公司檔案管理制度-范本（20篇范文）

體系如何搭建

在構(gòu)建公司的檔案管理制度時，首要任務(wù)是明確目標(biāo)。

1. 定義檔案管理的目標(biāo)，如保障信息的安全、提高工作效率。

2. 分析現(xiàn)有流程，識別存在的問題和改進(jìn)空間。

3. 制定適應(yīng)公司規(guī)模和業(yè)務(wù)需求的政策，確保制度的實用性。

體系框架

一個有效的檔案管理體系應(yīng)包含以下部分：

1. 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，確保文件有序存放。

2. 收集、存儲、檢索和銷毀的程序，保證流程規(guī)范化。

3. 權(quán)限分配，明確各部門和個人的職責(zé)。

4. 定期審查和更新機制，以應(yīng)對變化。

重要性和意義

良好的檔案管理制度對公司的運營至關(guān)重要。

1. 提升信息管理效率，便于決策支持。

2. 保護(hù)公司資產(chǎn)，防止重要數(shù)據(jù)丟失。

3. 符合法規(guī)要求，降低法律風(fēng)險。

4. 促進(jìn)內(nèi)部溝通，確保信息準(zhǔn)確無誤地傳遞。

制度格式

制定制度時，注意以下格式規(guī)范：

1. 清晰的標(biāo)題，明確制度主題。

2. 引言概述制度的目的和適用范圍。

3. 正文詳細(xì)列出規(guī)定和操作步驟，使用簡潔明了的語言。

4. 結(jié)尾包含執(zhí)行和監(jiān)督機制，以及修訂條款。

5. 確保每個部分都有邏輯連貫性，避免冗余或矛盾的表述。

每個企業(yè)都有其獨特的檔案管理需求，因此在實施上述指導(dǎo)原則時，務(wù)必結(jié)合實際情況靈活調(diào)整。通過持續(xù)優(yōu)化，公司檔案管理制度將逐步完善，成為公司穩(wěn)健運行的堅實基礎(chǔ)。

公司檔案管理制度-范本

第1篇 公司檔案管理制度-范本

公司檔案管理制度范本

一、總則1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。 二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 五、檔案管理人員職責(zé)1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。 六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。 七、本制度即日起開始執(zhí)行。相關(guān)的管理制度推薦:食品安全管理制度辦公室計算機使用制度食堂管理制度

第2篇 公司安全生產(chǎn)檔案管理制度

公司安全生產(chǎn)檔案管理制度

本公司檔案室保存的檔案,主要供本公司使用。

如其它部門或個人查閱時,須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人或檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)同意,并僅限于室內(nèi)閱覽。

凡因特殊需要,經(jīng)批準(zhǔn)同意借出的檔案,外借時間一般為三周左右,到期仍需繼續(xù)利用,須辦理續(xù)借手續(xù)。

借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人,不得隨意涂改、圈劃、眉批,不得拆卷,不得增刪檔案內(nèi)容或污損檔案。

凡外單位或個人查閱檔案,須持單位正式介紹信,寫明查檔目的。安全、公安部門查閱有關(guān)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)。

凡復(fù)制、摘錄檔案,須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)同志。利用檔案的單位和個人未經(jīng)上級主管部門或檔案室同意,不得擅自公布檔案內(nèi)容。

借閱檔案須辦理借閱登記手續(xù),并確保檔案的完整與安全。

電話查詢檔案,只限于一般問題的咨詢。檔案的儲存必須規(guī)范、分門別類,標(biāo)識明確,便于查詢。

第3篇 公司檔案管理制度范文

對于公司的員工檔案,文書檔案等如何管理,對于檔案的管理有哪些制度及保密規(guī)則呢可參考以下的公司檔案管理規(guī)章制度范文:

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。

3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

6.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

3.查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!

6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

第4篇 公司檔案管理制度格式怎樣的

第一章管理部門

第一條 管理部門。

(1) 文書結(jié)案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復(fù)印件歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回復(fù)印件。

(2) 各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報送總管理處總經(jīng)理室。第二章整理與分類

第二條 文件點收。文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收。

(1) 檢查文件的本文及 是否完整,如有短少,應(yīng)即追查、歸入。

(2) 文件應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

⑶ 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回,由經(jīng)辦部門補辦。

(4) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

(5) 有價證券或其他貴重物品,應(yīng)退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。

第三條 文件整理。點收文件后,應(yīng)依下列方式整理。

(1) 中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(2) 右方裝訂文件及其 均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

⑶ 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

第四條 檔案分類。

(1) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

(2) 檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不夠用時,可在第三級之后另增第四級細(xì)類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。

⑶ 同一小類(或細(xì)類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠用時,可分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)卷次編號,以便查考。

