有哪些
檔案工作管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：檔案分類(lèi)與編碼規(guī)則、檔案收集與整理程序、檔案保管與利用規(guī)定、檔案安全與保密措施、電子檔案管理規(guī)范以及檔案工作職責(zé)分工。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類(lèi)與編碼規(guī)則： - 根據(jù)文件性質(zhì)、來(lái)源和內(nèi)容，設(shè)立科學(xué)合理的分類(lèi)體系。 - 制定統(tǒng)一的編碼標(biāo)準(zhǔn)，確保每個(gè)檔案都能通過(guò)唯一編碼進(jìn)行檢索。 - 定期審查和更新分類(lèi)編碼，適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展變化。
2. 檔案收集與整理程序： - 確保所有重要文件及時(shí)歸檔，避免遺失或遺漏。 - 對(duì)新產(chǎn)生的文件進(jìn)行初步篩選，只保留具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。 - 按照時(shí)間順序和類(lèi)別進(jìn)行整理，保持檔案的完整性。
3. 檔案保管與利用規(guī)定： - 設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，保持適宜的溫濕度，防止檔案損壞。 - 建立借閱制度，明確借閱權(quán)限，確保檔案安全。 - 定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，更新檔案目錄，便于查詢(xún)。
4. 檔案安全與保密措施： - 對(duì)敏感檔案實(shí)施分級(jí)保護(hù)，限制訪問(wèn)權(quán)限。 - 定期備份檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。 - 對(duì)離職員工進(jìn)行檔案交接，確保資料不外泄。
5. 電子檔案管理規(guī)范： - 使用專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性。 - 定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性。 - 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止非法侵入和數(shù)據(jù)泄露。
6. 檔案工作職責(zé)分工： - 設(shè)立專(zhuān)職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。 - 各部門(mén)指定兼職檔案員，協(xié)助收集、整理本部門(mén)的檔案。 - 高層管理人員應(yīng)定期參與檔案工作的審核與指導(dǎo)。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理，人人有責(zé)?！?
2. “確保檔案安全，嚴(yán)守保密規(guī)定。”
3. “清晰編碼，方便查找，高效利用。”
4. “定期盤(pán)點(diǎn)，確保檔案完整?！?
5. “電子檔案，持續(xù)備份，保障數(shù)據(jù)安全。”
6. “職責(zé)明確，協(xié)作有序，提升檔案管理水平?！?/p>
以上各項(xiàng)制度旨在規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理效率，確保檔案的安全與有效利用。全體員工需嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理工作秩序。
檔案工作管理制度有范文
第1篇 干部人事檔案工作管理制度
國(guó)家干部或企業(yè)的干部崗位,對(duì)于其人事檔案管理如何制定相關(guān)的制度。制度中包括哪些詳細(xì)的檔案管理內(nèi)容呢以下是干部人事檔案管理制度的相關(guān)資料,可供參考。
一、干部人事檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是2名_黨員,持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》,不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門(mén),應(yīng)根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提借什么材料,并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛(ài)護(hù)干部人事檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫(huà)、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門(mén)同意不得復(fù)制干部人事檔案材料,不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細(xì)致核對(duì),經(jīng)檔案主管部門(mén)簽署意見(jiàn)蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理(必須是正科級(jí)單位政工人員),并填寫(xiě)借出登記。借出的檔案要妥善保管,不得交無(wú)關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復(fù)制,限期歸還。(最多不超過(guò)15天)
二、干部人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度
1、愛(ài)護(hù)機(jī)器設(shè)備,熟悉機(jī)器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時(shí)維護(hù),確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。
4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三個(gè)月內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對(duì)新維護(hù)的檔案管理信息要及時(shí)備份,并登記備份的時(shí)間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來(lái)磁盤(pán),確需要使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢查,防止機(jī)器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息,無(wú)關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專(zhuān)人保管。
8、利用干檔信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
三、干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的,或者是組織上審定認(rèn)可的材料,未經(jīng)組織同意,個(gè)人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國(guó)家干部、地方新安置的部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應(yīng)填寫(xiě)“干部履歷表”和“干部自傳”,審核后,補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門(mén),在材料形成后的一個(gè)月內(nèi),將材料主動(dòng)送交主管干部人事檔案的部門(mén)歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時(shí)、主動(dòng)地向有關(guān)部門(mén)索要應(yīng)歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。
7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對(duì)收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實(shí)、完整、文字清楚,對(duì)象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷(xiāo)毀材料,必須詳細(xì)登記,并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)的材料,必須經(jīng)過(guò)復(fù)制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門(mén),可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人送取,不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫(xiě)“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”,辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應(yīng)認(rèn)真核對(duì),并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個(gè)月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢(xún),以防丟失。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封,并加蓋機(jī)密章。
六、干部人事檔案檢查核對(duì)制度
1、干部人事檔案管理部門(mén)對(duì)所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對(duì),一般每半年核對(duì)一次,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時(shí),要嚴(yán)格檢查,經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,方可入庫(kù)。
