有哪些
醫(yī)院檔案管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)國家及行業(yè)標準，對醫(yī)院各類檔案進行科學分類，并設定統(tǒng)一的編碼體系，便于管理和檢索。
2. 檔案收集與整理：確保所有業(yè)務活動中產生的文件及時歸檔，通過標準化流程進行整理和編目。
3. 檔案保管與保護：制定保管期限，提供適宜的存儲環(huán)境，確保檔案的安全與完整。
4. 檔案利用與借閱：建立嚴格的借閱制度，保證檔案的有效利用，同時防止信息泄露。
5. 檔案數(shù)字化：推動檔案的電子化管理，提高檢索效率，降低物理存儲壓力。
6. 檔案安全與保密：強化信息安全措施，保護患者隱私和其他敏感信息。
7. 檔案銷毀：對過期或無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。
實施細則
1. 檔案分類與編碼： - 所有檔案分為醫(yī)療記錄、行政管理、科研教學、財務會計等類別，每類再細分為子類。 - 制定詳細的編碼規(guī)則，如“m01-001”代表醫(yī)療記錄類第一份檔案。
2. 檔案收集與整理： - 設立專職檔案員，負責日常檔案收集工作，確保文件在活動結束后3日內歸檔。 - 檔案整理包括文件排序、編制目錄、填寫檔案卡片等步驟，確保信息準確無誤。
3. 檔案保管與保護： - 檔案室應保持恒溫恒濕，配備防火、防盜設施。 - 定期檢查檔案狀況，對破損檔案進行修復。
4. 檔案利用與借閱： - 借閱者需填寫申請表，經部門負責人審批后方可借閱。 - 借閱期限一般不超過1周，到期未歸還者將暫停借閱資格。
5. 檔案數(shù)字化： - 對重要檔案進行掃描，存入電子檔案系統(tǒng)，便于快速查找。 - 定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。
6. 檔案安全與保密： - 實施訪問權限控制，非授權人員不得接觸敏感檔案。 - 對涉及患者隱私的檔案進行加密處理，確保信息安全。
7. 檔案銷毀： - 每年進行一次檔案清理，確定銷毀清單。 - 銷毀過程需兩人以上監(jiān)督，確保檔案完全銷毀，并做好記錄。
上墻內容
1. 檔案管理制度概要：簡述檔案管理的重要性，強調遵守制度的必要性。
2. 檔案分類與編碼示例：展示部分檔案編碼實例，以便員工參照執(zhí)行。
3. 檔案借閱流程圖：清晰展示借閱步驟，方便員工理解和操作。
4. 保密協(xié)議：展示員工簽署的保密承諾書，提醒員工重視信息保密。
5. 應急處理流程：列出檔案損壞、失竊等情況的應急處理步驟，提高應對效率。
以上各項制度需全體員工共同遵守，以確保醫(yī)院檔案管理工作有序、高效、安全。
醫(yī)院檔案管理制度范范文
第1篇 h市醫(yī)院檔案管理辦法
市醫(yī)院檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和、國務院制定的檔案工作原則、方針、政策和上級檔案主管部門的有關規(guī)定,為加強醫(yī)院檔案管理工作,使檔案工作更好地為改革和建設服務,特制定本辦法。
第二條 醫(yī)院檔案是黨、政、工、團以及醫(yī)療、護理、科技、基建、人事、保衛(wèi)、會計等在各項工作活動中形成的,對國家和社會有保存價值的,應當歸檔保存的各種文字、圖表、音像等不同形式的材料,它是全院職工工作實踐的總結和記錄,是醫(yī)院的寶貴財富,也是黨和國家寶貴財富的一部份,每一個職工都有責任維護檔案的完整與安全。
第三條 醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的組成部分,是提高醫(yī)院工作效率和工作質量的必要條件,是維護醫(yī)院歷史真實面貌的一項重要工作。因此,醫(yī)院黨政領導必須切實加強對檔案工作的領導,應有一名院領導分管檔案工作,把檔案工作納入議事日程,列入醫(yī)院建設的發(fā)展規(guī)劃。
第四條 根據(jù)國務院關于檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家檔案,維護檔案的完整與安全,便于國家各項工作的利用的決定,醫(yī)院檔案由院檔案室實行集中統(tǒng)一管理,其他部門或個人不準保存檔案,更不準私自損毀檔案材料。
第二章檔案的收集與整理
第五條 醫(yī)院檔案室是收集和保存本院檔案資料的部門,院部及各科凡經打字室打印的文件、材料等,必須將1份底和2份正本交檔案室存檔。凡抄寫的文件材料,須同時抄一份送院檔案室存檔。
第六條 各科室形成的文件材料,如年度工作計劃、人才培養(yǎng)、教學計劃和工作總結,必須抄報院辦公室,由院辦公室分別歸檔。
第七條 凡申報某項科研課題或申報某項科技成果者,不論單位和個人,須將上報材料同時交一份完整材料到檔案室。不交材料者按規(guī)定辦公室不予辦理申報手續(xù)(不準任何人給予蓋章)。
第八條 基建圖紙、重要儀器的說明書及安裝圖紙等,均屬檔案、資料的重要組成部份,凡驗收基建工程、機器(儀器)設備安裝時,須同時驗收圖紙、說明書等資料,如果圖紙、資料等檔案材料不全不得驗收,驗收時須有檔案人員參加。
第九條 外出開會、參觀、考察人員,回院后須將文件材料交檔案室登記存檔,拒絕不交者,按有關規(guī)定不報銷差旅費和資料費。
第十條 立卷分工和歸檔
文書檔案由院辦公室負責立卷,于次年上半年(6月底)歸檔;科技檔案由檔案室協(xié)助醫(yī)務科立卷,按科技檔案的形成規(guī)律,辦完一件立一件,隨時歸檔;會計檔案由財務科負責,于次年6月底以前立卷,保管使用一年以后向檔案室移交。
第三章檔案的保管與使用
第十一條 根據(jù)上級檔案部門關于建立綜合檔案室的指示精神和我院目前人員不足的情況,適宜設綜合檔案室,文書檔案、科技檔案、會計檔案均實行統(tǒng)一管理。配備檔案人員2人,由院黨委辦公室主任直接負責領導。
第十二條 查閱檔案必須辦理審批手續(xù)。外單位查閱檔案須持介紹信并經分管檔案工作的院領導或辦公室主任批準方可查閱,對本院職工查閱檔案須填寫申請單,經辦公室主任或有關領導批準后方可查閱,對與所查問題無關或黨和國家規(guī)定不準個人查閱的案卷不得查閱,摘抄檔案材料必須進行認真核對,對機密文件材料一般不得摘抄。
第十三條 對科技檔案的查閱,為方便科技人員查閱科技檔案,對形成某項技術檔案的個人和科室,對該項科技檔案有優(yōu)先使用權,需要查閱時可免辦查閱審批手續(xù)。
第十四條 檔案一般不得外借,確有特殊情況需要外借時,須經本院主要領導簽字批準方可外借,借閱檔案必須嚴格辦理借閱手續(xù),詳細登記卷號、件數(shù)、張數(shù),外借時間一般不得超過10天。最多不得超過20天,交回時要認真核對卷號、件數(shù)、張數(shù),對差錯缺份少頁或丟失者,要及時查清原因,并向單位領導和有關部門反映,以便查找。
第十五條 為確保檔案的安全,本院檔案室可為本院職工代管私人所有的機密檔案材料。
第十六條 普洱市人民醫(yī)院檔案庫房管理制度
一、檔案庫房只作檔案存放保管之用,不得兼做其他用途。庫房、辦公室和閱卷室應分開。