(4) 每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個目次編號為原則。

(5) 檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號。

(1) 檔案各級分類應(yīng)命名,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。

(2) 各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。

⑶ 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

(4) 檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增加時,隨時增補。

(5) 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。

第六條 檔號編列。

(1) 案件如系新案,應(yīng)就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

(2) 案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號,予以同號編列。

⑶ 檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,編列檔號。

(4) 檔號應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。第三章歸檔與檔案清理

第七條 保存期限。

(1) 歸檔文件,應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。

(2) 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。

第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。

(1) 永久保存。①公司章程。②股東名簿。③組織規(guī)程及辦事細(xì)則。④董事會及股東會紀(jì)錄。⑤財務(wù)報表。⑥政府機關(guān)核準(zhǔn)文件。⑦不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。⑧工程設(shè)計圖。⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(2) 10年保存。①預(yù)算、決算書類。②會計憑證。③事業(yè)計劃資料。④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

⑶ 5年保存。①期滿或解除之合約。②其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(4) 1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。

(5) 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

第九條 檔卷清理。

(1) 管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應(yīng)造冊報總經(jīng)理核準(zhǔn),必要時向主管政府部門報備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(2) 保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第四章調(diào)卷

第十條 檔案借閱程序。

(1) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)調(diào)閱檔案時,應(yīng)填寫“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后,向管檔人員調(diào)閱。

(2) 管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。

⑶ 在檔案室當(dāng)場借閱者,可免填“調(diào)卷單”。

(4) 檔案歸還時,經(jīng)管檔人員核查無誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第十一條 調(diào)卷管理。

(1) “調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(2) 調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時,亦須說明原因,請管檔人員負(fù)責(zé)處理。

⑶ 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時,應(yīng)變更調(diào)卷登記,不得私自借出。

(4) 調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。

第5篇 公司會計檔案管理制度3

公司會計檔案管理制度(三)

一、為了加強檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規(guī)定》,結(jié)合本公司實際及內(nèi)部管理需要,制定本辦法。

二、會計檔案指會計憑證、會計帳簿和會計報表、會計資料備份軟盤等會計核算專業(yè)材料。

三、公司每年形成的會計檔案。應(yīng)由財務(wù)部按歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理、立卷或裝訂成冊,當(dāng)年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)保管,任何人不得自行封包工保存。

四、財務(wù)部指專人以會計檔案進(jìn)行妥善保管,存放有序,查找方便,同時,嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

五、保存的會計檔案,應(yīng)為本單位的財會人員提供利用,非財會人員不得借閱和查看。向外單位提供利用時,須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn),會計檔案原則上不得借出。

六、撤消、合并時,會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

七、各種會計檔案的保管基礎(chǔ),根據(jù)其特點,分階段永久,定期二類。

八、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由財務(wù)部門提出銷毀意見。嚴(yán)格審查鑒定,編造會計檔案銷毀清冊,并報公司董事會審查,經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。 九、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

附會計檔案保管期限表:

序號 檔案名稱 保管年限 備注 一、會計憑證類 1 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年 2 銀行余額調(diào)節(jié)表 15年 二、會計帳簿類 3 日記帳 15年 其中:現(xiàn)金和銀行日記帳 4 明細(xì)帳 25年 5 總帳 15年 包括日記總帳 6 輔助帳簿 15年 7 固定資產(chǎn)卡片 15年 固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年 三、會計報表類 5年 8 主要財務(wù)指標(biāo)快報 3年 包括文字分析 9 月、季度會計報表 5年 包括文字分析 10 年度會計報表(決算) 永久 包括文字分析 四、其他類 11 會計移交清冊 15年 12 會計檔案保管清冊 25年 13 會計檔案銷毀清冊 25年

第6篇 某商業(yè)街地產(chǎn)公司會計檔案管理制度

商業(yè)街地產(chǎn)公司會計檔案管理制度

1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須切實加強對會計檔案的管理。

2、會計檔案由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理,由主辦會計組織有關(guān)人員,嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求,對會計檔案進(jìn)行定期收集,審查核對,分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

3、會計檔案由主辦會計負(fù)責(zé)保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況,及時處理檔案保管中存在的問題。

4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料,按年、季、月順序立卷登記存放。

5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼,閱后按規(guī)定順序及時歸還原處。

6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時,必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意,由檔案管理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應(yīng)持有單位介紹信及工作證,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細(xì)登記查閱會計檔案人的工作單位,查閱日期,會計檔案名稱及查閱事由。

8、會計檔案,原則上不對外借,如有特殊情況需要,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印,并辦理有關(guān)手續(xù),外借期間不得轉(zhuǎn)借他人,不得拆散原卷冊,要限期歸還。

9、會計檔案的保管期限,根據(jù)其特點和使用價值,分為永久、定期二類,定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

10、會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定,嚴(yán)格審查,編制會計檔案銷毀清冊,報上級主管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀,并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料,按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

