局采購(gòu)管理制度是確保組織資源有效利用，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量的重要規(guī)范。它涵蓋了從需求分析、供應(yīng)商選擇、合同管理到驗(yàn)收結(jié)算的全過(guò)程，旨在形成一套科學(xué)、公正、透明的操作流程。
包括哪些方面
1. 需求規(guī)劃：明確采購(gòu)目標(biāo)，分析需求來(lái)源，制定采購(gòu)計(jì)劃。
2. 供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行資質(zhì)審核，定期評(píng)估供應(yīng)商表現(xiàn)。
3. 采購(gòu)流程：規(guī)范詢(xún)價(jià)、比價(jià)、談判、訂購(gòu)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，確保合規(guī)操作。
4. 合同管理：制定標(biāo)準(zhǔn)合同模板，規(guī)定合同簽訂、變更、執(zhí)行和終止的程序。
5. 風(fēng)險(xiǎn)控制：識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制，預(yù)防采購(gòu)過(guò)程中的法律和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
6. 質(zhì)量控制：設(shè)立質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)物品或服務(wù)達(dá)到預(yù)期水平。
7. 采購(gòu)審計(jì)：定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況，確保公平公正。
重要性
局采購(gòu)管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1. 提高效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少?zèng)Q策時(shí)間，提高采購(gòu)工作效率。
2. 控制成本：通過(guò)合理比價(jià)和批量采購(gòu)，降低單位成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。
3. 保障質(zhì)量：嚴(yán)格的供應(yīng)商管理和質(zhì)量控制，確保采購(gòu)物品或服務(wù)的質(zhì)量。
4. 防范風(fēng)險(xiǎn)：明確責(zé)任劃分，預(yù)防合同糾紛，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
5. 提升形象：公開(kāi)透明的采購(gòu)過(guò)程，增強(qiáng)公眾信任，提升組織形象。
方案
為建立健全局采購(gòu)管理制度，建議如下方案：
1. 制定詳盡的采購(gòu)政策和程序手冊(cè)，涵蓋上述各個(gè)方面，供全體員工參考執(zhí)行。
2. 建立跨部門(mén)的采購(gòu)委員會(huì)，負(fù)責(zé)重大采購(gòu)決策，保證決策的公正性。
3. 引入電子化采購(gòu)平臺(tái)，提高流程透明度，便于跟蹤和審計(jì)。
4. 定期開(kāi)展采購(gòu)人員培訓(xùn)，提升專(zhuān)業(yè)技能，強(qiáng)化制度意識(shí)。
5. 加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理，建立長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系，以獲取更有利的采購(gòu)條件。
6. 設(shè)立投訴舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工監(jiān)督采購(gòu)行為，及時(shí)糾正不合規(guī)現(xiàn)象。
通過(guò)以上措施，我們將逐步構(gòu)建一個(gè)高效、公正、透明的采購(gòu)管理體系，為全局的工作提供有力支持。
局采購(gòu)管理制度范文
第1篇 中建某局采購(gòu)管理程序
中國(guó)建筑第三工程局程序文件
采購(gòu)管理程序
1 目的
確保采購(gòu)過(guò)程處于受控狀態(tài),保證所有的采購(gòu)物資符合規(guī)定的采購(gòu)要求。
2適用范圍
本程序規(guī)定了物資的分類(lèi)、各類(lèi)物資供方的評(píng)價(jià)、選擇和控制、采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)合同的內(nèi)容要求、對(duì)采購(gòu)物資的驗(yàn)證要求等,適用于工程局承建工程所需的材料、半成品、設(shè)備等物資的采購(gòu)工作。
3引用文件
3.1 中建三局zjs.qm101 《質(zhì)量手冊(cè)》
3.2 中建三局zjs.qm201 《質(zhì)量策劃程序》
3.3 中建三局zjs.qm202 《文件控制程序》
3.4 中建三局zjs.qm203 《記錄控制程序》
3.5 中建三局zjs.qm215 《產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量控制程序》
3.6 中建三局zjs.qm216 《不合格品控制程序》
4術(shù)語(yǔ)和定義
