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第1篇 辦公樓大廈領(lǐng)導(dǎo)辦公室服務(wù)管理
辦公樓大廈領(lǐng)導(dǎo)辦公室服務(wù)管理
開發(fā)區(qū)辦公樓是首都重要的對(duì)外窗口,日常各類會(huì)議及貴賓來(lái)訪頻繁。搞好會(huì)議與貴賓接待,是體現(xiàn)開發(fā)區(qū)管委會(huì)良好社會(huì)形象的重要內(nèi)容之一。因此,我們要重視每一場(chǎng)會(huì)議的召開,每位貴賓的來(lái)訪接待。做到接待服務(wù)水平達(dá)到國(guó)家四星級(jí)酒店服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。另外,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的衛(wèi)生保潔和大樓活動(dòng)中心的值班也是接待部的一項(xiàng)重要內(nèi)容。能否讓機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有一個(gè)整潔、舒適的辦公環(huán)境,能否在機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)休閑活動(dòng)時(shí)提供貼心的服務(wù),都是衡量接待部工作是否到位的重要標(biāo)志。因此,我們必須做到每次領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)辦公室都有一個(gè)整潔、舒適的辦公環(huán)境,每次都能到活動(dòng)中心洗掉一身的疲勞。
(一)領(lǐng)導(dǎo)辦公室服務(wù)
1、領(lǐng)導(dǎo)辦公室服務(wù)的重要意義
為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)營(yíng)造高雅、舒適的辦公環(huán)境,是創(chuàng)建精神文明大廈的基礎(chǔ)工作,也是為zz大廈做好服務(wù)工作重要組成部分,同時(shí)也是物業(yè)管理工作中,體現(xiàn)安全保密的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
由于服務(wù)人員直接進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室提供內(nèi)清潔、維保等服務(wù),因此對(duì)人員的保密意識(shí)、道德品質(zhì)要求甚高,將這一工作提高到政治任務(wù)的層次加以高度重視,力求收到'領(lǐng)導(dǎo)滿意、客戶滿意'的優(yōu)質(zhì)效果。
2、領(lǐng)導(dǎo)辦公室服務(wù)原則
(1)安全保密原則
嚴(yán)格執(zhí)行辦公室管理規(guī)定;
不準(zhǔn)接聽領(lǐng)導(dǎo)房間的電話;
不準(zhǔn)翻看領(lǐng)導(dǎo)桌上的文件、資料;
公休日未經(jīng)允許不準(zhǔn)進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)房間;
進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)房間后,如發(fā)現(xiàn)異常情況,要保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)并及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo);
領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí),未經(jīng)允許不準(zhǔn)給其他人員開房間門。
進(jìn)行房間清潔時(shí),不允許關(guān)閉房門。
(2)規(guī)范操作原則
嚴(yán)格按照作業(yè)程序完成每一道工序
注意隱性服務(wù)原則
主管人員對(duì)作業(yè)情況進(jìn)行抽檢提供技術(shù)指導(dǎo)
