包括哪些
企業(yè)采購管理制度是確保公司高效、經濟、合規(guī)進行物資和服務采購的核心機制，它涵蓋了以下幾個關鍵組成部分：
1. 采購策略：明確采購目標，如成本控制、質量保證、供應商管理等，并制定相應的采購策略。
2. 采購流程：詳細規(guī)定從需求識別、市場調研、供應商選擇、合同簽訂到貨品驗收的每一步驟及其責任分配。
3. 供應商管理：包括供應商的資格審核、績效評估、合作維護和淘汰機制。
4. 合同管理：規(guī)定合同的起草、談判、簽署、執(zhí)行和終止的規(guī)則，以及風險防控措施。
5. 預算與審批：設定采購預算，規(guī)定采購金額的審批權限和流程。
6. 內部控制：設置審計機制，確保采購活動的透明度和合規(guī)性。
7. 應急處理：針對采購過程中可能出現(xiàn)的問題，如供應中斷、質量問題等，制定應急預案。
體系框架
企業(yè)采購管理制度的體系框架如下：
1. 制度總則：闡述制度的目的、適用范圍、基本原則和權責劃分。
2. 采購策略與計劃：詳細說明如何制定和實施采購策略，以及年度或季度采購計劃的編制。
3. 供應商管理機制：包括供應商的選擇標準、評估周期、績效指標和合作策略。
4. 采購流程：描述從需求提出到貨品入庫的完整流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和標準操作程序。
5. 合同條款與管理：設定標準合同模板，規(guī)定合同變更、糾紛解決和違約處理的規(guī)則。
6. 內部監(jiān)督與審計：設立內部審計部門，定期對采購活動進行審查，確保合規(guī)性。
7. 培訓與溝通：為員工提供采購知識培訓，加強與供應商的溝通，提高采購效率。
8. 制度修訂與更新：根據業(yè)務發(fā)展和法規(guī)變化，定期審查和更新采購制度。
重要性
企業(yè)采購管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 降低成本：通過優(yōu)化采購流程和供應商管理，降低采購成本，提升企業(yè)的盈利能力。
2. 質量保證：嚴格的供應商評估和合同管理，確保產品和服務的質量，維護企業(yè)聲譽。
3. 風險防控：建立健全的內部控制和應急機制，防范供應鏈風險，保障業(yè)務連續(xù)性。
4. 提升效率：明確的職責分工和標準化流程，提高采購效率，縮短采購周期。
5. 促進合規(guī)：遵守法律法規(guī)，避免因不合規(guī)采購引發(fā)的法律糾紛。
6. 強化協(xié)作：良好的供應商關系管理，增強與供應商的合作，實現(xiàn)共贏。
企業(yè)采購管理制度是企業(yè)運營的重要支撐，它不僅影響著企業(yè)的經濟效益，也關乎企業(yè)的長期穩(wěn)定和發(fā)展。因此，建立和完善采購管理制度，對于任何企業(yè)來說，都是至關重要的。
企業(yè)采購管理制度包括范文
第1篇 集團企業(yè)采購商務管理制度
某集團采購商務管理制度
(接受訂單-申請編碼-在途監(jiān)控-提貨或接貨-辦理入庫)
一、采購原則:具備條件,方能進行采購。
1、有符合流程及規(guī)定銷售訂單支持。
2、依據市場分析和預測,確能保障銷路。
3、依據總公司任務或者月季預算。
二、采購審批規(guī)定。
1、商品購入一律實行訂單管理制,凡是采購商品(無論是主營商品或外購商品或公司內部進貨還是當?shù)夭少?均需要填寫采購定單。
2、各分公司采購商務根據本公司庫存、銷售情況,以及隨時收集的儲運和銷售人員提出采購建議,及時填寫請購通知單,并上報至主管業(yè)務部門經理。
3、主管業(yè)務部門經理根據市場及經營情況審批合理采購計劃,并簽字認可后,報業(yè)務副總經理或總經理審批。
4、經總經理審批后采購訂單由采購商務員統(tǒng)一執(zhí)行。
(1)集團內部統(tǒng)一購貨,由采購商務人員統(tǒng)一向集團內各分公司訂購,確認采購訂單生效。
(2)集團外部購入,由采購商務員或指定專人統(tǒng)一購貨,并在確認采購訂單生效后向商務統(tǒng)計崗申請外購商品編號。
5、分公司采購商務員確認采購訂單生效后,應于當日將單據其他聯(lián)次傳送給儲運、統(tǒng)計、財務主管。
6、財務人員根據采購訂單對到貨后入庫金額進行復核、監(jiān)控。儲運商務根據采購訂單對庫房貨物存放地點做好接貨準備,對貨物到貨周轉情況提供信息。財務主管對資金作出合理安排。
7、對未按定單方式進行管理的商務及負責人進行經濟處罰。
8、定單按月分類單獨歸檔、備查。
三、接受采購訂單流程。
1、采購商務接受由銷售業(yè)務部門經理所下采購訂單。
2、采購商務審核銷售業(yè)務部門采購訂單,不合格采購訂單返回銷售業(yè)務部門,發(fā)出合格采購訂單。
3、采購商務將采購訂單發(fā)給儲運商務,由儲運商務做接貨準備。
4、采購商務負責將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應商。
四、進口商品付稅、付匯流程。
1、銷售業(yè)務部門發(fā)出付稅或付匯通知。
2、資金商務填寫支票借款單,到財務部審批備案。
3、資金商務傳遞數(shù)據,通知財務部當日用款。
4、資金商務持簽字后借款單到財務部借支票。
5、資金商務將支票送到海關或銷售業(yè)務部門。
6、每周由資金商務報給財務部資金計劃,每季報銷售業(yè)務部門作資金盤點。
五、聯(lián)系供應商和貨運公司、進口商品報關、在途商品監(jiān)控管理。
1、目的。
(1)開展在途商品管理,監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物計劃情況,明確各自責任和關系。
(2)監(jiān)控集團公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個環(huán)節(jié)中狀態(tài)。