3、整理好的干部人事檔案入庫(kù)前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì),發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),及時(shí)糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時(shí),應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計(jì)算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對(duì)無(wú)誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)國(guó)保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門(mén),應(yīng)設(shè)立專(zhuān)用檔案庫(kù)房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫(kù)房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查,保持庫(kù)房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫(kù)房(室)和檔案柜,應(yīng)明確專(zhuān)人管理。管理人員工作變動(dòng)時(shí),必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房(室)。
6、嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題的材料。
7、不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂(lè)場(chǎng)所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N(xiāo)毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門(mén),應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門(mén),應(yīng)在材料形成的一個(gè)月內(nèi),主動(dòng)送交干部人事檔案管理部門(mén)歸檔。
3、任何組織與個(gè)人,不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門(mén),應(yīng)與各有關(guān)部門(mén)建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門(mén),對(duì)未能按時(shí)遞交檔案材料的部門(mén),應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。
干部人事檔案管理人員職責(zé)
1、按照干部管理權(quán)限,保管應(yīng)管干部的人事檔案,為國(guó)家積累檔案史料;
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞;
4、登記干部職務(wù)、工資的變動(dòng)情況;
5、為有關(guān)部門(mén)提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護(hù)工作;
7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo);
8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù);
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
第2篇 公司人事檔案工作管理制度
各個(gè)類(lèi)型的公司,都有人事部門(mén),人事部門(mén)對(duì)于員工的檔案如何來(lái)管理,就要以規(guī)范的檔案管理制度來(lái)執(zhí)行。以下整理了公司人事檔案管理制度的范本,可供參考。
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)_中央組織部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號(hào)),特制定本辦法。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策,在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù),是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù),應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度,嚴(yán)密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檢查指導(dǎo)。
第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國(guó)家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級(jí)員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、_思想,堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng),刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱(chēng)職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見(jiàn)附件。
第九條公司各級(jí)黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類(lèi)材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確,完整齊全,文字清楚,對(duì)象明確,手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過(guò)鑒別,可分別情況予以處理。凡銷(xiāo)毀材料必須詳細(xì)登記,并報(bào)請(qǐng)人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。
第十二條人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、排架。人事檔案室對(duì)不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管,并按有關(guān)部門(mén)的規(guī)定收取管理費(fèi)。
第十四條對(duì)人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度,建立各類(lèi)檔案名冊(cè)。每半年檢查核對(duì)一次檔案,做到檔號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無(wú)誤。
第十五條根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫(kù)房應(yīng)是堅(jiān)固的,具有八防等安全設(shè)施和措施的專(zhuān)用檔案庫(kù)房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作,干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作,編制檢索工具,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理,便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見(jiàn)并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條對(duì)人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人傳送,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專(zhuān)人來(lái)提取,必須持人事或組織部門(mén)出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見(jiàn)方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門(mén)同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個(gè)月未見(jiàn)對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫(xiě)信催回,以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng),干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整,公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門(mén)應(yīng)在一個(gè)月以?xún)?nèi)追回檔案,最多不超過(guò)三個(gè)月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開(kāi)除等,在沒(méi)收到人力資源處轉(zhuǎn)來(lái)的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起,按有關(guān)部門(mén)的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。
第二十五條公司各單位、部門(mén)應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作,學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報(bào)表(包括上報(bào)的考察材料),鑒定、民主評(píng)議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門(mén)審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3、出國(guó)出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jī)材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問(wèn)題和審批材料。
