- 目錄
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第1篇公司檔案管理辦法 第2篇公司檔案工作管理制度 第3篇公司檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請書 第4篇公司檔案遷入申請書格式 第5篇公司檔案工作保密制度 第6篇有限股份公司檔案管理制度 第7篇公司檔案遺失證明書 第8篇公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法
第1篇 公司檔案管理辦法
第一條 設(shè)立目的
為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料,有效地促進公司經(jīng)營與發(fā)展,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定,并結(jié)合公司的實際情況,制定本辦法。
第二條 工作原則
公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導,分級管理的原則。各_____部門均應(yīng)配備與工作需要相適應(yīng)的專職或兼職檔案人員,集中統(tǒng)一管理本部門內(nèi)部的所有檔案。
第三條 檔案范圍
1.含義:檔案是指在各種管理活動中,具有保存價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料;
2.具體范圍:本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄;決策層各種會議記錄、紀要;重要規(guī)章制度;重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案;重要的訴訟檔案;政府頒布的各種許可證書;各種工程及技術(shù)資料、招投標文件;財務(wù)會計資料;重要勞動人事資料;其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。
第四條 檔案管理人員
本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理,人事方面的檔案由_____部整理,各業(yè)務(wù)部門的合同、資料由各部門整理,會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。
第五條 具體管理措施
一、歸檔工作
1.歸檔原則_____原始、真實、合符規(guī)定。
(1)歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的原始記錄;
(2)資料應(yīng)按歸檔范圍進行積累,確保完整、準確、系統(tǒng),反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程;
(3)歸檔資料應(yīng)按照國家和公司有關(guān)規(guī)定、標準和要求,進行整理、編目。
2.歸檔時間
(1)科學技術(shù)檔案(科研類、產(chǎn)品類、工程類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類)歸檔時間可視項目周期長短而定,周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。
(2)文書檔案(行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類)應(yīng)按年度歸檔,一般應(yīng)在第二年上半年內(nèi)歸檔。
(3)會計檔案應(yīng)按年度歸檔,一般應(yīng)在第二年二季度內(nèi)歸檔。
3.具體內(nèi)容
(1)立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復放在一起卷內(nèi)頁號一律在右角,案卷目錄找印_____份,卷內(nèi)目錄打印_____份。
(2)案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如有破損或褪色的材料,應(yīng)當進行修補和復制,裝訂部位過窄及有字跡的材料,要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料,要按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應(yīng)當附上抄件,案卷標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,用毛筆或鋼筆書寫,字跡端正。
(3)根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系,還要進行系統(tǒng)排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等,檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。
(4)案卷按年代、機構(gòu)排列,永久與長、短期案卷分開保管,要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
二、管理工作
1.管理原則_____檔案的管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用。
2.檔案分類
本公司檔案實行按保管期限分類法,具體如下:
(1)永久保存檔案,包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案;重要的訴訟關(guān)系檔案;重要的政府許可證書;有關(guān)公司歷史的檔案;決算書和其他重要的檔案;
(2)保存十年檔案,包括請示審批提案檔案,人事任命檔案,獎金工資與津貼有關(guān)檔案,財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表,以及永久保存以外的重要檔案;
(3)保存五年檔案,指不需要保存十年的次重要檔案;
(4)保存一年檔案,指無關(guān)緊要或者臨時檔案。如果是調(diào)查報告原件,則由所在部門主管負責確定保存年限。
