酒店行業(yè)的行政規(guī)章制度是確保運營順暢、服務優(yōu)質的關鍵。編寫一套有效的規(guī)章制度，需要深入理解酒店業(yè)務流程，兼顧法規(guī)遵守和內部管理需求。我們要明確規(guī)章制度的性質，它不僅是一份指導員工行為的文檔，更是構建企業(yè)文化、提升服務質量的基石。
規(guī)章制度包括哪些
酒店的行政規(guī)章制度通常涵蓋以下幾個方面：
1. 員工行為準則：規(guī)定員工的行為規(guī)范，包括著裝、言行、職業(yè)道德等。
2. 工作職責：明確各部門及崗位的工作內容和責任。
3. 招聘與離職程序：規(guī)范員工招聘、培訓、考核、晉升及離職流程。
4. 薪酬福利：闡述薪酬體系、福利政策和績效獎勵機制。
5. 客戶服務標準：設定客戶服務流程、投訴處理和滿意度提升措施。
6. 設施設備管理：規(guī)定設施設備的使用、保養(yǎng)和安全操作規(guī)程。
7. 應急處理預案：制定火災、醫(yī)療急救等突發(fā)事件的應對方案。
作用和意義
規(guī)章制度的作用在于：
1. 提高效率：通過標準化流程，減少工作中的混亂和誤解，提高工作效率。
2. 維護秩序：確保酒店運營有序，避免因個人行為影響整體服務品質。
3. 風險控制：預防和減少法律風險，保障酒店和員工的權益。
4. 培訓新員工：為新入職員工提供清晰的行為指南，加速融入團隊。
怎么制定
制定規(guī)章制度時，應遵循以下原則：
1. 合法合規(guī)：確保所有規(guī)定符合國家法律法規(guī)，不違反行業(yè)標準。
2. 實際操作：規(guī)章制度需基于酒店的實際運作情況，具有可操作性。
3. 全員參與：廣泛征求員工意見，確保制度的接受度和執(zhí)行力度。
4. 清晰明了：條文表述要簡潔明了，避免產生歧義。
5. 動態(tài)調整：定期評估并更新制度，適應業(yè)務發(fā)展變化。
酒店行政規(guī)章制度范文
第1篇 酒店行政規(guī)章制度操作手冊
目錄1、呈文管理制度2、行文管理制度3、收發(fā)文管理制度4、印章管理制度5、檔案文件借閱管理制度6、介紹信管理制度7、辦公用品領用管理辦法8、車輛管理辦法9、檔案管理制度10、行政辦公室操作手冊11、行政辦公室組織架構及工作職責呈文管理規(guī)定為使酒店各部門行文規(guī)范化,提高整體辦公效率,特做如下規(guī)定:一、呈文文字表述應準確、簡練、通順、標點正確。二、呈文專題專用,一文一事,內容明確。開門見山提出本部門對所請示問題的處理意見,請酒店領導酌定。三、呈文由本部門承辦人擬定,由本部門經理負責核稿。并在部門領導意見一欄,寫出部門的具體意見。態(tài)度要明朗,簡明扼要,最后簽名并注明時間。四、呈文格式包括:呈文文號、呈文題目、主管領導批示。呈文內容書寫要符合規(guī)范。文號不得重復;呈文題目簡明扼要,高度概括;主管領導名稱不得襲用“酒店領導”的簡稱;在主管領導名稱后,另起一行書寫請示報告的主要內容;末尾簽署呈文部門及時間。五、各部門負責人作為核稿人,不僅要對呈文內容審核,而且要審查呈文格式是否規(guī)范,對呈文負全面責任。六、各部門呈取文,需嚴格辦理收發(fā)文手續(xù),寫明收發(fā)文時間、文稿內容、收發(fā)人姓名。若手續(xù)不全,總經理辦公室有權不負責遞送。七、各部門送來閱批的文件,總經理簽發(fā)后兩個工作日內發(fā)出。八、呈文程序:在呈文本上登記各部門呈文行政辦主管領導在收文本上登記不按上述公文傳遞程序越級呈文,行政辦將予以退回。行文管理制度一、以酒店名義的行文,先由部門承辦人擬稿,經部門經理審閱后,送總經理辦公室核稿并請總經理簽發(fā)。二、繕印的文件均由擬稿人負責校對,重要文件(以酒店名義的行文)均由總經理辦公室校對。打字、校對人均在原稿上簽注姓名、日期。三、經修改后的稿件,如字跡潦草,涂改較多,模糊不清的,應由原擬稿人謄清后再打印。收發(fā)文管理制度一、公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。二、酒店的收文,由檔案秘書簽收登記,總經理的收文由酒店總經理簽收,屬酒店領導親收件,一律交收件人親自拆封。三、公文登記后,由行政辦公室根據總經理的指示,轉交各位領導傳閱,如需轉交有關部門閱辦,應由檔案秘書送交,并經登記、簽收后才可送交。四、閱讀文件應按規(guī)定范圍,秘密級以上文件須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱文件應辦理手續(xù),用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。