- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 合同審批流程：明確合同的起草、審批、簽訂、執(zhí)行、變更和終止的步驟。
2. 合同檔案管理：規(guī)定合同文件的存儲、檢索和保密措施。
3. 合同風險管理：識別合同可能涉及的法律風險，制定預防和應對策略。
4. 合同履行監(jiān)控：定期評估合同履行情況，確保合同條款得到執(zhí)行。
5. 合同糾紛處理：設定處理合同爭議的程序和責任分工。
編制指南
1. 合同審批：所有合同需由業(yè)務部門起草，經(jīng)過法務部門審核，再由財務和管理層逐級審批，確保合規(guī)性。
2. 檔案管理：采用電子化手段，每份合同應有唯一編號，便于查找。重要合同應有紙質(zhì)備份，存放在安全地方。
3. 風險識別：對合同條款進行詳細審查，關注潛在的法律風險，如違約責任、知識產(chǎn)權、保密條款等。
4. 履行監(jiān)控：設立定期檢查機制，如季度或半年度，分析合同執(zhí)行情況，及時調(diào)整策略。
5. 糾紛處理：建立快速響應機制，一旦發(fā)生糾紛，立即啟動應急流程，由法務部門主導，相關部門配合。
復審規(guī)定
1. 定期復審：每年至少進行一次合同管理規(guī)程的全面復審，以適應法律法規(guī)變化和公司業(yè)務發(fā)展。
2. 不定期調(diào)整：當出現(xiàn)新的法律要求、市場環(huán)境變化或重大合同糾紛時，應及時修訂規(guī)程。
3. 復審參與：復審工作由法務部主導，邀請財務、業(yè)務等部門代表參與，確保規(guī)程的全面性和實用性。
4. 變更程序：規(guī)程修改后，需經(jīng)管理層批準，并通知所有相關人員，確保新規(guī)定得到有效執(zhí)行。
以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司的合同管理，提高工作效率，降低法律風險，為公司的穩(wěn)健運營提供保障。各相關部門需嚴格遵守，確保合同管理工作有序進行。
物業(yè)公司合同管理作業(yè)規(guī)程7范文
物業(yè)公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程(七)
1.0目的
規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3.0職責
3.1總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3.2人事行政部負責本項目合同審核、監(jiān)管及歸檔(包括員工勞動合同)。
3.3各部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點
4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:
(1)開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
(2)投標書;
(3)對外租賃合同;
(4)公司承諾提供的常規(guī)服務和管理合同;
(5)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
(6)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
(7)其他對外提供服務的合同。
4.1.2對外委托服務的合同,包括以下幾類:
(1)采購合同;
(2)招標合同;
(3)勞動合同;
(4)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
(5)其他須進行對外委托服務的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1書面的和非書面的。
4.2.2協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
4.2.3規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4口頭承諾。
4.2.5招、投標書。
4.3合同的制定。
4.3.1一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:
(1)標的;
(2)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
(3)價款或酬金;
(4)履約期限、地點方式及其他履約條件;
(5)合同終止條件;
(6)違約責任;
(7)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4合同的評審。
4.4.1評審權限:
(1)標的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及人事行政部經(jīng)理進行評審;
(2)標的在10萬~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關人員進行評審;
(3)標的在50萬元以上的合同,由董事會進行評審。
4.4.2評審內(nèi)容。
(1)對外提供服務合同的評審內(nèi)容:
公司的履約能力;
顧客提供的價格;
合同的風險;
合同的條款是否明確;
合同是否合法;
合同的社會效益;
其他需要評審的內(nèi)容。
(2)對外委托服務合同的評審內(nèi)容:
分供方的履約能力;
分供方提供的價格;
分供方的信譽;
分供方提供服務的售后服務;
合同的條款是否明確;
合同是否違法;
合同的風險;
合同履約監(jiān)控能力;
其他需要評審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。
4.5.2經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理規(guī)定辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按檔案管理的規(guī)定辦理。
4.6.2一般情況下書面合同由公司人事行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按檔案管理的有關規(guī)定辦理。
4.6.3公司歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按檔案管理的有關規(guī)定辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還公司歸檔。
4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
4.7合同的履約。
4.7.1對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7.2對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7.3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7.4公司監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向人事行政部提出合同變更申請,人事行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.10合同的統(tǒng)計。
每年12月31日前,由人事行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容
包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總經(jīng)理審閱?？偨?jīng)理給出批示意見,由人事行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。
5.0相關記錄表格
5.1《合同臺帳》文件編碼:cd/jy/qr/006
5.1《合同評審表》文件編碼:cd/jy/qr/007
6.0相關支持性文件
第2篇 物業(yè)公司合同管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程
(七)
1.0目的規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3．0職責
3.1 總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3.2 人事行政部負責本項目合同審核、監(jiān)管及歸檔(包括員工勞動合同)。
3.3 各部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。
4. 0程序要點
4.1 合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
4.1.1 對外提供服務的合同,包括以下幾類:
(1) 開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
(2) 投標書;
⑶ 對外租賃合同;
(4) 公司承諾提供的常規(guī)服務和管理合同;
(5) 顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
(6) 公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
(7) 其他對外提供服務的合同。
4.1.2 對外委托服務的合同,包括以下幾類:
(1) 采購合同;
(2) 招標合同;
⑶ 勞動合同;
(4) 公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
(5) 其他須進行對外委托服務的合同。
4.2 合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1 書面的和非書面的。
4.2.2 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
4.2.3 規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4 口頭承諾。
4.2.5 招、投標書。
4.3 合同的制定。
4.3.1 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:
(1) 標的;
(2) 數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
⑶ 價款或酬金;
(4) 履約期限、地點方式及其他履約條件;
(5) 合同終止條件;
(6) 違約責任;
(7) 專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4 合同的評審。
4.4.1 評審權限:
(1) 標的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及人事行政部經(jīng)理進行評審;
(2) 標的在10萬~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關人員進行評審;
⑶ 標的在50萬元以上的合同,由董事會進行評審。
4.4.2 評審內(nèi)容。
(1) 對外提供服務合同的評審內(nèi)容:公司的履約能力;顧客提供的價格;合同的風險;合同的條款是否明確;合同是否合法;合同的社會效益;其他需要評審的內(nèi)容。
(2) 對外委托服務合同的評審內(nèi)容:分供方的履約能力;分供方提供的價格;分供方的信譽;分供方提供服務的售后服務;合同的條款是否明確;合同是否違法;合同的風險;合同履約監(jiān)控能力;其他需要評審的內(nèi)容。
4.5 合同的簽署與生效。
4.5 .1合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。
4.5 .2經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理規(guī)定辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5 .3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5 .4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5 .5公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5 .6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。
4.6 合同的編號與歸檔。
4.6 .1書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按檔案管理的規(guī)定辦理。
4.6 .2一般情況下書面合同由公司人事行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按檔案管理的有關規(guī)定辦理。
4.6 .3公司歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按檔案管理的有關規(guī)定辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還公司歸檔。
4.6 .4合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
4.7 合同的履約。
4.7 .1對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7 .2對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7 .3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7 .4公司監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
4.7 .5合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
4.8 合同的變更與廢止。合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向人事行政部提出合同變更申請,人事行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9 合同的續(xù)約。合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.1 0合同的統(tǒng)計。每年12月31日前,由人事行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總經(jīng)理審閱?？偨?jīng)理給出批示意見,由人事行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。
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