- 目錄
包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司辦公區(qū)的日常管理，確保辦公環(huán)境整潔、高效、安全，主要內(nèi)容包括：
1. 辦公區(qū)域的清潔與維護(hù)
2. 設(shè)施設(shè)備的管理和維修
3. 員工行為規(guī)范
4. 安全防范措施
5. 緊急情況應(yīng)對(duì)預(yù)案
6. 文件及物品存儲(chǔ)管理
7. 訪客接待與管理
編制指南
1. 清潔與維護(hù)
- 每日定時(shí)清掃辦公區(qū)，保持地面無塵、無雜物。
- 定期對(duì)辦公家具、電器進(jìn)行保養(yǎng)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。
- 綠化植物定期澆水、修剪，保持良好生長(zhǎng)狀態(tài)。
2. 設(shè)施設(shè)備管理
- 設(shè)立設(shè)備登記制度，記錄設(shè)備型號(hào)、購買日期、保修期限等信息。
- 定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀況，及時(shí)維修故障，預(yù)防設(shè)備老化影響工作效率。
- 對(duì)高耗能設(shè)備實(shí)施節(jié)能管理，提倡環(huán)保辦公。
3. 員工行為規(guī)范
- 員工應(yīng)保持辦公桌整潔，私人物品有序存放。
- 遵守公司作息時(shí)間，不得在辦公區(qū)內(nèi)大聲喧嘩或進(jìn)行非工作相關(guān)活動(dòng)。
- 未經(jīng)許可，不得擅自調(diào)整辦公設(shè)施位置。
4. 安全防范
- 定期進(jìn)行消防演練，確保員工掌握應(yīng)急疏散知識(shí)。
- 辦公區(qū)安裝監(jiān)控系統(tǒng)，加強(qiáng)安全巡邏，防止盜竊事件發(fā)生。
- 嚴(yán)禁在辦公區(qū)內(nèi)吸煙，防止火災(zāi)隱患。
5. 緊急情況應(yīng)對(duì)
- 制定應(yīng)急預(yù)案，明確各類突發(fā)事件的處理流程。
- 定期檢查消防器材，確保其有效性。
- 提供急救培訓(xùn)，提高員工面對(duì)突發(fā)情況的自救互救能力。
6. 文件及物品存儲(chǔ)
- 實(shí)行文件分類管理，確保文件的完整性和保密性。
- 辦公用品合理分配，避免浪費(fèi)。
- 不常用的物品應(yīng)存放在指定儲(chǔ)物間，保持辦公區(qū)整潔。
7. 訪客管理
- 訪客需在前臺(tái)登記，由接待人員引領(lǐng)進(jìn)入。
- 對(duì)敏感區(qū)域的訪問實(shí)行權(quán)限控制，防止信息泄露。
復(fù)審規(guī)定
1. 本規(guī)程每年進(jìn)行一次全面復(fù)審，由物業(yè)管理部門主導(dǎo)，各部門參與，確保規(guī)定與時(shí)俱進(jìn)，滿足實(shí)際需求。
2. 在運(yùn)營過程中，如遇特殊情況或法規(guī)變更，應(yīng)及時(shí)修訂規(guī)程，確保其有效性和合法性。
3. 復(fù)審結(jié)果須經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行，同時(shí)更新公示，確保所有員工知悉。
以上各項(xiàng)規(guī)定旨在提升物業(yè)管理公司的辦公環(huán)境質(zhì)量，確保日常工作有序進(jìn)行。請(qǐng)全體員工遵守，共同營造一個(gè)舒適、和諧的辦公環(huán)境。
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。
3. 0職責(zé)3.1行政部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3. 2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3. 3管理部負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3. 4各部門主管負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。
3. 5辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。
4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。
4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識(shí)。
4.1.6辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設(shè)備的使用。
常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。
4.2.1 電腦。
a)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。
b)啟動(dòng)與 的一般程序:--啟動(dòng)電源插座開關(guān);
--啟動(dòng)穩(wěn)壓器開關(guān);
--啟動(dòng)電腦主機(jī)開關(guān);
--啟動(dòng)顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);
-- 電腦程序:首先在開始欄選擇 計(jì)算機(jī)對(duì)話框,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 計(jì)算機(jī),然后按開啟程序的反方向操作。
c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時(shí)不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。
d)正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
e)財(cái)務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。
4.2.2 打印機(jī)。
a)聯(lián)機(jī)。
一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。
b)打印機(jī)啟動(dòng)與 的一般程序、--啟動(dòng)打印機(jī)開關(guān);
--放好所需打印的紙張;
--在電腦對(duì)話框進(jìn)行打印操作;
-- 程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。
c)打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作。
d)正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
e)打印文稿須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。
f)打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。
一般情況下由發(fā)稿部門/人校對(duì),然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印。
g)為節(jié)約紙張,文稿未進(jìn)行校對(duì)之前,打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3 復(fù)印機(jī)。
a)管理人員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源:--開啟復(fù)印機(jī)開關(guān),復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱;
--檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);
--復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí) 復(fù)印機(jī)開關(guān);
-- 復(fù)印機(jī)電源插座;
--正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
b)復(fù)印程序:--所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;
--復(fù)印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)印;
--復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按開始鍵復(fù)印;
--復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí),屬實(shí)的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn);
--如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò),應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。
c)復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。
d)為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。
4.2.4 傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)。
正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
a)接收傳真:--傳真機(jī)管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定;
--收到傳真件后,由文員及時(shí)將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);
--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時(shí)間。
b)發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度:部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批;
公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:--傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等;
--文員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過去;
--文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對(duì)方收到為止,然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。
--傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.5 碎紙機(jī):a)碎紙機(jī)是對(duì)公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀;
b)碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機(jī)器;