二、庫房內檔案的存放、管理要規(guī)范,密級架統(tǒng)一編號,案卷上架排列合理、科學、整齊。檔案存放位置確定后,不得輕易變動。
三、檔案庫房應堅固適用,具有防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防光、防潮等設施。
四、每日測試和檢查溫度、濕度,掌握其變化規(guī)律,采取積極有效措施做好溫、濕度的調控工作。庫房內溫度應控制在14-24℃內,相對濕度控制在45-65%。
五、借出檔案應及時收回存放原處。檔案人員對庫存檔案進行定期檢查,發(fā)現(xiàn)丟失、破損、褪變等問題應及時搶救、修補、復制或作其他技術處理。
六、未經批準,非檔案人員不得進入庫房。不準在庫房內吸煙,維護庫房安全。
第四章檔案管理人員的職責
第十七條 檔案管理人員必須以_理論和三個代表重要思想為指導,認真落實科學發(fā)展觀,貫徹執(zhí)行檔案工作的原則、法規(guī)和法律,維護檔案的歷史真實面貌。
第十八條 必須忠于黨和國家的檔案事業(yè),刻苦鉆研檔案專業(yè)理論和專業(yè)知識,積極參加檔案工作理論研究,探索新理論,開展新技術,不斷提高業(yè)務能力和技術水平,努力為檔案事業(yè)貢獻力量。
第十九條 檔案人員必須積極做好檔案材料的收集和整理工作,做好歸檔的宣傳工作,提高職工對檔案材料歸檔重要性的認識,增強材料歸檔的自覺性,做到寧多勿漏的收集材料,同時要做好鑒定、整理和保管工作,為提供利用打好基礎,協(xié)助有關人員做好檔案立卷工作。
第二十條 檔案人員必須堅持檔案為改革和建設服務的方向,積極熱情地提供利用,要正確處理好管理與利用的關系,既要管好,又要利用好,既要堅持原則,又要方便利用,既要為內部服務,也要為社會服務,要最大限度的發(fā)揮檔案憑證和查考作用,做好檔案登統(tǒng)利用的信息反饋工作。
第二十一條 檔案人員必須隨時提高警惕,認真做好檔案的安全和保密工作,檔案工作既是服務性工作,又是政治性、機要性很強的工作,檔案管理人員必須嚴格遵守保密紀律,增強保密意識,做好保密工作,嚴防泄失密事件的發(fā)生,以維護檔案的完整與安全。
第二十二條 檔案管理人員必須按規(guī)定向指定的檔案館移交應移交的檔案,同時接收應接收的檔案,在交接檔案時,嚴格辦理交接手續(xù),做好登統(tǒng)工作,嚴防差錯事故的發(fā)生。
第五章獎懲
第二十三條 對不執(zhí)行國家規(guī)定,不按期立卷、移交檔案者,無論科室或個人,應給予適當?shù)呐u和教育,并令其限期改正,經教育仍不改者,應給予必要的經濟懲罰。
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第2篇 z醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定
人民醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定
1.認真貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的方針、政策,建立健全各項檔案管理規(guī)章制度。
2.加強對檔案工作的領導,明確分管領導,檔案工作列入工作計劃和崗位目標責任制。
3.本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理,各職能部門明確兼職檔案員,建立相應的管理網絡。
4.配備與本單位檔案工作相適應的檔案人員,由其負責檔案的日常管理。
5.嚴格執(zhí)行檔案工作各項規(guī)章制度,實行目標管理,納入考核。
6.檔案人員享受科技人員同等待遇。
第3篇 z醫(yī)院檔案管理制度
人民醫(yī)院檔案管理制度
第一章
第一條:根據(jù)中華人民共和國國《檔案法》規(guī)定要求,加強醫(yī)院檔案管理,更好地保護和開展檔案利用,為社會主義現(xiàn)代化服務,特制定本管理制度。
第二條:圍繞醫(yī)院工作職能,積極開展各項工作,認真做好在職能活動中所形成的文件、資料、圖片、文書檔案、科技檔案、人事和財務檔案的收集、整理工作。
第三條:檔案工作是醫(yī)院整個工作的一部分,列入醫(yī)院工作計劃之內。
第二章
第四條:收發(fā)登記是文件的“帳目”,凡是正式往來條文,本院內部文件、會議材料、人民來信,均應逐件登記。
第五條:收文和發(fā)文,橫向文件和縱向文件分別分開登記。
第六條:登記內容包括收(發(fā))文機關、標題、順序號等。
第七條:發(fā)文在經領導簽發(fā)后,編號登記。收文經領導批閱后,分送經辦人閱辦。
第八條:每月清理一次收(發(fā))文件,凡是辦理完畢的文件及時收集妥為保管。
第九條:在辦理文件過程中,注意文件整潔,不得用圓珠筆或鉛筆書寫,如有復寫紙打印的材料應用碳素墨水書寫整齊附后。
第十條:文件應做到及時登記書寫清楚,及時分發(fā),及時督辦。
第三章
第十一條:歸檔范圍:凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
1.上級機關的文件材料:上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;上級機關頒發(fā)的需要執(zhí)行的文件,以及普發(fā)的、非主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;上級領導視察、檢查時的重要指示、講話、照片等材料。
2、本院工作中形成的文件材料:本院制定的各種規(guī)定、計劃、規(guī)劃、方案、統(tǒng)計報表、預決算;黨政工團各級領導召開的工作會議材料;各項工作的請示和批復;各職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;新技術應用的技術資料、科研成果、技術鑒定、技術標準等技術文件材料;人員編制、工資標準、調資升級名冊、干部任免文件;有保存價值的照片、錄像、磁帶;重要的信訪材料、印模和啟用印章的文件材料;本院編印的出版物原稿和樣書;10萬元以上設備申購的全套材料材料;房改材料、養(yǎng)老保險、工程計劃預算決算、合同契約等。
3.個人檔案:經過評聘的專業(yè)職(稱)的個人申報、審批表、學歷證明、總結、論文以及評委會議意見等專業(yè)技術干部的檔案材料。
4.會計檔案:經濟活動中形成的原始憑證、帳冊、收據(jù)、報表等財務檔案。
第十二條:歸檔時間
每年辦理完后的所有文件材料于次年3月份前交檔案室歸檔。
第十三條:歸檔要求
1.按照歸檔范圍,將應歸檔的文件材料收集齊全、完整。
2、按照文件性質立卷歸檔,保持聯(lián)系,不同保管期限分開立卷。
3.根據(jù)文件內容和保存價值確定永久、長期、短期三種保管期限。
4.卷內目錄清楚、案卷標題確切、案卷登記有序、編制檢索工具。
第四章
第十四條:檔案查閱
凡因工作需要查閱檔案,必須持有明確的有效證件,說明查閱理由和查閱內容范圍,經過同意,先登記再查閱。本單位工作人員如因工作需要查閱,提出正當理由,內容范圍,盡量做到隨要隨查。
