單位檔案管理制度5篇

有哪些

單位檔案管理制度是確保企業(yè)信息有序、安全和有效利用的關(guān)鍵，主要包括以下幾個(gè)方面：

1. 檔案分類與編碼體系：建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對各類文件進(jìn)行科學(xué)編碼，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：明確檔案收集范圍，規(guī)定整理流程，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

3. 檔案保管與保護(hù)：設(shè)定合理的保管期限，采取必要的保護(hù)措施，防止檔案損毀或丟失。

4. 檔案利用與借閱：制定借閱規(guī)則，保障檔案的安全使用，同時(shí)提高檔案的利用效率。

5. 檔案數(shù)字化與電子化：推動檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢和遠(yuǎn)程訪問。

6. 檔案安全與保密：強(qiáng)化信息安全意識，落實(shí)保密制度，防止敏感信息泄露。

7. 檔案人員培訓(xùn)與考核：定期培訓(xùn)檔案管理人員，提升其專業(yè)技能，并進(jìn)行工作績效評估。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的分類方案，包括紙質(zhì)文檔、電子文檔和其他形式的檔案。每類檔案應(yīng)有獨(dú)特的編碼，便于識別和管理。

2. 收集與整理：各部門需指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集，確保文件的完整。檔案整理應(yīng)按照時(shí)間順序和重要性進(jìn)行，整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔。

3. 保管與保護(hù)：檔案庫房應(yīng)具備防潮、防火、防盜設(shè)施，定期檢查檔案保存狀態(tài)，及時(shí)修復(fù)破損文件。檔案管理人員應(yīng)定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。

4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期間，檔案應(yīng)妥善保管，不得涂改、損壞。逾期未還者將予以警告并記錄在案。

5. 數(shù)字化與電子化：逐步推進(jìn)檔案掃描、錄入工作，建立電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。確保電子檔案的備份和恢復(fù)機(jī)制。

6. 安全與保密：對涉及企業(yè)機(jī)密的檔案實(shí)行特殊管理，限制訪問權(quán)限。所有員工都應(yīng)簽署保密協(xié)議，違反者將承擔(dān)法律責(zé)任。

7. 培訓(xùn)與考核：每年至少組織一次檔案管理培訓(xùn)，考核內(nèi)容包括檔案法規(guī)、操作規(guī)程等?？己私Y(jié)果將作為員工晉升和獎(jiǎng)勵(lì)的參考依據(jù)。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理制度概要：簡要介紹檔案管理的目標(biāo)、原則和主要職責(zé)，提醒員工遵守相關(guān)規(guī)定。

2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類和編碼方式，方便員工查找和歸檔。

3. 借閱流程圖：清晰描繪從申請到歸還的流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任。

4. 保密承諾書樣本：展示保密協(xié)議的基本內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)保密義務(wù)的重要性。

5. 檔案管理人員聯(lián)系方式：列出檔案管理部門的辦公電話和郵箱，方便員工咨詢和反饋問題。

通過上述制度的實(shí)施，我們將構(gòu)建一個(gè)高效、安全、有序的檔案管理體系，為單位的日常運(yùn)營和長遠(yuǎn)發(fā)展提供有力支持。

單位檔案管理制度范文

第1篇 單位會計(jì)檔案管理制度

第一章總則

為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,保證會計(jì)檔案的安全、完整、及時(shí),根據(jù)《中華人民共和國國會計(jì)法》和《中華人民共和國國檔案法》及財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位實(shí)際情況,制定本辦法。

第二章會計(jì)檔案管理部門

1.單位檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

2.財(cái)務(wù)部門必須建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第三章會計(jì)檔案歸檔的范圍

1.會計(jì)憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。

2.會計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告。包括《會計(jì)制度》規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào),月、季、年度會計(jì)報(bào)表,報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說明書。上級主管部門對報(bào)告的批復(fù)及社會審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。

4.其它會計(jì)核算資料。凡與會計(jì)核算緊密相關(guān)的,由會計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。

5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。

第四章會計(jì)檔案的整理

會計(jì)年度終了后,應(yīng)將裝訂成冊的會計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計(jì)檔案應(yīng)按會計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷,將各卷按順序編號。

1.會計(jì)憑證。

(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。

(2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2.會計(jì)賬簿。

各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。

(1)會計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容。

(2)會計(jì)賬簿在裝訂前,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個(gè)賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全,撤去賬尺,用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。(4)會計(jì)賬簿的裝訂順序:

