是什么
會議服務(wù)工作規(guī)程辦法是為確保各類會議的順利進(jìn)行，提升會議效率，維護良好會務(wù)秩序而制定的一套詳細(xì)操作指南。它涵蓋了從會議籌備到結(jié)束的全過程，包括但不限于會前準(zhǔn)備、會議組織、會中服務(wù)、會后跟進(jìn)等環(huán)節(jié)，旨在通過規(guī)范化的流程管理和專業(yè)化的服務(wù)，確保會議的質(zhì)量和效果。
模板
1. 會前準(zhǔn)備
- 確定會議主題和目標(biāo)：明確會議的目的和預(yù)期結(jié)果，以便有針對性地安排議程。
- 制作會議通知：包含會議時間、地點、參會人員、議程等內(nèi)容，并提前發(fā)送給參與者。
- 準(zhǔn)備場地與設(shè)施：確保會議室的設(shè)備（如投影儀、音響等）正常運行，布置符合會議主題的環(huán)境。
- 準(zhǔn)備會議材料：打印或電子版的報告、文件、議程單等，確保每位參會者人手一份。
2. 會議組織
- 簽到與座位安排：設(shè)立簽到臺，根據(jù)職位或角色分配座位。
- 指導(dǎo)與接待：確保參會人員順利找到會議室，解答相關(guān)問題。
- 時間管理：嚴(yán)格控制議程時間，保證每個議題的討論充分但不超時。
3. 會中服務(wù)
- 技術(shù)支持：隨時解決會議過程中可能出現(xiàn)的技術(shù)問題。
- 記錄與紀(jì)要：準(zhǔn)確記錄會議討論內(nèi)容，必要時整理會議紀(jì)要。
- 提供茶水點心：適時提供茶水、點心，保持會場環(huán)境舒適。
4. 會后跟進(jìn)
- 發(fā)布會議紀(jì)要：將會議討論結(jié)果、決定事項整理成紀(jì)要，發(fā)給所有參會者。
- 跟進(jìn)行動項：督促落實會議決定的行動計劃，確保會議成果得以實施。
- 反饋與改進(jìn)：收集參會者對會議的反饋，對服務(wù)進(jìn)行評估和改進(jìn)。
標(biāo)準(zhǔn)
1. 專業(yè)性：會議服務(wù)人員應(yīng)具備良好的溝通技巧和專業(yè)知識，能夠快速響應(yīng)各種需求。
2. 效率：每個環(huán)節(jié)都應(yīng)以提高會議效率為目標(biāo)，避免不必要的延誤。
3. 保密性：對于涉及敏感信息的會議，確保信息安全，防止泄露。
4. 靈活性：面對突發(fā)情況，能夠靈活調(diào)整計劃，保證會議正常進(jìn)行。
5. 服務(wù)質(zhì)量：以客戶滿意度為導(dǎo)向，提供高質(zhì)量、貼心的服務(wù)。
6. 持續(xù)優(yōu)化：定期評估和更新規(guī)程，以適應(yīng)不斷變化的會議需求。
會議服務(wù)工作規(guī)程辦法的執(zhí)行，不僅需要明確的操作步驟，更需要團隊的協(xié)作和對細(xì)節(jié)的關(guān)注。通過遵循這一規(guī)程，我們將能夠為各類會議提供專業(yè)、高效、周到的服務(wù)，助力會議取得圓滿成功。
會議服務(wù)工作規(guī)程辦法范文
會議服務(wù)工作程序:
領(lǐng)受任務(wù) 會前準(zhǔn)備 會前檢查 引領(lǐng)登記 會場服務(wù)
休會服務(wù)會后清理注意事項匯報總結(jié)
1、領(lǐng)受任務(wù)
(1) 會議名稱(2)會議性質(zhì)(3)與會人數(shù)(4)會議期限(5)會議休息時間表 (6)會議活動范圍(7)準(zhǔn)備內(nèi)容(8)注意事項
2、會前準(zhǔn)備
(1)會標(biāo)(2)音響(3)主席臺(4)茶具飲品(5)登記臺(6)簽到薄(7)休息安排(8)服務(wù)員配備(9)會場清潔(10)接手紀(jì)念品、禮品(發(fā)放)(11)會場指示牌 (12)禮儀演習(xí)彩排
3、會前檢查
根據(jù)表格列項檢查、設(shè)備設(shè)施、會議物品
4、引領(lǐng)登記
(1)準(zhǔn)備大廳指示牌、引領(lǐng)員、電梯引領(lǐng)員、會場引領(lǐng)員、指示牌
(2)登記根據(jù)請柬、門票等發(fā)放紀(jì)念品
5、會場服務(wù)
1)主席臺香巾、飲品服務(wù)、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務(wù)
2)會場秩序維持服務(wù)(清理閑雜人員)
3)清潔服務(wù)
4)委托代辦服務(wù)
5)出會場的引領(lǐng)服務(wù)(先生,請問需要幫助嗎)
6)應(yīng)急情況處理(火災(zāi)疏散、禁坐電梯、失竊、當(dāng)事人詢問筆錄、相關(guān)人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機、急癥救護)
6、會后清理
1)撤會議物品,桌椅、餐具
2)清理與會人員遺留物并登記
3)清潔會場
4)撤出帶入會場物品
5)查對清理紀(jì)念品、禮品
6)檢查清理情況
7)關(guān)閉動力電器設(shè)備
8)服務(wù)人員撤出,鎖閉會議廳
7、匯報總結(jié)
1)向主辦方主辦人員匯報會議情況,遺留物品,剩余禮品,征求意見,說明情況
2)會后總結(jié)專題會(部門經(jīng)理,會議服務(wù)人員參加)
二、會議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn):
1、服務(wù)員上崗前要按規(guī)定化妝、修飾,認(rèn)真整理工裝、工牌,儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;
2、會前三十分鐘準(zhǔn)時到達(dá)會場;
3、迎賓站立時保持正確站姿,真誠微笑;
4、會場內(nèi)衛(wèi)生整潔,會場所需物品擺放整齊、美觀;
5、來賓到達(dá)時要熱情迎候,依次接待;
6、給來賓提供服務(wù)要主動、熱情、耐心、周到,回答來賓問題要得體、明確;