3.管理人員日常工作
(1)公司應(yīng)配置保存檔案的必要設(shè)備,注意做好保密工作,檔案室的房門窗要堅固,并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。
(2)檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引,以便于查找。
(3)每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補和復制,確保檔案的安全。
4.檔案的銷毀
對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,送______審批后銷毀。
銷毀檔案材料時,必須指派專人監(jiān)銷,防止失密。
第六條 檔案的利用
(1)借閱文件采用審批制,并詳細登記,未經(jīng)許可,任何人不準借閱,注明歸還日期,簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應(yīng)詳細檢查有無損壞、缺頁等情況,經(jīng)確認后方可借出。閱后完整按時歸還,歸還時同樣嚴格檢查,以明確責任;
(2)一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準后,方可借閱本部門有關(guān)的檔案資料;重要資料須經(jīng)_____審批;密級檔案資料,須經(jīng)______和______共同審批。
(3)原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料,特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關(guān)的檔案資料。須經(jīng)_____審批。
(4)借閱人員需要復印、摘抄,須經(jīng)_____批準,未經(jīng)許可,不得擅自復印、摘抄。
第七條 附則
本辦法由________負責解釋,經(jīng)_______批準后實施。
第2篇 公司檔案工作管理制度
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
第3篇 公司檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請書
尊敬的領(lǐng)導:
我叫_____________________,于20______________年6月19日進入公司,成為公司的試用員工,根據(jù)公司的需要,目前擔任_____________________項目檔案員一職,負責檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個應(yīng)屆畢業(yè)生,初來公司,曾經(jīng)很迷茫,不知道該如何做好工作,但是在項目上寬松融洽的工作氛圍、團結(jié)向上的企業(yè)文化,讓我很快完成了從學生到職員的轉(zhuǎn)變,讓我較快適應(yīng)了公司的工作環(huán)境。自我進入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個月的時間,這三個月中在領(lǐng)導的傾力扶持下我學了很多,感悟也很多,從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解,現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下:1、檔案預控這一點至關(guān)重要,也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項目施工過程中逐步形成的,是工程施工過程-真實、全面的反映,對控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說,如果檔案不符合要求,工程實體質(zhì)量根本就無從談起,也勢必會影響到后面工程竣工的驗收。2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進入項目時,項目工程施工已經(jīng)基本完成,在項目部各成員的帶領(lǐng)和指導下,慢慢熟悉一些基本的工作流程,及時收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對這些工程檔案,認真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后,交由項目經(jīng)理審核簽字,在交與甲方或監(jiān)理并及時做好簽發(fā)文件臺帳。另外,在工程施工過程中有材料進場的,必須及時向材料員要回材料檢驗報告與合格證同時記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等,為以后上報材料報驗做好準備。再來的就是必須及時做好檢驗批和隱蔽工程的申報,這對以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。3、加強學習作為一個項目的檔案員,還應(yīng)該不斷學習新知識。因技術(shù)、材料等是不斷更新的,只有通過不斷地學習,補充自身的不足,才能適應(yīng)發(fā)展的需要經(jīng)過三個月的試用期,我深深體會到有一個和諧、共進的團隊是非常重要的,有一個積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導是員工前進的動力。______________公司給了我這樣一個發(fā)揮的舞臺,我就要珍惜這次機會,為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請,希望自己能成為公司的正式員工,懇請領(lǐng)導予以批準。
此致敬禮!
申請人:
______________年_________月_________日
第4篇 公司檔案遷入申請書格式
________市________區(qū)工商分局:
有限公司于________年____月____日召開股東會,決議變更公司地址,把原公司地址為:,遷移至:.故申請將我司檔案調(diào)入?yún)^(qū)工商分局,望批準!
