檔案管理合同（15份范本）

第1篇 檔案管理規(guī)章制度范本最新整理版

為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

一、檔案管理的范圍

本公司所有需要?dú)w檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。

二、檔案的管理部門

公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

三、檔案的分類

在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實(shí)際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財(cái)會檔案。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實(shí)物檔案。

10、其他檔案。

財(cái)會檔案是公司財(cái)務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

實(shí)物檔案是公司各類活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

7、歸檔時(shí)間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。

2、查閱檔案資料時(shí)一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。

3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

（3）要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

（5）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任。

（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。

4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制；對于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

八、檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。

第2篇 公司檔案管理辦法

第一條 設(shè)立目的

為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價(jià)值的文件資料，有效地促進(jìn)公司經(jīng)營與發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 工作原則

公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。各_____部門均應(yīng)配備與工作需要相適應(yīng)的專職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門內(nèi)部的所有檔案。

第三條 檔案范圍

1．含義：檔案是指在各種管理活動(dòng)中，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料；

2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀(jì)要；重要規(guī)章制度；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術(shù)資料、招投標(biāo)文件；財(cái)務(wù)會計(jì)資料；重要?jiǎng)趧?dòng)人事資料；其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。

第四條 檔案管理人員

本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務(wù)部門的合同、資料由各部門整理，會計(jì)檔案由_____部整理并自行歸檔管理。

第五條 具體管理措施

一、歸檔工作

1．歸檔原則_____原始、真實(shí)、合符規(guī)定。

（1）歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的原始記錄；

（2）資料應(yīng)按歸檔范圍進(jìn)行積累，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；

（3）歸檔資料應(yīng)按照國家和公司有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行整理、編目。

2．歸檔時(shí)間

（1）科學(xué)技術(shù)檔案（科研類、產(chǎn)品類、工程類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類）歸檔時(shí)間可視項(xiàng)目周期長短而定，周期短的項(xiàng)目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項(xiàng)目可以按階段分批歸檔。

（2）文書檔案（行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年上半年內(nèi)歸檔。

（3）會計(jì)檔案應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年二季度內(nèi)歸檔。

3．具體內(nèi)容

（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復(fù)放在一起卷內(nèi)頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內(nèi)目錄打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。

（3）根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編組號、擬寫案卷標(biāo)題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。

（4）案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

二、管理工作

1．管理原則_____檔案的管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

2．檔案分類

本公司檔案實(shí)行按保管期限分類法，具體如下：

（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關(guān)系檔案；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；

（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)檔案，財(cái)務(wù)會計(jì)賬簿、傳票與會計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要檔案；

（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；

（4）保存一年檔案，指無關(guān)緊要或者臨時(shí)檔案。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

3．管理人員日常工作

（1）公司應(yīng)配置保存檔案的必要設(shè)備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅(jiān)固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強(qiáng)光等措施。確保檔案安全。

（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，確保檔案的安全。

4．檔案的銷毀

對于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。

銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。

第六條 檔案的利用

（1）借閱文件采用審批制，并詳細(xì)登記，未經(jīng)許可，任何人不準(zhǔn)借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時(shí)應(yīng)詳細(xì)檢查有無損壞、缺頁等情況，經(jīng)確認(rèn)后方可借出。閱后完整按時(shí)歸還，歸還時(shí)同樣嚴(yán)格檢查，以明確責(zé)任；

（2）一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準(zhǔn)后，方可借閱本部門有關(guān)的檔案資料；重要資料須經(jīng)_____審批；密級檔案資料，須經(jīng)______和______共同審批。

（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關(guān)的檔案資料。須經(jīng)_____審批。

（4）借閱人員需要復(fù)印、摘抄，須經(jīng)_____批準(zhǔn)，未經(jīng)許可，不得擅自復(fù)印、摘抄。

第七條 附則

本辦法由________負(fù)責(zé)解釋，經(jīng)_______批準(zhǔn)后實(shí)施。

第3篇 檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請

尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：

我叫_____________________，于20___________________年_____月_____日進(jìn)入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔(dān)任_____________________項(xiàng)目檔案員一職，負(fù)責(zé)檔案收集、發(fā)放和整理的工作。

作為一個(gè)應(yīng)屆畢業(yè)生，初來公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項(xiàng)目上寬松融洽的工作氛圍、團(tuán)結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學(xué)生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應(yīng)了公司的工作環(huán)境。

自我進(jìn)入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個(gè)月的時(shí)間，這三個(gè)月中在領(lǐng)導(dǎo)的傾力扶持下我學(xué)了很多，感悟也很多，從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下：

1、檔案預(yù)控這一點(diǎn)至關(guān)重要，也是做好檔案管理的必備條件。

工程檔案是項(xiàng)目施工過程中逐步形成的，是工程施工過程-真實(shí)、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。

所以說，如果檔案不符合要求，工程實(shí)體質(zhì)量根本就無從談起，也勢必會影響到后面工程竣工的驗(yàn)收。

2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進(jìn)入項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目工程施工已經(jīng)基本完成，在項(xiàng)目部各成員的帶領(lǐng)和指導(dǎo)下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時(shí)收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。

對這些工程檔案，認(rèn)真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后，交由項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時(shí)做好簽發(fā)文件臺帳。

另外，在工程施工過程中有材料進(jìn)場的，必須及時(shí)向材料員要回材料檢驗(yàn)報(bào)告與合格證同時(shí)記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等，為以后上報(bào)材料報(bào)驗(yàn)做好準(zhǔn)備。

再來的就是必須及時(shí)做好檢驗(yàn)批和隱蔽工程的申報(bào)，這對以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。

3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)作為一個(gè)項(xiàng)目的檔案員，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識。

因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學(xué)習(xí)，補(bǔ)充自身的不足，才能適應(yīng)發(fā)展的需要經(jīng)過三個(gè)月的試用期，我深深體會到有一個(gè)和諧、共進(jìn)的團(tuán)隊(duì)是非常重要的，有一個(gè)積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導(dǎo)是員工前進(jìn)的動(dòng)力。