本程序采用gb/t19000-2000 《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》標(biāo)準(zhǔn)和局《質(zhì)量手冊(cè)》中的術(shù)語(yǔ)和以下定義。
4.1 土建工程物資的分類(lèi):
a)a類(lèi)物資:構(gòu)成建筑物或?qū)ㄖ锿两üこ藤|(zhì)量有重大影響的物資,包括:鋼材、水泥、木材、商品砼、砂、石、砌塊、保溫材料、防水材料、預(yù)制構(gòu)件、裝飾材料、門(mén)、窗、鋼構(gòu)件、半成品等。
b)b 類(lèi)物資:除a 類(lèi)物資以外的其他物資,包括:工用具、安全勞保用品、機(jī)械設(shè)備、機(jī)配件、電器、電料、油料、化雜、小五金等。
4.2 安裝工程物資的分類(lèi)
a)a類(lèi)物資:包括電器電路、燈具、橋架、母線、電線電纜、儀器儀表、閥門(mén)、給排水管件、消防、空調(diào)、暖通、電梯等物資和設(shè)備;
b)b 類(lèi)物資:除a 類(lèi)安裝工程物資以外物資,包括:焊接材料、工用具、電焊機(jī)等。
4.3 供方:物資設(shè)備的提供者(包括生產(chǎn)廠家和中間供應(yīng)商)
5 職責(zé)
5.1 生產(chǎn)副局長(zhǎng)、局工程部和科技部負(fù)責(zé)對(duì)本程序在公司物資系統(tǒng)執(zhí)行過(guò)程中的檢查與指導(dǎo)工作。
5.2 公司物資部
5.2.1 負(fù)責(zé)公司物資采購(gòu)管理工作,負(fù)責(zé)全公司建筑物資(動(dòng)力用物
資設(shè)備除外)的采購(gòu)權(quán)限的確定及自身權(quán)限內(nèi)的物資采購(gòu)實(shí)施,確保
各分公司、項(xiàng)目經(jīng)理部、安裝部物資采購(gòu)管理工作處于受控狀態(tài)。
5.2.2 組織對(duì)供方的選擇、評(píng)價(jià)和控制,編制、發(fā)布合格供方名冊(cè),
組織對(duì)供方的重新評(píng)價(jià)。
5.2.3 負(fù)責(zé)公司采購(gòu)文件的編制、修訂和組織實(shí)施。
5.3 公司經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)向公司物資部提供所需物資的預(yù)算數(shù)據(jù)。
5.4 公司工程部必要時(shí)參與物資供方的評(píng)價(jià)及采購(gòu)物資的驗(yàn)證工作。
5.5 公司動(dòng)力部動(dòng)力用物資設(shè)備的采購(gòu)管理工作可參照本程序執(zhí)
行。
5.6 公司安裝部
5.6.1 組織對(duì)安裝工程物資供方的選擇、評(píng)價(jià)和控制以及對(duì)供方的重
新評(píng)價(jià)。
5.6.2 負(fù)責(zé)安裝工程物資的采購(gòu)、驗(yàn)證、標(biāo)識(shí)、保存等實(shí)施工作。
5.7 項(xiàng)目經(jīng)理部
5.7.1 負(fù)責(zé)編制、審批、報(bào)送物資設(shè)備需用計(jì)劃。
5.7.2 負(fù)責(zé)進(jìn)場(chǎng)物資設(shè)備的搬運(yùn)、檢測(cè)、驗(yàn)收、標(biāo)識(shí)、堆放儲(chǔ)存、保
管、使用以及回收處理等。
5.7.3 負(fù)責(zé)物資部授權(quán)范圍內(nèi)的物資采購(gòu)工作。
6措施和方法
6.1 供方的評(píng)價(jià)。
6.1.1 a 類(lèi)土建、安裝工程物資供方必須進(jìn)行評(píng)價(jià),b 類(lèi)物資中總價(jià)
值超過(guò) 2000 元以上的物資供方也必須進(jìn)行評(píng)價(jià),其他 b 類(lèi)物資的供
方提供的產(chǎn)品只需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證。
6.1.2 對(duì)供方評(píng)價(jià)的內(nèi)容:
a) 采購(gòu)員在采購(gòu)前收集供方相關(guān)資料:供方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許
可證、產(chǎn)品準(zhǔn)用證、質(zhì)量體系認(rèn)證證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量證明書(shū)、樣品及其
檢測(cè)報(bào)告等質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)文件和信息資料;
b)供方為生產(chǎn)廠家時(shí)的評(píng)價(jià)主要針對(duì)其生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)
量保證能力、信譽(yù)、服務(wù)能力等;
c)供方為流通企業(yè)時(shí)的評(píng)價(jià)主要針對(duì)其供應(yīng)物資的來(lái)源及能力、
以往業(yè)績(jī)、信譽(yù)、服務(wù)能力等。
6.1.3 供方評(píng)價(jià)的方式:
a)要求供方提供與 6.1.2 條內(nèi)容相關(guān)的證明文件和資料;
b)對(duì)供方提供的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證;