第十五條:借閱
檔案一般不得借出檔案室,如特殊情況確實需要借出,必須經過分管領導批準,辦理借閱手續(xù),閱后及時歸還。
第五章
第十六條:非檔案室專(兼)職人員不得隨便進入檔案室,進檔案室查閱檔案,經辦理手續(xù)后,才能進入。
第十七條:查閱檔案應在指定地點查閱。
第十八條:保護檔案安全,根據(jù)現(xiàn)有條件盡量做到能防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲。
第十九條:檔案庫房要保持清潔每月一次對檔案全面檢查。
第二十條:檔案人員要嚴格執(zhí)行《保密法》,保守秘密。
第二十一條:統(tǒng)計
1.為了及時了解檔案及檔案工作情況,研究制定工作計劃,提高檔案管理水平,必須做好檔案統(tǒng)計工作。
2、統(tǒng)計工作堅持實事求是,如實反映情況,各種數(shù)字力求準確。
3.本院檔案室應建立檔案、設備、利用效果、檔案移進移出等統(tǒng)計臺帳,平時做好登記,年終進行匯總。
4.對各類情況的統(tǒng)計要定期分析記載。
5.及時完成縣檔案局的統(tǒng)計報表任務。
第二十二條:鑒定和銷毀
1.有組織、有領導、有計劃地開展檔案鑒定工作,以緩解檔案庫房和保管設備的緊張狀況,減少保管工作量,提高室藏檔案的質量。
2、建立鑒定小組(檔案管理領導小組),其成員由分管檔案的院領導、辦公室主任及檔案人員組成,負責鑒定工作。
3.定期對室藏檔案中超過保管期限的檔案直接進行鑒定,用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點科學地判斷檔案的價值,并確定其存毀。
4.對確無保存價值的檔案必須銷毀時,造好檔案銷毀清冊(一式二份)經本院分管領導簽字同意后,連同須銷毀的檔案送交縣檔案局,縣檔案局在銷毀清冊上簽字蓋章后,一份交檔案館,一份交本院存檔,其銷毀檔案由縣檔案局統(tǒng)一處理。
第4篇 z醫(yī)院檔案庫房管理制度
人民醫(yī)院檔案庫房管理制度
1.檔案室未經檔案人員許可不得入內。
2、檔案庫房應配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設施,并檢查登記使用情況。
3.堅持定期檢查庫房,保持室內整潔、空氣流通。
4.庫房內禁止吸煙、使用明火,嚴禁存放易燃易爆物品和食品。
5.檔案庫房鑰匙應有專人保管,不得隨身攜帶,未經批準不得交給他人。
6.每天下班前應關閉門、窗、切斷電源,確保檔案安全。
第5篇 建康醫(yī)院檔案管理制度
第三人民醫(yī)院檔案管理制度
1. 醫(yī)院全部檔案(病案除外)實行集中統(tǒng)一管理,各類檔案按要求于相應期限內統(tǒng)一歸檔,任何科室或個人不得長期或私自保存應歸檔的文件資料保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
2. 二級甲等以上醫(yī)院設立檔案管理部門,其它醫(yī)院應設專(兼)職人員管理,建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計,并按照規(guī)定向檔案業(yè)務管理機關報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。
3. 根據(jù)需要編制各種檢索工具,并利用計算機進行檢索,開展檔案編研工作,積極開展檔案利用工作,提高利用效果。
4. 保存的檔案,主要供本單位和上級主管機關利用。建立、健全檔案的借閱制度和檔案室保密制度,檔案立卷歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案庫房管理制度、專兼職檔案員職責等各種制度。
5. 根據(jù)國家的有關規(guī)定,編制本單位或本專業(yè)系統(tǒng)的《檔案材料保管期限表》,并報檔案業(yè)務管理機關備案。
6. 醫(yī)院檔案庫房應該堅固,并做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其它技術處理。
7. 檔案保管不善,造成毀壞和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
8. 檔案保管人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》,在公共場所不得隨意談論檔案中的有關秘密事項,檔案保管人員調動工作時,應在離職前辦好交接手續(xù)。
第6篇 p中醫(yī)院檔案管理制度
中醫(yī)院檔案管理制度
一、檔案保密
1.認真學習,宣傳貫徹執(zhí)行(保密法);
2.對保密文件、資料、檔案的劃分,等級的變更,必須按國家有關制度和規(guī)定處理。
3.嚴格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱覽室內閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
4.保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應交保密員存放在專柜內,妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
5.凡遇重大節(jié)、假日,要對全體干部、職工進行保密教育,并對“三密”文件、資料進行一次清理,重點保護。
6.對造成損失、泄密的科室和個人,應追究其責任,并視其情節(jié)輕重給予必要處罰。
二、檔案保管
1.機關全部檔案必須由檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為已有。
2.加強庫房管理,做好防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內溫、濕度測記,保持室內合理溫度。
3.嚴禁無關人員進入檔案庫房。
4.室藏檔案必須排列整齊有序,并定期進行清理,校對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5.嚴格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交,接收等手續(xù)。
6.認真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準鑒定,在有人監(jiān)督的情況下,方能銷毀。
7.檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
三、檔案利用
1.凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關證件,經院領導批準后方可使用。
2.檔案原則上不外借,利用者可在閱覽室查閱,特殊情況需要借出者,必須經分管院領導批準,并辦理借閱手續(xù),外借時間不得超過三天。
3.檔案利用者必須愛護檔案,嚴禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關規(guī)定追究責任。
