- 目錄
有哪些
檔案資料是企業(yè)運營的重要組成部分，涵蓋了從日常業(yè)務到重大決策的全方位記錄。它們包括但不限于：
1. 合同文件：涵蓋企業(yè)與客戶、供應商、合作伙伴簽訂的所有合同，包括銷售合同、服務協(xié)議、租賃協(xié)議等。
2. 法律法規(guī)文件：與企業(yè)運營相關的法律法規(guī)文本，以及政策解讀和合規(guī)指南。
3. 財務報告：年度、季度和月度財務報表，審計報告，稅務文件等。
4. 人力資源文檔：員工檔案、招聘記錄、績效評估、培訓材料等。
5. 項目文檔：項目計劃、進度報告、成果報告、會議紀要等。
6. 內部政策和程序：公司規(guī)章制度、操作手冊、安全指南等。
7. 市場研究和分析：市場調查報告、競品分析、消費者行為研究等。
8. 知識產權：專利申請、商標注冊、版權文件等。
標準
1. 完整性：所有檔案資料必須完整無缺，包括原始文件、修訂版和相關附件。
2. 準確性：信息要準確無誤，避免誤導性或過時的數據。
3. 可追溯性：每份檔案應有明確的創(chuàng)建日期、修改日期、負責人和版本控制。
4. 安全性：確保數據的安全存儲，防止未經授權的訪問、修改或丟失。
5. 有序性：建立清晰的分類體系和編碼規(guī)則，便于查找和歸檔。
6. 可訪問性：確保員工在需要時能快速獲取相關信息。
7. 保存期限：遵守相關法規(guī)，確定并執(zhí)行檔案的保存期限。
8. 更新與維護：定期審查檔案，刪除過期內容，更新相關信息。
是什么意思
檔案資料規(guī)程的制定和執(zhí)行旨在確保企業(yè)信息管理的高效、合規(guī)和安全。這意味著：
1. 提高效率：通過有序的檔案管理，減少尋找信息的時間，提升工作效率。
2. 風險防控：確保關鍵信息的準確性，降低因信息錯誤導致的法律風險和經營風險。
3. 保護機密：嚴格的權限控制，防止敏感信息泄露，保護企業(yè)利益。
4. 促進合規(guī)：遵守相關法規(guī)，避免因不合規(guī)而引發(fā)的法律糾紛。
5. 傳承知識：妥善保存歷史記錄，為企業(yè)決策提供參考，傳承組織知識。
檔案資料規(guī)程是企業(yè)管理的基石，它規(guī)定了資料的收集、整理、存儲和使用方式，確保企業(yè)運營的順暢和可持續(xù)發(fā)展。每一位員工都應理解和遵守這些規(guī)程，共同維護企業(yè)的信息資產。
檔案資料規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程
物業(yè)公司文件、檔案資料管理規(guī)程
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對分公司造成損失的,將根據有關規(guī)定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
第2篇 社區(qū)物業(yè)接管驗收檔案資料建立管理規(guī)程
社區(qū)物業(yè)接管驗收及檔案資料的建立與管理
一、物業(yè)接管驗收:
主要分三個方面:
(一)檔案資料的驗收與交接
1、進駐該社區(qū)后我們將與該項目負責人進行圖紙資料的詳細交接驗收工作,包括:土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。
2、辦公區(qū)各單位負責物業(yè)工作的負責人及聯(lián)系電話。
(二)公共設備、設施現(xiàn)場驗收與交接
1、我公司選派經驗豐富的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負責人組成現(xiàn)場交接小組,對房屋建筑、設施、設備等進行現(xiàn)場交接驗收。
2、將對現(xiàn)場交接中發(fā)現(xiàn)的各類設備、設施、物品等數量及遺留問題記錄在交接單上,交接驗收單一式三份,由物業(yè)公司和司法局人民政府負責人簽字確認后,各歸檔保存。
3、對交接驗收中存在的各類問題,由公司各職能部門與相關部門公共協(xié)商解決。
4、對已接管驗收的區(qū)域,組織相關人員進行,以便盡快熟悉情況,保持環(huán)境整潔。
(三)物業(yè)管理用房的交接及鑰匙交接驗收
1、公司將派專人與該項目負責人進行物業(yè)辦公用房交接。
2、對公共區(qū)域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關辦公室的鑰匙逐一進行核對、試用,并填寫鑰匙交接單,同時建立交接檔案備存,以便于鑰匙的統(tǒng)一管理,做到放置穩(wěn)妥,安全有序。
二、檔案資料的建立
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為辦公區(qū)域及公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。針對司法局機關辦公樓的物業(yè)管理形式,我們擬采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的管理手段,引進先進的物業(yè)管理軟件,配備專職檔案管理人員,建章建制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種:
(一)委托方提供的資料
1、技術資料
a、竣工圖
b、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙
2、竣工驗收證明書
建筑消防驗收合格證
水泵、配電柜變壓器、有線電視系統(tǒng)等設備的定購合同、驗收證明書、產品說明書、竣工圖紙。
3、辦公區(qū)域使用資料
各樓層辦公資料(包括主要負責人、聯(lián)系電話)
建筑面積計算書
(二)檔案處建立的資料
1、物業(yè)資料
a、辦公樓基本資料
b、辦公區(qū)域基本資料
2、辦公區(qū)域使用資料
各辦公區(qū)域主要負責人資料
3、日常管理資料
a、保潔管理記錄
a、日常巡查記錄
b、綠化消殺記錄
c、供水、排水管線檢查記錄
b、保安管理記錄
a、日常巡查記錄
b、交接班記錄
c、值班記錄
d、物資搬運放行記錄
e、緊急事件處理記錄
f、車輛管理記錄
g、夜間查詢記錄
c、裝修管理檔案
d、維修服務檔案
a、維修服務登記表
b、維修服務回訪記錄
e、員工管理檔案
a、員工個人詳細資料
b、員工業(yè)績考核記錄
c、員工內務管理檢查記錄
f、培訓檔案
a、各項培訓計劃及實施記錄
b、培訓結果考核及跟查記錄
c、軍事訓練及消防演習記錄
g、行政文件
a、政府部門文件
b、物業(yè)公司及集團公司文件
c、管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
d、管理處獲得的榮譽
三、檔案、資料管理辦法
1、檔案、資料建立及管理運行流程示意圖
2、檔案資料收、發(fā)管理程序:
a、管理處重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后方能立卷歸檔。
b、管理處日常管理文件(如管理處通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接受手續(xù),并立卷歸檔。
3、檔案資料管理要求:
