歸檔管理辦法4篇

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第1篇x電子文件歸檔、電子檔案管理辦法第2篇安全信息及歸檔管理辦法第3篇工業(yè)企業(yè)安全信息及歸檔管理辦法第4篇安全信息歸檔管理辦法

歸檔管理辦法

第1篇安全信息歸檔管理辦法

1主題內(nèi)容與使用范圍

本辦法規(guī)定了安全信息管理體系、信息管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)、信息內(nèi)容、處理程序、填報(bào)要求、歸檔及檢查與考核。

本辦法適用于我公司安全生產(chǎn)信息及檔案管理。

2引用文件

《安全生產(chǎn)管理通用表格》

3術(shù)語

安全信息:國(guó)家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)管理要求中所涉及的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、原始資料、檔案和文件。

4安全信息管理體系

4.1經(jīng)營(yíng)部是我公司安全信息歸口管理單位,負(fù)責(zé)安全信息的收集、傳遞、處理、反饋、分析、匯總、貯存及歸檔工作。

4.2各基層單位安全員負(fù)責(zé)本單位安全信息的收集、傳遞、處理、反饋等工作。

5各級(jí)信息管理人員的職責(zé)

5.1公司安全第一負(fù)責(zé)人對(duì)本公司安全信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。

5.2主管安全副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)公司安全信息管理工作,審批、下達(dá)公司安全信息調(diào)查、建檔、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。

5.3各單位安全第一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)本單位安全信息管理工作,保證所下達(dá)的信息工作的正常進(jìn)行。

6安全信息內(nèi)容

6.1qjl424中所規(guī)定的內(nèi)容。

6.2國(guó)家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)察規(guī)程所要求的數(shù)據(jù)、資料。

6.3各級(jí)安全部門為貫徹國(guó)家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)規(guī)定而提出的統(tǒng)計(jì)、建檔資料。

6.4上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)的文件、法令及公司內(nèi)各項(xiàng)安全規(guī)章制度。

6.5各單垃安全生產(chǎn)管理的信息包括:

a.重大安全事故和重大安全問題及需要上級(jí)或有關(guān)部門協(xié)調(diào)、緊急處理的安全問題。

b.工傷事故分析報(bào)告、安委會(huì)會(huì)議執(zhí)行情況、安全檢查情況、隱患整改情況、技措計(jì)劃的實(shí)施情況、安全活動(dòng)、安全教育培訓(xùn)、安全組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)情況。

c.單位年度安全工作計(jì)劃、目標(biāo)、工作總結(jié)及其它有關(guān)情況。

d.與安全工作有關(guān)的原始記錄、檔案。

7安全信息傳遞與處理

7.1在生產(chǎn)管理過程中,公司內(nèi)各單位發(fā)現(xiàn)安全問題需反饋到總公司的,由發(fā)出信息單位以文字形式上報(bào)經(jīng)營(yíng)部。

7.2經(jīng)營(yíng)部接受基層的信息后,按信息內(nèi)容,及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí),提出處理意見,明確責(zé)任單位、反饋時(shí)間要求等,立即反饋給責(zé)任單位執(zhí)行。

7.3責(zé)任單位負(fù)責(zé)按信息內(nèi)容及經(jīng)營(yíng)部處理意見組織處理,將處理情況填寫清楚,并按要求反饋給經(jīng)營(yíng)部。

7.4經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)信息存檔工作。

8安全信息填報(bào)要求

8.1提供的信息必須備有相應(yīng)完整可靠的原始記錄,隨時(shí)為查詢服務(wù)。

8.2提供的信息必須符合規(guī)定的格式,便于統(tǒng)計(jì)和貯存。

8.3提供的信息必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞完畢。

8.4提供的信息必須有填報(bào)人和單位領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。

9安全信息資料歸擋要求

9.1經(jīng)營(yíng)部建立七種安全管理檔案和八種安全管理圖表,并歸檔。

9.2七種安全管理檔案:

