采購管理制度6篇

包括哪些

企業(yè)的采購管理制度是確保資源有效獲取、成本控制和供應(yīng)鏈穩(wěn)定的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。它涵蓋了以下幾個核心組成部分：

1. 采購策略：明確采購的目標(biāo)、方式和優(yōu)先級，如本地化采購、長期供應(yīng)商關(guān)系管理等。

2. 供應(yīng)商選擇與評估：建立嚴(yán)格的供應(yīng)商資格審查和績效評估機(jī)制，確保供應(yīng)商的質(zhì)量、價格和服務(wù)符合企業(yè)需求。

3. 采購流程：規(guī)范從需求識別、詢價比價、合同簽訂到貨物接收和付款的每個步驟，保證流程的透明性和合規(guī)性。

4. 合同管理：制定標(biāo)準(zhǔn)合同模板，管理合同執(zhí)行，處理合同變更和糾紛。

5. 庫存控制：確保庫存水平適中，避免過度庫存導(dǎo)致的資金占用和過低庫存帶來的供應(yīng)風(fēng)險。

6. 質(zhì)量控制：設(shè)立質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保采購物資滿足生產(chǎn)或運(yùn)營的要求。

7. 信息系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，實現(xiàn)采購數(shù)據(jù)的自動化管理和分析，提高決策效率。

體系框架

一個完善的采購管理制度體系應(yīng)具備以下架構(gòu)：

1. 制度框架：確立采購政策、程序和指南，為采購活動提供指導(dǎo)原則。

2. 組織結(jié)構(gòu)：設(shè)立專門的采購部門，明確職責(zé)分工，確保采購職能的有效執(zhí)行。

3. 決策機(jī)制：建立采購決策流程，包括審批權(quán)限、緊急采購處理等。

4. 監(jiān)控與審計：定期進(jìn)行采購活動的審計，監(jiān)控采購績效，及時發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)。

5. 培訓(xùn)與發(fā)展：提供采購人員專業(yè)培訓(xùn)，提升團(tuán)隊能力，適應(yīng)市場變化。

6. 溝通協(xié)調(diào)：加強(qiáng)與內(nèi)部各部門及外部供應(yīng)商的溝通，確保信息暢通，促進(jìn)合作。

7. 持續(xù)優(yōu)化：基于數(shù)據(jù)分析，持續(xù)評估和調(diào)整采購策略，以適應(yīng)市場環(huán)境和企業(yè)目標(biāo)的變化。

重要性

采購管理制度的重要性不容忽視，它直接影響到企業(yè)的運(yùn)營效率和盈利能力：

1. 成本控制：通過有效的采購策略，可以降低物料成本，提高利潤空間。

2. 質(zhì)量保障：嚴(yán)格的供應(yīng)商管理和質(zhì)量控制，確保原材料或服務(wù)的質(zhì)量，從而保證產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量。

3. 供應(yīng)鏈穩(wěn)定性：穩(wěn)定的供應(yīng)商關(guān)系和良好的合同管理，有助于應(yīng)對供應(yīng)波動，減少中斷風(fēng)險。

4. 法規(guī)遵從：合規(guī)的采購流程避免法律風(fēng)險，保護(hù)企業(yè)聲譽(yù)。

5. 決策支持：準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析為管理層提供決策依據(jù)，優(yōu)化采購決策。

6. 企業(yè)競爭力：高效的采購管理提升整體運(yùn)營效率，增強(qiáng)企業(yè)在市場競爭中的優(yōu)勢。

一個健全的采購管理制度是企業(yè)成功的關(guān)鍵要素之一，它不僅關(guān)乎成本和質(zhì)量，更關(guān)乎企業(yè)的戰(zhàn)略執(zhí)行和長期發(fā)展。因此，企業(yè)必須重視并不斷優(yōu)化采購管理制度，以應(yīng)對日益復(fù)雜的市場環(huán)境。

采購管理制度范文

第1篇 企業(yè)必備采購管理制度范本:采購管理制度

為加強(qiáng)集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部采購管理，規(guī)范采購申報程序，統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制成本，合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律，特制訂本制度，下面是某____地產(chǎn)集團(tuán)有限公司采購管理制度范本。

一、采購管理制度目的：

為加強(qiáng)集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部采購管理，規(guī)范采購申報程序，統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制成本，合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律，特制訂本制度，下面是某____地產(chǎn)集團(tuán)有限公司采購管理制度范本。

二、采購管理制度原則：

1、嚴(yán)格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則；

2、嚴(yán)格遵守集團(tuán)采購配送中心統(tǒng)一詢價定標(biāo)的原則；

3、嚴(yán)格遵守“三個三”原則。

（一）選購三原則：

（1）一種物品采購各部分別找三家

（2）一種物品分別報三家

（3）一種物品最后定一～三家

（二）定購三原則：

（1）同類物品質(zhì)量最優(yōu)

（2）同類物品價格最低

（3）同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好

（三）驗收三原則管理制度：

（1）由集團(tuán)采購管理制度配送中心、使用部門、資產(chǎn)管理部門等部門共同參與驗收

（2）經(jīng)參與驗收的各方代表簽字方能視為有效

（3）發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品，一票否決，堅決退換

三、采購管理制度范本立項程序及申購流程：

1、固定資產(chǎn)（含車輛）：

申購部門/單位填寫“固定資產(chǎn)購置審批表”→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)資產(chǎn)管理部門意見→集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批示→集團(tuán)采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

2、低值易耗品：

申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→中心/部門負(fù)責(zé)人審批→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

3、辦公文具、耗材類：

（1）辦公文具類申購流程：集團(tuán)采購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應(yīng)商：

①計劃內(nèi)：申購部門/單位每月初填寫“恒大集團(tuán)月份文具用品/申購表”（辦公文具限額10元/人?月）→部門負(fù)責(zé)人審核→由總裁辦匯總審核后實施采購、辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)；

②計劃外：申購部門/單位填寫呈批報告→集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審核→集團(tuán)采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

（2）耗材類申購流程：

①計劃內(nèi)：申購部門/單位每月初填寫“恒大集團(tuán)耗材申購表” 部門負(fù)責(zé)人審核→信息中心匯總審核→集團(tuán)總裁審批→集團(tuán)采購配送中心詢價、定標(biāo)，并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理結(jié)算手續(xù)。

②計劃外：申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→ 部門負(fù)責(zé)人審核→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)采購配送中心詢價、定標(biāo)，并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

4、綠化、飲用水、印刷制品、廣告制品、辦公家具與電腦等設(shè)備、樣板房家私與飾品、車輛保險等共享物資：

①集團(tuán)采購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應(yīng)商；

②申購部門/單位填寫呈批報告/請示→部門負(fù)責(zé)人審核→總裁辦匯總審核→集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批（按照權(quán)限）→由申購部門/單位實施采購、辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

5、上述申購流程中采購?fù)ㄖ毺峁┮环萁o價格監(jiān)督部。該部有權(quán)對價格進(jìn)行抽查，對不合理價格提出終止申購或交綜合檢查部進(jìn)行查處。

四、本采購管理制度范本自下發(fā)之日起實施，此前下發(fā)的相關(guān)規(guī)定、辦法與本制度不一致者，則按本制度執(zhí)行。集團(tuán)下屬各公司及外地分公司參照執(zhí)行。

五、本采購管理制度范本由集團(tuán)采購配送中心負(fù)責(zé)解釋。

第2篇 適用性企業(yè)采購管理制度

企業(yè)采購管理制度目的：規(guī)范采購操作和方法，采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。本企業(yè)采購管理制度規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。

