- 目錄
體系如何搭建
構(gòu)建一個(gè)完善的公司檔案管理制度，首要任務(wù)是明確制度目標(biāo)。我們需要依據(jù)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)、規(guī)模及發(fā)展階段，制定符合實(shí)際需求的檔案管理政策。步驟如下：
1. 確定檔案分類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域，將檔案劃分為財(cái)務(wù)、人力資源、項(xiàng)目、市場營銷等多個(gè)類別。
2. 制定管理流程：從檔案的收集、整理、存儲、檢索到銷毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有明確的操作指南。
3. 設(shè)立職責(zé)分工：明確各部門在檔案管理中的角色和責(zé)任，確保制度執(zhí)行的連貫性。
4. 建立電子化系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案管理系統(tǒng)，提高管理效率。
體系框架
公司檔案管理制度的框架應(yīng)包含以下幾個(gè)核心部分：
1. 總則：闡明制度的目的、適用范圍及基本原則。
2. 檔案管理規(guī)定：詳細(xì)規(guī)定各類檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和程序。
3. 責(zé)任與權(quán)限：明確各級管理人員和員工在檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限。
4. 檔案安全與保密：規(guī)定檔案的安全保管措施和保密制度。
5. 法規(guī)遵從：確保制度符合國家和地方關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)。
6. 制度修訂與更新：設(shè)定制度定期審查和更新的機(jī)制。
重要性和意義
良好的檔案管理制度不僅有助于提升工作效率，也是保障公司信息安全、歷史記錄和法律合規(guī)的關(guān)鍵。它能：
1. 提供決策依據(jù)：準(zhǔn)確、完整的檔案為管理層的決策提供數(shù)據(jù)支持。
2. 保護(hù)公司資產(chǎn)：防止重要信息丟失，維護(hù)公司的知識產(chǎn)權(quán)。
3. 遵守法規(guī)：確保公司在法律糾紛中能提供有力證據(jù)，降低風(fēng)險(xiǎn)。
制度格式
公司檔案管理制度的格式應(yīng)清晰、規(guī)范，包括以下元素：
1. 封面：標(biāo)明制度名稱、發(fā)布日期和修訂版本。
2. 目錄：列出各章節(jié)標(biāo)題，方便查找。
3. 正文：詳細(xì)闡述各項(xiàng)規(guī)定，用簡潔明了的語言描述。
4. 附件：包含相關(guān)的表格、流程圖等輔助材料。
5. 簽署頁：由負(fù)責(zé)人簽名，表示同意并承諾執(zhí)行。
以上內(nèi)容旨在提供一個(gè)基本的公司檔案管理制度框架，具體實(shí)施時(shí)需結(jié)合公司的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。通過持續(xù)優(yōu)化，我們可以建立一個(gè)高效、安全的檔案管理體系，支撐公司的長遠(yuǎn)發(fā)展。
公司檔案管理制度-范本2023范文
第1篇 公司檔案管理制度-范本2023
【公司檔案管理制度范本2015】
一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過 4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到:
① 愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第2篇 造價(jià)咨詢公司技術(shù)檔案管理制度
造價(jià)咨詢公司技術(shù)檔案管理制度
1、總則：
1.1為建立、健全事務(wù)所技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理事務(wù)所的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在事務(wù)所發(fā)展中的作用，更好地為事務(wù)所各技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。
1.2本事務(wù)所技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門在工程審核、招投標(biāo)代理、預(yù)(決)算等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、電子文檔等技術(shù)資料以及外來、外購資料、圖書等。
1.3事務(wù)所相關(guān)部門要把技術(shù)檔案工作放在重要位置，保證其技術(shù)文件材料的積累，做到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證事務(wù)所技術(shù)檔案公所的順利開展。
1.4按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，事務(wù)所設(shè)立檔案室，并配備專職資料員管理。綜合檔案室在總工程師的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理事務(wù)所的技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到事務(wù)所技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
2、技術(shù)文件資料的歸檔：
2.1每個(gè)執(zhí)業(yè)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按事務(wù)所形成的、技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位(卷、代、冊、盒)，有總工程師審查后及時(shí)向事務(wù)所綜合檔案室移交歸檔。
2.2 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。
2.3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整。
2.4 凡各部門形成的成果類文件，應(yīng)復(fù)制電子文檔一份，并經(jīng)總工程師簽字后，向檔案室移交歸檔。
2.5 凡外來、外購回事務(wù)所的資料、標(biāo)準(zhǔn)圖集、計(jì)價(jià)規(guī)則等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得具為私有或拿走。
3、綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：
3.1 綜合檔案室的任務(wù)：
3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。
3.1.2 協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。
3.1.3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為事務(wù)所有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
3.2 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：
3.2.1 認(rèn)真貫徹事務(wù)所技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)的為執(zhí)業(yè)項(xiàng)目提供技術(shù)資料。
3.2.2 科學(xué)地管理事務(wù)所技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2.3 遵守事務(wù)所保密制度。
3.2.4 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。
3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
4、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：
4.1 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為一年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為三年。
4.2 凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造冊登記，經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。
5、技術(shù)檔案的保管和借閱：
5.1 對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
5.2 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底前面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交總工程師審查?？偣こ處煾鶕?jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。
5.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、放火、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
5.4 技術(shù)檔案的保密制度
5.4.1 事務(wù)所職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案安全。凡借閱重要的檔案，要有總工程師批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。
5.4.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施做妥善處理。
5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)資料。
5.5 技術(shù)檔案的借閱：
5.5.1 凡本事務(wù)所技術(shù)人員、工作人員，因需要都可借閱技術(shù)檔案。有管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。
5.5.2 技術(shù)檔案和各種圖書等，均在事務(wù)所內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。
