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第1篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法怎么寫
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:方便資料查閱,完善記錄檔案。
是事件有源可查。
2. 0 適用范圍物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3. 0 管理內(nèi)容3.1 文件和資料的分類--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)--文書檔案(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)3.2 文書檔案管理--上級機關(guān)、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領(lǐng)導人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導人姓名的由受文領(lǐng)導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3. 3 其他資料管理--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。
任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。
檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規(guī)定時間內(nèi)使用人應(yīng)及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。
報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進行借用;
非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個月內(nèi)歸還。
--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。
--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。
無定價的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。
5.0相關(guān)文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》6.0相關(guān)記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》編寫:
第2篇 文書檔案管理規(guī)定辦法
文書檔案管理規(guī)定
一、根據(jù)上級關(guān)于貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實施方法的決定和有關(guān)檔案工作的指示,結(jié)合本院實際,特制定本制度,以加強本院文書檔案工作。
二、堅持檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導,集中管理”的原則,本院設(shè)文書檔案室和機要文書檔案員,由院辦公室領(lǐng)導,統(tǒng)一管理本院的文書檔案。
三、機要文書檔案員簡稱機要文書,要認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學習檔案科技知識,刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù),不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,以高度負責的態(tài)度對待檔案工作,保證工作任務(wù)的完成。無特殊情況,機要文書檔案人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。
四、機要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負責對本院各業(yè)務(wù)部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導,并從實際出發(fā),制訂、補訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強文書檔案和檔案室的管理基礎(chǔ)工作。
五、檔案室應(yīng)做好文書檔案的收集和接收工作。并應(yīng)于每年四月份前將上年具有保存價值的文件資料進行歸檔。
有保存價值的文件資料,是指具有現(xiàn)實查考使用價值和對學院改革、發(fā)展、建設(shè)等辦學建?；顒佑醒芯績r值的文件資料。
六、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動在每年第一季度內(nèi)將具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。
七、送文書檔案室的文件資料應(yīng)符合下列要求:
⒈ 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。
⒉ 歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況,機要文書應(yīng)及時要求有關(guān)部門或人員進行重抄或復(fù)制。
八、機要文書應(yīng)對移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動中形成的全部檔案進行科學的分類、加工整理和保管。對每年進入檔案室的檔案必須及時進行整理、編目和續(xù)排等工作。
九、檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計工作,對檔案的進入、移出、保管、改進、修補、銷毀和利用等情況進行統(tǒng)計,并按照上級規(guī)定,報送檔案基本情況統(tǒng)計表。
必要時,此項工作可在秘書和綜合統(tǒng)計人員協(xié)助下完成。
十、機要文書應(yīng)編制本院的《檔案資料期限表》,經(jīng)校主管領(lǐng)導人批準后執(zhí)行。
十一、本院應(yīng)定期對超過保管期限的檔案資料進行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進行,鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出工作報告,并對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料進行登記造冊,報送院長或經(jīng)主管院領(lǐng)導人批準后銷毀。
十二、檔案室應(yīng)力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術(shù)組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點、褪色或字跡模糊等的設(shè)施。
機要文書要定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復(fù)、修補或復(fù)制。
十三、機要文書應(yīng)編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關(guān)專題目錄,建立檔案資料目錄總冊。
十四、檔案室應(yīng)利用總存檔案編寫各種參考資料,主動開展檔案利用工作,為學院的管理、改革、發(fā)展建設(shè)服務(wù),并注意掌握檔案的利用效果。
十五、應(yīng)建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。
十六、檔案室對本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊,一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復(fù)制),以保證檔案的安全和方便利用。
十七、對上級規(guī)定移交的檔案,必須按照上級要求及時辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。
十八、對上級發(fā)下的文件及其復(fù)制件,需要借給或送給國內(nèi)的其他單位,必須報請發(fā)文單位書面批準,對本院形成的文件,需要與國內(nèi)的其他單位交流或交換,⑴對于規(guī)章制度,可通過學院檔案室統(tǒng)一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對學院的規(guī)劃、計劃、工作總結(jié)等文件材料,必須經(jīng)院長簽準后,由學院檔案室統(tǒng)一對外辦理。
十九、不論是上級發(fā)下的文件及其復(fù)制件,還是本院的文件及其復(fù)制件,凡對國外單位和個人借閱、交換等,必須報請上級主管機關(guān)書面批準后才能通過檔案室辦理。
二十、任何部門和個人利用檔案資料,未經(jīng)院長或上級機關(guān)書面批準,不得擅自公布。
二十一、對檔案的收集、整理、利用服務(wù)、保護和管理規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化,以及信息資源的開發(fā)等,做出顯著成績的部門和個人,學院予以獎勵。
二十二、對損毀、丟失和擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據(jù)性質(zhì)和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。
二十三、機要文書檔案人員調(diào)動工作時,必須在離開本崗前辦好交接手續(xù)。
第3篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:
方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。
2.0 適用范圍
物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3.0 管理內(nèi)容
3.1 文件和資料的分類
--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)
--文書檔案(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
3.2 文書檔案管理
--上級機關(guān)、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領(lǐng)導人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導人姓名的由受文領(lǐng)導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3.3 其他資料管理
--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規(guī)定時間內(nèi)使用人應(yīng)及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進行借用;非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個月內(nèi)歸還。
--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。
--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。無定價的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理
各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。
5.0相關(guān)文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》
6.0相關(guān)記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》
