是什么
物業(yè)會議接待工作規(guī)程是指物業(yè)管理公司在組織和實施各類會議接待活動時，為確保會議流程的順暢、專業(yè)與高效，而制定的一套標準化操作流程。它涵蓋了會議籌備、現(xiàn)場管理、服務提供以及后續(xù)跟進等多個環(huán)節(jié)，旨在提升物業(yè)服務品質(zhì)，展現(xiàn)公司的專業(yè)形象。
模板
1. 會議籌備
- 確定會議需求：詳細了解會議目的、規(guī)模、參與者信息，與主辦方進行充分溝通。
- 場地準備：選擇合適的會議室，檢查設施設備，確保音響、投影、網(wǎng)絡等正常運作。
- 布置會場：根據(jù)會議主題和需求進行布置，包括桌椅布局、裝飾、標識等。
- 物資準備：準備必要的會議用品，如礦泉水、紙筆、名牌、資料袋等。
- 預演與確認：進行預演，確保流程順暢，與相關人員進行最后確認。
2. 現(xiàn)場管理
- 簽到接待：設置簽到臺，有序引導參會人員簽到，發(fā)放資料。
- 安全與秩序：確保消防通道暢通，維持現(xiàn)場秩序，預防突發(fā)事件。
- 技術支持：實時監(jiān)控設備運行，快速解決技術問題。
- 餐飲服務：提供適時的茶歇或餐飲，滿足參會人員需求。
3. 服務提供
- 禮儀禮節(jié)：接待人員需保持專業(yè)儀態(tài)，提供禮貌周到的服務。
- 信息更新：及時傳遞會議進度，解答參會人員疑問。
- 應急處理：設立應急預案，對突發(fā)狀況做出快速響應。
4. 后續(xù)跟進
- 清理整理：會議結(jié)束后，及時清理現(xiàn)場，恢復原狀。
- 反饋收集：向主辦方收集反饋，評估服務質(zhì)量，找出改進點。
- 資料歸檔：整理會議記錄，歸檔相關文件，以備查閱。
標準
1. 專業(yè)性：所有接待工作應體現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)，確保服務質(zhì)量和效率。
2. 靈活性：適應不同類型的會議需求，靈活調(diào)整工作策略。
3. 協(xié)調(diào)性：各部門間有效溝通，協(xié)同工作，確保會議順利進行。
4. 客戶導向：始終以客戶需求為中心，提供優(yōu)質(zhì)、個性化的服務。
5. 持續(xù)改進：定期評估工作效果，不斷優(yōu)化規(guī)程，提升服務質(zhì)量。
物業(yè)會議接待工作規(guī)程的實施，旨在打造一流的服務體驗，樹立物業(yè)公司的專業(yè)形象，同時也為內(nèi)部團隊提供清晰的工作指導，確保會議接待工作的高效與規(guī)范。
物業(yè)會議接待工作規(guī)程范文
會議接待服務標準
1.0目的
為了規(guī)范會議接待行為,統(tǒng)一服務標準,持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務。
2.0適用范圍
適用于大廈各類會議接待工作。
3.0職責
3.1客戶部負責會議接待的具體實施。
3.2客戶員負責會議登記和提前確認工作,確保會議如期召開;并記錄好會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領導職務來決定會議的大小,采取相應的服務措施;
3.3客戶部負責安排工作人員對會議室進行布置,保障會議室整潔舒適;
3.4會議接待員負責在會議進行期間巡查,及時處理突發(fā)事件,確保會議順利進行;
4、程序
4.1會議的分類
根據(jù)現(xiàn)時會議接待工作實際情況,將會議接待分為日常接待(二類會議接待)、一類會議、臨時會議。
4.2會議接待服務標準
1) 每天安排一名會議接待員于早上8:00上班,于8:00-8:15分時段完成以下工作:將所有會議室的門及部分燈打開;將開水器的燒水閥打開及18f會議室內(nèi)的電熱水瓶注滿水后插上電源,保證當會議開始時有足夠的開水。
2) 每天的工作由會議負責人根據(jù)實際情況進行安排。
3) 會議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,于會議開始前15分鐘將茶水準備到位。
4) 到崗后首先檢查會議室內(nèi)的燈是否打開、空調(diào)溫度是否舒適、設備、會議物資是否到位、煙灰盅是否清潔,發(fā)現(xiàn)異常無法處理時及時向主管領導報告;
5) 參會人員進入會場后,服務員應舉止大方地為他們遞上茶水,當會議開始時會議接待員應在自己管理區(qū)輪流巡查,以便能及時給新到的客人送上茶水,直至與會人員基本到位。
6) 與會人員基本到齊后,會議接待員將自己管理區(qū)域內(nèi)的會議室內(nèi)茶水添加一遍后,每隔20-25分鐘到會議室加茶水,直至會議結(jié)束(如有特殊情況可自己把握)。
7) 在加茶水過程中,會議接待員應及時更換煙灰盅、留意會議室內(nèi)設備運行是否正常、空調(diào)溫度是否舒適。服務工作要細致周到,服務中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕);
8) 會議接待領班必須到場監(jiān)督服務員工作,巡視會議室的準備情況和會議的進行情況,以便有突發(fā)事情時及時應對;
9) 接到熱線人員通知,會議臨時需要的物資,應5分鐘內(nèi)送到,如無法滿足,會議接待員亦應5分鐘內(nèi)到會議室向客人解釋,如客人不滿意或不接受,會議接待員應通知會議負責人到場解決。
10) 會議結(jié)束后,會議接待員應簡單將會議室收拾一遍,包括將桌椅擺放整齊;煙灰盅、盒紙鎖回茶水柜;所有設備恢復原狀;會議臨時用品(插線板、銘牌、臨時增加的椅子、白板等)還到倉庫,如果桌面及地面較臟,應通知清潔員到場清潔,清潔后會議接待員將燈、空調(diào)、窗關好,以便迎接下一個會議。