c)按照碎紙機(jī)要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復(fù)印紙的厚度;
d)操作人員按以上要求,打開碎紙機(jī)電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機(jī)自動(dòng)切碎紙張;
e)當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;
f)正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.6 電話:正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
a)為有效控制電話費(fèi),一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。
b)除經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均須取消長(zhǎng)途直撥功能,須打長(zhǎng)途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。
c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。
d)上班時(shí)間原則上禁止打私人長(zhǎng)途電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費(fèi)從工資中扣除。
e)個(gè)別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開通長(zhǎng)途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日?qǐng)?bào)行政人事部備案。
f)行政部每季度至少進(jìn)行一次電話費(fèi)查詢。
--到電信局打印電話費(fèi)清單。
--逐項(xiàng)核對(duì)登記記錄。
--將未登記的長(zhǎng)途電話登記在《長(zhǎng)途電話登記表》內(nèi),報(bào)行政人事部主管審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號(hào)碼、打電話時(shí)間、通話時(shí)間、通話費(fèi)用、備注等;
偷打長(zhǎng)途電話的,除雙倍扣罰電話費(fèi)外,還將給予警告處分。
--每月電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。
g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7 常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修:a)常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書:--防塵;
--防曬;
--防潮;
--防腐蝕;
--其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。
b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。
--評(píng)審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;
--按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維修。
4.3環(huán)境管理。
4.3.1 衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負(fù)責(zé)清潔。
發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
a)行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;
b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。
4.3.2 綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。
發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4. 3.2.1 行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;
4.4安全管理。
4.4.1工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。
4.4.2保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí),下班時(shí)應(yīng)將重要資料放人安全地點(diǎn),鎖好抽屜,關(guān)好電源及門窗。
4.4.4 客戶服務(wù)中心實(shí)行24小時(shí)服務(wù)制度,值晚班時(shí)應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負(fù)責(zé),值班保安人員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:a)消防設(shè)施、配電房;
b)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室;
c)水源、空調(diào)的 情況;
d)加班情況。
5.0記錄
5.1《打印/復(fù)印審批表》。
5.2《復(fù)印記錄表》。
5.3《接收傳真登記表》。
5.4《發(fā)送傳真登記表》。
5.5《長(zhǎng)途電話登記表》。
6. 0相關(guān)支持文件
6.1《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《室內(nèi)清潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.3《文書處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.4《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.5《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.6《物業(yè)管理處員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第2篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。
3.0職責(zé)
3.1行政部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.3管理部負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3.4各部門主管負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。
3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。
4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。
4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識(shí)。
4.1.6辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設(shè)備的使用。
常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。
4.2.1電腦。
a)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。
b)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序:
--啟動(dòng)電源插座開關(guān);
--啟動(dòng)穩(wěn)壓器開關(guān);
--啟動(dòng)電腦主機(jī)開關(guān);
--啟動(dòng)顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);
--關(guān)閉電腦程序:首先在開始欄選擇關(guān)閉計(jì)算機(jī)對(duì)話框,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊關(guān)閉計(jì)算機(jī),然后按開啟程序的反方向操作。
c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時(shí)不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。
d)正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
e)財(cái)務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。
4.2.2打印機(jī)。
a)聯(lián)機(jī)。一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。
b)打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序、
--啟動(dòng)打印機(jī)開關(guān);
--放好所需打印的紙張;
--在電腦對(duì)話框進(jìn)行打印操作;
--關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。
c)打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作。
d)正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
e)打印文稿須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。
f)打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對(duì),然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印。
g)為節(jié)約紙張,文稿未進(jìn)行校對(duì)之前,打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3復(fù)印機(jī)。
a)管理人員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源:
--開啟復(fù)印機(jī)開關(guān),復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱;
--檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);
--復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān);
--關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座;
--正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
b)復(fù)印程序:
--所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;
--復(fù)印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)印;
