有哪些
文書檔案管理制度
文書檔案管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件的管理，確保信息的安全、完整和有效利用。主要包括以下幾個(gè)核心要素：
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政、財(cái)務(wù)、人力資源等，并為每個(gè)類別分配獨(dú)特的編碼，便于檢索和管理。
2. 文件的創(chuàng)建與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準(zhǔn)流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，確保文件質(zhì)量。
3. 文件存儲(chǔ)與保管：設(shè)定紙質(zhì)文件和電子文檔的存儲(chǔ)方式，包括保存期限、備份策略、物理安全措施等。
4. 文件使用與借閱：規(guī)定文件的查閱權(quán)限，設(shè)立借閱登記制度，防止文件丟失或?yàn)E用。
5. 文件更新與廢止：明確文件修訂的觸發(fā)條件和流程，及時(shí)淘汰過時(shí)或無(wú)效文件。
6. 法規(guī)合規(guī)性：確保所有文件符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
7. 檔案銷毀：設(shè)定文件銷毀程序，確保敏感信息的安全處理。
實(shí)施細(xì)則
1. 文件生命周期管理：從文件的產(chǎn)生到廢棄，全程記錄并監(jiān)控，確保每個(gè)階段都有明確的操作指南。
2. 電子化管理：推廣電子文檔，實(shí)現(xiàn)線上審批、存儲(chǔ)和共享，提高效率，減少紙張浪費(fèi)。
3. 定期審查：定期對(duì)文件管理系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估其效能，及時(shí)調(diào)整和完善。
4. 員工培訓(xùn)：組織定期的檔案管理培訓(xùn)，提升員工對(duì)文件管理重要性的認(rèn)識(shí)和操作技能。
5. 緊急響應(yīng)：制定應(yīng)急計(jì)劃，應(yīng)對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、黑客攻擊等可能導(dǎo)致文件損失的突發(fā)事件。
6. 外部協(xié)作：與第三方檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，進(jìn)行專業(yè)咨詢和技術(shù)支持，提升管理水平。
7. 檔案利用統(tǒng)計(jì)：收集和分析檔案使用數(shù)據(jù)，以優(yōu)化文件管理和利用策略。
上墻內(nèi)容
1. “文件管理，人人有責(zé)。確保信息安全，維護(hù)企業(yè)利益?！?
2. “清晰分類，準(zhǔn)確編碼，快速查找，高效工作。”
3. “文件借閱需登記，保密信息嚴(yán)禁外泄?！?
4. “過時(shí)文件定期清理，保持系統(tǒng)活力?！?
5. “遵守法規(guī)，合規(guī)運(yùn)營(yíng)，檔案管理無(wú)小事。”
6. “電子化辦公，綠色存檔，環(huán)保又便捷?！?
7. “檔案安全，從我做起，共同守護(hù)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)。”
通過上述的文書檔案管理制度，我們期望能構(gòu)建一個(gè)有序、安全、高效的文件管理體系，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供強(qiáng)有力的信息支持。
文書檔案管理制度內(nèi)容范文
第1篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項(xiàng)工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責(zé)
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會(huì)議類
1.1公司召開的職工大會(huì)、年度工作會(huì)議材料;
1.2董事會(huì)、股東會(huì)會(huì)議材料;
1.3總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要;
1.4黨支部會(huì)議記錄、紀(jì)要;
1.5各類項(xiàng)目方面的評(píng)審會(huì)、專家論證會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)及聽證會(huì)等會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議照片、錄音等;
1.6參加上級(jí)及其他單位召開的會(huì)議帶回的會(huì)議材料。
2.上級(jí)單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級(jí)單位發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
5.公司的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來(lái)往的文書。
7.公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
8.公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)年報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。
2.對(duì)跨年度文件的處理:年度計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等放在針對(duì)年度;跨年度或多年度的的計(jì)劃,放在針對(duì)的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對(duì)的最后一年;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,也可放在會(huì)議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機(jī)構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;
3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機(jī)構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。
4.歸檔文件整理時(shí)所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級(jí)管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序?yàn)?正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件;排列順序?yàn)?正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序?yàn)?原件、復(fù)制件;
1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序?yàn)?轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件;
1.7來(lái)文與復(fù)文為一件;排列順序?yàn)?復(fù)文、發(fā)文稿紙、來(lái)文。
2.按歸檔文件質(zhì)量要求對(duì)破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補(bǔ)或托裱);
2.2對(duì)字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時(shí)需要對(duì)超大紙張加以折疊,如:報(bào)表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對(duì)檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁(yè)上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號(hào),并填寫相關(guān)內(nèi)容。
6.按分類方案和件號(hào)順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。
8.按件號(hào)順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項(xiàng)目,包括年度、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)和盒號(hào)。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴(yán)格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時(shí)間一律不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對(duì)密級(jí)高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第2篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據(jù)
根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實(shí)際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經(jīng)辦人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括:會(huì)議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)碼。
2、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
3、案卷封面、應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第3篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司文書檔案管理辦法
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司文書檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)_ 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)文書檔案工作,實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來(lái)的各種書面文件材料。