6、評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))工作中形成的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料以及聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過(guò)程中形成的個(gè)人申請(qǐng)表,組織審查報(bào)告,上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(shū)(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據(jù)的材料,民主評(píng)議黨員工作中形成的組織意見(jiàn)。民主評(píng)議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料,_材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn);入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見(jiàn)、檢查交待、旁證材料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書(shū)。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級(jí)的材料。
14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。
15、高等教育、國(guó)民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)登記表、畢業(yè)登記表,授于學(xué)位的材料,學(xué)歷證明書(shū),學(xué)習(xí)鑒定材料。
16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。
17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評(píng)定表。
18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。
第3篇 公司檔案工作管理制度
一個(gè)公司,為加強(qiáng)檔案工作管理,充分發(fā)揮檔案的作用等,都會(huì)有詳細(xì)的檔案管理制度,以下是公司檔案管理制度范本,可供參考。
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。
7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。
第4篇 人事檔案工作管理制度
企業(yè)管理中,人事管理還包括認(rèn)識(shí)檔案的管理?，F(xiàn)向你提供人事檔案管理制度,助你了解有關(guān)的內(nèi)容。
一、 人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中,情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容,而檔案機(jī)密便是企 業(yè)機(jī)密
的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。
第二,維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)
遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要
求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放
入檔案。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無(wú)霉?fàn)€,蟲(chóng)蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的
環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好,有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。 檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):
——突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后,如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等
原因
引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷(xiāo);
③填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在
回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。
③庫(kù)房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
⑤無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門(mén)。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫(kù)房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對(duì)工作人
員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方,
以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn),如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的
主要方式。
(2)借出使用。借出庫(kù)房須滿足一定的條件,比如:本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門(mén)因特殊需要必須借用
人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng),到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門(mén)的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門(mén)按有關(guān)文件規(guī)定寫(xiě)出的有關(guān)情
況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí),必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請(qǐng)查閱者寫(xiě)出查檔報(bào)告,在報(bào)告中寫(xiě)明查閱的對(duì)象,目的,理
由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門(mén))蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后,由人事檔案部門(mén)審核批準(zhǔn)。人事檔案部門(mén)對(duì)申請(qǐng)
報(bào)告進(jìn)行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先,借檔單位(部門(mén))寫(xiě)出借檔報(bào)告,內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。
其次,借檔單位(部門(mén))蓋章,負(fù)責(zé)人簽字。
再次,人事檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后,進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間,材料名稱(chēng)、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時(shí),及時(shí)在外借登記上注銷(xiāo)。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門(mén)或個(gè)人需要由人事檔案部門(mén)出具證明材料時(shí),需履行以下
手續(xù):首先,由有關(guān)單位(部門(mén))開(kāi)具介紹信,說(shuō)明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事
檔案部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公
章,然后登記、發(fā)出。
第5篇 冶金檔案工作安全管理制度
1、外單位借閱檔案資料需持介紹信,經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能查閱.
2、凡公司系統(tǒng)的工作人員,因工作需要借閱檔案的,由借閱人向檔案員辦理借閱手續(xù),填寫(xiě)借閱登記卡,返回檔案時(shí),由檔案管理人員認(rèn)真檢查并及時(shí)銷(xiāo)帳.
3、借閱檔案資料要妥善保管,不得勾劃、涂改、圈點(diǎn)、裁剪、損壞,否則取消借閱權(quán).對(duì)于將檔案丟失者要追究責(zé)任.
4、借閱各項(xiàng)檔案人員必須遵守保密制度,不得轉(zhuǎn)讓他人使用.
5、公司各單位工程技術(shù)人員在工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須由本人向檔案室交回借用的全部資料,否則,主管調(diào)動(dòng)部門(mén)不予開(kāi)調(diào)令.
6、工作調(diào)出,必須將檔案、科技書(shū)、資料全部交加,外出參加科技性會(huì)議帶回的資料,一律交檔案室存放.
7、經(jīng)批準(zhǔn)查閱的絕密檔案,只能在檔案室閱文,不得帶出室外查閱、翻印和轉(zhuǎn)借.
8、在查閱檔案中不得折卷,不得損壞、涂改,因工作需要必須摘抄的,必須抄在保密工作手冊(cè)上.
9、查閱檔案的部門(mén),要及時(shí)將利用效果登記冊(cè)內(nèi).
