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第1篇 物業(yè)行政管理安全管理規(guī)定怎么寫
物業(yè)行政管理之安全管理規(guī)定本公司各部門應(yīng)隨時注意工作環(huán)境安全與衛(wèi)生設(shè)施,以維護員工身體健康。
員工應(yīng)遵守公司有關(guān)辦公安全及消防、個人安全的有關(guān)規(guī)定。
1. 辦公安全
1.1 來訪者必須在接待者的陪同下方可進入公司范圍。
來訪者不可單獨在辦公場所進出。
1.2 公司員工應(yīng)注意保管好公司文件,不得泄露或讓非相關(guān)人員傳閱,保守商業(yè)機密是每個員工應(yīng)遵守的紀(jì)律之一。
凡廢棄、復(fù)印有錯漏、重復(fù)的機密文件須及時銷毀,不得隨意亂棄。
1.3 所有公司電腦上的軟件和文件均屬公司財產(chǎn),不得用作私人用途或提供給其他公司各部門,管理電腦的員工應(yīng)注意電腦的加密,應(yīng)定期更換密碼。
1.4 員工外出離開辦公室要檢查空調(diào)、電腦、電燈、門窗等是否關(guān)好門。
出入辦公室隨手關(guān)門。
2. 消防安全2.1 節(jié)假日、周末休息日必須檢查 辦公室內(nèi)所有電源。
2. 2 如發(fā)生火警,不論程度大小,必須保持冷靜,并立刻報告上級領(lǐng)導(dǎo)處理,呼叫援助。
2. 3 使用電器須防止電線負荷過重。
2. 4 公司辦公室及房間內(nèi)禁止存放各種易燃易爆物品。
2. 5 樓梯、過道、出口處嚴(yán)禁堆放物品。
2. 6 吸煙者離開前必須注意熄滅煙頭。
2. 7 員工宿舍及餐廳需小心煙火。
2. 8 火警電話:119.
3. 個人安全3.1 員工在工作中應(yīng)遵循工作指導(dǎo)安全操作。
3. 2 員工在工作時間外應(yīng)注意個人安全,遵守交通規(guī)則,做好自我保護措施。
3. 3 報警電話:1103.4
第2篇 物業(yè)行政管理辦公管理規(guī)定
物業(yè)行政管理之辦公管理規(guī)定
公司每位員工都有責(zé)任和義務(wù)保持工作場所和辦公環(huán)境的整潔,嚴(yán)格遵守各種辦公設(shè)施、辦公用品的使用規(guī)則,為自己和他人創(chuàng)造一個良好有序的工作環(huán)境。
1工作證的佩戴
1.1 公司所有員工在上班時間(外出業(yè)務(wù)工作除外)必須佩戴工作證,并將工作證正確掛于胸前方。
1.2 員工若不慎將工作證遺失,應(yīng)立即報告人事行政部,并及時補辦工作證。
1.3 工作證屬公司財產(chǎn),員工在離職前需將工作證交回人事行政部。
2.電腦的使用
2.1 電腦屬公司高值固定資產(chǎn),辦公室電腦實行專人專用,未經(jīng)允許,他人不可隨意使用;
2.2 安裝軟件或維修故障等所有電腦問題均需通過人事行政部專管員進行處理;
2.3 未按規(guī)定使用電腦,致使電腦損壞、資料丟失者,記大過一次,情節(jié)嚴(yán)重者,予以免職,如造成經(jīng)濟損失者,需按實賠償。
2.4 為推動辦公自動化,提高工作效率,公司安裝有上網(wǎng)功能,配備有電腦的員工應(yīng)自覺利用網(wǎng)絡(luò)資源為工作服務(wù)。否則,造成工作缺失,須負相應(yīng)責(zé)任。
2.5 上班時間,員工不得上網(wǎng)聊天、打游戲,做與工作無關(guān)的事情。違者將受嚴(yán)重警告處分。
3.電話的使用
3.1 各辦公室電話主要用途為公事聯(lián)絡(luò),嚴(yán)禁因私用電話閑聊,嚴(yán)禁打聲訊臺。
3.2 各部門的員工因工作需要使用直撥長途時需經(jīng)人事行政部批準(zhǔn),并做好登記手續(xù)。
3.3 辦公電話應(yīng)長話短說,提高辦事效率。
3.4 因私使用長途電話的員工,應(yīng)自覺登記并盡量縮短講話時間。
4.復(fù)印、打印、傳真機的使用
4.1 各部門使用復(fù)印、打印、傳真機需作好登記工作,并統(tǒng)一在人事行政部按實用數(shù)量領(lǐng)取紙張。
4.2 傳真機的使用,由人事行政部派專人負責(zé),并做好各部門的傳真文件的登記工作。
4.3 復(fù)印紙應(yīng)合理使用,注意節(jié)約。非公文用紙應(yīng)首選已單面使用的紙張。(保密文件除外)
5.辦公文具的管理
5.1 辦公文具的申購原則:合理利用、節(jié)約成本、杜絕浪費。
5.2 易耗品的申購:簽字筆、圓珠筆等用品要求以舊換新;
5.3 非易耗品的申購:計算器、訂書機、打孔機等耐用文具,各部門已申購1-2臺的情況下,不再給予申購。如損壞,可按以舊換新的方式重新申購。
5.4 所有辦公文具統(tǒng)一由人事行政部統(tǒng)計、采購、保管。
5.5 公司員工或新入職員工需用文具的,填寫文具申領(lǐng)單由部門負責(zé)人批準(zhǔn),人事行政部主管批準(zhǔn)后,向?qū)９苋藛T領(lǐng)取。非易耗品的領(lǐng)用須建立個人臺帳,并置于個人檔案內(nèi),由人事行政部專管人員負責(zé)管理。
6.信件收發(fā)與報刊管理
6.1 信件收發(fā)
所有信函來件、郵包由人事行政部統(tǒng)一簽收后分類分發(fā)到各部門,郵包、特快傳遞必須由收件部門簽領(lǐng)。