一、企業(yè)采購管理制度目的

規(guī)范采購操作和方法，采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。

二、 企業(yè)采購管理制度適用范圍

本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。

三、 企業(yè)采購管理制度定義

1、 供應(yīng)商：是指能向采購者貨物、工程和服務(wù)的法人或組織。

2、 合格供應(yīng)商：是指公司程序評審可以與公司合作的供應(yīng)商。

3、 購物申請單：是需求需要采購管理制度的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，此單據(jù)須有經(jīng)理和審核權(quán)限簽批。

4、 供應(yīng)商選擇考察表：是確立為公司供應(yīng)商前對供應(yīng)商評估的表格，由采購主管對供應(yīng)商考察并填寫此表，填寫完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運(yùn)作中心總監(jiān)時行審批。

5、 供應(yīng)商考核表：是每財年度對供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等考察的的表格，考核決定與該供應(yīng)商合作。

6、 終止供應(yīng)商的報告：是指供應(yīng)商惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等與其終止合作的報告，此報告由權(quán)責(zé)向采購中心，由采購主管填寫逐級上報審批。

7、 抽貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對采購物品檢驗的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)或權(quán)責(zé)編寫交采購中心匯總成冊。

8、 貨物檢驗報告：是貨物驗收和人員對貨物驗收后對所采購貨物給出驗收報告和意見。

四、 企業(yè)采購管理制度

企業(yè)采購管理制度必潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不供應(yīng)商禮金、禮品和宴請；

遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；

能按質(zhì)按量地采購到所需物品；

供應(yīng)商選擇、評價、甑選以供應(yīng)商供貨質(zhì)量；

采購的事前管理，的設(shè)備價格信息檔案，以地控制和降低采購成本 并采購質(zhì)量；

科學(xué)、客觀、地收貨質(zhì)量檢查；

好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決的問題；

分析采購工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn)，有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)的建議；

采購文檔的存檔、備份工作；

在公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；

所有采購， 事前批準(zhǔn)，未經(jīng)計劃并報審核和批準(zhǔn)， 除急購?fù)獠少彛辟徯柙谏暾垎紊献r“急購”，并由總經(jīng)理補(bǔ)批；

凡特性的物品，盡最大以計劃辦理采購，可以核定物品項目，通知各請購依計劃請購，然后

辦理采購；

采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買， 隨意變更供應(yīng)商；

五、 企業(yè)采購管理制度供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)采購管理制度的市信用和的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識；

注冊資金50萬的納稅人；

健全的商務(wù)管理流程和制度；

的財務(wù)狀況，可以七天帳期；

優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；

有利于我公司的供配貨地理區(qū)位的合作；

六、企業(yè)采購管理制度供應(yīng)商選擇、評價和終止辦法

供應(yīng)商的資質(zhì)直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)和重大產(chǎn)品問題的等儲多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的、反應(yīng)的性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、能力。有必要地篩選、考核供應(yīng)商，合格供應(yīng)商制訂終止辦法。

對供應(yīng)商資信由高到低分為a、b、c、d四類。定類辦法參見《供應(yīng)商考核辦法及考核表》。

第3篇 企業(yè)必備采購管理制度(范本)

一、采購管理制度目的:

為加強(qiáng)集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部采購管理,規(guī)范采購申報程序,統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格控制成本,合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律,特制訂本制度,下面是某____地產(chǎn)集團(tuán)有限公司采購管理制度范本。

二、采購管理制度原則:

1、嚴(yán)格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則;

2、嚴(yán)格遵守集團(tuán)采購配送中心統(tǒng)一詢價定標(biāo)的原則;

3、嚴(yán)格遵守“三個三”原則。

(一)選購三原則:

(1)一種物品采購各部分別找三家

(2)一種物品分別報三家

(3)一種物品最后定一~三家

(二)定購三原則:

(1)同類物品質(zhì)量最優(yōu)

(2)同類物品價格最低

(3)同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好

(三)驗收三原則管理制度:

(1)由集團(tuán)采購管理制度配送中心、使用部門、資產(chǎn)管理部門等部門共同參與驗收

(2)經(jīng)參與驗收的各方代表簽字方能視為有效

(3)發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品,一票否決,堅決退換

三、采購管理制度范本立項程序及申購流程:

1、固定資產(chǎn)(含車輛):

申購部門/單位填寫“固定資產(chǎn)購置審批表”→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)資產(chǎn)管理部門意見→集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批示→集團(tuán)采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

2、低值易耗品:

申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→中心/部門負(fù)責(zé)人審批→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

3、辦公文具、耗材類:

(1)辦公文具類申購流程:集團(tuán)采購配送中心按“三個三”原則,確定年度供應(yīng)商:

①計劃內(nèi):申購部門/單位每月初填寫“恒大集團(tuán)月份文具用品/申購表”(辦公文具限額10元/人·月)→部門負(fù)責(zé)人審核→由總裁辦匯總審核后實施采購、辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù);

②計劃外:申購部門/單位填寫呈批報告→集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審核 →集團(tuán)采購配送中心詢價定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

(2)耗材類申購流程:

①計劃內(nèi):申購部門/單位每月初填寫“恒大集團(tuán)耗材申購表” 部門負(fù)責(zé)人審核→信息中心匯總審核→集團(tuán)總裁審批→集團(tuán)采購配送中心詢價、定標(biāo),并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理結(jié)算手續(xù)。

②計劃外:申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→ 部門負(fù)責(zé)人審核→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)采購配送中心詢價、定標(biāo),并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

4、綠化、飲用水、印刷制品、廣告制品、辦公家具與電腦等設(shè)備、樣板房家私與飾品、車輛保險等共享物資:

①集團(tuán)采購配送中心按“三個三”原則,確定年度供應(yīng)商;

②申購部門/單位填寫呈批報告/請示→部門負(fù)責(zé)人審核→總裁辦匯總審核→集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批(按照權(quán)限)→由申購部門/單位實施采購、辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

5、上述申購流程中采購?fù)ㄖ毺峁┮环萁o價格監(jiān)督部。該部有權(quán)對價格進(jìn)行抽查,對不合理價格提出終止申購或交綜合檢查部進(jìn)行查處。

四、本采購管理制度范本自下發(fā)之日起實施,此前下發(fā)的相關(guān)規(guī)定、辦法與本制度不一致者,則按本制度執(zhí)行。集團(tuán)下屬各公司及外地分公司參照執(zhí)行。

五、本采購管理制度范本由集團(tuán)采購配送中心負(fù)責(zé)解釋。

第4篇 企業(yè)采購管理制度

公司采購管理制度

目的:降低采購成本、提升采購質(zhì)量、保證采購時效、規(guī)范采購流程、保障公司正常運(yùn)營

適用:原輔材料、辦公用品(耗材)、零星物料、委外加工、設(shè)備與零部件、其它

保密:內(nèi)部普通

關(guān)鍵詞:工作職責(zé)、采購流程、處理方法、責(zé)任、激勵、管理、制度

報(抄)送:總經(jīng)理室、副總經(jīng)理室、廠長室、財務(wù)室、倉庫、本司各生產(chǎn)與職能部門

第一條 部門設(shè)置與人力資源配置

1、根據(jù)公司發(fā)展需要,保證采購規(guī)程的徹底落實,公司特此設(shè)立專門的采購部門,具體負(fù)責(zé)公司一切采購事務(wù);

2、采購部配置采購主管一名、采購員二名;

3、采購部組織架構(gòu)如下圖:

總經(jīng)理

副總經(jīng)理

廠長

采購主管

采購員

采購員

第二條 主要職責(zé)

1、總經(jīng)理:負(fù)責(zé)重要、貴重、大宗物料的采購審批,以及重要供應(yīng)商的認(rèn)定。

2、副總經(jīng)理:負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)、辦公用品(耗材)、零星物料、臨時緊急物料的采購審批。

