公司規(guī)范管理制度是企業(yè)運營的基礎，旨在確保各項業(yè)務活動有序、高效地進行。它通過設定明確的行為準則和工作流程，幫助員工理解其職責，提高工作效率，降低運營風險，同時塑造積極的企業(yè)文化和團隊精神。這種制度能夠為企業(yè)創(chuàng)造穩(wěn)定的工作環(huán)境，提升員工滿意度，從而促進企業(yè)的長期發(fā)展。
包括哪些方面
一套完整的公司規(guī)范管理制度通常涵蓋以下幾個關鍵領域：
1. 員工行為準則：定義員工應遵循的職業(yè)道德和行為規(guī)范，包括誠信、尊重、公平競爭等方面。
2. 組織架構與職責：明確各部門的職能和崗位職責，確保工作責任的清晰分配。
3. 工作流程與操作指南：提供具體工作的步驟和標準，以保證業(yè)務流程的一致性和質量。
4. 人力資源管理：包括招聘、培訓、績效評估、薪酬福利等政策。
5. 財務管理：規(guī)定預算編制、費用報銷、審計等財務操作規(guī)則。
6. 客戶服務與銷售管理：設定客戶服務標準和銷售策略，確?？蛻魸M意度。
7. 內部溝通與信息管理：規(guī)定內部報告、會議、文件管理等溝通機制。
8. 風險與合規(guī)管理：制定預防和應對法律風險、安全風險的策略。
重要性
公司規(guī)范管理制度的重要性不容忽視，它：
1. 確保法規(guī)遵從性：遵守國家法律法規(guī)，避免因違規(guī)操作導致的法律糾紛。
2. 提高運營效率：標準化流程減少工作混亂，提高工作效率。
3. 保障員工權益：明確的職責和薪酬體系，增強員工的工作安全感和歸屬感。
4. 促進企業(yè)文化建設：通過共同的行為準則，形成統(tǒng)一的價值觀和團隊精神。
5. 提升企業(yè)形象：對外展示專業(yè)、有序的企業(yè)形象，增強合作伙伴和客戶的信任。
方案
建立和完善公司規(guī)范管理制度，需采取以下措施：
1. 制定初期：邀請各部門代表參與，確保制度的全面性和實用性。
2. 持續(xù)更新：定期審查和修訂，以適應市場變化和企業(yè)發(fā)展需求。
3. 培訓與宣導：通過培訓和內部宣傳，使員工充分理解和執(zhí)行制度。
4. 監(jiān)督與反饋：設立監(jiān)督機制，收集員工反饋，及時解決執(zhí)行中的問題。
5. 激勵與獎懲：將制度執(zhí)行情況納入績效考核，對優(yōu)秀表現(xiàn)給予獎勵，對違規(guī)行為進行糾正。
通過以上方案，我們可以構建一個健全的公司規(guī)范管理制度，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供有力保障。
公司規(guī)范管理制度目范文
第1篇 集團公司規(guī)范化辦公管理工作程序
集團公司規(guī)范化辦公管理程序
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績,為企業(yè)開拓經營提供服務。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經濟檔案內容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關下發(fā)的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應按照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后,按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理,并將承辦結果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉,每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務性質歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關部室會簽,會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經公司領導簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表,經部門經理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍(責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經部門經理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、人事檔案中工資審定、職稱評
審、入黨入團等材料須經上級批復后,10~20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五) 統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經公司主管領導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經理監(jiān)督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設備由綜合辦根據需要,經主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程序,在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯(lián)系,接到有關信息后,應立即作好記錄,將記錄內容及時傳達到有關部門和人員,并及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
第2篇 公司規(guī)范化辦公工作程序管理規(guī)定
公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網,為企業(yè)開拓經營提供服務。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經濟檔案內容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關下發(fā)的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應按照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后,按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理,并將承辦結果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉,每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務性質歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關部室會簽,會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經公司領導簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表,經部門經理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍(責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經部門經理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后,10~20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五)統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經公司主管領導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經理監(jiān)督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設備由綜合辦根據需要,經主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程序,在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯(lián)系,接到有關信息后,應立即作好記錄,將記錄內容及時傳達到有關部門和人員,并及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作,提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理,做到件件有落實,事事有回音。
第3篇 公司規(guī)范化辦公程序管理規(guī)定