6.2 報刊、雜志管理
各部門因工作需要訂閱報刊、雜志,須填寫《訂閱報刊申請表》,由人事行政部統(tǒng)一訂閱,所訂報刊、雜志由各部門自行保管。如因工作關(guān)系需要借閱報刊或雜志,必須要知會部門負責(zé)人,取得批準(zhǔn),并辦理相應(yīng)手續(xù)方可借閱。
7.文件管理
7.1 每個部門都配有若干文件柜以便存放文件及檔案,公司要求各部門的文件須分門別類歸檔妥善保存,員工應(yīng)經(jīng)常檢查存檔文件,及時剔除過時,過期文件按規(guī)定銷毀處理。
7.2 保密文件需由專人負責(zé)管理,無關(guān)人員不得動用或隨意查閱,公司任何人員不得私自收藏、銷毀、出售涉及公司機密的文件、實物。
7.3 公司所有發(fā)文統(tǒng)一由人事行政部負責(zé)初審、呈批簽發(fā)、復(fù)印、登記、發(fā)放、跟蹤催辦(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),并由人事行政部備份一份存檔。
7.4 公司所有傳出、傳入文件(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),由人事行政部專人負責(zé)登記、收發(fā)、存檔、管理工作。
8.公司檔案管理規(guī)定
在公司經(jīng)營活動中產(chǎn)生和形成的具有保存價值的各種文件、資料均應(yīng)歸檔,由人事行政部統(tǒng)一管理,特殊資料由部門復(fù)印存檔。特殊部門(如財務(wù)部)根據(jù)專業(yè)特性自行管理檔案。
8.1 文書類:
1)公司辦公會記錄、會議紀(jì)要;
2)公司召開各種專題會議記錄;
3)公司發(fā)布的決定、條例、規(guī)定、辦法、通報等;
4)公司在各項重大活動中形成的文件、圖片、錄音、錄像帶等;
5)公司及企業(yè)編制的規(guī)劃、計劃、預(yù)決算報告、統(tǒng)計報表等;
6)公司的請示報告和上級單位的批復(fù),各部門的請示和公司的批復(fù);
7)公司體制改革、機構(gòu)成立、合并、合資、撤消、更名、啟用印章等相關(guān)文件;
8)職工任免、獎懲、通知、通報、批復(fù)等;
9)員工調(diào)出(入)、工資調(diào)整、退職、開除、解除合同的決定、通知、報告、批復(fù);
10)公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議書及財產(chǎn)、物資檔案交接憑證等;
11)公司在仲裁、法律糾紛方面的訴訟案卷、判決書等資料。
8.2 科技類:
1)行政類:
a、辦公設(shè)備的使用說明書、設(shè)備安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性的文件材料等;
b、辦公設(shè)備運行、維修記錄;
c、辦公設(shè)備報廢的文件材料等。
2)工程類:
a、計劃任務(wù)書、協(xié)議書、水文地質(zhì)技術(shù)文件;
b、選址報告、審批文件;
c、工程預(yù)決算、施工合同、竣工圖、驗收圖、驗收鑒證報告;
d、施工圖、維修報告及批復(fù)等。
3)財務(wù)類
a、財務(wù)管理過程中的原始帳薄、憑證等;
b、財務(wù)計劃、年度報表及各級財務(wù)審計報告等。
9.公司財產(chǎn)保管
9.1 公司財產(chǎn)如辦公設(shè)備、設(shè)施、桌椅、用品等,是員工工作、生活的必要工具。人事行政部對公司財產(chǎn)建立臺帳管理,對個人領(lǐng)用的公司財產(chǎn)建立個人領(lǐng)用臺帳并置于個人檔案內(nèi)。每一位員工都有義務(wù)珍惜公司財產(chǎn)。
9.2 任何故意損壞、盜竊及濫用公司財產(chǎn)的行為將受紀(jì)律或開除處分。
9.3 公司員工應(yīng)愛護公司物品,合理使用各項物品、設(shè)備。
9.4 不得將公司物品、設(shè)備占為私有或隱藏、隨意移動,攜出公司
外。
10.員工行為規(guī)范
10.1 行為要則
儀表--要整潔端莊,穩(wěn)重大方。
環(huán)境--要清潔整齊,使客人和自已都愉快輕松。
待人--要溫文有禮,和顏悅色,不卑不亢,牢記禮貌就是為人,事關(guān)公司的形象。
守時--守時守約,乃為人處事之基本,務(wù)求一諾千金,嚴(yán)格自律。
效率--以最簡捷的行動,最快的速度辦理每件業(yè)務(wù)。
質(zhì)量--凡經(jīng)我手,無論產(chǎn)品或服務(wù),都以精湛細致、考究而使人信服。
專精--鉆研技術(shù),鉆研業(yè)務(wù),精益求精,永無止境。
勤勉--勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),無論工作或生活都全情投入。
謙虛--滿招損,謙受益。無論學(xué)習(xí)或做事,虛懷若谷,排除障礙,開闊道路。
團結(jié)--員工同事,每日相處,應(yīng)互相聯(lián)系體諒,禮貌謙讓,才能精誠合作,團結(jié)共進。
自律--永遠不對別人批評公司,永遠不對他人口語上級主管,即便離開公司,也自奉嚴(yán)格;不蜚短流長,要自尊自重。
安全--時時處處想著公司事業(yè)的安全,小到煙蒂紙屑,大到工程項目,可能出差錯的地方都想到,認真細致的去做每一件事。
