有哪些內(nèi)容
z醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度主要包括以下幾個方面：一是檔案的分類與鑒定，包括醫(yī)療記錄、財務(wù)文件、人事檔案等各類資料的區(qū)分；二是確定檔案的保存期限，依據(jù)相關(guān)法規(guī)和醫(yī)院內(nèi)部規(guī)定；三是銷毀流程，包括審批、登記、監(jiān)督等環(huán)節(jié)；四是安全措施，確保檔案在銷毀過程中的保密性。
管理規(guī)范
1. 檔案鑒定由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行，確保檔案的時效性和有效性。
2. 銷毀前需經(jīng)多部門審核，包括業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門和上級領(lǐng)導(dǎo)，確保銷毀的合法性。
3. 銷毀過程需有專人監(jiān)督，確保檔案不被非法獲取或泄露。
4. 銷毀后，應(yīng)及時更新檔案目錄，保持檔案管理系統(tǒng)的一致性。
重要意義
z醫(yī)院的檔案鑒定銷毀制度對于保障患者隱私、維護(hù)醫(yī)院運(yùn)營秩序以及遵守法律法規(guī)具有重大意義。它能有效防止過期檔案占用存儲空間，降低信息泄露風(fēng)險，同時也有助于提升醫(yī)院內(nèi)部信息管理效率。
規(guī)章制度
1. 制定明確的檔案保存期限，如醫(yī)療記錄保存15年，財務(wù)檔案保存10年等。
2. 設(shè)立檔案銷毀審批表，詳細(xì)記錄待銷毀檔案的詳細(xì)信息和審批流程。
3. 實施安全銷毀，如物理粉碎或?qū)I(yè)焚燒，并留存銷毀證明。
4. 建立違規(guī)處理機(jī)制，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
通過以上內(nèi)容，z醫(yī)院的檔案鑒定銷毀制度旨在構(gòu)建一個高效、安全、合規(guī)的檔案管理體系，確保醫(yī)院信息資源的合理利用和有效保護(hù)。
z醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度范文
第1篇 z醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度
人民醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度
1.按照規(guī)定成立本單位檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)確定各類檔案的保管期限,定期對到期
檔案進(jìn)行鑒定銷毀;
2.檔案應(yīng)按照上級和本單位有關(guān)保管期限的規(guī)定,鑒別材料的保存價值,根據(jù)鑒定情況,提出工作報告和具體意見;
3.凡需銷毀的檔案,由檔案室編寫《檔案銷毀清冊》,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀,并上報檔案部門備案;
4.銷毀檔案時,必須指定有二人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字,并注明銷毀方法,嚴(yán)禁擅自銷毀檔案;
5.每年檔案立卷,經(jīng)過鑒定不歸檔的文件材料,由領(lǐng)導(dǎo)審核后,移交辦公室統(tǒng)一銷毀。
第2篇 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度
人民醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度
醫(yī)療儀器設(shè)備檔案是醫(yī)院整個檔案的組成部分,也是醫(yī)療儀器設(shè)備動態(tài)管理工作中不可能缺少的部分。它對醫(yī)療儀器設(shè)備的計劃、購置論證、安裝、驗收、使用、維護(hù)、計量、質(zhì)量管理、調(diào)劑、報廢等全過程管理中有著特別重要的作用,特制訂如下制度:
(一)檔案管理的要求:要體現(xiàn)真實、完整、動態(tài)。
(二)確定兼職檔案員一名,負(fù)責(zé)醫(yī)療儀器設(shè)備的建檔工作。
(三)凡屬固定資產(chǎn)管理的醫(yī)療設(shè)備,均應(yīng)建立醫(yī)療設(shè)備檔案;5萬元及以上的醫(yī)療設(shè)備應(yīng)建立完整的檔案,5萬元以下的醫(yī)療設(shè)備建立簡易檔案(具體簡易程度要根據(jù)儀器設(shè)備的特性、使用的場合來決定)。
(四)醫(yī)療儀器設(shè)備完整檔案的內(nèi)容包括:
1.籌購資料:申請報告、論證表、合同、安裝調(diào)試、驗收記錄及有關(guān)醫(yī)療器械的合法證件等。
2.儀器設(shè)備隨機(jī)資料:產(chǎn)品樣本、使用手冊、維修手冊、線路圖及其它有關(guān)資料。
3.管理資料:操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度、應(yīng)用質(zhì)量檢測與評價、計量、使用維修記錄、效益評價及調(diào)劑、報廢情況記載等。
(五)檔案的建立:
1.兼職檔案員參與大型儀器設(shè)備的開箱驗收,并詳細(xì)記錄隨機(jī)所附的有關(guān)技術(shù)資料。
2.收集建檔范圍內(nèi)的有關(guān)資料。
3.整理、分類、登記,建立設(shè)備檔案。
(六)檔案的管理:
1.5萬元以上的醫(yī)療設(shè)備檔案交醫(yī)院總檔案室保管,5萬元以下的檔案由醫(yī)療設(shè)備科負(fù)責(zé)保管。
2.上一年度的醫(yī)療儀器設(shè)備技術(shù)檔案應(yīng)在本年度末完成建檔工作,5萬元及以上的設(shè)備檔案移交給醫(yī)院總檔案室保管。
3.及時做好動態(tài)檔案信息的補(bǔ)充更新工作。
4.醫(yī)療設(shè)備檔案的借用手續(xù),遵守醫(yī)院總檔案室的規(guī)定。
5.技術(shù)檔案要按規(guī)定保存時間進(jìn)行保管;銷毀檔案資料要經(jīng)過批準(zhǔn)。
6.兼職檔案管理人員工作變動時,要辦理好檔案移交工作。
第3篇 附五醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案制度
第五醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案制度
1、醫(yī)院所有醫(yī)療設(shè)備必須建立檔案,檔案有醫(yī)院設(shè)備科統(tǒng)一建立,并設(shè)專人專職管理。大型精密儀器設(shè)備就萬元以上貴重設(shè)備必須單獨建檔。
2、檔案資料必須完整,不得外借、遺失;有關(guān)科室需借閱時,應(yīng)事先征得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。各科復(fù)印的資料應(yīng)妥善保管,未征得有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)同意不得外借。
3、儀器設(shè)備檔案內(nèi)容包括:科室申購報告、訂貨合同、發(fā)票復(fù)印件、出入庫憑證付聯(lián)、驗收記錄、產(chǎn)品樣本說明書、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、零配件耗損及補(bǔ)充記錄以及其它有關(guān)的一切技術(shù)資料。
4、建立儀器設(shè)備管理卡,作為建立管理帳的依據(jù)。一式二份,一份由使用科室保存,作為清點和管理本科室儀器設(shè)備的依據(jù);一份存放在設(shè)備檔案內(nèi)。
5、保持檔案的完整,加強(qiáng)儀器設(shè)備使用管理,對于每一件貴重精密儀器均設(shè)立一本儀器設(shè)備使用維修記錄,每次換用新冊時,應(yīng)將舊冊存入檔案。
第4篇 腫瘤醫(yī)院檔案保密制度
