某寫字樓項目檔案管理規(guī)程

有哪些

1.1 檔案分類：包括但不限于設(shè)計圖紙、合同文件、施工日志、驗收報告、財務(wù)記錄、員工資料、物業(yè)管理文檔等。

1.2 管理流程：檔案收集、整理、歸檔、檢索、借閱、更新、保管和銷毀。

1.3 責(zé)任分配：設(shè)立專職檔案管理員，各部門指定兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，確保檔案管理的順暢進行。

模板

2.1 檔案編碼：采用“部門代碼-項目代碼-年份-流水號”的方式，如“des-001-2022-0001”，便于快速定位和檢索。

2.2 歸檔模板：每個類別應(yīng)有統(tǒng)一的歸檔表格，包含文件名稱、作者、日期、主要內(nèi)容、密級、存檔期限等要素。

2.3 借閱流程：填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理員審批后方可借出，歸還時需確認(rèn)無損并更新借閱記錄。

標(biāo)準(zhǔn)

3.1 存儲標(biāo)準(zhǔn)：檔案應(yīng)保存在防潮、防火、防蟲、防盜設(shè)施完善的檔案室，電子檔案需定期備份。

3.2 安全保密：涉密檔案實行權(quán)限管理，非授權(quán)人員不得接觸，泄密行為將追責(zé)。

3.3 更新維護：每年進行一次檔案清理，過期無保留價值的檔案需按程序銷毀，并記錄在冊。

3.4 利用效率：保證檔案的有效利用，提高查閱效率，為決策提供及時、準(zhǔn)確的信息支持。

3.5 培訓(xùn)要求：新入職員工及檔案聯(lián)絡(luò)員需接受檔案管理培訓(xùn)，確保熟悉相關(guān)規(guī)定和操作流程。

通過上述規(guī)程，某寫字樓項目的檔案管理工作將有序進行，確保信息的安全、完整和高效利用。所有參與者需嚴(yán)格遵守，共同維護檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

某寫字樓項目檔案管理規(guī)程范文

寫字樓項目檔案管理規(guī)程

一、目的:

為了進一步加強部門檔案管理,促進部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè),特制訂本規(guī)定。

二、規(guī)程主要內(nèi)容:

(一)部門均應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人,按專人管理,人人參與的原則,建立和實施檔案的收集、保管、使用的規(guī)范流程(責(zé)任人變動時,必須進行清點移交手續(xù))。

(二)明確檔案分一級、二級、三級的分類管理。

1、一級范圍:各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產(chǎn)帳表、采購計劃等等重要文件資料。

2、二級范圍:公用書籍、辦公用品、用具;制服;工具等。

3、三級范圍:日常各項記錄本;點檢表;巡查表;普通函件、文字資料等。

(三)上述內(nèi)容均指部門共享的檔案,與個人辦公用的其它資料區(qū)別分開。

(四)檔案柜應(yīng)在柜面標(biāo)明部門科室、編號等分組別類。

(五)各柜內(nèi)應(yīng)附有檔案目錄,文件夾(盒)等應(yīng)統(tǒng)一方法標(biāo)明文件內(nèi)容,與目錄對應(yīng)。

(六)檔案管理責(zé)任人要按照檔案保管一覽表,每年進行二次以上的全面清理、整理。

(七)檔案資料管理應(yīng)注意防潮、防霉、防蟲、防腐除銹等防護工作。

(八)檔案的借閱、復(fù)印等必須經(jīng)理(或科長)以上及批準(zhǔn)方可辦理。

三、本規(guī)程自二0一_年一月一日起實施。