7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》
編寫:zz審批:zz
第4篇 公司文書檔案管理辦法
公司文書檔案管理辦法
(六) 1 總則為進一步加強文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序,特制定本管理標準。2 適用范圍本標準適用于公司文書檔案管理。3 術(shù)語和定義文書檔案:是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結(jié)等。4 管理職責
4.1 文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負責,并接受市主管機關(guān)業(yè)務(wù)指導。
4.2 .負責公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點,同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3 負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。5 管理活動、程序及要求
5.1 .文書檔案收集
5.1.1 文書檔案收集的范圍
5.1.1 .1上級來文及資料。
5.1.1 .2公司文件。
5.1.1 .3公司歷史檔案。
5.1.1 .4已撤消舊機構(gòu)的檔案。
5.1.1 .5上級領(lǐng)導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1 .6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1 .7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2 文書檔案的收集
5.1.2 .1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關(guān)的資料。
5.1.2 .2交接檔案的當事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對,并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2 .3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領(lǐng)導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權(quán)拒收。
5.2 .立卷與歸檔
5.2.1 文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責,具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2 需歸檔的音像檔案,要認真填寫說明,編號登記。每半年對文檔重新整理,時間在每年的1月份和7月份。
5.3 文書檔案的整理和保管
5.3.1 文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類,單獨保管。
5.3.2 文書檔案室在收集零散文件時,要認真區(qū)分,依照分類進行立卷。
5.3.3 文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復(fù)或復(fù)制。
5.4 .文書檔案的統(tǒng)計和檢查
5.4.1 文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時登記、注銷,對檔案的收進及提出情況進行數(shù)量統(tǒng)計。
5.4.2 文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查,遇到特殊情況及時檢查,并及時上報檢查結(jié)果。
5.4.3 負責保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。
5.5 .文書檔案的利用和借閱
5.5.1 文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調(diào)閱,需要查閱檔案時,由借閱單位提出借閱申請,經(jīng)公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2 復(fù)制檔案資料時,需經(jīng)公司辦公室主任批準,方可復(fù)制翻印。翻印時應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進行復(fù)印。
5.6 .文書檔案的鑒定和銷毀
5.6 .1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史,科學和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6 .2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦,對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時,要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6 .3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準后對檔案進行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時標注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。
第5篇 公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進一步加強文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序,特制定本管理標準。
2 適用范圍
本標準適用于公司文書檔案管理。
3 術(shù)語和定義
文書檔案:是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結(jié)等。
4 管理職責
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負責,并接受市主管機關(guān)業(yè)務(wù)指導。
4.2.負責公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點,同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機構(gòu)的檔案。
5.1.1.5上級領(lǐng)導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關(guān)的資料。
5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對,并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領(lǐng)導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權(quán)拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責,具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案,要認真填寫說明,編號登記。每半年對文檔重新整理,時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類,單獨保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時,要認真區(qū)分,依照分類進行立卷。
5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復(fù)或復(fù)制。
5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查
5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時登記、注銷,對檔案的收進及提出情況進行數(shù)量統(tǒng)計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查,遇到特殊情況及時檢查,并及時上報檢查結(jié)果。
5.4.3負責保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調(diào)閱,需要查閱檔案時,由借閱單位提出借閱申請,經(jīng)公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2復(fù)制檔案資料時,需經(jīng)公司辦公室主任批準,方可復(fù)制翻印。翻印時應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進行復(fù)印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史,科學和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦,對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時,要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準后對檔案進行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時標注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。
第6篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法格式怎樣的
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:方便資料查閱,完善記錄檔案。
是事件有源可查。
2. 0 適用范圍物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3. 0 管理內(nèi)容3.1 文件和資料的分類--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)--文書檔案(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)3.2 文書檔案管理--上級機關(guān)、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領(lǐng)導人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導人姓名的由受文領(lǐng)導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3. 3 其他資料管理--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。
任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。
檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規(guī)定時間內(nèi)使用人應(yīng)及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。
報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進行借用;
非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個月內(nèi)歸還。
--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。
--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。
無定價的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。
