檔案庫管理制度5篇

有哪些

檔案庫管理制度主要包括以下幾個核心部分：檔案分類與編碼、檔案入庫與出庫管理、檔案安全與保密、檔案利用與借閱、檔案的數(shù)字化與備份、檔案銷毀與保留期限、檔案人員職責(zé)以及檔案庫的日常維護。

實施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼：依據(jù)檔案性質(zhì)、內(nèi)容和形成時間，制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政類、財務(wù)類、項目類等。每類檔案再進行詳細(xì)編碼，如行政類a，財務(wù)類b，項目類c，以便快速定位和檢索。

2. 檔案入庫與出庫管理：所有檔案需經(jīng)過審核、登記、編目后方可入庫，出庫時需填寫借閱申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可提取。入庫時應(yīng)記錄檔案的完整狀況，出庫后需及時更新檔案狀態(tài)。

3. 檔案安全與保密：檔案庫應(yīng)設(shè)置在安全、防火、防潮的環(huán)境中，配備必要的安全設(shè)施。敏感和機密檔案需特別保管，限制訪問權(quán)限。員工應(yīng)簽署保密協(xié)議，確保檔案信息安全。

4. 檔案利用與借閱：所有檔案借閱需遵循“合理利用，嚴(yán)格審批”的原則，借閱人需明確用途，按時歸還。借閱過程中，不得擅自復(fù)制、拍照或泄露檔案內(nèi)容。

5. 檔案的數(shù)字化與備份：定期將紙質(zhì)檔案進行掃描，轉(zhuǎn)化為電子版存檔，同時進行異地備份，以防數(shù)據(jù)丟失。數(shù)字化檔案應(yīng)有專門的管理系統(tǒng)，便于檢索和查閱。

6. 檔案銷毀與保留期限：過期或無保存價值的檔案，應(yīng)由專門小組評估后進行銷毀，銷毀過程需有記錄。檔案保留期限根據(jù)相關(guān)法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。

7. 檔案人員職責(zé)：檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、借閱等工作，定期對檔案庫進行盤點，確保檔案的完整性。

8. 檔案庫的日常維護：定期檢查檔案庫環(huán)境，確保恒溫恒濕，定期清理灰塵，防止蟲蛀和霉變。更新和完善檔案管理軟件，提高工作效率。

上墻內(nèi)容

1. “尊重檔案，人人有責(zé)?！?

2. “檔案安全，重于泰山?！?

3. “借閱檔案，手續(xù)齊全，按時歸還?！?

4. “保密協(xié)議，嚴(yán)格執(zhí)行?！?

5. “檔案數(shù)字化，便捷高效。”

6. “檔案銷毀，依法依規(guī)?！?

7. “愛護檔案，維護整潔?！?

8. “檔案管理，持續(xù)改進?！?/p>

以上各項制度旨在確保檔案的有效管理，保障公司信息的安全和利用效率，所有員工需遵守并執(zhí)行。

檔案庫管理制度范文

第1篇 z醫(yī)院檔案庫房管理制度

人民醫(yī)院檔案庫房管理制度

1.檔案室未經(jīng)檔案人員許可不得入內(nèi)。

2、檔案庫房應(yīng)配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設(shè)施,并檢查登記使用情況。

3.堅持定期檢查庫房,保持室內(nèi)整潔、空氣流通。

4.庫房內(nèi)禁止吸煙、使用明火,嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和食品。

5.檔案庫房鑰匙應(yīng)有專人保管,不得隨身攜帶,未經(jīng)批準(zhǔn)不得交給他人。

6.每天下班前應(yīng)關(guān)閉門、窗、切斷電源,確保檔案安全。

第2篇 h機關(guān)檔案庫房管理制度

為加強本局檔案庫房管理,確保庫存檔案的安全,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和自治區(qū)檔案工作有關(guān)規(guī)定,制定本管理制度。

一、檔案庫房是保存檔案的重要場所,由局辦公室負(fù)責(zé)管理。除檔案管理工作人員外,其他人員不能隨意進入檔案庫房,如工作確實需要,由檔案管理工作人員陪同進出。

二、檔案進出庫房,要履行登記手續(xù),包括檔案收進入庫,庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。

三、做好庫房的防蟲、防蛀、防霉和防鼠工作。新接收入庫的檔案要嚴(yán)格檢查,對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)技術(shù)處理后方可入庫。

四、庫房內(nèi)安置溫濕度計,每天定時測記。庫房的溫度控制在14-24℃之間,相對濕度控制在45-60%之間。超出標(biāo)準(zhǔn)范圍時,要及時采取自然通風(fēng)或機械除濕、降溫等措施進行調(diào)控。

五、定期清點庫存案卷,核實帳、物是否相符,發(fā)現(xiàn)案卷短缺或長期借出未歸還的,及時追查。

六、定期檢查用電設(shè)備和消防設(shè)施狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時報修或更新。

