- 目錄
有哪些
一、組織架構(gòu)與職責(zé)
1. 行政部經(jīng)理:負(fù)責(zé)行政部的整體運營,制定并執(zhí)行行政策略,協(xié)調(diào)部門內(nèi)外關(guān)系。
2. 行政助理:協(xié)助經(jīng)理處理日常行政事務(wù),包括文件管理、會議安排、辦公用品采購等。
3. 人事專員:負(fù)責(zé)員工招聘、培訓(xùn)、考勤及福利管理。
4. 財務(wù)專員:處理部門財務(wù)事宜,如預(yù)算編制、費用報銷等。
5. 維護專員:負(fù)責(zé)物業(yè)設(shè)施的保養(yǎng)和維修,確保辦公環(huán)境良好。
二、工作流程與規(guī)范
1. 文件管理:實行電子化文檔系統(tǒng),確保文件安全、有序。
2. 會議管理:提前規(guī)劃,確保會議高效,記錄會議紀(jì)要并跟進(jìn)決議執(zhí)行。
3. 采購流程:需求申請、預(yù)算審批、采購執(zhí)行、入庫登記,全程透明。
4. 財務(wù)審批:嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度,所有支出需有正規(guī)發(fā)票并經(jīng)過審批。
5. 設(shè)施維護:定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時報修,預(yù)防為主。
三、溝通與協(xié)作
1. 內(nèi)部溝通:定期召開部門會議,分享信息,解決工作問題。
2. 外部協(xié)作:與物業(yè)各部門保持良好溝通,共同解決業(yè)主需求。
模板
四、工作模板
1. 文件審批模板:包含文件名稱、主要內(nèi)容、申請人、審批人等要素。
2. 會議安排模板:包括會議時間、地點、議程、參會人員等詳細(xì)信息。
3. 采購申請模板:列明物品名稱、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息。
4. 財務(wù)報銷模板:需填寫日期、金額、事由、附件清單等。
5. 維護報告模板:記錄設(shè)施狀況、維修內(nèi)容、完成情況等。
標(biāo)準(zhǔn)
五、工作標(biāo)準(zhǔn)
1. 效率標(biāo)準(zhǔn):行政任務(wù)應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成,確保不影響公司運營。
2. 準(zhǔn)確性標(biāo)準(zhǔn):信息傳遞準(zhǔn)確無誤,文件資料完整無缺。
3. 服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):滿足內(nèi)部客戶需求,對外提供專業(yè)、友好的服務(wù)。
4. 成本控制標(biāo)準(zhǔn):合理控制行政開支,實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。
5. 安全保障標(biāo)準(zhǔn):確保辦公環(huán)境安全,設(shè)施設(shè)備正常運行。
六、評估與改進(jìn)
1. 定期評估:通過自我評估和上級反饋,檢查工作執(zhí)行效果。
2. 不斷改進(jìn):針對評估結(jié)果,制定改進(jìn)措施,提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
3. 培訓(xùn)與發(fā)展:根據(jù)員工需求和業(yè)務(wù)變化,提供持續(xù)的培訓(xùn)機會。
4. 制度更新:適時修訂工作規(guī)程,適應(yīng)公司發(fā)展需要。
本規(guī)程旨在明確某物業(yè)公司行政部的職責(zé)分工,規(guī)范工作流程,提供統(tǒng)一的工作模板,并設(shè)定衡量工作成效的標(biāo)準(zhǔn),以此推動部門高效運作,提升服務(wù)質(zhì)量。
某物業(yè)公司行政部內(nèi)部工作管理規(guī)程怎么寫范文
物業(yè)公司行政部內(nèi)部工作管理規(guī)程1目的確定行政部內(nèi)部組織架構(gòu),明確崗位職責(zé),提高工作效率。
2適用范圍適用于行政部員工。
3職責(zé)3.1經(jīng)理負(fù)責(zé)全面工作。
3. 2主管負(fù)責(zé)招聘、錄用、考核、獎懲和員工福利保險工作。
3. 3助理負(fù)責(zé)材料領(lǐng)用、監(jiān)督材料使用情況;
檢查員工勞動紀(jì)律和兼職小車司機。
3. 4文員負(fù)責(zé)電腦管理、內(nèi)部刊物編輯、資料整理歸檔工作。
3. 5會計負(fù)責(zé)分公司各種帳務(wù)處理、稅收、物業(yè)管理費用收繳工作。
3. 6出納負(fù)責(zé)分公司現(xiàn)金管理、文具發(fā)放工作。
4實施程序
4.1組織架構(gòu)
4.2經(jīng)理崗位職責(zé)