第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個(gè)人不得擅自處理或長(zhǎng)期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文書檔案的收集歸檔、整理編號(hào)、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的書面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(簡(jiǎn)稱職能部門)的文書材料
1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會(huì)議文件;
2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動(dòng)中的指示、講話;
4、職能部門對(duì)公司各類請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù);
5、其它相關(guān)資料。
(二)公司文書材料
l、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項(xiàng)目公司、專業(yè)公司(以下簡(jiǎn)稱所屬公司)的股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種文件資料;
2、公司總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要,專題會(huì)議紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級(jí)部門的情況匯報(bào)及請(qǐng)示等公司各部門及所屬公司的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;
5、公司各部門及所屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等;
6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;
7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;
9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料;
ll、各類投訴處理材料;
12、公司經(jīng)濟(jì)糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報(bào)送的工商登記備案資料;
14、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書;所屬公司報(bào)送的各類資料、權(quán)屬證書的備案資料;
15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報(bào)送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開發(fā)項(xiàng)目的可行性報(bào)告、策劃報(bào)告書、規(guī)劃設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報(bào)送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財(cái)產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊(cè);
20、公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;
21、其它各類相關(guān)資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實(shí)行公司、部門分級(jí)立卷的制度,堅(jiān)持 “誰(shuí)辦文,誰(shuí)立卷”的原則,并由檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。
第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個(gè)層級(jí)。第一個(gè)層級(jí):綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級(jí):綜合管理部對(duì)公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行排列、編號(hào)以及分類等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來(lái)。
第九條 歸檔文書的整理要求
(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應(yīng)合一立卷。
(三)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃在針對(duì)年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計(jì)資料在針對(duì)年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計(jì)劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案;跨年度的會(huì)議文件在會(huì)議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時(shí)間順序進(jìn)行排列。
批復(fù)、批示在前,請(qǐng)示、報(bào)告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁(yè)號(hào)。一個(gè)頁(yè)面一個(gè)頁(yè)號(hào),
頁(yè)號(hào)位置在每頁(yè)文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。
卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù),來(lái)文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件,按一件計(jì)算。文件材料沒有題名的應(yīng)擬寫題名;文件沒有責(zé)任者或時(shí)間不清楚的,要查清,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。
(三)案卷封面逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡(jiǎn)明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準(zhǔn)確。
(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊,采用三點(diǎn)一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號(hào)、歸檔
第十一條 歸檔時(shí)間與手續(xù)
歸檔時(shí)間是指立卷部門將需要?dú)w檔的文件向綜合管理部移交的時(shí)間。
部門歸檔時(shí)間為次年 5 月底以前(重要文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔),各部門須按時(shí)向綜合管理部移交檔案,同時(shí)填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目
錄清點(diǎn)核對(duì)
第十二條 案卷排列編號(hào)
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時(shí)間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應(yīng)對(duì)各案卷逐個(gè)進(jìn)行編號(hào),.案卷編號(hào)方法只能采用自然數(shù),并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)。編號(hào)系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號(hào)卷開始的號(hào)序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴(yán)格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實(shí)反映案卷號(hào)的號(hào)序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個(gè)從1 號(hào)卷開始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容
案卷目錄的形式均為書本式(簿冊(cè)式),最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用a4 紙尺寸。
案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容:
l、封面和扉頁(yè)
主要內(nèi)容為全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等。全宗號(hào)和目錄號(hào)一般并列標(biāo)寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機(jī)構(gòu)、問題)、密級(jí)等和“案卷目錄”4 字構(gòu)成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類目的索引,專用于全宗內(nèi)進(jìn)行了分類但案卷號(hào)卻未分編的目錄中,若案卷號(hào)分編的目錄則無(wú)需設(shè)目次。
3、序言或說明
對(duì)目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進(jìn)行簡(jiǎn)要說明的文字。
4、案卷目錄表(見附件1)
即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號(hào)、案卷標(biāo)題(題名)、年度、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目構(gòu)成。
5、備考表
附于目錄最后,用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后,應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機(jī)要重地,非經(jīng)同意,嚴(yán)禁入內(nèi)。
第十五條 檔案庫(kù)房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫(kù)內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學(xué)化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
第十八條 堅(jiān)持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計(jì)制度,每年對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
