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檔案整理實(shí)習(xí)報(bào)告

更新時(shí)間:2024-11-20 查看人數(shù):18

檔案整理實(shí)習(xí)報(bào)告

第1篇 市民建檔案整理實(shí)習(xí)報(bào)告

02級(jí)檔案學(xué) 劉霜、倪騰 __年7月14日——30日,我們有幸在導(dǎo)師的指導(dǎo)下,對成都市民主建國會(huì)的檔案進(jìn)行了制作全引目錄和編制大事記的工作。一.檔案的大致情況 通過對市民建檔案的整理,我們做了如下的統(tǒng)計(jì): 市民建檔案收集了1951年到__年的檔案,其中缺少了1968——1982年期間的檔案(1966年5月至1976年10月的“文化大革命”使民建中央和各級(jí)地方組織被迫停止活動(dòng)11年,這個(gè)時(shí)期沒有檔案。

之后的1977——1982年由于支部工作沒有開展,因此也沒有檔案保存下來。),而且1966——1968每年均只有一卷的《預(yù)算、決算、月報(bào)表》。

50年代除了永久保存的檔案還保留一部分長期,60年代也還有4卷長期檔案??紤]到時(shí)代背景,那個(gè)年代遺留的檔案較少,這些檔案很可能會(huì)永久保存。

二.市民建歸檔文件中發(fā)現(xiàn)的問題:

一、歸檔范圍1. 歸檔的文件范圍不固定。一方面,市民建歸檔的文件有的只有草稿或定稿,有的又只有正本,一部分則兩者皆有。

一些重要的文件只留有草稿,一些簡報(bào)倒是正本定稿均有,不能不說是很遺憾的事情。另一方面,不知是不是檔案散失的原因。

如62年就只有組織處的

1、12月份工作計(jì)劃,其他月份則沒有。其他各年度的工作計(jì)劃也少有收齊的,這種情況也主要存在于60年代。

2. 重份文件。不管是過去,還是現(xiàn)在,或多或少的存在這個(gè)問題。

市民建檔案在__年以后的保存中,將所接收到通知,大多保存了完全相同的兩份,這是完全沒有必要的。__年第七卷里的第26件文件就保存了重份。

3. 插頁的情況。在市民建的檔案中,偶爾有一兩張空白頁插入其中,而有的是編了張?zhí)柕模械膭t沒有,也沒有做任何的注明,這樣會(huì)使檔案查閱者在查閱時(shí)不明所以,造成誤解。

4. 墊紙。在1985年以后,市民建的檔案中出現(xiàn)了“墊紙”。

所謂墊紙,就是將一些無用的紙張同檔案放在一起,無形中增加了檔案的數(shù)量,但是卻給檔案的保管帶來了極大的不便,浪費(fèi)了人力,物力。尤其是如果就此移交檔案館,會(huì)造成完全不必要的麻煩。

通過觀察,我們發(fā)現(xiàn)有的案卷數(shù)量已經(jīng)足夠,但仍然有墊紙;有的數(shù)量極少,也有墊紙。但是,不管是出于什么目的,都不應(yīng)該有這種做法。

二、歸檔文件的按件裝訂。如一組文件是市民建上報(bào)新的組織機(jī)構(gòu)情況的,要求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)和備考。

發(fā)了四份文件,省民建也回復(fù)了四份文件,中央民建又把送省民建的兩份文件抄送了市民建。如此多的文件既不是按時(shí)間先后排列,又沒有把請示和批復(fù)放在一起,顯得很混亂,不仔細(xì)分析,不知道里面包含幾件事情。

三、案卷內(nèi)頁號(hào)的編制首先,就空白頁而言,前面已經(jīng)提到了。其次,有的文件兩面都有文字,但是蓋張?zhí)枙r(shí)卻只作為了一張;有的文件一張是兩頁,保存時(shí)對折起來,仍然被作為了一張,這些都是不規(guī)范的。

四、全宗內(nèi)檔案的分類市民建的檔案立卷最大的問題就是立卷劃分混亂,卷內(nèi)文件缺少聯(lián)系,而且貫穿于整個(gè)50年的檔案立卷活動(dòng)中,影響極大。市民建作為機(jī)關(guān)部門,有固定的內(nèi)部機(jī)構(gòu),但因?yàn)樵?/p>

五、六十年代所產(chǎn)生的檔案相對較少,因此是以“年度——事由”來劃分的,而到了

七、八十年代,機(jī)關(guān)活動(dòng)較多,檔案數(shù)量也有相應(yīng)的增長,故是以“年度——機(jī)構(gòu)”來劃分。 然而到了1998年及其以后,則是有的已年度——事由來劃分,有的以年度——機(jī)構(gòu)來劃分。