4.檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準確迅速地調出利用者所需檔案,同時,要認真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計工作,注意反饋和收集利用效果。
5.“三密”文件借閱范圍要從嚴掌握.必須借閱時,要經分管領導批準。
四、檔案的借、傳閱
1.借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷手續(xù)。
2.對檔案或文件進行翻拍或復制要經院辦同意,任何科室或個人不得自行復印或傳閱,復印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應加蓋檔案號章并注明此材料的出處和依據(jù)。
3.利用者應精心愛護和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標記,不得涂改,沾污,拆散檔案,未經允許不得轉借他人或攜帶外出。
4.普通文件一般一周內歸還,幾個科室合辦的文件兩周內歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5.個人不得查閱涉及本人有關問題的檔案,如需查證某一問題,可通過有關職能部門審檔。
6.上級機關和院外有關單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經院辦公室負責人或院領導批準。
7.檔案歸還時,工作人員應對案卷的數(shù)量和卷內的文件情況仔細進行清點,檢查無誤后方可注銷。
第7篇 醫(yī)院檔案管理制度（2）
醫(yī)院檔案管理制度
檔案保密:
l、認真學習、宣傳貫徹執(zhí)行《保密法》;對保密文件、資料、檔案的劃分,密級的變更,必須按國家有關制度和規(guī)定處理。
2、嚴格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱文室內閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
3、保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應交保密員存放在專柜內,妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
4、要對全體干部職工進行保密教育,并對“三密”文件、資料定期清理,重點保護。
5、對造成失、泄密的科室和個人,應追究其責任,并視其情節(jié)輕重,給予必要處罰。
檔案保管:
l、機關全部檔案必須由中心檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為己有。
2、加強庫房管理,做好防盜竊、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內溫、濕度測記,保持室內合理溫度。
3、嚴禁無關人員進入檔案庫房。
4、室藏檔案應排列整齊有序,并定期進行清理,核對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5、嚴格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交、接收等手續(xù)。
6、認真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準鑒定,在有人監(jiān)銷的情況下,方能銷毀。
7、檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
檔案利用:
l、凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關證件,經院領導批準后方可使用。
2、檔案原則上不外借,利用者可在閱文室查閱,特殊情況需要借出者,必須經分管院領導批準,并辦理借閱手續(xù),外借時間不得超過三天。
3、檔案利用者必須愛護檔案,嚴禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關規(guī)定追究責任。
4、檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準確迅速地調出利用者所需檔案,同時,要認真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計工作,注意反饋和收集利用效果。
5、“三密”文件借閱范圍要從嚴掌握,必須借閱時,要經分管領導批準。
檔案的借、傳閱:
1、借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷手續(xù)。
2、對檔案或文件進行翻拍或復制要經院辦同意,任何科室或個人不得自行復印或傳閱,復印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應加蓋檔案號章并注明材料的出版社和依據(jù)。
3、利用者應精心愛護和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標記,不得涂改,玷污,拆散檔案,未經允許不得轉借他人或攜帶外出。
4、一般文件一周內歸還,幾個科室合辦的文件兩周內歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、個人不得查閱涉及本人有關問題的檔案,如需查證可通過有關職能部門審檔。
6、上級機關和院外有關單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經院辦公室負責人或院領導批準。
7、檔案歸還時,工作人員應對案卷的數(shù)量和卷內的文件清點檢查無誤后方可注銷。
第8篇 某醫(yī)院檔案管理人員職責
人民醫(yī)院檔案管理人員職責
一、積極宣傳和認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,熱愛檔案事業(yè),刻苦學習檔案業(yè)務和科學文化知識,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。
二、加強組織紀律性,自覺遵守黨紀國法,嚴守黨和國家機密,遵守各項規(guī)章制度,保護知識產權。
三、熟悉歸檔范圍,收集和接受本院具有保存價值的各類檔案資料。
四、熱情接待查檔人員,迅速準確地提供檔案,積極為查檔者提供方便。
五、積極開發(fā)檔案信息資源,更好地為醫(yī)院管理,醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務。
六、嚴格庫房管理,搞好衛(wèi)生,保持檔案室內清潔,落實安全防范措施,確保檔案安全。
第9篇 某醫(yī)院檔案管理規(guī)定
第五人民醫(yī)院檔案管理規(guī)定
檔案管理制度