腫瘤醫(yī)院的檔案保密制度
一、檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國保密法》,嚴(yán)格遵守《保密守則》,切實保證檔案的安全管理。
二、凡查閱密級的檔案,應(yīng)按劃密規(guī)定掌握使用,嚴(yán)格控制保密范圍。
三、檔案工作人員對案卷內(nèi)容不準(zhǔn)隨意談?wù)摶蛘?、外?不準(zhǔn)以通信或任何方式泄漏檔案機(jī)密。
四、檔案工作人員不得任意將案卷帶出檔案庫房(室)。
五、工作中形成的帶有字跡的廢紙,不得隨意亂丟,應(yīng)集中存放、銷毀。
六、到期應(yīng)銷毀的案卷、資料,按手續(xù)報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由兩人監(jiān)銷處理。
第5篇 三民醫(yī)院會計檔案管理制度
人民醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),必須嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的會計檔案,由財務(wù)科負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)科保管一年。期滿之后,編造清冊移交檔案室保管。財務(wù)科不得自行封包保存。
3、會計檔案向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,須報上級主管部門批準(zhǔn)。但不得拆散原卷冊,并應(yīng)限期歸還。
4、各種會計檔案保管的期限:
(1)5年保管期:會計月、季報表
(2)15年保管期:總帳、明細(xì)分類帳;原始憑證和記帳憑證;會計移交清冊
(3)25年保管期:現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳
(4)永久性保管期:會計年度決算報表;會計檔案保管,銷毀清冊;職工工資及獎金發(fā)放清冊。
5、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同財務(wù)科共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀時,應(yīng)由檔案室、財務(wù)科共同派員監(jiān)督。監(jiān)銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告領(lǐng)導(dǎo)。
6、會計檔案銷毀前,對本單位認(rèn)為重要的會計資料,應(yīng)復(fù)留存,以便備查。
第6篇 p中醫(yī)院檔案管理制度
中醫(yī)院檔案管理制度
一、檔案保密
1.認(rèn)真學(xué)習(xí),宣傳貫徹執(zhí)行(保密法);
2.對保密文件、資料、檔案的劃分,等級的變更,必須按國家有關(guān)制度和規(guī)定處理。
3.嚴(yán)格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱覽室內(nèi)閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
4.保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應(yīng)交保密員存放在專柜內(nèi),妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
5.凡遇重大節(jié)、假日,要對全體干部、職工進(jìn)行保密教育,并對“三密”文件、資料進(jìn)行一次清理,重點保護(hù)。
6.對造成損失、泄密的科室和個人,應(yīng)追究其責(zé)任,并視其情節(jié)輕重給予必要處罰。
二、檔案保管
1.機(jī)關(guān)全部檔案必須由檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為已有。
2.加強(qiáng)庫房管理,做好防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內(nèi)溫、濕度測記,保持室內(nèi)合理溫度。
3.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。
4.室藏檔案必須排列整齊有序,并定期進(jìn)行清理,校對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5.嚴(yán)格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交,接收等手續(xù)。
6.認(rèn)真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準(zhǔn)鑒定,在有人監(jiān)督的情況下,方能銷毀。
7.檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任并予以處罰。
三、檔案利用
1.凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關(guān)證件,經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
2.檔案原則上不外借,利用者可在閱覽室查閱,特殊情況需要借出者,必須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù),外借時間不得超過三天。
3.檔案利用者必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
4.檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準(zhǔn)確迅速地調(diào)出利用者所需檔案,同時,要認(rèn)真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計工作,注意反饋和收集利用效果。
5.“三密”文件借閱范圍要從嚴(yán)掌握.必須借閱時,要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
四、檔案的借、傳閱
1.借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷手續(xù)。
2.對檔案或文件進(jìn)行翻拍或復(fù)制要經(jīng)院辦同意,任何科室或個人不得自行復(fù)印或傳閱,復(fù)印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應(yīng)加蓋檔案號章并注明此材料的出處和依據(jù)。
3.利用者應(yīng)精心愛護(hù)和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標(biāo)記,不得涂改,沾污,拆散檔案,未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)借他人或攜帶外出。
4.普通文件一般一周內(nèi)歸還,幾個科室合辦的文件兩周內(nèi)歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5.個人不得查閱涉及本人有關(guān)問題的檔案,如需查證某一問題,可通過有關(guān)職能部門審檔。
6.上級機(jī)關(guān)和院外有關(guān)單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經(jīng)審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經(jīng)院辦公室負(fù)責(zé)人或院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.檔案歸還時,工作人員應(yīng)對案卷的數(shù)量和卷內(nèi)的文件情況仔細(xì)進(jìn)行清點,檢查無誤后方可注銷。