10.2 行為規(guī)范
1)儀容儀表
上班時間著裝應(yīng)整潔干凈,不得穿奇裝異服或背心、短褲上班。
上班或因業(yè)務(wù)進入公司領(lǐng)地,要佩帶工作卡;且工作卡只準(zhǔn)佩帶在胸前。
注意個人衛(wèi)生,臉、手、足要保持清潔;指甲要勤剪,不能有污跡。
上班不能穿拖鞋或光腳,要做到鞋無異味,鞋面整潔,鞋帶打結(jié)整齊。
男員工胡須要經(jīng)常洗刮。
女員工上班時間宜著淡妝,不能濃妝艷抹,不宜戴華麗首飾或過多首飾,不得穿超短裙。
2)工作禮儀及注意事項
與同事、上級相見,要禮貌熱情,點頭致意,并致問候。
下班離開時,要禮貌地與同事道別。
客戶或外賓來訪參觀時,行進間相遇,應(yīng)停留側(cè)立,禮讓先行,微笑點頭示意,并致問候'歡迎光臨'或'您好'等;如正在崗位工作,應(yīng)微笑點頭后立即投入工作,不得無禮觀望,議論或東張西望,應(yīng)體現(xiàn)出嘉信物業(yè)員工應(yīng)有的禮貌、修養(yǎng)和對工作的投入。
出入辦公室,行走及開、關(guān)門動作要輕,不要干擾他人辦公。
進入其它辦公室溝通或請示、報告,一定要先輕輕敲門,得到允許后方可入內(nèi)。
辦公室應(yīng)保持整潔,不能雜亂無序。
辦公時間不得過多談?wù)撆c工作無關(guān)事宜,或到其它辦公室隨意走動、閑聊。
不得在辦公室內(nèi)喧嘩,高聲吵鬧;要保持安靜、嚴(yán)肅的工作氣氛。
辦公時間內(nèi)不得瀏覽與業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍、雜物和報紙,不得收聽廣播或錄音。
工作時間辦公室內(nèi)不準(zhǔn)吃早餐零食,在公司已設(shè)員工飯?zhí)没蚬潭ň筒忘c時,不準(zhǔn)將飯菜帶入辦公室用餐。
上級到辦公室呼叫時,應(yīng)立刻應(yīng)答,并馬上站立起來。
注意辦公室洗手間衛(wèi)生,便后自覺沖水。
3)_規(guī)范禮儀
參加公司舉辦的各種會議、_,應(yīng)按時到會,不得遲到或早退。
在部門或公司舉行_、儀式等隆重場合,要保持肅靜。
在各種_或儀式過程中,要保持端莊坐姿、站姿,認真聆聽,維護會議氣氛,不得在場下交頭接耳雜談,不得哄談吵鬧。
_時,要等到宣布散會時方可離場。
退場時,應(yīng)禮讓公司各階層領(lǐng)導(dǎo)先行,之后井然有序逐一退場,不得搶先擁擠,退場時亦不得大聲喧嘩。
4)宿舍生活規(guī)范及禮儀
宿舍是員工休閑,溫馨的'家',我們追求一流的休閑生活環(huán)境,我們倡導(dǎo)自覺維護良好的文明環(huán)境。我們的總體要求是:整齊、清潔、悅目、舒心。
洗曬衣物等不得隨處掛在室內(nèi)或在室內(nèi)拉線晾衣服;衣物應(yīng)統(tǒng)一掛放在陽臺頂上的鐵絲上,并及時收回。
要保持地板、門窗、茶幾、臺面和訂架的整潔干凈,要定期清潔。
清潔工具、抹布等,應(yīng)放于陽臺不明顯的一角。
不得隨地吐痰,扔煙頭和紙屑等雜物,應(yīng)自覺維護環(huán)境的清潔衛(wèi)生。
愛護宿舍內(nèi)一切設(shè)備,不得擅自在墻壁、床鋪、桌椅等處隨意涂畫、張貼、刻畫。
不得向陽臺外扔任何雜物。
不得穿鞋蹬踩床鋪、桌椅。
嚴(yán)禁私自改動宿舍的照明線路和煤氣管道的分布,嚴(yán)禁偷用電和偷用燃氣。
嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)賭博,酗酒。
離開房間應(yīng)關(guān)掉所有用電器。
起床、就寢要注意動作輕便,以免影響他人。
不得在宿舍內(nèi)大聲喧嘩吵鬧,以免影響他人學(xué)習(xí)休息。
不談?wù)撍穗[私,不搬弄是非,要保持融洽,和諧氣氛。
尊重他人,不隨意使用他人物品。
公眾服務(wù),互相幫助。
講衛(wèi)生,便后沖水。
第3篇 物業(yè)行政管理安全管理規(guī)定
物業(yè)行政管理之安全管理規(guī)定
本公司各部門應(yīng)隨時注意工作環(huán)境安全與衛(wèi)生設(shè)施,以維護員工身體健康。員工應(yīng)遵守公司有關(guān)辦公安全及消防、個人安全的有關(guān)規(guī)定。
1.辦公安全
1.1 來訪者必須在接待者的陪同下方可進入公司范圍。來訪者不可單獨在辦公場所進出。
1.2 公司員工應(yīng)注意保管好公司文件,不得泄露或讓非相關(guān)人員傳閱,保守商業(yè)機密是每個員工應(yīng)遵守的紀(jì)律之一。凡廢棄、復(fù)印有錯漏、重復(fù)的機密文件須及時銷毀,不得隨意亂棄。
1.3 所有公司電腦上的軟件和文件均屬公司財產(chǎn),不得用作私人用途或提供給其他公司各部門,管理電腦的員工應(yīng)注意電腦的加密,應(yīng)定期更換密碼。
1.4 員工外出離開辦公室要檢查空調(diào)、電腦、電燈、門窗等是否關(guān)好門。出入辦公室隨手關(guān)門。
2.消防安全
2.1 節(jié)假日、周末休息日必須檢查關(guān)閉辦公室內(nèi)所有電源。
2.2 如發(fā)生火警,不論程度大小,必須保持冷靜,并立刻報告上級領(lǐng)導(dǎo)處理,呼叫援助。
2.3 使用電器須防止電線負荷過重。
2.4 公司辦公室及房間內(nèi)禁止存放各種易燃易爆物品。