3、辦公室服務(wù)的目的
給領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)舒適、整潔的辦公環(huán)境。
通過(guò)細(xì)致、認(rèn)真的服務(wù),為zz大廈創(chuàng)造精神文明大廈的氛圍。
4、領(lǐng)導(dǎo)辦公室服務(wù)范圍
主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的室內(nèi)清潔、辦公家具保養(yǎng)、維修、綠化擺放。
5、人員的選擇、培訓(xùn)、教育
選拔具有一定的文化素質(zhì)的優(yōu)秀黨員或團(tuán)員青年,專門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的服務(wù)。
注重職業(yè)技能和服務(wù)規(guī)范的培訓(xùn),并定期進(jìn)行安全保密、職業(yè)道德的教育宣傳。
注重員工日?？己撕投ㄆ诳荚u(píng)。
6、服務(wù)工作計(jì)劃
(1)辦公室服務(wù)工作計(jì)劃表
日期服務(wù)內(nèi)容
每日--領(lǐng)導(dǎo)上班前擦凈室內(nèi)塵土、清潔地面、更換開水。
--給辦公室的盤栽綠化澆水、并擺放整齊。
--領(lǐng)導(dǎo)下班后,擦凈辦公室內(nèi)的辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、書柜、茶具柜、衣帽柜、飾物;地面清潔、煙灰缸清理、垃圾清理、茶具消毒。
每周--更換辦公室的綠化盆栽品種。
--清洗垃圾桶一次。
--文件柜、門窗清潔一次。
--每周五地板擦洗或地毯吸塵一次。
每月--擦洗門窗、玻璃,清掃墻面、天花。
--沙發(fā)、茶幾、辦公臺(tái)等辦公家私養(yǎng)護(hù)一次(對(duì)不同材料的家私須選用不同的藥劑)。
--地板或地毯養(yǎng)護(hù)一次(對(duì)不同材料的地面進(jìn)行起漬、打臘、噴霧磨光等養(yǎng)護(hù)處理)。
(2)領(lǐng)導(dǎo)辦公室作業(yè)規(guī)程
領(lǐng)導(dǎo)辦公室的每日清潔工作嚴(yán)格要求,按照《保潔工作步驟》完成;
家具維護(hù)按工作計(jì)劃和《辦公家具日常維護(hù)》完成;
維修按計(jì)劃制訂大、中修及日常保養(yǎng)計(jì)劃定時(shí)檢查,及時(shí)完成;
室內(nèi)綠化按《大廈內(nèi)綠化擺設(shè)方案》,定時(shí)更換。
領(lǐng)導(dǎo)辦公室保潔工作步驟
步驟動(dòng)作規(guī)范要求
開門下班后或領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí),確認(rèn)不會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)辦公時(shí),在專人方可進(jìn)入;開左邊門用左手,開右邊門用右手,把門輕輕推至自動(dòng)靜止。切勿用力過(guò)猛,以免發(fā)出不必要的噪音。
掛牌打開房門后,把'正在清潔'牌從大的圓口處掛入門鎖把手上,輕輕擺放穩(wěn),然后巡視一遍房間,以確定房間是否有人或什么特殊情況(工作過(guò)程中不得關(guān)上房門)掛牌要輕、穩(wěn)、以免門或發(fā)出不必要的噪音。
調(diào)節(jié)辦公室空調(diào)把空調(diào)出風(fēng)調(diào)至最大、溫度調(diào)至最低(高)開大空調(diào)能加快房間空氣對(duì)流,使房間空氣清新
拉開窗簾雙手拉開窗簾、窗紗至窗中間位置處,讓光線射進(jìn)來(lái)拉開窗簾時(shí)要掌握好力度;窗簾拉開后,房間空氣較為充足,便操作
撤壺具把水壺中的剩水倒掉,用過(guò)的煙灰缸要清洗,先洗干凈壺具并放回到咖啡臺(tái)上,然后再洗用過(guò)的煙灰缸一定要洗干凈壺具后才洗煙灰缸
準(zhǔn)備抹和把家具保潔劑均勻地噴在抹布上進(jìn)房時(shí)要帶干抹布和噴有家具保潔劑的末布各一條
