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第1篇 檔案管理實(shí)施細(xì)則范本
檔案管理是人事管理的一小部分,下面企業(yè)管理網(wǎng)就為大家整理了檔案管理實(shí)施細(xì)則,大家可以閱讀下文。
第一章總則
為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,特制定本細(xì)則。
第二章公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分
第一條公司級(jí)檔案管理范圍,由公司行政部專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)檔案包括以下文件:
1.司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;
3.財(cái)務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);
4.政府、項(xiàng)目批文、合同;
5.公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);
6.工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
7.公司及各部門(mén)月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;
8.公司簽定的各類合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);
9.公司有效證件、印章;
10.具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
11.公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
12.本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第二條部門(mén)檔案管理范圍,由各部門(mén)指定專(兼)職文書(shū)管理,于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部門(mén)級(jí)檔案文件如下:
1.各部門(mén)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào);
2.部門(mén)例會(huì)會(huì)議紀(jì)要;
3.各部門(mén)與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;
4.招投標(biāo)文件管理;
5.人事勞資檔案及信息管理;(人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案)
6.儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料;
7.客戶、特約商家資料及信息管理;
8.公司的媒體宣傳資料、銷(xiāo)售報(bào)表;
9.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳冊(cè)、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。
第三章公司檔案管理體制
第三條公司檔案工作,要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理,并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專門(mén)檔案室,配備專人分管公司主體檔案工作。
第四條根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神,各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門(mén)移交保管。
第五條公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。
第六條檔案管理部門(mén)及負(fù)責(zé)人
1.公司檔案管理部門(mén)為行政部;
2.公司立檔單位為各部門(mén);
3.檔案管理責(zé)任人:各部門(mén)負(fù)責(zé)人與專(兼)職文書(shū)。
4.各部門(mén)均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū),負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。
第七條各部門(mén)專(兼)職文書(shū)的職責(zé)
1.了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。
2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員需借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材。
第四章檔案管理、歸檔文件整理
第八條各部門(mén)以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書(shū)、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門(mén)文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔,抄送行政部檔案室備案。
第九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。公文承辦人對(duì)處理完畢或批存的文件材料,收集齊全并加以整理后,送交專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一歸卷。
第十條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。
第十一條歸檔時(shí)限
各部門(mén)專(兼)職文書(shū)就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理,切忌拖拉積壓。
第十二條歸檔文件的整理
1.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2.歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。
3.歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6.整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
7.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8.案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm×297mm),材料過(guò)窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過(guò)寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù),同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件。
9.歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書(shū)機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
10.歸檔材料必須文字清楚,嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。
11.存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
12.文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔,修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。
第十三條歸檔文件的移交
1.檔案室對(duì)于日常抄送副件進(jìn)行登記,并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門(mén)文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫(xiě)移交清冊(cè),一式兩份,寫(xiě)明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù),案卷數(shù)量,移交時(shí)間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門(mén)與檔案室各自存檔。
2.移交檔案時(shí),應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對(duì)后,對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后,電子文檔之文件名,更改為“檔案號(hào)+文件標(biāo)題”。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的,電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。
第十四條檔案的保管
1.防止檔案的損壞,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全;
2.公司應(yīng)有場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng),做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
3.每年須定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第五章檔案名稱、編號(hào)
第十五條檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。
第十六條檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。
第十七條檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表,以免混淆。
第十八條檔案編號(hào)原則
1.公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)—類別號(hào)—年度—保管期限—文件類型--盒號(hào)—件號(hào)”。
2.每一歸檔文件首頁(yè)前附上《歸檔文件封面》。
3.每一檔案盒內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”,文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄。
4.檔號(hào)的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00
1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱,即全宗號(hào)
2)“ab”表示文檔歸屬部門(mén)名稱,即類別號(hào)。如:行政類、營(yíng)運(yùn)類、策劃類等等。
3)“cccc”表示文檔的歸屬年份,指文件中所指問(wèn)題所在年度,以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如:2005。
4)“de”表示保管期限。如:長(zhǎng)期、二年。
5)“fg”表示類型名稱(大類/小類)。例如:營(yíng)運(yùn)部月報(bào),招商進(jìn)度表,會(huì)議記錄等等。
6)“00–00”表示文件檔號(hào)。即盒號(hào)、件號(hào)。
5.新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別、編號(hào)順序,以此來(lái)編列檔號(hào)。
6.檔案如何歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。
7.檔號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,再編列檔號(hào)。
第六章檔案的編目與裝盒
第十九條歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、主要內(nèi)容發(fā)、頁(yè)數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目。
第二十條檔案目錄以手工填寫(xiě)和以打印兩種方式。目錄填寫(xiě)須使用碳素墨水書(shū)寫(xiě),。請(qǐng)將卷內(nèi)目錄放在卷首。
第二十一條裝盒,將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無(wú)限制,以裝滿一盒為準(zhǔn)。
第二十二條裝盒完畢后,填寫(xiě)《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》。填寫(xiě)時(shí)須使用碳素墨水書(shū)寫(xiě),字跡工整、要素齊全。
第二十三條不同保管期限的文件應(yīng)分開(kāi)裝盒,不得混裝。
第二十四條檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫(xiě),并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱,以便查檔。
第七章檔案的鑒定與保管期限
第二十五條檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值。
第二十六條檔案的保管期限。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外,一般為分二年、長(zhǎng)期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件的保存年限為二年,其余資料原則上均為長(zhǎng)期保存。介于兩種保管期限的,保管期限從長(zhǎng)。
1.長(zhǎng)期保存:
1)公司章程;
2)股東名冊(cè);
3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;
4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;
5)財(cái)務(wù)報(bào)表;
6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;
7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;
8)工程設(shè)計(jì)圖;
9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
10)預(yù)算、決算書(shū)類;
11)會(huì)計(jì)憑證;
12)事業(yè)計(jì)劃資料;
13)期滿或解除之合約;
2.二年保存:
1)結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件
第八章檔案密級(jí)
第二十七條公司檔案文書(shū)分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí),按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí),并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1.“絕密”文書(shū)含:公司之相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。
