崗位職責(zé)是什么
物業(yè)資料崗位，是物業(yè)管理行業(yè)中一個(gè)關(guān)鍵的職能角色，主要負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和管理物業(yè)項(xiàng)目的各類(lèi)文檔資料，以確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，為公司的運(yùn)營(yíng)決策提供有力支持。
崗位職責(zé)要求
1. 熟悉物業(yè)管理法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具備一定的法律意識(shí)。
2. 具備良好的組織能力和細(xì)節(jié)關(guān)注度，能高效處理大量文檔信息。
3. 掌握辦公軟件應(yīng)用，如word、excel、pdf編輯等，以進(jìn)行電子文檔的管理和更新。
4. 良好的溝通技巧，能夠與各部門(mén)有效協(xié)調(diào)，獲取所需資料。
5. 保持高度的職業(yè)素養(yǎng)，確保信息的安全性和保密性。
崗位職責(zé)描述
物業(yè)資料崗位的工作日常涉及多方面的任務(wù)，包括但不限于：
1. 收集和整理：負(fù)責(zé)收集物業(yè)項(xiàng)目的所有合同、報(bào)告、業(yè)主信息、規(guī)章制度等文件，進(jìn)行分類(lèi)和編號(hào)，確保資料齊全、有序。
2. 數(shù)據(jù)錄入與更新：將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子版，錄入系統(tǒng)，定期更新，保證數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性。
3. 檔案管理：建立和完善檔案管理系統(tǒng)，執(zhí)行文件的借閱、歸還、銷(xiāo)毀等流程，確保檔案的安全和完整性。
4. 協(xié)調(diào)與溝通：與物業(yè)團(tuán)隊(duì)、業(yè)主、供應(yīng)商等各方保持良好溝通，確保資料的準(zhǔn)確性和及時(shí)傳遞。
5. 報(bào)表編制：根據(jù)需要，編制各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為管理層提供決策依據(jù)。
6. 法規(guī)遵守：確保所有資料符合法律法規(guī)要求，防止?jié)撛诘姆娠L(fēng)險(xiǎn)。
有哪些內(nèi)容
物業(yè)資料崗位的工作內(nèi)容涵蓋以下幾個(gè)方面：
1. 日常文檔處理：接收、整理新產(chǎn)生的文件，如維修記錄、投訴處理、租金收繳等。
2. 檔案維護(hù)：定期檢查檔案，更新過(guò)期信息，處理遺失或損壞文件的補(bǔ)救措施。
3. 信息查詢(xún)：快速響應(yīng)內(nèi)部或外部對(duì)物業(yè)資料的查詢(xún)需求，提供準(zhǔn)確信息。
4. 文件審核：協(xié)助審核合同、協(xié)議等重要文件，確保內(nèi)容無(wú)誤。
5. 系統(tǒng)管理：維護(hù)和優(yōu)化文檔管理系統(tǒng)，確保其穩(wěn)定運(yùn)行。
6. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：向新員工或相關(guān)人員傳授文檔管理知識(shí)，提升團(tuán)隊(duì)整體效率。
物業(yè)資料崗位是物業(yè)管理體系中不可或缺的一環(huán)，通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，確保信息流通的順暢，為物業(yè)公司的高效運(yùn)營(yíng)提供堅(jiān)實(shí)的后臺(tái)支持。
物業(yè)資料崗位職責(zé)范文
第1篇 物業(yè)行政人事部接待資料員崗位職責(zé)
物業(yè)公司行政人事部接待、資料員崗位職責(zé)
1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、圖紙及技術(shù)資料的管理,建檔和統(tǒng)一管理工作。
2.負(fù)責(zé)收發(fā)各種通知、文件以及設(shè)備運(yùn)行記錄的管理。
3.負(fù)責(zé)部門(mén)考勤統(tǒng)計(jì)工作。
4.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件打印、校對(duì)及傳真工作。
5.完成上級(jí)交辦的其他工作。
[上崗條件]
●中專(zhuān)以上文化程度,身體健康,有1年以上相關(guān)人事行政管理經(jīng)驗(yàn);
●較好的文檔保管能力、組織協(xié)調(diào)和獨(dú)立工作能力;
●能應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件;
●工作細(xì)心、認(rèn)真負(fù)責(zé)
第2篇 物業(yè)資料管理員崗位職責(zé)與職位說(shuō)明
2.33 資料管理員
2.33.1 崗位職責(zé)
a)認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家保密法和有關(guān)檔案管理規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度。