(3)在途商品管理工作側重于對貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額及供應商發(fā)運能力控制。
(4)跟蹤集團公司和供應商及分公司之間調撥商品在途時間、數(shù)量和金額,為相關部門提供真實和準確在途信息。
2、國內在途意義。
(1)為貫徹集團公司物資管理目標,在各個物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物,商務部開展了國內在途業(yè)務。
國內在途:主要指分公司之間因內部銷售而產生在途商品。
(2)在途商品定義:貨款已經支付或雖未付款但已取得所有權,正在運輸途中或已運達企業(yè)但未驗收入庫商品。
3、國內在途目的。
(1)監(jiān)控分公司在途商品管理,明確銷售業(yè)務部門、運輸公司、分公司各方面責任。
(2)對分公司在運輸途中產生在途商品數(shù)量、金額以及狀況進行監(jiān)控,縮短運輸時間,加快物資流通速度,提高資金周轉速度。
(3)收集、匯總、加工、整理在途數(shù)據,掌握物流信息,根據在途數(shù)據進行分析,發(fā)現(xiàn)問題促使銷售部盡快解決。
4、在途商品確認。
集團公司財務部傳遞銷售給分公司發(fā)票清單及銷售數(shù)據和商務部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息及時傳送到相應分公司商務統(tǒng)計崗并經對方確認生效后,即視為在途商品。
5、在途商品管理。
分公司商務統(tǒng)計人員每日接收發(fā)貨信息后,根據實際到貨數(shù)量統(tǒng)計本公司在途情況,并逐日向集團公司商務部傳送在途數(shù)據。對超出正常期限在途商品標注、說明,便于供應商及時協(xié)調與解決。對未按規(guī)定進行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未及時準確提交在途信息而造成損失分公司,其損失由分公司分擔,同時責任人應寫出書面報告上報總經理。
6、國內操作流程。
(1)集團公司商務部采購商務員將到貨清單遞交商務統(tǒng)計。
(2)商務統(tǒng)計根據《到貨登記單》和《商品入庫單》及發(fā)貨清單核減在途商品數(shù)量、金額和計算在途時間。
(3)商務統(tǒng)計將到貨清單上商品與實際到達商品差異表傳遞財務部。
(4)財務部依據商務統(tǒng)計傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續(xù)。
(5)商務統(tǒng)計將在途商品差異信息傳遞相關部門。
(6)對在途時間監(jiān)控:掌握商品貨運周期。同時,注重發(fā)現(xiàn)長期未到,滯留途中貨物情況,促使銷售業(yè)務部門盡快解決提高物流周轉速度,加快資金周轉,搶占市場。
(7)對商品在途數(shù)量、在途金額監(jiān)控:使分公司掌握在途商品規(guī)模及占用資金量大小,促使銷售業(yè)務部門加緊運輸力度,加速資金周轉。
(8)對供應商監(jiān)控:體現(xiàn)在運輸貨物能力和返款速度,供應商發(fā)運能力高低直接影響貨物周轉速度,周轉速度越快越有助于分公司降低貨物風險系數(shù),返款速度快慢,影響分公司資金周轉及利潤取得
(9)生成結果:對分公司在途商品管理,側重于從商品在途數(shù)量、在途金額;在途時間,供貨商運作能力方面提供在途信息。
7、國內在途程序所需數(shù)據:財務數(shù)量+以銷未提=統(tǒng)計結存。
(1)銷售數(shù)據:資金商務收款臺銷售庫數(shù)據(已銷數(shù))和庫房提貨數(shù)據(已提數(shù))進行核對后,生成已銷已提商品數(shù)據庫,包括銷售單號、銷售日期、發(fā)票號、商品編號、代理編號、數(shù)量、單價、金額等內容。
(2)入庫數(shù)據:各分公司商品入庫數(shù)據包括入庫單號、入庫日期、發(fā)票號、商品編號、數(shù)量、單價、金額等內容。
8、核對依據:以銷售方發(fā)票號作為核對依據,依據每張發(fā)票發(fā)票號、商品編號,同分公司入庫單上發(fā)票號和商品編號自動進行核減生成各地在途商品信息。
9、國外在途商品管理。
(1)定義。
〈1〉在途存貨:包括運入在途存貨和運出在途存貨是指貨款已經支付或雖未付款但已取得所有權正在運輸途中或已運達公司尚未驗收各種存貨。
〈2〉商務部在途商品:進口商對集團公司進行銷售并開制發(fā)票,貨物尚未運抵各目的地商品。商務部對在途商品管理主要通過核對進口商發(fā)票和分公司入庫單據,監(jiān)控公司在途物資狀況,多角度、多側面反映物資流通狀況。
(2)意義。
〈1〉開展進出口商在途管理,跟蹤進出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物計劃情況,明確各自責任和關系。
〈2〉監(jiān)控進出口商至集團公司或分公司物資流通過程,對貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進行實時監(jiān)控、過程監(jiān)控,檢查進、出口商運作能力,降低風險系數(shù)。對在途商品管理工作,側重于對長期在途商品及進出口商發(fā)運能力控制。
10、具體物控工作流程。
(1)工作內容:依據進口商發(fā)貨資料核對公司入庫信息,獲取在途數(shù)據。
(2)進口商發(fā)貨,商務部采購商務接收各種發(fā)貨資料流程。
〈1〉商務部采購商務每日接收進口商和銷售業(yè)務部門各種發(fā)貨資料。進口商涉及單據有:發(fā)貨通知書、裝箱單、發(fā)票、進口發(fā)貨單、訂單。銷售業(yè)務部門單據:貨物清單。
〈2〉商務部采購商務整理各種單據,并分別在登記本中詳細記錄。