五、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文,應件件落實,事事有下文,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事。六、公文辦完后,應根據文書立卷、歸檔的有關規(guī)定及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷,當年文件應于第二年第一季度移交完成。七、各級管理人員調動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的文件,應及時送行政辦公室登記保管。八、沒有存查必要的公文,經過鑒別和主管領導批準,由行政辦公室定期銷毀,銷毀秘密公文,要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失,不漏銷,秘密級以上文件,不準作廢品處理,一律集中按有關規(guī)定處理。印章管理制度一、印章刻制刻制印章是印章管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。酒店需刻制新印章須報總經理批準;酒店各部門需刻制新印章,要寫出報告,并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)格,報經行政辦公室批準,方可到當地公安部門申請刻制。新印章要做好戳記,并留樣保存,以便被查。啟用新印章,應選擇好時間,并提前向有關單位發(fā)出正式啟用印章的通知。二、印章保管酒店的行政印章和總經理的私章,由總辦統一保管,并有專人專管;各部門的印章也要指定專人保管。未經領導批準,印章保管人不得委托他人代管印章,并不得攜帶出辦公室使用。三、印章使用印章使用要做到:嚴格手續(xù)、認真審閱、詳細登記、蓋章正規(guī)。印章使用必須經批準,其權限可分級掌握。使用部門的印章,需經部門領導批準;使用酒店印章,須認真填寫用印申請表,并附有關材料,經主管店領導審批后,方可使用印章,并進行登記,店領導不在時,授權總辦主任核準。員工因私須開具各種證明,加蓋酒店印章,必須書面申請并附有關材料,經部門經理批準并報酒店領導審批。四、印章停用由于機構變動或部門(單位)撤銷等原因而造成的印章停用,按規(guī)定進行清理,并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統一保管,同時辦好移交手續(xù)。屬于個人的印章應退給本人。經報請總經理批準后,按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀。檔案文件借閱管理制度一.借閱檔案(包括文件、資料),必須先履行檔案借閱登記手續(xù),秘密級以上檔案文件必須經酒店領導批準方能借閱。二.案卷不能借出,只供在行政辦公室閱看,未立卷的文件及資料可借出。三.文件、資料借閱期限不得超過兩個星期,到期必須歸還,如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。四.借閱檔案的人員必須愛護檔案,要保證檔案的安全與完整,對檔案內容要保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞,否則按違反《保密法》追究當事人的責任。五.借閱的檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現遺失或損壞,應及時報告領導。六.外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,并經總經理批準后方能借閱,但不能帶離行政辦公室。七.外單位摘抄卷內檔案,應經總經理同意,對摘抄的材料要進行審核、簽章后才能帶出。介紹信管理制度一.介紹信種類1.信箋介紹信:用這種信箋開介紹信,可以表達較為復雜內容。2.存根介紹信:用這種介紹信主要是用于介紹某人到何處辦何事的一個憑證。這種介紹信的存根要歸檔,保存期五年。3.證明信:以酒店行政的名義證明某人的身份、經歷或者有關事件的真實情況的專用書信。二.介紹信保管與使用酒店介紹信一般由人事部秘書負責保管和開具,開具介紹信要嚴格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門領導簽署意見后,報經主管店領導審批;一般事宜需由部門經理簽字,人事部經理審批,方可開具介紹信。嚴禁開出空白介紹信。