10、上級(jí)部門(mén)審查檔案資料時(shí),需派車(chē)由有關(guān)人員和專(zhuān)職檔案管理員妥善保管共同到指定部門(mén)進(jìn)行審檢,待審查結(jié)束后,把檔案資料安全歸位。
11、檔案資料按統(tǒng)一分類(lèi)大綱進(jìn)行分類(lèi)、編目、劃定保管期限限、密級(jí)。
12、維護(hù)國(guó)家機(jī)密,卷面、封面要注意密級(jí)。密級(jí)定為三種:(1)絕密(2)機(jī)密(3)秘密
13、加強(qiáng)檔案的安全管理,檔案必須存放在專(zhuān)用的保險(xiǎn)柜內(nèi)嚴(yán)密保管,檔案室門(mén)窗要堅(jiān)固,做到安全可靠。
14、保護(hù)檔案庫(kù)的清潔,經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)請(qǐng)示處理。
15、保持好庫(kù)的溫濕度,經(jīng)常檢查調(diào)整,按規(guī)定填寫(xiě)溫濕度記錄。
16、案庫(kù)房是檔案保管要害部位,非本室人員一律不得進(jìn)入。有查閱檔案資料的同志請(qǐng)等候調(diào)卷,在閱覽室查閱。
17、借閱制度,搞好借閱、查閱、入庫(kù)、發(fā)放登記工作。
第6篇 z醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定
人民醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策,建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。
2.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),明確分管領(lǐng)導(dǎo),檔案工作列入工作計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任制。
3.本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,各職能部門(mén)明確兼職檔案員,建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)。
4.配備與本單位檔案工作相適應(yīng)的檔案人員,由其負(fù)責(zé)檔案的日常管理。
5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)行目標(biāo)管理,納入考核。
6.檔案人員享受科技人員同等待遇。
第7篇 檢疫局檔案工作管理辦法
檢驗(yàn)檢疫局檔案工作管理辦法
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)_檢驗(yàn)檢疫局(以下簡(jiǎn)稱(chēng)_局)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在檢驗(yàn)檢疫工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》)的有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)的檔案,是指本局在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄(文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、聲像等各類(lèi)檔案)。它是檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的重要查考依據(jù)。
第三條 _局的檔案工作,是維護(hù)本局歷史真實(shí)面貌的重要工作,是機(jī)關(guān)工作的組成部分,對(duì)提高工作效率和質(zhì)量有重要作用。
第四條 _局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則。在工作活動(dòng)中形成的檔案均由局檔案室統(tǒng)一管理。_局檔案工作受?chē)?guó)家質(zhì)檢總局和_省檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 檔案室必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,提高工作質(zhì)量,保證檔案工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性和延續(xù)性。
第六條 對(duì)在檔案工作中成績(jī)顯著的單位和個(gè)人,應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)工作失職,造成損失的,要追究責(zé)任,給予一定行政處罰,構(gòu)成犯罪的,按《檔案法》有關(guān)法律責(zé)任的規(guī)定進(jìn)行處理。
第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第七條 _局檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查局機(jī)關(guān)及下屬各分支機(jī)構(gòu)檔案管理工作,各分支局、企事業(yè)單位應(yīng)配備專(zhuān)職或兼職檔案人員管理本單位的檔案工作。
第八條 檔案工作的基本任務(wù)是:
(一)宣傳貫徹《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,提高干部職工的檔案意識(shí)及檔案工作管理水平。
(二)負(fù)責(zé)管理_局的全部檔案,建立科學(xué)的管理制度,做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索及編研工作,積極提供利用,為檢驗(yàn)檢疫各項(xiàng)工作服務(wù)。
(三)指導(dǎo)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料的立卷歸檔工作,并按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
(四)對(duì)分支機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,負(fù)責(zé)對(duì)專(zhuān)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。
(五)加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè),負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、完善和維護(hù)。
(六)進(jìn)行檔案的鑒定工作,對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)。
(七)收集、整理、保管與本局工作活動(dòng)有關(guān)的參考材料。
(八)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度,確保檔案安全。
(九)定期向檔案館移交檔案。
第九條 各級(jí)檔案人員要堅(jiān)持黨的路線,認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針、政策,熱愛(ài)檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí),努力提高政治思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平,以保證檔案工作的順利進(jìn)行。
第三章 文件資料的立卷、歸檔
