,嚴(yán)禁把檔案、資料弄臟損壞。
(4)借閱人員要愛護(hù)辦公室內(nèi)的物品,保持安靜,不隨地吐痰,嚴(yán)禁吸煙。
(5)如因特殊情況,借閱的檔案需要帶到單位外,應(yīng)妥為保管,不得損壞丟失。不準(zhǔn)私自轉(zhuǎn)借他人。借出檔案、資料要按時歸還,如因故不按時歸還,應(yīng)電話聯(lián)系延長時間,并在借出檔案、資料手續(xù)單上注明延期歸還時間。
第14篇 應(yīng)急救援資料檔案管理制度
礦山應(yīng)急救援必須建立完善的物資檔案,必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。
一、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:
1、安全生產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動情況記錄。
2、專職及兼職安全員名單。
3、特種作業(yè)人員資格證名單。
4、特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。
5、危險源管理清單。
6、監(jiān)測資料(地壓、邊坡、巖石移動、涌水量、粉塵濃度、風(fēng)速、風(fēng)量、噪聲及地表環(huán)境監(jiān)測)。
7、職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。
8、安全生產(chǎn)整改情況記錄。
9、安全例會及安全日、月活動記錄。
10、職工代表會關(guān)于安全生產(chǎn)的提案及整改落實情況。
11、傷亡登記表存檔情況。
12、崗位作業(yè)操作規(guī)程。
13、安全措施經(jīng)費及使用情況。
14、事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實施記錄。
二、要編寫詳細(xì)的目錄并分檔存放,以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范。
三、按期上報給各有關(guān)部門,定期向職工公布檔案管理情。
四、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學(xué)化。
第15篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度-4
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標(biāo)、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。
3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。
第16篇 應(yīng)急救援管理涉密圖紙資料和檔案管理制度
1、存檔文件應(yīng)由專人管理,其他人未征得管理人員同意,不得隨意翻閱查看。
2、檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司相關(guān)制度,嚴(yán)禁泄露檔案材料中的秘密。
3、借閱資料、檔案必須登記,外單位人員查閱本單位檔案必須持組織介紹信,無特殊原因,檔案一般不外借。
4、經(jīng)鑒定,批準(zhǔn)銷毀的檔案材料,應(yīng)按規(guī)定程序銷毀,不得當(dāng)廢品處理。
5、檔案管理員要妥善保管好檔案,不能隨意亂放,防止丟失。
6、檔案管理員一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失,應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門報告,及時采取措施,并追究有關(guān)人員責(zé)任。
第17篇 鎮(zhèn)中心幼兒園資料及檔案管理制度
鎮(zhèn)中心幼兒園資料及檔案管理制度
1、資料員定期做好各類資料的收集、登記、整理歸檔、存檔工作。
2、負(fù)責(zé)向員工及時提供各類資料的查詢。
3、負(fù)責(zé)做好各類資料的借閱管理。
4、做好各類資料的保管工作,做好防火、防盜、防蟲、防霉工作。
5、對來文和本園文書資料進(jìn)行綜合分類,以利文件統(tǒng)計、閱辦、保管、查找和保密。
6、文件及時辦理,需轉(zhuǎn)送有關(guān)部門,人員辦理,做到不積壓、不誤事、不錯漏、不遺失、不泄密。
7、對轉(zhuǎn)送辦的文件要跟蹤督促,及時催辦,已辦的文件及時回收。
8、做好四個平時,平時分類、平時鑒定、平時整理、收回后的文件按平時擬好的標(biāo)題分類存放。
9、年終將全部文件清理歸檔,對跨年未辦畢的文件爭取在下年三月底前清退以便交卷歸檔。
第18篇 資料檔案管理制度
一、為加強(qiáng)本公司資料、檔案工作,特制定本制度。
二、公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理公司的資料、檔案工作。
三、公司各部門應(yīng)指定專(兼)職人員負(fù)責(zé)管理,收集本部門的文件、資料,并保持相對穩(wěn)定,專(兼)職人員工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
四、資料歸檔范圍
1、上級部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
2、本公司正式發(fā)文及與有關(guān)部門來往的文書。
3、本公司的請示與上級部門的批復(fù)。
4、反映本公司主要活動的各種計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報、報道。
5、本公司與外單位簽訂的各種合同,協(xié)議等文件資料。
6、本公司所完成的工程任務(wù)的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同書、責(zé)任狀、工程設(shè)計、工程量清單、變更請示及批復(fù)、質(zhì)檢驗收及竣工報告、驗收鑒定書等,以及工程有關(guān)剪報、照片、錄音、錄像等。
7、本公司所購機(jī)械設(shè)備、財產(chǎn)清單、說明書、履歷等。
8、本公司關(guān)于管理者任免文件及員工獎勵處分材料。
9、本公司員工勞務(wù)合同、考勤管理、工資、福利等方面的材料。