抹門用帶有家具保潔劑的布抹門框和門板抹家具的路線應(yīng)該是從門開始依次為柜門、咖啡臺(tái)、辦公臺(tái)、辦公椅、空調(diào)調(diào)節(jié)器;抹的過(guò)程要遵循順時(shí)針?lè)较?從上至下、從里至外的原則;抹時(shí)注意抹布的伸展面積要適中,不要擰成一團(tuán),且抹家具時(shí)要清點(diǎn)并記住需補(bǔ)充的物品
抹咖啡臺(tái)和茶幾用帶有家具保潔劑的布抹臺(tái)面及臺(tái)腳干凈、無(wú)塵、無(wú)污漬
抹椅用帶家具保潔劑的布抹椅子的木邊及椅腳,然后用干布抹墊及墊板無(wú)雜物、無(wú)污漬;抹后要復(fù)原
吸家私底部塵先用刮邊角位污垢的工具來(lái)剔除地毯邊角位的毛塵等污垢(也可用濕面清潔),然后用吸塵機(jī)的吸管來(lái)吸是盡量徹底地清除地毯上的毛塵、灰粒等
吸房間邊角位塵把吸塵機(jī)的開關(guān)關(guān)上,然后拉開電線插頭要防止灰塵長(zhǎng)期積聚在地毯邊角位處,以免滋生蟲害
關(guān)機(jī)把刻塵機(jī)的開關(guān)關(guān)上,然后拉開電線插頭不要未關(guān)上吸塵機(jī)便直接斷電源;不要用力將電線從電源插座上拉開
收機(jī)將電線繞在吸塵機(jī)的蓋上要避免電線扭成一團(tuán)
擺放把吸塵機(jī)擺放在指定位置要防止吸塵機(jī)絆倒客人,同時(shí)還要保證樓層操作工具的擺放秩序
房間檢查設(shè)備設(shè)施是否齊全、完好無(wú)缺,看有否漏整理的部位:
a.空調(diào)是否復(fù)位;
b.垃圾桶內(nèi)有無(wú)雜物;
c.咖啡臺(tái)、圈椅有無(wú)破損;
d.窗簾、窗紗是否脫鉤、有無(wú)污漬;
e.燈具是否亮;
f.檢查噴上清新劑。檢查是進(jìn)行辦公室清潔的最后一道程序,也是關(guān)鍵的一環(huán),應(yīng)予以重視,這樣才能保證辦公室設(shè)備設(shè)施的齊備、完好;空調(diào)應(yīng)復(fù)原到規(guī)定位置上,如領(lǐng)導(dǎo)人
有特殊要求,則按領(lǐng)導(dǎo)人要求調(diào)回其所需的位置;在檢查過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修;檢查過(guò)的房間應(yīng)盡量保證無(wú)潮濕現(xiàn)象發(fā)生;若房間異味大,除噴上清新劑外,還要及時(shí)報(bào)告主管以便作出處理;若發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施有缺損或功能不良,以便快維修。
退出a.關(guān)上房間燈具總開關(guān);
b.輕輕關(guān)上門;
c.取下清潔牌;
d.在報(bào)表上記下完好工作的時(shí)間
有關(guān)注意事項(xiàng)
定時(shí)檢查領(lǐng)導(dǎo)辦公室易耗物品的存量及種類,及時(shí)補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)所需的茶葉、咖啡。
保證開水的及時(shí)更換。
注意做好清潔服務(wù)人員自用工具的清潔及養(yǎng)護(hù)。
對(duì)刻塵器、打磨機(jī)、吸水機(jī)等電器設(shè)備的電源線、機(jī)桶等做好清理及養(yǎng)護(hù)。
各項(xiàng)服務(wù)均安排在上班前和下班后進(jìn)行。
注意把握各項(xiàng)服務(wù)工作時(shí)間,以免影響領(lǐng)導(dǎo)的正常辦公。
辦公家具日常維護(hù)
辦公家具日常維護(hù)表
項(xiàng)目作業(yè)要求
搬運(yùn)在搬運(yùn)家具時(shí),應(yīng)輕抬輕放,不要硬拖生拉;放置家具時(shí),要放平放穩(wěn),若地面不平,要將腿墊實(shí),以防損害榫眼結(jié)構(gòu)
擺放文件柜、書櫥等辦公家具,其頂柜不要壓放重物,否則柜門會(huì)出現(xiàn)凹凸形狀,造成門關(guān)不嚴(yán)。
維修家具有了裂縫,可用油灰和顏料拌勻后嵌入堵平,但要注意顏料是和原油灰的顏料、原油漆色彩一致,切忌用堿水和開水洗刷。
使用不能在桌面上放置高濃度的酒精、香蕉水和剛煮沸的開水等滾燙的東西,以防損壞漆面。