4.2.1 協(xié)助制定管理中心的人事政策,包括招聘、入職資格、工薪及福利標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2 統(tǒng)籌招聘、入職工作。
4.2.3 監(jiān)管人事運作,并協(xié)助經(jīng)理定期審定員工之表現(xiàn)及提出人事建議。
4.2.4 定期檢討員工編制、入職標(biāo)準(zhǔn)及待遇是否符合國家的勞動法規(guī)的要求。
4.2.5 定期與用戶單位溝通,督促改善員工的服務(wù)表現(xiàn)。
4.2.6 制定培訓(xùn)計劃并負(fù)責(zé)實施。
4.2.7 定期根據(jù)值班記錄及用戶意見考核員工服務(wù)狀況。
4.2.8 督查行政部采購、后勤、文秘、信息等方面的工作。
4. 2.9配合物業(yè)部工作。
4.3主管崗位職責(zé)
4.3.1 努力學(xué)習(xí),積極工作,自覺遵守分公司的各項規(guī)章制度。
4.3.2 負(fù)責(zé)分公司計劃、總結(jié)、規(guī)章制度以及內(nèi)部公文、函件、資料的擬稿。
4.3.3 負(fù)責(zé)分公司各部門公文、資料的修改、校對;
負(fù)責(zé)外來公文的簽收、登記,并按行政部經(jīng)理擬寫的處理意見分送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門批示和傳閱;
做好各類文件資料的歸檔保管工作。
4.3.4 恪守保密原則,增強保密觀念,嚴(yán)格按工作程序辦事,不散布、傳播在工作中接觸的分公司資料、決策等屬保密的事項。
4.3.5 負(fù)責(zé)編輯分公司內(nèi)部刊物。
4.3.6 加強學(xué)習(xí),提高思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),嚴(yán)格執(zhí)行分公司的各項規(guī)章制度。
4.3.7 遵照分公司人事管理規(guī)定,負(fù)責(zé)做好分公司人事、工資、勞保、福利及計劃生育工作。
4.3.8 協(xié)助行政部經(jīng)理做好員工的招調(diào)、聘用、辭退以及崗位設(shè)置調(diào)整等項工作。
4.3.9 協(xié)助行政部經(jīng)理做好對各部門員工素質(zhì)培訓(xùn)及量化考核和年度考核工作。
4.3.1 0負(fù)責(zé)行政部人事、勞資等文件、資料檔案的整理和保管,并按保密原則查閱資料。
4.3.1 1完成行政部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。
4.4會計崗位職責(zé)
4.4.1督促、檢查出納員的日常工作。
4.4.2嚴(yán)格按財務(wù)制度記帳,建立財務(wù)帳目;
每月首5個工作日編制上個月管理開支會計報表及財務(wù)狀況分析表。
4.4.3督查管理中心各項稅款的繳納情況。
4.4.4 按時計核員工薪金。
4.4.5 保持與銀行、稅局及工商局的密切聯(lián)系。
4.4.6 如有需要協(xié)助招聘財務(wù)人員。
4.4.7 監(jiān)察管理費及租金的收取,協(xié)調(diào)業(yè)主單位與管理中心之間的費用收繳關(guān)系,監(jiān)察管理費的收取。
4.4.8 每三個月向艾維克物業(yè)管理有限責(zé)任公司公開管理中心管理費收支狀況。
4.4.9 參加年度倉存盤點。
4.5助理崗位職責(zé)
4.5.1 加強學(xué)習(xí),提高思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),嚴(yán)格執(zhí)行分公司的各項規(guī)章制度。
4.5.2 根據(jù)分公司《物品采購管理規(guī)定》,按程序保質(zhì)保量按時做好各部門的物資采購工作。
4.5.3 負(fù)責(zé)對各部門材料庫的帳物核查工作,有權(quán)對領(lǐng)用材料使用情況的跟蹤調(diào)查。
4.5.4 檢查各部門的勞動紀(jì)律及執(zhí)行分公司規(guī)章制度情況。
4.5.5 協(xié)助做好與市、區(qū)相關(guān)政府部門的公關(guān)工作。
4.5.6 完成行政部經(jīng)理交辦的其他工作。
4.6文員崗位職責(zé)
4.6.1 負(fù)責(zé)大廈竣工檔案、用戶檔案、質(zhì)量記錄等文件資料的簽收、發(fā)放、收集、存檔和保管工作。
4.6.2 按分公司規(guī)定制作檔案目錄,并在檔案柜上標(biāo)明存放類別,以便迅速查找。
4.6.3 嚴(yán)格按操作規(guī)程使用電腦,保持電腦清潔,發(fā)現(xiàn)問題,及時安排維修。
4.6.4 做好報刊、書籍、資料的征訂、借閱等管理工作。
4.6.5 購置、登記、調(diào)配分公司辦公用品。
4.6.6 嚴(yán)格考勤制度,負(fù)責(zé)員工考勤匯總。
4.6.7 出版內(nèi)刊。
4.6.8 完成行政部經(jīng)理交給的其他工作。
4.7出納崗位職責(zé)