______________公司給了我這樣一個(gè)發(fā)揮的舞臺，我就要珍惜這次機(jī)會，為公司的發(fā)展竭盡全力。

在此我提出轉(zhuǎn)正申請，希望自己能成為公司的正式員工，懇請領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)。

此致敬禮!申請人：

______________年_________月_________日

第4篇 養(yǎng)殖檔案管理制度

1.養(yǎng)殖場應(yīng)當(dāng)依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案，取得畜禽養(yǎng)殖代碼，作為養(yǎng)殖檔案編號。

2.養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案，需完善以下內(nèi)容：免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報(bào)表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標(biāo)識使用記錄等。

3.養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動(dòng)物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機(jī)關(guān)報(bào)告，養(yǎng)殖檔案保存時(shí)間不得低于2年。

4.養(yǎng)殖場所停業(yè)后，于停業(yè)后30日內(nèi)將《動(dòng)物防疫條件》交回發(fā)證機(jī)關(guān)注銷。

5.《動(dòng)物防疫條件合格證》丟失的，于15日內(nèi)向發(fā)證機(jī)關(guān)申請補(bǔ)發(fā)。

第5篇 檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請書

尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：

我叫_____________________，于__________年__________月__________日進(jìn)入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔(dān)任_____________________項(xiàng)目檔案員一職，負(fù)責(zé)檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個(gè)應(yīng)屆畢業(yè)生，初來公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項(xiàng)目上寬松融洽的工作氛圍、團(tuán)結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學(xué)生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應(yīng)了公司的工作環(huán)境。自我進(jìn)入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個(gè)月的時(shí)間，這三個(gè)月中在領(lǐng)導(dǎo)的傾力扶持下我學(xué)了很多，感悟也很多，從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下：

1、檔案預(yù)控這一點(diǎn)至關(guān)重要，也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項(xiàng)目施工過程中逐步形成的，是工程施工過程-真實(shí)、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說，如果檔案不符合要求，工程實(shí)體質(zhì)量根本就無從談起，也勢必會影響到后面工程竣工的驗(yàn)收。

2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進(jìn)入項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目工程施工已經(jīng)基本完成，在項(xiàng)目部各成員的帶領(lǐng)和指導(dǎo)下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時(shí)收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對這些工程檔案，認(rèn)真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后，交由項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時(shí)做好簽發(fā)文件臺帳。另外，在工程施工過程中有材料進(jìn)場的，必須及時(shí)向材料員要回材料檢驗(yàn)報(bào)告與合格證同時(shí)記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等，為以后上報(bào)材料報(bào)驗(yàn)做好準(zhǔn)備。再來的就是必須及時(shí)做好檢驗(yàn)批和隱蔽工程的申報(bào)，這對以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。

3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)作為一個(gè)項(xiàng)目的檔案員，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識。因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學(xué)習(xí)，補(bǔ)充自身的不足，才能適應(yīng)發(fā)展的需要經(jīng)過三個(gè)月的試用期，我深深體會到有一個(gè)和諧、共進(jìn)的團(tuán)隊(duì)是非常重要的，有一個(gè)積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導(dǎo)是員工前進(jìn)的動(dòng)力。______________公司給了我這樣一個(gè)發(fā)揮的舞臺，我就要珍惜這次機(jī)會，為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請，希望自己能成為公司的正式員工，懇請領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)。

此致敬禮!

申請人：____________________

______________年_________月_________日

第6篇 機(jī)關(guān)檔案管理制度

為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。

檔案安全保密制度

1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密。

2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。

3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。

4、銷毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。

檔案保管制度

1、檔案室屬機(jī)要重地，外人不得隨便進(jìn)入。

2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。

3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。

4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對，做到帳物相符。

5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。

檔案利用制度

1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準(zhǔn)

確地提供檔案利用服務(wù)。

2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書記或局機(jī)關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。

3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。

4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

5、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。

6、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時(shí)記載檔案的利用情況。

立卷歸檔制度

1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

2、歸檔時(shí)間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計(jì)檔案一般在會計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。

3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡明扼要，目錄頁號編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。

4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。

第7篇 公司檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請書

尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：

我叫_____________________，于20______________年6月19日進(jìn)入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔(dān)任_____________________項(xiàng)目檔案員一職，負(fù)責(zé)檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個(gè)應(yīng)屆畢業(yè)生，初來公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項(xiàng)目上寬松融洽的工作氛圍、團(tuán)結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學(xué)生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應(yīng)了公司的工作環(huán)境。自我進(jìn)入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個(gè)月的時(shí)間，這三個(gè)月中在領(lǐng)導(dǎo)的傾力扶持下我學(xué)了很多，感悟也很多，從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下：1、檔案預(yù)控這一點(diǎn)至關(guān)重要，也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項(xiàng)目施工過程中逐步形成的，是工程施工過程-真實(shí)、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說，如果檔案不符合要求，工程實(shí)體質(zhì)量根本就無從談起，也勢必會影響到后面工程竣工的驗(yàn)收。2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進(jìn)入項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目工程施工已經(jīng)基本完成，在項(xiàng)目部各成員的帶領(lǐng)和指導(dǎo)下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時(shí)收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對這些工程檔案，認(rèn)真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后，交由項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時(shí)做好簽發(fā)文件臺帳。另外，在工程施工過程中有材料進(jìn)場的，必須及時(shí)向材料員要回材料檢驗(yàn)報(bào)告與合格證同時(shí)記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等，為以后上報(bào)材料報(bào)驗(yàn)做好準(zhǔn)備。再來的就是必須及時(shí)做好檢驗(yàn)批和隱蔽工程的申報(bào)，這對以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)作為一個(gè)項(xiàng)目的檔案員，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識。因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學(xué)習(xí)，補(bǔ)充自身的不足，才能適應(yīng)發(fā)展的需要經(jīng)過三個(gè)月的試用期，我深深體會到有一個(gè)和諧、共進(jìn)的團(tuán)隊(duì)是非常重要的，有一個(gè)積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導(dǎo)是員工前進(jìn)的動(dòng)力。______________公司給了我這樣一個(gè)發(fā)揮的舞臺，我就要珍惜這次機(jī)會，為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請，希望自己能成為公司的正式員工，懇請領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)。

此致敬禮!