公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績,為企業(yè)開拓經營提供服務。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經濟檔案內容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關下發(fā)的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應按照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后,按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理,并將承辦結果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉,每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務性質歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關部室會簽,會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經公司領導簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表,經部門經理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍(責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經部門經理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后,10~20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五)統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經公司主管領導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經理監(jiān)督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設備由綜合辦根據需要,經主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程序,在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯(lián)系,接到有關信息后,應立即作好記錄,將記錄內容及時傳達到有關部門和人員,并及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作,提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理,做到件件有落實,事事有回音。
第4篇 公司規(guī)范化管理辦法
公司規(guī)范化管理實施細則
第一條 規(guī)范化管理概念
我們所稱的規(guī)范化管理,是指根據本公司的章程的業(yè)務發(fā)展需要,合理地制定公司的組織規(guī)程和基本制度以及各類管理事務的作業(yè)流程(包括各類報表、圖表、公司的ci規(guī)范等等),以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系,通過對該體系的實施和不斷完善,達成公司管理動作的井然有序、協(xié)調高效之目的。
第二條 規(guī)范化管理意義
(一)逐步將公司的管理工作納入法制管理的軌道,減少工作中的盲目性、隨意性;
(二)明確界定各管理層上下之間、橫向之間的責權關系,減少摩擦,提高工作效率;
(三)系統(tǒng)地開發(fā)和建立公司的管理軟件,使公司管理水平的提高和管理經驗的積累有一個基本生長點;
(四)為全面實施電腦化管理奠定基礎。
第三條 規(guī)范化管理內容
(一)制定各類規(guī)范管理文件,包括:
1.基本制度;
2.作業(yè)程序;
3.圖表報表;
4.ci規(guī)范。
(二)對上述規(guī)范管理文件付諸實施并定期修改完善。
基本制度--是指在公司章程的規(guī)定范圍內,對公司的基本組織規(guī)程和各業(yè)務領域的管理制度所作的基本規(guī)定,如各機構分工規(guī)定、責權劃分、人事管理制度、行政管理制度財務管理制度、業(yè)務管理制度、信息統(tǒng)計制度等等。
作業(yè)程序--是指在公司各類動態(tài)管理事務的工作流程所作的基本描述和規(guī)定,例如:公司投資立項程序、報關程序、新進人員試用程序等等。
圖表報表--是指對公司各類圖表、有的格式、內容、編號、流向、存檔、審核等進行規(guī)范化處理和運作。
ci規(guī)范--是指對公司外在形象的統(tǒng)一設計和規(guī)定,如信封、便箋、包裝袋、招牌、廣告等等。
第四條 規(guī)范化管理組織
(一)由公司主要高層領導組成規(guī)范化管理委員會,其職責如下:
1.為公司的規(guī)范化管理提出指導性意見,確定基本原則,并確定規(guī)范化管理工作小組的人員的構成;
2.定期聽取規(guī)范化工作小組的工作進展匯報,提出指導意見;
3.討論通過各類規(guī)范管理文件,并簽發(fā)實施;
4.負責解釋和仲裁在執(zhí)行規(guī)范管理文件時出現(xiàn)的糾紛沖突;
5.每年組織一次對規(guī)范管理文件的修訂,通過對規(guī)范管理文件的不斷修改補充,使本公司的各項管理工作日趨完善。
規(guī)范化管理委員會由下述人員構成:
a主任:由公司董事長兼任。
委員:由總裁、財務總監(jiān)、執(zhí)委主任、副總裁構成。
b主任:由公司總經理兼任。
委員:由副總經理、辦公室主任、各部門經理兼任。
c主任:由廠長兼任。
委員:由副廠長各部門負責人兼任。
(二)規(guī)范化管理委員會下設工作小組,具體完成規(guī)范管理文件的擬定、修改和監(jiān)督執(zhí)行,該小組以執(zhí)委會人員為主,吸收職能部門經理和有關業(yè)務骨干參加人員構成如下:
組長由執(zhí)委主任兼任。
組員由執(zhí)委各室骨干、各職能部門經理和有關業(yè)務骨干構成。
第五條 規(guī)范化管理文件的實施循環(huán)圖(見圖17.4.1)
所有的規(guī)范管理文件討論通過并付諸實施后并非一成不變,它必須根據實施效果以及公司的業(yè)務發(fā)展進行pdca的循環(huán)。
第5篇 z公司規(guī)范化辦公程序若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績,為企業(yè)開拓經營提供服務。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經濟檔案內容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關下發(fā)的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應按照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后,按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理,并將承辦結果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉,每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務性質歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關部室會簽,會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經公司領導簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表,經部門經理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍(責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經部門經理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后,10~20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五)統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經公司主管領導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經理監(jiān)督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設備由綜合辦根據需要,經主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程序,在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯(lián)系,接到有關信息后,應立即作好記錄,將記錄內容及時傳達到有關部門和人員,并及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作,提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理,做到件件有落實,事事有回音。