9.2.1工傷事故檔案。

9.2.2安全教育檔案。

9.2.3安全獎(jiǎng)懲檔案。

9.2.4安全技術(shù)措施項(xiàng)目檔案。

9.2.5特種設(shè)備檔案(主要指吊車、壓力容器、空壓機(jī)等)。

9.2.6隱患及整改記錄。

9.2.7違章記錄。

9.3八種圖表:

9.3.1安全機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系圖。

9.3.2危險(xiǎn)點(diǎn)和塵毒點(diǎn)分布圖。

9.3.3公司內(nèi)動(dòng)力管線分布圖。

9.3.4配電系統(tǒng)及接地線布置圖;

9.3.5歷年工傷事故頻率圖。

9.3.6工傷事故年度統(tǒng)計(jì)圖。

9.3.7多發(fā)性事故及重大事故樹形圖。

9.3.8安全信息反饋圖。

10檢查與考核

10.1本制度的執(zhí)行情況列為公司安全工作經(jīng)濟(jì)承包任務(wù)考核內(nèi)容,按年度進(jìn)行檢查與考核。

10.2經(jīng)營(yíng)部按制度檢查與考核,綜合評(píng)比各職能部門、分公司的安全信息管理工作。

第2篇安全信息及歸檔管理辦法

1主題內(nèi)容與使用范圍

本辦法規(guī)定了安全信息管理體系、信息管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)、信息內(nèi)容、處理程序、填報(bào)要求、歸檔及檢查與考核。

本辦法適用于我公司安全生產(chǎn)信息及檔案管理。

2引用文件

《安全生產(chǎn)管理通用表格》

3術(shù)語

安全信息：國(guó)家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)管理要求中所涉及的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、原始資料、檔案和文件。

4安全信息管理體系

4.1經(jīng)營(yíng)部是我公司安全信息歸口管理單位，負(fù)責(zé)安全信息的收集、傳遞、處理、反饋、分析、匯總、貯存及歸檔工作。

4.2各基層單位安全員負(fù)責(zé)本單位安全信息的收集、傳遞、處理、反饋等工作。

5各級(jí)信息管理人員的職責(zé)

5.1公司安全第一負(fù)責(zé)人對(duì)本公司安全信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。

5.2主管安全副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)公司安全信息管理工作，審批、下達(dá)公司安全信息調(diào)查、建檔、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。

5.3各單位安全第一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)本單位安全信息管理工作，保證所下達(dá)的信息工作的正常進(jìn)行。

6安全信息內(nèi)容

6.1 qjl424中所規(guī)定的內(nèi)容。

6.2國(guó)家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)察規(guī)程所要求的數(shù)據(jù)、資料。

6.3各級(jí)安全部門為貫徹國(guó)家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)規(guī)定而提出的統(tǒng)計(jì)、建檔資料。

6.4上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)的文件、法令及公司內(nèi)各項(xiàng)安全規(guī)章制度。

6.5各單垃安全生產(chǎn)管理的信息包括：

a.重大安全事故和重大安全問題及需要上級(jí)或有關(guān)部門協(xié)調(diào)、緊急處理的安全問題。

c.單位年度安全工作計(jì)劃、目標(biāo)、工作總結(jié)及其它有關(guān)情況。

d.與安全工作有關(guān)的原始記錄、檔案。

7安全信息傳遞與處理

7.1在生產(chǎn)管理過程中，公司內(nèi)各單位發(fā)現(xiàn)安全問題需反饋到總公司的，由發(fā)出信息單位以文字形式上報(bào)經(jīng)營(yíng)部。

7.2經(jīng)營(yíng)部接受基層的信息后，按信息內(nèi)容，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，提出處理意見，明確責(zé)任單位、反饋時(shí)間要求等，立即反饋給責(zé)任單位執(zhí)行。