七、庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔,定期清掃,不得堆放與檔案無關(guān)的物品。庫房周圍嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。

八、庫房無人時,除必須持續(xù)工作的保溫、保濕、消防、防盜等電子設(shè)備外,應(yīng)關(guān)閉用電設(shè)備,鎖緊門窗。上下班要檢查門窗,注意防盜。

九、出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇災(zāi)害、突發(fā)性群體事件和危害公共安全事件等危及檔案安全的險情時,應(yīng)立即報警同時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告,開展搶險、轉(zhuǎn)移等保護措施。

第3篇 檔案庫房安全管理制度

根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》及產(chǎn)權(quán)所工作實際制定如下規(guī)定:

一、已實行數(shù)字化掃描的權(quán)屬檔案由檔案室負(fù)責(zé)人專人負(fù)責(zé),認(rèn)真保管檔案資料,未經(jīng)批準(zhǔn)不得將檔案帶出庫房,嚴(yán)防遺失。

二、非檔案管理人員不得進入檔案庫房。臨時保存的檔案,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進入庫房須有檔案管理專人陪同并進行登記。

三、檔案管理人員非工作時間一般不準(zhǔn)進入庫房,在庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理無關(guān)的活動(禁止在庫房內(nèi)吸煙、吃東西)。

四、進入庫房內(nèi)嚴(yán)禁攜帶煙火、易燃、爆炸物等物品。

四、每日下班前,由庫房管理人員切斷電路,認(rèn)真檢查,若發(fā)現(xiàn)問題及時報告,及時處理。

五、對庫房應(yīng)加強日常性安全維護,特別是門窗、開關(guān)。鑰匙專人保管,專人負(fù)責(zé)。

六、消防設(shè)備設(shè)施應(yīng)配備齊全,定期檢查(由大廈后勤負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé))。

七、庫房內(nèi)應(yīng)保持整齊、清潔,并時常觀察庫房內(nèi)溫度計的變化情況,隨時注意通風(fēng),調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫濕度。

八、嚴(yán)格做好防塵、防火、防潮、防鼠、防蟲、防霉、防光等措施,以保證檔案的完整安全。

九、每月由所主任牽頭對庫房實施一次安全檢查,并做好檢查記錄。

十、本制度自20__年9月1日起執(zhí)行。

二0__年八月一日

第4篇 檔案庫房安全防火管理制度

一、保管檔案必須有專用庫房,并要設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫房內(nèi)應(yīng)采取有效的防護措施,保證檔案安全。

二、檔案不得隨意堆放。柜架擺放位置應(yīng)與墻壁保持10cm以上距離,每行柜架間距不小于60cm(密集架除外)。

三、庫房應(yīng)有防潮或增濕措施,注意調(diào)節(jié)溫濕度,建立濕溫度記錄。庫房的溫度應(yīng)控制在14℃~24℃之間,相對濕度應(yīng)控制在45%~60%之間。

四、庫房內(nèi)應(yīng)放置防蟲、防鼠藥劑,并按要求定期更換。若發(fā)現(xiàn)鼠、蟲害,及時采取措施消除。

五、庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔,經(jīng)常清掃,不得堆放與檔案無關(guān)的物品。

六、庫房必須配備滅火器材,確定專人管理。檔案人員應(yīng)會使用滅火器。要安全使用滅火器設(shè)備,不得有明火裝置,不得在庫房吸煙和存放易然易爆物品。

七、庫房內(nèi)要有防盜措施。庫房門應(yīng)包鐵皮,窗應(yīng)安裝鐵柵欄;下班前要關(guān)好門窗,關(guān)閉電源;節(jié)假日封閉庫房,非檔案人員未經(jīng)許可不得擅自進入庫房。

第5篇 檔案庫房管理制度范例

1、檔案保管工作,是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法,對檔案實行科學(xué)保管和保護,防治檔案損毀,延長檔案壽命,維護檔案安全。

2、按專業(yè)類項進行保管,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化,以利于檔案的保護管理。

3、堅持以防為主、防治結(jié)合方針,切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作,確保檔案完整安全。

4、加強庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),逐步購置先進設(shè)備,改善庫房管理條件;引用先進科學(xué)技術(shù),實行科學(xué)管理。

5、庫房要保持溫度在攝氏14-24°c,相對濕度在45-60%之內(nèi);保持清潔干凈,做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

6、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生,每天上下班各檢查一次溫濕度,每月清理二次檔案柜衛(wèi)生,發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷,及時進行搶救。

7、接交進館的檔案,要認(rèn)真清點,履行簽字接交手續(xù);檔案外借,要認(rèn)真清點,履行批準(zhǔn)手續(xù),并保證按期歸還;非工作人員不得進庫房,以防意外;在庫房里不準(zhǔn)吸煙。