11、由于單位人員的變動,會計檔案需要移交時,由移交人辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后,會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

13、公司分設(shè)新單位時,由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務(wù)移交表, 雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù),原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

第7篇 公司檔案保密制度

第一條 各級保密人員要相互協(xié)調(diào)配合，應(yīng)主動為公司和公司各業(yè)務(wù)部門服務(wù)，公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自覺接受保密部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二條 在對外交往與合作中，對方以正當(dāng)理由和途徑要求提供屬于公司機密事項時，將由公司保密委員會立會研究決定后，方可提供。保密委員會嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密規(guī)定，該提供的提供，不該提供的堅決不提供。

第三條 對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各單位進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放。

第四條 保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復(fù)印。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。

第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

第六條 保密文件在發(fā)送裝封時應(yīng)按批準(zhǔn)份數(shù)認(rèn)真清點、裝封，切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標(biāo)明文件的密級。封口時，不應(yīng)用釘書釘封口的方式，應(yīng)采用密封的方式。

第七條 涉及國家機密和公司商業(yè)秘密的文件，原則上不用傳真方式發(fā)送，確因緊急情況需要時，要用密碼傳真?zhèn)魉?，不允許用普通傳真機和電子郵件傳送；絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸；不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件，也不得明電密電混用。

第八條 保密文件接收時應(yīng)由公司保密人員拆封，其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號，要與一般文件分開進(jìn)行。

第九條 傳閱保密文件時，必須由指定的人員統(tǒng)一掌握。不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應(yīng)在辦公室閱讀秘密文件，公司領(lǐng)導(dǎo)確需在家中閱讀秘密文件時，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，做好保密工作。傳閱或借閱文件，要嚴(yán)格堅持登記制度。

第十條 保密文件必須存放在有保密設(shè)施的辦公室及設(shè)備中保管，并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。

第十一條 建立公司保密文件清退制度，每逢重大節(jié)假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現(xiàn)遺失，要及時追查處理。

第十二條 如保密人員因工作調(diào)動或其它原因而長期離開崗位前，必須把自己經(jīng)營的秘密文件全部移交清楚。移交時，要造冊、清點、核對，并且要履行簽收手續(xù)。

第十三條 保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全，對有查考價值的要整理立卷，其他文件可按有關(guān)規(guī)定處理。調(diào)閱公司的保密檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十四條 保密文件銷毀前，必須逐一登記，并在報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷盡。絕密文件應(yīng)指定專人在公司內(nèi)銷毀。

第十五條 以上保密文件擬制、處理、管理的各個環(huán)節(jié)，要建立嚴(yán)格的登記制度，在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C密事項，不讓無關(guān)人員隨意瀏覽，不得在無保密措施的無線電話中談?wù)摍C密事項等等。

第十六條 公司印制各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發(fā)表的稿件、信息，承辦人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，不得涉及和泄露國家及公司秘密。

第十七條 公司工作人員在外出訪問、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習(xí)交流展覽演示等公務(wù)活動中，不準(zhǔn)隨身攜帶密級文件、資料，要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，在預(yù)案中應(yīng)采取措施，防止泄露事件發(fā)生。

第8篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度

1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。

3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。

4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。

5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁借出。

第9篇 造價咨詢公司技術(shù)檔案管理制度

造價咨詢公司技術(shù)檔案管理制度

1、總則：

1.1為建立、健全事務(wù)所技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理事務(wù)所的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在事務(wù)所發(fā)展中的作用，更好地為事務(wù)所各技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。

1.2本事務(wù)所技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門在工程審核、招投標(biāo)代理、預(yù)(決)算等技術(shù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、電子文檔等技術(shù)資料以及外來、外購資料、圖書等。

1.3事務(wù)所相關(guān)部門要把技術(shù)檔案工作放在重要位置，保證其技術(shù)文件材料的積累，做到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證事務(wù)所技術(shù)檔案公所的順利開展。

1.4按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，事務(wù)所設(shè)立檔案室，并配備專職資料員管理。綜合檔案室在總工程師的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理事務(wù)所的技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到事務(wù)所技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2、技術(shù)文件資料的歸檔：

2.1每個執(zhí)業(yè)項目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按事務(wù)所形成的、技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位(卷、代、冊、盒)，有總工程師審查后及時向事務(wù)所綜合檔案室移交歸檔。

2.2 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。

2.3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整。

2.4 凡各部門形成的成果類文件，應(yīng)復(fù)制電子文檔一份，并經(jīng)總工程師簽字后，向檔案室移交歸檔。

2.5 凡外來、外購回事務(wù)所的資料、標(biāo)準(zhǔn)圖集、計價規(guī)則等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得具為私有或拿走。

3、綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：

3.1 綜合檔案室的任務(wù)：

3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。

3.1.2 協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

3.1.3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為事務(wù)所有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。