〈3〉核對裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號、數(shù)量、金額,保證單據配套性、一致性。
〈4〉核對裝箱單與銷售業(yè)務部門貨物清單。檢驗單據中發(fā)票號、發(fā)運編號、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致,還有貨物清單、銷售業(yè)務部門制定分貨計劃,還提供貨物運抵不同目的地、運輸方式、預計到貨時間。
〈5〉依據 進口商發(fā)貨單 核查每周進口商發(fā)貨規(guī)模。
〈6〉單據核對過程中,針對有問題單據向有關各方(進口商、銷售業(yè)務部門)進行必要信息反饋,補充、更正單據信息,最終進行存檔、備查。
〈7〉各種單據審核無誤后,將進口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。
(3)貨物抵庫,商務部商務統(tǒng)計核減在途流程。
〈1〉貨物抵庫,采購商務人員填寫到貨登記單和入庫單。
實物運抵集團公司,采購商務按到貨、入庫流程,依據實到貨數(shù)量填寫相應 國外到貨登記單 和 入庫單 實物運抵各分公司,銷售商務開制 銷售小票 和內容相對應 國外到貨登記單 和 入庫單 辦理入庫。對于實物入庫和小票入庫,采購商務在途崗可以通過單據上庫別欄信息加以區(qū)分。
〈2〉每日采購商務在途崗接收商務統(tǒng)計審核后到貨登記單和入庫單,在單據傳遞交接過程中要有相應交接手續(xù),記錄在冊。采購商務在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進行再次審核重點。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發(fā)運編號等于在途統(tǒng)計息息相關內容,檢驗單據中各項填制內容是否一致。
〈3〉審核過程中注重進口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應關系(一張發(fā)票針對一張貨物清單一張發(fā)票對應一張或多張到貨登記單;一張發(fā)票對應一張入庫單;一張到貨登記單可對應多張入庫單),將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。
〈4〉錄入到貨登記單后,程序自動核減發(fā)票信息,通過報表顯示在途變化情況。
(4)單據查詢流程。
(5)報表預覽、打印流程。
(6)在途數(shù)據傳輸流程。
(7)分析流程。
〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。
〈2〉分析角度:在途時間、在途數(shù)量、金額、進出口商運作能力。
〈3〉分析重點:統(tǒng)計長期在途商品(在途時間超過一個月),定期向銷售業(yè)務部門反饋,促使銷售業(yè)務部門盡快解決。
11、損失調賬:貨物在運輸過程中,因丟失、損壞而產生差異情況,在途崗與銷售業(yè)務部門協(xié)商后,進行賬面調整。
(1)屬于進出口商責任,造成貨物丟失調賬方法。
〈1〉貨物丟失,銷售業(yè)務部門查清責任,落實賠償事宜。
〈2〉銷售業(yè)務部門開制銷售小票,將丟失貨物進行銷售,即視同銷售給索賠責任人。
〈3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫,采購商務在途崗核減在途商品。
(2)屬于運輸公司責任,致使貨物丟失調賬方法。
〈1〉銷售業(yè)務部門在確認貨物丟失的同時通知商務部。
〈2〉銷售業(yè)務部門落實賠償、獲得索賠款后,將填制索賠通知單,并傳真給商務部(要求通知單有銷售業(yè)務部門經理簽章,附有賠償款的證明資料)
〈3〉商務部商務統(tǒng)計依據索賠通知單,核減在途差異。
12、代運商品:索賠、贈品、配件、樣機等貨物。
(1)辦理原則:所有權屬于集團公司銷售業(yè)務部門,無價格或價格為零代運商品,運抵目的地后,需辦理入庫手續(xù)。
(2)具體操作方式:提供該類商品在途信息,同時,定期反饋代運商品在途情況,督促銷售業(yè)務部門盡快辦理入庫。
13、匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。
(1)分公司各銷售業(yè)務部門在途商品一覽表。
控制每批貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額。對于長期未到貨商品,應及時提請銷售業(yè)務部門重視,確定貨物滯留原因,加速運輸,縮短貨物周轉時間,降低或減少貨物風險。
(2)分公司銷售業(yè)務部門主要商品進貨概況(按商品大類)。
按銷售業(yè)務部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額,比較不同商品占用資金量大小。
14、匯總分公司在途時間一覽表。
(1)分公司入庫商品貨運周期一覽表。
(2)分公司在途商品在途時間一覽表。
〈1〉控制入庫商品運輸周期,加快運輸力度。
〈2〉明確在途商品在途時間,及在途商品占壓資金量大小。
〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運能力,加速貨物周轉,降低風險系數(shù)。
六、商品到貨、驗收、入庫管理。
(一)商品到貨、接貨和驗收管理。
商品到貨是庫房管理工作開始,是商品驗收前期準備工作,其工作好壞直接影響到商品驗收工作質量。為保證商品到貨和驗收工作及時準確完成,提高驗收效率,要求對商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質量和運輸情況進行檢查和確認。采購商務認真按照要求填寫單據,保證商品在途管理工作順利開展,為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎。
