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第1篇 公司檔案管理辦法
第一條 設(shè)立目的
為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價(jià)值的文件資料，有效地促進(jìn)公司經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條 工作原則
公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。各_____部門(mén)均應(yīng)配備與工作需要相適應(yīng)的專(zhuān)職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門(mén)內(nèi)部的所有檔案。
第三條 檔案范圍
1．含義：檔案是指在各種管理活動(dòng)中，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料；
2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄；決策層各種會(huì)議記錄、紀(jì)要；重要規(guī)章制度；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書(shū)；各種工程及技術(shù)資料、招投標(biāo)文件；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料；重要?jiǎng)趧?dòng)人事資料；其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。
第四條 檔案管理人員
本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務(wù)部門(mén)的合同、資料由各部門(mén)整理，會(huì)計(jì)檔案由_____部整理并自行歸檔管理。
第五條 具體管理措施
一、歸檔工作
1．歸檔原則_____原始、真實(shí)、合符規(guī)定。
（1）歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的原始記錄；
（2）資料應(yīng)按歸檔范圍進(jìn)行積累，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；
（3）歸檔資料應(yīng)按照國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行整理、編目。
2．歸檔時(shí)間
（1）科學(xué)技術(shù)檔案（科研類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、工程類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)）歸檔時(shí)間可視項(xiàng)目周期長(zhǎng)短而定，周期短的項(xiàng)目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目可以按階段分批歸檔。
（2）文書(shū)檔案（行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)）應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年上半年內(nèi)歸檔。
（3）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年二季度內(nèi)歸檔。
3．具體內(nèi)容
（1）立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)求和批復(fù)放在一起卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內(nèi)目錄打印_____份。
（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過(guò)窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱(chēng)，文字要簡(jiǎn)練、確切，用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡端正。
（3）根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編組號(hào)、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、填寫(xiě)案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說(shuō)明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。
（4）案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久與長(zhǎng)、短期案卷分開(kāi)保管，要編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。
二、管理工作
1．管理原則_____檔案的管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
2．檔案分類(lèi)
本公司檔案實(shí)行按保管期限分類(lèi)法，具體如下：
（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)檔案；重要的訴訟關(guān)系檔案；重要的政府許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的檔案；決算書(shū)和其他重要的檔案；
（2）保存十年檔案，包括請(qǐng)示審批提案檔案，人事任命檔案，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)檔案，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要檔案；
（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；
（4）保存一年檔案，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)檔案。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
3．管理人員日常工作
（1）公司應(yīng)配置保存檔案的必要設(shè)備，注意做好保密工作，檔案室的房門(mén)窗要堅(jiān)固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強(qiáng)光等措施。確保檔案安全。
（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。
（3）每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，確保檔案的安全。
4．檔案的銷(xiāo)毀
對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。銷(xiāo)毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送______審批后銷(xiāo)毀。
銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，防止失密。
第六條 檔案的利用
（1）借閱文件采用審批制，并詳細(xì)登記，未經(jīng)許可，任何人不準(zhǔn)借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門(mén)和借閱人。檔案資料借出時(shí)應(yīng)詳細(xì)檢查有無(wú)損壞、缺頁(yè)等情況，經(jīng)確認(rèn)后方可借出。閱后完整按時(shí)歸還，歸還時(shí)同樣嚴(yán)格檢查，以明確責(zé)任；
（2）一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準(zhǔn)后，方可借閱本部門(mén)有關(guān)的檔案資料；重要資料須經(jīng)_____審批；密級(jí)檔案資料，須經(jīng)______和______共同審批。
（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門(mén)有關(guān)的檔案資料。須經(jīng)_____審批。
（4）借閱人員需要復(fù)印、摘抄，須經(jīng)_____批準(zhǔn)，未經(jīng)許可，不得擅自復(fù)印、摘抄。
第七條 附則
本辦法由________負(fù)責(zé)解釋?zhuān)?jīng)_______批準(zhǔn)后實(shí)施。
第2篇 公司檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)
尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：
我叫_____________________，于20______________年6月19日進(jìn)入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔(dān)任_____________________項(xiàng)目檔案員一職，負(fù)責(zé)檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個(gè)應(yīng)屆畢業(yè)生，初來(lái)公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項(xiàng)目上寬松融洽的工作氛圍、團(tuán)結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學(xué)生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應(yīng)了公司的工作環(huán)境。自我進(jìn)入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個(gè)月的時(shí)間，這三個(gè)月中在領(lǐng)導(dǎo)的傾力扶持下我學(xué)了很多，感悟也很多，從之前的一無(wú)所知到現(xiàn)在對(duì)工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡(jiǎn)要總結(jié)如下：1、檔案預(yù)控這一點(diǎn)至關(guān)重要，也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項(xiàng)目施工過(guò)程中逐步形成的，是工程施工過(guò)程-真實(shí)、全面的反映，對(duì)控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說(shuō)，如果檔案不符合要求，工程實(shí)體質(zhì)量根本就無(wú)從談起，也勢(shì)必會(huì)影響到后面工程竣工的驗(yàn)收。2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進(jìn)入項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目工程施工已經(jīng)基本完成，在項(xiàng)目部各成員的帶領(lǐng)和指導(dǎo)下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時(shí)收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對(duì)這些工程檔案，認(rèn)真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后，交由項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時(shí)做好簽發(fā)文件臺(tái)帳。另外，在工程施工過(guò)程中有材料進(jìn)場(chǎng)的，必須及時(shí)向材料員要回材料檢驗(yàn)報(bào)告與合格證同時(shí)記錄好材料種類(lèi)、名稱(chēng)、型號(hào)數(shù)量等，為以后上報(bào)材料報(bào)驗(yàn)做好準(zhǔn)備。再來(lái)的就是必須及時(shí)做好檢驗(yàn)批和隱蔽工程的申報(bào)，這對(duì)以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)作為一個(gè)項(xiàng)目的檔案員，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)。因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)，補(bǔ)充自身的不足，才能適應(yīng)發(fā)展的需要經(jīng)過(guò)三個(gè)月的試用期，我深深體會(huì)到有一個(gè)和諧、共進(jìn)的團(tuán)隊(duì)是非常重要的，有一個(gè)積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導(dǎo)是員工前進(jìn)的動(dòng)力。______________公司給了我這樣一個(gè)發(fā)揮的舞臺(tái)，我就要珍惜這次機(jī)會(huì)，為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請(qǐng)，希望自己能成為公司的正式員工，懇請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)。
此致敬禮!