2.5 樓梯、過道、出口處嚴(yán)禁堆放物品。
2.6 吸煙者離開前必須注意熄滅煙頭。
2.7 員工宿舍及餐廳需小心煙火。
2.8 火警電話:119。
3.個人安全
3.1 員工在工作中應(yīng)遵循工作指導(dǎo)安全操作。
3.2 員工在工作時間外應(yīng)注意個人安全,遵守交通規(guī)則,做好自我保護措施。
3.3 報警電話:110
3.4 急救電話:120
第4篇 雅居樂物業(yè)行政公文管理規(guī)定
雅居物業(yè)行政公文管理規(guī)定
一、管理范圍:
1、外來公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級單位及兄弟單位來文;便函。
2、內(nèi)部公文以公司名義發(fā)至上級或兄弟單位、政府機關(guān)、相關(guān)單位或發(fā)至公司各部門紅頭文件,包括一些請示、重要通知、公司的重大決定、規(guī)章制度的頒布等。
3、各部門下發(fā)至物業(yè)管理中心的有關(guān)通告等規(guī)定性文件。
4、各部門、物業(yè)管理中心的會議紀(jì)要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登記
1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進行拆封。
2)按來文機關(guān)進行分組編號,填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來文的頁數(shù)、附件是否齊全,如不全應(yīng)提出索補的建議,按照來文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說明。
3、擬辦
所有公文登記后報送綜合管理部負責(zé)人檢閱,提出'擬辦'意見,擬辦意見要簡明具體,對有必須在短期內(nèi)辦完的公文,應(yīng)注明催辦及檢查時間。
4、批示
由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報總經(jīng)理進行批示,總經(jīng)理同意綜合管理部擬辦意見時,可在'公文閱辦單'批示欄內(nèi)簽字,如認為不妥可重新批示或加注明。
5、分辦及傳閱
1)綜合管理部文員將經(jīng)過批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關(guān)人員和部門傳閱。
2)傳閱時各部門應(yīng)在公文閱辦單內(nèi)簽字并注明接件日期,文員應(yīng)在傳閱登記表上進行登記,以便查閱傳閱進展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。
3)傳閱文件時,傳閱人如發(fā)現(xiàn)有必要補充和糾正事項應(yīng)通知綜合管理部。
6、傳閱后的落實。
1)承辦部門在接到公文后,立即組織對公文的處理,并在規(guī)定時間內(nèi)完成。
2)對于不屬于本部門所承辦時,應(yīng)立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔(dān)責(zé)任。
3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合管理部負責(zé)人匯報。
7、回復(fù)、存檔
1)辦理完的公文,需要回復(fù)時,由承辦部門起草回文,經(jīng)審批后發(fā)出,并即時將辦完的公文交綜合管理部歸檔。
2)辦理完的公文,不需要回復(fù)的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應(yīng)盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時間不得超過一周。
8、擬稿
1)公司名義發(fā)文(紅頭文件)應(yīng)在文稿前用公文稿紙,逐項填寫清楚,公文稿紙的內(nèi)容包括:標(biāo)題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)人、會簽等(見附表)。
2)擬稿內(nèi)容應(yīng)符合國家法律、法規(guī)、方針政策及已下發(fā)的各項規(guī)定,如與已發(fā)布規(guī)定不一致時,應(yīng)聲明原規(guī)定作廢或失效。
3)擬稿要注意情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點準(zhǔn)確。
4)公文的標(biāo)題應(yīng)與公文內(nèi)容一致,人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
5)請示問題的公文應(yīng)采取一文一事。
6)對內(nèi)對外發(fā)放公文,由主管業(yè)務(wù)部門草擬,對外來公文的復(fù)文,由承辦部門草擬。
7)草擬公文部門負責(zé)人應(yīng)對所擬公文進行審核:
8)文中情況無虛假不實之詞;
9)數(shù)字準(zhǔn)確,人名、地名、專用術(shù)語正確并書寫清楚;
10)公文中內(nèi)容正確。
9、會簽
公文中的內(nèi)容涉及其它部門時,由公文草擬部門組織各部門會簽。
10、核稿