1、本院的檔案工作由分管院長領導,院辦公室承辦。全院的文書、統(tǒng)計、會計、基建以及其它重要資料、檔案實行集中統(tǒng)一管理。
2、為切實做好應歸檔文件、材料的收集整理工作,確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全,各職能科室及有關部門應確定專人負責此項工作。
3、歸檔范圍:
(1)上級機關的文件材料,包括上級機關召開的會議需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料;上級機關頒發(fā)的屬于本院主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件、以及普發(fā)的、非本院主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和擬訂本;上級機關轉發(fā)本院的文件。
(2)本院的文件材料,包括本院召開的重要工作會議,專業(yè)會議材料;本院發(fā)文的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;本院的請示與上級機關的批復文件;本院及各職能科室和臨床科室的工作計劃、總結、報告;本院及各職能科室檢查下屬科室工作,以及受上級部門派檢查有關工作,調查研究形成的文件材料;本院匯總的業(yè)務統(tǒng)計分析資料;本院形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;具有保存價值的人民來信;院領導公務活動形成的重要文件、電話記錄等;本院成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及組織簡則、人員編制等文件材料;本院制訂的規(guī)章制度等;本院科研檔案,在刊物上發(fā)表的論文和經驗總結,在報刊上發(fā)表的重要文章和報道;反映本院情況的聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;本院財產、物資、檔案等的交接憑證清冊;本院基本建設的有關資料,包括設計圖、施工圖、竣工圖紙,以及地下設施的有關圖紙資料;本院編印的簡報;本院與有關單位或個人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;本院黨支部及院辦公會議記錄材料;本院應歸檔的其他文件材料。
(3)同級醫(yī)院和非隸屬單位的文件,包括同級醫(yī)院和非隸屬單位頒發(fā)的非本院主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;有關業(yè)務機關對本院檢查形成的重要文件材料;同級醫(yī)院和非隸屬單位與本院聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。
4、歸檔時間:
(1)文書檔案,收文辦理完畢(注明辦理結果, 并要以批辦意見一致),各科應及時送交文書處理部門,最遲不得超過翌年3月底,發(fā)文各科室應及時交文書處理部門歸檔,各科室形成的有參考和保存價值的各種文字材料,應在年底或翌年一季度送交文書處理部門統(tǒng)一立卷歸檔。
(2)統(tǒng)計檔案,由統(tǒng)計部門整理立卷后于翌年3月底前移交綜合檔案室保管。
(3)會計檔案,由會計部門整理立卷,先由會計部門保存1年后,然后移交綜合檔案室保管。
(4)基建檔案,由基建部門整理立卷,待基建項目投入使用后半年內移交綜合檔案室保管。
5、歸檔要求:
(1)凡應歸檔的各類文件材料,必須字跡工整,一律用16開或8開紙書寫。
(2)歸檔的案卷必須是經過整理的文件材料。
(3)歸檔的文件材料應齊全、完整、系統(tǒng),便于保管和利用。
(4)對有保密要求的案卷,應在案卷封面上注明密件字樣。
檔案利用制度
1、檔案工作人員應熟悉本院全部檔案的內容和成分,編制適用的檢索工具、參考資料,積極主動提供檔案為本院工作服務。
2、查閱檔案、資料,必須辦理借閱手續(xù),經審批后,方可查閱。
3、本院職工查閱一般檔案、資料,由辦公室負責人審批;查閱黨務、行政辦公會議記錄,經有關領導審批,由檔案工作人員代為查閱。
4、查閱已移交進館的檔案,必須經領導批準,持本院證明,方能前往檔案館查閱。
5、外單位查閱本院檔案,須持該單位合法證明,辦理查閱審批登記手續(xù)后,方能查閱。
6、查閱人員必須遵守檔案法規(guī),愛護檔案,不得在檔案材料上圈點、劃線、折疊,不得抽換、污損、涂改檔案。
7、做好檔案利用信息反饋的登記、分析,及時總結經驗,不斷改進工作,提高利用服務質量。
公文立卷歸檔制度
1、凡國家規(guī)定的應當立卷歸檔的文件材料,必須按照規(guī)定定期向本字檔案室移交、集中管理,任何個人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。
2、本院一個工作年度或一項專門工作活動形成的全部文件,應及時將定稿、重要文件的歷次修改稿、正本和有關的文件材料集中在一起,不得散失。
3、文書立卷實行平時歸卷與年終調整定卷相結合的方式進行。一經處理完畢的文件材料,應及時歸入相關卷宗。
4、本院各業(yè)務部門,應按規(guī)定全部文件材料收集齊全,并進行整理立卷,于次年三月底前向檔案室移交歸檔。
5、本院檔案室應于次年6月底前,完成上一年度全部檔案的調整定卷、加工整理和編目工作。
6、國家規(guī)定不得歸檔的材料,禁止擅自歸檔。
人事檔案管理制度
1、檔案管理
(1)職工的人事檔案由人事科統(tǒng)一保管。
(2)職工離退休以后,繼續(xù)管理好他們的檔案材料。
(3)職工死亡后的人事檔案,仍須長期保存。
(4)職工辭職、開除公職以后,其檔案材料轉至有關人事部門保管。
2、檔案保密
(1)人事檔案應存放鐵制檔案柜內,有專用檔案室。非有關人員,一律不得進入檔案室,防止失密、泄密。
(2)檔案室應配備消防器材,保持清潔、通風,以防潮濕、霉爛。
(3)管理檔案的人員,不準向無關人員談論泄露職工檔案的內容。
3、檔案材料收集補充
為了使檔案能如實反映職工的歷史全貌、德才情況和現(xiàn)實表現(xiàn),需要不斷收集與補充新的材料,充實檔案內容。在收集要事時,要齊全、準確。新的任免、工資、職稱、職工離退休審批表、考察材料等要有計劃地補充到檔案里去。
第10篇 醫(yī)院檔案管理制度（5）
醫(yī)院檔案管理制度(五)
第一章總則
第一條為認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國檔案法》的《浙江省科學技術事業(yè)單位檔案管理工作實施意見》,進一步加強本院檔案管理,充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的作用,根據(jù)本院實際情況,特制定本制度。
第二條本院醫(yī)療衛(wèi)生檔案是指各科在從事醫(yī)療、教學、科研、培訓、衛(wèi)生宣教及黨群、行政管理等活動中形成的具有備考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。