2.“機(jī)密”文書(shū)含:公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書(shū)、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。
3.“密”文件含:公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。
4.“普通”文件含:部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
第九章檔案借閱、利用工作
第二十八條總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料,可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當(dāng)天歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十九條各部門(mén)其它員工因業(yè)務(wù)需要對(duì)本部門(mén)檔案材料進(jìn)行借閱或利用的,須一律填寫(xiě)《檔案調(diào)閱審批單》并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后,方可借閱檔案。如需借閱非本部門(mén)的檔案材料的,還應(yīng)有相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。
第三十條如需借閱公司人事、財(cái)務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。
第三十一條檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。
第三十二條借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱,不予借出。
第三十三條借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第三十四條檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司檔案編研信息服務(wù),主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
第三十五條檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門(mén)、人員定題咨詢要求。
第三十六條依據(jù)國(guó)家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。
第三十七條政府有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù),需要查閱公司檔案,公司予以配合、協(xié)助。
第十章檔案的銷(xiāo)毀
第三十八條對(duì)已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷(xiāo)毀清冊(cè),銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方能銷(xiāo)毀。該清冊(cè)永久保存;銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo),關(guān)在清冊(cè)上簽字。銷(xiāo)毀時(shí)請(qǐng)使用碎紙機(jī)或焚燒的方式。
第三十九條公司終止、解散時(shí),檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門(mén)或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館。
第四十條公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止檔案失密和泄密。
第十一章附則
第四十一條檔案部門(mén)積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理,提高管理效率。
第四十二條本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
模板 商業(yè)企業(yè)人事管理制度
第2篇 職工安全培訓(xùn)檔案管理實(shí)施細(xì)則
為加強(qiáng)職工培訓(xùn)檔案管理,根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,制定本細(xì)則。
一、凡參加培訓(xùn)的人員,均建立規(guī)范的《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,記錄安全技術(shù)培訓(xùn)考試、考核的相關(guān)信息。新招入礦人員只建立電子檔案,工作滿一年后建立《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》。
二、工作標(biāo)準(zhǔn)
1. 培訓(xùn)結(jié)束后三天內(nèi)將培訓(xùn)資料分類匯總、整理、保存。
2. 及時(shí)填寫(xiě)《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,并將培訓(xùn)信息錄入電子信息管理系統(tǒng)。
3. 做好培訓(xùn)檔案的日常管理工作。
三、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案的存檔資料
1. 培訓(xùn)考勤成績(jī)簽字表
2. 理論考試試卷
3. 《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》
四、從業(yè)人員的安全技術(shù)培訓(xùn)檔案分類(或分單位)整理,編號(hào)登記實(shí)行信息化管理。
五、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案未經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),不得外借,如需外借,必須辦理借閱手續(xù)。
六、檔案資料設(shè)專人負(fù)責(zé),經(jīng)常整理,以防丟失。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火,并保持清潔、通風(fēng)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
七、檔案的調(diào)整
1. 從業(yè)人員轉(zhuǎn)崗、變動(dòng)工作單位,要及時(shí)調(diào)整分類、歸口,并更新電子信息;
2. 從業(yè)人員退休、離職、辭退后,及時(shí)清理檔案。
第3篇 文書(shū)檔案管理細(xì)則范例
文書(shū)檔案是綜合反映各項(xiàng)工作的書(shū)面歷史材料,建設(shè)銀行發(fā)布了《中國(guó)人民建設(shè)銀行文書(shū)檔案管理暫行辦法》,來(lái)看小編為大家?guī)?lái)的文書(shū)檔案管理細(xì)則內(nèi)容:
文書(shū)檔案管理細(xì)則
文書(shū)檔案管理規(guī)定如下
第一條 為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書(shū)檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用,根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設(shè)銀行文書(shū)檔案是各級(jí)行在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值并經(jīng)過(guò)分類整理而保存起來(lái)的文件材料。
第三條 建設(shè)銀行文書(shū)檔案的收集范圍包括:
1.本級(jí)行自身形成及本級(jí)行與有關(guān)部門(mén)聯(lián)合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動(dòng)的文件材料;
2.上級(jí)行和上級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對(duì)本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級(jí)行報(bào)送的具有查考利用價(jià)值的文件材料;
4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級(jí)行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件;
5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營(yíng)狀況的重要文件材料。
第四條 各級(jí)行黨、政、工、青、婦等部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文書(shū)檔案材料,均應(yīng)由本行檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個(gè)人都不得據(jù)為己有,以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級(jí)建設(shè)銀行應(yīng)實(shí)行由文書(shū)部門(mén)或職能部門(mén)整理立卷的制度,檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。
第六條 各立卷部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書(shū)立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應(yīng)及時(shí)將全部文件材料交文書(shū)立卷人員,由文書(shū)立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷,并按規(guī)定的時(shí)間向本行檔案部門(mén)移交。
移交時(shí),雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì),并履行移交手續(xù)。
第七條 文書(shū)立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料,均應(yīng)齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價(jià)值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應(yīng)分開(kāi)立卷。
3.行內(nèi)幾個(gè)部門(mén)共同辦理的文件,由主辦部門(mén)立卷,本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,由行內(nèi)交主部門(mén)立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),可放在復(fù)文年立卷;未作批復(fù)的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在總結(jié)期的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件,放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷;各類案件放在結(jié)案年立卷。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結(jié)論、決定、判決性文件在前,依據(jù)性材料在后;其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)合理組織立卷。
6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。
裝訂的案卷,應(yīng)在有文字的每頁(yè)材料的正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁(yè)的右上方逐件編件號(hào)。
7.歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫(xiě)一式三份卷內(nèi)文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門(mén)留底,另一份交檔案部門(mén)作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表,用以填寫(xiě)本卷需要說(shuō)明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時(shí)間等。
8.案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚。
案卷題名要簡(jiǎn)明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)。
9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破損的張頁(yè)應(yīng)進(jìn)行托裱,寬大的張頁(yè)應(yīng)折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁(yè)應(yīng)加寬邊。
案卷采用三點(diǎn)一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門(mén)留存,另一份經(jīng)檔案部門(mén)編填卷號(hào)后退立卷部門(mén)備查。
第九條 本級(jí)行附屬企業(yè)的文書(shū)立卷歸檔工作,比照本行職能部門(mén)辦理。
本級(jí)行投資入股的各類公司的屬于本行文書(shū)檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書(shū)部門(mén)或本行業(yè)務(wù)管理部門(mén)一并立卷歸檔。
第十條 文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
長(zhǎng)期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對(duì)不易判定保管期限的檔案材料,應(yīng)按照宜長(zhǎng)不宜短的原則進(jìn)行保管。
第十一條 凡是反映本級(jí)行主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本級(jí)行各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
其主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問(wèn)題形成的文件材料;召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料;重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)演變,本級(jí)行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級(jí)行工作活動(dòng),在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)本級(jí)行具有查考利用價(jià)值的檔案,列為長(zhǎng)期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行處理一般工作問(wèn)題形成的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。
3.下級(jí)行報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本行有參考利用價(jià)值的檔案,列為短期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行一般事務(wù)性的文件材料。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。