公文草擬部門將經(jīng)部門經(jīng)理審查簽字的或經(jīng)會簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。
11、綜合管理部審核公文草稿是否達到公文的基本要求,并著重審查下列問題:
1)公文的政策性;
2)有關(guān)部門是否協(xié)商一致,與已發(fā)布的規(guī)定是否矛盾;
3)無錯別字、語法上的病句等。
12、審核及簽發(fā)
1)公司名義下放的內(nèi)容重要,涉及面廣,對公司工作有指導(dǎo)意義的公文由公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2)以公司名義發(fā)出屬公司某方面工作的文件,由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
3)業(yè)務(wù)部門代替主管領(lǐng)導(dǎo)起草的發(fā)文稿,應(yīng)由主管總經(jīng)理審核后由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
4)各職能部門或項目物業(yè)處自行發(fā)文(非紅頭文件),經(jīng)分管總經(jīng)理審批后由部門負責(zé)人簽發(fā)。
5)簽發(fā)公文應(yīng)注意以下幾方面:
a、簽發(fā)人對文件在政策、指導(dǎo)思想等方面負有完全責(zé)任,因此,必須對文稿從內(nèi)容到文字進行嚴(yán)格的審核、修改,確保準(zhǔn)確無誤;
發(fā)意見明確、具體,如簽署'發(fā)'、'同意'、'速印發(fā)'等;
修改簽發(fā)文稿應(yīng)力求字跡清楚;
13、印制、發(fā)送、登記、存檔
1)經(jīng)簽發(fā)的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負責(zé)打印,首頁用專用公文紙,續(xù)頁用a4復(fù)印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應(yīng)在發(fā)文簿上登記按編號存檔。
2)簽發(fā)的文件,公司名文發(fā)文及部門發(fā)的規(guī)定性文件,應(yīng)將草稿及原件一份填寫《發(fā)文記錄》并在綜合管理部存檔。
3)各部門所發(fā)非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁眉,頁眉右上角注年度發(fā)文序列號如:03-行(01)(詳見附表)。
三、支持性表格:
1、《公文閱辦單》(wh-zh-_-001)
2、《發(fā)文記錄》(wh-zh-_-002)
3、《行政公文稿紙》(wh-zh-_-003)
4、《資料存檔登記表》(wh-zh-_-004)
第5篇 物業(yè)行政管印鑒管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書:印鑒管理規(guī)定
1、目的
加強對印鑒的管理,確保印鑒使用的規(guī)范性。
2、適用范圍
適用于對本公司印鑒的保管和使用的管理。
3、職責(zé)
3.1 各部門經(jīng)理負責(zé)該部門印簽的保管,并對該部門印鑒的使用進行審批;
3.2辦公室主任具體負責(zé)公司印鑒的保管、審批;
3.3總經(jīng)理主管印簽的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》 q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》 q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序與管理辦法
5.1印簽的保管
5.1.1各部門的印簽由該部門經(jīng)理進行妥善保管。
5.1.2公司的印簽由辦公室主任進行妥善保管。
5.1.3在保管期間出現(xiàn)丟失或損壞,由掌印人負責(zé)。
5.2印簽的使用
5.2.1各部門員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù)或因個人原因需其部門開具證明的,由該部門經(jīng)理審批,蓋該部門印章。
5.2.2各部門員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù),需用公司介紹信,由該部門經(jīng)理審核,辦公室主任審批,蓋公司印章。
5.2.3凡對外行文及一切行政往來文件需使用公司印章的,由辦公室主任審批。
5.2.4凡涉及到經(jīng)濟問題,需使用公司印簽者(含合同專用章)的,由辦公室主任審核,總經(jīng)理審批。
5.2.5凡辦公室內(nèi)發(fā)文,應(yīng)加蓋辦公室印章。
5.2.6未經(jīng)允許不得擅自使用公章。
5.2.7嚴(yán)禁使用蓋有公司印簽的空白介紹信,特殊情況應(yīng)報辦公室主任審批。
已蓋有公司印章的文件、介紹信、支票、證件等如有遺失,必須立即報告總經(jīng)理,以便及時處理。
5.2.8
5.3印簽的登記
5.3.1各部門和辦公室應(yīng)建立[印簽使用登記表](q/ph-wd01-04-01)。