第十九條 檔案室設(shè)立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊(cè)、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調(diào)閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動(dòng)了解各部門對(duì)檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號(hào)索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時(shí),必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)(見附件 2),由綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時(shí)歸還,并辦理注銷手續(xù),不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過 5 個(gè)工作日,公司密級(jí)檔案原則上借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過2 個(gè)工作日。查閱密級(jí)檔案見《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對(duì)案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進(jìn)行處理。
第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印公司業(yè)務(wù)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱、抄錄或復(fù)印。(見附件3)
第二十四條 檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對(duì)文書檔案進(jìn)行檢查鑒定工作,重新確定文件密級(jí);并對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出意見,登記造冊(cè),經(jīng)鑒定小組審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀(見附件4)。
第二十六條 銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字。
第二十七條 任何部門和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第4篇 300mw火力發(fā)電廠辦公室/文書檔案管理崗位規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了文書檔案管理崗位的崗位職責(zé)、上崗標(biāo)準(zhǔn)和任職資格。
本規(guī)范適用于文書檔案管理工作崗位。
2 崗位職責(zé)
2.1 職能范圍與工作內(nèi)容
2.1.1 負(fù)責(zé)收、發(fā)文件的處理,負(fù)責(zé)文件的收簽、傳閱、催辦及發(fā)文的登記編號(hào),做到及時(shí)、準(zhǔn)確、保案、無(wú)誤、事事有回音,件件有落實(shí)。
2.1.2 負(fù)責(zé)行政文件的清繳、保管、借閱和文書立卷及定期移交。
2.1.3 收集、整理全公司的行政公文,做到分類清楚,排列正確,保證文件的完整、齊全。
2.1.4 負(fù)責(zé)行政公文的借閱、使用工作和對(duì)外辦理資料調(diào)閱,索購(gòu)手續(xù)等有關(guān)管理工作,做到查閱方便。
2.1.5 做好電話記錄,重大事情立即通知有關(guān)人員。
2.1.6 負(fù)責(zé)召開會(huì)議的通知和安排工作。
2.1.7 負(fù)責(zé)全公司報(bào)刊、雜志、信函、郵件的征訂、領(lǐng)取、分發(fā)、發(fā)送工作,指導(dǎo)通訊員工作,要求服務(wù)周到,征訂分發(fā)無(wú)差錯(cuò)。
2.1.8 負(fù)責(zé)公司公用電報(bào)、信函的審定工作,及時(shí)與郵局聯(lián)系,按期結(jié)算報(bào)銷郵費(fèi),做到及時(shí)、迅速賬目無(wú)差錯(cuò)。
2.2 工作關(guān)系
2.2.1 在主任(主管)領(lǐng)導(dǎo)下開展工作,并對(duì)其負(fù)責(zé)。
2.2.2 業(yè)務(wù)上接受上級(jí)主管部門的指導(dǎo)。
2.2.3 搞好與相關(guān)崗位的協(xié)作與配合工作。
2.3 文明辦公要求
2.3.1 堅(jiān)守崗位,遵守紀(jì)律。
2.3.2 謙虛誠(chéng)懇,團(tuán)結(jié)同志。
2.3.3 禮貌待人,說話和氣,熱情耐心。
2.3.4保持室內(nèi)清潔,各種物品,定置定位,擺放有序。
2.3.5 按規(guī)定著裝和佩帶工作標(biāo)志。
3 上崗標(biāo)準(zhǔn)
3.1 思想政治和職業(yè)道德
3.1.1 堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,擁護(hù)黨的方針政策,政治上與保持一致,實(shí)事求是,密切聯(lián)系群眾,廉潔奉公,遵紀(jì)守法。
3.1.2 愛崗敬業(yè),事業(yè)心和責(zé)任感強(qiáng),忠于職守,開拓進(jìn)取。
3.2 必備知識(shí)
3.2.1 熟悉文書學(xué)基本理論。
3.2.2 熟悉應(yīng)用寫作概論。
3.2.3 熟悉上級(jí)和本單位文件保管的方法。
3.2.4 熟悉接聽記錄、收發(fā)電報(bào)及電報(bào)管理的基本要求。
3.2.5 熟悉本單位介紹信管理規(guī)定。
3.2.6 熟悉上級(jí)和本單位文件管理中的保密規(guī)定及措施。
3.2.7 熟悉文件收發(fā)、轉(zhuǎn)送的通信知識(shí)及要求。
3.2.8 熟悉“三密”文件及其他文件清退的基本要求。
3.2.9 熟悉秘書學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。
3.2.10 熟悉本單位文件制發(fā)的程序和方法。
3.2.11 熟悉本單位文件的各類、發(fā)布形式、適用范圍及標(biāo)印格式。
3.2.12 熟悉本公司和本單位關(guān)于印章使用、管理的規(guī)定。
3.2.13 熟悉文件版頭的格式及制作要求。
3.2.14 了解編輯工作的有關(guān)知識(shí)。
3.2.15 熟悉本公司文件報(bào)表的種類及編制要求。
3.3 政策法規(guī)
3.3.1 熟悉《中華人民共和國(guó)國(guó)全民所有制工業(yè)企業(yè)法》、《中華人民共和國(guó)國(guó)公司法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《中國(guó)共產(chǎn)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例》。
3.3.2了解《中華人民共和國(guó)國(guó)電力法》、《中華人民共和國(guó)國(guó)勞動(dòng)法》、《電力工業(yè)技術(shù)管理規(guī)定》及其他相關(guān)法律、法規(guī)。
3.4 技能要求
3.4.1 起草一般請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議記要等文件。
3.4.2 獨(dú)立處理收發(fā)文件和進(jìn)行文件傳遞。
3.4.3 對(duì)文件進(jìn)行匯編和分類管理。
3.4.4 處理接聽電話、收發(fā)電報(bào)事宜。
3.4.5 正確使用和管理介紹信。
3.4.6 完成“三密”文件及其他文件的清退工作。
3.4.7 秘訣書學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。
3.4.8 本公司文件制發(fā)的程序和方法。
3.4.9 本公司文件的種類、發(fā)布形式、適用范圍及標(biāo)印格式。
3.5 任職資格。
3.5.1 文化程度。具有中專及以上學(xué)歷或同等文化程度。
3.5.2 工作經(jīng)歷。具有大專3年(本科2年、研究生1年)及以上本專業(yè)實(shí)際工作經(jīng)歷。
3.5.3 專業(yè)技術(shù)資格。具有初級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)職稱。
3.5.4 身體條件。身體健康,沒有妨礙本崗位工作的疾病。
第5篇 文書檔案管理員崗位職責(zé)
1.依據(jù)公文處理有關(guān)規(guī)定,負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳遞和公文的起草、打印、校對(duì)工作。
2.負(fù)責(zé)文檔的收集、管理、歸檔和保密工作。
3.負(fù)責(zé)學(xué)校工作、學(xué)習(xí)、勞動(dòng)的考勤統(tǒng)計(jì)。
4.做好日常來(lái)信、來(lái)訪接待、電話接聽工作。
5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
第6篇 文書檔案管理規(guī)定辦法
文書檔案管理規(guī)定
一、根據(jù)上級(jí)關(guān)于貫徹《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》及其實(shí)施方法的決定和有關(guān)檔案工作的指示,結(jié)合本院實(shí)際,特制定本制度,以加強(qiáng)本院文書檔案工作。
二、堅(jiān)持檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理”的原則,本院設(shè)文書檔案室和機(jī)要文書檔案員,由院辦公室領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理本院的文書檔案。
三、機(jī)要文書檔案員簡(jiǎn)稱機(jī)要文書,要認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學(xué)習(xí)檔案科技知識(shí),刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù),不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案工作,保證工作任務(wù)的完成。無(wú)特殊情況,機(jī)要文書檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
四、機(jī)要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負(fù)責(zé)對(duì)本院各業(yè)務(wù)部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并從實(shí)際出發(fā),制訂、補(bǔ)訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強(qiáng)文書檔案和檔案室的管理基礎(chǔ)工作。