c)供方以往提供類(lèi)似物資的供貨歷史、業(yè)績(jī)、信譽(yù)、服務(wù)等;
d)對(duì)供方生產(chǎn)或倉(cāng)儲(chǔ)實(shí)地進(jìn)行考察評(píng)價(jià);
e)從其他單位了解該供方提供同類(lèi)物資的使用情況。
6.1.4 對(duì) a 類(lèi)物資的評(píng)價(jià)必須采取 6.1.3.a)條及b、c、d 條中的任
意一條進(jìn)行,對(duì)b 類(lèi)物資的評(píng)價(jià)可采取 6.1.3 條中的任意一條進(jìn)行。
6.1.5 根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果填寫(xiě)《物資供方評(píng)價(jià)表》。
6.2 供方的選擇
6.2.1 相關(guān)物資部門(mén)依據(jù)《物資供方評(píng)價(jià)表》,選擇其中合格供方,
進(jìn)入《合格物資供方名冊(cè)》,公司物資部合格供方名冊(cè)須經(jīng)物資部經(jīng)
理審批后執(zhí)行,公司安裝部合格供方名冊(cè)須經(jīng)安裝部材料科長(zhǎng)審核,
物資部經(jīng)理審批后執(zhí)行,區(qū)域分公司合格供方名冊(cè)須經(jīng)分公司材料科
長(zhǎng)審核,物資部經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
6.2.2 凡進(jìn)入《合格物資供方名冊(cè)》中的供方,其生產(chǎn)或供應(yīng)的物資
設(shè)備,各需用單位、部門(mén)可直接按各自的采購(gòu)權(quán)限從中選擇供方進(jìn)行
采購(gòu)。
6.2.3 正在評(píng)價(jià)過(guò)程中還未進(jìn)入合格物資供方名冊(cè)的供方,經(jīng)物資部
經(jīng)理審批后可進(jìn)行采購(gòu),采購(gòu)?fù)瓿苫蛞欢螘r(shí)間后經(jīng)評(píng)價(jià)合格可進(jìn)入合
格供方名冊(cè)。
6.2.4 對(duì)b類(lèi)物資中數(shù)量較小、且不直接影響工程質(zhì)量的物資,可直
接進(jìn)行市場(chǎng)采購(gòu),而無(wú)須對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià),但要進(jìn)行相應(yīng)的驗(yàn)證或檢
驗(yàn)。
6.3 供方的控制
6.3.1 物資設(shè)備進(jìn)場(chǎng)后必須填寫(xiě)供方供貨
記錄,內(nèi)容應(yīng)包括:生產(chǎn)廠
家、供應(yīng)單位、物資設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、計(jì)劃進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、數(shù)量、實(shí)
際進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、數(shù)量、提單號(hào)、運(yùn)輸車(chē)號(hào)、爐/批號(hào)、質(zhì)量證明單號(hào)、
檢驗(yàn)狀況及報(bào)告單號(hào)、使用工程或部位等。
6.3.2采取與供方溝通、與顧客溝通、現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證、檢驗(yàn)等跟蹤措施,
確保提供的物資設(shè)備持續(xù)符合規(guī)定要求。如合格供方在合作中出現(xiàn)供
貨質(zhì)量不合格,全年累計(jì)達(dá)三次以上者,將取消合格供方資格;如供
貨不及時(shí)、服務(wù)不到位且情況嚴(yán)重,連續(xù)達(dá)三次以上者或全年累計(jì)達(dá)
六次以上者將取消合格供方資格。
6.3.3 每年年底,由相關(guān)物資部門(mén)對(duì)分別所管理的合格供方進(jìn)行重新
評(píng)價(jià),填寫(xiě)《物資供方評(píng)價(jià)表》,當(dāng)出現(xiàn)6.3.2 條情況時(shí),被除名的
供方 1年內(nèi)不得進(jìn)入合格物資供方名冊(cè)。
6.3.4 1 年內(nèi)沒(méi)有進(jìn)行采購(gòu)或使用其物資的合格供方,在采購(gòu)前須
按照 6.1、6.2 條對(duì)其進(jìn)行重新評(píng)價(jià)、選擇。
6.3.5 每年初,必須對(duì)《合格物資供方名冊(cè)》更新調(diào)整并及時(shí)下發(fā)新
的名冊(cè)。
6.4采購(gòu)信息
6.4.1 采購(gòu)計(jì)劃
6.4.1.1 項(xiàng)目經(jīng)理部工程技術(shù)部門(mén)根據(jù)施工生產(chǎn)計(jì)劃安排、施工組織設(shè)計(jì)和施工方案的要求等編制物資需用計(jì)劃,經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理或分公司經(jīng)理審批后分別報(bào)送各采購(gòu)權(quán)限部門(mén)實(shí)施采購(gòu);
6.4.1.2 采購(gòu)計(jì)劃中應(yīng)清楚地說(shuō)明采購(gòu)物資的要求,包括:工程項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、計(jì)量單位、質(zhì)量要求、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間等。