第三條本院設立綜合檔案室,作為管理本院檔案工作的職能機構,由一名院領導負責領導,醫(yī)院辦公室主任或副主任分管,并設立一名專職檔案員,各科室確定一名兼職檔案員,督促指導本科檔案的積累、整理和歸檔工作。綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本院全部檔案(人事、病史檔案除外),負責對本院各科檔案工作的業(yè)務指導和督促工作,并接受上級衛(wèi)生管理部門及本區(qū)檔案局的監(jiān)督、檢查和指導。
第四條醫(yī)療衛(wèi)生檔案是提高醫(yī)療、防病工作和管理水平的重要條件,本院將檔案工作列入事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃,加強管理,做好歸檔立卷工作。
第五條全院職工都有保護檔案的義務和利用檔案的權利,每個職工對應當立卷歸檔的材料,應按照本辦法規(guī)定,及時向院綜合檔案室或各科兼職檔案員移交,統(tǒng)一管理,任何人不得以任何理由將應歸檔的材料占為己有。
第六條評聘技術職務所需的科研成果、論文專著材料,必須以檔案室提供的為依據(jù)。已發(fā)表論文必須經檔案員登記,原件歸檔。
第七條檔案管理人員的待遇與其他技術人員等同。
第八條對在管理和開發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的科室和個人,應給予表彰、獎勵;對違反檔案管理法規(guī)的,要根據(jù)不同情況,給予批評和必要的處分。
第二章檔案的收集與整理
第九條建立健全文件資料的形成、積累、歸檔制度,并納入各類專業(yè)技術人員和管理人員的職責范圍和考核項目,確保歸檔材料的準確、完整。本院在各項工作和活動中形成的應歸檔材料,應由材料的直接形成者或兼職檔案員負責收集、整理,按本制度規(guī)定,完成組卷工作并向綜合檔案室移交。
本院職工因公外出參觀、學習、培訓、考察和參加各種會議等,其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定及時向綜合檔案室移交。歸檔范圍按《蕭山區(qū)中醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》執(zhí)行。
第十條歸檔時間
一、定期歸檔的材料
1.本院全部應當歸檔的材料,必須于次年六月底前完成立卷歸檔(由綜合檔案室共同參與進行)。
2.各科室的業(yè)務技術檔案,在次年六月底前,由職能部門兼職檔案員將應歸檔材料組成保管單位后,經科負責人審定后移交綜合檔案室歸檔。
二、隨時歸檔的材料
1.本院基建工程項目竣工驗收后,其全部材料即歸檔。
2.儀器設備安裝驗收合格,正常運行后其材料即歸檔。
3.專題調查、科研課題待調查、研究結束或告一段落時,做出總結和經成果鑒定后歸檔。
4.論文、著作、科技文章正式發(fā)表后歸檔。
5.本院編寫印制的出版物裝訂成冊后,原稿與印本即一并歸檔。
第十一條歸檔要求
1.各科室的歸檔立卷工作,由文件材料形成者或兼職檔案員承擔,院綜合檔案室協(xié)助、負責。
2.歸檔材料必須是原件(外來復印件除外),做到完整、齊全、系統(tǒng)、準確,底稿與印刷件一并歸檔;紙張質量和規(guī)格符合要求,書寫必須使用藍黑墨水、碳素墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料,不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍墨水、紅墨水及復寫紙等不耐久材料。
一式數(shù)份的發(fā)票、檢驗報告、鑒定證書及報表等,可使用標有“da”的圓珠筆芯及檔案用復寫紙。
3.歸檔案卷的文件材料要求排列有序、裝訂美觀、編好頁號,卷內目錄填寫完整,案卷題名確切,書寫整齊美觀,卷內目錄和案卷目錄一律用鋼筆或毛筆書寫。
4.歸檔材料必須經形成部門負責人審定,并在卷內備考表檢查人一欄上簽字。
5.各科室按綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)定編寫全宗號、目錄號和案卷號并編制卷目錄、全引目錄和移交目錄,一式三份,一份交綜合檔案室,其中移交目錄在向綜合檔案室移交檔案時,按目錄點清后,在移交目錄上簽字。
第十二條綜合檔案室的全部檔案,應進行統(tǒng)一的分類、編號和排列。具體方法按《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案實體分類、立卷、編號、排列規(guī)則》執(zhí)行。
第十三條本院檔案保存期限分永久(50年以上),長期(16-49年)、短期(15年以下)三種。具體保管期限分類詳見《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案保管期限表》。
第三章檔案的保管與庫房設施
第十四條醫(yī)院須配備檔案專用庫房,檔案工作用房及閱覽室。檔案庫房要配備相應的儀器設備及防盜、防火、防光、防污染、反腐蝕、防有害生物等安全措施,并保持適當?shù)臏?、濕度。存入的聲像等特殊載體的檔案要配備恒溫、恒濕設施。檔案庫房要指定專人管理,保持室內整潔、衛(wèi)生、有序,定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質的檔案及時修復和補救。
第十五條建立檔案的保密制度和檔案室管理制度,嚴格按照要求加強檔案的保管,確保檔案的安全。
第四章檔案的統(tǒng)計和利用
第十六條綜合檔案室要采用科學化管理,大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案現(xiàn)代化管理水平,科學地編制檢索工具和編研材料,準確及時地為利用者提供資料,并加強利用效果的反饋、收集。
第十七條綜合檔案室要建立檔案的借閱和利用制度,根據(jù)檔案的機密程序確定不同的利用范圍,規(guī)定不同審批手續(xù)。
第十八條建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進行統(tǒng)計分析,按檔案業(yè)務部門的要求,按時填報各種統(tǒng)計報表。
第五章檔案的鑒定、銷毀
第十九條成立由院領導、檔案管理人員和有關業(yè)務科室負責人組成的檔案鑒定小組,負責本院檔案鑒定工作的組織和實施。
第二十條銷毀失去保存價值的檔案須由檔案鑒定小組鑒定,提出審查意見;由綜合檔案室編制銷毀目錄,經分管院長批準后,二人以上在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。
第六章附則
第二十一條
; 本制度由院綜合檔案室負責解釋。
第11篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結、驗收各項工作時應同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