申請人：

______________年_________月_________日

第8篇 有限股份公司檔案管理制度

目的

為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時(shí)的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。

范圍

本制度適用于公司各級檔案管理。

名詞解釋

檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件。

歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。

“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文可為一件。

4職責(zé)

公司行政部負(fù)責(zé)檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導(dǎo)各部門執(zhí)行。

各部門(廠)應(yīng)指定兼職檔案管理員，并負(fù)責(zé)本制度的具體落實(shí)執(zhí)行，具有對本制度進(jìn)行修改的建議權(quán)。

行政部檔案管理工作：

組織開展檔案的定期移交，進(jìn)行檢查、核實(shí)、驗(yàn)收并負(fù)責(zé)后期存檔工作。

組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。

負(fù)責(zé)編制、完善檔案管理制度。

負(fù)責(zé)公司檔案室的組織建設(shè)工作。

各部門(廠)檔案管理員：

負(fù)責(zé)本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。

在指定時(shí)間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

公司的財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司會計(jì)檔案的整理、存檔工作。

管理內(nèi)容：

檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實(shí)物檔案。

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時(shí)鑒別和收集本部門的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。

質(zhì)量要求：

紙質(zhì)類檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應(yīng)及時(shí)予以修整，字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。

電子實(shí)物檔案應(yīng)確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實(shí)物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價(jià)值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。

檔案收集規(guī)則

公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時(shí)應(yīng)注意：

及時(shí)收集。對于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進(jìn)行收集歸檔。避免因機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。

嚴(yán)格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應(yīng)逐件進(jìn)行檢查：

文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件;

文件如是原件，應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應(yīng)注明無原件的原因及原件存放地。

檔案整理規(guī)則：

公司檔案設(shè)置三級類目：

一級類目以部門名稱關(guān)鍵詞進(jìn)行設(shè)置。

二級類目設(shè)置6大類，包括文書類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、職工類、聲像類、實(shí)物類。

三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，如：公文類、會議紀(jì)要類、合同類、法律資質(zhì)類等。

裝訂：

歸檔文書類文件應(yīng)按件裝訂時(shí)，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文為一件時(shí)，復(fù)文在前。來文在后。

裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進(jìn)行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進(jìn)行整卷裝訂。

不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。

對于特殊類別的資料，如設(shè)計(jì)圖紙等，可根據(jù)自身需要，進(jìn)行裝訂。

排列：

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間依次排序。

編號：

公司英文字母+案卷位置編號-類別(項(xiàng)目、型號)簡稱年度-案卷號-件(盤、盒、頁號)例如：xdd2a-行.公文____________年-01-001

意指：此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案，位置在2a箱第一個(gè)案卷的001號文件。

聲像檔案

照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個(gè)照片號，并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時(shí)間、地點(diǎn)人物、背景、攝影者等。

錄音帶要在每一盒外貼上標(biāo)簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時(shí)間、長度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語種、長度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識。

實(shí)物檔案

每一個(gè)實(shí)物檔案可作為一個(gè)保管單位。制作實(shí)物檔案標(biāo)簽，注明實(shí)物檔案名稱、相關(guān)責(zé)任人、保管理由，保管時(shí)間及期限。

編目：

卷內(nèi)文件目錄(附表)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復(fù)文為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目。

將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型。

裝盒：

將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表(附表)項(xiàng)目。檔案盒應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。

檔案的保管和保護(hù)：

檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格登記，明確資料在流動(dòng)過程中的保管保護(hù)責(zé)任人。

聲像檔案應(yīng)一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制等。

檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。

檔案的移交：

移交規(guī)則：

在所有檔案移交前，公司各部門(廠)的檔案管理員應(yīng)仔細(xì)檢查準(zhǔn)備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。

文書檔案的移交：

由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進(jìn)行整理分類，定期移交行政部。

聲像實(shí)物檔案的移交：

聲像實(shí)物檔案形成后，所在部門(廠)檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進(jìn)行移交。

對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。

移交要求：

移交的資料均應(yīng)為原件。

若各部門業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與行政部進(jìn)行原件移交，在辦理借出手續(xù)。

各級單位在簽訂合同類文件時(shí)，應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。

移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價(jià)值和意義的文件資料。

資料應(yīng)按類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。

移交時(shí)移交人應(yīng)仔細(xì)填寫《檔案交接登記表》(附表)，確保填寫內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、清晰。

行政部檔案管理員對移交資料進(jìn)行檢查核實(shí)，確認(rèn)無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。

移交資料前，各級單位應(yīng)將重要資料進(jìn)行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。

移交時(shí)限：

一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時(shí)間有特別要求的檔案按要求進(jìn)行移交。

檔案的借閱：

公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》(附表)，經(jīng)部門(廠)負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(廠)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

檔案借閱人應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得自行復(fù)制，修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。

借閱人需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)提出申請。復(fù)制件用后及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應(yīng)在《檔案借(查)閱單》上注明復(fù)制件用途。

檔案借閱不得超過一個(gè)月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負(fù)責(zé)催辦事宜。

檔案保管期限：

檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價(jià)值進(jìn)行設(shè)定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。

凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動(dòng)的，在一定時(shí)間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。

檔案的處置

公司檔案室應(yīng)每年五月進(jìn)行一次檔案價(jià)值鑒定。對于保管期滿的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實(shí)喪失了保存價(jià)值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對檔案進(jìn)行處置。

如檔案尚存一定保存價(jià)值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。

如檔案已喪失保存價(jià)值的則應(yīng)予以銷毀。

銷毀

經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表)，相關(guān)部門進(jìn)行會審，行政部審核，確認(rèn)無誤后報(bào)公司總裁審批，簽字確認(rèn)后方可銷毀。

對于已批準(zhǔn)銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機(jī)的方式進(jìn)行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進(jìn)行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。