1、接貨規(guī)定:分公司采購商務每天根據總公司發(fā)送到貨信息,以到貨通知單形式于當日通知儲運商務,以便其及時組織人力、物力,調劑存貨場地。
2、操作流程。
(1)采購商務必須提前三天將需入庫商品詳細清單交給儲運商務,確定商品編號、數(shù)量、到貨日期。
(2)商品抵達指定庫房后,采購商務和儲運商務依據到達貨物清單共同清點商品種類、拆包、分包點驗。按商品的品種、規(guī)格、型號核對實物質量和實際到貨數(shù)量及檢查外包裝質量,是否破損,把好入庫前數(shù)量、質量關。
(3)商品驗收后,采購商務立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據準確、內容完整、及時迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期,在裝箱單號處填寫供應商全稱。詳細填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量,備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號或貨單號。如果發(fā)票未到達,待采購商務拿到發(fā)票后,填寫 入庫單 備注欄 。單獨注明有外包裝破損或質量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認,各分公司內部調撥商品也要填寫《到貨登記單》。
(4)《到貨登記單》填寫后,必須由采購商務、儲運商務共同簽字確認后方可有效。
(5)商品到庫當日(如晚上到貨,可在次日)必須辦理正式入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時間內辦理入庫手續(xù),儲運商務有權拒絕發(fā)貨并責成當事人寫出書面報告報總經理或授權人對其進行處理解決。
(6)采購商務和儲運商務應妥善保管好到貨登記單,以便查詢,商務統(tǒng)計根據到貨登記單審核入庫單正確性,同時便于核減在途數(shù)量。
3、《到貨登記單》出現(xiàn)錯誤情況時,儲運商務要求采購商務重新辦理。
(1)有涂改痕跡,內容和項目不清楚和不完全。
(2)商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。
(3)數(shù)量不正確。
(4)《到貨登記單》格式、使用說明、單據辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。
第一聯(lián)、采購商務,第二聯(lián)、儲運商務,第三聯(lián)、商務統(tǒng)計,第四聯(lián)、財務會計。
(二)商品驗收入庫管理。
1、入庫目的。
(1)為加速商品流通速度,保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準確性、及時性、完整性。
(2)為商品在途管理和在途控制崗提供基礎數(shù)據,保證在途控制環(huán)節(jié)暢通,更好地為銷售業(yè)務部門服務。
(3)把好審核關,為財務成本核算準確及時提供必要條件。
2、入庫操作辦法。
(1)商品驗收完畢,填寫《到貨登記單》后,采購商務依據《到貨登記單》內容在當日(特殊情況,如晚間到貨可在次日)按商品批次和發(fā)票內容填寫入庫單(注意不要將相同商品累加),辦理入庫手續(xù)。采購商務在辦理入庫手續(xù)時,根據《到貨登記單》到商務統(tǒng)計處核對商品編號,無誤后及時填寫《商品入庫單》。
(2)入庫單由采購商務填寫,儲運商務簽字。
〈1〉按單據規(guī)定項數(shù)填寫商品種類數(shù)。
〈2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。
〈3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內容填寫商品編號、數(shù)量、名稱、金額。
〈4〉填寫《到貨登記單》號和供應商名稱。
〈5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時間,按照商品順序填寫發(fā)票號和金額。
〈6〉相關人員填寫姓名及人員編號。
〈7〉特別注意商品編號、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致,要求商務員字跡清楚、內容完整、數(shù)據準確和及時迅速。
(3)批量到貨如果到貨數(shù)量不全,采購商務應根據實際到貨數(shù)量,隨時辦理入庫手續(xù),做好該批商品收欠登記手續(xù)。
(4)儲運商務先統(tǒng)計到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計到貨后數(shù)量,再倒擠出到貨數(shù)量。
(5)填寫好入庫單應由儲運商務簽字審核,傳真fa_件與原件核對,到貨登記單與入庫單核對后,并確認后蓋章 貨收訖 后,方能生效。入庫單不得涂改。
(6)消耗品和不必逐個檢驗商品,由采購商務和儲運商務共同清點數(shù)量后,當時辦理入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。
(7)儲運商務依據庫房情況整齊碼放,及時建立、增加垛卡,登賬。
3、出現(xiàn)錯誤情況,儲運商務拒絕辦理。
(1)有涂改痕跡,項目內容不清楚,不完全。
(2)缺少采購商務和總經理或授權人簽字。
(3)商品項數(shù)超過單據規(guī)定要求。
(4)商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。
(5)《商品入庫單》格式與使用辦法。
第一聯(lián)、儲運商務記賬,第二聯(lián)、財務會計存檔,第三聯(lián)、商務統(tǒng)計記賬,第四聯(lián)、采購商務存查。