清潔塵埃是一些有磨損性的粒子,在擦拭灰塵之時(shí),宜用軟棉布。如使用硬干布擦面,會(huì)對(duì)漆面,會(huì)對(duì)漆面造成磨花現(xiàn)象,令其失去光澤。
保養(yǎng)要經(jīng)常擦拭。表面涂漆的家具,如寫字臺(tái)、書架、門窗等,使用多年漆面的光澤會(huì)變暗淡,用浸有濃茶或花露水的紗布輕輕擦拭,即可恢復(fù)家具原來(lái)的色澤。
第2篇 學(xué)校住宅物業(yè)服務(wù)部辦公室管理規(guī)定怎么寫
學(xué)校物業(yè)住宅服務(wù)部辦公室管理規(guī)定
(一)總值班制度1.認(rèn)真貫徹公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。
2. 認(rèn)真履行值班值宿制度。
3. 掌握和熟悉突發(fā)事故的處理預(yù)案。
4. 嚴(yán)禁值班值宿時(shí)大脫大睡、喝酒、賭博、脫崗、漏崗等現(xiàn)象。
5.做好業(yè)主投訴的解釋工作和業(yè)主求助的協(xié)調(diào)工作。
6. 做好值班時(shí)記錄工作。
7. 做好匯報(bào)工作。
8. 公司值班人員負(fù)責(zé)對(duì)重要部位進(jìn)行檢查,并做好記錄。
9.按規(guī)定做好交接班工作,確保二十四小時(shí)有人在崗;
在值班時(shí)認(rèn)真負(fù)責(zé),履行職責(zé)。
(二)接待投訴工作制度1.投訴形式:信函投訴、電話投訴、來(lái)訪投訴2.接待投訴的工作要求:
(1)接待投訴時(shí)應(yīng)使用文明用語(yǔ),聲音熱情、甜美,態(tài)度誠(chéng)懇、溫和。
不得有'不理睬、不關(guān)心、打官腔、斜視、傲慢'等服務(wù)忌行;
不得說(shuō)'不知道、不懂、不清楚、不歸我管、你打電話或找問(wèn)'等服務(wù)忌語(yǔ)。
(2)嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度,不得對(duì)投訴業(yè)主搪塞、推諉。
(3)對(duì)來(lái)訪投訴應(yīng)先為來(lái)訪者讓座敬茶,緩解業(yè)主急躁的情緒;
認(rèn)真傾聽業(yè)主的投訴內(nèi)容,并安撫業(yè)主。
(4)投訴內(nèi)容應(yīng)立即了解調(diào)查事實(shí)情況,對(duì)初步調(diào)查結(jié)果作出處理意見,并及時(shí)將調(diào)查結(jié)果和處理意見回復(fù)投訴者。
(5)對(duì)業(yè)主提出的意見和建議,適時(shí)的道歉或表示感謝。
(6)遇來(lái)訪人員有過(guò)激言行時(shí),應(yīng)保持冷靜,不得與來(lái)訪者發(fā)生爭(zhēng)吵;
當(dāng)個(gè)別管理人員與來(lái)訪人員發(fā)生激烈爭(zhēng)辯時(shí),在場(chǎng)其他人員應(yīng)立即制止,并安排該人員回避,由其他人員繼續(xù)接待處理。
(7)對(duì)投訴情況應(yīng)記錄在《業(yè)主投訴登記表》上,備案處理。
(8)對(duì)突發(fā)多名業(yè)主結(jié)隊(duì)投訴,工作人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定處理。
(9)接待投訴的過(guò)程中,與業(yè)主發(fā)生爭(zhēng)吵的人員,將依據(jù)公司的規(guī)章制度予以相應(yīng)處理。
(三)回訪工作制度1.回訪形式:上門回訪、電話回訪、信函回訪(包括公開信)。
2. 回訪種類:
(1)問(wèn)詢式回訪應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)放、回收。
(2)對(duì)投訴的回訪:日常工作中接待的投訴、其他部門轉(zhuǎn)呈的投訴應(yīng)以電話或登門拜訪的形式了解對(duì)問(wèn)題處理是否滿意。
(3)意見、建議的回訪:管理員在日常巡視中收集的業(yè)主(使用人)的意見、建議。
(4)向業(yè)主提供維修服務(wù)的回訪:對(duì)維修質(zhì)量的回訪。
3. 工作要求
(1)業(yè)主(使用人)反映的問(wèn)題應(yīng)做到'件件有著落,事事有回音'。