但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。
3.下級(jí)行報(bào)送的一般性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級(jí)行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。
第十四條 文書(shū)檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計(jì)算。
長(zhǎng)期規(guī)劃、計(jì)劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計(jì)算。
第十五條 各級(jí)行檔案部門(mén)對(duì)所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān),對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門(mén)重新加工整理。
第十六條 各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點(diǎn),選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類法或年度——問(wèn)題分類法對(duì)歸檔案卷進(jìn)行分類。
所用的分類方法應(yīng)保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動(dòng)。
第十七條 案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ),按照不同的保管期限分別排列入庫(kù)。
案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號(hào),以固定案卷位置。
在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。
第十九條 案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號(hào)。
在一個(gè)全宗內(nèi),案卷目錄號(hào)不能重復(fù)。
第二十條 各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)充分利用檔案信息資源,積極開(kāi)展檔案編研工作,根據(jù)需要編寫(xiě)各種類型的檔案資料,主動(dòng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。
第二十一條 各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外,還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點(diǎn),編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號(hào)索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。
第二十二條 各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級(jí)檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級(jí)行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。
移交檔案的具體時(shí)間、范圍和進(jìn)館要求,按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 對(duì)超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案,應(yīng)由本行檔案部門(mén)按照《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷(xiāo)毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級(jí)建設(shè)銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。
補(bǔ)充、修改時(shí)同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
(87)建總辦字第20號(hào)《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時(shí)廢止。
第4篇 工程監(jiān)理檔案管理實(shí)施細(xì)則
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（gbt/50328-2001）的要求，特制定本規(guī)定。
2.各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。
二、 工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，監(jiān)理項(xiàng)目部配備專職信息管理員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1 工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項(xiàng)目部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員統(tǒng)一接收；統(tǒng)一接收國(guó)網(wǎng)項(xiàng)目部、集團(tuán)項(xiàng)目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項(xiàng)目部等下發(fā)的各項(xiàng)文件，做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。
3.1.5信息管理員應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)文記錄，并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案總登記帳和分類登記帳；
3.2 工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級(jí)下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會(huì)議紀(jì)要，由信息管理員按所指定的單位及時(shí)傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核，特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。
2、歸檔范圍：
1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查，對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，監(jiān)理項(xiàng)目部有權(quán)退回，相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷(xiāo)毀
1）對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門(mén)使用后回收的圖紙資料，先由申請(qǐng)銷(xiāo)毀的部門(mén)登記造冊(cè)，再由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
2）對(duì)各單位修改替代后的檔案，檔案部門(mén)應(yīng)列出銷(xiāo)毀檔案清冊(cè),提出銷(xiāo)毀報(bào)告,經(jīng)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對(duì)被銷(xiāo)毀檔案目錄進(jìn)行清除。
3）檔案銷(xiāo)毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門(mén)確定銷(xiāo)毀地點(diǎn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，檔案部門(mén)、保安部門(mén)均應(yīng)指派專人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人必須在銷(xiāo)毀清冊(cè)一簽字，檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)存檔。
4）在鑒定銷(xiāo)毀檔案時(shí)，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長(zhǎng)處理。
4、其它
（1）工程檔案的分類、編目、按國(guó)家電網(wǎng)辦[2010]250號(hào)《關(guān)于印發(fā)<國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）的通知>;》規(guī)定執(zhí)行。
（2）檔案、資料、圖書(shū)的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書(shū)借閱規(guī)定執(zhí)行。
（3）工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤(pán)及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求：
（1）主體明確、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁；
（2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置；
（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片（照片）；
（4）使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬(wàn)有效像素（不允許插值）；
（5）符合國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過(guò)程控制的通知》基建安全[2007]25號(hào)及《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過(guò)程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國(guó)家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號(hào)要求。
第5篇 雅居樂(lè)物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則
雅居物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則
為了加強(qiáng)公司檔案的綜合管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案資料的作用,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,特制定本實(shí)施細(xì)則。
一、公司檔案的立卷和歸檔
1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
2、向各項(xiàng)目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
3、財(cái)務(wù)帳冊(cè)、財(cái)務(wù)單據(jù)及有關(guān)文件資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔;
4、各項(xiàng)目的主體及公共設(shè)施、配套設(shè)施的竣工圖紙,驗(yàn)收材料、批文報(bào)件由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔;
5、公司下發(fā)的各類公文及各項(xiàng)目向業(yè)主下發(fā)的各類通知等由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)歸檔。
二、歸檔文件材料要求
1、文件紙質(zhì)較好,紙大小規(guī)格統(tǒng)一,一般用標(biāo)準(zhǔn)的a4公文紙。
2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫(xiě)要用碳素墨水寫(xiě),不能用圓珠筆、鉛筆。
3、文件要有明確的標(biāo)題、文號(hào)、主送、抄送、抄報(bào)、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要用黑墨水或藍(lán)黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。
4、材料齊全、準(zhǔn)確。每項(xiàng)活動(dòng)要從開(kāi)始到結(jié)束所形成的全套完整材料,統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確。
三、案卷質(zhì)量要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別管理和利用。
1、內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映公司管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容,手續(xù)完善,利于長(zhǎng)期保存。
2、管理內(nèi)容的檔案,按問(wèn)題時(shí)間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設(shè)備等)按階段、結(jié)構(gòu)、部分進(jìn)行歸檔。
4、確定文件材料的保存價(jià)值,分為永久、長(zhǎng)期、短期保存。
5、凡反映公司職能活動(dòng)和基本歷史面貌,對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動(dòng),在長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的,列為長(zhǎng)期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。
6、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問(wèn)題的文件多時(shí),可采用硬卷或單份裝訂。問(wèn)題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。
7、卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無(wú)論單面或雙面,只要是書(shū)寫(xiě)的文件材料,應(yīng)在裝訂線一側(cè)下角編號(hào),不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件數(shù)的受控章,并將檔號(hào)、件數(shù)填寫(xiě)清楚。
8、每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。對(duì)文件材料有題名不要隨意更改或簡(jiǎn)化。題目無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題的要重新擬定,并在前后加[]。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)概括出主要內(nèi)容。