5.0相關(guān)文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》6.0相關(guān)記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》編寫:
第7篇 房地產(chǎn)集團公司文書檔案管理辦法
房地產(chǎn)集團有限公司文書檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強_ 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實現(xiàn)文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合公司實際,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。
第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展狀況的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負責文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負責文書檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機關(guān)或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料
1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會議文件;
2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門領(lǐng)導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;
4、職能部門對公司各類請示事項的批復(fù);
5、其它相關(guān)資料。
(二)公司文書材料
l、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種文件資料;
2、公司總經(jīng)理辦公會議記錄、紀要,專題會議紀要以及其它會議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復(fù)文件;
5、公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結(jié)、報告等;
6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;
7、公司調(diào)查處理的違紀、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;
9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領(lǐng)導在經(jīng)營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料;
ll、各類投訴處理材料;
12、公司經(jīng)濟糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報送的工商登記備案資料;
14、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書;所屬公司報送的各類資料、權(quán)屬證書的備案資料;
15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開發(fā)項目的可行性報告、策劃報告書、規(guī)劃設(shè)計、景觀設(shè)計等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;
20、公司固定資產(chǎn)的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;
21、其它各類相關(guān)資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實行公司、部門分級立卷的制度,堅持 “誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負責監(jiān)督指導。
第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級:綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級:綜合管理部對公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機構(gòu)分類法進行排列、編號以及分類等進行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。
第九條 歸檔文書的整理要求
(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中,應(yīng)當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應(yīng)合一立卷。
(三)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當年計劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時間順序進行排列。
批復(fù)、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。一個頁面一個頁號,
頁號位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。
卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復(fù),來文與復(fù)文一般應(yīng)分別計算件數(shù);正件與附件,按一件計算。文件材料沒有題名的應(yīng)擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的,要查清,填入有關(guān)項內(nèi)。
(三)案卷封面逐項按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責任者、內(nèi)容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準確。
(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊,采用三點一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號、歸檔
第十一條 歸檔時間與手續(xù)
歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。
部門歸檔時間為次年 5 月底以前(重要文件資料應(yīng)及時歸檔),各部門須按時向綜合管理部移交檔案,同時填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目
錄清點核對
第十二條 案卷排列編號
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應(yīng)對各案卷逐個進行編號,.案卷編號方法只能采用自然數(shù),并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號卷開始的號序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實反映案卷號的號序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個從1 號卷開始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容
案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用a4 紙尺寸。
案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容:
l、封面和扉頁
主要內(nèi)容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號和目錄號一般并列標寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機構(gòu)、問題)、密級等和“案卷目錄”4 字構(gòu)成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類目的索引,專用于全宗內(nèi)進行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設(shè)目次。
3、序言或說明
對目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進行簡要說明的文字。
4、案卷目錄表(見附件1)
即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號、案卷標題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項目構(gòu)成。
5、備考表
附于目錄最后,用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后,應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機要重地,非經(jīng)同意,嚴禁入內(nèi)。
第十五條 檔案庫房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫房內(nèi)嚴禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時修補或復(fù)制。
第十八條 堅持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴格執(zhí)行登記、統(tǒng)計制度,每年對室藏檔案進行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導匯報。
第十九條 檔案室設(shè)立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調(diào)閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動了解各部門對檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時,必須嚴格履行登記審批手續(xù)(見附件 2),由綜合管理部負責人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時歸還,并辦理注銷手續(xù),不準轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時間最長不超過 5 個工作日,公司密級檔案原則上借離時間最長不超過2 個工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進行處理。
第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印公司業(yè)務(wù)檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負責人同意后方可借閱、抄錄或復(fù)印。(見附件3)
第二十四條 檔案人員應(yīng)加強檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負責人和有關(guān)部門負責人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對文書檔案進行檢查鑒定工作,重新確定文件密級;并對失去保存價值的檔案提出意見,登記造冊,經(jīng)鑒定小組審核后報公司領(lǐng)導批準銷毀(見附件4)。
第二十六條 銷毀檔案應(yīng)在指定地點進行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十七條 任何部門和個人未經(jīng)批準不得擅自銷毀檔案。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