(2)上門回訪必須有業(yè)主(使用人)的簽名,電話回訪不做此要求,但在《回訪記錄》中應(yīng)標(biāo)明電話回訪。
(3)在回訪過(guò)程中,業(yè)主(使用人)又重新提出意見、建議或投訴的情況,應(yīng)按如下步驟進(jìn)行:
①不能當(dāng)場(chǎng)解釋清楚或暫時(shí)無(wú)法作出明確答復(fù)的,應(yīng)預(yù)約時(shí)間給予答復(fù)。
②對(duì)需要進(jìn)行多次回訪的必須進(jìn)行多次回訪,但在第三次以后不屬于第三類投訴的回訪,可采用電話回訪形式。
(4)需要對(duì)同一問(wèn)題進(jìn)行回訪工作時(shí),文員可以用公開信的形式給業(yè)主答復(fù),公開信應(yīng)存入回訪檔案。
(5)同一問(wèn)題多次投訴的,應(yīng)嚴(yán)肅對(duì)待,迅速回復(fù)處理。
(6)投訴人沒留下姓名、聯(lián)系方式的可不進(jìn)行回訪,記錄在案。
4. 工作標(biāo)準(zhǔn)
(1)對(duì)業(yè)主反饋的意見和投訴的回訪處理率應(yīng)達(dá)到100%,有業(yè)主簽名的上門回訪記錄應(yīng)不少于40%。
(2)意見、建議的回訪率,管理員可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行。
(四)報(bào)修服務(wù)制度1.對(duì)業(yè)主的報(bào)修及服務(wù)要求,應(yīng)及時(shí)做好記錄,填寫《維修派工單》。
2. 維修人員上門后,應(yīng)先了解維修或服務(wù)內(nèi)容,在征得業(yè)主認(rèn)可后開始工作。
維修(服務(wù))完畢后,請(qǐng)業(yè)主在《維修派工單》上簽字確認(rèn)。
3. 維修人員將《維修派工單》交辦公室文員,辦公室人員應(yīng)將維修完成情況在《報(bào)修登記表》上注明。
4. 管理員及時(shí)回訪業(yè)主維修情況是否滿意。
5.以下項(xiàng)目應(yīng)按急修處理
(1)電梯失控與困人。
(2)房屋結(jié)構(gòu)性損壞而發(fā)生危險(xiǎn)的排險(xiǎn)解危,室內(nèi)線路故障而引起的停電和漏電,水泵故障和進(jìn)水表以內(nèi)的水管爆裂造成的停水和龍頭嚴(yán)重漏水,供暖系統(tǒng)的分支立管及主杠跑水,應(yīng)及時(shí)通知供熱單位協(xié)助維修。
(3)樓地板、樓梯踏步斷裂和各種扶手、欄桿活動(dòng)、損壞。
(4)鋼門窗、玻璃、外墻滲水即將墜落。
(5)其他涉及危險(xiǎn)的項(xiàng)目。
(五)受理投訴制度1.本著對(duì)業(yè)主負(fù)責(zé)的精神,認(rèn)真聽取投訴意見。
2. 對(duì)于所在部門管轄范圍內(nèi)出現(xiàn)的問(wèn)題,本部門處理的,應(yīng)在第一時(shí)間做出妥善安排,解決問(wèn)題。
3. 本部門處理不了的問(wèn)題,要及時(shí)上報(bào),并召集有關(guān)責(zé)任人迅速解決。
4. 要做到讓業(yè)主滿意為止,并應(yīng)在事后及時(shí)回訪。
5.處理結(jié)果要做記錄,每周進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和總結(jié)。
(六)維修服務(wù)時(shí)限承諾制度1.接到報(bào)修后,物業(yè)維修人員應(yīng)在十五分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)。
2. 一般故障,應(yīng)當(dāng)場(chǎng)解決處理。
3. 疑難故障和缺少配件的故障,應(yīng)在四十八小時(shí)內(nèi)解決。
4. 重大疑難問(wèn)題解決不超過(guò)七十二小時(shí)。
5.出現(xiàn)二次維修現(xiàn)象,當(dāng)事人應(yīng)向業(yè)主致歉并負(fù)責(zé)徹底解決問(wèn)題。