--復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按開始鍵復(fù)印;
--復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí),屬實(shí)的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn);
--如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò),應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。
c)復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。
d)為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。
4.2.4傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
a)接收傳真:
--傳真機(jī)管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定;
--收到傳真件后,由文員及時(shí)將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);
--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時(shí)間。
b)發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度:部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:
--傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等;
--文員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過去;
--文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對(duì)方收到為止,然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。
--傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.5碎紙機(jī):
a)碎紙機(jī)是對(duì)公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀;
b)碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機(jī)器;
c)按照碎紙機(jī)要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復(fù)印紙的厚度;
d)操作人員按以上要求,打開碎紙機(jī)電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機(jī)自動(dòng)切碎紙張;
e)當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;
f)正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙
機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.6電話:正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
a)為有效控制電話費(fèi),一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。
b)除經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均須取消長(zhǎng)途直撥功能,須打長(zhǎng)途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。
c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。
d)上班時(shí)間原則上禁止打私人長(zhǎng)途電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費(fèi)從工資中扣除。
e)個(gè)別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開通長(zhǎng)途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日?qǐng)?bào)行政人事部備案。
f)行政部每季度至少進(jìn)行一次電話費(fèi)查詢。
--到電信局打印電話費(fèi)清單。
--逐項(xiàng)核對(duì)登記記錄。
--將未登記的長(zhǎng)途電話登記在《長(zhǎng)途電話登記表》內(nèi),報(bào)行政人事部主管審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號(hào)碼、打電話時(shí)間、通話時(shí)間、通話費(fèi)用、備注等;偷打長(zhǎng)途電話的,除雙倍扣罰電話費(fèi)外,還將給予警告處分。
--每月電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。
g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修:
a)常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書:
--防塵;
--防曬;
--防潮;
--防腐蝕;
--其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。
b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。
--評(píng)審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;
--按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維修。
4.3環(huán)境管理。
4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負(fù)責(zé)清潔。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
a)行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;
b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。
4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.3.2.1行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;
4.4安全管理。
4.4.1工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。
4.4.2保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí),下班時(shí)應(yīng)將重要資料放人安全地點(diǎn),鎖好抽屜,關(guān)好電源及門窗。
4.4.4客戶服務(wù)中心實(shí)行24小時(shí)服務(wù)制度,值晚班時(shí)應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負(fù)責(zé),值班保安人員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:
a)消防設(shè)施、配電房;
b)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室;
c)水源、空調(diào)的關(guān)閉情況;
d)加班情況。
5.0記錄
5.1《打印/復(fù)印審批表》。
5.2《復(fù)印記錄表》。
5.3《接收傳真登記表》。
5.4《發(fā)送傳真登記表》。
5.5《長(zhǎng)途電話登記表》。
6.0相關(guān)支持文件
6.1《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《室內(nèi)清潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.3《文書處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.4《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.5《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第3篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程2
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(二)
1.0目的
規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。
3.0職責(zé)
3.1行政部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.3管理部負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3.4各部門主管負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。
3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。
4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。
4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識(shí)。
4.1.6辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設(shè)備的使用。
常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。
4.2.1電腦。
a)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。
b)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序:
--啟動(dòng)電源插座開關(guān);
--啟動(dòng)穩(wěn)壓器開關(guān);
--啟動(dòng)電腦主機(jī)開關(guān);
--啟動(dòng)顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);
--關(guān)閉電腦程序:首先在開始欄選擇關(guān)閉計(jì)算機(jī)對(duì)話框,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊關(guān)閉計(jì)算機(jī),然后按開啟程序的反方向操作。
c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時(shí)不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。
d)正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