對發(fā)生以下行為者將進(jìn)行相應(yīng)處罰：

借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責(zé)任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評處罰;給公司造成損失的，給與相關(guān)責(zé)任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評處罰;其行為導(dǎo)致后果嚴(yán)重并造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

附表：

卷內(nèi)文件目錄

備考表

檔案交接登記表

檔案借(查)閱單

檔案銷毀清冊

第9篇 檔案管理規(guī)章制度通用版

為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

一、檔案管理的范圍本公司所有需要?dú)w檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。

二、檔案的管理部門公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

三、檔案的分類在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實(shí)際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財(cái)會檔案。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實(shí)物檔案。

10、其他檔案。財(cái)會檔案是公司財(cái)務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。實(shí)物檔案是公司各類活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫卷內(nèi)目錄。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件____區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

7、歸檔時(shí)間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。

2、查閱檔案資料時(shí)一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。

3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

（3）要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

（5）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任。

（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

六、檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射五防工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。

4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制；對于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

八、檔案的銷毀公司對各類檔案每________年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。

企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù)，是公司內(nèi)部的法律，但是并非制定的任何規(guī) 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力。

勞動(dòng)爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報(bào)名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動(dòng)合同、減少勞動(dòng)報(bào)酬以及計(jì)算勞動(dòng)者工作年限等都由企業(yè)舉證，所以企業(yè)制定和完善相關(guān)規(guī)章制度的時(shí)候，應(yīng)該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據(jù)，以免在仲裁和訴訟時(shí)候出現(xiàn)舉證不能的后果。

第10篇 檔案管理服務(wù)合同

2023檔案管理服務(wù)甲方(委托方)：_________________________

乙方(保管方)：_________________________

__________________(以下簡稱甲方)，_______________經(jīng)友好協(xié)商達(dá)成如下協(xié)議：

一、乙方同意為甲方代保管保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，期限暫定為_____年(從第一批檔案進(jìn)入開始計(jì)算時(shí)間到_____年后為止)，保管期限滿后，甲已雙方未提出疑義，甲乙雙方再行商議續(xù)簽。

二、保管費(fèi)用：甲乙按每年每標(biāo)準(zhǔn)延長米_____元(__________元整)交納保管費(fèi)用(標(biāo)準(zhǔn)延長米的長度為_____米，高度為標(biāo)準(zhǔn)檔案盒高度即_____公分。每一標(biāo)準(zhǔn)延長米應(yīng)放置標(biāo)準(zhǔn)檔案盒_____盒。代保管費(fèi)用包括：庫房占用費(fèi)、檔案柜、架使用費(fèi)、除濕、空調(diào)水電費(fèi)及檔案提供利用費(fèi)等)。

三、結(jié)算方法：

1.每年1月按上年度實(shí)際使用情況計(jì)算費(fèi)用;

2.新增部分從檔案移進(jìn)檔案館次日，按實(shí)際使用情況結(jié)算至年末，第二年重新按年度計(jì)費(fèi)。

四、付款方式：支票(乙方提供帶稅務(wù)章正規(guī)發(fā)票)

五、乙方提供的檔案庫房，保管條件應(yīng)該符合國家標(biāo)準(zhǔn)，乙方保證甲方的檔案安全，完整。如保管期限滿(在不續(xù)約的情況下)，乙方應(yīng)該將所有保管資料完整地交還甲方，如有損失(不可抗力的原因除外)乙方應(yīng)該承擔(dān)法律責(zé)任，并對因此給甲方造成的損失予以賠償。

六、甲方人員持有本單位簽章的查檔調(diào)閱單根據(jù)調(diào)閱單指定的查閱內(nèi)容可以隨時(shí)在正常的工作日查閱甲方的業(yè)務(wù)檔案，乙方為其提供服務(wù)。

甲方在急需查閱檔案時(shí)，乙方可為甲方傳真檔案復(fù)印件，傳真號碼以及傳真接受人另行確定，并且將傳真后的任何形式的檔案材料標(biāo)記后放回原檔案中。

乙方不得直接接待公檢法部門的查閱檔案人員，如遇此類情況，應(yīng)在甲方允許的情況下，由甲方人員陪同方可查閱檔案。

七、甲方人員原則上不得將檔案帶出檔案館，如遇特殊情況，須經(jīng)甲乙雙方有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。

八、代保管檔案的移交：甲方向乙方移送檔案后，按卷、盒辦理簽收手續(xù)，乙方在保管工作中要加強(qiáng)管理，如出現(xiàn)問題，乙方應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任，并對給甲方造成的經(jīng)濟(jì)損失予以賠償。

九、因乙方保管不善致使甲方檔案損毀，按國家《檔案法》、《民法典》有關(guān)條款處理，因檔案內(nèi)在質(zhì)量造成檔案字跡褪變，乙方不予負(fù)責(zé)。

十、甲乙雙方應(yīng)按照協(xié)議條款全面履行義務(wù)，不得違約，未盡事宜，雙方可以協(xié)商解決，協(xié)商不一致，可由甲方所在地法院管轄并處理。

十一、本協(xié)議一式四份，甲乙雙方各執(zhí)兩份，自簽字之日起生效。

甲方：______________ 乙方：______________

法定代表人：________ 法定代表人：________

簽字日期：__________ 簽字日期：__________

銀行賬號：__________ 銀行賬號：__________

公司簽章：__________ 檔案館公章：________

第11篇 公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一條 設(shè)立目的

為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務(wù)，特制訂本辦法。

第二條 負(fù)責(zé)部門

電子文件的形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，由_____部門進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件的收集與歸檔

一、電子文件的收集

1．收集方法

（1）及時(shí)按照要求制作備份。

（2）需在登記表中登記。

（3）登記表應(yīng)與備份一同保存。

（4）登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

（5）電子文件性質(zhì)代碼：r—草稿性電子文件；u—非正式電子文件；o—正式電子文件；n—無紙電子文件；t—文本文件；i一圖象文件；g—圖形文件；v一影像文件；a—聲音文件；m—多媒體文件；p—計(jì)算機(jī)程序；d—數(shù)據(jù)文件。

2．具體收集流程

（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，由______確定是否保留。

（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

（3）在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。

（4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

（5）用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（cad）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