會計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計(jì)賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。

(6)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后,會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(8)會計(jì)賬簿的編號為一年一編,編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

3.會計(jì)報(bào)表。會計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

第五章會計(jì)檔案的歸檔保管

1.當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。

2.會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。3.機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計(jì)檔案移交清冊,將全部案卷逐一點(diǎn)交,接管人員逐一接收。

第六章會計(jì)檔案的借閱使用

1.財(cái)務(wù)部建立會計(jì)檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計(jì)檔案人員,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

3.借閱會計(jì)檔案人員,不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。

4.借閱會計(jì)檔案人員,不得將會計(jì)檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需需要復(fù)制會計(jì)檔案的,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第七章各種會計(jì)檔案保管期限

1.會計(jì)憑證保管15年。

2.會計(jì)賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

3.會計(jì)報(bào)表保存10年,其中年度決算表永久保存。

第八章會計(jì)檔案的銷毀

1.會會計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀清單,匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定后,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,報(bào)經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后,方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。

2.按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案部門和財(cái)會部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第九章附則

1.本制度自頒布之日起實(shí)施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

2.附表:《會計(jì)檔案保管期限表》

第2篇 __機(jī)關(guān)單位檔案管理制度

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。

第一章 檔案人員崗位職責(zé)

第二條 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識。

第三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)制度,加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。

第四條 對本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第五條 維護(hù)本局檔案的完整與安全,對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報(bào)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第六條 機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。

第二章 檔案歸檔制度

第七條 凡是本局在各項(xiàng)活動中形成的,具有備考價(jià)值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價(jià)值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。

第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。

第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。

第十條 會計(jì)檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)后簽字。

第三章 檔案保管制度

第十一條 檔案庫房實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。

第十二條 要定時(shí)做好庫房內(nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。

第十三條 庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。

第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報(bào)告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。

第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。

第四章 檔案保密制度

第十六條 嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。

第十七條 查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。

第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。

第十九條 外單位來本局查閱檔案時(shí),須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

第二十條 機(jī)密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。

第五章 檔案利用制度

第二十一條 利用檔案必須愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點(diǎn)、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好, 如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。

第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個(gè)星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十三條 檔案歸還時(shí),檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。

第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。

第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。

第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果 。

第六章 檔案安全制度

第二十七條 本局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

第二十八條 對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。

第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。

第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。

第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。

第三十二條 工作人員離開檔案室時(shí)應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。

第七章 檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷毀制度

第三十三條 凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時(shí)登記入冊,以作統(tǒng)計(jì)入庫數(shù)據(jù)。

第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)臺帳,做到記錄正確,帳物相符。

第三十五條 在各科室檔案進(jìn)檔案室前,要對準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查,對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。

第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定,剔除無保存價(jià)值的材料,確保檔案的質(zhì)量。

第三十七條 銷毀文件必須慎重,對鑒定中剔除的文件要暫存一段時(shí)間,確實(shí)沒有必要保存時(shí),才予銷毀。

第三十八條 凡需銷毀的文件,要編造清冊,寫出書面報(bào)告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時(shí)由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點(diǎn),銷毀人要簽名、蓋章。

第八章 會計(jì)檔案管理辦法

第三十九條 會計(jì)檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計(jì)憑證、會計(jì)帳冊和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。

第四十條 會計(jì)檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計(jì)檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。

第四十二條 會計(jì)檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。

第四十三條 檔案部門接收保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,不得自行拆封,對個(gè)別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。

第四十四條 檔案室對會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。

第四十五條 檔案室對保存的會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并限期歸還。

第四十六條 會計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由檔案室提出銷毀意見,會同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計(jì)檔案銷毀清冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

第四十七條 在銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案時(shí)嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章。

第3篇 d單位文書檔案管理制度

為了貫徹執(zhí)行《檔案法》,適應(yīng)辦公自動化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強(qiáng)本局文書檔案管理,制定本制度。

一、文件材料歸檔范圍

(一)上級機(jī)關(guān)的文件材料。

1、上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要材料;

2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;

3、代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本,上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本局的文件(包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載);

4、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本局工作時(shí)的重要講話、題詞、照片和有保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;

5、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

(二)本級的文件材料。

1、局黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會議文件材料,召開的工作會議、專題會議材料;

2、頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿;