3、廠長:負(fù)責(zé)原輔材料采購、設(shè)備與零部件采購、委外加工的審批。

4、采購主管:

①、遵守公司各項規(guī)章制度,主持本部工作,處理公司日常采購事務(wù),做好采購5r管理;

②、負(fù)責(zé)開發(fā)供應(yīng)商:根據(jù)公司所需采購物料的種類,利用現(xiàn)有的資料、公開征求、同行業(yè)介紹、供應(yīng)商自薦等方式收集所需供應(yīng)商的信息,并根據(jù)其價格、品質(zhì)、服務(wù)、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進(jìn)行分析,符合要求的,列入合格供應(yīng)商,并定期對其進(jìn)行評估與管理;

③、負(fù)責(zé)詢價、比價、議價:根據(jù)采購計劃要求,采取多家供應(yīng)商報價的方式,進(jìn)行成本分析,價格分析,市場調(diào)研來確定采購目標(biāo)價,報總經(jīng)理核準(zhǔn)后備檔;對經(jīng)常性使用,且使用量較大的材料,應(yīng)事先選定廠商,議定長期供應(yīng)價格;

④、負(fù)責(zé)審查簽認(rèn)單據(jù),包括部門請購單、供應(yīng)商送貨單、報價單、發(fā)票等等,發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)處理與報告;

⑤、負(fù)責(zé)訂購單的下達(dá):根據(jù)各部門的有效請購單,把請購物料的種類、數(shù)量、日期等信息進(jìn)行分類整理,做好采購計劃,以集中采購的原則,向采購員下達(dá)訂購?fù)ㄖ?以及外協(xié)加工訂單的下達(dá)與進(jìn)度的跟進(jìn);

⑥、負(fù)責(zé)物料催交與到達(dá):根據(jù)采購計劃,及時有效地與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通(如品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、 交貨日期、退貨協(xié)議等等),確保物料與委外加工部件按時到達(dá),不得因為品質(zhì)、數(shù)量、交期等原因影響公司正常運(yùn)營。

⑦、負(fù)責(zé)采購?fù)瓿珊蟮膯螕?jù)整理歸類與登記錄入,制作月度報表;

⑧、及時完成公司交辦的其它工作。

5、采購員:

①、遵守公司各項規(guī)章制度,及時完成各項采購任務(wù);

②、負(fù)責(zé)了解物料采購信息,收集物料市場價格;

③、根據(jù)公司各部門的要求與主管下達(dá)的采購任務(wù)做出合理采購計劃,保證所需物料及時采購到位;

④、保證所采購物料的價格、質(zhì)量、數(shù)量符合要求,并處理或協(xié)助處理品質(zhì)和數(shù)量等異常情況;

⑤、對采購回來的物料(包括供應(yīng)商送貨上門的),應(yīng)及時通知質(zhì)檢人員進(jìn)行檢驗,要求倉庫人員對合格物料進(jìn)行清點入庫或直接移交給用料部門;

⑥、負(fù)責(zé)或協(xié)助處理退貨事務(wù);

⑦、定期檢查公司物料庫存情況,及時將采購單據(jù)交主管領(lǐng)導(dǎo)核簽后與財務(wù)部進(jìn)行結(jié)算。

⑧、及時完成公司交辦的其它工作。

第三條 采購的基本原則:成本效益原則、物料質(zhì)量原則、進(jìn)度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。

第四條 申購權(quán)責(zé)與流程

1、請購核準(zhǔn)權(quán)限

①、原輔物料:請購金額預(yù)估在10000元以下的,由廠長核準(zhǔn);請購金額預(yù)估在10000至50000元的,由副總經(jīng)理或總經(jīng)理核準(zhǔn);請購金額預(yù)估在50000元以上的,由總經(jīng)理核準(zhǔn);

②、辦公用品(耗材)、防護(hù)用品、設(shè)備與零部件及其它零星物品:請購金額預(yù)估在200元以下的,由行政主管核準(zhǔn);請購金額預(yù)估在200至1000元的,由副總經(jīng)理或廠長核準(zhǔn);請購金額預(yù)估在1000元以上的,由總經(jīng)理核準(zhǔn);

③、委外加工:外協(xié)加工金額預(yù)估在50000元以下的,由廠長核準(zhǔn);外協(xié)加工金額預(yù)估在50000元以上的,由副總經(jīng)理或總經(jīng)理核準(zhǔn)。

2、申購責(zé)任人與申購流程

①、原輔材料a:本原輔材料包括實木、板料、木皮、刀具、布(皮)料、油漆(含天那水、稀釋劑、固化劑、灰土等、包裝材料、設(shè)備與零部件)等等,由所需部門主管申購;

②、原輔材料b:本原輔助材料包括所有五金配件、大理石、玻璃等等,由所需部門質(zhì)檢員或設(shè)計員申購;

③、原輔材料c:本原輔助材料包括502膠、組裝膠、封邊膠、貼皮膠、玻璃膠、常用快牙、打包膠卷、卷尺、刀片、手套、口罩、沙卷(帶)、常用醫(yī)藥品等等,由倉管申購;

④、辦公用品(耗材)、共用設(shè)備及其零部件:由行政人事部申購;

⑤、委外加工:由部門主管或廠長申請;

⑥、申購責(zé)任人在《申購單》上必須詳細(xì)標(biāo)明所需物料的名稱、數(shù)量、型號(規(guī)格)、使用工程、質(zhì)量要求、到達(dá)日期等事項,經(jīng)權(quán)限人員核準(zhǔn)后交采購部主管人員組織采購;

⑦、申購流程如下圖:

填寫申購單

權(quán)限人不準(zhǔn)

權(quán)限人核準(zhǔn)

提交采購部

第五條 采購流程

采購流程如下圖:

采購部接受有效申購單

采購主管整理歸類

開發(fā)供應(yīng)或外協(xié)加工商

固定供應(yīng)或外協(xié)加工商

詢價、比價、議價

退貨處理

下達(dá)采購指令

驗收

入庫

進(jìn)行購買

不合格

合格

定價

照約定付款

第六條 采購管理流程

采購流程如下圖:

供應(yīng)商信息

各部計劃所需物料

采購申請單

采購訂單審批

采購明細(xì)表

采購匯總表

采購協(xié)議

采購部

價格

管理

通知收貨

質(zhì)量控制

退貨管理

進(jìn)庫單

委外加工管理

委外產(chǎn)品驗收

委外加工達(dá)成

采購發(fā)票管理

整理付款

購買過程管理

退貨管理

采購月報表

第七條 退貨

以下三種情況應(yīng)做退貨處理:

①、對合格率未達(dá)到要求的物料應(yīng)做批量拒收退貨;

②、對良莠不齊的物料應(yīng)做部分拒收退貨;

③、對在生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)的少量不良品的退貨;

第八條 采購事故的處理方法與責(zé)任

1、非采購人員采購不當(dāng)?shù)?。比如下單采購貼皮木板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或改變材質(zhì)等原因造成的不良采購的,處理方法如下:a,若供應(yīng)商還未進(jìn)行訂單的正式生產(chǎn),由采購人員與供應(yīng)商協(xié)調(diào)取消此單;b,若供應(yīng)商已進(jìn)行了生產(chǎn),要求供應(yīng)商提供準(zhǔn)確的生產(chǎn)數(shù)量,再協(xié)調(diào)看此種物料是否會在今后的生產(chǎn)中使用,若將來有用,只需與供應(yīng)商協(xié)調(diào)將送貨期推后即可。若不可能再用,應(yīng)盡快與供應(yīng)商協(xié)調(diào)以成本價將物料金額算清,并考慮物料報廢后是否有利用價值,同時知會相關(guān)部門向客戶索取已生產(chǎn)物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。此類責(zé)任由公司承擔(dān)(類似的采購事故,參照此條執(zhí)行)。