申請(qǐng)人：
______________年_________月_________日
第3篇 有限股份公司檔案管理制度
目的
為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時(shí)的分類(lèi)歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。
范圍
本制度適用于公司各級(jí)檔案管理。
名詞解釋
檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件。
歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。
“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。
4職責(zé)
公司行政部負(fù)責(zé)檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋?zhuān)⒍綄?dǎo)各部門(mén)執(zhí)行。
各部門(mén)(廠)應(yīng)指定兼職檔案管理員，并負(fù)責(zé)本制度的具體落實(shí)執(zhí)行，具有對(duì)本制度進(jìn)行修改的建議權(quán)。
行政部檔案管理工作：
組織開(kāi)展檔案的定期移交，進(jìn)行檢查、核實(shí)、驗(yàn)收并負(fù)責(zé)后期存檔工作。
組織開(kāi)展檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。
負(fù)責(zé)編制、完善檔案管理制度。
負(fù)責(zé)公司檔案室的組織建設(shè)工作。
各部門(mén)(廠)檔案管理員：
負(fù)責(zé)本部門(mén)形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。
在指定時(shí)間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。
公司的財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司會(huì)計(jì)檔案的整理、存檔工作。
管理內(nèi)容：
檔案的歸檔范圍包括：文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、音像實(shí)物檔案。
檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時(shí)鑒別和收集本部門(mén)的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。
質(zhì)量要求：
紙質(zhì)類(lèi)檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對(duì)于已破損的文件應(yīng)及時(shí)予以修整，字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。
電子實(shí)物檔案應(yīng)確保電子文件無(wú)病毒、聲像清晰、完整無(wú)損，實(shí)物無(wú)破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價(jià)值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。
檔案收集規(guī)則
公司各部門(mén)(廠)檔案管理員在收集資料時(shí)應(yīng)注意：
及時(shí)收集。對(duì)于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進(jìn)行收集歸檔。避免因機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化過(guò)程中產(chǎn)生的重要過(guò)程文件資料。
嚴(yán)格檢查。對(duì)于收集起來(lái)的各類(lèi)檔案資料，應(yīng)逐件進(jìn)行檢查：
文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件;
文件如是原件，應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過(guò)程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應(yīng)注明無(wú)原件的原因及原件存放地。
檔案整理規(guī)則：
公司檔案設(shè)置三級(jí)類(lèi)目：
一級(jí)類(lèi)目以部門(mén)名稱(chēng)關(guān)鍵詞進(jìn)行設(shè)置。
二級(jí)類(lèi)目設(shè)置6大類(lèi)，包括文書(shū)類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、職工類(lèi)、聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)。
三級(jí)類(lèi)目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，如：公文類(lèi)、會(huì)議紀(jì)要類(lèi)、合同類(lèi)、法律資質(zhì)類(lèi)等。
裝訂：
歸檔文書(shū)類(lèi)文件應(yīng)按件裝訂時(shí)，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，復(fù)文在前。來(lái)文在后。
裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書(shū)針、曲別針、大頭針等金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀。
對(duì)于不經(jīng)常使用的公文類(lèi)檔案資料可進(jìn)行整卷裝訂。
不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。
對(duì)于特殊類(lèi)別的資料，如設(shè)計(jì)圖紙等，可根據(jù)自身需要，進(jìn)行裝訂。
排列：
歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間依次排序。
編號(hào)：
公司英文字母+案卷位置編號(hào)-類(lèi)別(項(xiàng)目、型號(hào))簡(jiǎn)稱(chēng)年度-案卷號(hào)-件(盤(pán)、盒、頁(yè)號(hào))例如：xdd2a-行.公文____________年-01-001
意指：此份資料為新大東公司行政部公文類(lèi)____________年檔案，位置在2a箱第一個(gè)案卷的001號(hào)文件。
聲像檔案
照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個(gè)照片號(hào)，并在照片背面注明編號(hào);每組照片須填寫(xiě)照片檔案說(shuō)明，包括：照片的事由、攝影時(shí)間、地點(diǎn)人物、背景、攝影者等。
錄音帶要在每一盒外貼上標(biāo)簽，注明檔號(hào)、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時(shí)間、長(zhǎng)度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識(shí);錄像帶要在盒上注明檔號(hào)、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語(yǔ)種、長(zhǎng)度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識(shí)。
實(shí)物檔案
每一個(gè)實(shí)物檔案可作為一個(gè)保管單位。制作實(shí)物檔案標(biāo)簽，注明實(shí)物檔案名稱(chēng)、相關(guān)責(zé)任人、保管理由，保管時(shí)間及期限。
編目：
卷內(nèi)文件目錄(附表)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。
將歸檔文書(shū)目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型。
裝盒：