五、檔案室應(yīng)做好文書檔案的收集和接收工作。并應(yīng)于每年四月份前將上年具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行歸檔。
有保存價(jià)值的文件資料,是指具有現(xiàn)實(shí)查考使用價(jià)值和對(duì)學(xué)院改革、發(fā)展、建設(shè)等辦學(xué)建校活動(dòng)有研究?jī)r(jià)值的文件資料。
六、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)在每年第一季度內(nèi)將具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。
七、送文書檔案室的文件資料應(yīng)符合下列要求:
⒈ 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。
⒉ 歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況,機(jī)要文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。
八、機(jī)要文書應(yīng)對(duì)移送到文書檔案室的外來(lái)文件資料和本院在工作活動(dòng)中形成的全部檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、加工整理和保管。對(duì)每年進(jìn)入檔案室的檔案必須及時(shí)進(jìn)行整理、編目和續(xù)排等工作。
九、檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)工作,對(duì)檔案的進(jìn)入、移出、保管、改進(jìn)、修補(bǔ)、銷毀和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并按照上級(jí)規(guī)定,報(bào)送檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表。
必要時(shí),此項(xiàng)工作可在秘書和綜合統(tǒng)計(jì)人員協(xié)助下完成。
十、機(jī)要文書應(yīng)編制本院的《檔案資料期限表》,經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。
十一、本院應(yīng)定期對(duì)超過保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進(jìn)行,鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出工作報(bào)告,并對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行登記造冊(cè),報(bào)送院長(zhǎng)或經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。
十二、檔案室應(yīng)力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長(zhǎng)期完整性的保管條件的技術(shù)組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁(yè)或換頁(yè)、防隨意涂改和防斑點(diǎn)、褪色或字跡模糊等的設(shè)施。
機(jī)要文書要定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。
十三、機(jī)要文書應(yīng)編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關(guān)專題目錄,建立檔案資料目錄總冊(cè)。
十四、檔案室應(yīng)利用總存檔案編寫各種參考資料,主動(dòng)開展檔案利用工作,為學(xué)院的管理、改革、發(fā)展建設(shè)服務(wù),并注意掌握檔案的利用效果。
十五、應(yīng)建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。
十六、檔案室對(duì)本院形成文件需要收集兩份,匯集起來(lái),編訂成冊(cè),一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復(fù)制),以保證檔案的安全和方便利用。
十七、對(duì)上級(jí)規(guī)定移交的檔案,必須按照上級(jí)要求及時(shí)辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。
十八、對(duì)上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件,需要借給或送給國(guó)內(nèi)的其他單位,必須報(bào)請(qǐng)發(fā)文單位書面批準(zhǔn),對(duì)本院形成的文件,需要與國(guó)內(nèi)的其他單位交流或交換,⑴對(duì)于規(guī)章制度,可通過學(xué)院檔案室統(tǒng)一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對(duì)學(xué)院的規(guī)劃、計(jì)劃、工作總結(jié)等文件材料,必須經(jīng)院長(zhǎng)簽準(zhǔn)后,由學(xué)院檔案室統(tǒng)一對(duì)外辦理。
十九、不論是上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件,還是本院的文件及其復(fù)制件,凡對(duì)國(guó)外單位和個(gè)人借閱、交換等,必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)書面批準(zhǔn)后才能通過檔案室辦理。
二十、任何部門和個(gè)人利用檔案資料,未經(jīng)院長(zhǎng)或上級(jí)機(jī)關(guān)書面批準(zhǔn),不得擅自公布。
二十一、對(duì)檔案的收集、整理、利用服務(wù)、保護(hù)和管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化,以及信息資源的開發(fā)等,做出顯著成績(jī)的部門和個(gè)人,學(xué)院予以獎(jiǎng)勵(lì)。
二十二、對(duì)損毀、丟失和擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕(換)頁(yè)、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據(jù)性質(zhì)和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。
二十三、機(jī)要文書檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在離開本崗前辦好交接手續(xù)。
第7篇 文書檔案管理制度(范本)
1、由秘書組明確專人負(fù)責(zé)本辦文書檔案管理工作。
2、建立收發(fā)文登記薄,對(duì)各種文件、資料及時(shí)做好登記、分發(fā)、歸集。堅(jiān)持對(duì)密級(jí)文件和資料一月進(jìn)行一次清理,嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。
3、起草、印發(fā)各種文件、資料,必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。
4、加強(qiáng)密級(jí)文件、資料的保管,不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級(jí)文件、資料。
5、對(duì)本辦在工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件、磁性載體等原始記錄,任何個(gè)人不得據(jù)為己有,丟失或者擅自銷毀。
6、年終對(duì)所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。
7、檔案人員要加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理,保持整潔衛(wèi)生,定期檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等,對(duì)破損變質(zhì)的檔案材料要及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的完整與安全。
8、建立健全檔案借閱登記制度,檔案人員要對(duì)檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),任何個(gè)人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。
9、檔案人員在崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí),應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。
第8篇 p糧食局文書檔案管理制度
糧食局文書檔案管理制度
一、本局文檔的收集整理、編目立檔和收發(fā)管理等工作,由辦公室指定專人負(fù)責(zé)。文檔管理人員要熱愛本職工作,刻苦學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
二、凡屬本局在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、材料,都必須整理、立卷、歸檔。文件材料歸檔須及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要編制檔案保管期限表,分為永久、長(zhǎng)期、短期三種立卷保存。檔案的立卷歸檔工作應(yīng)在第二年上半年內(nèi)完成。
三、查閱文檔必須辦理手續(xù)。本單位人員查閱檔案,由辦公室主任批準(zhǔn);外單位須憑單位介紹信,經(jīng)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱;檔案資料一般不借出,如確需借出時(shí),須經(jīng)中心主任批準(zhǔn),并嚴(yán)格辦理借閱手續(xù),按期歸還。
四、文檔管理人員和借閱人員都要嚴(yán)格遵守保密、保管紀(jì)律,嚴(yán)防失、泄密事故發(fā)生。要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)擅自摘錄、涂改、拆卷和轉(zhuǎn)借,嚴(yán)格維護(hù)檔案資料的完整和安全。
五、文檔管理人員要定期進(jìn)行檔案的清理核對(duì)和安全檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀,確保檔案的安全、有效。
六、檔案的鑒定銷毀工作,必須按照有關(guān)規(guī)定和程序組織實(shí)施。
七、文檔管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),要做好檔案的交接工作。
第9篇 某大學(xué)后勤集團(tuán)文書檔案管理規(guī)定