辦公用品(設備)領用管理辦法為了進一步加強酒店辦公用品(設備)的申購領用管理,降低辦公成本費用,根據有關財務規(guī)定和本酒店當前實際情況,特制訂如下辦法:一、酒店辦公用品(設備)由總經理辦公室統一購買及發(fā)放。二、各部門領用辦公用品(設備)需填寫“辦公用品領用單”,經部門經理簽字認可后,到人事行政部領取。三、人事部根據各部門領用情況,對無庫存的辦公用品(設備)進行申購,填制酒店申購單,列明品名、規(guī)格型號及數量,并向供應商詢價。經財務部經理審核、總經理批準后,方可購買。車輛管理規(guī)定(暫行)一、公司辦公用車由總辦統一調派。二、各部門每日上午9時,將當日用車計劃填寫“用車申請單”,注明目的地、事由等,由部門經理簽字后,交總辦統一安排。臨時用車也應填寫“用車申請單”,由總辦視事情的緩急另行安排。申請單如無部門經理簽字,總辦有權不予做派車安排。特殊情況除外。三、總辦接到申請單后,開具“派車單”給相關駕駛員。駕駛員在接到“派車單”后方可出車。否則,視為私自出車,按曠工處理。四、駕駛員完成出車任務回到單位后,應立即將派車單填寫完整交回行政辦,以便備查。五、駕駛員在無出車任務時,應在休息室待命,不得私自外出。否則,視為曠工。檔案管理制度一、酒店檔案酒店檔案是酒店在經營管理活動中形成的,具有保存價值的,以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。酒店檔案管理機構總經理總辦文員各部門兼職檔案管理員1.文件立卷1.1文件立卷即對酒店在工作中具有存查價值、處理完畢的文件材料,系統、完整地歸入卷宗暫保管,以備隨時調用參考。1.2文件立卷的原則按照文件形成的自然規(guī)律,保持文件之間的歷史聯系,反映酒店工作活動特點和真實面貌,以利于加強酒店文件的保管和參考利用。1.3文件立卷的范圍1.3.1重要的會議材料,包括會議通知、日程安排、工作報告、重要講話、會議記要或決議、會議記錄、典型材料、錄音帶、錄像帶、照片等;1.3.2上級發(fā)來的與酒店業(yè)務有關的決議、決定、指示、條例、辦法、計劃、規(guī)劃、批復等;1.3.3酒店向上級單位的正式發(fā)文,包括請示、報告、計劃、各類統計報表等;1.3.4酒店及各部門在接待賓客工作中的各類重要計劃、安排、記錄、總結,以及營業(yè)收入、創(chuàng)匯等統計材料等;1.3.5酒店與有關單位及不相隸屬單位協商工作的往來文書,以及簽訂的各類契據,如合同、協議書等;1.3.6酒店各級管理人員的任免書,職工勞動、工資、福利、教育培訓、考核及獎懲等方面的材料等;1.3.7酒店財產、物資、檔案交接的憑證等;1.3.8酒店籌建或更新改造、設備設施大修一系列工程往來的文件、資料等;1.3.9酒店的大事記錄,反映酒店重要活動的剪報、錄音、錄像、照片等;社會有關部門、單位發(fā)來的要求酒店共同貫徹執(zhí)行和橫向協作的有關文件、材料等;1.3.10重要投訴及其他信訪工作的材料等;1.3.11重要的業(yè)務電報、電傳、傳真及有關經營管理而撰擬的各類條據等;1.3.12其他與酒店有關的重要書面材料或資料等。2.檔案的收集2.1各部門隨時收集辦理完畢的文件材料,按類別分別存放。第二年經檢查齊全后,整理歸檔。2.2各部門設兼職檔案管理員,負責本部門文書檔案的日常收集、管理、監(jiān)督及檢查。2.3文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。2.4電腦檔案分別于電腦硬盤和軟盤內保存,機密文件加設保護密碼。3.檔案的分類3.1按事宜分類:即按文件內容所涉及的具體事宜或工作進行分類。3.2按時間分類:即按文件形成的時間進行分類。3.3按收、發(fā)文單位分類。3.4按酒店部門設置分類。4.檔案的編號4.1文件編號各部門對本部門發(fā)出的文件(發(fā)文、會議紀要等),采用部門代碼+文件類型+日期+序號進行編號:_______。機密文件還應按密級標明“機密文件”、“絕密文件”。酒店部門設置及代碼如下:(英文開頭字母)
行政辦eo
財務部fc
營業(yè)部ms
人事部hr
工程部en
保安部se
前廳部fo
房務部hk
餐飲部fb