7、給來賓引位要及時,客人入座后1分鐘內(nèi)需倒上茶水,遞上香巾;
8、會議進(jìn)行中,每隔10――15分鐘,及時增添茶水;
9、會議進(jìn)行中,服務(wù)員應(yīng)站在合適的位置,悉心觀察會場狀況;
10、送客人時,要及時提醒客人拿好物品,并道“請走好”;
11、會后清理工作要及時、仔細(xì)。`
第2篇 酒店會議室會議服務(wù)工作規(guī)程
酒店會議室管理及會議服務(wù)工作規(guī)程
1目的
規(guī)范公司會議服務(wù)操作,確保樹立公司良好形象。
2適用范圍
適用于會議室控制管理及對內(nèi)、對外會議服務(wù)工作的管理工作。
3職責(zé)
3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對會議室及會議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。
3.2辦公室負(fù)責(zé)會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負(fù)責(zé)會場布置,安排會議服務(wù)人員。
3.3設(shè)備部負(fù)責(zé)會議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運行、維護工作。
3.4業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)會議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng),協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。
3.5工程部負(fù)責(zé)會議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護工作。
4工作程序
4.1會議室管理
4.1.1使用會議室業(yè)務(wù)受理
a辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務(wù)單》。
b根據(jù)《會議申報單》內(nèi)容,辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細(xì)了解會議使用情況及其他要求。
c辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準(zhǔn),填寫《會議受理服務(wù)單》,詳細(xì)寫明會議使用部門、聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務(wù)、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務(wù)單時間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運行是否需要監(jiān)護等內(nèi)容后,立即將《會議受理服務(wù)單》送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。
d業(yè)務(wù)部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。
e設(shè)備部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。
4.1.2會場布置及安排
a接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運行;及顧客所需的準(zhǔn)備會標(biāo)、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。
b辦公室負(fù)責(zé)在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調(diào)整以便滿足用戶要求。
4.2會議室服務(wù)工作
4.2.1會議服務(wù)
大會議室應(yīng)提前開門,會議開始前20分鐘再次確認(rèn);小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認(rèn)。
4.2.2設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達(dá)大會議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運行。
4.2.3會議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達(dá)現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務(wù)人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理,并及時向辦公室負(fù)責(zé)人匯報。
4.2.4會議使用完畢后,會議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)人對會議室進(jìn)行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應(yīng)向總經(jīng)理室通報。
4.3辦公室負(fù)責(zé)隨時做好會議服務(wù)回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。
5相關(guān)文件及記錄
5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)
5.2《zz公司會議受理服務(wù)單》(lywg/qr―007)