將歸檔文書(shū)類(lèi)檔案文件按頁(yè)號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面及備考表(附表)項(xiàng)目。檔案盒應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的外形尺寸，備考表用于說(shuō)明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。
檔案的保管和保護(hù)：
檔案的移交、日常調(diào)閱、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格登記，明確資料在流動(dòng)過(guò)程中的保管保護(hù)責(zé)任人。
聲像檔案應(yīng)一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對(duì)聲像檔案檢查一次，如有問(wèn)題，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制等。
檔案柜應(yīng)滿(mǎn)足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防塵的要求。
檔案的移交：
移交規(guī)則：
在所有檔案移交前，公司各部門(mén)(廠)的檔案管理員應(yīng)仔細(xì)檢查準(zhǔn)備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。
文書(shū)檔案的移交：
由各部門(mén)(廠)檔案管理員將材料原件進(jìn)行整理分類(lèi)，定期移交行政部。
聲像實(shí)物檔案的移交：
聲像實(shí)物檔案形成后，所在部門(mén)(廠)檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進(jìn)行移交。
對(duì)于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。
移交要求：
移交的資料均應(yīng)為原件。
若各部門(mén)業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與行政部進(jìn)行原件移交，在辦理借出手續(xù)。
各級(jí)單位在簽訂合同類(lèi)文件時(shí)，應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。
移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價(jià)值和意義的文件資料。
資料應(yīng)按類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。
移交時(shí)移交人應(yīng)仔細(xì)填寫(xiě)《檔案交接登記表》(附表)，確保填寫(xiě)內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、清晰。
行政部檔案管理員對(duì)移交資料進(jìn)行檢查核實(shí)，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。
移交資料前，各級(jí)單位應(yīng)將重要資料進(jìn)行備份存檔，以方便部門(mén)內(nèi)部的資料借閱使用。
移交時(shí)限：
一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對(duì)存檔時(shí)間有特別要求的檔案按要求進(jìn)行移交。
檔案的借閱：
公司人員借閱本部門(mén)檔案，填寫(xiě)《檔案借(查)閱單》(附表)，經(jīng)部門(mén)(廠)負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
公司人員借閱本部門(mén)檔案，填寫(xiě)《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(mén)(廠)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。
檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。
檔案借閱人應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得自行復(fù)制，修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，保證檔案文件在借閱期間的完整無(wú)缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。
借閱人需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)提出申請(qǐng)。復(fù)制件用后及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買(mǎi)賣(mài)。如無(wú)法歸還的應(yīng)在《檔案借(查)閱單》上注明復(fù)制件用途。
檔案借閱不得超過(guò)一個(gè)月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿(mǎn)一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負(fù)責(zé)催辦事宜。
檔案保管期限：
檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價(jià)值進(jìn)行設(shè)定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。
凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動(dòng)的，在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。
檔案的處置
公司檔案室應(yīng)每年五月進(jìn)行一次檔案價(jià)值鑒定。對(duì)于保管期滿(mǎn)的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實(shí)喪失了保存價(jià)值，通過(guò)鑒定提出對(duì)部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對(duì)檔案進(jìn)行處置。
如檔案尚存一定保存價(jià)值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。
如檔案已喪失保存價(jià)值的則應(yīng)予以銷(xiāo)毀。
銷(xiāo)毀
經(jīng)鑒定銷(xiāo)毀的檔案須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》(附表)，相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，行政部審核，確認(rèn)無(wú)誤后報(bào)公司總裁審批，簽字確認(rèn)后方可銷(xiāo)毀。
對(duì)于已批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可通過(guò)焚毀或采用碎紙機(jī)的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，不得賣(mài)給廢品站或留做他用。檔案的銷(xiāo)毀必須由兩名以上人員共同進(jìn)行，銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人明確分工。
對(duì)發(fā)生以下行為者將進(jìn)行相應(yīng)處罰：
借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責(zé)任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁(yè)數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;給公司造成損失的，給與相關(guān)責(zé)任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;其行為導(dǎo)致后果嚴(yán)重并造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
附表：
卷內(nèi)文件目錄
備考表
檔案交接登記表
檔案借(查)閱單
檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