第十條 _局在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均由文書(shū)人員收集齊全,分類(lèi)整理、立卷,按規(guī)定時(shí)間(次年第二季度)向檔案室移交,集中統(tǒng)一保管,任何單位或個(gè)人都不得將應(yīng)歸檔的文件資料據(jù)為己有。移交檔案資料時(shí)應(yīng)填寫(xiě)_檢驗(yàn)檢疫局檔案移交清單(見(jiàn)附件1)。
第十一條 文書(shū)人員應(yīng)在次年五月底前將上一年度應(yīng)歸檔的文書(shū)檔案移交檔案室;其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案接收,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 文件整理原則是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到:
(一)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件。
(三)歸檔文件應(yīng)按件裝袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。
(四)分類(lèi)。歸檔文件采用年度--機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)方法分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。
(五)排列。歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)目錄內(nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
(六)編號(hào)。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。
(七)編目。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
(八)裝盒。將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
(九)歸檔文件材料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱。
(十)歸檔文件目錄、備考表、檔案盒、檔章的格式,按照《歸檔文件規(guī)則》(da/t22-2000)執(zhí)行。其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案格式,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 應(yīng)根據(jù)檔案的來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間、內(nèi)容和形式的不同進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、系統(tǒng)排列。文書(shū)檔案按年度--組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi);科技檔案按項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi);聲像檔案、實(shí)物檔案按年度--載體形式分類(lèi);會(huì)計(jì)檔案按年度--名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi),設(shè)備檔案按儀器設(shè)備項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)。
第十四條 _局文書(shū)檔案的保管期限,分為永久和定期.定期一般分為30年.10年?？萍紮n案保管期限,分為永久、長(zhǎng)期、定期三類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期二類(lèi)。定期保管期限分為五年、十五年、二十五年三類(lèi)。聲像檔案、實(shí)物檔案的保管期限分為永久、定期二類(lèi)。
第四章 檔案的管理、鑒定、銷(xiāo)毀和移交
第十五條 _局在工作活動(dòng)中形成的全部檔案為一個(gè)全宗。檔案室按照有關(guān)規(guī)定,科學(xué)合理地分類(lèi)、整理和保管。
第十六條 檔案部門(mén)應(yīng)建立健全檔案規(guī)章制度,做好檔案的保管工作。
第十七條 采用科學(xué)的方法做好檔案材料的保管工作,以確保檔案材料的安全和最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案材料如有破損或字跡模糊,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
第十八條 根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必需的檔案庫(kù)房和柜架,做到檔案庫(kù)房、辦公用房、閱檔室三分開(kāi)。庫(kù)房要堅(jiān)固,并配有通風(fēng)、防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防磁等設(shè)施。檔案庫(kù)房溫度要保持在18-24℃,相對(duì)濕度保持在40-60%?？筛鶕?jù)檔案工作需要,增配復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、碎紙機(jī)、溫濕度計(jì)、加濕器、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備;還應(yīng)逐步增置照相機(jī)、碎紙機(jī)和掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備。
第十九條 檔案庫(kù)房應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,并建立定期檢查和清點(diǎn)制度。
第二十條 應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案信息化建
設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案一體化,以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。
第二十一條 檔案室應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作,應(yīng)在辦公室負(fù)責(zé)人的主持下,由檔案室和有關(guān)處室組成鑒定小組共同進(jìn)行。凡經(jīng)過(guò)變動(dòng)的案卷,都應(yīng)將鑒定工作的情況(包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時(shí)間、經(jīng)辦人姓名等)在案卷備考表上注明。
第二十二條 鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出檔案鑒定工作報(bào)告,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以銷(xiāo)毀。
第二十三條 銷(xiāo)毀檔案時(shí),必須嚴(yán)守保密制度,指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在完成任務(wù)后,要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字,并注明已銷(xiāo)毀字樣和銷(xiāo)毀日期。
第二十四條 單位撤銷(xiāo)、合并或有重大變動(dòng)時(shí),其檔案材料應(yīng)由原單位按規(guī)定整理好,向上級(jí)檔案部門(mén)指定的單位移交。
第二十五條 臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案,在工作結(jié)束后,必須進(jìn)行系統(tǒng)整理,向檔案室移交。