5、入庫核算:商品、材料入庫后,經辦人應持入庫單第二聯(lián)(即財務聯(lián))增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián),及時到財務部辦理付款或報銷手續(xù)。財務根據入庫資料及發(fā)票、定單信息經復核無誤后及時做商品增加賬務處理。
(三)外購商品管理。
1、外購商品規(guī)定:由于經營需要而到集團外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。
2、操作流程。
(1)采購商務或銷售人員進行采購前,應填寫 請購通知單 由總經理或授權人簽字確認后方能到財務借款外購。
(2)借款后必須在一周內辦理完驗收、報銷手續(xù)。
(3)采購商務或銷售人員在進行賒銷采購前,應由總經理或授權人簽字同意,并填寫賒銷采購專用 欠款登記單 ,同時單據上加蓋本公司公章方能進行欠款采購。
(4)一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù),辦理時必須持入庫單、與之對應銷售單,并持實物進行驗收。
(5)特殊情況不能持實物驗收,應經過總經理或其授權人審批同意,并持用戶收貨證明,方可辦理入庫手續(xù)。
(6)凡外購商品一律辦理入庫手續(xù),辦理時到儲運商務處驗收后加蓋 貨收訖 章,方能到財務報銷。
(7)銷售單與入庫單編號、名稱、數(shù)量必須一致,銷售金額必須大于入庫金額,確保有合理毛利。
(8)一次性外購商品不允許有庫存積壓。
(9)必須由采購商務或指定專人辦理采購、報銷、驗收手續(xù)。
(10)外購商品不允許做欠款銷售。
(11)如不符合規(guī)定,應報分公司總經理審批后方能辦理驗收手續(xù)。
(12)一次性外購為便于統(tǒng)計與管理,應把入庫單與銷售單捏對粘貼,進行入賬和留存。
(13)所有外購商品實行比率控制,一般不得超出當期進貨額(除稅)7%,特殊情況需報分公司管理部門批準。
(14)商務員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果,均視同個人行為,并不代表公司名義,公司不承擔任何責任。
3、有關一次性外購特殊規(guī)定:非本公司主營產品,為滿足用戶特殊要求或為銷售合同執(zhí)行,而一次性采購商品。
(四)暫存商品管理。
1、范圍:符合條件,可以辦理暫存手續(xù)。
(1)接貨時由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴重質量問題暫不能辦理入庫商品。
(2)由采購商務負責與供應商交涉聯(lián)系解決某些問題,而暫不能及時辦理入庫手續(xù)。
(3)公司已經處理后積壓及報廢商品。
(4)由于其他原因經總經理批準暫時放置庫房里商品。
(5)待點驗商品:商品已到,尚待驗收入庫商品,當月份終結,仍應包括在 商品采購 賬戶余額內。
2、規(guī)定。
(1)暫存商品應單獨設置庫區(qū),與正式商品區(qū)別碼放。
(2)進入暫存庫貨物應填寫《暫存入庫單》,領取暫存庫貨物應填寫《暫存出庫單》。
(3)對于暫存庫貨物,應設立備查賬,隨時登記入庫、出庫情況。
(4)對未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失,上報總經理或授權人對當事人進行處理解決。
(5)單據格式及使用說明:第一聯(lián)、經辦人存查,第二聯(lián)、商務統(tǒng)計記賬,第三聯(lián)、儲運商務記賬。
(五)購入商品計價:按實際價值入賬:買價+買方負擔外埠運費、裝卸費、保險費+途中合理損耗+關稅估價。
1、集團公司內購入存貨:其估價入庫依據應是集團公司提供 發(fā)票清單及銷售記錄 。
2、集團公司外購入存貨,其估價入庫依據應以采購訂單注明價格扣除稅后估價入庫。
3、凡是按估價成本入賬,在收到發(fā)票等結算憑證后均需調整為實際成本。
(1)如估價金額與實際金額一致,只做賬務分錄調整,可用原入庫單復印件。說明內容:原入庫單號、估價賬務時間、憑證號。
(2)當估價金額與實際金額不一致時,必須沖銷原入庫單,重新辦理入庫手續(xù),財務據此處理賬務。
4、公司用現(xiàn)金采購進貨要有供應商已收款證明,收取供應商進貨發(fā)票,沒有發(fā)票則不能入賬。
5、如果供應商不開進項發(fā)票,則公司采購進貨費用不能通過銀行結算,支付現(xiàn)金或通過內部賬戶。
6、進貨發(fā)票在同一個月內入賬,可不受開票日期限制,否則要用暫估價入賬。
7、暫估價入賬需要有上一批次進貨發(fā)票復印件或暫估價抵扣憑證。
8、供應商銷貨清單即本公司進貨清單,需要有發(fā)票專用章和財務專用章,填寫不含稅價。
第2篇 企業(yè)采購管理制度
公司采購管理制度
目的:降低采購成本、提升采購質量、保證采購時效、規(guī)范采購流程、保障公司正常運營
適用:原輔材料、辦公用品(耗材)、零星物料、委外加工、設備與零部件、其它
保密:內部普通
關鍵詞:工作職責、采購流程、處理方法、責任、激勵、管理、制度
報(抄)送:總經理室、副總經理室、廠長室、財務室、倉庫、本司各生產與職能部門
第一條 部門設置與人力資源配置
1、根據公司發(fā)展需要,保證采購規(guī)程的徹底落實,公司特此設立專門的采購部門,具體負責公司一切采購事務;
2、采購部配置采購主管一名、采購員二名;
3、采購部組織架構如下圖:
總經理
副總經理
廠長
采購主管
采購員
采購員
第二條 主要職責
1、總經理:負責重要、貴重、大宗物料的采購審批,以及重要供應商的認定。
2、副總經理:負責固定資產、辦公用品(耗材)、零星物料、臨時緊急物料的采購審批。
3、廠長:負責原輔材料采購、設備與零部件采購、委外加工的審批。
4、采購主管:
①、遵守公司各項規(guī)章制度,主持本部工作,處理公司日常采購事務,做好采購5r管理;