股東簽名:
________公司
________年____月____日
第5篇 公司檔案工作保密制度
第一條 設(shè)立目的
為做好檔案的安全保密工作,根據(jù)《中華人民共和國保密法》及有關(guān)保密規(guī)定,制定本制度。
第二條 工作原則
檔案工作人員應(yīng)以維護檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全為準則,不得私自摘抄、復印、傳播密級檔案內(nèi)容。
第三條 對檔案工作人員的保密要求
一、日常工作要求
1.檔案工作人員在接受、保管、提供查閱利用檔案資料時,要按有關(guān)規(guī)定認真核對,做到簽字、登記、注銷等手續(xù)齊全,帳目清楚。查閱密級檔案,必須履行批準手續(xù),在檔案室內(nèi)查閱,復印只能在檔案館復印。未經(jīng)批準,不準將密級檔案借出。
2.檔案工作人員要嚴格守國家機密,不準隨意摘抄、傳播密級檔案的內(nèi)容,不準利用職權(quán)私自復印檔案材料。
3.凡規(guī)定不能查閱和不該摘抄的檔案材料,一律不準查閱、摘抄和復印。凡需復制保密檔案材料,須經(jīng)______批準后,方可復制。
4.檔案室無人時,應(yīng)將門、窗關(guān)牢,柜上鎖,確保安全無誤。
5.嚴守保密規(guī)定,不該說的話不說,不該做的事不做,做到“保守機密,慎之又慎”。
6.在工作形成的廢紙,不得隨意亂扔。
7.檔案信息上網(wǎng),須遵守信息保密規(guī)則,確保檔案完整與安全,嚴防泄密。
8.防止通過電話、傳真、計算機網(wǎng)絡(luò)、筆記本電腦和移動存儲設(shè)備等泄密,嚴禁使用涉密計算機登陸國際互聯(lián)網(wǎng),不私自保存、復制和銷毀秘密載體。
9.每年進行_____次保密檢查,并報上級______。
二、檔案銷毀工作要求
1.經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案材料,要按有關(guān)規(guī)定寫出鑒定報告、銷毀清冊,經(jīng)______批準后,由_____人以上監(jiān)督銷毀。
三、特殊情況的處理方法
若所借檔案丟失,檔案工作人員須及時通知_____部門,并寫明情況(丟失時間、地點、具體檔案名稱等)以便及時處理。
第四條 附則
本制度經(jīng)_____核準后實施,增設(shè)修訂亦同。
本制度最終解釋權(quán)歸本公司。
第6篇 有限股份公司檔案管理制度
目的
為使公司的文件資料能夠科學及時的分類歸檔,并有效傳遞使用,提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。
范圍
本制度適用于公司各級檔案管理。
名詞解釋
檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。
歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。
“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,一件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復印件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊為一件,來文與復文可為一件。
4職責
公司行政部負責檔案管理工作,包括本制度的制定修改及解釋,并督導各部門執(zhí)行。
各部門(廠)應(yīng)指定兼職檔案管理員,并負責本制度的具體落實執(zhí)行,具有對本制度進行修改的建議權(quán)。
行政部檔案管理工作:
組織開展檔案的定期移交,進行檢查、核實、驗收并負責后期存檔工作。
組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。
負責編制、完善檔案管理制度。
負責公司檔案室的組織建設(shè)工作。
各部門(廠)檔案管理員:
負責本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。
在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。
公司的財務(wù)部負責公司會計檔案的整理、存檔工作。
管理內(nèi)容:
檔案的歸檔范圍包括:文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。
檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關(guān)資料,并確保文件的質(zhì)量。
質(zhì)量要求:
紙質(zhì)類檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整,有領(lǐng)導簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應(yīng)及時予以修整,字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復制。
電子實物檔案應(yīng)確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損,實物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件,做好備份。
檔案收集規(guī)則
公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時應(yīng)注意:
及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸,即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化,應(yīng)注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。
嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料,應(yīng)逐件進行檢查:
文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件;
文件如是原件,應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件,應(yīng)注明無原件的原因及原件存放地。
檔案整理規(guī)則:
公司檔案設(shè)置三級類目:
一級類目以部門名稱關(guān)鍵詞進行設(shè)置。
二級類目設(shè)置6大類,包括文書類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、職工類、聲像類、實物類。
三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進行設(shè)置,如:公文類、會議紀要類、合同類、法律資質(zhì)類等。
裝訂:
歸檔文書類文件應(yīng)按件裝訂時,正本在前,副本在后;正文在前,附件在后;原件在前,復印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復文為一件時,復文在前。來文在后。
裝訂之前,須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物,對破損的文件進行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實整齊,不壓字,不掉頁,不倒頁,不損壞文件,不妨礙閱讀。
對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。
不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存,便于查閱。
對于特殊類別的資料,如設(shè)計圖紙等,可根據(jù)自身需要,進行裝訂。
排列:
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級目錄內(nèi),按事由結(jié)合時間依次排序。
編號:
公司英文字母+案卷位置編號-類別(項目、型號)簡稱年度-案卷號-件(盤、盒、頁號)例如:xdd2a-行.公文____________年-01-001
意指:此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案,位置在2a箱第一個案卷的001號文件。
聲像檔案