大學(xué)后勤集團(tuán)文書檔案管理規(guī)定
文書檔案是集團(tuán)工作運(yùn)行的記錄,是集團(tuán)實(shí)施有效管理的依據(jù)。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)、遵守保密制度,嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。為規(guī)范集團(tuán)文書檔案管理工作,特制訂本規(guī)定。
一、文書檔案管理的基本原則
文書檔案管理應(yīng)遵循集中管理與分散管理相結(jié)合的原則,以集中管理為主。
集團(tuán)各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應(yīng)在集團(tuán)黨政辦公室備案。
集團(tuán)職能部門和各單位辦公室分別負(fù)責(zé)文書檔案的管理,以便于及時(shí)利用和維護(hù)文書檔案的完整與安全。
保密性文書按照上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。
二、歸檔文書的范圍
1.學(xué)校和上級(jí)部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
2.集團(tuán)各職能部門、各單位簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
3.各類請(qǐng)示、報(bào)告、通知、年度工作總結(jié)、工作計(jì)劃等。
4.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定、收發(fā)文記錄等。
5.與有關(guān)單位的往來(lái)信件、各種協(xié)議書、責(zé)任書、合同書等。
6.相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)。
7.具有查存價(jià)值的資料。
三、管理部門及職責(zé)
1.集團(tuán)黨政辦公室:負(fù)責(zé)學(xué)校和上級(jí)部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件以及各單位上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告等文書檔案的管理。
負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各單位文書檔案管理工作實(shí)施監(jiān)督檢查。
2.集團(tuán)各職能部門負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。
3.各單位辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。
4.各單位應(yīng)確定一名文件管理人員,負(fù)責(zé)本單位文件的管理與歸檔工作。
5.管理職責(zé)
⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。
⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。
⑶ 進(jìn)行文書檔案鑒定與統(tǒng)計(jì)。
⑷ 保證文書檔案質(zhì)量,防止丟失、損壞。
四、文書檔案的點(diǎn)驗(yàn)
辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應(yīng)按照下列要求對(duì)文書檔案進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn):
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應(yīng)及時(shí)詢問遞交人進(jìn)行追查補(bǔ)齊。
2.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件,應(yīng)確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見是否已辦理,如已辦理,應(yīng)在辦理結(jié)果一欄簽字,并將相關(guān)文書合并統(tǒng)一歸檔。
3.歸檔文書應(yīng)具有擬稿人、審核人、行文部門負(fù)責(zé)人簽字,主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā),并注明簽發(fā)日期。
五、立卷
1.歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
2.歸檔文書應(yīng)按照發(fā)文單位及類型進(jìn)行整理,每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)與原件等分別歸在一起,不得分開,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)在前,原件在后。
3.不同年度的文件不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù),應(yīng)放在請(qǐng)示年度立卷;跨年度的計(jì)劃應(yīng)放在第一年立卷;跨年度的總結(jié)應(yīng)放在最后一年立卷。
4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照發(fā)文時(shí)間先后順序,依次編寫公文份數(shù)及頁(yè)號(hào)。公文份數(shù)在每份公文的右上角填寫,頁(yè)號(hào)在公文右下角連續(xù)填寫。
5.卷內(nèi)應(yīng)放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。
6.填寫完整檔案盒各項(xiàng)內(nèi)容,將整理好的公文,放入檔案盒存入文件柜。
六、歸檔管理
1.各單位文件管理人員應(yīng)在每年一月底前,將上一年度的文件整理歸檔,歸檔時(shí)應(yīng)按照立卷要求整理。
2.個(gè)人不能保存應(yīng)歸檔的公文。
3.擬制、修改和簽批的公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
4.歸檔文件除絕密級(jí)和注明不能翻印的以外,需翻印的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位印章。
5.各單位應(yīng)設(shè)立專用文件柜,保持歸檔文件清潔,防止受潮、蟲蛀、腐蝕。
七、歸檔文書的借閱
1.借閱歸檔公文應(yīng)履行借閱手續(xù),填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級(jí)以上的公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2.原則上案卷不許借出,只供在辦公室查閱,需借出的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室批準(zhǔn)。
3.借閱期限一般不超過十天,到期應(yīng)及時(shí)歸還。需延長(zhǎng)借閱時(shí)間的,應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。到期未還的,文件管理人員應(yīng)及時(shí)催促借閱人員歸還。
4.借閱歸檔公文的人員必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)制、拍攝、轉(zhuǎn)借檔案。
5.因工作需要復(fù)制檔案時(shí),必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
6.借閱檔案歸還時(shí),文件管理人員應(yīng)當(dāng)面認(rèn)真查驗(yàn)檔案的完整性,發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時(shí),應(yīng)查問借閱人員原因,并報(bào)辦公室主任。
7.集團(tuán)以外的單位借閱歸檔公文時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
八、公文保存期
1.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)和各職能部門以及集團(tuán)各單位行文并下發(fā)的集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度和機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。
2.指導(dǎo)工作運(yùn)行類公文保存期為三年。
3.一般短期通知類公文保存期為一年。
九、公文的收回與銷毀
1.不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)后,可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時(shí),由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》,注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號(hào)、份數(shù)、銷毀日期,批準(zhǔn)人和銷毀人應(yīng)簽名。
2.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)行文下發(fā)的公文由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。
集團(tuán)各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負(fù)責(zé)收回并銷毀。
各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。
3.集團(tuán)黨政辦公室、各職能部門應(yīng)在每年一月份前對(duì)歸檔公文進(jìn)行清理,已到保存期的公文應(yīng)編寫收回與銷
毀公文的通知和目錄,明確應(yīng)收回和銷毀的公文發(fā)文編號(hào)、文件名稱、份數(shù)等。
收回的公文應(yīng)建立收文登記。
4.收回過期公文,文件管理人員應(yīng)填寫《文件銷毀清單》,銷毀人和監(jiān)督銷毀人應(yīng)在清單上簽名,并注明銷毀日期。
6.對(duì)銷毀的公文由行文部門負(fù)責(zé)留存一份以便查閱,并加蓋“作廢保存”印章。
十、電子文檔的處理
1.集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。
2.各單位應(yīng)有專人和專門設(shè)備,對(duì)各類公文和宣傳材料進(jìn)行電子文檔備案。
3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一備案。
十一、本規(guī)定由后勤集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第10篇 公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序,特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。