5.3.2 使用各部門或公司印簽者,均應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明使用事由,并由使用人簽字,以備領(lǐng)導(dǎo)審查。
6 使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印簽使用登記表]q/ph-wd01-04-01各職能部門一年
起草人:審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
第6篇 物業(yè)行政管印鑒管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書怎么寫
物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書:印鑒管理規(guī)定
1、目的加強對印鑒的管理,確保印鑒使用的規(guī)范性。
2、適用范圍適用于對本公司印鑒的保管和使用的管理。
3、職責(zé)3.1 各部門經(jīng)理負責(zé)該部門印簽的保管,并對該部門印鑒的使用進行審批;3.2辦公室主任具體負責(zé)公司印鑒的保管、審批;3.3總經(jīng)理主管印簽的控制。
4、相關(guān)文件《文件控制程序》 q/ph-qp-
4.2.3 《質(zhì)量記錄控制程序》 q/ph-qp-
4.2.4
5、工作程序與管理辦法
5.1印簽的保管
5.1.1各部門的印簽由該部門經(jīng)理進行妥善保管。
5.1.2公司的印簽由辦公室主任進行妥善保管。
5.1.3在保管期間出現(xiàn)丟失或損壞,由掌印人負責(zé)。
5.2印簽的使用
5.2.1 各部門員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù)或因個人原因需其部門開具證明的,由該部門經(jīng)理審批,蓋該部門印章。
5.2.2 各部門員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù),需用公司介紹信,由該部門經(jīng)理審核,辦公室主任審批,蓋公司印章。
5.2.3 凡對外行文及一切行政往來文件需使用公司印章的,由辦公室主任審批。
5.2.4 凡涉及到經(jīng)濟問題,需使用公司印簽者(含合同專用章)的,由辦公室主任審核,總經(jīng)理審批。
5.2.5 凡辦公室內(nèi)發(fā)文,應(yīng)加蓋辦公室印章。
5.2.6 未經(jīng)允許不得擅自使用公章。
5.2.7 嚴(yán)禁使用蓋有公司印簽的空白介紹信,特殊情況應(yīng)報辦公室主任審批。
已蓋有公司印章的文件、介紹信、支票、證件等如有遺失,必須立即報告總經(jīng)理,以便及時處理。
5.2.8
5.3印簽的登記
5.3.1 各部門和辦公室應(yīng)建立[印簽使用登記表](q/ph-wd01-04-01)。
5.3.2 使用各部門或公司印簽者,均應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明使用事由,并由使用人簽字,以備領(lǐng)導(dǎo)審查。
6 使用的記錄表格序號名稱編號存放地點存放時間1[印簽使用登記表]q/ph-wd01-04-01各職能部門一年起草人:審核人: 審批人:日期: 日期: 日期:
第7篇 物業(yè)行政管理辦公管理規(guī)定怎么寫
物業(yè)行政管理之辦公管理規(guī)定公司每位員工都有責(zé)任和義務(wù)保持工作場所和辦公環(huán)境的整潔,嚴(yán)格遵守各種辦公設(shè)施、辦公用品的使用規(guī)則,為自己和他人創(chuàng)造一個良好有序的工作環(huán)境。
1工作證的佩戴
1.1 公司所有員工在上班時間(外出業(yè)務(wù)工作除外)必須佩戴工作證,并將工作證正確掛于胸前方。
1.2 員工若不慎將工作證遺失,應(yīng)立即報告人事行政部,并及時補辦工作證。
1.3 工作證屬公司財產(chǎn),員工在離職前需將工作證交回人事行政部。
2. 電腦的使用2.1 電腦屬公司高值固定資產(chǎn),辦公室電腦實行專人專用,未經(jīng)允許,他人不可隨意使用;2.2 安裝軟件或維修故障等所有電腦問題均需通過人事行政部專管員進行處理;2.3 未按規(guī)定使用電腦,致使電腦損壞、資料丟失者,記大過一次,情節(jié)嚴(yán)重者,予以免職,如造成經(jīng)濟損失者,需按實賠償。
2. 4 為推動辦公自動化,提高工作效率,公司安裝有上網(wǎng)功能,配備有電腦的員工應(yīng)自覺利用網(wǎng)絡(luò)資源為工作服務(wù)。
否則,造成工作缺失,須負相應(yīng)責(zé)任。
2. 5 上班時間,員工不得上網(wǎng)聊天、打游戲,做與工作無關(guān)的事情。
違者將受嚴(yán)重警告處分。
3. 電話的使用3.1 各辦公室電話主要用途為公事聯(lián)絡(luò),嚴(yán)禁因私用電話閑聊,嚴(yán)禁打聲訊臺。
3. 2 各部門的員工因工作需要使用直撥長途時需經(jīng)人事行政部批準(zhǔn),并做好登記手續(xù)。
3. 3 辦公電話應(yīng)長話短說,提高辦事效率。
3. 4 因私使用長途電話的員工,應(yīng)自覺登記并盡量縮短講話時間。
4. 復(fù)印、打印、傳真機的使用
4.1 各部門使用復(fù)印、打印、傳真機需作好登記工作,并統(tǒng)一在人事行政部按實用數(shù)量領(lǐng)取紙張。