4.7.1 負(fù)責(zé)分公司文件、資料的打字、復(fù)印工作,講求效率,穩(wěn)中求快,做到認(rèn)真、準(zhǔn)確,及時地完成打印任務(wù)。
4.7.2 遵守保密制度,搞好保密工作,廢棄文稿應(yīng)及時銷毀。
4.7.3 負(fù)責(zé)登記現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳的工作,做到日清月結(jié)。
4.7.4 負(fù)責(zé)分公司所有款項的收支管理,負(fù)責(zé)保管現(xiàn)金、有價證券、空白支票及銀行印鑒卡等有關(guān)資料。
4.7.5 負(fù)責(zé)管理銀行帳戶,辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù),月終及時對帳,并根據(jù)要編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
4.7.6 出納按照有關(guān)規(guī)定,具體辦理經(jīng)營收入及費用報銷等現(xiàn)金收支或銀行 手續(xù)。
4.7.7 負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理分公司的發(fā)票和收據(jù)。
做好各下屬部門票據(jù)的領(lǐng)用和核銷工作。
4.7.8 負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用發(fā)放工作,做到賬物相符。
4.7.9 完成行政部經(jīng)理交給的其他工作。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《崗位職責(zé)和任職資質(zhì)》
5.2《行政部工作日志》
5.3《值班經(jīng)理值班表》
5.4《值班經(jīng)理記錄本》
5.5《文具領(lǐng)用登記本》
5.6《固定資產(chǎn)統(tǒng)計表》
第2篇 某物業(yè)公司行政部內(nèi)部工作管理規(guī)程
物業(yè)公司行政部內(nèi)部工作管理規(guī)程
1目的
確定行政部內(nèi)部組織架構(gòu),明確崗位職責(zé),提高工作效率。
2適用范圍
適用于行政部員工。
3職責(zé)
3.1經(jīng)理負(fù)責(zé)全面工作。
3.2主管負(fù)責(zé)招聘、錄用、考核、獎懲和員工福利保險工作。
3.3助理負(fù)責(zé)材料領(lǐng)用、監(jiān)督材料使用情況;檢查員工勞動紀(jì)律和兼職小車司機。
3.4文員負(fù)責(zé)電腦管理、內(nèi)部刊物編輯、資料整理歸檔工作。
3.5會計負(fù)責(zé)分公司各種帳務(wù)處理、稅收、物業(yè)管理費用收繳工作。
3.6出納負(fù)責(zé)分公司現(xiàn)金管理、文具發(fā)放工作。
4實施程序
4.1組織架構(gòu)
4.2經(jīng)理崗位職責(zé)
4.2.1協(xié)助制定管理中心的人事政策,包括招聘、入職資格、工薪及福利標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2統(tǒng)籌招聘、入職工作。
4.2.3監(jiān)管人事運作,并協(xié)助經(jīng)理定期審定員工之表現(xiàn)及提出人事建議。
4.2.4定期檢討員工編制、入職標(biāo)準(zhǔn)及待遇是否符合國家的勞動法規(guī)的要求。
4.2.5定期與用戶單位溝通,督促改善員工的服務(wù)表現(xiàn)。
4.2.6制定培訓(xùn)計劃并負(fù)責(zé)實施。
4.2.7定期根據(jù)值班記錄及用戶意見考核員工服務(wù)狀況。
4.2.8督查行政部采購、后勤、文秘、信息等方面的工作。
4.2.9配合物業(yè)部工作。
4.3主管崗位職責(zé)
4.3.1努力學(xué)習(xí),積極工作,自覺遵守分公司的各項規(guī)章制度。
4.3.2負(fù)責(zé)分公司計劃、總結(jié)、規(guī)章制度以及內(nèi)部公文、函件、資料的擬稿。
4.3.3負(fù)責(zé)分公司各部門公文、資料的修改、校對;負(fù)責(zé)外來公文的簽收、登記,并按行政部經(jīng)理擬寫的處理意見分送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門批示和傳閱;做好各類文件資料的歸檔保管工作。
4.3.4恪守保密原則,增強保密觀念,嚴(yán)格按工作程序辦事,不散布、傳播在工作中接觸的分公司資料、決策等屬保密的事項。
4.3.5負(fù)責(zé)編輯分公司內(nèi)部刊物。
4.3.6加強學(xué)習(xí),提高思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),嚴(yán)格執(zhí)行分公司的各項規(guī)章制度。