3.2 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：

3.2.1 認(rèn)真貫徹事務(wù)所技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動的為執(zhí)業(yè)項目提供技術(shù)資料。

3.2.2 科學(xué)地管理事務(wù)所技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計等工作。

3.2.3 遵守事務(wù)所保密制度。

3.2.4 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復(fù)制。

4、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：

4.1 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為一年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為三年。

4.2 凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造冊登記，經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

5、技術(shù)檔案的保管和借閱：

5.1 對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

5.2 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底前面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交總工程師審查?？偣こ處煾鶕?jù)檢查報告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報告的真實性進(jìn)行復(fù)查。

5.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、放火、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復(fù)制。

5.4 技術(shù)檔案的保密制度

5.4.1 事務(wù)所職工必須嚴(yán)守機密，維護(hù)技術(shù)檔案安全。凡借閱重要的檔案，要有總工程師批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

5.4.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報并采取措施做妥善處理。

5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)資料。

5.5 技術(shù)檔案的借閱：

5.5.1 凡本事務(wù)所技術(shù)人員、工作人員，因需要都可借閱技術(shù)檔案。有管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。

5.5.2 技術(shù)檔案和各種圖書等，均在事務(wù)所內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。

5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到后期需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其期限歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值(各類書籍按標(biāo)價、資料按制作價格)報技術(shù)主管審查，所長批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)部綜合部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額退回。

5.5.4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方用共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，所長批準(zhǔn)后，送事務(wù)所財務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。

6、技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：

6.1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時復(fù)制補充完整。

6.2 因工作原因，需要發(fā)放各自使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》，發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其他需要文件單位或個人，應(yīng)提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。

6.3 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重新發(fā)放文件的資料費用，其金額按復(fù)制資料的實際價格核算，由檔案管理員報總工審查，所長審批后，送交公司財務(wù)部綜合部。

7、技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：

7.1 當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實施更改或補充時，應(yīng)由更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

7.2技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

7.3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復(fù)使用時，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。

附件一：工程審核項目歸檔內(nèi)容要求 附件二：工程招標(biāo)代理項目歸檔內(nèi)容要求

附件一：工程審核項目歸檔內(nèi)容要求

工程審核執(zhí)業(yè)項目結(jié)束后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時對工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對審核資料檢查歸檔，檔案內(nèi)容要求如下：

1、工程審核業(yè)務(wù)約定書(咨詢合同、委托書等)2、基本建設(shè)工程審核報告(包括附件中的結(jié)算書、定案表原件、審核明細(xì)表等)3、項目審核計劃書

4、基本建設(shè)工程審核原始資料，依次為：

工程施工合同、協(xié)議

工程前期招投標(biāo)資料(包括技術(shù)經(jīng)濟資料)施工單位報審施工結(jié)算書 工程變更資料 工程簽證資料

工程施工期間材料認(rèn)價資料

5、工程審核過程中的會議紀(jì)要、詢證工作底稿

6、工程審核工程量計算原始底稿 7、客戶回訪意見書 8、工程師承諾函 9、其他相關(guān)資料

附件二：工程招標(biāo)代理項目歸檔內(nèi)容要求

工程招標(biāo)代理執(zhí)業(yè)項目結(jié)束后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時對工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對審核資料檢查歸檔，要求如下：

1、發(fā)布的招標(biāo)公告

2、投標(biāo)報名及資格預(yù)審文件領(lǐng)取表

3、資格預(yù)審文件

4、資格預(yù)審文件送簽表

5、資格預(yù)審報告

6、建設(shè)工程項目報建表

7、銀行資金證明

8、計劃批準(zhǔn)文件

9、資格預(yù)審合格通知書領(lǐng)取表

10、施工招標(biāo)申請書

11、建設(shè)工程投標(biāo)申請書

12、發(fā)標(biāo)會簽到表

13、發(fā)標(biāo)會招標(biāo)文件、圖紙領(lǐng)取簽收表

14、答疑會簽到表

15、答疑文件簽收表

16、圖紙答疑紀(jì)要

17、開標(biāo)程序

18、開標(biāo)會簽到表

19、投標(biāo)文件送交及簽收確認(rèn)表

20、開標(biāo)會議投標(biāo)文件密封確認(rèn)表

21、專家通知結(jié)果記錄表

22、開標(biāo)記錄表

23、投標(biāo)報價評分表

24、措施費評分表

25、評標(biāo)結(jié)果匯總表

26、擬評分清單項表

27、主要清單項目綜合單價評分表

28、技術(shù)標(biāo)評分表

29、技術(shù)標(biāo)評分匯總表

30、評標(biāo)委員會評標(biāo)報告書

31、攔標(biāo)價

32、中標(biāo)通知書

33、招標(biāo)人對代理機構(gòu)的意見

34、施工招標(biāo)工作總結(jié)