(七)重大事項(xiàng)報(bào)告制度為積極預(yù)防、妥善處理重大突發(fā)事件,維護(hù)物業(yè)公司和業(yè)主及物業(yè)使用人的合法權(quán)益,提高工作效率和管理水平,維護(hù)小區(qū)的安全、穩(wěn)定與和諧,確保各項(xiàng)工作正常有序進(jìn)行,特制定本制度。
1. 重大事件報(bào)送的范圍
(1)各級(jí)政府主管部門安排、布置的較大影響的工作。
(2)物業(yè)經(jīng)營(yíng)公司安排的涉及業(yè)主重大利益及安全的大型活動(dòng)和事項(xiàng)。
(3)物業(yè)經(jīng)營(yíng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)重大人事變動(dòng)。
(4)國(guó)際國(guó)內(nèi)政治事件在小區(qū)業(yè)主、物業(yè)使用人及員工中引起的不正常反應(yīng)。
(5)業(yè)主、物業(yè)使用人和員工自殺、行兇的意向、行為和死亡傷殘事件。
(6)物業(yè)經(jīng)營(yíng)公司發(fā)生的影響惡劣的各種突發(fā)事件和重特大事故(如火災(zāi)、水患、爆炸及自然災(zāi)害等造成人員傷亡和財(cái)產(chǎn)重大損失等)。
(7)其他重大事項(xiàng)。
2. 重大事件報(bào)送分為按照自下而上的程序逐級(jí)匯報(bào)和相關(guān)部門之間對(duì)事件處理的情況通報(bào)。
3. 重大事項(xiàng)報(bào)送形式重大事項(xiàng)報(bào)送的形式分:當(dāng)面報(bào)告、電話報(bào)告和書面報(bào)告三種,對(duì)涉及人身傷亡、重大財(cái)產(chǎn)損失及容易引起群體事件等緊急事項(xiàng),要在第一時(shí)間內(nèi)用最快的方式向部門主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4. 各部門負(fù)責(zé)人要切實(shí)履行好職責(zé),做好業(yè)主和物業(yè)使用人的安撫解釋工作,不能越級(jí)上訪,要把矛盾問(wèn)題解決在基層,需上級(jí)解決的問(wèn)題,應(yīng)逐級(jí)反映。
5.凡對(duì)公司發(fā)生的各類重大事項(xiàng),特別是負(fù)面事件,不匯報(bào)、故意瞞報(bào)、謊報(bào)、少報(bào)、漏報(bào)或在規(guī)定時(shí)間內(nèi)不及時(shí)匯報(bào)的,要追究責(zé)任予以處罰。
第3篇 學(xué)校住宅物業(yè)服務(wù)部辦公室管理規(guī)定
學(xué)校物業(yè)住宅服務(wù)部辦公室管理規(guī)定
(一)總值班制度
1.認(rèn)真貫徹公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.認(rèn)真履行值班值宿制度。
3.掌握和熟悉突發(fā)事故的處理預(yù)案。
4.嚴(yán)禁值班值宿時(shí)大脫大睡、喝酒、賭博、脫崗、漏崗等現(xiàn)象。
5.做好業(yè)主投訴的解釋工作和業(yè)主求助的協(xié)調(diào)工作。
6.做好值班時(shí)記錄工作。
7.做好匯報(bào)工作。
8.公司值班人員負(fù)責(zé)對(duì)重要部位進(jìn)行檢查,并做好記錄。
9.按規(guī)定做好交接班工作,確保二十四小時(shí)有人在崗;在值班時(shí)認(rèn)真負(fù)責(zé),履行職責(zé)。
(二)接待投訴工作制度
1.投訴形式:信函投訴、電話投訴、來(lái)訪投訴
2.接待投訴的工作要求:
(1)接待投訴時(shí)應(yīng)使用文明用語(yǔ),聲音熱情、甜美,態(tài)度誠(chéng)懇、溫和。不得有'不理睬、不關(guān)心、打官腔、斜視、傲慢'等服務(wù)忌行;不得說(shuō)'不知道、不懂、不清楚、不歸我管、你打____電話或找____問(wèn)'等服務(wù)忌語(yǔ)。
(2)嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度,不得對(duì)投訴業(yè)主搪塞、推諉。