2 適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。
3 術(shù)語(yǔ)和定義
文書檔案:是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。
4 管理職責(zé)
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé),并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn),同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。
5 管理活動(dòng)、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級(jí)來(lái)文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。
5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關(guān)的資料。
5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權(quán)拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé),具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案,要認(rèn)真填寫說明,編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理,時(shí)間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類,單獨(dú)保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時(shí),要認(rèn)真區(qū)分,依照分類進(jìn)行立卷。
5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。
5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查
5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷,對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。
5.4.2文書檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查,遇到特殊情況及時(shí)檢查,并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。
5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調(diào)閱,需要查閱檔案時(shí),由借閱單位提出借閱申請(qǐng),經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。
5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn),方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對(duì)已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史,科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦,對(duì)已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí),要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。
第11篇 文書檔案管理制度范本
1、目的與適用范圍
本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,
本制度適用于公司文書檔案的管理。
2、工作內(nèi)容
2.1文書檔案的歸檔
2.l.l各部門承辦完畢需要?dú)w檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。
2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調(diào)動(dòng)不得私自帶文件到其它單位。
2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)和紅墨水書寫。
2.1.4移交歸檔的案卷應(yīng)編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。
2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求:
2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。
2.1.5.2標(biāo)題要文字概括、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確,而且標(biāo)題不宜過長(zhǎng),一般不超過50個(gè)字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。
2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。
2.1.5.4卷內(nèi)文件要逐張編號(hào),填寫好卷內(nèi)目錄和備考表。
2.2文書檔案的整理和保管
2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號(hào)、立卷、登記入庫(kù)保管,
2.2.2要做到檔案卷冊(cè)存放條理、整齊,便于查找和檢索。
2.2.3檔案要編號(hào)、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。
2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫(kù)房和存儲(chǔ)設(shè)備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。
2.2.5檔案保管要按照永久、長(zhǎng)期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。
2.2.6檔案管理人員對(duì)庫(kù)房存檔要進(jìn)行定期檢查清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施研究解決。
2.3文書檔案的簽定和銷毀
2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負(fù)責(zé)對(duì)檔案材料的鑒定工作。
2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應(yīng)對(duì)照上級(jí)和本單位的保管期限進(jìn)行審查,根據(jù)案卷對(duì)本單位現(xiàn)實(shí)工作和長(zhǎng)遠(yuǎn)工作的參考價(jià)值,確定保管期限。
2.3.3對(duì)確實(shí)推動(dòng)保管價(jià)值的檔案,列出銷毀清單,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。
2.3.4銷毀時(shí)必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應(yīng)在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽署材料永久保存。
2.4文書檔案的統(tǒng)計(jì)利用
2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關(guān)統(tǒng)計(jì)表、主要內(nèi)容、時(shí)間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復(fù)制等。
2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。
2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對(duì)借閱的檔案注意愛護(hù)、保密,嚴(yán)禁私自涂改和銷毀。
2.4.4對(duì)帶有保密性重要檔案,要經(jīng)廣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準(zhǔn)持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無(wú)關(guān)的部分。
第12篇 文書檔案管理細(xì)則范例
文書檔案是綜合反映各項(xiàng)工作的書面歷史材料,建設(shè)銀行發(fā)布了《中國(guó)人民建設(shè)銀行文書檔案管理暫行辦法》,來(lái)看小編為大家?guī)?lái)的文書檔案管理細(xì)則內(nèi)容:
文書檔案管理細(xì)則
文書檔案管理規(guī)定如下
第一條 為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案的作用,根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設(shè)銀行文書檔案是各級(jí)行在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值并經(jīng)過分類整理而保存起來(lái)的文件材料。
第三條 建設(shè)銀行文書檔案的收集范圍包括:
1.本級(jí)行自身形成及本級(jí)行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動(dòng)的文件材料;
2.上級(jí)行和上級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對(duì)本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級(jí)行報(bào)送的具有查考利用價(jià)值的文件材料;
4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級(jí)行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件;
5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營(yíng)狀況的重要文件材料。
第四條 各級(jí)行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動(dòng)中形成的文書檔案材料,均應(yīng)由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個(gè)人都不得據(jù)為己有,以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級(jí)建設(shè)銀行應(yīng)實(shí)行由文書部門或職能部門整理立卷的制度,檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。