第10篇 某某地產(chǎn)公司檔案管理制度

3、檔案管理

3.1目的

明確公司檔案管理原則,建立完善準(zhǔn)確的檔案系列,積累和儲存寶貴的工作資料,為公司業(yè)務(wù)的有效運作和決策提供必要的資料服務(wù)。

3.2定義

檔案是指公司在經(jīng)營活動中形成的,具有查考利用價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會議記錄、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件資料。

3.3原則

企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源,對企業(yè)的有效運作與決策,對維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟利益,保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,具有法律憑證作用。根據(jù)本公司實際情況,公司的企業(yè)檔案,按照集中管理的原則,由公司行政人事部管理,各部門、地盤要認(rèn)真做好檔案的整理與歸檔上交工作,由保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。

a、地盤保管一般短期資料,對重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長期保管的資料數(shù)據(jù),地盤應(yīng)復(fù)制留底后,將原件隨時送交公司有關(guān)部門。::地盤結(jié)束后,須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記,附上清單,一并上交公司的行政人事部。

b、重要檔案需在產(chǎn)生同時將正本報公司行政人事部集中管理。

c、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。

d、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。

3.4檔案分類

通常是,工程、地產(chǎn)、物資方面的檔案資料,以項目為主進(jìn)行分類;文書、財務(wù)方面的檔案資料以年度為主進(jìn)行分類。

根據(jù)公司目前和以后發(fā)展的業(yè)務(wù)情況,現(xiàn)將檔案資料分為五大類。

a、文書類

b、財務(wù)類

c、工程施工類

d、物資類

e、地產(chǎn)類

3.5各檔案分類如下

a、文書類

⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請示、批復(fù)。

⑵公司組織簡單、機構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模。

⑶營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法代表證件。

⑷有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件。

⑸工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、重要文件。

⑹公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示,以及公司的請示報告與批復(fù)等。

⑺對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。

b、財務(wù)類

⑴本公司財務(wù)制度。

⑵各種會計憑證(單證、記帳、匯總等)。

⑶會計帳簿(明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳)。

⑷會計報表(帳務(wù)指標(biāo)快報、年度決算報表)。

⑸各類清冊(會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等)。

c、工程施工類

⑴開工申請。

⑵工程保險文件。

⑶施工記錄、測試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。

⑷施工進(jìn)度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報告。

⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。

⑹結(jié)算文件資料。

⑺竣工工程總結(jié)報告。

⑻完工保養(yǎng)紙。

d、物資類

⑴機械設(shè)備及材料采購供應(yīng)計劃及審批件。

⑵物資訂購的報價單、比價單與合同文件。

⑶各種機械設(shè)備清單、保險文件及汽車牌簿等。

⑷固定資產(chǎn)清單。

⑸固定資產(chǎn)調(diào)拔、報廢及出售審批表。

⑹材料調(diào)拔單。

⑺物資買賣合同文本。

⑻銷售收、付發(fā)票及憑證。

⑼海關(guān)進(jìn)出口報送單證。

⑽重大買賣合約審批表。

e、地產(chǎn)類

⑴征地或購地的有關(guān)文件、資料或其他合作形式的資料。

⑵建造房屋的全部文件、資料。

⑶賣房契約、價目、入伙等文件。

⑷與設(shè)計單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關(guān)房地產(chǎn)的業(yè)務(wù)文件、資料等。

⑸市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等有關(guān)文件。

3.6檔案立卷歸檔要求

a、檔案歸檔立卷根據(jù)檔案材料形式的規(guī)律和特點,保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系,便于保管利用。

b、歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制,不同年度的檔案一般不得放在一起,跨年度的請示與批復(fù),放在批復(fù)之年度內(nèi);沒有批復(fù)文放在請示年度內(nèi);跨年度的總結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。

c、歸檔的檔案材料中,應(yīng)將每份檔案的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種方字形成的同一文件應(yīng)合在一起,不得分開。

d、立卷歸檔必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄,并進(jìn)行代碼編號,字跡要工整、清晰。

e、工程項目在進(jìn)行過程中要隨時注意收集、積累有關(guān)資料。

3.7有關(guān)注意事項

a、各部門、地盤均須指定專人進(jìn)行文件資料管理。管理人員應(yīng)按照本管理制度的要求,并結(jié)合實際情

況和以往的經(jīng)驗,將資料按各有關(guān)規(guī)定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重視并經(jīng)常過問,檢查此項工作。

b、各級管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱,必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn);未經(jīng)許可,不得復(fù)印或外借。

c、需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級移交,存入銀行、律師行的契約及經(jīng)商定存入保險柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時向公司行政人事部提交清單、復(fù)印件或合同協(xié)議之復(fù)印件。

d、公司內(nèi)部制作的,需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料,由制作單位或發(fā)出部門仍按上述原則3.3要求,每年整理后列出清單,按規(guī)定時限一并移交公司行政人事部。

e、凡需銷毀的檔案資料,::必須先造冊列出清單,并經(jīng)相應(yīng)級別的主管簽字批準(zhǔn)后,才可銷毀,銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀,原則上定為五年一次。地盤則為該工程結(jié)束時,清理上交后,將無用資料加以銷毀。