這對于立卷來說,顯得混亂。一個(gè)案卷并不是以一個(gè)事由來立卷,而是幾個(gè)問題聯(lián)合立卷,有的問題又分散在好幾個(gè)案卷里面。

如60年代,一年中各月的工作計(jì)劃安排常被分在若干個(gè)卷內(nèi)立卷。如61年卷2中有

8、9月份的工作安排,而當(dāng)年四季度的工作安排又放到了61年的第3卷中,且與其他卷內(nèi)文件聯(lián)系不是很緊密。63年第七卷就包括了組織處工作計(jì)劃,各支部的活動(dòng)情況、工作計(jì)劃,給省工委的復(fù)函,會(huì)員情況簡報(bào)等等。

而案卷題名擬為了“本會(huì)與有關(guān)組織工作計(jì)劃、簡報(bào)、總結(jié)以及省工委組織通則?!边@顯然不能揭示卷內(nèi)文件的共性。

五、劃定保管期限 六十年代,除65年各支部的上報(bào)材料作為長期保存外,其余年度均作為永久保存。而80年代以后,上述文件則全部歸為長期保存。

根據(jù)慣例,下級(jí)機(jī)關(guān)的年度、季度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告一般是應(yīng)該作長期保存的,雖然考慮到60年代重意識(shí)形態(tài),強(qiáng)調(diào)工商業(yè)者的思想改造,這些材料在當(dāng)時(shí)顯然有比現(xiàn)代更重要的意義,但仍無法解釋60年代歸檔保管期限極不統(tǒng)一的現(xiàn)象。而對于本機(jī)關(guān)所編的工作簡報(bào),一部分是以長期保存,一部分則以短期保存。

1991年,宣教處的工作簡報(bào),作為了短期保存,而其他的工作簡報(bào)又是長期保存。除此以外,1983年后出現(xiàn)了一個(gè)比較模糊的概念:定期保管。

所謂的定期,到底是多久沒有明確規(guī)定。

六、卷內(nèi)文件數(shù)量 在整理的檔案案卷中,有的案卷數(shù)量太多,超過了檔案盒的容納極限,造成了檔案的保存不便,使檔案暴露在外,對檔案實(shí)體是一種傷害。特別是

五、六十年代的文件紙張質(zhì)量不是很好,就更不應(yīng)如此立卷。在__年第六卷,里面共保存信息專卷(1——100期),包括了定稿和草稿,共有五百多頁,顯得過于繁多,這樣做卷內(nèi)文件目錄太多,保存也極不方便。

七、案卷排列與編號(hào) 市民建以前整理檔案時(shí),將一年的案卷在分為了永久,長期,短期三個(gè)部分,三個(gè)部分有的是大流水號(hào),有的是小流水號(hào)。這樣一來,就給人以混亂的感覺,同時(shí),它的排列順序也有不對,1996度的案卷,將短期排在了前面,長期排在了后面,輕重不分。

八、文書本身存在的不規(guī)范如存在有“請示報(bào)告”的說法,也有一個(gè)請示里面出現(xiàn)兩件事情的情況。有的文件中,提到的領(lǐng)導(dǎo)人,只寫了他的姓和職務(wù),而無全名,檔案最為備查的文件,事過一般很久,對于這些不會(huì)明白,容易不知所云何人,都不利于檔案用戶的利用。

對會(huì)議的記錄,有的是以速記的方式記下來的,事后也沒有進(jìn)行重新抄錄的工作。潦草的文字、隨意的紙張,都增加了利用的難度。

三.我們的初步處理意見和對以后文書檔案工作的一些建議:1.在立卷方面應(yīng)該按照國家頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》和《文書檔案保管期限表》確定歸檔文件和保管期限。綜合運(yùn)用立卷特征,靈活運(yùn)用二至三個(gè)特征來組一個(gè)案卷。

我們對卷內(nèi)文件組織得極不規(guī)范的一些案卷作了重組,但限于精力和時(shí)間有限,大部分案卷保持了原有的面貌。2.每個(gè)案卷中的檔案不應(yīng)太多,如一件事包括的檔案確實(shí)很多,可拆分為連續(xù)編號(hào)的幾個(gè)案卷。

對于單個(gè)案卷中檔案過少的案卷,可以聯(lián)合組卷,或者在文件裝訂線處用紙加厚再裝訂,可以既美觀又牢固。3.對于50——60年代的檔案,我們認(rèn)為這是很寶貴的歷史資料,應(yīng)妥善保管。

但這部分檔案由于年代久遠(yuǎn),當(dāng)時(shí)的紙質(zhì)又不好,用筆不規(guī)范,到現(xiàn)在已出現(xiàn)紙張發(fā)黃、墨跡下滲、字跡模糊的現(xiàn)象。我們認(rèn)為應(yīng)立即對這部分檔案進(jìn)行全部或部分的復(fù)印工作,以挽救這部分史料。