②、負責開發(fā)供應商:根據公司所需采購物料的種類,利用現(xiàn)有的資料、公開征求、同行業(yè)介紹、供應商自薦等方式收集所需供應商的信息,并根據其價格、品質、服務、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進行分析,符合要求的,列入合格供應商,并定期對其進行評估與管理;
③、負責詢價、比價、議價:根據采購計劃要求,采取多家供應商報價的方式,進行成本分析,價格分析,市場調研來確定采購目標價,報總經理核準后備檔;對經常性使用,且使用量較大的材料,應事先選定廠商,議定長期供應價格;
④、負責審查簽認單據,包括部門請購單、供應商送貨單、報價單、發(fā)票等等,發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調處理與報告;
⑤、負責訂購單的下達:根據各部門的有效請購單,把請購物料的種類、數(shù)量、日期等信息進行分類整理,做好采購計劃,以集中采購的原則,向采購員下達訂購通知;以及外協(xié)加工訂單的下達與進度的跟進;
⑥、負責物料催交與到達:根據采購計劃,及時有效地與供應商進行協(xié)調與溝通(如品質標準、 交貨日期、退貨協(xié)議等等),確保物料與委外加工部件按時到達,不得因為品質、數(shù)量、交期等原因影響公司正常運營。
⑦、負責采購完成后的單據整理歸類與登記錄入,制作月度報表;
⑧、及時完成公司交辦的其它工作。
5、采購員:
①、遵守公司各項規(guī)章制度,及時完成各項采購任務;
②、負責了解物料采購信息,收集物料市場價格;
③、根據公司各部門的要求與主管下達的采購任務做出合理采購計劃,保證所需物料及時采購到位;
④、保證所采購物料的價格、質量、數(shù)量符合要求,并處理或協(xié)助處理品質和數(shù)量等異常情況;
⑤、對采購回來的物料(包括供應商送貨上門的),應及時通知質檢人員進行檢驗,要求倉庫人員對合格物料進行清點入庫或直接移交給用料部門;
⑥、負責或協(xié)助處理退貨事務;
⑦、定期檢查公司物料庫存情況,及時將采購單據交主管領導核簽后與財務部進行結算。
⑧、及時完成公司交辦的其它工作。
第三條 采購的基本原則:成本效益原則、物料質量原則、進度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。
第四條 申購權責與流程
1、請購核準權限
①、原輔物料:請購金額預估在10000元以下的,由廠長核準;請購金額預估在10000至50000元的,由副總經理或總經理核準;請購金額預估在50000元以上的,由總經理核準;
②、辦公用品(耗材)、防護用品、設備與零部件及其它零星物品:請購金額預估在200元以下的,由行政主管核準;請購金額預估在200至1000元的,由副總經理或廠長核準;請購金額預估在1000元以上的,由總經理核準;
③、委外加工:外協(xié)加工金額預估在50000元以下的,由廠長核準;外協(xié)加工金額預估在50000元以上的,由副總經理或總經理核準。
2、申購責任人與申購流程
①、原輔材料a:本原輔材料包括實木、板料、木皮、刀具、布(皮)料、油漆(含天那水、稀釋劑、固化劑、灰土等、包裝材料、設備與零部件)等等,由所需部門主管申購;
②、原輔材料b:本原輔助材料包括所有五金配件、大理石、玻璃等等,由所需部門質檢員或設計員申購;
③、原輔材料c:本原輔助材料包括502膠、組裝膠、封邊膠、貼皮膠、玻璃膠、常用快牙、打包膠卷、卷尺、刀片、手套、口罩、沙卷(帶)、常用醫(yī)藥品等等,由倉管申購;
④、辦公用品(耗材)、共用設備及其零部件:由行政人事部申購;
⑤、委外加工:由部門主管或廠長申請;
⑥、申購責任人在《申購單》上必須詳細標明所需物料的名稱、數(shù)量、型號(規(guī)格)、使用工程、質量要求、到達日期等事項,經權限人員核準后交采購部主管人員組織采購;
⑦、申購流程如下圖:
填寫申購單
權限人不準
權限人核準
提交采購部
第五條 采購流程
采購流程如下圖:
采購部接受有效申購單
采購主管整理歸類
開發(fā)供應或外協(xié)加工商
固定供應或外協(xié)加工商
詢價、比價、議價
退貨處理
下達采購指令
驗收
入庫
進行購買
不合格
合格
定價
照約定付款
第六條 采購管理流程
采購流程如下圖:
供應商信息
各部計劃所需物料
采購申請單
采購訂單審批
采購明細表
采購匯總表
采購協(xié)議
采購部
價格
管理
通知收貨
質量控制
退貨管理
進庫單
委外加工管理
委外產品驗收
委外加工達成
采購發(fā)票管理
整理付款
購買過程管理
退貨管理
采購月報表
第七條 退貨
以下三種情況應做退貨處理:
①、對合格率未達到要求的物料應做批量拒收退貨;
②、對良莠不齊的物料應做部分拒收退貨;
③、對在生產使用過程中發(fā)現(xiàn)的少量不良品的退貨;
第八條 采購事故的處理方法與責任
1、非采購人員采購不當?shù)?。比如下單采購貼皮木板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或改變材質等原因造成的不良采購的,處理方法如下:a,若供應商還未進行訂單的正式生產,由采購人員與供應商協(xié)調取消此單;b,若供應商已進行了生產,要求供應商提供準確的生產數(shù)量,再協(xié)調看此種物料是否會在今后的生產中使用,若將來有用,只需與供應商協(xié)調將送貨期推后即可。若不可能再用,應盡快與供應商協(xié)調以成本價將物料金額算清,并考慮物料報廢后是否有利用價值,同時知會相關部門向客戶索取已生產物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。此類責任由公司承擔(類似的采購事故,參照此條執(zhí)行)。
2、如果供應商交期無法達成時,采購部應先發(fā)改善通知,強烈要求供應商改善,可根據交期未達成而影響公司生產情況的程度,給予扣款或延遲付款,以督導并強制供應商改善,若供應商無法改善,應及時報告并建議更換新的供應商。若既不報告又處理不當時,因而影響公司正常運作的,由采購責任人負擔相關損失費用。