b)負(fù)責(zé)物業(yè)的有關(guān)圖紙資料的收集、裝訂、存檔。
c)負(fù)責(zé)管理處檔案的建立與管理,依據(jù)管理制度,科學(xué)分類(lèi),方便檢索。
d)嚴(yán)格執(zhí)行檔案使用、查詢(xún)制度,規(guī)定不能外借的檔案資料,未經(jīng)主任批準(zhǔn)不得外借,借閱檔案必須詳細(xì)登記,對(duì)造成破損、缺少、不按時(shí)歸還者嚴(yán)格按規(guī)定處罰,并盡力彌補(bǔ)。
e)每周對(duì)檔案室清潔一次,保證室內(nèi)潔凈,溫度、濕度恒定,通風(fēng)、消殺良好,防盜設(shè)施安全可靠。
f)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
2.33.2 職位說(shuō)明
a)年齡50歲以下,身體健康;
b)大專(zhuān)以上學(xué)歷,檔案管理專(zhuān)業(yè),從事相關(guān)職位工作三年以上;
c)工作認(rèn)真、負(fù)責(zé),原則性強(qiáng)、廉潔奉公。
d)工作負(fù)責(zé)范圍:負(fù)責(zé)管理處檔案資料的收集、保管工作。
第3篇 某某物業(yè)公司品質(zhì)資料崗位職責(zé)
某物業(yè)公司品質(zhì)資料崗位職責(zé)
品質(zhì)資料管理負(fù)責(zé)對(duì)公司受控文件的管理,監(jiān)督檢查各部門(mén)體系文件的有效性、完整性、執(zhí)行情況。具體職責(zé)如下:
1.負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量記錄和文檔資料的標(biāo)識(shí)、收集、整理、編目、借閱、歸檔等工作,包括電子文檔的管理,綜合辦公室對(duì)外發(fā)文須每月底打印存檔。
2.負(fù)責(zé)管理類(lèi)體系文件的初審工作,確保該類(lèi)體系文件科學(xué)合理,維護(hù)體系文件的適用性。
3.負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的電腦錄入工作,且須用磁盤(pán)備份兩份一套,并做好相關(guān)標(biāo)識(shí),妥善保管。
4.負(fù)責(zé)組織新更改(新編制)體系文件的發(fā)放及培訓(xùn)工作。
5.負(fù)責(zé)收集新頒布的有關(guān)法令、法規(guī)、條例以及行業(yè)規(guī)定,確保無(wú)遺漏。重要法規(guī)、條例等及時(shí)報(bào)部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)后下發(fā)各部門(mén)。
6.及時(shí)傳達(dá)公司相關(guān)信息,負(fù)責(zé)本部門(mén)共用的辦公用品的保管和打印機(jī)、復(fù)印紙的使用。
7.負(fù)責(zé)在每月第一個(gè)工作日統(tǒng)計(jì)本部門(mén)辦公用品的需求情況,負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的賬目建立及領(lǐng)用登記。
8.負(fù)責(zé)跟進(jìn)本部門(mén)人員對(duì)各類(lèi)投訴和緊急事件的處理情況,及時(shí)提醒、協(xié)助相關(guān)質(zhì)量記錄的完善工作,并做好歸檔及保管工作。
9.負(fù)責(zé)管理評(píng)審會(huì)議記錄及紀(jì)要整理工作。
10.協(xié)助綜合辦公室主任保持與政府質(zhì)量管理部門(mén)及審核機(jī)構(gòu)的聯(lián)系。
11.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
第4篇 __物業(yè)綜合維修部資料檔案員崗位職責(zé)
物業(yè)綜合維修部資料檔案員崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)維修服務(wù)部文件資料的收集、整理、保存、管理。將工程施工維修的地點(diǎn)、部位、時(shí)間、施工方案等資料進(jìn)行收集、分類(lèi)、保存、歸檔。負(fù)責(zé)工程會(huì)議記錄工作。
2、控制施工材料的材質(zhì),向施工隊(duì)要材質(zhì)試驗(yàn)單,檢查、試驗(yàn)所用材料是否合格并做好記錄,對(duì)不合格的材質(zhì)要及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào),對(duì)所用材料有控制權(quán)和監(jiān)督權(quán)。
3、參與工程質(zhì)量的檢查、驗(yàn)收工作,在進(jìn)行驗(yàn)收前先查驗(yàn)、接收施工單位的竣工資料,重點(diǎn)查驗(yàn)隱檢記錄、試驗(yàn)報(bào)告、材質(zhì)化驗(yàn)單和淋水、蓄水試驗(yàn)、電的滿(mǎn)負(fù)荷、水通球、暖氣試壓的試驗(yàn)記錄,查看資料是否齊全、是否真實(shí)。
4、整理竣工圖,查驗(yàn)施工單位是否按圖施工,竣工圖是否齊全,是否已整理并核實(shí)變更洽商是否在竣工圖上標(biāo)明。
