檔案文件管理制度匯編(2篇)

有哪些

一、檔案分類與編碼 1. 檔案分類應根據公司業(yè)務性質和工作流程，分為財務、人事、項目、市場、行政等類別。

2. 每個類別下設子類，如財務類下設會計、審計、稅務等子類。

3. 文件編碼采用年份 部門代碼 序列號的方式，確保唯一性。

二、檔案收集與整理 1. 各部門應及時將重要文件歸檔，避免遺失或損壞。

2. 文件整理應保持整潔，注明文件名稱、日期、主要內容等基本信息。

3. 敏感或機密文件需特別標注，實行專人管理。

三、檔案存儲與保管 1. 檔案存儲應選擇防火、防潮、防盜的專用庫房。

2. 定期進行檔案盤點，確保賬實相符。

3. 對電子檔案，需定期備份，防止數據丟失。

四、檔案利用與借閱 1. 員工需經審批后方可借閱檔案，嚴禁私自復制、傳播。

2. 借閱期限一般不超過一周，特殊情況需提前申請。

3. 歸還檔案時，須核對無誤后入庫。

五、檔案銷毀與更新 1. 過期或無保存價值的檔案，應經審批后銷毀。

2. 檔案內容變動時，應及時更新，確保信息準確。

實施細則

1. 檔案管理人員負責檔案的分類、編碼、收集、整理、存儲等工作，確保檔案管理的規(guī)范性。

2. 各部門負責人應對本部門檔案工作進行監(jiān)督，定期向檔案管理部門報告情況。

3. 員工借閱檔案時，需填寫借閱申請表，由直接上級及檔案管理部門審批。

4. 對于涉及公司機密的檔案，借閱人還需簽署保密協議。

5. 檔案銷毀前，應編制銷毀清單，由檔案管理部門、審計部門和相關業(yè)務部門共同審核。

6. 定期進行檔案知識培訓，提高全體員工的檔案意識和管理能力。

上墻內容

1. 檔案管理原則：嚴謹、保密、高效。

2. 檔案分類示意圖：清晰展示各類別及其子類別的關系。

3. 借閱流程圖：明確借閱步驟和責任人。

4. 檔案銷毀流程圖：展示從申請到審批、銷毀的全過程。

5. 保密規(guī)定：強調敏感檔案的管理要求和違規(guī)處罰。

6. 檔案管理人員聯系方式：方便員工咨詢和反饋問題。

以上制度旨在規(guī)范公司檔案管理工作，提升工作效率，保護公司信息安全。全體員工應嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。

檔案文件管理制度范文

第1篇 物業(yè)檔案文件管理培訓內容

物業(yè)檔案文件管理培訓

1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

(1)函:與不相隸屬機關或本系統單位之間互相商洽和聯系工作,詢問和答復問題等用函。

(2)通告:在工作中可能出現或已經出現了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用通告。

(3)通知:是發(fā)現行政法規(guī)和規(guī)章,轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、會議通知、任免通知。

(4)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關的詢問等用報告。

(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時用請示。

2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

(2)從政府相關部門下發(fā)的文件資料中整理收集;

(3)從物業(yè)管理協會會刊中收集;

(4)征訂有關物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

(5)經常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;

(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務主管部門的聯系,從中獲得物業(yè)管理的有關文件法規(guī);

(7)可從報刊、雜志等資料中收集。

3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

(1)嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

(4)檔案工作應統一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據自己的工作性質和涉及范圍確定分類方法。

b、檔案分類項目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。

c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據材料與類目的密切程度進行歸類。

(7)檔案材料的卷宗的處理:

a、對無主題的材料應擬定確切的標題;

b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發(fā)文部門、標題、文號和日期;

(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經常對檔案材料進行檢查。

4、物業(yè)管理應保存的基本材料有哪些

物業(yè)管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規(guī)章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據;各類經營證明、證件等。

第2篇 _地產公司檔案文件資料管理規(guī)定

地產公司檔案文件資料管理規(guī)定

為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據檔案管理規(guī)范,結合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:

第一部分:公司檔案資料管理

第一條 檔案的定義與范圍

檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第二條 檔案管理的原則

檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。

第三條 檔案管理的責任部門和責任人

公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;

各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

第四條 歸檔的范圍

1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;

3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);

4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;

5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;

6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;

7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

8.公司法律事務管理方面的文件材料;

9.公司各項目的技術圖紙等資料;

10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

12.公司歷年獲獎資料。

第五條 歸檔要求

整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統的排列。

3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

1)對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;

2)對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

第六條 過程管理

屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。

第七條 檔案銷毀規(guī)定

公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

第八條 檔案借閱

1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。

2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

第九條 檔案備份規(guī)定

公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

第十條 檔案保管

1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。

2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。

3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據。

第十一條 檔案保密規(guī)定

公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。