2、如果供應(yīng)商交期無法達(dá)成時,采購部應(yīng)先發(fā)改善通知,強(qiáng)烈要求供應(yīng)商改善,可根據(jù)交期未達(dá)成而影響公司生產(chǎn)情況的程度,給予扣款或延遲付款,以督導(dǎo)并強(qiáng)制供應(yīng)商改善,若供應(yīng)商無法改善,應(yīng)及時報告并建議更換新的供應(yīng)商。若既不報告又處理不當(dāng)時,因而影響公司正常運(yùn)作的,由采購責(zé)任人負(fù)擔(dān)相關(guān)損失費用。

3、第七條退貨事項由采購部負(fù)責(zé)辦理。如果是第七條中第①、②款的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當(dāng)事采購人員承擔(dān)。

4、如果因申購人對所申購物料的名稱、數(shù)量、型號(規(guī)格)、使用工程、質(zhì)量要求、到達(dá)日期等事項未做詳細(xì)標(biāo)明而引發(fā)的相關(guān)采購事故,由申購人與采購責(zé)任人分別承擔(dān)90%和10%的事故損失。

5、委外加工產(chǎn)品,原則上由木工質(zhì)檢員到外協(xié)加工廠進(jìn)行現(xiàn)場檢測,合格后方可收貨運(yùn)回,由于質(zhì)檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質(zhì)檢責(zé)任人員承擔(dān)損失;其它物料由于質(zhì)檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質(zhì)檢責(zé)任人員與采購責(zé)任人分別承擔(dān)80%和20%的損失。

6、如果某供應(yīng)商對其所供應(yīng)的某一物料價格提出上漲時,不管上漲的幅度是否符合市場行情,采購部門必需做一個完整的市場調(diào)查,核實價格,了解行情,請供應(yīng)商重新列出成本分析表與報價單,呈報權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn),備檔后方可實施采購。否則,上漲部分由采購責(zé)任人承擔(dān)。

第九條 整理付款

1、現(xiàn)金結(jié)算:

①、送貨上門的:采購物料驗收合格后,由質(zhì)檢、倉庫等相關(guān)人員在送貨單(或發(fā)票)上簽字確認(rèn),采購主管審查簽字后呈權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn),財務(wù)付款;

②、自行取貨的:由采購人員填寫經(jīng)采購主管審核、總經(jīng)理或主管副總核準(zhǔn)的借支單到財務(wù)掛賬預(yù)支現(xiàn)金,物料采購回來時,經(jīng)上述規(guī)程確認(rèn)后再及時到財務(wù)核銷。

2、月度結(jié)算:

采購物料驗收合格后,由質(zhì)檢、倉庫等相關(guān)收貨人員在送貨單(或發(fā)票)上簽字確認(rèn),由采購部與財務(wù)部分別記入臺賬;由采購部在約定日期與供應(yīng)商核對當(dāng)月發(fā)生采購事務(wù),并相互簽字確認(rèn),最后由財務(wù)部核對,呈報權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)核簽后在約定日期付款。

第十條 采購人員原則上不能接受供應(yīng)商的吃喝宴請以及禮物,無法拒絕的應(yīng)征得公司同意后方可應(yīng)邀或?qū)⒍Y物上繳公司。否則,予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的處罰。

第十一條 嚴(yán)禁采購人員索取或接受回扣。如違反禁條,經(jīng)查實后,予以回扣數(shù)額的三倍的處罰,情節(jié)嚴(yán)重的,交由司法機(jī)關(guān)處置。

第十二條 采購激勵

采購人員應(yīng)充分利用廣泛的采購資源、運(yùn)用詢比議價技巧,在不影響品質(zhì)與公司正常運(yùn)作的前提下,最大限度地將采購成本降到最低。如果在材料市場沒有大的變化的情況下,按原計劃進(jìn)行的物料采購,對于比目標(biāo)價低出的部分,公司給予當(dāng)事采購員差價的20%的獎勵。

第十三條 本制度由各部門負(fù)責(zé)人與相關(guān)人員配合行政人事部監(jiān)督落實執(zhí)行。

第十四條 本制度條款如有與日前制度相抵觸的,依照本制度執(zhí)行。

第十五條 行政人事部對本制度享有最終解釋權(quán)。

第5篇 企業(yè)集團(tuán)采購管理制度

集團(tuán)企業(yè)采購管理制度

一、總則

(一)、為規(guī)范本集團(tuán)及下屬生產(chǎn)企業(yè)的采購工作,特制定本制度。

(二)、本制度適用于集團(tuán)公司及集團(tuán)下屬各生產(chǎn)企業(yè)的采購活動。

二、采購原則

(一)、嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序

凡未通過招標(biāo)確定供應(yīng)商價格的物品的采購,每次采購金額在2000元以上,必須有三家以上供應(yīng)商提供報價,在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格,臨時性應(yīng)急購買的物品除外。

(二)、合同會簽制度

固定資產(chǎn)的采購合同,必須經(jīng)過有關(guān)部門如生產(chǎn)管理部、質(zhì)量部、財務(wù)部、審計部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)辦、設(shè)備維修部共同參與,調(diào)研匯總各方意見,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)簽約。屬集團(tuán)采購的項目,應(yīng)報總裁批準(zhǔn)。

(三)、職責(zé)分離

采購人員不得參與物資和服務(wù)的驗收,采購物資質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決,應(yīng)由采購部根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。

(四)、一致性原則

采購人員定購的物資或服務(wù)必須與請購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請購量的5%~10%。

(五)、最低價搜尋原則

采購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格,實現(xiàn)最優(yōu)化采購。

(六)、廉潔制度

所有采購人員必須做到:

1、熱愛企業(yè),自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購材料質(zhì)量,降低采購成本。

2、加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高認(rèn)識,增強(qiáng)法治觀念。

3、廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應(yīng)商伸手。

4、嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。

5、工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。

6、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。

(七)、招標(biāo)采購

凡大宗或經(jīng)常使用的材料,如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式,由生產(chǎn)、質(zhì)量、財務(wù)、審計、采購、總經(jīng)辦等相關(guān)部門共同參與,定出一段時間內(nèi)(一年或半年或一季度)的供應(yīng)商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。

對于價格隨市場變化較快的材料,除縮短招標(biāo)間隔時限外,還應(yīng)隨著掌握市場行情,調(diào)整采購價格。

三、采購程序

(一)、供應(yīng)商的選擇和審計

1、原輔材料的供應(yīng)商必須證照齊全,具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應(yīng)商必須經(jīng)過送樣檢驗、小試、中試,征得生產(chǎn)、質(zhì)量部門同意。必要時,報有關(guān)管理部門批準(zhǔn)備案。

2、對于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務(wù),采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的 生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況,建立供應(yīng)商檔案,做好業(yè)務(wù)記錄,會同企業(yè)生產(chǎn)、質(zhì)量、采購部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計。

3、固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應(yīng)商時,必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時,應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象,供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。

4、為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩(wěn)定,供應(yīng)商也應(yīng)相對穩(wěn)定。

5、為確保供應(yīng)渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,對于生產(chǎn)運(yùn)營所必需的商品,應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。大宗商品應(yīng)同時由兩家以上供應(yīng)商供貨,以保證貨源、質(zhì)量和價格合理。

6、對于零星且規(guī)格繁雜的物資,每年度根據(jù)部門預(yù)算計劃統(tǒng)計造表交采購部門,向三家以上供應(yīng)商詢價,經(jīng)有關(guān)部門及采購部門綜合評估后,選擇合適的供應(yīng)商,簽訂特約供貨協(xié)議,定期結(jié)算。