7.3責(zé)任單位負(fù)責(zé)按信息內(nèi)容及經(jīng)營(yíng)部處理意見組織處理，將處理情況填寫清楚，并按要求反饋給經(jīng)營(yíng)部。

7.4經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)信息存檔工作。

8安全信息填報(bào)要求

8.1提供的信息必須備有相應(yīng)完整可靠的原始記錄，隨時(shí)為查詢服務(wù)。

8.2提供的信息必須符合規(guī)定的格式，便于統(tǒng)計(jì)和貯存。

8.3提供的信息必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞完畢。

8.4提供的信息必須有填報(bào)人和單位領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。

9安全信息資料歸擋要求

9.1經(jīng)營(yíng)部建立七種安全管理檔案和八種安全管理圖表，并歸檔。

9.2七種安全管理檔案：

9.2.1工傷事故檔案。

9.2.2安全教育檔案。

9.2.3安全獎(jiǎng)懲檔案。

9.2.4安全技術(shù)措施項(xiàng)目檔案。

9.2.5特種設(shè)備檔案(主要指吊車、壓力容器、空壓機(jī)等)。

9.2.6隱患及整改記錄。

9.2.7違章記錄。

9.3八種圖表：

9.3.1安全機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系圖。

9.3.2危險(xiǎn)點(diǎn)和塵毒點(diǎn)分布圖。

9.3.3公司內(nèi)動(dòng)力管線分布圖。

9.3.4配電系統(tǒng)及接地線布置圖；

9.3.5歷年工傷事故頻率圖。

9.3.6工傷事故年度統(tǒng)計(jì)圖。

9.3.7多發(fā)性事故及重大事故樹形圖。

9.3.8安全信息反饋圖。

10檢查與考核

10.1本制度的執(zhí)行情況列為公司安全工作經(jīng)濟(jì)承包任務(wù)考核內(nèi)容，按年度進(jìn)行檢查與考核。

10.2經(jīng)營(yíng)部按制度檢查與考核，綜合評(píng)比各職能部門、分公司的安全信息管理工作。

第3篇工業(yè)企業(yè)安全信息及歸檔管理辦法

工業(yè)公司安全信息及歸檔管理辦法

1、主題內(nèi)容與使用范圍

本辦法規(guī)定了安全信息管理體系、信息管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)、信息內(nèi)容、處理程序、填報(bào)要求、歸檔及檢查與考核。

本辦法適用于我公司安全生產(chǎn)信息及檔案管理。

2、引用文件

qjl424《安全生產(chǎn)管理通用表格》

3、術(shù)語

安全信息:國(guó)家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)管理要求中所涉及的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、原始資料、檔案和文件。

4、安全信息管理體系

4.1經(jīng)營(yíng)部是我公司安全信息歸口管理單位,負(fù)責(zé)安全信息的收集、傳遞、處理、反饋、分析、匯總、貯存及歸檔工作。

4.2各基層單位安全員負(fù)責(zé)本單位安全信息的收集、傳遞、處理、反饋等工作。

5、各級(jí)信息管理人員的職責(zé)

5.1公司安全第一負(fù)責(zé)人對(duì)本公司安全信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。

5.3各單位安全第一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)本單位安全信息管理工作,保證所下達(dá)的信息工作的正常進(jìn)行。

6、安全信息內(nèi)容

6.1 qjl424中所規(guī)定的內(nèi)容。

6.2國(guó)家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)察規(guī)程所要求的數(shù)據(jù)、資料。

6.3各級(jí)安全部門為貫徹國(guó)家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)規(guī)定而提出的統(tǒng)計(jì)、建檔資料。

6.4上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)的文件、法令及公司內(nèi)各項(xiàng)安全規(guī)章制度。

