有哪些
單位檔案管理制度是確保信息有序、安全、高效管理的關(guān)鍵，主要涵蓋以下幾個(gè)方面：
1. 檔案分類與編碼：建立科學(xué)的檔案分類體系，根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行編碼，便于檢索和管理。
2. 收集與整理：明確檔案收集范圍，規(guī)范檔案整理流程，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)條件，采取必要的保護(hù)措施，防止檔案損毀。
4. 利用與借閱：設(shè)定檔案利用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，確保檔案的安全使用。
5. 信息化管理：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和管理，提高工作效率。
6. 定期審查與更新：定期對(duì)檔案進(jìn)行審查，及時(shí)更新過時(shí)信息，保持檔案的時(shí)效性。
7. 安全保密：制定保密制度，對(duì)敏感檔案實(shí)施特殊管理，防止信息泄露。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)，制定詳細(xì)的分類標(biāo)準(zhǔn)，如按部門、項(xiàng)目、時(shí)間等劃分，并為每個(gè)類別分配唯一的編碼，編碼規(guī)則需清晰易懂。
2. 收集與整理：設(shè)立專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、登記、歸檔工作，確保檔案的完整性。所有文件在完成后一周內(nèi)整理歸檔。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、避光的環(huán)境中，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)施，確保檔案不受潮、蟲蛀。重要紙質(zhì)檔案需備份，以防意外損壞。
4. 利用與借閱：?jiǎn)T工需憑有效證件借閱檔案，借閱前填寫借閱申請(qǐng)表，由部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過一周，逾期未歸還者將受到相應(yīng)處罰。
5. 信息化管理：建立檔案管理系統(tǒng)，錄入檔案信息，實(shí)現(xiàn)電子檢索。系統(tǒng)應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
6. 定期審查與更新：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案審查，剔除無效、過時(shí)的檔案，更新新的信息資料。
7. 安全保密：對(duì)涉密檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，訪問需通過權(quán)限驗(yàn)證。涉及敏感信息的檔案，僅限特定人員查閱，且查閱過程需記錄在案。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概述：簡(jiǎn)明扼要地介紹檔案管理制度的主要內(nèi)容，提醒員工遵守規(guī)定。
2. 檔案分類與編碼示例：展示幾個(gè)具體的分類和編碼實(shí)例，方便員工理解和操作。
3. 借閱流程圖：用流程圖形式展示借閱檔案的步驟，清晰直觀。
4. 保密承諾書：列出保密規(guī)定，員工簽字確認(rèn)遵守。
5. 檔案管理人員聯(lián)系方式：公示檔案管理人員的聯(lián)系方式，便于員工咨詢和反饋問題。
以上制度旨在建立一個(gè)高效、安全的檔案管理體系，確保信息資源的有效利用，同時(shí)保護(hù)單位的機(jī)密信息。全體員工應(yīng)認(rèn)真遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。
單位檔案管理制度建設(shè)范文
第1篇 __機(jī)關(guān)單位檔案管理制度
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
第一章 檔案人員崗位職責(zé)
第二條 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí)。
第三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)制度,加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。
第四條 對(duì)本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第五條 維護(hù)本局檔案的完整與安全,對(duì)違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報(bào)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第六條 機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。
第二章 檔案歸檔制度
第七條 凡是本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的,具有備考價(jià)值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價(jià)值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。
第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。
第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。
第十條 會(huì)計(jì)檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)后簽字。
第三章 檔案保管制度
第十一條 檔案庫房實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。
第十二條 要定時(shí)做好庫房?jī)?nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。
第十三條 庫房?jī)?nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房?jī)?nèi)不得堆放雜物。
第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲(chǔ)本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報(bào)告,交接憑證,銷毀清冊(cè),檢查記錄,全宗介紹等材料。
第十五條 定期組織人員對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對(duì)破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。
第四章 檔案保密制度
第十六條 嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。
第十七條 查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。
第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對(duì)檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。
第十九條 外單位來本局查閱檔案時(shí),須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
第二十條 機(jī)密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。
第五章 檔案利用制度
第二十一條 利用檔案必須愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點(diǎn)、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好, 如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。
第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個(gè)星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十三條 檔案歸還時(shí),檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。
第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。
第二十五條 對(duì)不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。
第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果 。
第六章 檔案安全制度
第二十七條 本局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。
第二十八條 對(duì)本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。
第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對(duì)外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。
第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。
第三十一條庫房?jī)?nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。
第三十二條 工作人員離開檔案室時(shí)應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。
第七章 檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷毀制度
第三十三條 凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時(shí)登記入冊(cè),以作統(tǒng)計(jì)入庫數(shù)據(jù)。
第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,做到記錄正確,帳物相符。
第三十五條 在各科室檔案進(jìn)檔案室前,要對(duì)準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查,對(duì)保管期限、密級(jí)確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。
第三十六條 對(duì)本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定,剔除無保存價(jià)值的材料,確保檔案的質(zhì)量。
第三十七條 銷毀文件必須慎重,對(duì)鑒定中剔除的文件要暫存一段時(shí)間,確實(shí)沒有必要保存時(shí),才予銷毀。
第三十八條 凡需銷毀的文件,要編造清冊(cè),寫出書面報(bào)告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時(shí)由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點(diǎn),銷毀人要簽名、蓋章。