第7篇 醫(yī)院檔案管理制度5
醫(yī)院檔案管理制度(五)
第一章總則
第一條為認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的《浙江省科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理工作實施意見》,進(jìn)一步加強(qiáng)本院檔案管理,充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的作用,根據(jù)本院實際情況,特制定本制度。
第二條本院醫(yī)療衛(wèi)生檔案是指各科在從事醫(yī)療、教學(xué)、科研、培訓(xùn)、衛(wèi)生宣教及黨群、行政管理等活動中形成的具有備考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。
第三條本院設(shè)立綜合檔案室,作為管理本院檔案工作的職能機(jī)構(gòu),由一名院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo),醫(yī)院辦公室主任或副主任分管,并設(shè)立一名專職檔案員,各科室確定一名兼職檔案員,督促指導(dǎo)本科檔案的積累、整理和歸檔工作。綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本院全部檔案(人事、病史檔案除外),負(fù)責(zé)對本院各科檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促工作,并接受上級衛(wèi)生管理部門及本區(qū)檔案局的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
第四條醫(yī)療衛(wèi)生檔案是提高醫(yī)療、防病工作和管理水平的重要條件,本院將檔案工作列入事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃,加強(qiáng)管理,做好歸檔立卷工作。
第五條全院職工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和利用檔案的權(quán)利,每個職工對應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,應(yīng)按照本辦法規(guī)定,及時向院綜合檔案室或各科兼職檔案員移交,統(tǒng)一管理,任何人不得以任何理由將應(yīng)歸檔的材料占為己有。
第六條評聘技術(shù)職務(wù)所需的科研成果、論文專著材料,必須以檔案室提供的為依據(jù)。已發(fā)表論文必須經(jīng)檔案員登記,原件歸檔。
第七條檔案管理人員的待遇與其他技術(shù)人員等同。
第八條對在管理和開發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的科室和個人,應(yīng)給予表彰、獎勵;對違反檔案管理法規(guī)的,要根據(jù)不同情況,給予批評和必要的處分。
第二章檔案的收集與整理
第九條建立健全文件資料的形成、積累、歸檔制度,并納入各類專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的職責(zé)范圍和考核項目,確保歸檔材料的準(zhǔn)確、完整。本院在各項工作和活動中形成的應(yīng)歸檔材料,應(yīng)由材料的直接形成者或兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理,按本制度規(guī)定,完成組卷工作并向綜合檔案室移交。
本院職工因公外出參觀、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察和參加各種會議等,其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定及時向綜合檔案室移交。歸檔范圍按《蕭山區(qū)中醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》執(zhí)行。
第十條歸檔時間
一、定期歸檔的材料
1.本院全部應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,必須于次年六月底前完成立卷歸檔(由綜合檔案室共同參與進(jìn)行)。
2.各科室的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案,在次年六月底前,由職能部門兼職檔案員將應(yīng)歸檔材料組成保管單位后,經(jīng)科負(fù)責(zé)人審定后移交綜合檔案室歸檔。
二、隨時歸檔的材料
1.本院基建工程項目竣工驗收后,其全部材料即歸檔。
2.儀器設(shè)備安裝驗收合格,正常運(yùn)行后其材料即歸檔。
3.專題調(diào)查、科研課題待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時,做出總結(jié)和經(jīng)成果鑒定后歸檔。
4.論文、著作、科技文章正式發(fā)表后歸檔。
5.本院編寫印制的出版物裝訂成冊后,原稿與印本即一并歸檔。
第十一條歸檔要求
1.各科室的歸檔立卷工作,由文件材料形成者或兼職檔案員承擔(dān),院綜合檔案室協(xié)助、負(fù)責(zé)。
2.歸檔材料必須是原件(外來復(fù)印件除外),做到完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確,底稿與印刷件一并歸檔;紙張質(zhì)量和規(guī)格符合要求,書寫必須使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料,不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍(lán)墨水、紅墨水及復(fù)寫紙等不耐久材料。
一式數(shù)份的發(fā)票、檢驗報告、鑒定證書及報表等,可使用標(biāo)有“da”的圓珠筆芯及檔案用復(fù)寫紙。
3.歸檔案卷的文件材料要求排列有序、裝訂美觀、編好頁號,卷內(nèi)目錄填寫完整,案卷題名確切,書寫整齊美觀,卷內(nèi)目錄和案卷目錄一律用鋼筆或毛筆書寫。
4.歸檔材料必須經(jīng)形成部門負(fù)責(zé)人審定,并在卷內(nèi)備考表檢查人一欄上簽字。
5.各科室按綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)定編寫全宗號、目錄號和案卷號并編制卷目錄、全引目錄和移交目錄,一式三份,一份交綜合檔案室,其中移交目錄在向綜合檔案室移交檔案時,按目錄點清后,在移交目錄上簽字。
第十二條綜合檔案室的全部檔案,應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一的分類、編號和排列。具體方法按《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案實體分類、立卷、編號、排列規(guī)則》執(zhí)行。
第十三條本院檔案保存期限分永久(50年以上),長期(16-49年)、短期(15年以下)三種。具體保管期限分類詳見《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案保管期限表》。
第三章檔案的保管與庫房設(shè)施
第十四條醫(yī)院須配備檔案專用庫房,檔案工作用房及閱覽室。檔案庫房要配備相應(yīng)的儀器設(shè)備及防盜、防火、防光、防污染、防腐蝕、防有害生物等安全措施,并保持適當(dāng)?shù)臏亍穸?。存入的聲像等特殊載體的檔案要配備恒溫、恒濕設(shè)施。檔案庫房要指定專人管理,保持室內(nèi)整潔、衛(wèi)生、有序,定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質(zhì)的檔案及時修復(fù)和補(bǔ)救。