5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時(shí)間為三天。如工作需要，到后期需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其期限歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值(各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格)報(bào)技術(shù)主管審查，所長批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部綜合部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長短，可按處罰金額的1/2至全額退回。
5.5.4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方用共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，所長批準(zhǔn)后，送事務(wù)所財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。
6、技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：
6.1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。
6.2 因工作原因，需要發(fā)放各自使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》，發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其他需要文件單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。
6.3 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重新發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)總工審查，所長審批后，送交公司財(cái)務(wù)部綜合部。
7、技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：
7.1 當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)由更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。
7.2技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。
7.3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動(dòng)作廢。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。
附件一：工程審核項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求 附件二：工程招標(biāo)代理項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求
附件一：工程審核項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求
工程審核執(zhí)業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)對工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對審核資料檢查歸檔，檔案內(nèi)容要求如下：
1、工程審核業(yè)務(wù)約定書(咨詢合同、委托書等)2、基本建設(shè)工程審核報(bào)告(包括附件中的結(jié)算書、定案表原件、審核明細(xì)表等)3、項(xiàng)目審核計(jì)劃書
4、基本建設(shè)工程審核原始資料，依次為：
工程施工合同、協(xié)議
工程前期招投標(biāo)資料(包括技術(shù)經(jīng)濟(jì)資料)施工單位報(bào)審施工結(jié)算書 工程變更資料 工程簽證資料
工程施工期間材料認(rèn)價(jià)資料
5、工程審核過程中的會(huì)議紀(jì)要、詢證工作底稿
6、工程審核工程量計(jì)算原始底稿 7、客戶回訪意見書 8、工程師承諾函 9、其他相關(guān)資料
附件二：工程招標(biāo)代理項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求
工程招標(biāo)代理執(zhí)業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)對工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對審核資料檢查歸檔，要求如下：
1、發(fā)布的招標(biāo)公告
2、投標(biāo)報(bào)名及資格預(yù)審文件領(lǐng)取表
3、資格預(yù)審文件
4、資格預(yù)審文件送簽表
5、資格預(yù)審報(bào)告
6、建設(shè)工程項(xiàng)目報(bào)建表
7、銀行資金證明
8、計(jì)劃批準(zhǔn)文件
9、資格預(yù)審合格通知書領(lǐng)取表
10、施工招標(biāo)申請書
11、建設(shè)工程投標(biāo)申請書
12、發(fā)標(biāo)會(huì)簽到表
13、發(fā)標(biāo)會(huì)招標(biāo)文件、圖紙領(lǐng)取簽收表
14、答疑會(huì)簽到表
15、答疑文件簽收表
16、圖紙答疑紀(jì)要
17、開標(biāo)程序
18、開標(biāo)會(huì)簽到表
19、投標(biāo)文件送交及簽收確認(rèn)表
20、開標(biāo)會(huì)議投標(biāo)文件密封確認(rèn)表
21、專家通知結(jié)果記錄表
22、開標(biāo)記錄表
23、投標(biāo)報(bào)價(jià)評分表
24、措施費(fèi)評分表
25、評標(biāo)結(jié)果匯總表
26、擬評分清單項(xiàng)表
27、主要清單項(xiàng)目綜合單價(jià)評分表
28、技術(shù)標(biāo)評分表
29、技術(shù)標(biāo)評分匯總表
30、評標(biāo)委員會(huì)評標(biāo)報(bào)告書
31、攔標(biāo)價(jià)
32、中標(biāo)通知書
33、招標(biāo)人對代理機(jī)構(gòu)的意見
34、施工招標(biāo)工作總結(jié)
第3篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會(huì)議記錄、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時(shí)間 編號密級:a.機(jī)密文件:公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會(huì)議紀(jì)要、a級財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí),可用復(fù)印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅(jiān)固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
第4篇 石油公司勞動(dòng)者職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度
石油銷售公司勞動(dòng)者職業(yè)健康監(jiān)護(hù)及檔案管理制度
第一章 總則
第一條為了保護(hù)職工健康和維護(hù)企業(yè)權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》的規(guī)定,石油銷售公司(以下簡稱hb公司或公司)為勞動(dòng)者建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并妥善保存,特制訂本制度。
第二條本制度適用于hb公司各部室以及所有從事勞動(dòng)的員工。
第二章 管理
第三條公司綜合辦公室負(fù)責(zé)為每一位職工建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并妥善保管。
第四條職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案包括:
(一)勞動(dòng)者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;
(二)相應(yīng)工作場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結(jié)果;
(三)職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;
(四)職業(yè)病診療等健康資料。
第五條公司綜合辦公室檔案管理人員必須維護(hù)勞動(dòng)者的職業(yè)健康隱私權(quán)、保密權(quán)。相關(guān)的衛(wèi)生監(jiān)督檢查人員、勞動(dòng)者或其近親屬、勞動(dòng)者委托代理人有權(quán)查閱、復(fù)印勞動(dòng)者的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,其他人員不得私自查閱職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。
第六條勞動(dòng)者離開公司時(shí),本人有權(quán)索取健康監(jiān)護(hù)檔案復(fù)印件,檔案管理人員應(yīng)如實(shí)、無償提供,并在所提供的復(fù)印件上簽章。
第七條對已離職人員的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,應(yīng)在離職后三個(gè)月后進(jìn)行封存,并保存10年以上,以備上級部門查閱。
第八條勞資部檔案管理人員應(yīng)將職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案妥善保管,保證檔案安全。
第九條其他依照公司檔案管理制度執(zhí)行。
第三章 附則
第十條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第5篇 項(xiàng)目物業(yè)公司檔案管理制度
物業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理制度
第一條管理原則:
一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據(jù)物業(yè)管理對檔案管理的要求,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。
二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容,反映公司的整個(gè)經(jīng)營活動(dòng)。
