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包括什么內容
本管理處鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程旨在規(guī)范鑰匙的保管、借用、歸還流程，確保物業(yè)設施的安全與正常運作。規(guī)程主要包括以下內容：
1. 鑰匙分類與標識
2. 鑰匙的保管與存儲
3. 委托借用程序
4. 鑰匙使用與歸還
5. 鑰匙遺失與損壞處理
6. 定期審計與更新
7. 違規(guī)行為的處罰
編制指南
1. 鑰匙分類與標識：所有鑰匙應按區(qū)域、功能進行分類，并貼上明確標簽，便于識別和管理。
2. 鑰匙的保管與存儲：設立專用鑰匙柜，由專人負責保管，鑰匙柜應設在安全、監(jiān)控覆蓋的區(qū)域。
3. 委托借用程序：員工需填寫借用申請，經部門主管審批后，由鑰匙管理員發(fā)放。借用時間不得超過24小時。
4. 鑰匙使用與歸還：使用完畢，鑰匙應立即歸還，管理員核對無誤后登記歸還時間。
5. 鑰匙遺失與損壞處理：一旦發(fā)現(xiàn)丟失或損壞，必須立即報告，啟動應急措施，如更換鎖具，并對責任人進行相應處理。
6. 定期審計與更新：每季度進行一次鑰匙管理審計，更新鑰匙記錄，確保信息準確。
7. 違規(guī)行為的處罰：未按規(guī)程操作，將依據(jù)公司制度進行警告、罰款甚至解雇等處罰。
復審規(guī)定
1. 每年至少進行一次全面的鑰匙管理規(guī)程復審，以適應公司運營變化和安全需求。
2. 復審由物業(yè)管理部門主導，涉及部門包括安全、人力資源和設施管理部門。
3. 復審內容包括但不限于規(guī)程的有效性、執(zhí)行情況、潛在風險及改進措施。
4. 復審結果應形成書面報告，提交管理層審批，必要時修訂規(guī)程。
5. 鑰匙管理規(guī)程的修訂須經過公示、討論和最終確認，確保所有相關人員了解并遵守新規(guī)定。
本規(guī)程的實施旨在強化安全管理，提高工作效率，望全體員工嚴格遵守，共同維護物業(yè)環(huán)境的安全與和諧。
管理處鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程范文
管理處鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
二、適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
三、職責
1、服務處主管負責組織、安排鑰匙的管理工作。
2、服務處員工負責依照本程序實施托管鑰匙的日常管理工作。
四、程序要點
1、管理處可以進行鑰匙保管的范圍
(1)開發(fā)商交樓后,業(yè)主未入住時由開發(fā)商托管的鑰匙。
(2)特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,不至于給物業(yè)部工作帶來額外事端的情況。
2、開發(fā)商托管的鑰匙
(1)物業(yè)接管驗收工作結束后,物業(yè)部可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。
(2)接管過來的鑰匙由服務處員工清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
(3)鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)程序》
3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
(1)業(yè)主委托保管鑰匙時,服務處員工應按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領取鑰匙的要求等項目。
(2)管理員就特別向業(yè)主說明本物業(yè)部不承擔為業(yè)主保管家庭財產的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的業(yè)主簽名欄簽名確認。
(3)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)交業(yè)主保管。
(4)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關內容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內,并在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主姓名的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4、托管鑰匙的管理
(1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由服務處員工在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內容,然后簽名確認。
(2)辦理鑰匙退還手續(xù)時,服務處員工應在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認。
(3)服務處主管應安排服務處員工根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙部門或個人催還。
(4)當接到丟失或損壞鑰匙報告時,服務處員工應按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經過并報服務處主管;服務處主管與房地產開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,服務處員工將處理結果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。
(5)業(yè)主或業(yè)主指定的領鑰匙人前來領取鑰匙時,管理員憑《業(yè)主證》/領鑰匙人的身份證移交鑰匙給領鑰匙人。同時應在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標注移交日期,請業(yè)主/領鑰匙人簽名確認。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領鑰匙人時,服務處員工不得將鑰匙轉交。
5、所有與鑰匙管理有關的記錄應由部門歸檔保存兩年。
五、記錄
1、《業(yè)主托管鑰匙委托書》
2、《業(yè)主托管鑰匙登記表》
3、《借用鑰匙登記表》
4、《鑰匙管理備忘錄》