（6）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。

二、電子文件的歸檔

1．電子文件的整理

電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應(yīng)制成相應(yīng)電子文件目錄；歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

2．電子文件的歸檔

（1）歸檔時(shí)間

邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

（2）歸檔檢測與鑒定

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進(jìn)行有效性和完整性的鑒定。

（3）歸檔過程

a把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。

b存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

c將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

d在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

3．其他注意事項(xiàng)

（1）應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔類型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

（2）歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

（3）具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

第四條 電子檔案的管理

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：

1．電子文件檢驗(yàn)

歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到_____％。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的_____％合格率應(yīng)達(dá)到__％。具體檢驗(yàn)項(xiàng)目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗(yàn)有錯(cuò)的，應(yīng)及時(shí)將錯(cuò)誤信息反饋部門領(lǐng)導(dǎo)，并重新制作。

2．電子文件保管

電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

（1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

（2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—__________℃；相對濕度選定范圍：___％—___％。

（3）存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離。

3．電子文件抽樣檢查

每滿____年，對電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿____年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于_____％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。定期檢驗(yàn)結(jié)果，應(yīng)填入電子檔案管理登記表。

4．電子文件的利用

利用時(shí)使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

5．電子文件的銷毀

電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

第五條 附則

本辦法經(jīng)_____核準(zhǔn)后實(shí)施，增設(shè)修訂亦同。

本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。

第12篇 檔案管理規(guī)章制度

為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

一、檔案管理的范圍

本公司所有需要?dú)w檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。

二、檔案的管理部門

公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

三、檔案的分類

在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實(shí)際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財(cái)會檔案。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實(shí)物檔案。

10、其他檔案。

財(cái)會檔案是公司財(cái)務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

實(shí)物檔案是公司各類活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

7、歸檔時(shí)間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。

2、查閱檔案資料時(shí)一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。

3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

（3）要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

（5）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任。

（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。

4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制；對于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

八、檔案的銷毀

第13篇 人事檔案管理制度?

人事檔案管理制度

第一章總則

第一條財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)股份有限公司為加強(qiáng)公司員工檔案管理，有效地保護(hù)和利用人事檔案，規(guī)范人事檔案管理工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)員工檔案管理工作規(guī)定》制定本制度。

第二條本制度適用于總、分公司所有后線管理人員的人事檔案管理工作。

第二章人事檔案的管理

第三條適用范圍

3.1 員工人事檔案分為員工歷史檔案和員工在職檔案。員工在進(jìn)入公司前的個(gè)人檔案，稱為員工歷史檔案。員工歷史檔案的管理按國家人事檔案法律法規(guī)執(zhí)行，不在本制度管理范疇內(nèi)。

3.2 本制度涉及的員工在職檔案是指員工在公司工作期間，因招聘錄用、績效考核、薪酬管理、在職培訓(xùn)、勞動(dòng)合同管理及離職手續(xù)辦理等產(chǎn)生的和個(gè)人相關(guān)的有存檔價(jià)值的文書、電子文件、實(shí)物等形式的材料。

3.3 在公司人事管理信息系統(tǒng)中存放的員工個(gè)人檔案是員工在職檔案的有效組成部分。

第四條管理部門

4.1 總公司人事行政管理部及分公司綜合管理部作為人事管理部門，負(fù)責(zé)各級員工的在職檔案管理。

4.2 總公司人事行政管理部負(fù)責(zé)總公司、機(jī)構(gòu)管理中心、分公司班子及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的在職檔案管理；分公司綜合管理部負(fù)責(zé)前述人員之外的分公司所轄其他人員的在職檔案管理。

第五條管理部門職責(zé)

5.1 保管員工檔案；

5.2 收集、鑒別和整理員工檔案材料；

5.3 辦理員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

5.4 登記員工工作變動(dòng)情況；

5.5 為有關(guān)部門提供員工信息；

5.6 做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

5.7 辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

第三章員工在職檔案的內(nèi)容

第六條在職檔案的內(nèi)容，包括但不限于：

6.1 本人填寫的應(yīng)聘簡歷、員工登記表、面試評估表、錄用通知書、錄用聲明、離職證明等招聘錄用材料；

6.2 新員工培養(yǎng)記錄表、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正面談表等試用期內(nèi)的材料；

6.3 員工績效評估表、考核面談表、個(gè)人績效改進(jìn)計(jì)劃表等績效考核材料；

6.4 員工薪酬核定表、薪酬變更通知等薪酬管理材料；

6.5 員工培訓(xùn)申請書、培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議、專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)支付憑證（復(fù)印件）、培訓(xùn)記錄等在職培訓(xùn)材料；

6.6 解除勞動(dòng)合同協(xié)議、離職申請單、解除勞動(dòng)合同書、解除、終止勞動(dòng)合同證明等離職材料；

6.7 評定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

6.8 任免、職稱等材料；

6.9 政審材料、參加中國共產(chǎn)黨、民主黨派的材料；

6.10 獎(jiǎng)懲材料；

6.11 其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

第四章在職檔案的建立和維護(hù)

第七條新員工報(bào)到后5個(gè)工作日內(nèi)，人事管理部門應(yīng)為員工建立在職檔案，并協(xié)助新員工將歷史檔案轉(zhuǎn)入公司指定的檔案存放單位。

第八條員工報(bào)到后10個(gè)工作日內(nèi)，人事管理部門應(yīng)將員工招聘錄用資料歸檔，包括但不限于：

8.1 應(yīng)聘簡歷、身份證（雙面都印在同一頁上，a4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；

8.2 面試評估表、錄用通知書、錄用聲明、離職證明等招聘錄用材料；

8.3 其他資料。

第九條員工試用期結(jié)束前5日，人事管理部門應(yīng)將試用期資料歸檔，具體的資料包括但不限于：

9.1 新員工培養(yǎng)記錄表；

9.2 轉(zhuǎn)正申請表；

9.3 轉(zhuǎn)正面談表；

9.4 其他資料。

第十條在員工調(diào)動(dòng)手續(xù)辦理完畢的5個(gè)工作日內(nèi)，人事管理部門應(yīng)將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料歸檔，包括但不限于：