4.2 傳真機的使用,由人事行政部派專人負責(zé),并做好各部門的傳真文件的登記工作。
4.3 復(fù)印紙應(yīng)合理使用,注意節(jié)約。
非公文用紙應(yīng)首選已單面使用的紙張。
(保密文件除外)
5.辦公文具的管理
5.1 辦公文具的申購原則:合理利用、節(jié)約成本、杜絕浪費。
5.2 易耗品的申購:簽字筆、圓珠筆等用品要求以舊換新;
5.3 非易耗品的申購:計算器、訂書機、打孔機等耐用文具,各部門已申購1-2臺的情況下,不再給予申購。
如損壞,可按以舊換新的方式重新申購。
5.4 所有辦公文具統(tǒng)一由人事行政部統(tǒng)計、采購、保管。
5.5 公司員工或新入職員工需用文具的,填寫文具申領(lǐng)單由部門負責(zé)人批準(zhǔn),人事行政部主管批準(zhǔn)后,向?qū)９苋藛T領(lǐng)取。
非易耗品的領(lǐng)用須建立個人臺帳,并置于個人檔案內(nèi),由人事行政部專管人員負責(zé)管理。
6. 信件收發(fā)與報刊管理
6.1 信件收發(fā)所有信函來件、郵包由人事行政部統(tǒng)一簽收后分類分發(fā)到各部門,郵包、特快傳遞必須由收件部門簽領(lǐng)。
6.2 報刊、雜志管理各部門因工作需要訂閱報刊、雜志,須填寫《訂閱報刊申請表》,由人事行政部統(tǒng)一訂閱,所訂報刊、雜志由各部門自行保管。
如因工作關(guān)系需要借閱報刊或雜志,必須要知會部門負責(zé)人,取得批準(zhǔn),并辦理相應(yīng)手續(xù)方可借閱。
7. 文件管理
7.1 每個部門都配有若干文件柜以便存放文件及檔案,公司要求各部門的文件須分門別類歸檔妥善保存,員工應(yīng)經(jīng)常檢查存檔文件,及時剔除過時,過期文件按規(guī)定銷毀處理。
7.2 保密文件需由專人負責(zé)管理,無關(guān)人員不得動用或隨意查閱,公司任何人員不得私自收藏、銷毀、出售涉及公司機密的文件、實物。
7.3 公司所有發(fā)文統(tǒng)一由人事行政部負責(zé)初審、呈批簽發(fā)、復(fù)印、登記、發(fā)放、跟蹤催辦(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),并由人事行政部備份一份存檔。
7.4 公司所有傳出、傳入文件(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),由人事行政部專人負責(zé)登記、收發(fā)、存檔、管理工作。
8. 公司檔案管理規(guī)定在公司經(jīng)營活動中產(chǎn)生和形成的具有保存價值的各種文件、資料均應(yīng)歸檔,由人事行政部統(tǒng)一管理,特殊資料由部門復(fù)印存檔。
特殊部門(如財務(wù)部)根據(jù)專業(yè)特性自行管理檔案。
8.1 文書類:
1)公司辦公會記錄、會議紀(jì)要;2)公司召開各種專題會議記錄;3.)公司發(fā)布的決定、條例、規(guī)定、辦法、通報等;
4)公司在各項重大活動中形成的文件、圖片、錄音、錄像帶等;
5)公司及企業(yè)編制的規(guī)劃、計劃、預(yù)決算報告、統(tǒng)計報表等;
6)公司的請示報告和上級單位的批復(fù),各部門的請示和公司的批復(fù);
7)公司體制改革、機構(gòu)成立、合并、合資、撤消、更名、啟用印章等相關(guān)文件;
8)職工任免、獎懲、通知、通報、批復(fù)等;
9)員工調(diào)出(入)、工資調(diào)整、退職、開除、解除合同的決定、通知、報告、批復(fù);
10)公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議書及財產(chǎn)、物資檔案交接憑證等;
11)公司在仲裁、法律糾紛方面的訴訟案卷、判決書等資料。
8.2 科技類:
1)行政類:a、辦公設(shè)備的使用說明書、設(shè)備安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性的文件材料等;
b、辦公設(shè)備運行、維修記錄;
c、辦公設(shè)備報廢的文件材料等。
2)工程類:a、計劃任務(wù)書、協(xié)議書、水文地質(zhì)技術(shù)文件;
b、選址報告、審批文件;
c、工程預(yù)決算、施工合同、竣工圖、驗收圖、驗收鑒證報告;
d、施工圖、維修報告及批復(fù)等。
3.)財務(wù)類a、財務(wù)管理過程中的原始帳薄、憑證等;
b、財務(wù)計劃、年度報表及各級財務(wù)審計報告等。
9.公司財產(chǎn)保管9.
1 公司財產(chǎn)如辦公設(shè)備、設(shè)施、桌椅、用品等,是員工工作、生活的必要工具。
人事行政部對公司財產(chǎn)建立臺帳管理,對個人領(lǐng)用的公司財產(chǎn)建立個人領(lǐng)用臺帳并置于個人檔案內(nèi)。
每一位員工都有義務(wù)珍惜公司財產(chǎn)。
9. 2 任何故意損壞、盜竊及濫用公司財產(chǎn)的行為將受紀(jì)律或開除處分。
9. 3. 公司員工應(yīng)愛護公司物品,合理使用各項物品、設(shè)備。
9.
4 不得將公司物品、設(shè)備占為私有或隱藏、隨意移動,攜出公司外。
10.員工行為規(guī)范10.