照片及底片一并組卷保管,每張照片編一個照片號,并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明,包括:照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。
錄音帶要在每一盒外貼上標簽,注明檔號、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時間、長度(時間)、保管期限等標識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語種、長度(時間)、保管期限等標識。
實物檔案
每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標簽,注明實物檔案名稱、相關(guān)責任人、保管理由,保管時間及期限。
編目:
卷內(nèi)文件目錄(附表):將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目,來文與復文為一件時,只對復文進行編目。
將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型。
裝盒:
將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面及備考表(附表)項目。檔案盒應(yīng)采用標準的外形尺寸,備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等,放置于盒內(nèi)文件之后。
檔案的保管和保護:
檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應(yīng)嚴格登記,明確資料在流動過程中的保管保護責任人。
聲像檔案應(yīng)一式兩份,其中一份作為保存件,不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次,如有問題,及時采取措施,進行修補、復制等。
檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。
檔案的移交:
移交規(guī)則:
在所有檔案移交前,公司各部門(廠)的檔案管理員應(yīng)仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整,是否符合文件質(zhì)量要求。
文書檔案的移交:
由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進行整理分類,定期移交行政部。
聲像實物檔案的移交:
聲像實物檔案形成后,所在部門(廠)檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進行移交。
對于各種重要資料,如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。
移交要求:
移交的資料均應(yīng)為原件。
若各部門業(yè)務(wù)工作須使用原件資料,應(yīng)事先與行政部進行原件移交,在辦理借出手續(xù)。
各級單位在簽訂合同類文件時,應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。
移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。
資料應(yīng)按類別、時間順序進行整理,整理完畢后方可移交,整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。
移交時移交人應(yīng)仔細填寫《檔案交接登記表》(附表),確保填寫內(nèi)容的完整、準確、清晰。
行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實,確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》,以備查考。
移交資料前,各級單位應(yīng)將重要資料進行備份存檔,以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。
移交時限:
一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作,對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。
檔案的借閱:
公司人員借閱本部門檔案,填寫《檔案借(查)閱單》(附表),經(jīng)部門(廠)負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
公司人員借閱本部門檔案,填寫《檔案借(查)閱單》,經(jīng)部門(廠)負責人、相應(yīng)部門負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
外單位人員借閱本公司檔案,須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導簽名及聯(lián)系方式),經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導審批后方可借閱。
檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱,不得帶出公司,不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。
檔案借閱人應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負責,不得自行復制,修改。其主管領(lǐng)導負有監(jiān)督責任,保證檔案文件在借閱期間的完整無缺,不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。
借閱人需要復制檔案時,應(yīng)提出申請。復制件用后及時歸還,不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應(yīng)在《檔案借(查)閱單》上注明復制件用途。
檔案借閱不得超過一個月。如需再借,應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理,檔案管理員負責催辦事宜。
檔案保管期限:
檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進行設(shè)定。永久用字母“y”代替,定期用字母“d”代替,如保存十年則編為“d10”。
凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的,對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠利用價值的檔案,列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動的,在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料,列為定期保管。
檔案的處置
公司檔案室應(yīng)每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案,應(yīng)重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值,通過鑒定提出對部分檔案的處置措施,經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導審核簽字后,方可對檔案進行處置。
如檔案尚存一定保存價值,應(yīng)需重新確定新的保管期限,繼續(xù)保存。
如檔案已喪失保存價值的則應(yīng)予以銷毀。
銷毀
經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表),相關(guān)部門進行會審,行政部審核,確認無誤后報公司總裁審批,簽字確認后方可銷毀。
對于已批準銷毀的檔案,可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀,不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行,銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。
對發(fā)生以下行為者將進行相應(yīng)處罰:
借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象,但不影響檔案正常使用的,給予相關(guān)責任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的,給予相關(guān)責任人通報批評處罰;發(fā)生丟失行為的,其相關(guān)責任人及其直屬主管領(lǐng)導連帶給與行政罰款,并根據(jù)損失程度,加大處罰力度。
私自留存聲像檔案,未給公司造成損失的,給予相關(guān)責任人通報批評處罰;給公司造成損失的,給與相關(guān)責任人行政罰款,并根據(jù)損失程度,加大處罰力度。
借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息,未給公司造成損失的,給予有關(guān)責任人通報批評處罰;其行為導致后果嚴重并造成經(jīng)濟損失的,相關(guān)責任人及其直屬主管領(lǐng)導連帶給與行政罰款,并根據(jù)損失程度,加大處罰力度。
附表:
卷內(nèi)文件目錄
備考表
檔案交接登記表
檔案借(查)閱單
檔案銷毀清冊
第7篇 公司檔案遺失證明書
致:
由于本公司保管不慎,將與貴公司簽訂的 (合同編號:)貳份合同原件丟失,合同有效期為 年 月 日至 年 月 日。
由于本公司審計需要原件,煩請貴司將該合同原件壹份郵寄至我司地址,并由我司存檔保管。
現(xiàn)聲明,此合同變?yōu)橐际絻煞?,雙方各執(zhí)壹份,合同主體條款不變,一切遵循原協(xié)議執(zhí)行。
單位名稱:
第8篇 公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法
第一條 設(shè)立目的
為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化,對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務(wù),特制訂本辦法。
第二條 負責部門
電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作,由_____部門進行指導與監(jiān)督。部門領(lǐng)導統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專門人員負責,保證管理工作的連續(xù)性。
第三條 電子文件的收集與歸檔
一、電子文件的收集
1.收集方法
(1)及時按照要求制作備份。
(2)需在登記表中登記。
(3)登記表應(yīng)與備份一同保存。
(4)登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
(5)電子文件性質(zhì)代碼:r—草稿性電子文件;u—非正式電子文件;o—正式電子文件;n—無紙電子文件;t—文本文件;i一圖象文件;g—圖形文件;v一影像文件;a—聲音文件;m—多媒體文件;p—計算機程序;d—數(shù)據(jù)文件。
2.具體收集流程
(1)記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,由______確定是否保留。
(2)保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件建立準確、可靠的標識關(guān)系。
(3)在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。
(4)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性;用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
(5)用計算機輔助設(shè)計(cad)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
(6)用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。
二、電子文件的歸檔
1.電子文件的整理
電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中;應(yīng)制成相應(yīng)電子文件目錄;歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。
2.電子文件的歸檔
(1)歸檔時間
邏輯歸檔應(yīng)實時進行,物理歸檔應(yīng)定期完成。
(2)歸檔檢測與鑒定
在進行電子文件歸檔工作時,應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括:硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。
(3)歸檔過程
a把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。
b存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標簽,標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。
c將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
d在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。
3.其他注意事項
(1)應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。
(2)歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時,則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
(3)具有保存價值的電子文件,必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時,必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
第四條 電子檔案的管理
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程:
1.電子文件檢驗
歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗,合格率應(yīng)達到_____%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法,樣本數(shù)不少于總數(shù)的_____%合格率應(yīng)達到__%。具體檢驗項目包括載體有劃痕,是否清潔;有無病毒;核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù);核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的,應(yīng)及時將錯誤信息反饋部門領(lǐng)導,并重新制作。
2.電子文件保管
電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。
(1)歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。
(2)環(huán)境溫度選定范圍:℃—__________℃;相對濕度選定范圍:___%—___%。
(3)存放時應(yīng)注意遠離強磁場,并與有害氣體隔離。
3.電子文件抽樣檢查
每滿____年,對電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。每滿____年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于_____%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復措施。定期檢驗結(jié)果,應(yīng)填入電子檔案管理登記表。
4.電子文件的利用
利用時使用拷貝件,要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5.電子文件的銷毀
電子檔案的銷毀,應(yīng)在辦理審批手續(xù)后,方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時,如存儲在不可擦除載體上,須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
第五條 附則
本辦法經(jīng)_____核準后實施,增設(shè)修訂亦同。
本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。