10.1 人事異動(dòng)審批表；

10.2 員工調(diào)動(dòng)工作移交表；

10.3 文件檔案資料移交明細(xì)表、物品資產(chǎn)移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表、待辦工作（事宜）移交明細(xì)表

10.4 其他資料。

第十一條在員工離職手續(xù)辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)，人事管理部門應(yīng)將離職相關(guān)資料歸檔，包括但不限于：

11.1 員工的書面離職申請單；

11.2 解除勞動(dòng)合同協(xié)議；

11.3 解除勞動(dòng)合同書；

11.4 解除、終止勞動(dòng)合同證明；

11.5 員工離職工作移交表；

11.6 其他資料。

第十二條員工受到獎(jiǎng)懲公司文件正式下發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)，人事管理部門需將相關(guān)的獎(jiǎng)懲資料歸檔。

第十三條人事行政管理部門隨時(shí)收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級審批表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、異動(dòng)表等材料。

第十四條每年1月份收集員工聘任、晉升審批材料、年度目標(biāo)責(zé)任書等。

第十五條其他在職檔案資料，人事管理部門要隨時(shí)收集、整理并及時(shí)歸檔。

第十六條在職檔案的保管：

16.1 員工檔案材料統(tǒng)一使用a4規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)定紙書寫；

16.2 在職檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥柜等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染；

16.3 在職檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進(jìn)行一次整理、校對工作；

16.4 在職檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找；

16.5 在職檔案檔號設(shè)置為：

卷宗號－檔案類別－年度－保管期限－案卷號－件號。

16.6 每年12月，將當(dāng)年離職員工在職檔案移交本級公司檔案室統(tǒng)一管理。

第十七條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)本級人事管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第五章人事檔案的借閱與移交

第十八條凡借用在職檔案，必須填寫《在職檔案借閱登記表》，由人事管理部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)分管人事管理部門的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。

第十九條借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。

第二十條員工因調(diào)動(dòng)、辭職或被辭退等原因終止、解除勞動(dòng)合同的，公司應(yīng)在15日內(nèi)將其歷史檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或轉(zhuǎn)為個(gè)人存檔形式由有存檔權(quán)的單位保管。

第六章附則

第二十一條本辦法由總公司負(fù)責(zé)解釋。

第二十二條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

附表一：修訂記錄

時(shí)間

版本

修訂說明

附表二：在職檔案整理統(tǒng)計(jì)表

日期

檔案名稱

性質(zhì)

（新進(jìn)/注銷/轉(zhuǎn)遞）

附表三：在職檔案底賬

編號

檔案名稱

備注

附表四：在職檔案借閱登記表

日期

借閱檔案

借閱原因

借閱人

歸還

日期

附表五：在職檔案查閱/借出申請

申請人姓名

所在部門

□查閱 □借出

時(shí)間：年月日至年月日

查閱/借出檔案名稱：

檔案人姓名：

檔案人基本情況：

查閱/借出原因：

查閱/借出部門意見：

簽名

簽署時(shí)間： 年 月 日

人事管理部門意見：

簽名

簽署時(shí)間： 年 月 日

第14篇 檔案管理系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)合同

2023檔案管理系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目名稱：

委托方：

受托方：

簽訂時(shí)間：年月日

簽訂地點(diǎn)：

有效期限：年月日至年月日

委托方(甲方)：

地址：

法定代表人：

項(xiàng)目聯(lián)系人：

聯(lián)系方式：

通訊地址：

郵政編碼：

電話：傳真：

電子信箱：

受托方(乙方)：

住所地：

法定代表人：

項(xiàng)目聯(lián)系人：

聯(lián)系方式：

通訊地址：

郵政編碼：

電話：傳真：

電子信箱：

本合同甲方委托乙方就項(xiàng)目進(jìn)行的專項(xiàng)技術(shù)服務(wù)，并支付相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)報(bào)酬。雙方經(jīng)過平等協(xié)商，在真實(shí)、充分地表達(dá)各自意愿的基礎(chǔ)上，根據(jù)《中華人民共和國民法典》的規(guī)定，達(dá)成如下協(xié)議，并由雙方共同恪守。

第一條：甲方委托乙方進(jìn)行技術(shù)服務(wù)的內(nèi)容如下：

1.技術(shù)服務(wù)的目標(biāo)：。

2.技術(shù)服務(wù)的內(nèi)容：。

內(nèi)容詳見附件。

3.技術(shù)服務(wù)的方式：。

第二條：乙方應(yīng)按下列要求完成技術(shù)服務(wù)工作：

1.技術(shù)服務(wù)地點(diǎn)：廣西壯族自治區(qū)南寧市

2.技術(shù)服務(wù)期限：年月日至年月日

3.技術(shù)服務(wù)進(jìn)度：乙方應(yīng)在服務(wù)期限內(nèi)完成相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)工作。

4.技術(shù)服務(wù)質(zhì)量要求：乙方確保提供的信息安全體系文件及相關(guān)文檔應(yīng)能夠滿足信息系統(tǒng)等級保護(hù)中三級、信息技術(shù)服務(wù)管理系統(tǒng)、信息安全管理體系等國家現(xiàn)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，并使之能夠與甲方現(xiàn)行的信息安全工作相適應(yīng)。

5.技術(shù)服務(wù)質(zhì)量期限要求：2018年12月31日

第三條：為保證乙方有效進(jìn)行技術(shù)服務(wù)工作，甲方應(yīng)當(dāng)向乙方提供下列工作條件和協(xié)作事項(xiàng)：

1.提供技術(shù)資料：

(1)為保證乙方有效進(jìn)行技術(shù)服務(wù)工作，甲方應(yīng)當(dāng)向乙方盡可能提供管理機(jī)構(gòu)信息、人員信息、設(shè)備和系統(tǒng)信息等。

(2)甲方應(yīng)尊重乙方根據(jù)國家、行業(yè)或企業(yè)的有關(guān)規(guī)定，不應(yīng)提出與國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定相抵觸的要求。