三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第二條 歸集整理:
一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理,通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。
二、檢查好文件的本文及附件是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應(yīng)即追查歸入,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦,與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
三、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
四、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。
第三條 分類編號
一、檔案分類
(一)檔案范圍
1、各部門制定的管理規(guī)定。
2、工程維修保養(yǎng)合同。
3、小區(qū)社區(qū)文化。
4、人事調(diào)動(dòng)。
5、主任級以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級、變動(dòng)。
6、重大事故報(bào)告。
7、重大采購合同。
(二)各部門檔案范圍
1、行政人事部行政
(1)通知、會(huì)議紀(jì)要、請示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。
(2)公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。
(3)公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。
(4)公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。
(5)通報(bào)表揚(yáng)。
(6)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用,擴(kuò)大營業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。
(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。
(8)公司簡報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。
(9)公司大事記。
(10)公司固定資產(chǎn)說明書。
2、行政人事部人事
(1)中級職稱、員工技工職稱資料。
(2)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。
(3)上級機(jī)關(guān)對勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。
(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。
(5)員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。
(6)職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級、考核等文件。
(7)員工花名冊。
(8)采購合同。
3、安護(hù)部
(1)上級公司消防、治安工作,通知、批復(fù)。
(2)小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。
4、財(cái)務(wù)部
(1)上級、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理,各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。
(2)小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請示、通知。
(3)上級及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。
5、工程部
(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。
(3)工程重大事故報(bào)告。
(4)工程重大投訴訴處理資料。
(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。
(6)小區(qū)維修資料。
6、客戶服務(wù)
(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。
(2)寫字樓、商場等管理規(guī)定。
(3)重大投訴、重大事故處理意見。
(4)用戶資料。
(5)裝修指南。
(6)用戶手冊。
二、檔案編號:
(一)按照分類大小級別按次序編號。
(二)按照年度時(shí)間按順序編號。
(三)按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號。
第四條 立卷目錄
一、立卷:
就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。
(二)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。
(三)制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
(四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
二、編制目錄:
(一)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;
(二)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
第五條 檔案保管:
一、保管期限
(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(二)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;5.財(cái)務(wù)報(bào)表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計(jì)圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(四)10年保存:1.預(yù)算、決算書類;2.會(huì)計(jì)憑證;3.事業(yè)計(jì)劃資料;4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(六)1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。
二、保管要求
(一)便于查閱。
(二)保證檔案的安全。
(三)防止檔案的損壞。
(四)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
三、保管職責(zé):
(一)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。
(二)綜合管理部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料。
(三)工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。
(四)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(五)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員。
(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號。
(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。
(八、)檔案原則上保管原件。
第六條 檔案保密:
一、檔案密級
分為三級:絕密、機(jī)密、普通;
(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
(二)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、檔案查閱
(一)查閱權(quán)限
1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。
3、部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制
1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:
3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
4、權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
5、屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬服務(wù)中心的檔案,由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
7、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
三、檔案的銷毀
(一)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計(jì)劃及清單位,報(bào)綜合管理部主管審核。
(二)綜合管理部審核無誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
(四)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
第七條 庫房管理:
一、庫房內(nèi)的檔案柜要同樣編號,入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據(jù),實(shí)行科學(xué)管理。
二、要愛護(hù)檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時(shí),要即使修補(bǔ)。
三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等七防措施,嚴(yán)格控制庫內(nèi)的溫度,保持庫內(nèi)清潔,每月全面清掃一次。
四、檔案庫要實(shí)行專人管理,無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。
五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經(jīng)常檢查是否完好,離開庫房時(shí)要注意關(guān)閉落鎖,關(guān)閉電源。