4.2案卷編號對已處理完畢的文件,按照文件類別及次序進行編號。5.檔案的整理5.1檢查文件認真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。5.2文件排序每類文件可按文件形成時間順序、重要程度或工作程序等進行排序。系統排列后,應用阿拉伯數字統一編寫頁碼,以固定排列順序,保證材料完整。5.3編寫案卷標題5.4案卷標題反映該類文件的自然聯系與共同特征,要求嚴謹,文字通順、扼要。5.5填寫案卷目錄案卷目錄包括順序號、文件標題、文件編號和日期等。5.6填寫案卷封皮案卷封皮的項目包括單位名稱、案卷標題、卷內文件材料張數、起止日期和保管期限等。5.7案卷裝訂案卷裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;紙面過大的文件,要按卷宗大小摺疊整齊。5.8案卷歸檔裝訂后的案卷,應按照年度進行排列,統一編號登記,填寫《歸檔案卷目錄》。6.檔案的保管6.1涉及經濟的檔案,如合同、協議書、保證書等(原件)檔案由財務部統一保管;硬件設施使用說明書或操作手冊(原件)檔案由工程部統一保管,其余檔案由總辦統一管理。6.2檔案室應做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。6.3每年對檔案進行一次檢查,發(fā)現問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。6.4對于已失去作用的檔案要進行銷毀。銷毀檔案要經過認真鑒定,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,送總經理審批后銷毀。6.5銷毀檔案材料時,必須指派專人監(jiān)銷,防止失密。7.檔案的借閱7.1借閱檔案,必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱;機密級以上的檔案文件須經總經理批準方能借閱。7.2借閱期限不得超過兩周,到期必須歸還,如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。7.3借閱檔案的人員必須愛護檔案,要保證檔案的安全與保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復印、復制、攝影、轉借或損壞。否則,按違反保密法追究當事人責任。7.4借閱的檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現遺失或損壞,應立即報告檔案管理負責人。7.5外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,并經總經理批準后方能借閱。但不能帶離檔案室。7.6外單位摘抄檔案材料,應經總經理同意;檔案管理負責人應對其摘抄的材料進行審查、簽章。
第2篇 某某酒店行政部規(guī)章制度格式怎樣的
某酒店行政部規(guī)章制度行文規(guī)定制度
(1)酒店、行政部名義外發(fā)的各類公文,由行政部經理撰擬。
(2)以酒店名義外發(fā)的文稿,由總經理或總經理委托的他人負責審稿和鑒發(fā)。
以行政部名義外發(fā)的文稿,由行政部經理負責審稿和簽發(fā)。
(3)任何文稿打印,都需要得到行政部經理的簽字批準。
(4)打印稿必須由撰稿人或行政部經理指定的專人,按照原稿進行認真校對。
(5)正式文稿蓋印,必須附原稿,并檢查原稿上總經理簽發(fā)的意見或行政部經理簽發(fā)的意見。
蓋印必須進行登記。
(6)文稿外發(fā)必須登記。
(7)文稿外發(fā)同時,將正稿與原稿裝訂一起,分門別類進行歸檔。
(8)文件按部門編號,如:執(zhí)行總經理用(總)字__年__號;
行政部用(行)字__年__號規(guī)章制度
(1)工作關系到總經理與酒店經營管理各個環(huán)節(jié)聯系渠道保持暢通。
當值人員必須高度重視做好此項工作。
(2)行政總值必須根據值班安排表,準時上崗。
值班期間不得遲到、不得早退,中途不得無故離崗。
因故離崗,須得行政部經理批準,并臨時指派他人替代。
(3)行政總值值班時間:08:00pm-次日08:00pm(期間休息在酒店值班室)。
(4)行政總值記錄本內容為:當日營業(yè)狀況簡述、vip接待報告、投訴記錄及處理、各部門工作狀況記錄;
隱患整改記錄等。
記錄本次日早上08:00pm交行政部,由總經理簽批后,是日行政總值由行政部領取。
(5)行政總值值班當日在總經理不在酒店時,處理有關對客投訴或內部一般事件,如:優(yōu)惠、處罰、獎勵等權限上與總經理等同,但其它重大問題應和總經理取得聯系后再作決定。
(6)遇vip客人光臨,行政總值應在酒店接待,并陪同客人進入客房。
必要的招待還將由總值接待用餐。
印章、介紹信使用保管制度
(1)行政部對酒店印章、介紹信的使用、保管負有管理責任;
財務部對酒店財務章、合同章的使用、保管負有管理責任。
(2)對外使用公章,必須得到經理的審核和批準,并進行用印登記。
部門業(yè)務需要,加蓋酒店公章,應使印章名稱與文件名一致。