第二十六條 檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須在離職前將所整理的檔案數(shù)量和狀況交代清楚,履行簽字手續(xù),辦好交接工作。
第五章 檔案的利用
第二十七條 檔案工作人員應(yīng)積極開(kāi)展檔案的編研、開(kāi)發(fā)和綜合利用工作,為本局各項(xiàng)工作服務(wù)。
第二十八條 檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行,根據(jù)檔案密級(jí)程度,確定不同的利用范圍及審批手續(xù)。查閱檔案需填寫(xiě)_檢驗(yàn)檢疫局檔案查閱申請(qǐng)單(見(jiàn)附件2),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。查閱黨組會(huì)議記錄須經(jīng)黨組書(shū)記批準(zhǔn),查閱文書(shū)、聲像、基建檔案須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),查閱科技檔案須經(jīng)科技處處長(zhǎng)、辦公室主任批準(zhǔn),會(huì)計(jì)檔案只有財(cái)務(wù)工作人員經(jīng)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)方可查閱。
第六章 附則
第二十九條 各分支局及_局所屬企業(yè)可根據(jù)本辦法,結(jié)合具體實(shí)際,制定本單位的檔案管理辦法,同時(shí)報(bào)_局備案。
第三十條 本辦法由_局辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第8篇 檔案工作管理制度
第一條為了加強(qiáng)公司檔案工作的管理,使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求,充分發(fā)揮檔案在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益及公司各項(xiàng)工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》和北京市《檔案法實(shí)施辦法》等法律規(guī)章,制定本制度。
第二條公司檔案是公司自成立以來(lái)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的以各種載體形式真實(shí)記錄的總和。其構(gòu)成是:以基建(工程技術(shù))檔案為主體,包括文書(shū)、工程、市場(chǎng)、會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)、法律、設(shè)備、聲像、實(shí)物等門(mén)類(lèi)的檔案。
第三條對(duì)公司各個(gè)門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,以確保檔案的真實(shí)、完整和安全,利于檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。
第四條公司檔案工作由集團(tuán)辦公室主管。檔案室設(shè)專(zhuān)職檔案員一人,負(fù)責(zé)公司檔案工作的日常管理。公司各部門(mén)配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文件材料的收集立卷歸檔工作。
第五條公司檔案室在集團(tuán)辦公室的指導(dǎo)下獨(dú)立開(kāi)展檔案工作。宣傳、貫徹檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,建立健全公司檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度,維護(hù)和保持公司檔案的完整與安全,主動(dòng)快捷地提供檔案利用服務(wù),使檔案在公司各項(xiàng)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
第六條檔案室負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司各部門(mén)和各分公司文件材料的立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
第七條檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),恪守職業(yè)道德、不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平,認(rèn)真做好檔案管理工作。
檔案借閱制度
第八條借閱檔案,一般以借閱本部門(mén)工作形成的檔案為主。借閱非本部門(mén)的檔案,須經(jīng)該部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第九條查閱檔案原件一般限在檔案室內(nèi)。如需借出則借閱期限一般不超過(guò)三天。到期不能歸還者要及時(shí)說(shuō)明原因,經(jīng)允許后方可延期歸還。
第十條如需提供檔案復(fù)印(制)件,必須由申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理簽字后,并由辦公室負(fù)責(zé)人簽字后方可辦理。重要檔案的復(fù)印(制)需經(jīng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十一條借閱人員必須負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、安全與清潔,不得將檔案材料擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拆散、污損、涂改和加注標(biāo)記。借閱檔案要確保不遺失,不擅自帶出本公司。
第十二條借閱時(shí),檔案人員應(yīng)填寫(xiě)《借閱檔案登記簿》,并對(duì)歸還的案卷嚴(yán)格檢查和清點(diǎn),然后注銷(xiāo)借閱。
第十三條外單位查閱檔案時(shí),須持單位介紹信,并由集團(tuán)公司辦公室或相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各類(lèi)(載體)檔案不辦理對(duì)外借閱。
第十四條對(duì)借閱中違反本規(guī)定,造成檔案遺失、損壞、泄密的,檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并追查責(zé)任,按集團(tuán)公司《管理人員違規(guī)處理辦法》進(jìn)行處罰,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:
(一)毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀企業(yè)檔案;
(二)擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案;
(三)涂改、偽造檔案;
(四)未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者;
(五)未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)。
檔案保密制度
第十五條認(rèn)真貫徹《檔案法》,嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密政策、制度,維護(hù)國(guó)家和企業(yè)的機(jī)密,確保檔案信息的絕對(duì)安全。
第十六條檔案管理人員應(yīng)忠于職守,嚴(yán)格遵守保密制度,保持高度的保密意識(shí)和良好職業(yè)道德。不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。