六、認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱,借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位,案卷歸還后,要及時(shí)放回原處,每兩年全面檢查館藏檔案情況,檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案交接手續(xù)。
七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。
第6篇 公司檔案統(tǒng)計(jì)制度
為了有效管理公司的全部檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,充分發(fā)揮檔案的作用,做到家底清、情況明、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,更好地掌握和研究檔案工作開展的狀況、變化規(guī)律,從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改進(jìn)工作,不斷地提高檔案工作水平,特制訂本制度。
第一條 綜合檔案室對接收的文件資料,要辦理交接手續(xù),列出文件資料清單,一式兩份,雙方簽字,各存一份,以備檢查和統(tǒng)計(jì)。
第二條 對接收的文件材料,應(yīng)整理歸檔,編制檔案目錄,以案卷(件)為單位統(tǒng)計(jì)檔案現(xiàn)存總數(shù)量。
第三條 檔案保管狀況的統(tǒng)計(jì),對遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。
第四條 每月進(jìn)行一次檔案提供利用的統(tǒng)計(jì),內(nèi)容包括借閱檔案人次、卷(件)數(shù),復(fù)印檔案的數(shù)量,利用目的和效果。
第五條 每年統(tǒng) 度檔案的歸檔情況,內(nèi)容包括各類檔案的歸檔情況,庫房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第六條 每年對歸檔檔案進(jìn)行綜合匯總統(tǒng)計(jì),主要有檔案總數(shù)量,各類檔案的數(shù)量,庫房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第七條 按上級主管部門(檔案行政部門)的要求填好統(tǒng)計(jì)報(bào)表并及時(shí)上報(bào)。
第7篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁借出。
第8篇 正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)公司文書立卷工作,特制定本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各自有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設(shè)檔案室,各部門均應(yīng)指定兼職文書人員負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。
(一)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
(二)本公司召開會(huì)議,由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。
第七條各部門兼職文書的職責(zé):
(一)了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
(二)認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三)承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
三、歸檔范圍
第八條重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。
四、平時(shí)歸檔
第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。
第三十條永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五
第9篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度-2
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度范本2
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第10篇 z公司檔案管理制度
公司檔案管理制度:
一、 文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。
7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、 專職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1. 各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1. 凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2. 各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。
4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6. 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。
3. 查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門。
5. 對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1. 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時(shí),方能簽字蓋章。
6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、 其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
第11篇 公司文秘檔案工作制度
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素,公司文秘檔案有哪些管理制度呢大家可以閱讀企業(yè)管理網(wǎng)整理的公司文秘檔案管理制度,僅供參考。
1.目的作用:為了加強(qiáng)對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
2.管理職責(zé)
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。
2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料,應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu),在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下,其管理的主要職責(zé)為:
2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。
2.3.3負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。
3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容3.1計(jì)劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。
3.2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
3.3法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。
3.6憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。3.7匯報(bào)性材料包括公司向各上級主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
3.8勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。
3.9調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。
3.10聲像制品資料包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈(zèng)行資料包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后,由財(cái)務(wù)部門編造清冊,每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀,只財(cái)務(wù)部立卷留存。
4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料,并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后,應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時(shí)間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
4.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
4.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好,不得私自影印、復(fù)印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制件不會(huì)有誤。
5.5必要時(shí),檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識,雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
6.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。
7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
行政管理制度范本
第12篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2. 0 檔案的管理機(jī)構(gòu)
2.1 文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責(zé):