3.8公司檔案室檔案

a、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負(fù)責(zé)。

b、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室,一定時間或永久保存。

入庫檔案由行政人事部負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。

c、檔案的儲存及儲存時間等,要視乎檔案情況及其他原因而定,并由部門負(fù)責(zé)人最后決定。

d、檔案要保存在公司統(tǒng)一制作的封套內(nèi),每年封套均需有參考編號,以便找尋。封套外要標(biāo)記存?zhèn)}索引及文件銷毀日期。

第11篇 公司文書檔案立卷歸檔制度范本

公司文書檔案立卷歸檔制度

第一章總則

第一條為加強本公司文書立卷工作,特制訂本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存),結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。有關(guān)人員工作變動或因故離職時,應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

第二章文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員,負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。

第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

(1)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后,財務(wù)部門才給予報銷旅費。

(2)本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、音像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后,財務(wù)部門才給予報銷會議費用。

第七條各部門專(兼)職文書的職責(zé)。

(1)了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

(2)認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

(3)經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)人員借用文件材料時,應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

第三章歸檔范圍

第八條重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條信訪工作材料。

第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第四章平時歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

第五章立卷案卷質(zhì)量要求

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角,背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷裝訂。裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式。軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。

第12篇 地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度

地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6

為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;

一、檔案歸檔范圍

1、銷售合同

(1)預(yù)定書(認(rèn)購書)原件;

(2)買賣合同原件;

(3)換、退房申請;

(4)房型修改申請;

(5)其他合同之補充協(xié)議。

2、客戶資料檔案

(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。

(2)簽約客戶檔案

基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;

辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶提供的資料;

其他客戶提交之資料。

3、內(nèi)部管理檔案

(1)銷售部內(nèi)部管理檔案:各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件

(2)銷售管理檔案

(3)各日、周、月統(tǒng)計表及報表;

(4)早晚會會議記錄。

4、內(nèi)部往來文件

(1)發(fā)往各部門間的日常函件;

(2)收到公司各部門的往來文件。

5、公司對外宣傳資料

(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;

(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;

(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;

(4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。

6、房地產(chǎn)相關(guān)信息

(1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料;

(2)各樓盤樓書;

(3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報;

(4)各項目對外宣傳廣告剪報。

7、對外合同合約

(1)戶外宣傳制作合同復(fù)印件;

(2)媒體制作合同;

(3)其他與銷售部有關(guān)的合同合約。

二、歸檔及保管要求

1、嚴(yán)格按歸檔范圍對檔案進(jìn)行歸檔整理;

2、檔案資料分類應(yīng)清晰、全面;

3、檔案接收時要認(rèn)真點、驗收,并辦理交接手續(xù)后入檔;

4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;

5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

三、檔案的借閱

檔案的借閱應(yīng)有嚴(yán)格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:

1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字;

2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負(fù)責(zé)人簽字;

3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開;

4、按期歸還,愛護(hù)所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任;

四、檔案的保管

1、檔案接收時要認(rèn)真清點、驗收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;

2、各類檔案材料,應(yīng)按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;

3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;

4、每年年底要對檔案庫存保管情況進(jìn)行一次清理,核對以保管單位為基礎(chǔ),做到賬物相符,對破損或載體變質(zhì)情況要及時采取有效措施補救。

五、檔案的剔除和銷毀

1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細(xì)甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示;

2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)部門批示后銷毀。

第13篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度4

房地產(chǎn)公司檔案管理制度(四)

(一)主要內(nèi)容及適用范圍

規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。

(二)檔案的管理機構(gòu)

1、文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

2、各經(jīng)辦部門或個人視實際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

3、檔案室主要職責(zé):

■制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

■對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;

■做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;

■做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作;

■提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

4、檔案的種類

■法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

■企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

■計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。

■總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。

■批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

■憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

■證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

■匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

■聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

■技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

5、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。

6、檔案的收集。

就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

■立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。

■立卷歸檔的時間

■凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。

■對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。

7、立卷歸檔的要求

■各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。

■移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

■歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

■立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

■填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

■立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

■立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

■立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

■立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

■文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

■各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

■聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

8、檔案的借閱

■檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。

■各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

■檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

■對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。

■必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

■檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

■借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

9、檔案保密要求

■檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

■檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

■有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)