四、部門(mén)檔案員工作職責(zé)
1、設(shè)立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規(guī)定履行好本部門(mén)檔案工作。
2、根據(jù)本部門(mén)的歸檔內(nèi)容,收集、積累、整理本部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料。
五、歸檔時(shí)間及要求
(一)歸檔時(shí)間
1、各部門(mén)檔案應(yīng)在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。
2、基建材料和專題性檔案,在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月按要求進(jìn)行立卷歸檔。
3、財(cái)會(huì)類檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部門(mén)整理,立卷在本部門(mén)保管兩年順次年四月份歸檔。
4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個(gè)月整理好,將檔案內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作人標(biāo)明,每張照片附上底片,登記造冊(cè)后歸檔。
(二)歸檔要求
1、歸檔文件材料由歸檔部門(mén)兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權(quán)拒絕簽收,并限期改正補(bǔ)交。
2、檔案管理人員調(diào)離時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。
六、檔案的借閱
1、公司各部門(mén)查閱或外借檔案,必須履行借閱手續(xù),公司外有關(guān)人員要查閱檔案,需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。
2、不屬于原文件規(guī)定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的安全、保密和完整負(fù)責(zé),不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉(zhuǎn)借他人,否則,除負(fù)責(zé)賠償損失外,應(yīng)報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)處理。
七、檔案的鑒定
1、為加強(qiáng)對(duì)有價(jià)值的文件材料的保護(hù)和管理,對(duì)保管期限已滿的各類檔案,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的鑒定工作。
2、檔案的鑒定工作,必須堅(jiān)持全面的、歷史的觀點(diǎn),認(rèn)真估計(jì)檔案的價(jià)值程度,并根據(jù)保管期限的規(guī)定,對(duì)不再有保存價(jià)值的過(guò)期檔案進(jìn)行處理,原規(guī)定欠妥的,經(jīng)認(rèn)真研究后延長(zhǎng)保存年限。
3、對(duì)某些檔案材料是否銷(xiāo)毀沒(méi)有充分把握的,應(yīng)作保存處理,不能倉(cāng)促銷(xiāo)毀。
4、鑒定時(shí),應(yīng)將處理意見(jiàn)報(bào)分管總經(jīng)理審批,由兩人或兩人以上在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀,并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上登記,銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)立卷長(zhǎng)期保存。
第6篇 z中學(xué)學(xué)校學(xué)生個(gè)人德育檔案管理細(xì)則
中學(xué)學(xué)校學(xué)生個(gè)人德育檔案管理細(xì)則
為了健全學(xué)校德育教育制度、規(guī)范班級(jí)管理、增強(qiáng)學(xué)生德育意識(shí),把學(xué)生培養(yǎng)成為具有社會(huì)公德、良好文明衛(wèi)生習(xí)慣和遵紀(jì)守法的合格中學(xué)生,結(jié)合我校實(shí)際,特制定學(xué)生個(gè)人德育檔案管理細(xì)則。
德育檔案
學(xué)生每人每學(xué)期基礎(chǔ)分100分。政教處、班主任可根據(jù)學(xué)生違紀(jì)情況,按學(xué)?？鄯謽?biāo)準(zhǔn)給予扣分,每學(xué)期總評(píng)一次,班主任按所評(píng)結(jié)果來(lái)評(píng)定學(xué)生操行:(1)85分以上為“a”;(2)75―84分為“b”;(3)60―74分為“c”;(4)60分以下為“d”。
德育管理
操行評(píng)定為“d”的學(xué)生,本學(xué)期德育不合格,記入學(xué)籍檔案,并由校行政會(huì)討論對(duì)其行政處分。
在整個(gè)學(xué)習(xí)階段(初中、高中)累計(jì)兩次評(píng)定為“d”等的學(xué)生,德育操行不合格,不予畢業(yè),只發(fā)肄業(yè)證,并在升學(xué)評(píng)語(yǔ)或征兵入伍評(píng)語(yǔ)中如實(shí)反映。
開(kāi)學(xué)未及時(shí)到校注冊(cè)者每遲到一天扣德育2分,超過(guò)15天者注銷(xiāo)其學(xué)籍。
凡受扣分的學(xué)生:
德育分扣滿5分,班級(jí)通報(bào)批評(píng),交5元班費(fèi);
以后扣分每增加5分,學(xué)生交10元班費(fèi),班主任要及時(shí)向家長(zhǎng)通報(bào);
德育分累計(jì)扣滿15分者,屬于德育警報(bào),由班主任上報(bào)政教處,給予學(xué)生個(gè)人德育警告處分,通告家長(zhǎng),并交50元保證金;
德育分累計(jì)扣滿25分者,屬于德育失誤,政教處給予德育記過(guò)處分,通告家長(zhǎng),并交保證金100元;
德育分累計(jì)扣滿41分者,屬于德育事故,由校行政會(huì)決定,給予學(xué)生個(gè)人留校察看處分,交保證金200元或開(kāi)除。
班主任要保管的學(xué)生個(gè)人德育檔案,學(xué)期結(jié)束交回政教處存檔。
德育細(xì)則
上課遲到扣1分/次,曠課扣2分/節(jié);
無(wú)心向?qū)W,在課堂上(包括自習(xí)課)講話、下位,隨意進(jìn)出教室、擾亂課堂秩序者,每件次扣1分,頂撞教師(工作人員)扣2―5分;
3、無(wú)故不交作業(yè)者扣0.5分,上課睡覺(jué)者扣0.5分;
4、考試作弊者,每場(chǎng)次扣2分,未按要求考試,或影響考場(chǎng)秩序者扣1―2分;
5、早操、課間操、眼保健操缺到者,每次扣1分,不做者扣0.5分;
6、無(wú)故不上體育課、自習(xí)課、班會(huì)課,按曠課處理,每人次扣2分,自習(xí)課離開(kāi)教室者扣2分;
7、衣著不整(穿奇裝異服、拖鞋、背心等)、佩戴首飾,每次扣1分,男生留長(zhǎng)發(fā)扣1分,染發(fā)、燙發(fā)者扣2分,并責(zé)令改正;
8、違反寢室管理制度,午休、晚休不守紀(jì)律者每人次扣1―3分,夜不歸宿者扣15分;
9、打牌每人次扣5分,賭博每人次扣15分;
10、未按要求整理寢室內(nèi)務(wù)者,每次扣1分,值日生未按要求打掃寢室、教室、包干區(qū),每人次扣2分;
11、不愛(ài)衛(wèi)生、亂丟雜物者每次扣2分;
12、違反食堂用膳紀(jì)律,故意插隊(duì)、帶飯、倒飯菜者每件次扣2分;
13、損害公物,故意涂污課桌椅、墻面等扣2分,并照價(jià)賠償,賤踏草坪、攀折樹(shù)木、破壞校園綠化者扣1分,故意涂改黑板報(bào)通知、公告或撕毀公告文件者扣2分;
14、未辦理請(qǐng)假手續(xù)私自離校者扣5分,爬圍墻者扣15分,請(qǐng)假條不規(guī)范者扣1分;
15、抽煙者每次扣5分,上課時(shí)間外出上網(wǎng)者扣15分;
16、侮辱、欺負(fù)同學(xué)者扣3分,打架、鬧事者扣15分,影響惡劣或造成嚴(yán)重后果者扣25分;
17、在校學(xué)生不準(zhǔn)談戀愛(ài),違者視情節(jié)輕重給予扣德育分10分,或給予停課反省,退學(xué)處理;
四、說(shuō)明:
1、凡違反《__中學(xué)關(guān)于處分違紀(jì)學(xué)生條例》者予以警告處分并扣個(gè)人德育分15分,記過(guò)以上處分扣德育分25―40分,有違法行為者,經(jīng)公安機(jī)關(guān)審查扣德育分40分;
2、學(xué)生有其他方面違紀(jì),而德育細(xì)則上未寫(xiě)明的,由校行政會(huì)研究后再給予扣分;
3、科任老師可視學(xué)生違紀(jì)情節(jié),向班主任提出對(duì)違紀(jì)學(xué)生的扣分意見(jiàn),由班主任按標(biāo)準(zhǔn)扣分;
4、保證金由班主任負(fù)責(zé)收繳管理;
5、班主任每周匯總一次學(xué)生德育扣分情況,政教處每月匯總審查學(xué)生德育檔案;
6、好人好事及表現(xiàn)良好的同學(xué),由班主任酌情加分。
__中學(xué)政教處
第7篇 萬(wàn)科地產(chǎn)檔案資料管理細(xì)則
蔓科地產(chǎn)檔案資料管理細(xì)則
1、客戶資料管理要求
1.1準(zhǔn)確:產(chǎn)權(quán)來(lái)源清楚,證件手續(xù)齊備,符合法律法規(guī)政策,記錄與實(shí)際相符。
1.2完整:各種表冊(cè)項(xiàng)目無(wú)缺項(xiàng),各種證件、證明材料無(wú)遺漏。
1.3及時(shí):客戶資料隨產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移變更,房屋、產(chǎn)權(quán)情況要經(jīng)常進(jìn)行更新,隨時(shí)反映發(fā)生了的產(chǎn)權(quán)情況,使之符合現(xiàn)狀。
2、存放與歸檔操作原則
2.1客戶在銷(xiāo)售現(xiàn)場(chǎng)簽訂樓宇認(rèn)購(gòu)書(shū)后并將其裝入檔案袋,按房號(hào)順序存放。
2.2簽署《房屋買(mǎi)賣(mài)合同》及其按揭手續(xù)辦理完畢后,將其補(bǔ)充協(xié)議、客戶身份證復(fù)印件和首期房款收據(jù)復(fù)印件,按照房屋棟號(hào)順序存放。
2.3客戶合同(房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)合同及按揭合同)在當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)或國(guó)土局辦理登記完畢后,公司留一本買(mǎi)賣(mài)合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。
3、文擋存放方式
為了使客戶資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時(shí)也便于保存、保密,營(yíng)銷(xiāo)公司將整理好的檔案按照項(xiàng)目和房號(hào)的順序,存放于檔案室并建立資料庫(kù)。
4、檔案收存基本要素
一份完整的客戶文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創(chuàng)建電腦儲(chǔ)存檔案):
①認(rèn)購(gòu)書(shū)或認(rèn)購(gòu)登記表
②房屋買(mǎi)賣(mài)合同及補(bǔ)充協(xié)議
③銀行按揭合同
④合同外的補(bǔ)充協(xié)議
⑤特殊折扣審批表
⑥客戶身份證明文件(復(fù)印件)
⑦其他(更名、退換房資料)
5、檔案管理制度
5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專業(yè)管理人員調(diào)檔查閱,必須由管理員統(tǒng)一進(jìn)行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書(shū)。
5.2嚴(yán)格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準(zhǔn),不允許外借和公開(kāi)。
5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶文檔管理員外,禁止他人入內(nèi)。
5.4客戶文檔由營(yíng)銷(xiāo)公司設(shè)兼職客戶文檔管理員一名,實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。
第8篇 地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則辦法
會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則:
1、公司應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保存的資料包括:各種會(huì)計(jì)憑證和賬簿、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、各種會(huì)計(jì)報(bào)表、與有關(guān)單位簽訂的合同或協(xié)議、會(huì)計(jì)人員交接清單、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單等。
2、每個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束,會(huì)計(jì)人員應(yīng)將上述會(huì)計(jì)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類裝訂成冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案保存清單,連同會(huì)計(jì)檔案一并歸檔,并由專人負(fù)責(zé)管理。
3、會(huì)計(jì)檔案一律不得外借,切實(shí)防止丟失、毀損;內(nèi)部調(diào)借會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由調(diào)借人出具借條,并經(jīng)總經(jīng)理同意;公安部門(mén)、司法部門(mén)等執(zhí)法部門(mén)處理案件需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須持具有縣級(jí)以上主管部門(mén)的正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意;查閱會(huì)計(jì)檔案的介紹信,應(yīng)由經(jīng)辦人簽章,專人妥善保管,并登記“查閱會(huì)計(jì)檔案登記簿”以備查考。
4、按照規(guī)定會(huì)計(jì)檔案可以銷(xiāo)毀,但必須填制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單,經(jīng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn),由總經(jīng)理或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),嚴(yán)防散失。
5、會(huì)計(jì)檔案保管期限附后。
第9篇 醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則范例
醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則
1、目的
為加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備檔案的管理,妥善收集與管理大型、貴重、精密儀器、設(shè)備的相關(guān)資料,制定本細(xì)則。
2、適用范圍
