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第1篇 后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定
后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定
為能真實(shí)地反映本單位工作滿足顧客需求的程度,為采取糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施提供信息,并為集團(tuán)和本單位工作運(yùn)行的有效性和有追溯性要求的場(chǎng)合提供客觀證據(jù),集團(tuán)在工作運(yùn)行中所發(fā)生的各種記錄,均應(yīng)有效地進(jìn)行管理,特制訂本規(guī)定。
一、定義
記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。
二、適用范圍
本規(guī)定適用于集團(tuán)所有發(fā)生記錄的單位、部門和員工。
三、職責(zé)
1.集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)《控制程序文件》中需要的記錄表格,并由集團(tuán)管理者代表審批。
2.各單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)本單位《工作指導(dǎo)書》中需要的記錄表格,并由本單位負(fù)責(zé)人審批,并報(bào)集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部備案。
3.各單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)本單位運(yùn)行中所需要的各種記錄,并由單位負(fù)責(zé)人審批。
4.修改記錄時(shí),應(yīng)向?qū)徟颂岢錾暾?qǐng),經(jīng)審批人審核批準(zhǔn)后方可修改。
5.修改后的記錄,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后方可使用。
6.各單位應(yīng)每半年統(tǒng)計(jì)一次記錄的發(fā)生情況,并認(rèn)真填寫《記錄清單》。
四、記錄的分類
1.質(zhì)量管理體系運(yùn)行的記錄:
集團(tuán)《控制程序文件》中記錄樣冊(cè)里的全部記錄;
各單位《工作指導(dǎo)書》中記錄樣冊(cè)里的全部記錄。
2.各單位工作運(yùn)行中確認(rèn)的各種記錄。
五、記錄的標(biāo)識(shí)
1.與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄,其標(biāo)識(shí)方式按照集團(tuán)《記錄控制程序》文件中4.2、4.4條款執(zhí)行。
2.工作運(yùn)行中的記錄,各單位應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的編號(hào)方法。
3.非表格化且不便于編號(hào)標(biāo)識(shí)的記錄,可用記錄名稱形式標(biāo)識(shí)。
六、記錄的使用要求
1.經(jīng)審批確認(rèn)的各種記錄,要發(fā)至相應(yīng)崗位。各單位要保證在工作場(chǎng)所使用的記錄表格為有效格式。
2.工作場(chǎng)所使用的各種記錄,應(yīng)由崗位工作人員填寫,別人不得代填。
3.填寫記錄時(shí)應(yīng)認(rèn)真、及時(shí),不得發(fā)生補(bǔ)填、提前填寫等現(xiàn)象。記錄填寫要完整,填寫內(nèi)容要真實(shí),不得缺項(xiàng),不得作假,字跡應(yīng)清晰,簽署要齊全(姓名、日期)。
七、記錄的保存
1.各單位應(yīng)由專人負(fù)責(zé)本單位質(zhì)量管理體系運(yùn)行和有關(guān)工作運(yùn)行的記錄的檢查、收集。
2.對(duì)收集的記錄應(yīng)進(jìn)行整理、分類歸檔。
3.記錄要存放在適宜的地點(diǎn),防止記錄的損壞或丟失。
4.借閱記錄時(shí)要有登記,并及時(shí)歸還。
5.按照規(guī)定的記錄保存期限,定期清理到期的記錄。
6.需要銷毀的記錄,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理回收、銷毀手續(xù)。
八、附則
1.本規(guī)定的擬訂、修改和解釋由集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部負(fù)責(zé)。
2.本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。集團(tuán)辦字〔2004〕6號(hào)《關(guān)于下發(fā)z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行記錄管理暫行規(guī)定的通知》及《z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行記錄管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。
第2篇 某某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定
某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范對(duì)記錄進(jìn)行設(shè)計(jì)、編號(hào)標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、申購(gòu)、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法,以證明各項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)符合規(guī)定的要求,并為公司管理體系的有效運(yùn)行提供可追溯性的證據(jù)。
2.0適用范圍