6.5各單垃安全生產(chǎn)管理的信息包括:

a.重大安全事故和重大安全問題及需要上級(jí)或有關(guān)部門協(xié)調(diào)、緊急處理的安全問題。

c.單位年度安全工作計(jì)劃、目標(biāo)、工作總結(jié)及其它有關(guān)情況。

d.與安全工作有關(guān)的原始記錄、檔案。

7、安全信息傳遞與處理

7.1在生產(chǎn)管理過程中,公司內(nèi)各單位發(fā)現(xiàn)安全問題需反饋到總公司的,由發(fā)出信息單位以文字形式上報(bào)經(jīng)營(yíng)部。

7.3責(zé)任單位負(fù)責(zé)按信息內(nèi)容及經(jīng)營(yíng)部處理意見組織處理,將處理情況填寫清楚,并按要求反饋給經(jīng)營(yíng)部。

7.4經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)信息存檔工作。

8、安全信息填報(bào)要求

8.1提供的信息必須備有相應(yīng)完整可靠的原始記錄,隨時(shí)為查詢服務(wù)。

8.2提供的信息必須符合規(guī)定的格式,便于統(tǒng)計(jì)和貯存,通用表格如下:

8.2.1安全生產(chǎn)管理通用表格隱患類表格見qjl424.3―88

8.2.2安全生產(chǎn)管理通用表格技措類表格見qjl424.4―88

8.2.3安全生產(chǎn)管理通用表格獎(jiǎng)懲類表格見qjl424.5―88

8.2.4安全生產(chǎn)管理通用表格管理類表格見qjl424.6―88

8.2.5安全生產(chǎn)管理通用表格有害作業(yè)類表格見qjl424.7―88

8.3提供的信息必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞完畢。

8.4提供的信息必須有填報(bào)人和單位領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。

9、安全信息資料歸擋要求

9.1經(jīng)營(yíng)部建立七種安全管理檔案和八種安全管理圖表,并歸檔。

9.2七種安全管理檔案:

9.2.1工傷事故檔案。

9.2.2安全教育檔案。

9.2.3安全獎(jiǎng)懲檔案。

9.2.4安全技術(shù)措施項(xiàng)目檔案。

9.2.5特種設(shè)備檔案(主要指吊車、壓力容器、空壓機(jī)等)。

9.2.6隱患及整改記錄。

9.2.7違章記錄。

9.3八種圖表:

9.3.1安全機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系圖。

9.3.2危險(xiǎn)點(diǎn)和塵毒點(diǎn)分布圖。

9.3.3公司內(nèi)動(dòng)力管線分布圖。

9.3.4配電系統(tǒng)及接地線布置圖;

9.3.5歷年工傷事故頻率圖。

9.3.6工傷事故年度統(tǒng)計(jì)圖。

9.3.7多發(fā)性事故及重大事故樹形圖。

9.3.8安全信息反饋圖。

10、檢查與考核

10.1本制度的執(zhí)行情況列為公司安全工作經(jīng)濟(jì)承包任務(wù)考核內(nèi)容,按年度進(jìn)行檢查與考核。

10.2經(jīng)營(yíng)部按制度檢查與考核,綜合評(píng)比各職能部門、分公司的安全信息管理工作。

勞保用品標(biāo)準(zhǔn)

第4篇 _電子文件歸檔、電子檔案管理辦法

電子文件歸檔、電子檔案管理辦法

1.總則

1.1 對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。

1.2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

1.3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

1.4 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。

1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

1.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

1.7 具有保存價(jià)值的電子文件,必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.2 收集積累要求

2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

2.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

2.2.3 在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

2.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

2.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

2.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。

2.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.3 收集、積累方法

2.3.1 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1 電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機(jī)讀目錄。

3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。

4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.2 歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。

4.3 檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5 歸檔要求

4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第3套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,

4.5.2 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。

4.5.3 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5 需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少1年。

4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進(jìn)行保管。

5.1 檢驗(yàn)

5.1.1 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的

處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

5.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目。

5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。

5.1.2.2 有無病毒。

5.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。

5.2 移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫(kù)登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3 保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。

5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。

5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對(duì)濕度選定范圍:45%―60%。

5.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),并與有害氣本隔離。

5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。