第十五條建立檔案的保密制度和檔案室管理制度,嚴(yán)格按照要求加強(qiáng)檔案的保管,確保檔案的安全。
第四章檔案的統(tǒng)計和利用
第十六條綜合檔案室要采用科學(xué)化管理,大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案現(xiàn)代化管理水平,科學(xué)地編制檢索工具和編研材料,準(zhǔn)確及時地為利用者提供資料,并加強(qiáng)利用效果的反饋、收集。
第十七條綜合檔案室要建立檔案的借閱和利用制度,根據(jù)檔案的機(jī)密程序確定不同的利用范圍,規(guī)定不同審批手續(xù)。
第十八條建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進(jìn)行統(tǒng)計分析,按檔案業(yè)務(wù)部門的要求,按時填報各種統(tǒng)計報表。
第五章檔案的鑒定、銷毀
第十九條成立由院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)本院檔案鑒定工作的組織和實施。
第二十條銷毀失去保存價值的檔案須由檔案鑒定小組鑒定,提出審查意見;由綜合檔案室編制銷毀目錄,經(jīng)分管院長批準(zhǔn)后,二人以上在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。
第六章附則
第二十一條
; 本制度由院綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。
第8篇 ss醫(yī)院綜合檔案室管理制度
第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度
1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫(yī)院檔案的各種管理制度。
2、檔案是指在醫(yī)療、科研、教學(xué)、基建、設(shè)備、財務(wù)、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的,對醫(yī)院和社會有保存價值和各種文字、圖表、照片、磁介質(zhì)(錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤)及其他實物的真實記錄。
3、按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則,綜合檔案室負(fù)責(zé)全院醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財務(wù)、文書檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,有利于開發(fā)利用。任何部門、科室或個人不得私自保存醫(yī)院檔案。
4、指導(dǎo)全院各科室的檔案業(yè)務(wù)工作,并實行四同步管理(即布置、檢查、總結(jié)、驗收與檔案工作同時進(jìn)行)。
文藝工作檔案包括黨、政、工、團(tuán)形成的檔案,由文書部門統(tǒng)一立卷歸檔。
各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。
(1)會計檔案在本科室保存二年;然后列清冊,向綜合檔案室移交。
(2)基建檔案在工程(或項目)完成竣工驗收后,兩個月內(nèi)完成立卷后向市城建檔案移交的同時向綜合檔案室移交一套復(fù)制件。
(3)綜合檔案室永久、長期保管的文書檔案,保管滿十年后向市檔案館移交。
綜合檔案室利用現(xiàn)代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);密級、受控檔案報分管院長審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。
嚴(yán)格執(zhí)行檔案的安全、保密制度。做好七防(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲鼠)。
建立檔案鑒定小組,根據(jù)檔案的保管期限,定期對檔案進(jìn)行鑒定,對于超過保管期限的檔案,列清冊,經(jīng)分管院長審批后,定點銷毀。
第9篇 _醫(yī)院檔案管理制度
____醫(yī)院檔案管理制度
一、歸檔范圍
1、醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關(guān)法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀(jì)要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫(yī)院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復(fù)文件。
4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關(guān)的處分文件。
5、醫(yī)院的年終總結(jié)、各類重要會議的報告性文件。
6、醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。
7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書。
8、醫(yī)院各項論文雜志、學(xué)術(shù)、科教資料。
9、醫(yī)院的各項材料，包括但不限于醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證、稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照。
10、醫(yī)院的患者病歷、手術(shù)記錄、會診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室于每個星期對檔案進(jìn)行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結(jié)歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應(yīng)統(tǒng)一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關(guān)的內(nèi)容。
3、合同、協(xié)議類文件應(yīng)符合醫(yī)院關(guān)于合同、協(xié)議的簽訂標(biāo)準(zhǔn)，需要加蓋公章的
原件，如合同內(nèi)容有修改，應(yīng)注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。
3.1、醫(yī)院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫(yī)療材料、機(jī)器設(shè)備(產(chǎn)品)采購(銷售)業(yè)務(wù)，均須以書面形式簽訂合同：;
3.2、合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。
⑴所經(jīng)辦合同必須先經(jīng)由法務(wù)部門審核，并經(jīng)院長簽字確認(rèn)方可簽約;
⑵依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負(fù)責(zé)人一份，如科室需額外保留原件，應(yīng)在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進(jìn)度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內(nèi)完成相關(guān)義務(wù)。
4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫(yī)療類(即患者病歷、手術(shù)記錄等)檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。