(二)、采購程序

1、原輔包裝材料的采購計劃及資金預(yù)算 銷售計劃――→生產(chǎn)計劃――→資金預(yù)算

2、固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請,由各使用部門填寫請購單,寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等,由部門經(jīng)理簽字上報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),交集團(tuán)采購部門。

3、采購詢價、綜合評估、會簽合同,由采購部門協(xié)調(diào)生產(chǎn)、財務(wù)、審計、質(zhì)量、工程、維修總經(jīng)辦及使用部門共同完成,報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 生產(chǎn)、質(zhì)量、工廠維修、使用部門負(fù)責(zé)采購材料的適用性,財務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、資信調(diào)查、合同付款條款的審核,法律部門負(fù)責(zé)合同條款的審查,審計部門負(fù)責(zé)合同的事前審計和事后財務(wù)審計。采購部門負(fù)責(zé)合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場信息的收集。同時,與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務(wù)事宜。 凡由集團(tuán)采供部代各生產(chǎn)企業(yè)采購的物資,采購合同簽訂后,由集團(tuán)采供部采購人員將合同傳真至生產(chǎn)企業(yè)采購部。

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nbsp;4、計劃、倉儲主管負(fù)責(zé)計劃匯總、接貨、記錄,接收報告的出具。倉儲、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)原輔包材的驗收,并出具檢測報告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數(shù)傳真至集團(tuán)采供部。設(shè)備由申請部門、工程技術(shù)部門驗收,并出具驗收報告。

(三)、中藥材采購:

1、中藥材一般應(yīng)實行招標(biāo)采購,由于其價格隨市場行情波動較大,一般3月需重新組織招標(biāo)一次。

2、在招標(biāo)確定了供應(yīng)商以后,應(yīng)通過市場調(diào)研,上網(wǎng)公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價格信息,與供應(yīng)商協(xié)商,不斷調(diào)整價格。

四、審計監(jiān)督

采購全過程進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督和審計。

在采購招標(biāo)、采購詢議價、合同簽訂和采購結(jié)算過程中,除有生產(chǎn)、質(zhì)量、使用部門、工廠維修部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與外,財務(wù)、審計部門要全程參與。財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)材料價格的核查,審計部門主要負(fù)責(zé)合同條款的審核和財務(wù)支付的事前事后審計。

采購人員要自覺接受財務(wù)和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。

第6篇 集團(tuán)企業(yè)采購商務(wù)管理制度

某集團(tuán)采購商務(wù)管理制度

(接受訂單-申請編碼-在途監(jiān)控-提貨或接貨-辦理入庫)

一、采購原則:具備條件,方能進(jìn)行采購。

1、有符合流程及規(guī)定銷售訂單支持。

2、依據(jù)市場分析和預(yù)測,確能保障銷路。

3、依據(jù)總公司任務(wù)或者月季預(yù)算。

二、采購審批規(guī)定。

1、商品購入一律實行訂單管理制,凡是采購商品(無論是主營商品或外購商品或公司內(nèi)部進(jìn)貨還是當(dāng)?shù)夭少?均需要填寫采購定單。

2、各分公司采購商務(wù)根據(jù)本公司庫存、銷售情況,以及隨時收集的儲運(yùn)和銷售人員提出采購建議,及時填寫請購?fù)ㄖ獑?并上報至主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理。

3、主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理根據(jù)市場及經(jīng)營情況審批合理采購計劃,并簽字認(rèn)可后,報業(yè)務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。

4、經(jīng)總經(jīng)理審批后采購訂單由采購商務(wù)員統(tǒng)一執(zhí)行。

(1)集團(tuán)內(nèi)部統(tǒng)一購貨,由采購商務(wù)人員統(tǒng)一向集團(tuán)內(nèi)各分公司訂購,確認(rèn)采購訂單生效。

(2)集團(tuán)外部購入,由采購商務(wù)員或指定專人統(tǒng)一購貨,并在確認(rèn)采購訂單生效后向商務(wù)統(tǒng)計崗申請外購商品編號。

5、分公司采購商務(wù)員確認(rèn)采購訂單生效后,應(yīng)于當(dāng)日將單據(jù)其他聯(lián)次傳送給儲運(yùn)、統(tǒng)計、財務(wù)主管。

6、財務(wù)人員根據(jù)采購訂單對到貨后入庫金額進(jìn)行復(fù)核、監(jiān)控。儲運(yùn)商務(wù)根據(jù)采購訂單對庫房貨物存放地點做好接貨準(zhǔn)備,對貨物到貨周轉(zhuǎn)情況提供信息。財務(wù)主管對資金作出合理安排。

7、對未按定單方式進(jìn)行管理的商務(wù)及負(fù)責(zé)人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。

8、定單按月分類單獨歸檔、備查。

三、接受采購訂單流程。

1、采購商務(wù)接受由銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理所下采購訂單。

2、采購商務(wù)審核銷售業(yè)務(wù)部門采購訂單,不合格采購訂單返回銷售業(yè)務(wù)部門,發(fā)出合格采購訂單。

3、采購商務(wù)將采購訂單發(fā)給儲運(yùn)商務(wù),由儲運(yùn)商務(wù)做接貨準(zhǔn)備。

4、采購商務(wù)負(fù)責(zé)將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應(yīng)商。

四、進(jìn)口商品付稅、付匯流程。

1、銷售業(yè)務(wù)部門發(fā)出付稅或付匯通知。

2、資金商務(wù)填寫支票借款單,到財務(wù)部審批備案。

3、資金商務(wù)傳遞數(shù)據(jù),通知財務(wù)部當(dāng)日用款。

4、資金商務(wù)持簽字后借款單到財務(wù)部借支票。

5、資金商務(wù)將支票送到海關(guān)或銷售業(yè)務(wù)部門。

6、每周由資金商務(wù)報給財務(wù)部資金計劃,每季報銷售業(yè)務(wù)部門作資金盤點。

五、聯(lián)系供應(yīng)商和貨運(yùn)公司、進(jìn)口商品報關(guān)、在途商品監(jiān)控管理。

1、目的。

(1)開展在途商品管理,監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物計劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。

(2)監(jiān)控集團(tuán)公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個環(huán)節(jié)中狀態(tài)。

(3)在途商品管理工作側(cè)重于對貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額及供應(yīng)商發(fā)運(yùn)能力控制。

(4)跟蹤集團(tuán)公司和供應(yīng)商及分公司之間調(diào)撥商品在途時間、數(shù)量和金額,為相關(guān)部門提供真實和準(zhǔn)確在途信息。

2、國內(nèi)在途意義。

(1)為貫徹集團(tuán)公司物資管理目標(biāo),在各個物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物,商務(wù)部開展了國內(nèi)在途業(yè)務(wù)。

國內(nèi)在途:主要指分公司之間因內(nèi)部銷售而產(chǎn)生在途商品。

(2)在途商品定義:貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán),正在運(yùn)輸途中或已運(yùn)達(dá)企業(yè)但未驗收入庫商品。

3、國內(nèi)在途目的。

(1)監(jiān)控分公司在途商品管理,明確銷售業(yè)務(wù)部門、運(yùn)輸公司、分公司各方面責(zé)任。

(2)對分公司在運(yùn)輸途中產(chǎn)生在途商品數(shù)量、金額以及狀況進(jìn)行監(jiān)控,縮短運(yùn)輸時間,加快物資流通速度,提高資金周轉(zhuǎn)速度。

(3)收集、匯總、加工、整理在途數(shù)據(jù),掌握物流信息,根據(jù)在途數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)問題促使銷售部盡快解決。