e)財(cái)務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。
4.2.2打印機(jī)。
a)聯(lián)機(jī)。一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。
b)打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序、
--啟動(dòng)打印機(jī)開關(guān);
--放好所需打印的紙張;
--在電腦對(duì)話框進(jìn)行打印操作;
--關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。
c)打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作。
d)正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
e)打印文稿須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。
f)打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對(duì),然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印。
g)為節(jié)約紙張,文稿未進(jìn)行校對(duì)之前,打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3復(fù)印機(jī)。
a)管理人員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源:
--開啟復(fù)印機(jī)開關(guān),復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱;
--檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);
--復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān);
--關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座;
--正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
b)復(fù)印程序:
--所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;
--復(fù)印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)印;
--復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按開始鍵復(fù)印;
--復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí),屬實(shí)的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn);
--如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò),應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。
c)復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。
d)為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。
4.2.4傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
a)接收傳真:
--傳真機(jī)管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定;
--收到傳真件后,由文員及時(shí)將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);
--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時(shí)間。
b)發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度:部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:
--傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等;
--文員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過去;
--文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對(duì)方收到為止,然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。
--傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.5碎紙機(jī):
a)碎紙機(jī)是對(duì)公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀;
b)碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機(jī)器;
c)按照碎紙機(jī)要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復(fù)印紙的厚度;
d)操作人員按以上要求,打開碎紙機(jī)電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機(jī)自動(dòng)切碎紙張;
e)當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;
f)正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙
機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.6電話:正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
a)為有效控制電話費(fèi),一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。
b)除經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均須取消長(zhǎng)途直撥功能,須打長(zhǎng)途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。
c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。
d)上班時(shí)間原則上禁止打私人長(zhǎng)途電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費(fèi)從工資中扣除。
e)個(gè)別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開通長(zhǎng)途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日?qǐng)?bào)行政人事部備案。
f)行政部每季度至少進(jìn)行一次電話費(fèi)查詢。
--到電信局打印電話費(fèi)清單。
--逐項(xiàng)核對(duì)登記記錄。
--將未登記的長(zhǎng)途電話登記在《長(zhǎng)途電話登記表》內(nèi),報(bào)行政人事部主管審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號(hào)碼、打電話時(shí)間、通話時(shí)間、通話費(fèi)用、備注等;偷打長(zhǎng)途電話的,除雙倍扣罰電話費(fèi)外,還將給予警告處分。
--每月電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。
g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修:
a)常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書:
--防塵;
--防曬;
--防潮;
--防腐蝕;
--其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。
b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。
--評(píng)審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;
--按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維修。
4.3環(huán)境管理。
4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負(fù)責(zé)清潔。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
a)行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;
b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。
4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.3.2.1行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;
4.4安全管理。
4.4.1工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。
4.4.2保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí),下班時(shí)應(yīng)將重要資料放人安全地點(diǎn),鎖好抽屜,關(guān)好電源及門窗。
4.4.4客戶服務(wù)中心實(shí)行24小時(shí)服務(wù)制度,值晚班時(shí)應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負(fù)責(zé),值班保安人員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:
a)消防設(shè)施、配電房;
b)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室;
c)水源、空調(diào)的關(guān)閉情況;
d)加班情況。
5.0記錄
5.1《打印/復(fù)印審批表》。
5.2《復(fù)印記錄表》。
5.3《接收傳真登記表》。
5.4《發(fā)送傳真登記表》。
5.5《長(zhǎng)途電話登記表》。
6.0相關(guān)支持文件
6.1《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《室內(nèi)清潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.3《文書處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.4《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.5《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