2、非醫(yī)療類(采購、營銷、行政等)檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。
3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書由醫(yī)務(wù)部管理，護(hù)士資質(zhì)證書由護(hù)理部管理。
五、檔案借閱
1、院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負(fù)責(zé)人員處進(jìn)行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負(fù)責(zé)人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負(fù)責(zé)人，以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負(fù)責(zé)人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴(yán)禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責(zé)任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，不得私自涂改、偽造。
2、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進(jìn)檔案的義務(wù)。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進(jìn)行留用、復(fù)制、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質(zhì)量無破損、無缺失后，所在部門負(fù)責(zé)的經(jīng)辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業(yè)類項進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，編號科學(xué)規(guī)范、標(biāo)志明顯、查找方便。(編號可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴(yán)格保管檔案，不得跟無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關(guān)人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自2023年7月1日起執(zhí)行___醫(yī)院
2023年6月2日
附件1：河北燕達(dá)____醫(yī)院檔案借出單
使用日期：_年_月_日
歸還日期：_年_月_日
檔案名稱：
使用部門：
用途及內(nèi)容：
共計__(份)×(頁)
用檔案申請人：
部門負(fù)責(zé)人：
附件2：河北燕達(dá)____醫(yī)院檔案入庫登記表
檔案編號
檔案名稱
檔案內(nèi)容
檔案份數(shù)
所屬部門
經(jīng)辦人
簽字
備注
附件3：河北燕達(dá)____醫(yī)院檔案編號(參考版)
序號
所屬部門
檔案名稱
編號
備注
1人事部
勞動合同ldp17-rs-ht001
人力資源部負(fù)責(zé)
2人事部
職工信息ldp17-rs-z_001
3辦公室
采購合同ldp17-bg-ht001
辦公室負(fù)責(zé)
4辦公室
采購匯總ldp17-bg-cz001
5辦公室
申報資料ldp17-bg-sb001
6辦公室
法務(wù)資料ldp17-bg-fw001
7辦公室
信息材料ldp17-bg-_s001
8辦公室
其他文件ldp17-bg-hz001
9后勤保障部
保障材料ldp17-hq-bz001
10營銷部
營銷合同ldp17-y_-ht001
11營銷部
推廣材料ldp17-y_-tg001
12宣傳部
宣傳合同ldp17-_c-ht001
13宣傳部
宣傳資料ldp17-_c-_c001
宣傳部負(fù)責(zé)
14藥劑科
病案室負(fù)責(zé)
15普通血液科
16免疫實驗室
17移植科
18病理醫(yī)學(xué)科
19社會服務(wù)部
20科教部
21醫(yī)務(wù)部
醫(yī)務(wù)部
22護(hù)理部
護(hù)理部
23
24
25
附件4：檔案編號：ldp17-___-__001
河北燕達(dá)____醫(yī)院檔案匯總表(部門)_年_月_日至_年_月_日
所屬部門：
檔案內(nèi)容(簡要版)：
檔案名稱：
檔案內(nèi)容(詳細(xì)版)：
共計__(份)×(頁)
檔案經(jīng)辦人：
部門負(fù)責(zé)人：
檔案管理員：
備注：
第10篇 z醫(yī)院檔案庫房管理制度
人民醫(yī)院檔案庫房管理制度
1.檔案室未經(jīng)檔案人員許可不得入內(nèi)。
2、檔案庫房應(yīng)配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設(shè)施,并檢查登記使用情況。
3.堅持定期檢查庫房,保持室內(nèi)整潔、空氣流通。
4.庫房內(nèi)禁止吸煙、使用明火,嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和食品。
5.檔案庫房鑰匙應(yīng)有專人保管,不得隨身攜帶,未經(jīng)批準(zhǔn)不得交給他人。
6.每天下班前應(yīng)關(guān)閉門、窗、切斷電源,確保檔案安全。
第11篇 z醫(yī)院檔案利用保密制度
人民醫(yī)院檔案利用保密制度
1.凡利用檔案者,必須嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度,認(rèn)真履行借閱手續(xù),編寫利用效果登記表。
2、檔案一般不出檔案室,查閱檔案在閱檔案室進(jìn)行,對保密檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),專人查閱。
3.本單位人員因工作需要借閱,一般不得超過十天;外單位借閱檔案須憑單位正式介紹信,經(jīng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在閱檔室查閱。
4.凡是檔案抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料,經(jīng)核對無誤后,加蓋“檔案材料證明專用章”,予以證明。
5.借閱人員負(fù)責(zé)所借檔案的安全、保密,查閱時嚴(yán)禁吸煙,不得抽換、污損,不得自行轉(zhuǎn)借、翻印,不得給無關(guān)人員查看。
6.借閱人員因公出差、請假、休假、探親,應(yīng)立即歸還所借檔案,調(diào)動工作及退休人員應(yīng)持有檔案部門歸還檔案證明單,人事部門方可辦理手續(xù)。借閱檔案要按期催還和歸還。
第12篇 醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度3
一、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料。
二、財務(wù)科的全部會計檔案,由財務(wù)科長指定專人負(fù)責(zé)整理,裝訂成冊并妥善保管。
三、會計檔案的存放要做到有專廚,科學(xué)管理查找方便。
四、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管的期限為五年、十五年、二十五年三種,期限從會計年度終了后的第一年算起。
五、會計檔案的保管要嚴(yán)格保守經(jīng)濟(jì)秘密,原則上不得借出,如有特殊需要,須經(jīng)財務(wù)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并限期歸還。