加蓋后,必須章形端正,字跡清楚。
(3)公章不得蓋有公文空白處,不得蓋在任何空白紙上。
(4)因印章使用不當,造成公文作廢,此文件必須當場銷毀。
(5)介紹信的開具,必須得到行政部經理的審核和批準。
部門業(yè)務需要開具介紹信,還需持有說明情況并有部門負責人簽字的證明。
(6)開具的介紹信,必須嚴格按要求填寫。
嚴禁開具空白介紹信。
(7)介紹信的存根,必須妥善保管。
(8)公章或介紹信遭竊、或遺失,必須及時報告,并采取消除后果的緊急措施。
(9)公章或介紹信使用或保管不當,造成后果者,按酒店員工手冊獎懲規(guī)定予以處理。
文件保管和傳閱規(guī)章制度
(1)酒店內外各種文件由行政文員負責保管。
(2)保管人員對文件均按門別類進行登記編號。
調用文件,須得到行政部經理許可,辦理相關手續(xù)。
(3)文件傳閱工作由行政部經理或其指定的專人負責。
(4)文件傳閱須填寫傳閱單。
傳閱范圍不得超過傳閱規(guī)定的人員范圍。
(5)行政部經理或其指定的專人須掌握文件傳閱的流程,保證在一定的時間里,完成傳閱工作。
(6)必須重視并及時處理領導或相關人員在文件傳閱單上簽署的意見。
(7)文件傳閱結束后,文件應及時歸還保管人員。
第3篇 某某酒店行政部規(guī)章制度
某酒店行政部規(guī)章制度
行文規(guī)定制度
(1)酒店、行政部名義外發(fā)的各類公文,由行政部經理撰擬。
(2)以酒店名義外發(fā)的文稿,由總經理或總經理委托的他人負責審稿和鑒發(fā)。以行政部名義外發(fā)的文稿,由行政部經理負責審稿和簽發(fā)。
(3)任何文稿打印,都需要得到行政部經理的簽字批準。
(4)打印稿必須由撰稿人或行政部經理指定的專人,按照原稿進行認真校對。
(5)正式文稿蓋印,必須附原稿,并檢查原稿上總經理簽發(fā)的意見或行政部經理簽發(fā)的意見。蓋印必須進行登記。
(6)文稿外發(fā)必須登記。
(7)文稿外發(fā)同時,將正稿與原稿裝訂一起,分門別類進行歸檔。
(8)文件按部門編號,如:執(zhí)行總經理用(總)字_年_號;行政部用(行)字_年_號
規(guī)章制度
(1)工作關系到總經理與酒店經營管理各個環(huán)節(jié)聯系渠道保持暢通。當值人員必須高度重視做好此項工作。
(2)行政總值必須根據值班安排表,準時上崗。值班期間不得遲到、不得早退,中途不得無故離崗。因故離崗,須得行政部經理批準,并臨時指派他人替代。
(3)行政總值值班時間:08:00pm-次日08:00pm(期間休息在酒店值班室)。
(4)行政總值記錄本內容為:當日營業(yè)狀況簡述、vip接待報告、投訴記錄及處理、各部門工作狀況記錄;隱患整改記錄等。記錄本次日早上08:00pm交行政部,由總經理簽批后,是日行政總值由行政部領取。
(5)行政總值值班當日在總經理不在酒店時,處理有關對客投訴或內部一般事件,如:優(yōu)惠、處罰、獎勵等權限上與總經理等同,但其它重大問題應和總經理取得聯系后再作決定。
(6)遇vip客人光臨,行政總值應在酒店接待,并陪同客人進入客房。必要的招待還將由總值接待用餐。
印章、介紹信使用保管制度
(1)行政部對酒店印章、介紹信的使用、保管負有管理責任;財務部對酒店財務章、合同章的使用、保管負有管理責任。
(2)對外使用公章,必須得到經理的審核和批準,并進行用印登記。部門業(yè)務需要,加蓋酒店公章,應使印章名稱與文件名一致。加蓋后,必須章形端正,字跡清楚。
(3)公章不得蓋有公文空白處,不得蓋在任何空白紙上。
(4)因印章使用不當,造成公文作廢,此文件必須當場銷毀。
(5)介紹信的開具,必須得到行政部經理的審核和批準。部門業(yè)務需要開具介紹信,還需持有說明情況并有部門負責人簽字的證明。
(6)開具的介紹信,必須嚴格按要求填寫。嚴禁開具空白介紹信。
(7)介紹信的存根,必須妥善保管。
(8)公章或介紹信遭竊、或遺失,必須及時報告,并采取消除后果的緊急措施。
(9)公章或介紹信使用或保管不當,造成后果者,按酒店員工手冊獎懲規(guī)定予以處理。
文件保管和傳閱規(guī)章制度
(1)酒店內外各種文件由行政文員負責保管。
(2)保管人員對文件均按門別類進行登記編號。調用文件,須得到行政部經理許可,辦理相關手續(xù)。
(3)文件傳閱工作由行政部經理或其指定的專人負責。
(4)文件傳閱須填寫傳閱單。傳閱范圍不得超過傳閱規(guī)定的人員范圍。
(5)行政部經理或其指定的專人須掌握文件傳閱的流程,保證在一定的時間里,完成傳閱工作。
(6)必須重視并及時處理領導或相關人員在文件傳閱單上簽署的意見。
(7)文件傳閱結束后,文件應及時歸還保管人員。