3、院內各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務部門負責整理立卷裝訂成冊,并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內,負責基建人員應及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負責人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設備檔案應由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設備科可采取借用形式保管使用,新設備開箱前,應有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴格遵守《中華人民共和國國保守國家秘密法》及有關保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。
2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應嚴格查閱手續(xù),必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經責任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復制時,須領導批準,不得擅自轉借及復制。
5、經鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經辦公室負責人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應在閱文室或指定地點。欲外借者,需經辦公室負責人批準,借期不得超過一周(設備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經分管領導批準。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
統(tǒng)計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負責對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經批準后,指派專人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責任心,熟悉業(yè)務、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。
檔案修改補充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達不確切,應予修改補充。
2、修改前應填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關科室同意,分管領導的批準。
3、文件材料修改、補充后在卷內備考表中注明更改情況。
科室預立卷制度
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務科室在開展疾病防治、教學、健康教育、科研培訓及其它業(yè)務活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進入庫房的檔案應放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,在適當時候進行自然通風。
3、檔案架內放置樟腦丸,室內存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內經常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經允許,不得入內,與檔案無關的物品不得存放庫房內。未經鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設備儀器開箱,經辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。
4、科研課題、專題調查項目待調查、研究結束或告一段落時做出總結和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應及時交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應采取防止高溫、高濕和強化的措施,應定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據(jù)目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。
財務檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經濟業(yè)務的重要資料和證據(jù),必須專人負責保管。
3、每年形成的會計檔案由財務部門按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年,期滿后,由財務科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領導等內容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經院領導批準并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預算、決算工資冊保存期限為永久。
第12篇 醫(yī)院檔案管理制度范例
醫(yī)院檔案管理制度
為全面反映醫(yī)院歷年經營和管理工作的內容,妥善完整地保存各類重要文件、資料,加強檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、程序化,制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類檔案的管理。
3、職責部門
3.1院辦(人事行政部)負責院級文件檔案的管理工作。
3.2部門(科室)指派專人兼任檔案管理員,負責部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負責人。
3.3院辦(人事行政部)負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
3.4部門(科室)負責人負責審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請,其它文檔的借閱申請由總經理(院長)或指定負責人審批。
3.5機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理(院長)或指定負責人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理,發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