2.1本細(xì)則適用于醫(yī)院對(duì)重點(diǎn)儀器設(shè)備資料的管理,包括設(shè)備說(shuō)明書(shū)、合格證、維修證、圖紙等全部隨機(jī)資料及后續(xù)服務(wù)資料。
2.2本細(xì)則僅針對(duì)儀器設(shè)備檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。
3、管理范圍
3.1凡價(jià)值在1萬(wàn)元以上的進(jìn)口和國(guó)產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備,必須建立檔案。
3.2凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的購(gòu)置申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)文件,應(yīng)存入該儀器設(shè)備檔案內(nèi)。
3.3凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備,到貨后應(yīng)由藥械部的兼職檔案人員參加開(kāi)箱驗(yàn)收,詳細(xì)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告(一式兩份)并存檔備案。
3.4凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件、儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料,均為存檔范圍。
3.5已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進(jìn)工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔,不得隨意亂放,以免丟失。
4、工作要求
4.1藥械部的兼職檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、維修和使用統(tǒng)計(jì)工作。
4.2儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時(shí)間順序排列,用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào),凡有文字的頁(yè)面,都要編號(hào),正面標(biāo)在右上角,背面標(biāo)在左上角,并完整填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。
4.3儀器設(shè)備檔案應(yīng)一式三份,原件交院辦(人事行政部)檔案室,一份復(fù)印件留在設(shè)備使用部門(mén)備用,一份復(fù)印件在藥械部存檔。院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查檔案管理情況和設(shè)備使用情況。
4.4儀器設(shè)備檔案應(yīng)放置在專用的檔案柜中,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀壞和散失。
4.5儀器設(shè)備檔案的原件一般不外借,如因特殊需要必須借用時(shí),應(yīng)經(jīng)院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人同意。
4.6辦理借閱手續(xù)后借出的檔案材料,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,并應(yīng)按期歸還,如有損壞或遺失,由借用人負(fù)責(zé)賠償。
第10篇 實(shí)物檔案管理細(xì)則范例
機(jī)關(guān)實(shí)物檔案管理規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了市直機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,具有保存和參考利用價(jià)值實(shí)物的收集、整理、歸檔和實(shí)物檔案保管、利用和移交進(jìn)館的原則和方法。
本規(guī)范適用于青島市市直機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織,市政府直屬工作部門(mén)所屬的獨(dú)立承擔(dān)行政管理職能的機(jī)構(gòu)參照?qǐng)?zhí)行,各區(qū)(市)可依此制定本區(qū)域的管理規(guī)范。
2 歸檔
2.1 歸檔范圍
凡是本單位在行使職能活動(dòng)時(shí),形成、獲得或者收集的,對(duì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的實(shí)物均屬實(shí)物檔案歸檔范圍,實(shí)物檔案歸檔范圍如下:
2.1.1 應(yīng)進(jìn)館實(shí)物檔案歸檔范圍
2.1.1.1 本單位獲得的省部級(jí)(含)以上涉及綜合工作的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等。
2.1.1.2 本單位舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的有保存利用價(jià)值的憑證性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章、贈(zèng)送的禮品等。
2.1.1.3 本單位外事活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。
2.1.2 非進(jìn)館實(shí)物檔案歸檔范圍
2.1.2.1 本單位獲得的(2.1.1.1.1規(guī)定范圍之外)各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等。
2.1.2.2 本單位國(guó)內(nèi)交往中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用價(jià)值的實(shí)物。
2.2 歸檔要求
2.2.1 實(shí)物檔案應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門(mén)移交,任何單位、部門(mén)或個(gè)人不得將實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
2.2.2 歸檔實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的,移交單位或個(gè)人應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說(shuō)明。
2.2.3 歸檔的實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔、無(wú)破損。
2.3 移交接收
2.3.1 各單位檔案部門(mén)對(duì)應(yīng)歸檔的實(shí)物檔案進(jìn)行檢查,確保實(shí)物檔案符合歸檔要求。
2.3.2 移交實(shí)物檔案時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù),清點(diǎn)后交接雙方在移交清冊(cè)上簽字。
3 整理
3.1 分類
實(shí)物檔案原則上按實(shí)物形狀分類,實(shí)物形狀具體分為平面實(shí)物、立體實(shí)物等類別。
3.2 編號(hào)
3.2.1 實(shí)物檔案按實(shí)物形狀結(jié)合級(jí)別,依其時(shí)間先后順序排列。
3.2.2 實(shí)物檔案按平面實(shí)物、立體實(shí)物分別從“1”開(kāi)始編制流水號(hào)。
需進(jìn)館與不需進(jìn)館的實(shí)物檔案應(yīng)分別編號(hào)。
3.2.3 實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位按一件一號(hào)原則進(jìn)行編號(hào),并在實(shí)物上粘貼歸檔章(見(jiàn)附圖1)。
平面實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物右下方,立體實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物底部。
歸檔章項(xiàng)目包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。
3.2.3.1 全宗號(hào):同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
3.2.3.2 目錄號(hào):全宗內(nèi)所屬目錄的編號(hào)。
3.2.3.3 案卷號(hào):按分類方案,每件實(shí)物檔案的流水編號(hào)。
3.2.4 歸檔章項(xiàng)目應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě),書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合檔案管理要求。
3.3 編目
實(shí)物檔案應(yīng)按分類編號(hào)要求,將目錄錄入計(jì)算機(jī),編制實(shí)物檔案案卷目錄(見(jiàn)附圖2)。
實(shí)物檔案案卷目錄包括案卷號(hào)、受獎(jiǎng)單位、題名、授獎(jiǎng)單位、授獎(jiǎng)年度、期限、類別、備注等項(xiàng)目。
3.3.1 案卷號(hào):填寫(xiě)實(shí)物的件號(hào)。
3.3.2 受獎(jiǎng)單位:填寫(xiě)立檔單位名稱。
3.3.3 題名:填寫(xiě)實(shí)物名稱。
3.3.4 授獎(jiǎng)單位:填寫(xiě)實(shí)物制作、頒發(fā)單位。
3.3.5 授獎(jiǎng)年度:填寫(xiě)實(shí)物制作、頒發(fā)年度。
3.3.6 期限:暫空。
3.3.7 類別:填寫(xiě)實(shí)物檔案的種類名稱,如:證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾、紀(jì)念品、宣傳品。
3.3.8 備注:填寫(xiě)需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
4 保管
4.1 實(shí)物檔案一般應(yīng)專柜保管,對(duì)貴重的實(shí)物檔案,要采取相應(yīng)措施確保安全,移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。
4.2 對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)定期清點(diǎn),做到帳物一致,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查對(duì)清楚。
4.3 實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔,定期除塵,避免褪色,確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。
4.4 存放錦旗、證書(shū)等易蟲(chóng)蛀的櫥柜,要投放防蟲(chóng)劑;
4.5 實(shí)物檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機(jī)數(shù)字化,并將形成的數(shù)碼照片按《青島市機(jī)關(guān)數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范(試行)》要求整理。
4.6 獎(jiǎng)狀可卷成筒狀保管,錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。
5 利用
5.1 利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
5.2 利用實(shí)物檔案原則上只能使用實(shí)物照片,如確需使用實(shí)物檔案原件,須寫(xiě)明利用目的,經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能利用。
5.3 歸還實(shí)物檔案時(shí),檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的實(shí)物檔案仔細(xì)檢查,核查無(wú)誤后方可簽字注銷(xiāo)。
如發(fā)現(xiàn)損壞,應(yīng)立即追究責(zé)任。
6 移交進(jìn)館
6.1 移交進(jìn)館時(shí)間
屬于進(jìn)館范圍的實(shí)物檔案,應(yīng)隨本單位其他門(mén)類檔案定期向青島市檔案館移交。
6.2 移交進(jìn)館要求
實(shí)物檔案移交進(jìn)館時(shí),一并移交下列材料。
6.2.1 機(jī)讀實(shí)物檔案案卷目錄。
6.2.2 計(jì)算機(jī)打印實(shí)物檔案案卷目錄三套。
6.2.3 進(jìn)館說(shuō)明。
第11篇 實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理細(xì)則辦法
一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案內(nèi)容
1.實(shí)驗(yàn)室的建立、建設(shè)的各種文件和資料。
2.實(shí)驗(yàn)教學(xué)過(guò)程中的各種文件和資料:實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、各類學(xué)生上課情況、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)情況記錄等。
3.實(shí)驗(yàn)室人員在實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等方面的項(xiàng)目數(shù)及其工作量。
4.實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等項(xiàng)目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎(jiǎng)等情況。
5.儀器設(shè)備及低值耐用品的總臺(tái)件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機(jī)技術(shù)手冊(cè);儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等原始記錄。
6.單價(jià)5萬(wàn)元以上大型精密儀器設(shè)備(包括國(guó)家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬(wàn)元但屬于精密稀缺設(shè)備)的申購(gòu)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù);開(kāi)箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)及全套隨機(jī)文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時(shí)將運(yùn)行情況、使用時(shí)間、使用人、承擔(dān)任務(wù)及結(jié)果、故障過(guò)程、定期檢修或校驗(yàn)情況等如實(shí)記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。
技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:
(1)原始資料:申報(bào)表、論證報(bào)告書(shū)、審批計(jì)劃單、訂貨合同及有關(guān)來(lái)往信函等。
(2)設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收單、說(shuō)明書(shū)、合格證、附件清單、隨機(jī)圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調(diào)試記錄等。