六、嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案保管期限規(guī)定,對不超過保管期限的一定要妥善保管,對超過保管期限的也一定要按規(guī)定報批后,方可銷毀。
第13篇 醫(yī)院財務(wù)會計檔案立卷、歸檔、調(diào)閱、銷毀制度
醫(yī)院財務(wù)管理制度--會計檔案立卷、歸檔、調(diào)閱、銷毀制度
為了加強(qiáng)對會計檔案的科學(xué)管理,健全會計檔案工作制度,根據(jù)中華人民共和國財政部、國家檔案局頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位的實際情況,特制定本辦法:
一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計專業(yè)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要史料的證據(jù)。因此必須加強(qiáng)對會計檔案的管理,建立和健全會計檔案的立卷歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度,切實把會計檔案管好。
二、本單位每年形成的會計檔案,應(yīng)由財會部門按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷及裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財會部門保管一年,第二年上半年應(yīng)由財會部門編造清冊移交檔案室保管。
三、歸檔范圍:
1、會計報表2、會計帳簿3會計憑證
實行會計電算化,年末必須將本年帳套數(shù)據(jù)軟盤備份,每份數(shù)據(jù)均要備份二份,異地保管在指定的保管柜內(nèi)。
四、整理方法:
1、分類:一般按年度形成分類,即首先按會計年度分開,然后按類別名稱將會計檔案分為報表、帳簿、憑證三大類。
帳薄:一般是一本為一卷(冊),即一個保管單位?；铐搸?yīng)抽出空白頁,再按會計科目順序裝訂成冊,并加具帳簿封面。
憑證:按會計憑證的材料形成時間為順序,連同所附的原始憑證,按日、旬、月的先后整理裝訂成冊,年內(nèi)連續(xù)編號共幾冊,并填寫封面和備注。每冊厚度要適中,裝訂線處要封角并由立卷人、會計主管人員簽名或蓋章,履行簽封手續(xù),以示負(fù)責(zé)。
報表:按年報、季報、月報、旬報等分別組成保管單位,可按文書立卷要求進(jìn)行,卷內(nèi)目錄一般填到月或季表類型。
2、組卷:
會計憑證中工資清單簽名的一頁,應(yīng)按月、按年歸入到當(dāng)年度的文書檔案中去,屬長期保管。
3、卷內(nèi)排列:一般應(yīng)按會計材料形成時間順序排列,報表卷內(nèi)文字材料(如決算說明等)在前,表格在后。
4、編頁號:只編有效頁號,一頁一號,活頁空帳頁要抽出。
5、裝訂:應(yīng)拆除所有金屬物,對已損壞的會計材料要進(jìn)行裱糊,缺少裝訂線的要加邊。
6、擬寫案卷題名(標(biāo)題):一般應(yīng)由責(zé)任者(即作者)、時間(針對年月)、內(nèi)容和名稱四部分組成。
7、案卷排列與編卷號:應(yīng)先分報表、帳簿、憑證三大類,再按每類的不同保管期限順序由長到短排列,一年度一個流水案卷號。
8、編制案卷目錄:歷年案卷目錄分報表、帳簿、憑證裝訂成三本。
9、歸檔時間:當(dāng)年的會計檔案、在會計年度終了后,可暫由本單位財會部門保管一年,以方便利用。期滿后,原則上應(yīng)按期將會計檔案移交給檔案室保管。移交時,財會部門應(yīng)編制會計檔案移交清冊(案卷目錄)一式兩份,交接雙方應(yīng)簽字,一份由會計部門留存,一份隨會計檔案移交。若檔案庫房限制不能全部接收時,可暫留財會部門保留,但會計部門需編制會計檔案案卷目錄送檔案室存檔。
五、保管期限:
1、會計報表:
年報為永久;月報表和季報表為五年。
2、會計帳簿:總帳十五年;現(xiàn)金日記帳二十五年;銀行日記帳二十五年;明細(xì)帳和輔助帳均為十五年。
3、會計憑證:十五年。
六、會計檔案的保管和利用:
1、會計檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則。
2、對會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
3、會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,也可以為上級單位提供利用。調(diào)閱時,要嚴(yán)格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱,要經(jīng)會計主管人員同意;外單位人員借閱,要有調(diào)閱單位的正式介紹信,并注明調(diào)閱會計檔案的內(nèi)容,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人和會計主管人員批準(zhǔn)后,辦理調(diào)閱手續(xù)。在調(diào)閱過程中,只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料,不能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容無關(guān)的資料。原則上檔案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)冊。外單位調(diào)閱會計檔案,要抄錄和復(fù)制的由會計主管人員簽署意見,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。各單位應(yīng)當(dāng)建立會計檔案查閱、復(fù)制登記制度,為會計檔案的利用提供依據(jù)。
七、會計檔案的鑒定與銷毀:
會計檔案保管期滿需要銷毀,(除未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及房地產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)讓契約外),由檔案室提出銷毀意見,會同財會部門共同鑒定,嚴(yán)格審查、編造銷毀清冊,按不同情況分別報請主管領(lǐng)導(dǎo)或上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀,銷毀時應(yīng)派人監(jiān)銷。銷毀后,經(jīng)銷人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人均應(yīng)銷毀清冊上簽名蓋章
第14篇 華東醫(yī)院檔案保管制度
人民醫(yī)院檔案保管制度
一、檔案室應(yīng)有專人管理,非專管人員未經(jīng)許可不得擅自入內(nèi)。
二、檔案必須分類存放,檔案箱櫥擺放整齊、編號有序,室內(nèi)不準(zhǔn)堆放雜物和個人物品。
三、為確保檔案室的安全,禁止室內(nèi)吸煙,嚴(yán)禁存放易爆易燃等危險物品。
四、檔案室內(nèi)備有“七防”基本設(shè)施,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時采取措施,最大限度延長檔案的壽命。
五、經(jīng)常保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生,根據(jù)氣溫、溫度變化,掌握啟閉窗戶,以調(diào)節(jié)室內(nèi)溫、濕度。
六、按規(guī)定及時接收各類檔案,承辦鑒定和銷毀無保存價值和過期的檔案。
第15篇 附五醫(yī)院檢驗檔案管理制度
醫(yī)院檢驗檔案管理制度
一.檔案管理范圍:包括科室人員業(yè)務(wù)技術(shù)情況、業(yè)務(wù)資料(含有檢驗操作規(guī)程、質(zhì)控資料、檢驗結(jié)果登記等)、儀器及試劑資料、財產(chǎn)情況、教育及科研資料、醫(yī)療糾紛資料、管理制度等。
二.檔案資料應(yīng)注意完整、規(guī)范、保密,不得用圓珠筆書寫,不得用熱敏紙打印,不得任意抽樣或丟失,不得向無關(guān)人員泄露。