4.2各部門處理完畢或批存的文件材料,由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
4.3一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(科室)負責收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(科室)組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門(科室)收集、歸檔。
4.5醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。
4.6醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的,應及時交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類型將檔案分別立卷,統(tǒng)一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”,“案卷類目”條文必須簡明確切。
5.3案卷類目編制原則:含醫(yī)院全稱和經辦部門全稱,按上(醫(yī)院全稱)、下(經辦部門全稱)排版;根據(jù)文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱)、右(經辦部門全稱)排版。
5.4案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準,采用標黑一號字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度,對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
5.7部門(科室)經辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號原則:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》),a3a4為兩位數(shù)年份號,b1b2為部門(科室)代字(大類)號,c1c2為文件類型(小類)號,d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經辦部門,歸檔文件類型為2006年的通知,是此卷中的第7份文件,則檔號為:j_06―_ztz―07。
6.2檔案管理員應在檔案盒(或文件夾)首頁位置設立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號,并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。
6.4《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。
7、檔案保管權限、期限與類型
7.1檔案保管權限
7.1.1財務部檔案由財務部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經理(院長)指定負責人保存;
7.1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。
7.3文檔的保存形式:
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施,文件密碼由指定的文件保管人設定,并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存,并保證其真實性。
7.3.3機密文檔以書面或實物形式保存。
7.4檔案類型
7.4.1行政檔案,包括:
營業(yè)執(zhí)照正、副本,復印件;
法定代表人身份證(護照)(復印件);
對內、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;
各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;
各部門(含財務、醫(yī)務科室)現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;
院級會議的會議紀要、決議;
醫(yī)院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案;
購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;
對外簽訂的各類購買(租賃、服務)性質的合同文件;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案,包括:
全院員工個人信息資料(花名冊);
勞動合同及保密協(xié)議;
考勤打卡數(shù)據(jù);
工資、社保等薪酬相關資料;
招聘表格、人才庫等相關資料;
員工績效考核相關資料;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財務會計檔案,包括:
各類審計帳冊及報表;
各類會計帳冊及報表;
固定資產資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設備檔案,包括:
設備臺帳;
設備出廠合格證、使用說明書;
設備安裝、調試、驗收報告;
設備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;
設備運行維修、保養(yǎng)記錄;
設備更新改造記錄;
設備管理制度;
其它應保存的設備資料。
7.4.5醫(yī)療檔案,包括:
檔案內容由醫(yī)療管理部門提供。
8、檔案查閱與復制
8.1總經理有權查閱醫(yī)院所有檔案。
8.2部門(科室)負責人有權查閱本部門(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。
8.4文檔查(借)閱應在檔案保管部門(科室)進行登記,機密文檔及權限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
8.5查(借)閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負責人審批,并進行相關登記。
8.6查(借)閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。
9、檔案的銷毀
9.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單,由院辦(人事行政部)負責人審核無誤后報總經理審批。
9.2總經理審批同意銷毀計劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程,并進行簽字確認。