2.提供工作條件：

(1)無

3.其他：無

4.甲方提供上述工作條件和協(xié)作事項(xiàng)的時(shí)間及方式：在合同簽署后，項(xiàng)目完成的時(shí)間及方式由甲乙雙方共同商討。

第四條：知識產(chǎn)權(quán)歸屬：

1.乙方在本技術(shù)服務(wù)合同工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的所有技術(shù)資料、文檔，包括但不限于輸出的信息安全管理體系文件的知識產(chǎn)權(quán)以及所有權(quán)歸甲方所有，未經(jīng)甲方授權(quán)，乙方不能對第三方公開、提供使用。

第五條：甲方向乙方支付技術(shù)服務(wù)報(bào)酬及支付方式為：

1.技術(shù)服務(wù)費(fèi)總額為：

2.技術(shù)服務(wù)費(fèi)由甲方按工作量方式支付乙方。

具體支付方式和時(shí)間如下：

(1);

(2)在乙方完成安全體系文件總則、信息安全管理制度、信息安全運(yùn)維體系三大框架下的內(nèi)容、制度、流程、表單等工作并經(jīng)甲方認(rèn)可時(shí)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的30%，;

(3)在乙方完成信息安全技術(shù)體系文件框架下的內(nèi)容、制度、流程、表單等工作并經(jīng)甲方認(rèn)可時(shí)，且與第二點(diǎn)完成的工作全部匯總整理成冊，甲方向乙方支付合同總價(jià)的30%，共計(jì)人民幣伍

(4)乙方在收到甲方付款金額之日起，7個(gè)工作日內(nèi)開具發(fā)票給到甲方

乙方開戶銀行名稱、地址和帳號為：

戶名：

開戶銀行：

地址：

帳號：

第六條：雙方確定因履行本合同應(yīng)遵守的保密義務(wù)如下：

乙方：

1.保密內(nèi)容(包括技術(shù)信息和經(jīng)營信息):甲方的相關(guān)信息及本合同項(xiàng)目的文檔文件信息

2.涉密人員范圍:本項(xiàng)目相關(guān)人員

3.保密期限：七年

4.泄密責(zé)任：向甲方賠償泄密損失費(fèi)人民幣貳萬元(20000.00元)并保留追究乙方法律責(zé)任的權(quán)利

第七條：本合同的變更必須由雙方協(xié)商一致，并以書面形式確定。但有下列情形之一的，一方可以向另一方提出變更合同權(quán)利與義務(wù)的請求，另一方應(yīng)當(dāng)在7日內(nèi)予以答復(fù);逾期未予答復(fù)的，視為同意：

1.發(fā)生了使合同基礎(chǔ)發(fā)生變化的客觀情況;

2.主要人員變動(dòng)、國家政策變動(dòng)等使原合同的繼續(xù)履行顯失公平或合同無法履行;

3.法律法規(guī)規(guī)定的合同可以變更的情形出現(xiàn);

4.考慮雙方合作過程中可能發(fā)生的變更，為維護(hù)雙方利益，應(yīng)留下空間。

第八條：雙方確定以下列標(biāo)準(zhǔn)和方式對乙方的技術(shù)服務(wù)工作成果進(jìn)行驗(yàn)收：

1.乙方完成技術(shù)服務(wù)工作的形式：乙方按照與甲方共同商定的技術(shù)服務(wù)要求完成信息安全體系文件的編制工作。

2.技術(shù)服務(wù)工作成果的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：本合同服務(wù)內(nèi)容工作完成后，乙方向甲方提供匯編成冊的信息安全體系文件及相關(guān)記錄表格，相關(guān)內(nèi)容經(jīng)最終用戶、甲方、乙方三方會議討論認(rèn)可使用，且使信息安全體系在信息系統(tǒng)等級保護(hù)測評中(信息安全管理部分)得分比利不低于85%。

3.技術(shù)服務(wù)工作成果的驗(yàn)收方法：由甲方組織項(xiàng)目評審，以正式評審意見作為成果驗(yàn)收依據(jù)。

第九條：雙方確定：

1.甲方利用乙方提交的技術(shù)服務(wù)工作成果所完成的新的技術(shù)成果，歸甲方所有。

第十條：雙方確定，按以下約定承擔(dān)各自的違約責(zé)任：

1.在合同履行期間，如甲方要求終止和解除合同，乙方已開始服務(wù)工作的，按實(shí)際工作量，不足一半按一半支付，超過一半的按全費(fèi)支付;如乙方要求終止和解除合同，乙方賠償由此造成的一切誤工損失。

2.甲方按本合同規(guī)定的金額和日期向乙方支付技術(shù)服務(wù)費(fèi)，每逾期支付三天，應(yīng)承擔(dān)應(yīng)支付金額千分之二的逾期違約金，且乙方提交成果的時(shí)間順延。違約金總額不超過合同價(jià)款的10%。

3.由于乙方原因，延誤了成果提交時(shí)間，每延誤三天，應(yīng)減收該項(xiàng)目應(yīng)收設(shè)計(jì)費(fèi)的千分之二，減收費(fèi)用不超過合同價(jià)款的10%。

4.違反本合同約定，違約方應(yīng)按《民法典》有關(guān)規(guī)定，承擔(dān)違約責(zé)任。

第十一條：雙方確定，在本合同有效期內(nèi)，甲方指定

為甲方項(xiàng)目聯(lián)系人，乙方指定為乙方項(xiàng)目聯(lián)系人。

一方變更項(xiàng)目聯(lián)系人的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知另一方，未及時(shí)通知并影響本合同履行或造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

第十二條：乙方確定完成本合同的技術(shù)服務(wù)人員名單。此完成人員享有在有關(guān)最終技術(shù)工作成果文件上寫明技術(shù)工作成果完成者的權(quán)利和取得有關(guān)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)的權(quán)利。

第十三條：雙方確定，出現(xiàn)下列情形，致使本合同的履行成為不必要或不可能的，可以解除本合同：

1.因發(fā)生不可抗力或技術(shù)風(fēng)險(xiǎn);