10、本公司股東會、董事會有關(guān)決議及會議紀(jì)要、會議記錄。
五、各部門都要建立健全平時歸卷制度,對處理完畢或批復(fù)的文件材料,統(tǒng)一交由專 (兼)職經(jīng)辦人員集中保管。
六、各部門除應(yīng)平時及時將文件、資料交公司辦公室外,最遲于每年三月底前將上年的所有文件、資料、移交公司辦公室。
七、公司辦公室與各部門的文件、資料、移送、接交應(yīng)辦理有關(guān)手續(xù),明確責(zé)任。
八、公司檔案室應(yīng)按有關(guān)統(tǒng)一立卷歸檔規(guī)范要求,按年、部門、內(nèi)容分類進(jìn)行整理歸檔,保持文件、材料的齊全完整和隨時可查性。
九、公司檔案室的文件、材料要注意安全和保密,未經(jīng)公司董事長領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)翻看、抄錄、復(fù)印、帶走,確因工作需要,經(jīng)過批準(zhǔn)的要有詳細(xì)登記,并辦理有關(guān)手續(xù)。
十、多余重復(fù)過時和無保存價值的文件、材料,檔案室要定期(按年)清理
造冊,并經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,在公司經(jīng)營部最少二人的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
第19篇 特種設(shè)備檔案資料管理制度辦法
特種設(shè)備檔案資料管理制度
一、目的
為做好特種設(shè)備檔案資料管理工作,明確公司特種設(shè)備檔案資料管理工作要求,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司特種設(shè)備檔案資料管理工作。
三、規(guī)定內(nèi)容
1、特種設(shè)備檔案資料主要包括以下內(nèi)容:
1.1特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;
1.2特種設(shè)備使用登記證和檢驗報告書;
1.3特種設(shè)備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄;
1.4特種設(shè)備的日常運行狀況記錄;
1.5特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;
1.6特種設(shè)備運行故障和事故記錄;
2、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸口管理本單位所有特種設(shè)備檔案資料,應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)特種設(shè)備檔案資料的保管工作。
3、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或檔案柜用于保存特種設(shè)備檔案資料,保存期限原則上為3年,重要的見證資料應(yīng)永久保存。
4、根據(jù)需要本單位可另外專門設(shè)立特種設(shè)備檔案資料管理機(jī)構(gòu)。
第20篇 市檔案館工程項目資料管理制度
市檔案館工程項目資料管理制度
為加強(qiáng)本項目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作,保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗收的順利進(jìn)行,根據(jù)《××市建設(shè)工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》,及公司有關(guān)文件資料檔案工作的有關(guān)規(guī)定,特制定本辦法。望項目各有關(guān)人員密切配合,共同遵照執(zhí)行。
一、工程技術(shù)資料填寫的要求
1、相關(guān)文件
《建筑工程竣工驗收統(tǒng)一用表填表說明》(××市檔案館)
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-2001)
2、資料填寫內(nèi)容必須真實可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料的形成與工程形象進(jìn)度同步。資料所記載的內(nèi)容必須與實際圖物相符,并按規(guī)定已通過了一定的審批、檢查、驗收程序,負(fù)有責(zé)任的各方在資料指定位置上簽署意見,簽名或蓋章并注明時間。
3、作為工程檔案,必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復(fù)寫紙書寫,要求字體端正、清晰易辨、嚴(yán)禁涂改。
二、主要工程技術(shù)資料填寫要求及責(zé)任人
1、工程基線復(fù)核單、單位工程座標(biāo)定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建筑物沉降觀測記錄,由測量人員按單位工程分層數(shù)填寫,交項目總工核定。要求所填數(shù)字準(zhǔn)確無誤,所繪簡圖上各測點應(yīng)編號,表中應(yīng)有測量者、校核者簽名。由測量員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫,令工長限期整改,復(fù)檢無誤后,將結(jié)果記錄在上。由質(zhì)量員、安全員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗收記錄,由負(fù)責(zé)所辦隱蔽工程內(nèi)容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應(yīng)有施工部位及隱蔽項目,重點寫出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況,必要時繪出簡圖。并須報質(zhì)檢員驗收簽字、經(jīng)項目自檢合格后,由各相關(guān)工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗批驗收記錄,由各主管工長負(fù)責(zé)填寫,要求填寫規(guī)范,簽字蓋章齊全,由各主管工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底卡,由負(fù)責(zé)施工的工長填寫。主要是對施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會審提出的有關(guān)問題,解決方法等進(jìn)行詳細(xì)且有針對性的技術(shù)交底,填寫要具體,交接手續(xù)應(yīng)及時且要齊全,所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊書面指定的各班組長)的簽名及交接時間,以明確責(zé)任,班組所有人員必須逐一簽字,不得找人代簽。本交底一式四份,交項目資料員二份。