而且文書部門在整理立卷時(shí),就應(yīng)該把字跡開始模糊,或者紙張極為不好的文件及時(shí)復(fù)印,一起保存,這樣既可以給用戶提供方便,又對檔案實(shí)體作了最大限度的保管,避免因翻閱而帶來的毀壞。此外,由于

十、六十年代的文件質(zhì)量不是很好,一個(gè)案卷數(shù)量不宜過多。4.我們將80年代以后確實(shí)完全一樣的重復(fù)文件進(jìn)行了清理。

對于墊紙這種現(xiàn)象,我們在重新整理時(shí),將所有的墊紙都拆了下來,重新裝卷。保存檔案,是根據(jù)其使用利用價(jià)值來保存的,對于沒有利用價(jià)值的文件尚且不保存,又怎么能保存這些毫無用處的廢紙呢?5.對于定期文件的處理,我們通過參考案卷里面的文件材料,將一小部分定為了長期,大多數(shù)定為了短期。

通過對案卷保管期限的再判斷,我們對所有案卷進(jìn)行了重新的排列,一年編一個(gè)流水號(hào),比如說:1986年,從永久第一卷起,排到了永久第五卷,再將長期第一卷改為了第六卷,依次往后推,并且將同一個(gè)保管期限的案卷,按照辦公室在前,組織處次之,宣教處再次之的方法,有主次、有順序的排列。并且將以前案卷上沒有注明的卷內(nèi)文件的件數(shù),頁數(shù),起止日期等的地方補(bǔ)充完整。

做到使案卷準(zhǔn)確,完整。6.對于空白插頁而又沒有編號(hào)的,我們在備考表里作了注明,并認(rèn)為文書部門立卷時(shí)應(yīng)努力避免這種情況出現(xiàn)。

7.我們認(rèn)為會(huì)議記錄等應(yīng)盡可能在速記稿作好之后,應(yīng)轉(zhuǎn)化為正式文件或正楷抄錄件,便于以后查找利用。同時(shí)應(yīng)避免出現(xiàn)“李副市長”、“王處長”等字句,這會(huì)對以后的利用查找?guī)聿槐恪?/p>

8. 對于不同類型的檔案應(yīng)該分開保管。獎(jiǎng)狀,照片都應(yīng)該單獨(dú)存在一個(gè)案卷里,而不應(yīng)該和紙質(zhì)材料檔案放在一起。

照片應(yīng)該在其背面或者用單獨(dú)的一頁紙注明照片的時(shí)間、地點(diǎn)和事件,并注明其參照的紙質(zhì)材料保存的卷號(hào),件號(hào),使其成為檔案有機(jī)組成的一部分。

四. 結(jié)語綜上觀之, 民間檔案工作與文書工作中出現(xiàn)的諸多問題大部分是很基本、很簡單的問題,但卻因之處理不當(dāng),造成了文書不規(guī)范、立卷混亂和卷內(nèi)文件缺乏條理,以至利用困難。成都市民建的問題決不是一個(gè)偶然的現(xiàn)象,它反映了我國民主黨派歸檔制度上的漏洞。

在當(dāng)前情況下,各民主黨派的檔案由誰保管由其自主決定。如,《廣東省檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》規(guī)定“經(jīng)協(xié)商同意,接收或代存省級(jí)各民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案”;《蘇州市檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》規(guī)定“經(jīng)協(xié)商同意,收集或代存蘇州市各民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案。

”但大部分黨派的各個(gè)地方機(jī)構(gòu)均采取了由其自身保管,不向檔案館移交的方式,各民主黨派的地方機(jī)構(gòu)也不向上級(jí)機(jī)構(gòu)移交檔案。由于缺少指導(dǎo),就使保存不當(dāng)?shù)那闆r普遍存在,且因檔案分散造成利用不便。

歸檔過程不規(guī)范、保管不力、利用困難是其嚴(yán)重弊病。民主黨派在我國發(fā)揮著重要的參政議政作用,其形成的檔案記錄著國家各個(gè)方面的信息,是寶貴的史料,是我們檔案體系中重要的一環(huán)。

所以解決民主黨派檔案工作規(guī)范化已刻不容緩。

檔案整理實(shí)習(xí)報(bào)告

02級(jí)檔案學(xué) 劉霜、倪騰 xx年7月14日——30日,我們有幸在導(dǎo)師的指導(dǎo)下,對成都市民主建國會(huì)的檔案進(jìn)行了制作全引目錄和編制大事記的工作。一.檔案的大致情況 通過對市民…
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