本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。
3.0職責(zé)
3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)
3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)制定本制度。
3.1.2負(fù)責(zé)記錄的編號(hào)標(biāo)識(shí)、編目、申購(gòu)、發(fā)放、歸檔、登記和處理;
3.1.3負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門有關(guān)記錄的設(shè)計(jì)、填寫和管理;
3.1.4負(fù)責(zé)歸口管理項(xiàng)目記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱管理。
3.2各單位職責(zé)
3.2.1各部門負(fù)責(zé)本部門歸口管理的記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱、管理。
3.2.2負(fù)責(zé)按要求填寫各種記錄。
3.2.3負(fù)責(zé)按要求及時(shí)提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。
4.0控制程序
4.1記錄的設(shè)計(jì)、編號(hào)、編目管理
4.1.1設(shè)計(jì):
(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項(xiàng)目,需要增加表格的由使用部門制定,填寫《質(zhì)量記錄增減申請(qǐng)表》經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核,品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號(hào)后遞公司領(lǐng)導(dǎo)審批,經(jīng)公司批準(zhǔn)后使用。
(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個(gè)體體現(xiàn),在提出增加質(zhì)量記錄表格申請(qǐng)時(shí),必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。
(3)當(dāng)已發(fā)布的表格不能在某項(xiàng)工作中通用、兼容或空缺時(shí),使用部門可提出申請(qǐng)?jiān)鰷p質(zhì)量記錄表格,經(jīng)品質(zhì)部審核,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
4.1.2修改:已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要,使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請(qǐng)表》提出更改申請(qǐng),并在申請(qǐng)表后附上更改后記錄表格格式樣式。
4.1.2編號(hào):記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對(duì)各種記錄表格進(jìn)行編號(hào)。
4.1.3編目
(1)品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)記錄進(jìn)行編目,制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。
(2)各部門負(fù)責(zé)編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。
4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理
4.2.1發(fā)放、收集
(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理,各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)品質(zhì)部。
(2)每月20日前,各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請(qǐng)表》,品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位,申請(qǐng)單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。
(3)品質(zhì)部要及時(shí)掌握存記錄情況,根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請(qǐng)表》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織印刷。
4.2.2歸檔保管
(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔,下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。
(2)各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單,并將歸檔清單報(bào)品質(zhì)部,歸檔記錄由各部門保管存放。
4.2.3借閱
(1)歸檔記錄借閱,由借閱人提出申請(qǐng),經(jīng)品質(zhì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。
(2)在工作現(xiàn)場(chǎng)借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱,一般情況下嚴(yán)禁將工作記錄帶出使用場(chǎng)所。