3、本級的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,下級單位的請示與本級的批復(fù)文件;

4、內(nèi)部職能部門活動形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

5、檢查下級單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;

6、內(nèi)部職能部門匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料;

7、形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

8、黨委、團(tuán)委、工會等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的重要文件材料;

9、內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料,領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理來信來訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等;

10、征用土地及基本建設(shè)工程施工文件材料;

11、制定的規(guī)章制度等文件材料;

12、年鑒、大事記、工作簡報(bào)以及反映本局重要活動事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書。有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

13、干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、錄用、調(diào)資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎(jiǎng)懲,黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊、報(bào)表,轉(zhuǎn)移關(guān)系存根等文件材料;

14、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊;

15、編印的情況反映、簡報(bào)等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

16、與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

17、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。

1、同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

2、相關(guān)單位對本局工作檢查形成的重要文件;

3、同級單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件等。

(四)下級單位的文件材料。

1、下級單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件;

2、下級單位報(bào)送的重要工作、重大活動等文件材料;

3、下級單位報(bào)送的備案材料等。

二、文件材料收集整理

(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,及時(shí)轉(zhuǎn)交本部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員保管。

(三)各部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要及時(shí)接收、清理、建檔,如有缺少應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施,確保每件檔案材料完整齊全。

(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行收集、整理和補(bǔ)充,立卷保存。

(五)信息中心要在每月終了后3日內(nèi),將本局機(jī)關(guān)生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤上(一式三份),交辦公室保存。

(六)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后,應(yīng)將與會議和活動有關(guān)的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。

三、文書檔案管理使用

(一)各種文書檔案實(shí)行定人專管、入柜保存制度,任何個(gè)人都不得長期占用和私存文書檔案。

(二)內(nèi)部查、借閱文書檔案,原則在文書檔案存放場所進(jìn)行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書檔案,必須報(bào)經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。對需要復(fù)印檔案、出具證明材料的,必須報(bào)分管局長批準(zhǔn),經(jīng)認(rèn)真審查后方可出具有關(guān)證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。

(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料,也不得在文書檔案上作任何標(biāo)記,更不得擅自將文書檔案轉(zhuǎn)借他人。

(四)銷毀過期無效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門和個(gè)人不得擅自銷毀文件材料。

(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案,嚴(yán)格按《保密法》執(zhí)行。

第4篇 機(jī)關(guān)單位的檔案管理制度

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第一章 檔案人員崗位職責(zé)

第二條 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。

第三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)制度，加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。

第四條 對本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第五條 維護(hù)本局檔案的完整與安全，對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止，直至拒絕提供利用，并提出處理意見，報(bào)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第六條 機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。

第二章 檔案歸檔制度

第七條 凡是本局在各項(xiàng)活動中形成的，具有備考價(jià)值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價(jià)值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料，均屬歸檔范圍。

第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。

第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。

第十條 會計(jì)檔案歸檔必須編制移交目錄，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)后簽字。

第三章 檔案保管制度

第十一條 檔案庫房實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理，庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。

第十二條 要定時(shí)做好庫房內(nèi)溫濕度記錄，庫房溫度保持14―240c之間，濕度保持在50―65%之間。

第十三條 庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。

第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷，積累和存儲本局案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報(bào)告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。

第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。

第四章 檔案保密制度

第十六條 嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度，查閱、借閱遵守單位的保密制度，確保檔案的安全，嚴(yán)防丟失或泄密。

第十七條 查閱檔案，原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，并辦理借閱手續(xù)，按期收回。

第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容，借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。

第十九條 外單位來本局查閱檔案時(shí)，須憑單位介紹信、工作證或身份證，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

第二十條 機(jī)密文件只能查閱，一律不得外借和復(fù)制。

第五章 檔案利用制度

第二十一條 利用檔案必須愛護(hù)檔案材料，嚴(yán)禁在案卷上圈點(diǎn)、勾劃、裁剪等，確保檔案的完好， 如需摘抄復(fù)制，須經(jīng)檔案人員審核，確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。

第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個(gè)星期，如果需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十三條 檔案歸還時(shí)，檔案人員必須檢查案卷有否缺損，如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象，按有關(guān)規(guī)定予以處理。

第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。

第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員，檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。

第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表，寫明利用目的和效果 。

第六章 檔案安全制度

第二十七條 本局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

第二十八條 對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據(jù)為已有，也不得擅自銷毀。

第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案，主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用，不屬于開放范圍，對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。