導(dǎo)批準(zhǔn)。

■有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

■對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

■外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

■檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

■企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

10、超期檔案的銷毀

■對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

■經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

■銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

11、檔案的保管

第14篇 公司企業(yè)人事檔案管理制度

企業(yè)(公司)人事檔案管理制度

一、總則

第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù),特制訂本制度。

第二條集團公司員工檔案實行分級管理

由集團公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理。

(一)原始檔案:員工入司時隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料,員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。

(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。

(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。

經(jīng)集團人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進(jìn)的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。

第三條 人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo),該公司、部門人事負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)操作和管理,并對檔案的完整性、真實性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。集團公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。

二、人事檔案的建立

第四條 新建人事檔案收集范圍

由人力資源部門直接形成的材料:

(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進(jìn)公司之前須到公司指定的醫(yī)院進(jìn)行體檢,且出具的體檢證明須真實有效)等材料。

(二)職務(wù)任免申請表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(學(xué)位等)審批材料。

(三)工資調(diào)整審批表。

(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。

(五)考核、考勤或其它類材料。

(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績、學(xué)歷情況等材料。

(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。

(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。

(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險等材料。

(十)各種崗位責(zé)任書、競聘、施政方案等。

通過其它渠道形成的材料:

(一)各類組織成員或代表以及各種先進(jìn)模范或受獎勵材料。

(二)參加各級人大或各類協(xié)會代表大會材料。

(三)業(yè)務(wù)考績材料、技術(shù)方面的貢獻(xiàn)材料及各項論文著作篇目等。

(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。

(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。

(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。

(七)在部隊或?qū)W校等機關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。

(八)重要的社會關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。

(九)對違紀(jì)、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。

第五條 人事檔案歸檔材料要求

歸檔材料應(yīng)具備的條件:

(一)必須是已經(jīng)處理完畢,而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。

(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關(guān)情況的材料,應(yīng)當(dāng)分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個人檔案。

(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記,如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應(yīng)先將手續(xù)補齊,并在辦理完備后再行歸檔。

(四)檔案內(nèi)容必須實事求是,不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學(xué)、個人回憶錄都不得歸檔。

(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整,對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料,如需查清,應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時,應(yīng)針對具體問題具體分析,不能一概而論;同時,還應(yīng)對檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進(jìn)行收集補充。

應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料:

(一)經(jīng)過鑒別,凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料,應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。

(二)接收單位清點核對后,應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。

(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應(yīng)開列詳細(xì)清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù),經(jīng)批準(zhǔn)后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。

(四)對不直接退還本人的材料,可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷毀,并應(yīng)對其本人說明。

(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個人都不得擅自銷毀。

第六條 人事檔案的整理要求:

(一)應(yīng)遵循完整、真實、精練、實用的原則。

(二)應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。

(四)材料增減時應(yīng)進(jìn)行重新整理。

(五)人事檔案原件作為正本,對于機密性較高的人事檔案,可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。

第七條 人事檔案的建立

(一)集團公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。

(二)集團公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。

(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案,并對員工在職期間相關(guān)個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。

第八條 人事檔案的編號

(一)人事檔案編號構(gòu)成:檔案代碼+四位數(shù)字,按順序編號。

(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫),如采購管理中心,其人事檔案編號為cgg。

(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留,不重復(fù)使用。

(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內(nèi),調(diào)動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標(biāo)明。

第九條 人事檔案建立的

具體程序

(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。

(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。

(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。

(四)將新的材料存入檔案。

第十條 員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔。

(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。

三、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第十一條 人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序

(一)人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。

(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點。

(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。

(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。

(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對無誤后,必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。

第十二條 人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。

第十三條 員工晉升科級(含)以上級別,轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后,其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。

第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出,裝訂成冊存檔,并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》,經(jīng)集團公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀。

四、人事檔案的查詢、借閱

第十五條 檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理

(一)檔案的查詢應(yīng)先申請,說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。

(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長,需辦理續(xù)借手續(xù)。

(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開具介紹信,說明理由,再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。

(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進(jìn)行。

五、人事檔案的保管

第十六條 人事檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密的原則。

第十七條 人事檔案管理必須由專人負(fù)責(zé),定期檢查核對,確保檔案完整、準(zhǔn)確。

第十八條 人事檔案存放必須配備專門設(shè)備,不得與其它檔案混放一起。

第十九條 人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

六、考核辦法

第二十一條 凡出現(xiàn)以下情況,將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人績效獎金20-50元/次:

(一)人事檔案不全的。

(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。

(三)不遵守人事檔案保密制度的。

(四)不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。

第15篇 _公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

檔案管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到:

①愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第16篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度怎么寫

1.目的為有效地利用和保護(hù)培訓(xùn)文檔資料,加強培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。

2. 適用范圍公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓(xùn)文件檔案的管理。

3. 職責(zé)