第六條 各立卷部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應(yīng)及時(shí)將全部文件材料交文書立卷人員,由文書立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷,并按規(guī)定的時(shí)間向本行檔案部門移交。
移交時(shí),雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì),并履行移交手續(xù)。
第七條 文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料,均應(yīng)齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價(jià)值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應(yīng)分開立卷。
3.行內(nèi)幾個(gè)部門共同辦理的文件,由主辦部門立卷,本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,由行內(nèi)交主部門立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),可放在復(fù)文年立卷;未作批復(fù)的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在總結(jié)期的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件,放在會(huì)議開幕年立卷;各類案件放在結(jié)案年立卷。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結(jié)論、決定、判決性文件在前,依據(jù)性材料在后;其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)合理組織立卷。
6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。
裝訂的案卷,應(yīng)在有文字的每頁(yè)材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁(yè)的右上方逐件編件號(hào)。
7.歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門留底,另一份交檔案部門作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表,用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時(shí)間等。
8.案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚。
案卷題名要簡(jiǎn)明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。
9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破損的張頁(yè)應(yīng)進(jìn)行托裱,寬大的張頁(yè)應(yīng)折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁(yè)應(yīng)加寬邊。
案卷采用三點(diǎn)一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門留存,另一份經(jīng)檔案部門編填卷號(hào)后退立卷部門備查。
第九條 本級(jí)行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作,比照本行職能部門辦理。
本級(jí)行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書部門或本行業(yè)務(wù)管理部門一并立卷歸檔。
第十條 文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
長(zhǎng)期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對(duì)不易判定保管期限的檔案材料,應(yīng)按照宜長(zhǎng)不宜短的原則進(jìn)行保管。
第十一條 凡是反映本級(jí)行主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本級(jí)行各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
其主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會(huì)議的主要文件材料;重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)演變,本級(jí)行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級(jí)行工作活動(dòng),在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)本級(jí)行具有查考利用價(jià)值的檔案,列為長(zhǎng)期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行處理一般工作問題形成的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。
3.下級(jí)行報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本行有參考利用價(jià)值的檔案,列為短期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行一般事務(wù)性的文件材料。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。
但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。
3.下級(jí)行報(bào)送的一般性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級(jí)行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。
第十四條 文書檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計(jì)算。
長(zhǎng)期規(guī)劃、計(jì)劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計(jì)算。
第十五條 各級(jí)行檔案部門對(duì)所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān),對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門重新加工整理。
第十六條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點(diǎn),選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類法或年度——問題分類法對(duì)歸檔案卷進(jìn)行分類。
所用的分類方法應(yīng)保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動(dòng)。
第十七條 案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ),按照不同的保管期限分別排列入庫(kù)。
案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號(hào),以固定案卷位置。
在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。
第十九條 案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號(hào)。
在一個(gè)全宗內(nèi),案卷目錄號(hào)不能重復(fù)。
第二十條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源,積極開展檔案編研工作,根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料,主動(dòng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。
第二十一條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外,還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點(diǎn),編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號(hào)索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。
第二十二條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)根據(jù)本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級(jí)檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級(jí)行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。
移交檔案的具體時(shí)間、范圍和進(jìn)館要求,按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 對(duì)超過保管期限的文書檔案,應(yīng)由本行檔案部門按照《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級(jí)建設(shè)銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。
補(bǔ)充、修改時(shí)同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
(87)建總辦字第20號(hào)《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時(shí)廢止。
第13篇 d單位文書檔案管理制度
為了貫徹執(zhí)行《檔案法》,適應(yīng)辦公自動(dòng)化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強(qiáng)本局文書檔案管理,制定本制度。
一、文件材料歸檔范圍
(一)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。
1、上級(jí)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要材料;