1 行為要則儀表--要整潔端莊,穩(wěn)重大方。
環(huán)境--要清潔整齊,使客人和自已都愉快輕松。
待人--要溫文有禮,和顏悅色,不卑不亢,牢記禮貌就是為人,事關(guān)公司的形象。
守時--守時守約,乃為人處事之基本,務(wù)求一諾千金,嚴(yán)格自律。
效率--以最簡捷的行動,最快的速度辦理每件業(yè)務(wù)。
質(zhì)量--凡經(jīng)我手,無論產(chǎn)品或服務(wù),都以精湛細致、考究而使人信服。
專精--鉆研技術(shù),鉆研業(yè)務(wù),精益求精,永無止境。
勤勉--勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),無論工作或生活都全情投入。
謙虛--滿招損,謙受益。
無論學(xué)習(xí)或做事,虛懷若谷,排除障礙,開闊道路。
團結(jié)--員工同事,每日相處,應(yīng)互相聯(lián)系體諒,禮貌謙讓,才能精誠合作,團結(jié)共進。
自律--永遠不對別人批評公司,永遠不對他人口語上級主管,即便離開公司,也自奉嚴(yán)格;
不蜚短流長,要自尊自重。
安全--時時處處想著公司事業(yè)的安全,小到煙蒂紙屑,大到工程項目,可能出差錯的地方都想到,認真細致的去做每一件事。
10. 2 行為規(guī)范
1)儀容儀表上班時間著裝應(yīng)整潔干凈,不得穿奇裝異服或背心、短褲上班。
上班或因業(yè)務(wù)進入公司領(lǐng)地,要佩帶工作卡;
且工作卡只準(zhǔn)佩帶在胸前。
注意個人衛(wèi)生,臉、手、足要保持清潔;
指甲要勤剪,不能有污跡。
上班不能穿拖鞋或光腳,要做到鞋無異味,鞋面整潔,鞋帶打結(jié)整齊。
男員工胡須要經(jīng)常洗刮。
女員工上班時間宜著淡妝,不能濃妝艷抹,不宜戴華麗首飾或過多首飾,不得穿超短裙。
2)工作禮儀及注意事項與同事、上級相見,要禮貌熱情,點頭致意,并致問候。
下班離開時,要禮貌地與同事道別。
客戶或外賓來訪參觀時,行進間相遇,應(yīng)停留側(cè)立,禮讓先行,微笑點頭示意,并致問候'歡迎光臨'或'您好'等;
如正在崗位工作,應(yīng)微笑點頭后立即投入工作,不得無禮觀望,議論或東張西望,應(yīng)體現(xiàn)出嘉信物業(yè)員工應(yīng)有的禮貌、修養(yǎng)和對工作的投入。
出入辦公室,行走及開、關(guān)門動作要輕,不要干擾他人辦公。
進入其它辦公室溝通或請示、報告,一定要先輕輕敲門,得到允許后方可入內(nèi)。
辦公室應(yīng)保持整潔,不能雜亂無序。
辦公時間不得過多談?wù)撆c工作無關(guān)事宜,或到其它辦公室隨意走動、閑聊。
不得在辦公室內(nèi)喧嘩,高聲吵鬧;
要保持安靜、嚴(yán)肅的工作氣氛。
辦公時間內(nèi)不得瀏覽與業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍、雜物和報紙,不得收聽廣播或錄音。
工作時間辦公室內(nèi)不準(zhǔn)吃早餐零食,在公司已設(shè)員工飯?zhí)没蚬潭ň筒忘c時,不準(zhǔn)將飯菜帶入辦公室用餐。
上級到辦公室呼叫時,應(yīng)立刻應(yīng)答,并馬上站立起來。
注意辦公室洗手間衛(wèi)生,便后自覺沖水。
3.)集會規(guī)范禮儀參加公司舉辦的各種會議、集會,應(yīng)按時到會,不得遲到或早退。
在部門或公司舉行集會、儀式等隆重場合,要保持肅靜。
在各種集會或儀式過程中,要保持端莊坐姿、站姿,認真聆聽,維護會議氣氛,不得在場下交頭接耳雜談,不得哄談吵鬧。
集會時,要等到宣布散會時方可離場。
退場時,應(yīng)禮讓公司各階層領(lǐng)導(dǎo)先行,之后井然有序逐一退場,不得搶先擁擠,退場時亦不得大聲喧嘩。
4)宿舍生活規(guī)范及禮儀宿舍是員工休閑,溫馨的'家',我們追求一流的休閑生活環(huán)境,我們倡導(dǎo)自覺維護良好的文明環(huán)境。
我們的總體要求是:整齊、清潔、悅目、舒心。
洗曬衣物等不得隨處掛在室內(nèi)或在室內(nèi)拉線晾衣服;
衣物應(yīng)統(tǒng)一掛放在陽臺頂上的鐵絲上,并及時收回。
要保持地板、門窗、茶幾、臺面和訂架的整潔干凈,要定期清潔。
清潔工具、抹布等,應(yīng)放于陽臺不明顯的一角。
不得隨地吐痰,扔煙頭和紙屑等雜物,應(yīng)自覺維護環(huán)境的清潔衛(wèi)生。
愛護宿舍內(nèi)一切設(shè)備,不得擅自在墻壁、床鋪、桌椅等處隨意涂畫、張貼、刻畫。
不得向陽臺外扔任何雜物。
不得穿鞋蹬踩床鋪、桌椅。
嚴(yán)禁私自改動宿舍的照明線路和煤氣管道的分布,嚴(yán)禁偷用電和偷用燃氣。
嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)賭博,酗酒。
離開房間應(yīng)關(guān)掉所有用電器。
起床、就寢要注意動作輕便,以免影響他人。
不得在宿舍內(nèi)大聲喧嘩吵鬧,以免影響他人學(xué)習(xí)休息。
不談?wù)撍穗[私,不搬弄是非,要保持融洽,和諧氣氛。
尊重他人,不隨意使用他人物品。
公眾服務(wù),互相幫助。
講衛(wèi)生,便后沖水。
洗澡、用水要謙讓有禮,不得擁擠掙搶。