a、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。
b、盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
c、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類文件管理,并定期清除過期無效文件。
d、原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。
e、檔案的鑒定必須由管理處經理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。
f、檔案組卷按不同業(yè)務性質分塊,以內空分類,逐一編號,登記造冊編輯目錄,最好按不同業(yè)務部門分柜保存。為工作方便可設置部門開架檔案。
g、檔案保管必須有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案必須由具備資格的人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。
h、檔案室內保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質等要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質用以防潮,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。
第3篇 住宅物業(yè)檔案資料建立管理規(guī)程
住宅物業(yè)檔案資料的建立與管理
(一)資料的收集
我們將通過三個途徑進行收集;一是在物業(yè)接管移交時,盡可能的與原設計單位、施工單位聯(lián)系,力爭全面、準確地收集到工程建設及工程技術等原始資料;二是在業(yè)主入住階段,對業(yè)主的基本情況進行登記造冊收集;三是在日常管理中建立社區(qū)維修檔案、設備運行檔案、業(yè)主投訴回訪記錄等以及其它相關資料,并將檔案的收集形成制度。
(二)資料的整理和分類
在收集到原始資料后,統(tǒng)一由負責檔案管理文員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄,修補破損的文檔,然后按類別進行裝訂并整理成冊,做到條理清晰、分類合理、易于查找。
(三)資料的歸檔管理
1、在社區(qū)的檔案管理中我們將實行原始資料和電腦檔案雙軌制,確保儲存方式的多元化,盡可能將資料轉化為電腦磁盤儲存以便于查找。同時運用錄像帶、錄音帶、照片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2、對和物業(yè)管理服務中心利益影響較大的檔案應加密保存。這些檔案在電腦中按授權級別檢索、對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。
3、檔案管理員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄,并按內容、部門、年度、保存期限及保密程序的分類順序進行組卷、逐一編號,登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4、為保證檔案的安全和完善,檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔,并加裝安防設施。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室應避免無關人員任意進出,檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。
(四)檔案的使用
物業(yè)管理服務中心內部員工可在文件檔案授權范圍內進行查閱。對借閱原始資料的使用者,按檔案的不同密級由相關負責人批準方可借閱,并辦理借閱手續(xù)。
(五)檔案的銷毀
根據文檔的保存期限和性質,定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過存檔期的檔案經主管領導批準可銷毀,同時建立已銷毀文檔清單備查。
(六)檔案資料的分類管理
1、工程技術資料
(1)項目規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
(2)建筑許可證、投資許可證、開工許可證
(3)拆遷安置資料
(4)紅線圖、竣工總平面圖
(5)地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
(6)工程合同、工程預決算
(7)工程設計變更通知
(8)竣工圖:單體建筑、結構及隱蔽工程竣工圖,消防、燃氣等工程及地下管網竣工圖
(9)房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書
(10)主要材料質量保證書,新材料、構配件的鑒定合格證書,水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料
(11)漿、混凝土塊試壓報告
(12)綠化工程竣工圖
(13)其他工程技術檔案
2、業(yè)主居住檔案
(1)業(yè)主詳細資料登記表
(2)業(yè)主的維修檔案
(3)業(yè)主裝修巡視記錄
3、維修資料
(1)維修申請記錄、回訪記錄
(2)維修派工單
(3)設備、設施巡檢記錄
4、公共秩序維護資料
(1)日巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線
(2)日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄象帶
(3)搬入/出記錄、突發(fā)事件處理記錄
(4)車輛進出記錄、車輛詳細資料
5、設備設施管理資料(包括消防)
(1)設備設施使用計劃
(2)設備使用申請、使用情況記錄
(3)設備、設施維修保養(yǎng)計劃
(4)設備、設施維修保養(yǎng)記錄
(5)機電設備運行、巡查記錄
(6)設備分承包檔案
(7)設備、設施臺帳及更新記錄
6、綠化清潔資料
(1)清潔班檢記錄、清潔周檢記錄
(2)綠化工作記錄、綠化周檢記錄
(3)消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄
(4)水體巡檢記錄
(5)水體養(yǎng)護記錄
(6)水體注水記錄
7、社區(qū)文化資料
(1)文化活動計劃及實施情況記錄
(2)文化活動圖片及錄像記錄
(3)傳媒報導資料
(4)文化活動場所、設施臺帳及使用記錄
8、員工管理資料
(1)員工個人資料、聘用記錄
(2)員工考核及獎罰記錄
(3)員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄
(4)員工晉升、薪金變動及內務管理記錄
9、反饋資料
(1)服務質量回訪記錄
(2)業(yè)主意見調查、統(tǒng)計記錄
(3)業(yè)主投訴及處理記錄
10、行政文件資料
(1)項目值班及檢查記錄
(2)有關財務記錄(由財務人員專職保管)
(3)公司下發(fā)文件
(4)內部管理規(guī)章制度、通知、通報等文件