(3)對(duì)來(lái)訪投訴應(yīng)先為來(lái)訪者讓座敬茶,緩解業(yè)主急躁的情緒;認(rèn)真傾聽業(yè)主的投訴內(nèi)容,并安撫業(yè)主。
(4)投訴內(nèi)容應(yīng)立即了解調(diào)查事實(shí)情況,對(duì)初步調(diào)查結(jié)果作出處理意見,并及時(shí)將調(diào)查結(jié)果和處理意見回復(fù)投訴者。
(5)對(duì)業(yè)主提出的意見和建議,適時(shí)的道歉或表示感謝。
(6)遇來(lái)訪人員有過(guò)激言行時(shí),應(yīng)保持冷靜,不得與來(lái)訪者發(fā)生爭(zhēng)吵;當(dāng)個(gè)別管理人員與來(lái)訪人員發(fā)生激烈爭(zhēng)辯時(shí),在場(chǎng)其他人員應(yīng)立即制止,并安排該人員回避,由其他人員繼續(xù)接待處理。
(7)對(duì)投訴情況應(yīng)記錄在《業(yè)主投訴登記表》上,備案處理。
(8)對(duì)突發(fā)多名業(yè)主結(jié)隊(duì)投訴,工作人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定處理。
(9)接待投訴的過(guò)程中,與業(yè)主發(fā)生爭(zhēng)吵的人員,將依據(jù)公司的規(guī)章制度予以相應(yīng)處理。
(三)回訪工作制度
1.回訪形式:上門回訪、電話回訪、信函回訪(包括公開信)。
2.回訪種類:
(1)問(wèn)詢式回訪應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)放、回收。
(2)對(duì)投訴的回訪:日常工作中接待的投訴、其他部門轉(zhuǎn)呈的投訴應(yīng)以電話或登門拜訪的形式了解對(duì)問(wèn)題處理是否滿意。
(3)意見、建議的回訪:
管理員在日常巡視中收集的業(yè)主(使用人)的意見、建議。
(4)向業(yè)主提供維修服務(wù)的回訪:對(duì)維修質(zhì)量的回訪。
3.工作要求
(1)業(yè)主(使用人)反映的問(wèn)題應(yīng)做到'件件有著落,事事有回音'。
(2)上門回訪必須有業(yè)主(使用人)的簽名,電話回訪不做此要求,但在《回訪記錄》中應(yīng)標(biāo)明電話回訪。
(3)在回訪過(guò)程中,業(yè)主(使用人)又重新提出意見、建議或投訴的情況,應(yīng)按如下步驟進(jìn)行:
①不能當(dāng)場(chǎng)解釋清楚或暫時(shí)無(wú)法作出明確答復(fù)的,應(yīng)預(yù)約時(shí)間給予答復(fù)。
②對(duì)需要進(jìn)行多次回訪的必須進(jìn)行多次回訪,但在第三次以后不屬于第三類投訴的回訪,可采用電話回訪形式。
(4)需要對(duì)同一問(wèn)題進(jìn)行回訪工作時(shí),文員可以用公開信的形式給業(yè)主答復(fù),公開信應(yīng)存入回訪檔案。
(5)同一問(wèn)題多次投訴的,應(yīng)嚴(yán)肅對(duì)待,迅速回復(fù)處理。
(6)投訴人沒留下姓名、聯(lián)系方式的可不進(jìn)行回訪,記錄在案。
4.工作標(biāo)準(zhǔn)
(1)對(duì)業(yè)主反饋的意見和投訴的回訪處理率應(yīng)達(dá)到100%,有業(yè)主簽名的上門回訪記錄應(yīng)不少于40%。
(2)意見、建議的回訪率,管理員可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行。
(四)報(bào)修服務(wù)制度
1.對(duì)業(yè)主的報(bào)修及服務(wù)要求,應(yīng)及時(shí)做好記錄,填寫《維修派工單》。
2.維修人員上門后,應(yīng)先了解維修或服務(wù)內(nèi)容,在征得業(yè)主認(rèn)可后開始工作。維修(服務(wù))完畢后,請(qǐng)業(yè)主在《維修派工單》上簽字確認(rèn)。
3.維修人員將《維修派工單》交辦公室文員,辦公室人員應(yīng)將維修完成情況在《報(bào)修登記表》上注明。
4.管理員及時(shí)回訪業(yè)主維修情況是否滿意。
5.以下項(xiàng)目應(yīng)按急修處理
(1)電梯失控與困人。