三.所有檔案資料應(yīng)登記、分類、編號,并由專人保管。
四、歸檔資料中的質(zhì)控資料、檢驗結(jié)果登記及操作規(guī)程應(yīng)至少保存五年。銷毀前必須經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)審批。
五.檔案資料多時為便于查閱可建立索引。
六.外來人員查閱檔案資料,均應(yīng)經(jīng)科主任同意。
七.上述檔案亦可存入計算機(jī),并按上述管理辦法進(jìn)行管理。未經(jīng)允許,不得任意打開?？捎眉用艽胧┍Ｗo(hù)檔案的安全。
第16篇 a醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業(yè)務(wù)資料,必須嚴(yán)格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,進(jìn)行科學(xué)管理,妥善保存,存放有序,查找方便。
2、財務(wù)處的全部會計檔案,由財務(wù)處長指定專人負(fù)責(zé)裝訂、整理及造冊,財務(wù)處長(或指定人員)負(fù)責(zé)保管一年,一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證,應(yīng)在每月終了10日內(nèi)按編號順序裝訂成冊,裝盒保存。
4、每年終了20日內(nèi),要將全年所有賬簿集中整理,裝袋保存,將所有會計報表按順序裝訂成冊,妥善保存。
第17篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認(rèn)真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結(jié)合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時應(yīng)同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
3、院內(nèi)各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應(yīng)于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊,并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內(nèi),負(fù)責(zé)基建人員應(yīng)及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負(fù)責(zé)人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設(shè)備檔案應(yīng)由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設(shè)備科可采取借用形式保管使用,新設(shè)備開箱前,應(yīng)有檔案人員在場清點全部機(jī)器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護(hù)檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關(guān)保密制度,及時向查檔人中進(jìn)行保密宣傳。
2、嚴(yán)格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應(yīng)嚴(yán)格查閱手續(xù),必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責(zé)任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經(jīng)責(zé)任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復(fù)制時,須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自轉(zhuǎn)借及復(fù)制。
5、經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護(hù)、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設(shè)備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護(hù)檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進(jìn)行修補(bǔ)搶救工作,維護(hù)檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應(yīng)在閱文室或指定地點。欲外借者,需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),借期不得超過一周(設(shè)備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者,除及時催收外,對其進(jìn)行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉(zhuǎn)借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴(yán)格填寫登記簿。歸還的檔案,進(jìn)行復(fù)查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
統(tǒng)計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準(zhǔn)確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調(diào)整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經(jīng)批準(zhǔn)后,指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責(zé)任心,熟悉業(yè)務(wù)、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進(jìn)行認(rèn)真登記。
檔案修改補(bǔ)充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達(dá)不確切,應(yīng)予修改補(bǔ)充。
2、修改前應(yīng)填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關(guān)科室同意,分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
3、文件材料修改、補(bǔ)充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
科室預(yù)立卷制度
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預(yù)立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務(wù)科室在開展疾病防治、教學(xué)、健康教育、科研培訓(xùn)及其它業(yè)務(wù)活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進(jìn)行預(yù)立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內(nèi)的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進(jìn)入庫房的檔案應(yīng)放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,在適當(dāng)時候進(jìn)行自然通風(fēng)。