3、第七條退貨事項由采購部負責辦理。如果是第七條中第①、②款的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當事采購人員承擔。
4、如果因申購人對所申購物料的名稱、數(shù)量、型號(規(guī)格)、使用工程、質量要求、到達日期等事項未做詳細標明而引發(fā)的相關采購事故,由申購人與采購責任人分別承擔90%和10%的事故損失。
5、委外加工產品,原則上由木工質檢員到外協(xié)加工廠進行現(xiàn)場檢測,合格后方可收貨運回,由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員承擔損失;其它物料由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員與采購責任人分別承擔80%和20%的損失。
6、如果某供應商對其所供應的某一物料價格提出上漲時,不管上漲的幅度是否符合市場行情,采購部門必需做一個完整的市場調查,核實價格,了解行情,請供應商重新列出成本分析表與報價單,呈報權限領導核準,備檔后方可實施采購。否則,上漲部分由采購責任人承擔。
第九條 整理付款
1、現(xiàn)金結算:
①、送貨上門的:采購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關人員在送貨單(或發(fā)票)上簽字確認,采購主管審查簽字后呈權限領導核準,財務付款;
②、自行取貨的:由采購人員填寫經采購主管審核、總經理或主管副總核準的借支單到財務掛賬預支現(xiàn)金,物料采購回來時,經上述規(guī)程確認后再及時到財務核銷。
2、月度結算:
采購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關收貨人員在送貨單(或發(fā)票)上簽字確認,由采購部與財務部分別記入臺賬;由采購部在約定日期與供應商核對當月發(fā)生采購事務,并相互簽字確認,最后由財務部核對,呈報權限領導核簽后在約定日期付款。
第十條 采購人員原則上不能接受供應商的吃喝宴請以及禮物,無法拒絕的應征得公司同意后方可應邀或將禮物上繳公司。否則,予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的處罰。
第十一條 嚴禁采購人員索取或接受回扣。如違反禁條,經查實后,予以回扣數(shù)額的三倍的處罰,情節(jié)嚴重的,交由司法機關處置。
第十二條 采購激勵
采購人員應充分利用廣泛的采購資源、運用詢比議價技巧,在不影響品質與公司正常運作的前提下,最大限度地將采購成本降到最低。如果在材料市場沒有大的變化的情況下,按原計劃進行的物料采購,對于比目標價低出的部分,公司給予當事采購員差價的20%的獎勵。
第十三條 本制度由各部門負責人與相關人員配合行政人事部監(jiān)督落實執(zhí)行。
第十四條 本制度條款如有與日前制度相抵觸的,依照本制度執(zhí)行。
第十五條 行政人事部對本制度享有最終解釋權。
第3篇 物業(yè)企業(yè)采購管理工作程序
物業(yè)管理有限公司程序文件
--采購管理程序
1.目的
對各部門采購物資過程進行控制,確保采購物資符合質量要求及物資采購價格的合理。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
3.1品質管理部負責對a類物資采購供方/品牌的選擇和評估。
3.2財務管理部負責對采購物資的價格的審核及采購行為的監(jiān)控。
3.3各部門負責對采購物資的驗收和使用過程的跟蹤。
4.物資的分類:
a類:是指對服務質量影響較大、采購批量較大或須在指定供方或品牌中采購的物資。
b類:除a類物資外單價在人民幣2000元以上,必須經過評估方能采購的物資。
c類:a、b類以外物資。
5.物資采購的審批權限
5.1業(yè)務部門經理:單宗(一次性,下同)采購金額2000元以下的物資。
5.2職能部門經理:單宗采購金額2000元以上(含2000元)5000元以下的物資。
5.3分管總經理助理:單宗采購金額5000元以上(含5000元)10000元以下的物資。
5.4總經理:所有固定資產及單宗采購金額10000元及以上的物資。
6. 方法和控制過程
6.1供方或品牌的選擇和評估
6.1.1評估必備資料
6.1.1.1供方的營業(yè)執(zhí)照復印件(需加蓋供方的公章)。
6.1.1.2特種產品的經營許可證(如:安防器材)。
6.1.1.3采購物資的報價(單)。
6.1.1.4采購物資的合同/協(xié)議樣本。
6.1.2評估內容主要包括
6.1.2.1采購供方的資信。
6.1.2.2采購物資的質量。
6.1.2.3采購物資的價格。
6.1.2.4采購供方服務的及時性。
6.1.2.5采購物資品質保證系統(tǒng)
6.1.2.6采購物資的合同樣本。
6.1.3評估的權限
6.1.3.1 a類物資供方/品牌由品質管理部負責選擇和評估。a類物資中ci產品的物資供方由總經理辦公室負責選擇和評估,并發(fā)送品質管理部審核。
6.1.3.2 b類和需評估的c類物資,由各部門負責選擇和評估,并發(fā)送相關職能部門和公司領導審核。對已經過某個部門評估合格的,在半年內,該部門或其他部門可不經過評估,直接按采購程序向該供方/品牌采購。
6.1.3.3所有物資的采購價格由財務管理部負責審核,必要時須經審算和公開招標。
6.2采購資料的準備
6.2.1部門經理有審批權限的物資,各部門根據月工作計劃,結合倉庫庫存情況,由倉管員填寫《物資申請單》,按程序報經批準后方可安排采購。
6.2.2統(tǒng)一結算的a類物資,由使用部門倉管員每月五日前單獨填寫《物資申請單》,經部門經理審批后,在指定供方或品牌中采購,并于每月25日前直接與供方索取正式發(fā)票,核對無誤后按財務制度進行報銷。
6.2.3 ci產品采購資料的準備按《標識管理程序》進行。