5、整理好驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)所作各種試驗(yàn)和檢驗(yàn)記錄,將驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)的工程問(wèn)題進(jìn)行整理、記錄、歸檔,寫(xiě)明問(wèn)題發(fā)生的部位、程度,以此作為結(jié)算的依據(jù)或檔案資料。
第5篇 z物業(yè)工程部文員兼技術(shù)資料員崗位職責(zé)
物業(yè)工程部文員兼技術(shù)資料員崗位職責(zé)
1、崗位名稱(chēng):工程部文員
所屬部門(mén):工程部
直接上級(jí):工程部副經(jīng)理
直接下級(jí):無(wú)
2、工作職責(zé):
2.1、努力完成部門(mén)經(jīng)理交辦的各項(xiàng)事務(wù)和技術(shù)資料的管理,對(duì)公司的通知、文件要做到及時(shí)上傳下達(dá);
2.2、負(fù)責(zé)有關(guān)資料、文件的收發(fā)和分類(lèi)歸檔,準(zhǔn)確無(wú)誤地填制各種報(bào)表和表格。
2.3、負(fù)責(zé)工程部員工每月出勤的查核、匯總上報(bào);
2.4、參加有關(guān)會(huì)議,并做好會(huì)議記錄、整理工作;
2.5、負(fù)責(zé)收集、整理、復(fù)印、描繪、完善動(dòng)力工程系統(tǒng)的竣工圖紙及改造工程圖紙和動(dòng)力設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū),分類(lèi)歸檔,做到隨時(shí)可提供查閱;
2.6、每月負(fù)責(zé)把各系統(tǒng)的設(shè)備檔案有關(guān)故障情況、維修項(xiàng)目、更換零件或更新等內(nèi)容填入部門(mén)的設(shè)備檔案書(shū);
2.7、負(fù)責(zé)動(dòng)力設(shè)備運(yùn)行時(shí)間、動(dòng)力物資、人力消耗統(tǒng)計(jì)和工程維修部維修零配件、材料計(jì)劃的匯總工作。
2.8、完成上級(jí)交辦的其他工作。
3、任職要求:高中以上學(xué)歷,辦公室工作2年以上本職工作經(jīng)驗(yàn),具有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)、較強(qiáng)的工作責(zé)任心、努力完成服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作任務(wù)。
第6篇 物業(yè)管理公司信息資料管理員崗位職責(zé)
物業(yè)管理有限公司信息資料管理員崗位職責(zé)
a.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)相關(guān)信息的匯總、傳遞、反饋等工作。負(fù)責(zé)公司行政會(huì)議的會(huì)議記錄和公司大事記錄,組織撰寫(xiě)公司級(jí)的各類(lèi)文稿(包括年工作總結(jié)、上報(bào)材料、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等)。
b.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)文字資料、質(zhì)量記錄的編目、檢查、發(fā)放、歸檔、分類(lèi)工作。
c.編制存放目錄索引,包括體系文件質(zhì)量記錄、圖文資料、住戶(hù)檔案、員工檔案、小區(qū)竣工資料、往來(lái)文件等。
d.負(fù)責(zé)電腦文檔建立管理工作,資料須按文件類(lèi)別設(shè)立相應(yīng)的子目錄,分類(lèi)保存各類(lèi)文件,重要文件須以軟盤(pán)備份(如合同、協(xié)議書(shū)等)。
e.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)通知、簡(jiǎn)報(bào)等信息的接收,負(fù)責(zé)各類(lèi)信息的真實(shí)性、及時(shí)性和完整性,重要信息隨時(shí)發(fā)送;每周信息經(jīng)過(guò)整理后在周四晚20:00以前上報(bào);對(duì)過(guò)去各類(lèi)主要信息進(jìn)行必要的跟蹤并及時(shí)上報(bào)。
f.負(fù)責(zé)公司資料室管理,報(bào)刊雜志訂閱、資料借閱、資料室開(kāi)放以及公司文檔管理。
第7篇 物業(yè)工程部文員資料管理員崗位職責(zé)
物業(yè)工程部文員(資料管理員)崗位職責(zé)
報(bào)告上級(jí):工程部經(jīng)理、副經(jīng)理
聯(lián)系部門(mén):工程部各專(zhuān)業(yè)
1、負(fù)責(zé)打印各類(lèi)傳送文件、報(bào)表、文件的復(fù)印及收發(fā);
2、負(fù)責(zé)勞保、文具用品的發(fā)放工作;
3、負(fù)責(zé)對(duì)大廈、公寓全部圖紙和技術(shù)說(shuō)明書(shū)的分類(lèi)保管、編排目錄、建立臺(tái)帳及借閱制度;
4、負(fù)責(zé)采購(gòu)單的報(bào)批、存檔及現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)、支票申請(qǐng)手續(xù);
5、負(fù)責(zé)工程報(bào)修單的分派和整理統(tǒng)計(jì)工作;
6、完成上級(jí)交給的各項(xiàng)任務(wù)。