(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場(chǎng)所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等),經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。該申請(qǐng)表由記錄保管部門負(fù)責(zé)人保存,并負(fù)責(zé)按期收回被借記錄。
(4)文件管理部門每月對(duì)文件借閱歸還情況進(jìn)行檢查,及時(shí)追回借出文件,防止文件丟失情況發(fā)生。
(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的,要及時(shí)知會(huì)相關(guān)部門查閱是否有借出文件,以便及時(shí)收回借出文件。
4.3記錄的填寫、更改、使用保管
4.3.1填寫、更改
(1)記錄應(yīng)填寫及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確,不能隨意涂改,除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格,如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。
(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。
4.3.2使用保管
(1)工作現(xiàn)場(chǎng)的記錄應(yīng)用按月進(jìn)行裝訂,保持文件記錄的完整、清潔。
(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場(chǎng),如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。
(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進(jìn)行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請(qǐng)表》wy/qr-wy-017
6.2《質(zhì)量記錄印刷申請(qǐng)表》wy/qr-wy-018
6.3《質(zhì)量記錄一覽表》wy/qr-wy-001
6.4《文件借閱登記表》wy/qr-wy-019
6.5《質(zhì)量記錄更改申請(qǐng)表》wy/qr-wy-020
6.6《質(zhì)量記錄增減申請(qǐng)表》wy/qr-wy-021
6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》wy/qr-wy-022
第3篇 某小區(qū)監(jiān)控錄像記錄管理規(guī)定
小區(qū)監(jiān)控錄像記錄管理規(guī)定
監(jiān)控錄像記錄是對(duì)一定時(shí)間、空間內(nèi)所發(fā)生的具體情況的真實(shí)記載,對(duì)于事
后分析事情發(fā)生的起因、過程和結(jié)果,都有十分重要的參考作用,并被司法機(jī)關(guān)列入證據(jù)范疇。因此,特對(duì)監(jiān)控錄像記錄的保存使用作如下規(guī)定:
一、每日錄像錄制完后,須填寫《監(jiān)控錄像記錄使用保管記錄》,并在記錄上做好起始時(shí)間、地點(diǎn)、部位等標(biāo)識(shí),保存期限一般為15天,保存期滿后,經(jīng)管理處護(hù)管主管瀏覽,確認(rèn)無重要情況需要保存后,方可進(jìn)入重復(fù)使用程序。
二、管理處應(yīng)備有用于復(fù)制保存重要情況的專用錄像工具設(shè)備。所謂重要情況錄像,系指現(xiàn)場(chǎng)攝制的已經(jīng)發(fā)生的或有跡象表明有可能發(fā)生的治安事故、刑事案件,包括可疑的人或事,并對(duì)事后分析事故(案件)發(fā)生的原因、過程、結(jié)果和所涉及的人員等,以及對(duì)事后處理事故(案件)能夠提供幫助的實(shí)況。
三、對(duì)有重要情況記錄的錄像記錄,須保留至事情處理完畢后,再將有重要記錄的錄像時(shí)段,復(fù)制到重要情況專用錄像設(shè)備上。經(jīng)播放確認(rèn)復(fù)制完成后,報(bào)請(qǐng)管理處領(lǐng)導(dǎo)同意,原記錄時(shí)段可轉(zhuǎn)入重復(fù)使用程序。
四、重要情況專用錄像記錄應(yīng)編好目錄,確定專人妥善保管,定期檢查,防止丟失損壞。
五、重要情況專用錄像記錄列入長(zhǎng)期保存范圍,保存時(shí)間不少于一年。
第4篇 加強(qiáng)崗位各類記錄管理規(guī)定
關(guān)于加強(qiáng)崗位各類記錄管理的規(guī)定
為規(guī)范我部基礎(chǔ)管理工作,確保各類原始記錄和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性及準(zhǔn)確性,特制訂有關(guān)規(guī)定如下:
1.各崗位員工要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和要求做好當(dāng)班的各類記錄;
2.記錄人要保證所記錄的各類信息特別是原始數(shù)據(jù)及由其生成的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性;
3.各類記錄的書寫要認(rèn)真工整,保持記錄本的整潔,不得隨意涂改和書寫與工作無關(guān)的內(nèi)容;
4.發(fā)現(xiàn)問題(如數(shù)據(jù)失真)要在記錄本上詳實(shí)說明,并及時(shí)向科長(zhǎng)或主管工程師反映;
5.科長(zhǎng)、主管工程師或部門領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)抽查各崗位相關(guān)記錄,對(duì)于記錄不規(guī)范的責(zé)任人,分別予以如下處罰:
⑴第一次責(zé)令書面檢查并罰款50~100元;
⑵第二次責(zé)令書面檢查并罰款100~200元;
⑶第三次予以300元以上經(jīng)濟(jì)處罰并報(bào)請(qǐng)公司作待崗處理。
第5篇 大廈消防監(jiān)控中心監(jiān)控記錄管理規(guī)定（3）
大廈消防監(jiān)控中心監(jiān)控記錄管理規(guī)定(三)