2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本,上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本局的文件(包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載);
4、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本局工作時(shí)的重要講話、題詞、照片和有保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;
5、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
(二)本級(jí)的文件材料。
1、局黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料,召開的工作會(huì)議、專題會(huì)議材料;
2、頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿;
3、本級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,下級(jí)單位的請(qǐng)示與本級(jí)的批復(fù)文件;
4、內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
5、檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;
6、內(nèi)部職能部門匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料;
7、形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;
8、黨委、團(tuán)委、工會(huì)等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料;
9、內(nèi)容重要的人民來(lái)信、來(lái)訪材料,領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理來(lái)信來(lái)訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等;
10、征用土地及基本建設(shè)工程施工文件材料;
11、制定的規(guī)章制度等文件材料;
12、年鑒、大事記、工作簡(jiǎn)報(bào)以及反映本局重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書。有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
13、干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、錄用、調(diào)資、退職、退休、離休、評(píng)殘、撫恤、死亡、獎(jiǎng)懲,黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表,轉(zhuǎn)移關(guān)系存根等文件材料;
14、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè);
15、編印的情況反映、簡(jiǎn)報(bào)等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;
16、與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
17、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
(三)同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料。
1、同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
2、相關(guān)單位對(duì)本局工作檢查形成的重要文件;
3、同級(jí)單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件等。
(四)下級(jí)單位的文件材料。
1、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件;
2、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作、重大活動(dòng)等文件材料;
3、下級(jí)單位報(bào)送的備案材料等。
二、文件材料收集整理
(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。
(二)各部門工作人員對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,及時(shí)轉(zhuǎn)交本部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員保管。
(三)各部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員對(duì)本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要及時(shí)接收、清理、建檔,如有缺少應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施,確保每件檔案材料完整齊全。
(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行收集、整理和補(bǔ)充,立卷保存。
(五)信息中心要在每月終了后3日內(nèi),將本局機(jī)關(guān)生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤上(一式三份),交辦公室保存。
(六)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門工作人員外出參加重要會(huì)議、重大活動(dòng)后,應(yīng)將與會(huì)議和活動(dòng)有關(guān)的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。
三、文書檔案管理使用
(一)各種文書檔案實(shí)行定人專管、入柜保存制度,任何個(gè)人都不得長(zhǎng)期占用和私存文書檔案。
(二)內(nèi)部查、借閱文書檔案,原則在文書檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書檔案,必須報(bào)經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。對(duì)需要復(fù)印檔案、出具證明材料的,必須報(bào)分管局長(zhǎng)批準(zhǔn),經(jīng)認(rèn)真審查后方可出具有關(guān)證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。
(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料,也不得在文書檔案上作任何標(biāo)記,更不得擅自將文書檔案轉(zhuǎn)借他人。
(四)銷毀過期無(wú)效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門和個(gè)人不得擅自銷毀文件材料。
(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級(jí)以及有限定收閱范圍的文書檔案,嚴(yán)格按《保密法》執(zhí)行。
第14篇 _畜牧水產(chǎn)局文書檔案管理制度
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的檔案工作制度和保密制度,堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,確保文書檔案完整齊全和絕對(duì)安全。
二、凡外來(lái)公函、電函、文件等,一律由辦公室負(fù)責(zé)人或保密員收拆、統(tǒng)一登記編號(hào)、簽出處理意見,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或股站室閱辦.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,要及時(shí)報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)閱示,并送有關(guān)股站室閱辦和歸檔。
三、凡以局名義發(fā)出的文件,由承辦者擬稿,經(jīng)股站室負(fù)責(zé)人核稿后,交辦公室負(fù)責(zé)人審核,再送局長(zhǎng)或主管局長(zhǎng)簽發(fā),由文印室統(tǒng)一編號(hào)、打印,辦公室蓋章發(fā)送.
四、文件借閱要辦理登記手續(xù),閱后迅速交檔案室歸檔.除上級(jí)機(jī)關(guān)組織人事部門可以按規(guī)定辦理手續(xù)借閱干部人事檔案外,只有分管人事領(lǐng)導(dǎo)和人事股人員才能查閱干部人事檔案。
五、檔案管理人員和檔案查閱者必須忠于職守,保守秘密,及時(shí)做好檔案的材料收集、歸檔、整理等工作,保管、愛惜好檔案。
第15篇 物業(yè)管理處文書檔案管理規(guī)范
管理處文書檔案管理
文書檔案(簡(jiǎn)稱文檔)作為物業(yè)管理處重要的信息資源,它具有記錄信息真實(shí)性、來(lái)源廣泛性、內(nèi)容豐富性等特點(diǎn),形式包括工作記錄、文書、音像、圖片等,是管理處信息管理的基礎(chǔ)和重要對(duì)象。
在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息管理前,傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內(nèi)容還是企業(yè)對(duì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部文檔進(jìn)行的手工搜集、保存、檢索和開發(fā)利用,此信息管理方式對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)仍是進(jìn)行信息管理工作的重要形式。文檔管理工作內(nèi)容主要包括如下:
1、制定和完善管理處文檔工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn);
2、制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度,確定文料歸檔范圍、時(shí)間和保存期限;
3、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)管理處文檔,鑒定和銷毀已過期的文檔;
4、組織進(jìn)行管理處檔案的開發(fā)和利用;
5、制定管理處各類文檔的保密級(jí)、保密期限及安全保護(hù)措施;
6、指導(dǎo)、檢查及監(jiān)督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補(bǔ)充。協(xié)調(diào)和支持各部門文檔管理工作。