6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢記錄,由工長及班組長負(fù)責(zé)填寫,并有交接雙方及有關(guān)檢查人員簽字,質(zhì)量檢查評語,并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字核實,由質(zhì)檢員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證:主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄桿)、涂料等材料,由負(fù)責(zé)提供材料的供應(yīng)商隨進(jìn)場材料同時供應(yīng),由項目材料員負(fù)責(zé)收集。一般應(yīng)提供一式二份原件,若提供復(fù)印件或抄件,必須注明原件存放處并加蓋供應(yīng)商公章,項目材料員必須在材質(zhì)或檢查報告上加蓋材料方章,注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進(jìn)場數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容,資料內(nèi)容必須齊全。由材料員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗報告,砼、砂漿試塊強(qiáng)度報告(包括同條件養(yǎng)護(hù)試塊及拆模強(qiáng)度試塊強(qiáng)度報告),砂漿、砼配合比設(shè)計報告,水泥、砂石檢驗報告及其它材料復(fù)檢報告均由試驗員提供,各施工工長負(fù)責(zé)提供使用部位,設(shè)計要求,構(gòu)件名稱等有關(guān)數(shù)據(jù),試件組數(shù)應(yīng)符合施工驗收規(guī)范的有關(guān)規(guī)定(注:實行100%有見證送檢,其中另加5%的質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督抽檢)。鋼筋焊接試驗報告還必須加蓋方章(注明焊接人員姓名及操作證號),由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
9、鋼材力學(xué)、工藝性能試驗報告,鋼筋進(jìn)場應(yīng)按直徑分批檢驗,檢驗內(nèi)容包括查對標(biāo)志.外觀并按現(xiàn)行國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抽取試件,作力學(xué)、工藝性能試驗(必須見證取樣),合格后才可用于工程上。鋼材力學(xué)、工藝性能試驗報告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗結(jié)果判定鋼材等級,如須降級用或改變使用部位應(yīng)注明.由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
10、水泥物理性能檢驗報告:水泥性能指標(biāo)必須符合gb75-92及其它規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).進(jìn)場的水泥須做到檢驗合格后使用,杜絕使用無試驗和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質(zhì)量事故.水泥物理性能檢驗報告,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
11、砼質(zhì)量攪拌記錄,由試驗員按砼申請報告單向攪拌站索取,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記:必須以單位工程逐日填寫,并應(yīng)填寫如下內(nèi)容:天氣情況,工程進(jìn)展情況及施工部位,因設(shè)計與現(xiàn)場不符,由設(shè)計單位或建設(shè)單位在現(xiàn)場解決的設(shè)計問題和對施工圖修改記錄,勞動力調(diào)配.材料設(shè)備供應(yīng)情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析,處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施,與本工程有關(guān)的其他情況。工程完工交項目資料員存檔。項目的施工日志由項目總工填寫。
13、各分項工程、分部工程驗收記錄由項目總工根據(jù)檢驗批如實填寫,向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項目資料員一式四份原件。
14、圖紙、設(shè)計變更發(fā)放由項目資料員統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)放,并作好記錄,所有圖紙、設(shè)計變更、來函必須發(fā)放項目副經(jīng)理以便指導(dǎo)施工,項目相關(guān)管理人員領(lǐng)取圖紙、設(shè)計變更后要對圖紙及時進(jìn)行標(biāo)注并妥善保管,不得遺失,要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù),以備查驗。
; 三、外部文件的處理
1、原則上,外部文件的收發(fā)工作由項目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