3、檔案架內(nèi)放置樟腦丸,室內(nèi)存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內(nèi)做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經(jīng)允許,不得入內(nèi),與檔案無關(guān)的物品不得存放庫房內(nèi)。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設(shè)備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設(shè)備儀器開箱,經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設(shè)備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運(yùn)行后即歸檔。
4、科研課題、專題調(diào)查項目待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時做出總結(jié)和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應(yīng)及時交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應(yīng)包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應(yīng)是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應(yīng)采取防止高溫、高濕和強(qiáng)化的措施,應(yīng)定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據(jù)目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。
財務(wù)檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須專人負(fù)責(zé)保管。
3、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務(wù)科保管一年,期滿后,由財務(wù)科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務(wù)部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務(wù)科要加強(qiáng)管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細(xì)記錄查閱會計檔案的時間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號碼、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關(guān)于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細(xì)分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預(yù)算、決算工資冊保存期限為永久。
第18篇 醫(yī)院護(hù)理技術(shù)檔案管理制度
某醫(yī)院護(hù)理技術(shù)檔案管理制度
(1)護(hù)理業(yè)務(wù)技術(shù)資料檔案內(nèi)容
1)護(hù)理技術(shù)資料:包括本院制訂的各種疾病護(hù)理常規(guī),各項技術(shù)操作規(guī)程,每年制訂的科研計劃,發(fā)表的護(hù)理學(xué)術(shù)論文,國內(nèi)外護(hù)理科技動態(tài),編目存檔。全國、省、市有關(guān)護(hù)理學(xué)術(shù)論文資料,各種學(xué)習(xí)班及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)情況,專題講座等。
2)護(hù)理業(yè)務(wù)工作檔案:包括年度護(hù)理工作計劃、工作總結(jié),以及上級有關(guān)護(hù)理文件,申報上級有關(guān)呈批件存底;年度、季度護(hù)理工作檢查評比總結(jié);院內(nèi)外有關(guān)護(hù)理工作制度;各種會議紀(jì)要、記錄;護(hù)理人員的執(zhí)業(yè)注冊、進(jìn)修、培訓(xùn)、出勤情況,以及獎、懲、缺陷事故等資料,均應(yīng)登記存檔。
3)各級護(hù)理人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案:主要包括個人學(xué)歷、經(jīng)歷、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技術(shù)考核情況,科研成果,學(xué)術(shù)論文,獎、懲及晉升材料等。
(2)護(hù)理業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理
1)護(hù)理部指定專人負(fù)責(zé)材料收集、登記和保管工作。應(yīng)保證材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平時分卷、分檔存放,年終進(jìn)行分類、分冊裝訂,長期保管。
3)每位科護(hù)長配備電腦一臺,建立檔案與護(hù)理部聯(lián)網(wǎng)。
第19篇 第1人民醫(yī)院會計檔案管理制度
第一人民醫(yī)院會計檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細(xì)帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務(wù)報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
(4)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機(jī)構(gòu)保管兩年(會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(2)單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機(jī)構(gòu)派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結(jié)清的債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第20篇 附五醫(yī)院檔案室工作制度
第五醫(yī)院檔案室工作制度
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的方針、政策、條例、規(guī)定和指示等,接受上級檔案主管部門和行政、業(yè)務(wù)主管部門的監(jiān)督、領(lǐng)導(dǎo),努力完成各項工作任務(wù)。
二、集中統(tǒng)一管理本院檔案,確保檔案的安全與完整,制定檔案管理制度,定期檢查執(zhí)行落實情況。
三、及時制定檔案工作計劃。編制檢索工具,匯編資料,積極為醫(yī)療保健工作服務(wù)。
四、在檔案鑒定小組指導(dǎo)下,對各檔案進(jìn)行鑒定,確定保管期限,在鑒定小組監(jiān)督下負(fù)責(zé)銷毀已過保管期限、無保存價值的檔案。
五、監(jiān)督指導(dǎo)本院各科室檔案的收集、整理、預(yù)立卷及歸檔工作。
六、組織網(wǎng)絡(luò)人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高兼職檔案員的檔案管理和專業(yè)技術(shù)水平。