2.本項(xiàng)目終止。

第十四條：雙方因履行本合同而發(fā)生的爭議，應(yīng)協(xié)商、調(diào)解解決。協(xié)商、調(diào)解不成的，確定按以下第1種方式處理：

1.提交南寧市仲裁委員會仲裁;

2.依法向人民法院起訴。

第十五條：雙方確定：本合同及相關(guān)附件中所涉及的有關(guān)名詞和技術(shù)術(shù)語，其定義和解釋如下：

1.無

第十六條：與履行本合同有關(guān)的下列技術(shù)文件，經(jīng)雙方確認(rèn)后，為本合同的組成部分：

1.技術(shù)背景資料：無;

2.可行性論證報(bào)告：無;

3.技術(shù)評價(jià)報(bào)告：無;

4.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范：專業(yè)培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn);

5.原始設(shè)計(jì)和工藝文件：無;

6.其他：無;

第十七條：雙方約定本合同其他相關(guān)事項(xiàng)為：無。

第十八條：本合同一式肆份。其中，甲方貳份，乙方貳份，具有同等法律效力。

第十九條：本合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。

甲方：(蓋章)

法定代表人/委托代理人：(簽名)

年月日

乙方：(蓋章)

法定代表人/委托代理人：(簽名)

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：(簽名)

第15篇 辦公室檔案管理制度

為加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團(tuán)聯(lián)合會和各社團(tuán)管理服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條各部門、各社團(tuán)平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團(tuán)的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團(tuán)文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。

第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。

第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

(1)永久保存。凡是反映部門、社團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團(tuán)成立申請書等)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

(2)長期保存。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

(3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的各種文件，劃為短

期保存。短期保存為15年以下。

第六條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

2、會議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團(tuán)名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

第九條歸檔時(shí)間。部門或社團(tuán)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團(tuán)移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時(shí)用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條辦公室按照社團(tuán)聯(lián)合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷毀。

第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

第十六條借用檔案人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。

第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

為進(jìn)一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度：

歸檔范圍

一、市信息辦機(jī)關(guān)及各處室在公務(wù)活動(dòng)中反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。

三、財(cái)會、統(tǒng)計(jì)和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會計(jì)、統(tǒng)計(jì)年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設(shè)項(xiàng)目全過程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(yīng)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。

七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作：

1、維護(hù)好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施。

2、每季度對檔案進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),確保檔案安全與完整。

3、嚴(yán)格按規(guī)定辦事，對進(jìn)出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點(diǎn)清、檢查清、核對清、檔號清。

4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時(shí)通風(fēng)透光，保持適宜的溫、濕度。

八、檔案管理員工作調(diào)整時(shí)，應(yīng)履行交接手續(xù)。

檔案查閱

九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)登記手續(xù)。

1、機(jī)關(guān)各處室、二級機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查詢。

十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進(jìn)行，檔案材料不外借。

十一、查閱檔案的單位和個(gè)人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)印、拍照。

十二、凡查閱檔案,不準(zhǔn)在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準(zhǔn)在檔案材料上標(biāo)注任何符號。歸還檔案時(shí)，檔案員必須進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。

檔案保密

十三、認(rèn)真貫徹實(shí)施《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。

十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進(jìn)入文檔室,不得翻閱檔案案卷。

十五、查閱涉密文件資料時(shí)，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報(bào)單位主要負(fù)責(zé)同志審批，并嚴(yán)格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時(shí),不得翻閱其它無關(guān)檔案。

十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時(shí)加鎖，確保檔案的安全。

十八、未經(jīng)批準(zhǔn),文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。

檔案登記統(tǒng)計(jì)

十九、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺帳，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到及時(shí)準(zhǔn)確無誤。

二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

二十一、按時(shí)完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)。

檔案鑒定與銷毀

二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對本單位的所有行文進(jìn)行鑒定。

二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價(jià)值的文件和保存期滿的檔案才能進(jìn)行銷毀。

二十四、凡需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊,由辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。

二十五、批準(zhǔn)銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。

二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。

市信息化項(xiàng)目檔案管理

二十七、市信息化項(xiàng)目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關(guān)規(guī)范。

二十八、綜合處統(tǒng)一受理項(xiàng)目建設(shè)單位的文檔報(bào)送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報(bào)、瞞報(bào)。對不按規(guī)定提交項(xiàng)目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項(xiàng)目后續(xù)工作，所有后果由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。

二十九、根據(jù)《合肥市信息化項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，信息化項(xiàng)目建設(shè)檔案包括：

1、項(xiàng)目申報(bào)材料：財(cái)政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報(bào)下一年度信息化專項(xiàng)資金的建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算;申請立項(xiàng)報(bào)告及項(xiàng)目建設(shè)方案。

2、項(xiàng)目論證材料：項(xiàng)目建設(shè)方案。

3、項(xiàng)目立項(xiàng)材料：項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡表;項(xiàng)目正式批復(fù)。

4、項(xiàng)目實(shí)施材料：項(xiàng)目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行情況表》

5、項(xiàng)目驗(yàn)收材料：技術(shù)報(bào)告、開發(fā)工作報(bào)告、測試報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、用戶報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項(xiàng)目驗(yàn)收意見書。

6、經(jīng)費(fèi)支付材料：工程款支付情況

7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報(bào)告

三十、信息化項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送項(xiàng)目紙質(zhì)材料時(shí)，應(yīng)一并提供電子版以供存檔。

三十一、為保證檔案質(zhì)量，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔。

1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時(shí)間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，各類材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映項(xiàng)目審批、建設(shè)、完善、驗(yàn)收、運(yùn)行的全過程。

2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標(biāo)準(zhǔn)用紙除外)，紙張規(guī)

格不可超過310mm×220mm(長×寬)，整卷厚度不得超過40mm。

3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁碼標(biāo)識(空白頁不標(biāo)識頁碼)，并在文檔首頁前編制目錄索引。

4、文檔不可使用金屬及塑料材料進(jìn)行裝訂。

三十二、本制度由綜合處負(fù)責(zé)解釋

三十三、本制度自公布之日起施行