2.3 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3 .2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3 .3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3 .4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
2.3 .5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3．0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
3.8 匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.1 0 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.1 1 題贈(zèng)性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.1 2 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4. 0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨(dú)立,但又相互制約。
5. 0 檔案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.3.6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.1 0 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.3.1 1 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.3.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。
6.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
7. 0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。
7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8. 0 超期檔案的銷毀
8.1 對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
9. 0 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
第13篇 房地產(chǎn)股份公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
房地產(chǎn)股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,特制定本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案立卷管理辦法
1、會(huì)計(jì)憑證:每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號、查對、清點(diǎn),檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號裝訂成冊,憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號,再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會(huì)計(jì)報(bào)表:每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁碼,加具封面,裝訂成冊,加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明:單位名稱、單位地址,財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會(huì)計(jì)帳本:每月結(jié)帳后,將打印出來的會(huì)計(jì)帳簿加具封面,裝訂成冊,標(biāo)明帳戶名稱、順序號、標(biāo)上標(biāo)簽,將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財(cái)務(wù)文件:財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類,按立案時(shí)間打出文件清單,標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號,便于查閱。
二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行,財(cái)務(wù)部查閱檔案資料,要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn),并付上借閱檔案借據(jù),寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時(shí)間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時(shí)催收歸還檔案,確保檔案完整無缺。
三、會(huì)計(jì)檔案保管期限
1、會(huì)計(jì)憑證:
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;
②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;
2、會(huì)計(jì)帳簿:
①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
②明細(xì)帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
④輔助帳簿保管期限為15年;
⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表:
①月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年;
②年度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。
4、其他:
①會(huì)計(jì)移交清冊保管期限為15年
②會(huì)計(jì)檔案保管清冊保管期為永久
③會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊保管期為永久
④銀行存款對帳單保管期限為5年
四、會(huì)計(jì)檔案銷毀
根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限,銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)應(yīng)由上級主管部門派員監(jiān)銷。
第14篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊、圖表、書信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時(shí)間
a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第15篇 建筑總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
建筑工程總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
第一條 會(huì)計(jì)應(yīng)該以會(huì)計(jì)期間分期決算帳目和編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會(huì)計(jì)中期。
第二條 會(huì)計(jì)報(bào)表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確,不得漏報(bào)或任意取舍,會(huì)計(jì)報(bào)表之間、會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目之間,凡有對應(yīng)關(guān)系的數(shù)字應(yīng)當(dāng)一致,會(huì)計(jì)報(bào)表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應(yīng)當(dāng)相互銜接。
第三條 凡是本公司的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)文件和其它有保存價(jià)值的資料均應(yīng)該歸檔。
第四條 會(huì)計(jì)憑證按月、按照編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、起止年、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會(huì)計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財(cái)務(wù)科長保管,一年后交集團(tuán)公司檔案室,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
第五條 會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照季度、年度按時(shí)歸檔,由財(cái)務(wù)管理部指派專人管理,并分類填制目錄。
第六條 對上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯(cuò)誤,給予責(zé)任人30元罰款,由公司財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)處罰。
第七條 會(huì)計(jì)檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準(zhǔn),如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴(yán)重后果者開除。
第16篇 公司檔案管理制度范文
對于公司的員工檔案,文書檔案等如何管理,對于檔案的管理有哪些制度及保密規(guī)則呢可參考以下的公司檔案管理規(guī)章制度范文:
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。
7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時(shí),方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
第17篇 公司人事檔案管理制度
公司人事檔案管理制度（一）
第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責(zé)
（一）、保管員工檔案；
（二）、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；