(2)房屋結(jié)構(gòu)性損壞而發(fā)生危險(xiǎn)的排險(xiǎn)解危,室內(nèi)線路故障而引起的停電和漏電,水泵故障和進(jìn)水表以內(nèi)的水管爆裂造成的停水和龍頭嚴(yán)重漏水,供暖系統(tǒng)的分支立管及主杠跑水,應(yīng)及時(shí)通知供熱單位協(xié)助維修。
(3)樓地板、樓梯踏步斷裂和各種扶手、欄桿活動(dòng)、損壞。
(4)鋼門窗、玻璃、外墻滲水即將墜落。
(5)其他涉及危險(xiǎn)的項(xiàng)目。
(五)受理投訴制度
1.本著對(duì)業(yè)主負(fù)責(zé)的精神,認(rèn)真聽取投訴意見。
2.對(duì)于所在部門管轄范圍內(nèi)出現(xiàn)的問(wèn)題,本部門處理的,應(yīng)在第一時(shí)間做出妥善安排,解決問(wèn)題。
3.本部門處理不了的問(wèn)題,要及時(shí)上報(bào),并召集有關(guān)責(zé)任人迅速解決。
4.要做到讓業(yè)主滿意為止,并應(yīng)在事后及時(shí)回訪。
5.處理結(jié)果要做記錄,每周進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和總結(jié)。
(六)維修服務(wù)時(shí)限承諾制度
1.接到報(bào)修后,物業(yè)維修人員應(yīng)在十五分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)。
2.一般故障,應(yīng)當(dāng)場(chǎng)解決處理。
3.疑難故障和缺少配件的故障,應(yīng)在四十八小時(shí)內(nèi)解決。
4.重大疑難問(wèn)題解決不超過(guò)七十二小時(shí)。
5.出現(xiàn)二次維修現(xiàn)象,當(dāng)事人應(yīng)向業(yè)主致歉并負(fù)責(zé)徹底解決問(wèn)題。
(七)重大事項(xiàng)報(bào)告制度
為積極預(yù)防、妥善處理重大突發(fā)事件,維護(hù)物業(yè)公司和業(yè)主及物業(yè)使用人的合法權(quán)益,提高工作效率和管理水平,維護(hù)小區(qū)的安全、穩(wěn)定與和諧,確保各項(xiàng)工作正常有序進(jìn)行,特制定本制度。
1.重大事件報(bào)送的范圍
(1)各級(jí)政府主管部門安排、布置的較大影響的工作。
(2)物業(yè)經(jīng)營(yíng)公司安排的涉及業(yè)主重大利益及安全的大型活動(dòng)和事項(xiàng)。
(3)物業(yè)經(jīng)營(yíng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)重大人事變動(dòng)。
(4)國(guó)際國(guó)內(nèi)政
治事件在小區(qū)業(yè)主、物業(yè)使用人及員工中引起的不正常反應(yīng)。
(5)業(yè)主、物業(yè)使用人和員工自殺、行兇的意向、行為和死亡傷殘事件。
(6)物業(yè)經(jīng)營(yíng)公司發(fā)生的影響惡劣的各種突發(fā)事件和重特大事故(如火災(zāi)、水患、爆炸及自然災(zāi)害等造成人員傷亡和財(cái)產(chǎn)重大損失等)。
(7)其他重大事項(xiàng)。
2.重大事件報(bào)送分為按照自下而上的程序逐級(jí)匯報(bào)和相關(guān)部門之間對(duì)事件處理的情況通報(bào)。
3.重大事項(xiàng)報(bào)送形式
重大事項(xiàng)報(bào)送的形式分:當(dāng)面報(bào)告、電話報(bào)告和書面報(bào)告三種,對(duì)涉及人身傷亡、重大財(cái)產(chǎn)損失及容易引起群體事件等緊急事項(xiàng),要在第一時(shí)間內(nèi)用最快的方式向部門主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4.各部門負(fù)責(zé)人要切實(shí)履行好職責(zé),做好業(yè)主和物業(yè)使用人的安撫解釋工作,不能越級(jí)_,要把矛盾問(wèn)題解決在基層,需上級(jí)解決的問(wèn)題,應(yīng)逐級(jí)反映。