第八章 會(huì)計(jì)檔案管理辦法
第三十九條 會(huì)計(jì)檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳冊(cè)和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。
第四十條 會(huì)計(jì)檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會(huì)計(jì)檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。
第四十二條 會(huì)計(jì)檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。
第四十三條 檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝,不得自行拆封,對(duì)個(gè)別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
第四十四條 檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。
第四十五條 檔案室對(duì)保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊(cè),并限期歸還。
第四十六條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由檔案室提出銷毀意見,會(huì)同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第四十七條 在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),銷毀后,在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。
第2篇 j機(jī)關(guān)單位檔案管理制度
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
第一章 檔案人員崗位職責(zé)
第二條 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí)。
第三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)制度,加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。
第四條 對(duì)本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第五條 維護(hù)本局檔案的完整與安全,對(duì)違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報(bào)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第六條 機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。
第二章 檔案歸檔制度
第七條 凡是本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的,具有備考價(jià)值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價(jià)值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。
第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。
第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。
第十條 會(huì)計(jì)檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)后簽字。
第三章 檔案保管制度
第十一條 檔案庫房實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。
第十二條 要定時(shí)做好庫房?jī)?nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。
第十三條 庫房?jī)?nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房?jī)?nèi)不得堆放雜物。
第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲(chǔ)本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報(bào)告,交接憑證,銷毀清冊(cè),檢查記錄,全宗介紹等材料。
第十五條 定期組織人員對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對(duì)破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。
第四章 檔案保密制度
第十六條 嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。
第十七條 查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。
第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對(duì)檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。
第十九條 外單位來本局查閱檔案時(shí),須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
第二十條 機(jī)密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。
第五章 檔案利用制度
第二十一條 利用檔案必須愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點(diǎn)、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好, 如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。
第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個(gè)星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十三條 檔案歸還時(shí),檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。
第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。
第二十五條 對(duì)不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。
第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果 。
第六章 檔案安全制度
第二十七條 本局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。
第二十八條 對(duì)本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。
第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對(duì)外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。
第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。
第三十一條庫房?jī)?nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。
第三十二條 工作人員離開檔案室時(shí)應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。
第七章 檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷毀制度
第三十三條 凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時(shí)登記入冊(cè),以作統(tǒng)計(jì)入庫數(shù)據(jù)。
第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,做到記錄正確,帳物相符。
第三十五條 在各科室檔案進(jìn)檔案室前,要對(duì)準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查,對(duì)保管期限、密級(jí)確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。
第三十六條 對(duì)本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定,剔除無保存價(jià)值的材料,確保檔案的質(zhì)量。
第三十七條 銷毀文件必須慎重,對(duì)鑒定中剔除的文件要暫存一段時(shí)間,確實(shí)沒有必要保存時(shí),才予銷毀。
第三十八條 凡需銷毀的文件,要編造清冊(cè),寫出書面報(bào)告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時(shí)由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點(diǎn),銷毀人要簽名、蓋章。
第八章 會(huì)計(jì)檔案管理辦法
第三十九條 會(huì)計(jì)檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳冊(cè)和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。
第四十條 會(huì)計(jì)檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會(huì)計(jì)檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。
第四十二條 會(huì)計(jì)檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。
第四十三條 檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝,不得自行拆封,對(duì)個(gè)別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
第四十四條 檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。
第四十五條 檔案室對(duì)保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊(cè),并限期歸還。
第四十六條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由檔案室提出銷毀意見,會(huì)同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第四十七條 在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),銷毀后,在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。