(4)儀器設(shè)備的操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過(guò)程中的所有記錄。
(6)降級(jí)、報(bào)廢、處理的報(bào)告、批示等。
7.自制設(shè)備的任務(wù)書(shū)、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、鑒定材料、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)等。
8.實(shí)驗(yàn)室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。
9.實(shí)驗(yàn)室工作的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
10.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理文件和本實(shí)驗(yàn)室制定的規(guī)章制度。
二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理
1.實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的收集整理、登記、分類編號(hào)、存檔等工作。
2.實(shí)驗(yàn)室工作人員及時(shí)將自己工作中形成的材料交給實(shí)驗(yàn)室主任。
3.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的保管期限分長(zhǎng)期、短期和與設(shè)備共存三種。
4.學(xué)生上課情況、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開(kāi)出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應(yīng)保存三年。
5.儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存,即保存至設(shè)備報(bào)廢之日為止。
6.除上述兩項(xiàng)資料外,其它資料均應(yīng)長(zhǎng)期保存。
7.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的借閱要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。
8.檔案管理員的工作要相對(duì)穩(wěn)定,如工作變動(dòng)應(yīng)做好交接工作。
9.單價(jià)5萬(wàn)元以上的大型精密儀器(包括國(guó)家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬(wàn)元但屬于精密稀缺設(shè)備)的設(shè)備說(shuō)明書(shū)、裝箱單、保修單及全套隨機(jī)文件原件交學(xué)校檔案館長(zhǎng)期保存,復(fù)印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報(bào)告、開(kāi)箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學(xué)與工程實(shí)驗(yàn)中心
第12篇 _地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則
地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門(mén)文件資料的日常管理由資料員負(fù)責(zé)。在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將原件交資料員登記收存(如提交復(fù)印件必須說(shuō)明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認(rèn)。如經(jīng)辦人沒(méi)有簽字確認(rèn),視同該資料沒(méi)有收存。
2.外單位來(lái)文由部門(mén)資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3.發(fā)文由部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》,做好文號(hào)、發(fā)送單位、文件標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時(shí)讓接收人簽字確認(rèn)。
4.工程項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中由各經(jīng)辦部門(mén)自行負(fù)責(zé)保管,以便于及時(shí)查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),借用人在借用部門(mén)檔案時(shí),須經(jīng)部門(mén)資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T(mén)借閱檔案時(shí),須經(jīng)借用人部門(mén)經(jīng)理同意。
2.所借文件資料須為原件時(shí),出借文件資料的部門(mén)資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件,以防不時(shí)之需。
3.文件資料借出后,出借部門(mén)的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負(fù)責(zé)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)收回,防止遺失。
4.跨部門(mén)借用文件資料并不再歸還時(shí),則作為移交處理。此時(shí)須由出借部門(mén)填寫(xiě)《文件資料移交記錄表》,雙方部門(mén)資料員簽字確認(rèn)后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責(zé)任人由移交部門(mén)資料員轉(zhuǎn)至接收部門(mén)資料員。
5.文件資料歸還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應(yīng)由借用人書(shū)面寫(xiě)明原因,并經(jīng)出借部門(mén)經(jīng)理和借閱部門(mén)經(jīng)理雙方簽字確認(rèn)。
6.部門(mén)資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后,及時(shí)填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交
每月初第一個(gè)工作日,部門(mén)資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫(xiě)《部門(mén)文件檔案目錄》并校對(duì),部門(mén)經(jīng)理須確認(rèn)是否交公司存檔、預(yù)計(jì)存檔時(shí)間和是否進(jìn)行電子存檔欄,核對(duì)簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間
1.各部門(mén)文件資料按照《各部門(mén)文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間》進(jìn)行管理,未涉及到的其它文件資料由部門(mén)經(jīng)理和主管副總確認(rèn)存檔部門(mén)及移交時(shí)間。
2.檔案管理操作細(xì)則所指的部門(mén)自行保管的文件資料不包括在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動(dòng)合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對(duì)于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。
附表1:《文件資料收存、借用記錄表》
附表2:《發(fā)文記錄表》
附表3:《部門(mén)文件資料目錄》
附表4:《案卷總目錄》
附表5:《卷內(nèi)備考表》
附表6:《卷內(nèi)文件目錄》
附表7:《文件資料移交記錄表》
附表8:《文件資料銷(xiāo)毀清單》
附錄9:《部門(mén)文件檔案歸檔范圍及移交時(shí)間》
第13篇 活動(dòng)檔案管理細(xì)則模板
活動(dòng)檔案管理細(xì)則一
第一條 為規(guī)范全市重大活動(dòng)檔案管理工作,確保重大活動(dòng)檔案的齊全、完整與安全,為全市經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)和生態(tài)文明建設(shè)提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《遼寧省檔案條例》等檔案法律法規(guī),結(jié)合本市實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱重大活動(dòng)檔案,是指全市重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有利用、保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 本辦法所稱重大活動(dòng),是指符合下列條件之一的活動(dòng):
(一)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人在本市的公務(wù)活動(dòng);
(二)省委、省人大、省政府、省政協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)在本市的重要公務(wù)活動(dòng);
(三)著名外國(guó)友人、國(guó)內(nèi)知名人士(包括各民主黨派和無(wú)黨派民主人士、各領(lǐng)域杰出人士、宗教界知名人士等)、 華僑領(lǐng)袖、有名望的外籍華人、港澳臺(tái)同胞在本市的訪問(wèn)、考察、參觀等活動(dòng);
(四)本市副市級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)的重要公務(wù)活動(dòng);
(五)本市重大經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)、文化、體育、外事活動(dòng)或者公益性活動(dòng);
(六)本市發(fā)生的重大自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)性衛(wèi)生和社會(huì)安全等事件的處置活動(dòng);
(七)本市具有重大影響或者較大規(guī)模的其它活動(dòng)。
第四條 重大活動(dòng)檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強(qiáng)督導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用的原則。
第五條 市、縣兩級(jí)黨委、政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案行政管理部門(mén)納入重大活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組,建立健全檔案行政管理部門(mén)參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制,協(xié)調(diào)解決重大活動(dòng)檔案管理工作中存在的重要問(wèn)題,切實(shí)保障重大活動(dòng)檔案工作所需經(jīng)費(fèi)。
第六條 市檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃全市重大活動(dòng)檔案管理工作,負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)市本級(jí)重大活動(dòng)檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交工作;縣級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、移交工作。
第七條 組織、承辦重大活動(dòng)的單位(以下簡(jiǎn)稱組織承辦單位)負(fù)責(zé)重大活動(dòng)文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
組織承辦單位在制訂重大活動(dòng)方案或計(jì)劃時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)制訂重大活動(dòng)檔案工作方案或計(jì)劃,明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門(mén)和具體責(zé)任人員,制訂并落實(shí)相應(yīng)的檔案收集、整理、保管、移交等保障措施,并將重大活動(dòng)及重大活動(dòng)檔案工作方案或計(jì)劃及時(shí)報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門(mén),確保重大活動(dòng)檔案工作與重大活動(dòng)同部署、同推進(jìn)。
第八條 組織承辦或者組織承辦主要工作單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的檔案工作職業(yè)素養(yǎng),認(rèn)真履行職責(zé),保守工作秘密。
第九條 重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍:
(一)關(guān)于重大活動(dòng)的請(qǐng)示、報(bào)告、方案、計(jì)劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題字、題詞、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、通知、信函、請(qǐng)柬、賀信、名冊(cè)、通訊錄、會(huì)議紀(jì)要、宣傳材料、紀(jì)念冊(cè)等各種紙質(zhì)、電子文件;
(二)關(guān)于重大活動(dòng)的照片、音頻、視頻、光盤(pán)、膠片等材料;
(三)新聞媒體關(guān)于重大活動(dòng)的宣傳報(bào)道材料;
(四)關(guān)于重大活動(dòng)的憑證性和標(biāo)志性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗等;
(五)重大活動(dòng)形成的其它具有保存價(jià)值的文件材料。
第十條 重大活動(dòng)檔案保管期限界定、整理、編目、鑒定等工作,執(zhí)行國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22—2022)、《照片檔案管理規(guī)范》(gb/t 11821-2002)等標(biāo)準(zhǔn)。
第十一條 重大活動(dòng)檔案的歸屬與移交:
(一)組織承辦單位為一個(gè)單位的,重大活動(dòng)檔案歸入組織承辦單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;
(二)組織承辦單位為兩個(gè)以上單位的,重大活動(dòng)形成的全部檔案歸入牽頭負(fù)責(zé)單位檔案全宗集中統(tǒng)一管理,保管期滿后按規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;其它承辦單位形成的重大活動(dòng)檔案,應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束之日起30個(gè)工作日內(nèi)向牽頭負(fù)責(zé)單位移交,本單位可保存重大活動(dòng)檔案復(fù)制件或其他形式的副本;