4、在途商品確認(rèn)。

集團(tuán)公司財務(wù)部傳遞銷售給分公司發(fā)票清單及銷售數(shù)據(jù)和商務(wù)部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息及時傳送到相應(yīng)分公司商務(wù)統(tǒng)計崗并經(jīng)對方確認(rèn)生效后,即視為在途商品。

5、在途商品管理。

分公司商務(wù)統(tǒng)計人員每日接收發(fā)貨信息后,根據(jù)實際到貨數(shù)量統(tǒng)計本公司在途情況,并逐日向集團(tuán)公司商務(wù)部傳送在途數(shù)據(jù)。對超出正常期限在途商品標(biāo)注、說明,便于供應(yīng)商及時協(xié)調(diào)與解決。對未按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未及時準(zhǔn)確提交在途信息而造成損失分公司,其損失由分公司分擔(dān),同時責(zé)任人應(yīng)寫出書面報告上報總經(jīng)理。

6、國內(nèi)操作流程。

(1)集團(tuán)公司商務(wù)部采購商務(wù)員將到貨清單遞交商務(wù)統(tǒng)計。

(2)商務(wù)統(tǒng)計根據(jù)《到貨登記單》和《商品入庫單》及發(fā)貨清單核減在途商品數(shù)量、金額和計算在途時間。

(3)商務(wù)統(tǒng)計將到貨清單上商品與實際到達(dá)商品差異表傳遞財務(wù)部。

(4)財務(wù)部依據(jù)商務(wù)統(tǒng)計傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續(xù)。

(5)商務(wù)統(tǒng)計將在途商品差異信息傳遞相關(guān)部門。

(6)對在途時間監(jiān)控:掌握商品貨運(yùn)周期。同時,注重發(fā)現(xiàn)長期未到,滯留途中貨物情況,促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決提高物流周轉(zhuǎn)速度,加快資金周轉(zhuǎn),搶占市場。

(7)對商品在途數(shù)量、在途金額監(jiān)控:使分公司掌握在途商品規(guī)模及占用資金量大小,促使銷售業(yè)務(wù)部門加緊運(yùn)輸力度,加速資金周轉(zhuǎn)。

(8)對供應(yīng)商監(jiān)控:體現(xiàn)在運(yùn)輸貨物能力和返款速度,供應(yīng)商發(fā)運(yùn)能力高低直接影響貨物周轉(zhuǎn)速度,周轉(zhuǎn)速度越快越有助于分公司降低貨物風(fēng)險系數(shù),返款速度快慢,影響分公司資金周轉(zhuǎn)及利潤取得

(9)生成結(jié)果:對分公司在途商品管理,側(cè)重于從商品在途數(shù)量、在途金額;在途時間,供貨商運(yùn)作能力方面提供在途信息。

7、國內(nèi)在途程序所需數(shù)據(jù):財務(wù)數(shù)量+以銷未提=統(tǒng)計結(jié)存。

(1)銷售數(shù)據(jù):資金商務(wù)收款臺銷售庫數(shù)據(jù)(已銷數(shù))和庫房提貨數(shù)據(jù)(已提數(shù))進(jìn)行核對后,生成已銷已提商品數(shù)據(jù)庫,包括銷售單號、銷售日期、發(fā)票號、商品編號、代理編號、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容。

(2)入庫數(shù)據(jù):各分公司商品入庫數(shù)據(jù)包括入庫單號、入庫日期、發(fā)票號、商品編號、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容。

8、核對依據(jù):以銷售方發(fā)票號作為核對依據(jù),依據(jù)每張發(fā)票發(fā)票號、商品編號,同分公司入庫單上發(fā)票號和商品編號自動進(jìn)行核減生成各地在途商品信息。

9、國外在途商品管理。

(1)定義。

〈1〉在途存貨:包括運(yùn)入在途存貨和運(yùn)出在途存貨是指貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán)正在運(yùn)輸途中或已運(yùn)達(dá)公司尚未驗收各種存貨。

〈2〉商務(wù)部在途商品:進(jìn)口商對集團(tuán)公司進(jìn)行銷售并開制發(fā)票,貨物尚未運(yùn)抵各目的地商品。商務(wù)部對在途商品管理主要通過核對進(jìn)口商發(fā)票和分公司入庫單據(jù),監(jiān)控公司在途物資狀況,多角度、多側(cè)面反映物資流通狀況。

(2)意義。

〈1〉開展進(jìn)出口商在途管理,跟蹤進(jìn)出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物計劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。

〈2〉監(jiān)控進(jìn)出口商至集團(tuán)公司或分公司物資流通過程,對貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進(jìn)行實時監(jiān)控、過程監(jiān)控,檢查進(jìn)、出口商運(yùn)作能力,降低風(fēng)險系數(shù)。對在途商品管理工作,側(cè)重于對長期在途商品及進(jìn)出口商發(fā)運(yùn)能力控制。

10、具體物控工作流程。

(1)工作內(nèi)容:依據(jù)進(jìn)口商發(fā)貨資料核對公司入庫信息,獲取在途數(shù)據(jù)。

(2)進(jìn)口商發(fā)貨,商務(wù)部采購商務(wù)接收各種發(fā)貨資料流程。

〈1〉商務(wù)部采購商務(wù)每日接收進(jìn)口商和銷售業(yè)務(wù)部門各種發(fā)貨資料。進(jìn)口商涉及單據(jù)有:發(fā)貨通知書、裝箱單、發(fā)票、進(jìn)口發(fā)貨單、訂單。銷售業(yè)務(wù)部門單據(jù):貨物清單。

〈2〉商務(wù)部采購商務(wù)整理各種單據(jù),并分別在登記本中詳細(xì)記錄。

〈3〉核對裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號、數(shù)量、金額,保證單據(jù)配套性、一致性。

〈4〉核對裝箱單與銷售業(yè)務(wù)部門貨物清單。檢驗單據(jù)中發(fā)票號、發(fā)運(yùn)編號、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致,還有貨物清單、銷售業(yè)務(wù)部門制定分貨計劃,還提供貨物運(yùn)抵不同目的地、運(yùn)輸方式、預(yù)計到貨時間。

〈5〉依據(jù) 進(jìn)口商發(fā)貨單 核查每周進(jìn)口商發(fā)貨規(guī)模。

〈6〉單據(jù)核對過程中,針對有問題單據(jù)向有關(guān)各方(進(jìn)口商、銷售業(yè)務(wù)部門)進(jìn)行必要信息反饋,補(bǔ)充、更正單據(jù)信息,最終進(jìn)行存檔、備查。

〈7〉各種單據(jù)審核無誤后,將進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。

(3)貨物抵庫,商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計核減在途流程。

〈1〉貨物抵庫,采購商務(wù)人員填寫到貨登記單和入庫單。

實物運(yùn)抵集團(tuán)公司,采購商務(wù)按到貨、入庫流程,依據(jù)實到貨數(shù)量填寫相應(yīng) 國外到貨登記單 和 入庫單 實物運(yùn)抵各分公司,銷售商務(wù)開制 銷售小票 和內(nèi)容相對應(yīng) 國外到貨登記單 和 入庫單 辦理入庫。對于實物入庫和小票入庫,采購商務(wù)在途崗可以通過單據(jù)上庫別欄信息加以區(qū)分。

〈2〉每日采購商務(wù)在途崗接收商務(wù)統(tǒng)計審核后到貨登記單和入庫單,在單據(jù)傳遞交接過程中要有相應(yīng)交接手續(xù),記錄在冊。采購商務(wù)在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進(jìn)行再次審核重點。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發(fā)運(yùn)編號等于在途統(tǒng)計息息相關(guān)內(nèi)容,檢驗單據(jù)中各項填制內(nèi)容是否一致。