為確保大廈安全,有效利用消防、安全中央監(jiān)控系統(tǒng),切實(shí)做到'四防'即防火、防盜、防破壞、防事故,確保監(jiān)控系統(tǒng)的正常運(yùn)行,
確保管理工作責(zé)任到人,有據(jù)可查,有據(jù)可依,特制定本管理規(guī)定:
1.對(duì)zz大廈相關(guān)部位實(shí)行24小時(shí)全面監(jiān)控,有序記錄,確保大樓安全。
2.如果發(fā)現(xiàn)可疑情況,在系統(tǒng)實(shí)行全面跟蹤監(jiān)控的同時(shí),及時(shí)通知相關(guān)崗位人員到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)視。在及時(shí)處理好當(dāng)時(shí)發(fā)生的事件的同時(shí),對(duì)所發(fā)生的事件必須真實(shí)、認(rèn)真記錄檔案,同時(shí)提出處理意見,上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
3.對(duì)重大(要)事件,在搞好系統(tǒng)、人員監(jiān)控的同時(shí),要根據(jù)事件的性質(zhì)在分別通報(bào)總經(jīng)理、管理處經(jīng)理的同時(shí),迅速報(bào)告公安部門或醫(yī)療、消防部門。
4.對(duì)大廈各樓層正常上班時(shí)間進(jìn)行全面監(jiān)控錄像,其余時(shí)間對(duì)樓層重點(diǎn)部位如28f、27f、26f、15f、6f、1f大廳及汽車出入口、-1f、-2f進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控錄像。
5.錄像帶正常保存存期為7天,在規(guī)定期間未發(fā)現(xiàn)任何問題,由部門負(fù)責(zé)人審查同意后上報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后按《監(jiān)控記錄表》有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一消毀。未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自銷毀相關(guān)錄像資料。
6.本規(guī)定從20__年7月1日起實(shí)施。
第6篇 地產(chǎn)公司工程建設(shè)部門工作日記記錄管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程建設(shè)部門工作日記記錄管理規(guī)定
第一條 工作日記的目的:
1、如實(shí)反映每日工作內(nèi)容,確保事情的可追溯性;
2、整理工作思想,合理安排時(shí)間,以提高工作效率;
3、對(duì)工作中的得失進(jìn)行總結(jié),隨時(shí)調(diào)整以減少失誤。
第二條 工作日記的格式、內(nèi)容、要求及原則:
1、第一項(xiàng):記錄日期,х年х月х日、星期х、天氣情況、要求記錄正確和真實(shí);
2、第二項(xiàng):按優(yōu)先順序列出當(dāng)天需處理事宜(包括之前未完成事宜,作為當(dāng)日計(jì)劃);
計(jì)劃擬訂的原則:以權(quán)重排序,選取處理緊急且重要的事宜,其次處理緊急不重要的事宜,再次處理重要但不緊急的事宜,最后處理不緊急不重要的事宜。
3、第三項(xiàng):記錄領(lǐng)導(dǎo)安排的事宜。須寫明何人、何時(shí)、何地所作地指示,是口頭指示、電話指示還是書面指示,完成的要求等等。
4、第四項(xiàng):事情摘要
須寫明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、處理結(jié)果,重要文件的去向(如合同、協(xié)議、簽證是否存檔等),對(duì)于未完成事宜的記錄,已處理到哪一步驟,是否尋求領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的支持,計(jì)劃何時(shí)完成等等。
5、第五項(xiàng):記錄特殊事件(如居民投訴、重大質(zhì)量、安全事故等),要求按照第4條;
6、每周四對(duì)本周工作進(jìn)行小結(jié)并安排下周計(jì)劃,16:30前發(fā)至各部門經(jīng)理處;
7、每月工程建設(shè)部門計(jì)劃協(xié)調(diào)會(huì)之前,部門經(jīng)理須將本月工作總結(jié)和下月工作計(jì)劃發(fā)至設(shè)計(jì)部曹友云處。
第三條 值班日記記錄制度:
1、休息日及夜間值班日記由當(dāng)班值班人員記錄。
2、值班日記的目的、格式、內(nèi)容、要求及原則同工作日記。
第四條 制度執(zhí)行和檢查
項(xiàng)目經(jīng)理、工程管理部經(jīng)理、分管副總每月將不定期抽查各人工作日記,對(duì)于執(zhí)行情況將會(huì)在每月的績(jī)效考核中予以體現(xiàn)。
第7篇 機(jī)電運(yùn)行記錄管理規(guī)定辦法
(1)工程部機(jī)管系統(tǒng)巡查記錄表每日記錄兩次,供配電設(shè)施運(yùn)行記錄表、空調(diào)系統(tǒng)運(yùn)行記錄表每?jī)尚r(shí)記錄一次,由工程部檢查后每月月底將表格匯總交工程部文員存檔。
(2)設(shè)備月度檢查保養(yǎng)表由責(zé)任人填寫好后交領(lǐng)班,工程師審查后簽名,每月月底將表格匯總交工程部文員存檔。
(3)水泵房巡查記錄表、水表房巡查記錄表、電梯機(jī)房巡查記錄表、冷卻塔巡查記錄表每日由當(dāng)值人員巡查設(shè)備后簽名,由工程師抽查監(jiān)督,月底匯總交工程部文員存檔。
(4)排班表每月月底由領(lǐng)班填寫,工程師審閱后交工程部文員。
(5)考勤登記表每月由工程師填寫,月底交工程部文員。
(6)防火巡查表每日由當(dāng)值人員填寫,每周經(jīng)工程師簽名后交工程部文員。
(7)設(shè)備檢查必須認(rèn)真、仔細(xì),記錄須填寫認(rèn)真、字跡清晰。
(8)所有記錄必須按時(shí)完成,不準(zhǔn)弄虛作假。