6.4.2 采購(gòu)合同
6.4.2.1 a 類(lèi)物資的采購(gòu)必須訂立書(shū)面合同,b 類(lèi)物資必要時(shí)也訂立書(shū)面合同;
6.4.2.2 采購(gòu)合同中應(yīng)對(duì)所要采購(gòu)的物資有清楚的說(shuō)明,包括:物資的名稱(chēng)、商標(biāo)牌號(hào)、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、計(jì)量單位、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交貨地點(diǎn)等。
6.5 采購(gòu)物資設(shè)備的驗(yàn)證
6.5.1 采購(gòu)物資設(shè)備驗(yàn)證的內(nèi)容:
a) 物資設(shè)備的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家等;
b)物資設(shè)備的質(zhì)量證明文件 (材質(zhì)書(shū)、爐批號(hào)、合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等);
c) 物資設(shè)備的外觀、幾何尺寸等。
6.5.2 物資設(shè)備的驗(yàn)證方式:
a)依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同要求或提供樣品進(jìn)行核查;
b) 檢測(cè)、測(cè)量、度量;
c) 抽樣送檢;
d) 小批量試用、設(shè)備試運(yùn)行;
e)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)證。
6.5.3 對(duì)采購(gòu)物資設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)證時(shí),至少要兩人或兩部門(mén)同時(shí)進(jìn)行,如采購(gòu)員和庫(kù)管員、采購(gòu)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)等。對(duì)外觀質(zhì)量有特殊要求的物資,驗(yàn)證時(shí)采購(gòu)員必須做好物資外觀驗(yàn)證記錄。
6.5.4 當(dāng)需要在供方貨源處對(duì)所采購(gòu)的物資進(jìn)行驗(yàn)證時(shí),應(yīng)在采購(gòu)合同中加以說(shuō)明,驗(yàn)證工作由物資采購(gòu)部門(mén)組織,由物資采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)《采購(gòu)物資驗(yàn)證報(bào)告》。
6.5.5當(dāng)顧客要求對(duì)供方的物資進(jìn)行驗(yàn)證時(shí),物資采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供方進(jìn)行聯(lián)系,并協(xié)助顧客實(shí)施驗(yàn)證,即使經(jīng)顧客驗(yàn)證合格,采購(gòu)部門(mén)仍將對(duì)其質(zhì)量負(fù)責(zé)。此驗(yàn)證活動(dòng)不得取代采購(gòu)物資交付時(shí)的質(zhì)量驗(yàn)證活動(dòng)。
6.5.6 物資設(shè)備進(jìn)場(chǎng)后需要進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)時(shí)執(zhí)行《產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量控制程序》。
6.5.7 物資設(shè)備進(jìn)場(chǎng)后經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證不合格時(shí),執(zhí)行《不合格品控制程序》。
6.6 監(jiān)管和控制
6.6.1 安裝部、區(qū)域分公司將自行發(fā)布的《合格物資供方名冊(cè)》報(bào)公司物資部一份備案。
6.6.2 直屬項(xiàng)目經(jīng)理部的采購(gòu)合同報(bào)公司物資部一份備案。
6.6.3 公司物資部每半年對(duì)公司所有物資采購(gòu)管理工作進(jìn)行一次檢查。安裝部、分公司每月對(duì)其所屬單位實(shí)施檢查。
6.6.4 每次檢查應(yīng)有檢查記錄,檢查中發(fā)現(xiàn)物資采購(gòu)管理工作中對(duì)工程質(zhì)量有影響的問(wèn)題要有跟蹤檢查措施。
7 支持性文件
7.1 《合格物資供方名冊(cè)》
7.2 《物資采購(gòu)合同管理規(guī)定》
7.3 《物資采購(gòu)工作實(shí)施細(xì)則》
8 記錄
8.1 表 209-01 《物資供方首次/再次評(píng)價(jià)表》
8.2 表 209-02 《物資進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃》
8.3 表 209-03 《采購(gòu)合同》
8.4 表 209-04 《物資進(jìn)場(chǎng)記錄》
8.5 表 209-05 《采購(gòu)物資驗(yàn)證報(bào)告》