11) 每天下班前,會議接待員還應對自己管理區(qū)域的會議室檢查一遍門、窗、空調(diào)、燈、設備是否關好才能離開。
4.2.2一類會議(專指服務區(qū)域在主樓內(nèi)的會議室):
1) 會議接待負責人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后,與預訂會議人員聯(lián)系,了解會議的需求,并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費用結(jié)算表》中簽字確認。
2) 按客戶要求申購會議物資。
3) 申購物資到位后,提前一天準備好橫幅,擺放好鮮花;并對會議室進行全面檢查,與會議主辦單位(部門)保持聯(lián)系,對座位數(shù)、名位牌、會標等進行核對,同時應對影視、音響設備、燈光、花卉擺設、茶水茶杯準備、衛(wèi)生情況、進出通道進行檢查,要求達標后對會議室進行封閉管理,不準無關人員進入會場(會議室);一切準備妥當后,可要求客戶到現(xiàn)場觀看。
4) 會議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗,并于會議開始前15分鐘將茶水準備到位,在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。
5) 按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開
展工作。
6) 會議快結(jié)束時,服務員在會議室門外站好準備歡送參會人員;
7) 客戶部主任或客戶服務經(jīng)理,必須到場監(jiān)督會務工作人員的情況,巡視會議室的準備情況和會議的進行情況,以便有突發(fā)事情時及時應對;
8) 如會議有需要,在會議期間應加強安全保衛(wèi)工作,防止無關人員進入會場擾亂會;機電設備部人員應注意會議期間用電設備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,應保證走火通道的暢通,緊急情況下,應有服務員在場進行疏導。
9) 會議結(jié)束后,會議接待負責人持客戶確認的《會議物資需求表》、《會議費用結(jié)算表》到我部收費員處開發(fā)票。
10) 將發(fā)票交客戶時一定要求客戶簽收,會議接待負責人一直跟進,直到我司收到該費用為止。
4.2.3臨時會議:
1) 接到熱線人員的通知后,該區(qū)域會議接待人員應5分鐘內(nèi)到場按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開展工作。
4.3會議工作流程
4.3.1服務熱線值班人員下班前將oa網(wǎng)上收_議的信息填寫在《商務接待活動登記表》上交會議接待負責人員,并在第二天一上班重新收集新的信息,涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的接待工作,應將會議情況記錄在《會議接待設備準備工作表》中交弱電組及其他部門進行會議準備。
4.3.2服務熱線值班人員每20分鐘對oa網(wǎng)進行臨時會議信息的收集,并將新信息及時通知會議接待負責人員,由其安排工作并將新信息登記在《商務接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準備工作,檢查結(jié)果記錄在《商務接待活動登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會議不用填《會議接待設備準備工作表》。
4.3.3會議接待負責人員在領取當天《商務接待活動登記表》時,應將前一天的《商務接待活動登記表》、《會議接待設備準備工作表》交服務熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。
4.3.4服務熱線值班人員收到語音、投影會議室預定信息后,5分鐘內(nèi)將《會議接待設備準備工作表》交給弱電組指定的技術員,由其在會議前15分鐘內(nèi)做好準備工作。
4.3.5參觀接待、二類會議、電視電話會議的
會議接待工作,應在管理中心發(fā)出通知后進行?？蛻舨繉訒h使用方,確定會議議程,轉(zhuǎn)交弱電組、嚴格按議程準備及配合。
4.3.6領導日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視電話會議,由服務熱線值班人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)向客服中心負責人及公司直接領導發(fā)布信息。
備注:參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應按上述內(nèi)容實施,以保證商務活動的統(tǒng)一性及各項質(zhì)量記錄表格的有效性。
4.4弱電技術員的日常維護及會前準備
4.4.1原則:保證會議系統(tǒng)的設備正常運行
4.4.2措施:
1) 每周維護、檢查會議室的會議設備(語音、投影),做好維護、檢查工作的記錄,每月進行會議室會議設備功能性的評估。
2)會議前半小時按照服務熱線提供的《會議接待設備準備工作表》,對會議室會議系統(tǒng)進行檢測,并將完成情況記錄在《會議接待設備準備工作表》上,由會議接待人員進行復核。
3) 領導以上重要會議,完成檢測后應在現(xiàn)場對會議全程跟進。