3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。

3. 2項目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項目部培訓(xùn)檔案的保管工作。

3. 3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。

4. 術(shù)語無

5.程序

5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍

5.1.1各類培訓(xùn)檔案存檔目錄

5.1.1.1 日常培訓(xùn)檔案

5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績單》。

5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。

5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績單》記錄成績。

5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明了解的培訓(xùn)課程,不需要進(jìn)行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績記錄。

5.1.1.2 7+1培訓(xùn)檔案

5.1.1.2 .17+1培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《7+1培訓(xùn)計劃》、《7+1培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。

5.1.1.2 .2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4

5.1.1.3 外派培訓(xùn)檔案

5.1.1.3 .1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。

5.1.1.3 .2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》進(jìn)行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。

5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓(xùn)教材管理制度》。

5.1.3培訓(xùn)往來文件存檔目錄

5.1.3.1 有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進(jìn)行存檔。

5.1.3.2 根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓(xùn)計劃及培訓(xùn)實施表應(yīng)按時存檔。

5.1.3.3 有關(guān)于培訓(xùn)評估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評估管理制度》要求進(jìn)行存檔。

5.2培訓(xùn)檔案存檔要求

5.2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。

5.2.2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

5.2.3 歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。

5.3.4 歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。

5.3.5 對于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時輸入電腦。

5.3.6 各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。

5.3使用

5.3.1 借閱:同《文件檔案管理規(guī)定》

5.5保存期限及銷毀同《文件檔案管理規(guī)定》

6.監(jiān)督執(zhí)行行政總監(jiān)。

7. 相關(guān)/支持性文件《文件檔案管理規(guī)定》《培訓(xùn)管理制度》《培訓(xùn)評估管理制度》《培訓(xùn)教材管理制度》《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》《培訓(xùn)考核管理制度》

8.質(zhì)量記錄及表格《檔案/圖書/資料借閱單》《文件資料銷毀登記表》《簽到表》《培訓(xùn)工作記錄表》《培訓(xùn)考核成績單》《7+1培訓(xùn)計劃》《7+1培訓(xùn)記錄表》《外派培訓(xùn)合同》《培訓(xùn)教材工作單》

第17篇 物業(yè)公司項目檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司項目檔案管理制度

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1 房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2 設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3 業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的業(yè)主概況表、業(yè)主公約、入住契約、前期服務(wù)協(xié)議、接房登記表等。

1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規(guī)章制度等;

1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6 財務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。

1.3建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,并保存復(fù)印件。

2. 2檔案管理要求:

2.2.1 進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

2.2.2 采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3 加強保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4 實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5 堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6 作到檔案分類科學(xué)化。

檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

2.2.7 實行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?/p>

每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

第18篇 公司檔案資料管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度，公司檔案管理制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司檔案管理制度》。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第19篇 物業(yè)公司檔案保密制度

附件2:

檔案保密制度

為了做好檔案保密工作,根據(jù)__工業(yè)區(qū)、__地產(chǎn)控股有關(guān)規(guī)定,結(jié)合自身實際,特制定本制度。

一、檔案管理工作人員和檔案使用者必須嚴(yán)格遵守《__地產(chǎn)控股有限公司檔案保密制度》等規(guī)定,嚴(yán)守檔案秘密。

二、本公司的檔案保密工作由公司分管行政副總、綜合管理部具體負(fù)責(zé),保密的文件要在其左上角加蓋密級章。

三、嚴(yán)格控制秘密檔案的利用范圍和查閱手續(xù),有密級的檔案無論以何種方式利用,均需公司分管行政副總批準(zhǔn),并只能在檔案室或秘書室內(nèi)查閱,不得外借使用,未經(jīng)許可不得擅自復(fù)印。

四、如因工作需要摘錄或復(fù)印密級檔案內(nèi)容時,必須經(jīng)公司分管行政副總批準(zhǔn),摘錄或復(fù)印的材料必須簽注與原件核對無誤的字樣,并加蓋公章。由公司秘書進(jìn)行使用登記,嚴(yán)加管理,限期使用,及時收回銷毀。

五、對外提供資料,公布數(shù)據(jù),發(fā)表文章等不得系統(tǒng)引用公司尚未解密的檔案。

六、經(jīng)鑒定確認(rèn)已無保存價值的檔案,必須限期銷毀。銷毀檔案時,必須詳細(xì)列明銷毀清單,經(jīng)公司分管行政領(lǐng)導(dǎo)審核后,由公司行政經(jīng)理主持銷毀,防止泄密。

七、公司設(shè)專用檔案室保存檔案,非檔案管理人員不得隨便進(jìn)入。

八、凡違反以上規(guī)定造成泄密者,視情節(jié)輕重,追究責(zé)任。

第20篇 公司檔案管理規(guī)章制度

公司檔案管理規(guī)章制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。