〈3〉審核過程中注重進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應(yīng)關(guān)系(一張發(fā)票針對一張貨物清單一張發(fā)票對應(yīng)一張或多張到貨登記單;一張發(fā)票對應(yīng)一張入庫單;一張到貨登記單可對應(yīng)多張入庫單),將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。

〈4〉錄入到貨登記單后,程序自動核減發(fā)票信息,通過報表顯示在途變化情況。

(4)單據(jù)查詢流程。

(5)報表預(yù)覽、打印流程。

(6)在途數(shù)據(jù)傳輸流程。

(7)分析流程。

〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。

〈2〉分析角度:在途時間、在途數(shù)量、金額、進(jìn)出口商運(yùn)作能力。

〈3〉分析重點:統(tǒng)計長期在途商品(在途時間超過一個月),定期向銷售業(yè)務(wù)部門反饋,促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決。

11、損失調(diào)賬:貨物在運(yùn)輸過程中,因丟失、損壞而產(chǎn)生差異情況,在途崗與銷售業(yè)務(wù)部門協(xié)商后,進(jìn)行賬面調(diào)整。

(1)屬于進(jìn)出口商責(zé)任,造成貨物丟失調(diào)賬方法。

〈1〉貨物丟失,銷售業(yè)務(wù)部門查清責(zé)任,落實賠償事宜。

〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門開制銷售小票,將丟失貨物進(jìn)行銷售,即視同銷售給索賠責(zé)任人。

〈3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫,采購商務(wù)在途崗核減在途商品。

(2)屬于運(yùn)輸公司責(zé)任,致使貨物丟失調(diào)賬方法。

〈1〉銷售業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)貨物丟失的同時通知商務(wù)部。

〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門落實賠償、獲得索賠款后,將填制索賠通知單,并傳真給商務(wù)部(要求通知單有銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理簽章,附有賠償款的證明資料)

〈3〉商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計依據(jù)索賠通知單,核減在途差異。

12、代運(yùn)商品:索賠、贈品、配件、樣機(jī)等貨物。

(1)辦理原則:所有權(quán)屬于集團(tuán)公司銷售業(yè)務(wù)部門,無價格或價格為零代運(yùn)商品,運(yùn)抵目的地后,需辦理入庫手續(xù)。

(2)具體操作方式:提供該類商品在途信息,同時,定期反饋代運(yùn)商品在途情況,督促銷售業(yè)務(wù)部門盡快辦理入庫。

13、匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。

(1)分公司各銷售業(yè)務(wù)部門在途商品一覽表。

控制每批貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額。對于長期未到貨商品,應(yīng)及時提請銷售業(yè)務(wù)部門重視,確定貨物滯留原因,加速運(yùn)輸,縮短貨物周轉(zhuǎn)時間,降低或減少貨物風(fēng)險。

(2)分公司銷售業(yè)務(wù)部門主要商品進(jìn)貨概況(按商品大類)。

按銷售業(yè)務(wù)部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額,比較不同商品占用資金量大小。

14、匯總分公司在途時間一覽表。

(1)分公司入庫商品貨運(yùn)周期一覽表。

(2)分公司在途商品在途時間一覽表。

〈1〉控制入庫商品運(yùn)輸周期,加快運(yùn)輸力度。

〈2〉明確在途商品在途時間,及在途商品占壓資金量大小。

〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運(yùn)能力,加速貨物周轉(zhuǎn),降低風(fēng)險系數(shù)。

六、商品到貨、驗收、入庫管理。

(一)商品到貨、接貨和驗收管理。

商品到貨是庫房管理工作開始,是商品驗收前期準(zhǔn)備工作,其工作好壞直接影響到商品驗收工作質(zhì)量。為保證商品到貨和驗收工作及時準(zhǔn)確完成,提高驗收效率,要求對商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質(zhì)量和運(yùn)輸情況進(jìn)行檢查和確認(rèn)。采購商務(wù)認(rèn)真按照要求填寫單據(jù),保證商品在途管理工作順利開展,為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎(chǔ)。

1、接貨規(guī)定:分公司采購商務(wù)每天根據(jù)總公司發(fā)送到貨信息,以到貨通知單形式于當(dāng)日通知儲運(yùn)商務(wù),以便其及時組織人力、物力,調(diào)劑存貨場地。

2、操作流程。

(1)采購商務(wù)必須提前三天將需入庫商品詳細(xì)清單交給儲運(yùn)商務(wù),確定商品編號、數(shù)量、到貨日期。

(2)商品抵達(dá)指定庫房后,采購商務(wù)和儲運(yùn)商務(wù)依據(jù)到達(dá)貨物清單共同清點商品種類、拆包、分包點驗。按商品的品種、規(guī)格、型號核對實物質(zhì)量和實際到貨數(shù)量及檢查外包裝質(zhì)量,是否破損,把好入庫前數(shù)量、質(zhì)量關(guān)。

(3)商品驗收后,采購商務(wù)立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、及時迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期,在裝箱單號處填寫供應(yīng)商全稱。詳細(xì)填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量,備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號或貨單號。如果發(fā)票未到達(dá),待采購商務(wù)拿到發(fā)票后,填寫 入庫單 備注欄 。單獨注明有外包裝破損或質(zhì)量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認(rèn),各分公司內(nèi)部調(diào)撥商品也要填寫《到貨登記單》。

(4)《到貨登記單》填寫后,必須由采購商務(wù)、儲運(yùn)商務(wù)共同簽字確認(rèn)后方可有效。

(5)商品到庫當(dāng)日(如晚上到貨,可在次日)必須辦理正式入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時間內(nèi)辦理入庫手續(xù),儲運(yùn)商務(wù)有權(quán)拒絕發(fā)貨并責(zé)成當(dāng)事人寫出書面報告報總經(jīng)理或授權(quán)人對其進(jìn)行處理解決。

(6)采購商務(wù)和儲運(yùn)商務(wù)應(yīng)妥善保管好到貨登記單,以便查詢,商務(wù)統(tǒng)計根據(jù)到貨登記單審核入庫單正確性,同時便于核減在途數(shù)量。

3、《到貨登記單》出現(xiàn)錯誤情況時,儲運(yùn)商務(wù)要求采購商務(wù)重新辦理。

(1)有涂改痕跡,內(nèi)容和項目不清楚和不完全。

(2)商品編碼和規(guī)格名稱與集團(tuán)公司不一致。

(3)數(shù)量不正確。

(4)《到貨登記單》格式、使用說明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。

第一聯(lián)、采購商務(wù),第二聯(lián)、儲運(yùn)商務(wù),第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計,第四聯(lián)、財務(wù)會計。

(二)商品驗收入庫管理。

1、入庫目的。

(1)為加速商品流通速度,保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性、及時性、完整性。

(2)為商品在途管理和在途控制崗提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),保證在途控制環(huán)節(jié)暢通,更好地為銷售業(yè)務(wù)部門服務(wù)。

(3)把好審核關(guān),為財務(wù)成本核算準(zhǔn)確及時提供必要條件。

2、入庫操作辦法。

(1)商品驗收完畢,填寫《到貨登記單》后,采購商務(wù)依據(jù)《到貨登記單》內(nèi)容在當(dāng)日(特殊情況,如晚間到貨可在次日)按商品批次和發(fā)票內(nèi)容填寫入庫單(注意不要將相同商品累加),辦理入庫手續(xù)。采購商務(wù)在辦理入庫手續(xù)時,根據(jù)《到貨登記單》到商務(wù)統(tǒng)計處核對商品編號,無誤后及時填寫《商品入庫單》。

(2)入庫單由采購商務(wù)填寫,儲運(yùn)商務(wù)簽字。

〈1〉按單據(jù)規(guī)定項數(shù)填寫商品種類數(shù)。

〈2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。

〈3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內(nèi)容填寫商品編號、數(shù)量、名稱、金額。