4.3.7遵照分公司人事管理規(guī)定,負(fù)責(zé)做好分公司人事、工資、勞保、福利及計劃生育工作。
4.3.8協(xié)助行政部經(jīng)理做好員工的招調(diào)、聘用、辭退以及崗位設(shè)置調(diào)整等項工作。
4.3.9協(xié)助行政部經(jīng)理做好對各部門員工素質(zhì)培訓(xùn)及量化考核和年度考核工作。
4.3.10負(fù)責(zé)行政部人事、勞資等文件、資料檔案的整理和保管,并按保密原則查閱資料。
4.3.11完成行政部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。
4.4會計崗位職責(zé)
4.4.1督促、檢查出納員的日常工作。
4.4.2嚴(yán)格按財務(wù)制度記帳,建立財務(wù)帳目;每月首5個工作日編制上個月管理開支會計報表及財務(wù)狀況分析表。
4.4.3督查管理中心各項稅款的繳納情況。
4.4.4按時計核員工薪金。
4.4.5保持與銀行、稅局及工商局的密切聯(lián)系。
4.4.6如有需要協(xié)助招聘財務(wù)人員。
4.4.7監(jiān)察管理費及租金的收取,協(xié)調(diào)業(yè)主單位與管理中心之間的費用收繳關(guān)系,監(jiān)察管理費的收取。
4.4.8每三個月向艾維克物業(yè)管理有限責(zé)任公司公開管理中心管理費收支狀況。
4.4.9參加年度倉存盤點。
4.5助理崗位職責(zé)
4.5.1加強學(xué)習(xí),提高思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),嚴(yán)格執(zhí)行分公司的各項規(guī)章制度。
4.5.2根據(jù)分公司《物品采購管理規(guī)定》,按程序保質(zhì)保量按時做好各部門的物資采購工作。
4.5.3負(fù)責(zé)對各部門材料庫的帳物核查工作,有權(quán)對領(lǐng)用材料使用情況的跟蹤調(diào)查。
4.5.4檢查各部門的勞動紀(jì)律及執(zhí)行分公司規(guī)章制度情況。
4.5.5協(xié)助做好與市、區(qū)相關(guān)政府部門的公關(guān)工作。
4.5.6完成行政部經(jīng)理交辦的其他工作。
4.6文員崗位職責(zé)
4.6.1負(fù)責(zé)大廈竣工檔案、用戶檔案、質(zhì)量記錄等文件資料的簽收、發(fā)放、收集、存檔和保管工作。
4.6.2按分公司規(guī)定制作檔案目錄,并在檔案柜上標(biāo)明存放類別,以便迅速查找。
4.6.3嚴(yán)格按操作規(guī)程使用電腦,保持電腦清潔,發(fā)現(xiàn)問題,及時安排維修。
4.6.4做好報刊、書籍、資料的征訂、借閱等管理工作。
4.6.5購置、登記、調(diào)配分公司辦公用品。
4.6.6嚴(yán)格考勤制度,負(fù)責(zé)員工考勤匯總。
4.6.7出版內(nèi)刊。
4.6.8完成行政部經(jīng)理交給的其他工作。
4.7出納崗位職責(zé)
4.7.1負(fù)責(zé)分公司文件、資料的打字、復(fù)印工作,講求效率,穩(wěn)中求快,做到認(rèn)真、準(zhǔn)確,及時地完成打印任務(wù)。
4.7.2遵守保密制度,搞好保密工作,廢棄文稿應(yīng)及時銷毀。
4.7.3負(fù)責(zé)登記現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳的工作,做到日清月結(jié)。
4.7.4負(fù)責(zé)分公司所有款項的收支管理,負(fù)責(zé)保管現(xiàn)金、有價證券、空白支票及銀行印鑒卡等有關(guān)資料。
4.7.5負(fù)責(zé)管理銀行帳戶,辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù),月終及時對帳,并根據(jù)要編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
4.7.6出納按照有關(guān)規(guī)定,具體辦理經(jīng)營收入及費用報銷等現(xiàn)金收支或銀行轉(zhuǎn)帳手續(xù)。
4.7.7負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理分公司的發(fā)票和收據(jù)。做好各下屬部門票據(jù)的領(lǐng)用和核銷工作。
4.7.8負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用發(fā)放工作,做到賬物相符。
4.7.9完成行政部經(jīng)理交給的其他工作。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《崗位職責(zé)和任職資質(zhì)》
5.2《行政部工作日志》
5.3《值班經(jīng)理值班表》
5.4《值班經(jīng)理記錄本》
5.5《文具領(lǐng)用登記本》
5.6《固定資產(chǎn)統(tǒng)計表》