(三)組織承辦單位為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,重大活動(dòng)形成的全部檔案經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)驗(yàn)收合格后,應(yīng)及時(shí)移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館;檔案移交進(jìn)館前,臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案人員不得撤回原單位。
(四)組織承辦單位委托、指定新聞媒體進(jìn)行錄像、錄音、拍攝照片的,應(yīng)責(zé)成有關(guān)新聞媒體在活動(dòng)結(jié)束之日起30個(gè)工作日內(nèi)向組織承辦單位移交一套原素材聲像檔案。
第十二條 組織承辦單位應(yīng)加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案數(shù)字化,提高重大活動(dòng)檔案利用水平。
組織承辦單位向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案必須同步移交與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致的電子檔案。
第十三條 其他組織、個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動(dòng)檔案,是國(guó)家檔案的重要組成部分,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。
鼓勵(lì)其他組織、個(gè)人向國(guó)家綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案。
第十四條 向國(guó)家綜合檔案館移交、捐贈(zèng)重大活動(dòng)檔案的單位和個(gè)人,可以對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用的意見(jiàn),國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。
第十五條 市、縣兩級(jí)國(guó)家綜合檔案館向利用者提供重大活動(dòng)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)逐步用各種形式的復(fù)制件代替檔案原件。
重大活動(dòng)檔案的復(fù)制件由國(guó)家綜合檔案館法定代表人簽字或加蓋檔案館印章的,與原件具有同等效力。
第十六條 對(duì)重大活動(dòng)檔案收集工作做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人,由當(dāng)?shù)厝嗣裾o予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十七條 有下列行為之一的,由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分:
(一)將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;
(二)拒不按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案的;
(三)違反國(guó)家規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小重大活動(dòng)檔案接收范圍的;
(四)明知所保存的重大活動(dòng)檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的;
(五)檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第十八條 本辦法由葫蘆島市檔案局負(fù)責(zé)解釋并組織實(shí)施。
第十九條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
活動(dòng)檔案管理細(xì)則二
第一條 為加強(qiáng)自治區(qū)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、移交、保管和利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例》等法律、法規(guī),結(jié)合自治區(qū)實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)的重大活動(dòng)檔案管理工作。
第三條 本辦法所稱重大活動(dòng)檔案,是指在重大活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子文件、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。
第四條 本辦法所稱重大活動(dòng),是指下列活動(dòng):
(一)在自治區(qū)內(nèi)召開(kāi)的國(guó)家級(jí)重要會(huì)議;
(二)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人在自治區(qū)內(nèi)的公務(wù)活動(dòng);
(三)外國(guó)元首、政府首腦等高級(jí)政界人士和境外知名人士、友好團(tuán)體在自治區(qū)的考察、訪問(wèn)等重要外事活動(dòng);
(四)自治區(qū)各級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)召開(kāi)的重要會(huì)議;
(五)上級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)主要負(fù)責(zé)人以及知名學(xué)者在本行政區(qū)域內(nèi)參加的重要會(huì)議、考察、調(diào)查研究和工作指導(dǎo)等活動(dòng);
(六)自治區(qū)各級(jí)黨委、人大、政府、政協(xié)主要負(fù)責(zé)人出國(guó)訪問(wèn)、考察等外事公務(wù)活動(dòng);
(七)本行政區(qū)域內(nèi)舉辦或者承辦的重大經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、體育、民族、宗教活動(dòng);
(八)本行政區(qū)域內(nèi)嚴(yán)重自然災(zāi)害和重大責(zé)任事故搶救處置活動(dòng);
(九)本行政區(qū)域內(nèi)其他具有重大影響的活動(dòng)。
第五條 重大活動(dòng)檔案管理遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強(qiáng)督導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、集中管理、有效利用的原則。
第六條 旗縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)解決重大活動(dòng)檔案管理工作中的重要問(wèn)題,建立健全檔案行政管理部門(mén)參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制,保障重大活動(dòng)檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)。
第七條 旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案管理工作。
第八條 重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位在制定重大活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)制定重大活動(dòng)檔案管理工作方案,明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門(mén)和人員,制定并落實(shí)相應(yīng)的檔案管理制度,保證重大活動(dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。
第九條 重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位負(fù)責(zé)重大活動(dòng)文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
第十條 重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案管理有關(guān)規(guī)定編制重大活動(dòng)文件材料的歸檔范圍和保管期限表。
重大活動(dòng)文件材料的歸檔范圍包括:
(一)報(bào)告、方案、計(jì)劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、題詞、簡(jiǎn)報(bào)、宣傳報(bào)道、總結(jié)、紀(jì)念冊(cè)等各種紙質(zhì)、電子文件;
(二)錄音帶、錄像帶、照片、光盤(pán)、膠片等材料;
(三)具有紀(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗等;
(四)其他具有保存價(jià)值的材料。
重大活動(dòng)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 重大活動(dòng)由指定的新聞媒體進(jìn)行錄像、錄音、拍攝照片的,新聞媒體應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束之日起三十個(gè)工作日內(nèi)向重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位移交一套原素材音像檔案。
第十二條 重大活動(dòng)檔案的歸屬與移交:
(一)重大活動(dòng)由一個(gè)單位舉辦、承辦的,重大活動(dòng)檔案歸入本單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;
(二)重大活動(dòng)由兩個(gè)以上單位聯(lián)合舉辦、承辦的,重大活動(dòng)檔案歸入牽頭單位檔案全宗,按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;參加單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理本單位在重大活動(dòng)中形成的文件材料,并在活動(dòng)結(jié)束之日起三十個(gè)工作日內(nèi)向牽頭單位移交重大活動(dòng)檔案,將相應(yīng)的復(fù)制件或者其他形式的副本歸檔;
(三)重大活動(dòng)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)的,臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、整理重大活動(dòng)中形成的文件材料,并在重大活動(dòng)結(jié)束之日起三個(gè)月內(nèi)或者臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案。
第十三條 保管重大活動(dòng)檔案的單位應(yīng)當(dāng)采取有效措施,確保檔案安全。
第十四條 其他組織和個(gè)人,應(yīng)當(dāng)妥善保管歸其所有的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動(dòng)檔案,涉及國(guó)家秘密的應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定管理。
未經(jīng)旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn),不得向國(guó)家綜合檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出售、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送重大活動(dòng)檔案,不得私自攜運(yùn)出境。
上述其他組織和個(gè)人因保管條件等其他原因不利于重大活動(dòng)檔案安全保管的,檔案行政管理部門(mén)可以依法采取代為保管、收購(gòu)、征購(gòu)等措施,確保檔案完整與安全。
第十五條 鼓勵(lì)其他組織和個(gè)人向國(guó)家綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案。
捐贈(zèng)、寄存者對(duì)所捐贈(zèng)、寄存檔案擁有優(yōu)先利用權(quán)。
國(guó)家綜合檔案館提供利用寄存的重大活動(dòng)檔案時(shí),必須征得寄存者的同意。
第十六條 重大活動(dòng)的舉辦、承辦單位及保存重大活動(dòng)檔案的國(guó)家綜合檔案館,應(yīng)當(dāng)建立重大活動(dòng)檔案專題目錄,運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù),做好重大活動(dòng)檔案的開(kāi)發(fā)利用。
第十七條 在重大活動(dòng)檔案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人,旗縣級(jí)以上人民政府或者有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。
第十八條 有下列行為之一的,旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其限期改正;逾期未改正的,給予通報(bào)批評(píng),并由有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分:
(一)重大活動(dòng)舉辦、承辦單位不接受檔案行政管理部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo),并造成重大活動(dòng)檔案資料損失的;
(二)重大活動(dòng)期間未按照規(guī)定開(kāi)展檔案收集、整理工作的;
(三)未按照規(guī)定移交重大活動(dòng)檔案或者檔案移交不完整的;
(四)其他違反本辦法規(guī)定的行為。
第十九條 有下列行為之一的,旗縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)給予通報(bào)批評(píng),并由有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予處分,同時(shí)根據(jù)有關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量,依法對(duì)個(gè)人處以500元以上5000元以下罰款;造成損失的,依法承擔(dān)賠償責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任:
(一)涂改、偽造、損毀、丟失屬于國(guó)家所有的重大活動(dòng)檔案的;
(二)擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的重大活動(dòng)檔案的;
(三)非法買(mǎi)賣(mài)重大活動(dòng)檔案的;
(四)攜運(yùn)禁止出境的重大活動(dòng)檔案及其復(fù)制件出境的;
(五)有其他違法行為的。
第二十條 本辦法自2022年1月1日起施行。
第14篇 工程公司光盤(pán)檔案管理細(xì)則
工程有限公司光盤(pán)檔案管理細(xì)則
一、光盤(pán)的整理:
1、光盤(pán)檔案的管理由信息管理員具體負(fù)責(zé)。
2、正確標(biāo)注每份預(yù)歸文件的日期、流水號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、分類、主題詞、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入和圖像掃描工作。(見(jiàn)附件五)