〈4〉填寫《到貨登記單》號和供應(yīng)商名稱。

〈5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時間,按照商品順序填寫發(fā)票號和金額。

〈6〉相關(guān)人員填寫姓名及人員編號。

〈7〉特別注意商品編號、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致,要求商務(wù)員字跡清楚、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和及時迅速。

(3)批量到貨如果到貨數(shù)量不全,采購商務(wù)應(yīng)根據(jù)實際到貨數(shù)量,隨時辦理入庫手續(xù),做好該批商品收欠登記手續(xù)。

(4)儲運(yùn)商務(wù)先統(tǒng)計到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計到貨后數(shù)量,再倒擠出到貨數(shù)量。

(5)填寫好入庫單應(yīng)由儲運(yùn)商務(wù)簽字審核,傳真fa_件與原件核對,到貨登記單與入庫單核對后,并確認(rèn)后蓋章 貨收訖 后,方能生效。入庫單不得涂改。

(6)消耗品和不必逐個檢驗商品,由采購商務(wù)和儲運(yùn)商務(wù)共同清點數(shù)量后,當(dāng)時辦理入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。

(7)儲運(yùn)商務(wù)依據(jù)庫房情況整齊碼放,及時建立、增加垛卡,登賬。

3、出現(xiàn)錯誤情況,儲運(yùn)商務(wù)拒絕辦理。

(1)有涂改痕跡,項目內(nèi)容不清楚,不完全。

(2)缺少采購商務(wù)和總經(jīng)理或授權(quán)人簽字。

(3)商品項數(shù)超過單據(jù)規(guī)定要求。

(4)商品編碼和規(guī)格名稱與集團(tuán)公司不一致。

(5)《商品入庫單》格式與使用辦法。

第一聯(lián)、儲運(yùn)商務(wù)記賬,第二聯(lián)、財務(wù)會計存檔,第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計記賬,第四聯(lián)、采購商務(wù)存查。

5、入庫核算:商品、材料入庫后,經(jīng)辦人應(yīng)持入庫單第二聯(lián)(即財務(wù)聯(lián))增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián),及時到財務(wù)部辦理付款或報銷手續(xù)。財務(wù)根據(jù)入庫資料及發(fā)票、定單信息經(jīng)復(fù)核無誤后及時做商品增加賬務(wù)處理。

(三)外購商品管理。

1、外購商品規(guī)定:由于經(jīng)營需要而到集團(tuán)外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。

2、操作流程。

(1)采購商務(wù)或銷售人員進(jìn)行采購前,應(yīng)填寫 請購?fù)ㄖ獑?由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字確認(rèn)后方能到財務(wù)借款外購。

(2)借款后必須在一周內(nèi)辦理完驗收、報銷手續(xù)。

(3)采購商務(wù)或銷售人員在進(jìn)行賒銷采購前,應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字同意,并填寫賒銷采購專用 欠款登記單 ,同時單據(jù)上加蓋本公司公章方能進(jìn)行欠款采購。

(4)一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù),辦理時必須持入庫單、與之對應(yīng)銷售單,并持實物進(jìn)行驗收。

(5)特殊情況不能持實物驗收,應(yīng)經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意,并持用戶收貨證明,方可辦理入庫手續(xù)。

(6)凡外購商品一律辦理入庫手續(xù),辦理時到儲運(yùn)商務(wù)處驗收后加蓋 貨收訖 章,方能到財務(wù)報銷。

(7)銷售單與入庫單編號、名稱、數(shù)量必須一致,銷售金額必須大于入庫金額,確保有合理毛利。

(8)一次性外購商品不允許有庫存積壓。

(9)必須由采購商務(wù)或指定專人辦理采購、報銷、驗收手續(xù)。

(10)外購商品不允許做欠款銷售。

(11)如不符合規(guī)定,應(yīng)報分公司總經(jīng)理審批后方能辦理驗收手續(xù)。

(12)一次性外購為便于統(tǒng)計與管理,應(yīng)把入庫單與銷售單捏對粘貼,進(jìn)行入賬和留存。

(13)所有外購商品實行比率控制,一般不得超出當(dāng)期進(jìn)貨額(除稅)7%,特殊情況需報分公司管理部門批準(zhǔn)。

(14)商務(wù)員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果,均視同個人行為,并不代表公司名義,公司不承擔(dān)任何責(zé)任。

3、有關(guān)一次性外購特殊規(guī)定:非本公司主營產(chǎn)品,為滿足用戶特殊要求或為銷售合同執(zhí)行,而一次性采購商品。

(四)暫存商品管理。

1、范圍:符合條件,可以辦理暫存手續(xù)。

(1)接貨時由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴(yán)重質(zhì)量問題暫不能辦理入庫商品。

(2)由采購商務(wù)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉聯(lián)系解決某些問題,而暫不能及時辦理入庫手續(xù)。

(3)公司已經(jīng)處理后積壓及報廢商品。

(4)由于其他原因經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)暫時放置庫房里商品。

(5)待點驗商品:商品已到,尚待驗收入庫商品,當(dāng)月份終結(jié),仍應(yīng)包括在 商品采購 賬戶余額內(nèi)。

2、規(guī)定。

(1)暫存商品應(yīng)單獨設(shè)置庫區(qū),與正式商品區(qū)別碼放。

(2)進(jìn)入暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存入庫單》,領(lǐng)取暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存出庫單》。

(3)對于暫存庫貨物,應(yīng)設(shè)立備查賬,隨時登記入庫、出庫情況。

(4)對未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失,上報總經(jīng)理或授權(quán)人對當(dāng)事人進(jìn)行處理解決。

(5)單據(jù)格式及使用說明:第一聯(lián)、經(jīng)辦人存查,第二聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計記賬,第三聯(lián)、儲運(yùn)商務(wù)記賬。

(五)購入商品計價:按實際價值入賬:買價+買方負(fù)擔(dān)外埠運(yùn)費、裝卸費、保險費+途中合理損耗+關(guān)稅估價。

1、集團(tuán)公司內(nèi)購入存貨:其估價入庫依據(jù)應(yīng)是集團(tuán)公司提供 發(fā)票清單及銷售記錄 。

2、集團(tuán)公司外購入存貨,其估價入庫依據(jù)應(yīng)以采購訂單注明價格扣除稅后估價入庫。

3、凡是按估價成本入賬,在收到發(fā)票等結(jié)算憑證后均需調(diào)整為實際成本。

(1)如估價金額與實際金額一致,只做賬務(wù)分錄調(diào)整,可用原入庫單復(fù)印件。說明內(nèi)容:原入庫單號、估價賬務(wù)時間、憑證號。

(2)當(dāng)估價金額與實際金額不一致時,必須沖銷原入庫單,重新辦理入庫手續(xù),財務(wù)據(jù)此處理賬務(wù)。

4、公司用現(xiàn)金采購進(jìn)貨要有供應(yīng)商已收款證明,收取供應(yīng)商進(jìn)貨發(fā)票,沒有發(fā)票則不能入賬。

5、如果供應(yīng)商不開進(jìn)項發(fā)票,則公司采購進(jìn)貨費用不能通過銀行結(jié)算,支付現(xiàn)金或通過內(nèi)部賬戶。

6、進(jìn)貨發(fā)票在同一個月內(nèi)入賬,可不受開票日期限制,否則要用暫估價入賬。

7、暫估價入賬需要有上一批次進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件或暫估價抵扣憑證。

8、供應(yīng)商銷貨清單即本公司進(jìn)貨清單,需要有發(fā)票專用章和財務(wù)專用章,填寫不含稅價。