6.2.4對b類物資的采購,須取得三家以上的相關資料,并將有關供方情況記錄在《物資申請報告》中,按權限進行審批。對于某種特殊物資(如兒童娛樂設施、健身器材等),無法取得三家同類型產品的資料時,須在表中評估結論中注明。
6.2.5本部門無審批權限的物資采購(ci產品除外)均須填寫《物資申請報告》進行報批。
6.2.6采購人員在采購前,應檢查采購物資的審批資料是否完善,當審批資料不完善時應向部門經理報告,并按公司規(guī)定的審批權限補齊相關的審批手續(xù)后,再行采購或簽訂采購合同。
6.3物資的采購
6.3.1 a類物資的采購。
必須在指定的供方或指定的品牌中采購,無法在指定的供方或品牌中選購的情況,必須在《物資申請報告》備注注明,經品質管理部經理同意后方可采購。
6.3.2資產的采購。
6.3.2.1購買資產的審批權限按照5.物資采購的審批權限執(zhí)行。
6.3.2.2檢測儀表的采購必須報品質管理部審核,其他資產采購超過審批權限的,必須先報以下相關部門審核:
a.家私、家電、服裝、車輛及配件報房產后勤管理部;
b.電腦及配件報總經理辦公室;
c.保安器材、工具報品質管理部;
6.3.3 ci產品及宣傳品的采購
6.3.3.1 ci產品的采購參見《標識管理程序》執(zhí)行。
6.3.3.2各部門宣傳品如需委托外界設計、制作,必須由總經理辦公室統(tǒng)一安排制作,并在報銷的發(fā)票上簽字確認后,方可辦理報銷手續(xù)。
6.3.4代客購物
顧客需要代購物品時,部門須填寫《居家服務情況記錄表》,分別注明材料費及服務費,材料費超過400元時,應直接向顧客收取現(xiàn)金,采購后將材料費發(fā)票交顧客,管理處只收取服務費。
6.4物資的驗收
6.4.1物資采購完成后,采購員應及時通知各物資的專項檢驗員、倉管員檢驗、入庫,填寫《進倉單》。
6.4.2對2000元以上的資產,由房產后勤管理部或委派人員到現(xiàn)場檢驗核實,并在《資產情況審核單》上簽字確認后,方可到財務管理部辦理報銷手續(xù)。
6.4.3對于不屬于資產的電腦配件、零件、備件等直接安裝使用的物品,由使用部門管理人員在《電腦軟、硬件故障維護記錄表》上簽字確認,可不填《進倉單》,未使用的須填寫《進倉單》。
6.4.4專項檢驗員驗收時,發(fā)現(xiàn)無標識、有受潮、水跡、油污、破損等異樣,必須打開包裝進行驗收;倉管員按照《物資申請單》對物資的數(shù)量進行驗收入庫。
6.4.5 檢驗出現(xiàn)不合格物資時,由檢驗者填寫《不合格物資處理單》,報部門經理,不合格物資的處理按公司相關規(guī)定執(zhí)行。
6.4.6 采購完成后,有關文件記錄由使用部門經理指定專人收集、保管、存檔。
6.4.7如顧客有要求時,應在采購合同中增加條款,以明確顧客或其代表可到供方現(xiàn)場對采購物資或服務進行驗證。
6.5物資供方/品牌的增加及變更
6.5.1因公司服務質量要求,需要增加a類物資供方/品牌時,由使用部門根據該物資對服
務質量的影響程度進行評價,填寫《a類物資供方或品牌變更申請表》,報品質管理部審批。
6.5.2對a類物資供方無法滿足公司服務質量要求,破產倒閉或搬遷、更名時,采購員負責填寫《a類物資供方或品牌變更申請表》,報品質管理部審批后,可以更改或取消該項物資供方資格。
6.5.3在指定品牌、供方處采購物資時,如購到偽劣商品,檢驗員需在一周內上報品質管理部,如一個月在某一供方處采購兩次以上偽劣商品或半年內出現(xiàn)四次偽劣商品,品質管理部將取消合格供方資格,在三天內通知到各部門,并會同有關部門選擇新的合格供方。
6.5.4各部門確定以定期結算方式的物資供方時,須由部門填寫《物資申請報告》進行評估,并簽定物資采購合同或協(xié)議,在結帳時需以市場平均價或合同協(xié)議價為標準,認真核對物資價格,無誤后方可結帳。合同期滿前需重新評估,填寫《物資申請報告》報相關職能部門審批,
6.5.5所有采購合同/協(xié)議必須包括以下條款:
甲方嚴禁自己的任何員工接受乙方的禮品、娛樂性招待、金錢或其它形式的饋贈。乙方不得有任何饋贈或賄賂甲方人員行為,否則,甲方視為乙方違約,并將立即取消供方資格。
6.5.6品質管理部應即時更新已評估的物資供方或品牌,以便各部門直接與供方進行聯(lián)系。
6.6物資供方/品牌的回訪
6.6.1財務管理部負責對各類物資指定供方進行抽查回訪,具體回訪方法按《采購行為回訪程序》進行,以了解采購人員的職務行為及各類物資價格的浮動情況,每季度公布一次常用物資參考價格。
6.6.2品質管理部負責每半年向各部門進行一次a類物資供方的調查。并將調查情況進行統(tǒng)計分析,提交管理評審。根據年底調查的統(tǒng)計分析情況來決定與
a類物資供方續(xù)簽合同,對調查情況普遍反映差的供方,不再續(xù)簽,由品質管理部負責進行市場了解選擇合格的a類物資供方。
6.7采購合同的簽訂
6.7.1簽訂所有物資采購合同均須按《合同管理程序》執(zhí)行。
6.7.2以下幾種情況的物資采購必須簽訂合同:
a.采購的物資對服務質量影響較大,且該物資沒有獨立的保修單(卡),必須以合同/協(xié)議形式進行保修條款的約定。
b.采購金額在兩萬元以上的物資,無論其是否有獨立的保修單(卡),都必須簽訂合同/協(xié)議進行付款方式的約定。
7.支持性文件
__wy7.4-z01-01《采購行為回訪辦法》
__wy7.5.3-z01 《標識管理程序》
__wy7.2.2-z02 《合同管理程序》
8.質量記錄表格
__wy7.4-z01-f1《物資申請單》
__wy7.4-z01-f2《物資申請報告》
__wy7.4-z01-f3《不合格物資處理單》
__wy7.4-z01-f4《a類物資指定供方或品牌一覽表》
__wy7.4-z01-f5《a類物資供方或品牌變更申請表》
__wy7.4-z01-01-f1 《采購物資供方回訪表》
__wy7.5.3-z01-f1《ci產品制作申請表》
__wy7.5.5-z01-f1《進倉單》