第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。

第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架，配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。

第三十二條 工作人員離開檔案室時(shí)應(yīng)切斷電源，關(guān)好門窗。

第七章 檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷毀制度

第三十三條 凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時(shí)登記入冊，以作統(tǒng)計(jì)入庫數(shù)據(jù)。

第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)臺帳，做到記錄正確，帳物相符。

第三十五條 在各科室檔案進(jìn)檔案室前，要對準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查，對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。

第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定，剔除無保存價(jià)值的材料，確保檔案的質(zhì)量。

第三十七條 銷毀文件必須慎重，對鑒定中剔除的文件要暫存一段時(shí)間，確實(shí)沒有必要保存時(shí)，才予銷毀。

第三十八條 凡需銷毀的文件，要編造清冊，寫出書面報(bào)告，說明銷毀理由，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀，銷毀文件時(shí)由兩人監(jiān)督，并在銷毀上注明銷毀日期、地點(diǎn)，銷毀人要簽名、蓋章。

第八章 會計(jì)檔案管理辦法

第三十九條 會計(jì)檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計(jì)憑證、會計(jì)帳冊和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。

第四十條 會計(jì)檔案是本局的重要檔案之一，應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計(jì)檔案，把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍，明確專人負(fù)責(zé)。

第四十二條 會計(jì)檔案當(dāng)年立卷，由所屬部門保管一年后，向綜合檔案室移交。

第四十三條 檔案部門接收保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，不得自行拆封，對個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第四十四條 檔案室對會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。

第四十五條 檔案室對保存的會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。

第四十六條 會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案室提出銷毀意見，會同檔案所屬部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計(jì)檔案銷毀清冊，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

第四十七條 在銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督，監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，并認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。

第5篇 j機(jī)關(guān)單位檔案管理制度

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。

第一章 檔案人員崗位職責(zé)

第二條 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識。

第三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)制度,加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。

第四條 對本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第五條 維護(hù)本局檔案的完整與安全,對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報(bào)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第六條 機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。

第二章 檔案歸檔制度

第七條 凡是本局在各項(xiàng)活動中形成的,具有備考價(jià)值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價(jià)值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。

第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。

第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。

第十條 會計(jì)檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)后簽字。

第三章 檔案保管制度

第十一條 檔案庫房實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。

第十二條 要定時(shí)做好庫房內(nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。

第十三條 庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。

第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報(bào)告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。

第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。

第四章 檔案保密制度

第十六條 嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。

第十七條 查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。

第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。

第十九條 外單位來本局查閱檔案時(shí),須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

第二十條 機(jī)密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。

第五章 檔案利用制度

第二十一條 利用檔案必須愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點(diǎn)、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好, 如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。

第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個(gè)星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十三條 檔案歸還時(shí),檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。

第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。

第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。

第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果 。

第六章 檔案安全制度

第二十七條 本局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

第二十八條 對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。

第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。

第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。

第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。

第三十二條 工作人員離開檔案室時(shí)應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。

第七章 檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷毀制度

第三十三條 凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時(shí)登記入冊,以作統(tǒng)計(jì)入庫數(shù)據(jù)。

第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)臺帳,做到記錄正確,帳物相符。

第三十五條 在各科室檔案進(jìn)檔案室前,要對準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查,對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。

第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定,剔除無保存價(jià)值的材料,確保檔案的質(zhì)量。

第三十七條 銷毀文件必須慎重,對鑒定中剔除的文件要暫存一段時(shí)間,確實(shí)沒有必要保存時(shí),才予銷毀。

第三十八條 凡需銷毀的文件,要編造清冊,寫出書面報(bào)告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時(shí)由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點(diǎn),銷毀人要簽名、蓋章。

第八章 會計(jì)檔案管理辦法

第三十九條 會計(jì)檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計(jì)憑證、會計(jì)帳冊和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。

第四十條 會計(jì)檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計(jì)檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。

第四十二條 會計(jì)檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。

第四十三條 檔案部門接收保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,不得自行拆封,對個(gè)別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。

第四十四條 檔案室對會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。

第四十五條 檔案室對保存的會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并限期歸還。

第四十六條 會計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由檔案室提出銷毀意見,會同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計(jì)檔案銷毀清冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

第四十七條 在銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案時(shí)嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章。