3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件,完成計(jì)算機(jī)自動(dòng)歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。
4、自動(dòng)生成案卷數(shù)據(jù)庫(kù),填寫(xiě)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容,包括編寫(xiě)卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報(bào)表。
5、按計(jì)算機(jī)分配的卷號(hào)貼制卷皮,按計(jì)算機(jī)分配的卷內(nèi)順序號(hào)往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。
6、歸檔后,刻制光盤(pán)并填好備份光盤(pán)的備考文件
二、光盤(pán)的管理和保護(hù):
檔案建立初期先保存在硬盤(pán)上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無(wú)誤,就應(yīng)將數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像文件一并刻到光盤(pán)上加以保存。光盤(pán)上的檔案文件不得改動(dòng)。光盤(pán)的使用維護(hù)必須遵循以下規(guī)則:
1、光盤(pán)說(shuō)明:錄制完的光盤(pán)應(yīng)制作相應(yīng)的盤(pán)片標(biāo)簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫(xiě)齊全、清楚,貼放在盤(pán)片盒正面,(見(jiàn)附件九)。
2、光盤(pán)檢測(cè):錄制完后,應(yīng)進(jìn)行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測(cè),確認(rèn)無(wú)污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。
3、光盤(pán)保管:存有檔案的光盤(pán)要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開(kāi)保管。
4、光盤(pán)保護(hù):錄制好的光盤(pán)要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴(yán)禁用手摸擦表面,嚴(yán)禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤(pán)。
5、數(shù)據(jù)檢查:每年進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)修補(bǔ)、及時(shí)復(fù)制。
三、光盤(pán)檔案的密級(jí)劃分和權(quán)限管理:
光盤(pán)的密級(jí)按光盤(pán)中文書(shū)檔案的最高密級(jí)確定。具體劃分同文書(shū)檔案密級(jí)劃分。
辦公室秘書(shū)按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤(pán)內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤(pán)內(nèi)所存最高密級(jí)檔案確定。
第15篇 基建檔案管理細(xì)則范例
基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個(gè)過(guò)程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料,來(lái)看下面小編為大家?guī)?lái)的基建檔案管理細(xì)則:
基建檔案管理細(xì)則【1】
為進(jìn)一步加強(qiáng)基建檔案管理,促進(jìn)基建檔案管理規(guī)范化、制度化,保證基建檔案材料齊全、真實(shí),根據(jù)國(guó)家有關(guān)基建檔案資料管理的規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,特制定本規(guī)定。
1、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過(guò)程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件,
包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、審計(jì)、保修、使用等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。
2、項(xiàng)目管理科負(fù)責(zé)全處基建檔案管理工作,校園建設(shè)處在項(xiàng)目管理科設(shè)立檔案管理員崗位。
各科室對(duì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所形成的各類文件及有關(guān)資料的歸檔工作均應(yīng)作出明確要求,落實(shí)到相關(guān)人員,同時(shí)要做好基建檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
各科室負(fù)責(zé)人對(duì)本科室檔案資料的齊全、真實(shí)負(fù)有責(zé)任。
檔案管理員按照建設(shè)工程文件歸檔范圍,負(fù)責(zé)收集、整理和保管,并根據(jù)金華市城建檔案館和學(xué)校檔案館的要求,以基建項(xiàng)目為單位進(jìn)行預(yù)立卷和歸檔工作。
3、基建項(xiàng)目的檔案資料工作要與項(xiàng)目進(jìn)程同步。
項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,現(xiàn)場(chǎng)代表應(yīng)要求各參建單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作,在工程竣工驗(yàn)收時(shí)移交給檔案管理員。
在簽訂基建項(xiàng)目合同時(shí)應(yīng)明確規(guī)定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。
每月工程資料經(jīng)監(jiān)理和現(xiàn)場(chǎng)代表檢查認(rèn)可后方能支付工程款。
4、基建項(xiàng)目檔案資料分四個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行收集整理:項(xiàng)目前期工作開(kāi)始至施工許可證辦理完畢止;工程開(kāi)工至竣工驗(yàn)收合格;工程審計(jì)結(jié)束;保修結(jié)束。
相關(guān)節(jié)點(diǎn)責(zé)任人應(yīng)將原件交給檔案管理員存檔,今后工作中需要使用該材料,需到檔案管理員處辦理借用手續(xù)。
檔案管理員對(duì)接收的所有基建項(xiàng)目檔案資料應(yīng)做好清點(diǎn)、簽字等書(shū)面交接手續(xù),并做好目錄清單,
同時(shí)負(fù)責(zé)審核檔案資料是否符合歸檔相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,校園建設(shè)處其他相關(guān)人員應(yīng)負(fù)責(zé)審核檔案資料是否齊全和真實(shí)。
5、檔案管理員原則上應(yīng)在工程竣工兩個(gè)月內(nèi)完成檔案資料歸檔工作,并根據(jù)工作需要,將重要的和經(jīng)常使用的文件材料一套按項(xiàng)目做好內(nèi)部存檔工作。
項(xiàng)目管理科應(yīng)逐步推進(jìn)信息化管理,創(chuàng)造條件建立基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
6、對(duì)由于個(gè)人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的,應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
基建工程檔案管理辦法【2】
第一條 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和蚌埠市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合學(xué)?；üぷ鲗?shí)際,制定本辦法。
第二條 基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料,是工程項(xiàng)目建設(shè)情況的歷史憑證,是工程項(xiàng)目建成投入使用后,管理、維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。
第三條 制定本辦法是為了加強(qiáng)和規(guī)范工程檔案管理,提高工程檔案的利用率,更好地為教學(xué)、科研和基建管理工作服務(wù)。
第四條 基建工程檔案工作接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)管理和蚌埠市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo),實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級(jí)管理、部門(mén)立卷的管理體制,由檔案資料管理專職人員管理工程檔案資料。
第五條 檔案資料管理專職人員的職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法規(guī)和學(xué)校檔案工作管理辦法,努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識(shí),盡職盡責(zé),認(rèn)真做好工程檔案管理工作。
(二)認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個(gè)環(huán)節(jié)。
(三)完成工程檔案的立卷歸檔工作,按時(shí)做好向?qū)W校檔案室移交工作。
(四)負(fù)責(zé)后勤與國(guó)有資產(chǎn)管理處工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。
(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。
(六)參加學(xué)校檔案室和蚌埠市城建檔案館組織的各種檢查、評(píng)比工作。
第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部分,納入基建管理工作計(jì)劃和工作業(yè)績(jī)考核內(nèi)容。
后勤與國(guó)有資產(chǎn)管理處指定1名專職的檔案工作責(zé)任人,有關(guān)科室指定直接負(fù)責(zé)收集歸檔材料的工作人員,做好歸檔材料的收集及相關(guān)工作。
第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ),必須按國(guó)家有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真收集。
第八條 工程檔案歸檔材料的收集是后勤與國(guó)有資產(chǎn)管理處各職能科室和全體職工共同的責(zé)任,必須提高檔案意識(shí),認(rèn)識(shí)到工程檔案的重要性,齊心協(xié)力把歸檔材料收集齊全。
第九條 工程項(xiàng)目立項(xiàng)、投資歸檔材料的收集工作由綜合科負(fù)責(zé)。
承擔(dān)年度基建投資計(jì)劃編制的工作人員,在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)。
第十條 認(rèn)真做好工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更及規(guī)劃報(bào)建歸檔材料的收集工作由工程科負(fù)責(zé)。
承擔(dān)設(shè)計(jì)委托及報(bào)建的工作人員在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)。
第十一條 認(rèn)真做好工程項(xiàng)目招標(biāo)檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科負(fù)責(zé)。
為了保證工程檔案的完整性,工程科必須在每項(xiàng)工程招投標(biāo)工作完成后10天內(nèi),向檔案資料室移交3套完整的招標(biāo)文件。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好協(xié)調(diào)、落實(shí)。
第十二條 工程項(xiàng)目施工及施工報(bào)建歸檔材料的收集工作工程科負(fù)責(zé)。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好檢查、落實(shí)。
第十三條 檔案資料管理專職員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解各工程項(xiàng)目的進(jìn)展情況,督促有關(guān)負(fù)責(zé)收集歸檔材料的工作人員及時(shí)移交歸檔材料。
第十四條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時(shí),按檔案保管利用的規(guī)定,辦理借用手續(xù),并限定使用時(shí)間,用完后及時(shí)歸還。
第十五條 工程項(xiàng)目的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程,因此收到歸檔材料后必須隨時(shí)整理、分類,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。
第十六條 已整理好的歸檔材料應(yīng)使用專用的裝具裝好,注明工程項(xiàng)目名稱,存放在專用的柜子里,建立歸檔材料檢索,取放方便。
第十七條 處工作人員查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),認(rèn)真辦理查閱登記手續(xù)后,在檔案資料室內(nèi)進(jìn)行;查閱人必須遵守保密制度,不翻閱與所查內(nèi)容無(wú)關(guān)的案卷,嚴(yán)禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。
第十八條 校內(nèi)單位、個(gè)人查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按第十七條規(guī)定辦理。
第十九條 校外單位、個(gè)人查閱或復(fù)印工程檔案,應(yīng)持有單位介紹信、本人工作證或身份證,按第十七條規(guī)定辦理,必要時(shí)須經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)同意。
第二十條 工程檔案的原件一般不外借,確因工作需要借出的,校內(nèi)單位、個(gè)人要寫(xiě)出書(shū)面借條,經(jīng)過(guò)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出;校外單位、個(gè)人要寫(xiě)出書(shū)面借條,經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出。
借出時(shí)間一般不超過(guò)3天,確需延長(zhǎng)的,須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)15天。
第二十一條 檔案管理專職人員要堅(jiān)持每月清理檔案借閱情況,到期未還的,及時(shí)催還;問(wèn)題突出的,及時(shí)報(bào)告處領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)解決。