2、對外來所有文件均需辦理收文卡,并報項目領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。資料員對外來文件進(jìn)行處理時,需嚴(yán)格保證及時,避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對材料報驗及實驗報告向監(jiān)理公司的報驗工作,由項目實驗員依據(jù)監(jiān)理公司要求進(jìn)行報驗工作。項目質(zhì)檢組負(fù)責(zé)報驗前的檢查工作。若材料的報驗過程中出現(xiàn)問題,需及時上報項目領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。
4、對于進(jìn)場設(shè)備、機(jī)械的報驗,由項目機(jī)電工長根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫報驗手續(xù)后,交項目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進(jìn)行報送。
5、對分包文件的處理由項目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項目資料員在分包進(jìn)場時,對各分包分別進(jìn)行交底,明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及統(tǒng)一用語等。
2、項目總包管理人員(暫為項目經(jīng)理及項目副經(jīng)理)應(yīng)協(xié)助項目資料員進(jìn)行分包資料的管理,做到及時準(zhǔn)確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負(fù)責(zé),完工時交總包單位匯總后上報。
4、分包單位施工過程中的報審資料,由分包單位進(jìn)行填寫,并加蓋紅章后報總包單位,總包單位負(fù)責(zé)向監(jiān)理公司上報。
5、分包單位完工時,應(yīng)保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術(shù)資料填寫統(tǒng)一用語
1、工程名稱:××××××××××
2、設(shè)計單位:×××××××建筑設(shè)計研究院
3、建設(shè)單位:×××××房地產(chǎn)有限公司
4、監(jiān)理單位:×××××建設(shè)監(jiān)理有限公司
5、施工單位:×××××建設(shè)工程有限責(zé)任公司
6、工程隊別(或施工班組) :填寫一線作業(yè)班組.如:___班
7、施工部位:必須填寫棟號、軸線、標(biāo)高。
8、單位填寫采用國際單位,書寫采用英文縮寫,如: m2,m3,t,kg等。
9、資料原則上均采用手寫,所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫與設(shè)計圖紙一致,填寫時需按軸線+層數(shù)+標(biāo)高。結(jié)構(gòu)施工中填寫的層數(shù)是指本自然層底板結(jié)構(gòu),其余與自然層一致。
11、當(dāng)同一層結(jié)構(gòu)需分幾個檢驗批驗收時,幾個驗收部位務(wù)必閉合。
六、對內(nèi)資料發(fā)放部門
(一)、項目生產(chǎn)會議紀(jì)要:
勞務(wù)隊、會議相關(guān)分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
(二)、分包協(xié)調(diào)會議紀(jì)要
勞務(wù)隊、會議相關(guān)分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
(三)、技術(shù)交底會議紀(jì)要
勞務(wù)隊、會議相關(guān)分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
(四)、設(shè)計圖紙、變更
勞務(wù)隊、鋼筋翻樣、相關(guān)工長、預(yù)算、測量組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、經(jīng)理室、總工室
(五)、項目管理辦法
勞務(wù)隊、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、經(jīng)理室、總工室
(六)、總階計劃、月計劃、周計劃
勞務(wù)隊、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、經(jīng)理室、總工室
(七)、發(fā)分包商函件
相關(guān)分包商、抄送監(jiān)理、業(yè)主、項目留底、施工組、經(jīng)理室、總工室
(八)、發(fā)甲方文件
業(yè)主、華西監(jiān)理、項目留底
七、其它注意事項
1、凡提供資料的部門及責(zé)任人,必須按施工工序及時向項目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,質(zhì)檢人員及時按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項目資料員,并向項目總工匯報。
2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項等,資料員有權(quán)拒絕接收,并限期整改。
3、對項目發(fā)放的圖紙.設(shè)計變更.圖紙會審等有關(guān)工程技術(shù)資料,以及項目內(nèi)部形成的會議紀(jì)要.生產(chǎn)計劃等資料,各有關(guān)人員必須嚴(yán)格按照iso9001要求,裝訂成冊,妥善保管,直至工程完工。
4、施工人員因工作調(diào)離本項目,須將其簽收的有關(guān)工程資料以書面形式移交接收人,并將移交清單交項目資料核實后,方可離場。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作,并將收發(fā)文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失,由各相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)補齊資料并追究相關(guān)責(zé)任。
6、項目總工將定期或不定期對工程資料進(jìn)行檢查。