（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（四）、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；
（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；
（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；
（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；
（八）、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔
（一）、本人歷年填寫的個(gè)人簡歷、履歷、登記表；
（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長歷史等自傳材料；
（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價(jià)材料；
（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；
（五）、員工參入黨、團(tuán)材料；
（六）、獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進(jìn)事跡材料；
（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；
（八）、處分、取消處分的材料；
（九）、任免、工資、職稱等材料；
（十）、學(xué)歷和評定的技能等材料；
（十一）、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。
二、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進(jìn)行一次整理、校對工作。
八、檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第八條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。
九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 ” 的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。
第十條本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
公司人事檔案管理制度（二）
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(www.)在其報(bào)到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
人力資源部
第18篇 公司檔案統(tǒng)計(jì)制度-6
公司檔案統(tǒng)計(jì)制度6
為了有效管理公司的全部檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,充分發(fā)揮檔案的作用,做到家底清、情況明、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,更好地掌握和研究檔案工作開展的狀況、變化規(guī)律,從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改進(jìn)工作,不斷地提高檔案工作水平,特制訂本制度。
第一條綜合檔案室對接收的文件資料,要辦理交接手續(xù),列出文件資料清單,一式兩份,雙方簽字,各存一份,以備檢查和統(tǒng)計(jì)。
第二條對接收的文件材料,應(yīng)整理歸檔,編制檔案目錄,以案卷(件)為單位統(tǒng)計(jì)檔案現(xiàn)存總數(shù)量。
第三條檔案保管狀況的統(tǒng)計(jì),對遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。
第四條每月進(jìn)行一次檔案提供利用的統(tǒng)計(jì),內(nèi)容包括借閱檔案人次、卷(件)數(shù),復(fù)印檔案的數(shù)量,利用目的和效果。
第五條每年統(tǒng)計(jì)年度檔案的歸檔情況,內(nèi)容包括各類檔案的歸檔情況,庫房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第六條每年對歸檔檔案進(jìn)行綜合匯總統(tǒng)計(jì),主要有檔案總數(shù)量,各類檔案的數(shù)量,庫房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第七條按上級主管部門(檔案行政部門)的要求填好統(tǒng)計(jì)報(bào)表并及時(shí)上報(bào)。
第19篇 公司人事檔案工作管理制度
各個(gè)類型的公司,都有人事部門,人事部門對于員工的檔案如何來管理,就要以規(guī)范的檔案管理制度來執(zhí)行。以下整理了公司人事檔案管理制度的范本,可供參考。
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)_中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號),特制定本辦法。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù),是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù),應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度,嚴(yán)密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、_思想,堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng),刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績的文件材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記,并報(bào)請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
第十二條人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管,并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。
第十四條對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。
第十五條根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅(jiān)固的,具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作,干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作,編制檢索工具,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理,便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個(gè)月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回,以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng),干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整,公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案,最多不超過三個(gè)月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起,按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。
第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作,學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報(bào)表(包括上報(bào)的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過程中形成的個(gè)人申請表,組織審查報(bào)告,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料,_材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學(xué)位的材料,學(xué)歷證明書,學(xué)習(xí)鑒定材料。
16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。
17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。
第20篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù),特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料,包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財(cái)務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位,按檔案分類要求,在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后,負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后,及時(shí)交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項(xiàng)目)部門或管理處+案卷號
如:2004/市場/001
2)工程類檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號
如:2004/百事可樂/項(xiàng)目/001
3)財(cái)務(wù)類檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(項(xiàng)目)+合同類型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí),由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標(biāo)識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。
4.節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。
