公司來賓接待管理制度

公司來賓接待管理制度旨在規(guī)范企業(yè)對外交往的行為，提升公司的專業(yè)形象，確保來訪賓客能夠得到恰當(dāng)而周到的接待，從而促進業(yè)務(wù)交流、建立良好合作關(guān)系，進一步提升公司的社會影響力和商業(yè)價值。

包括哪些方面

1. 來賓預(yù)約與通知：確立清晰的預(yù)約流程，確保接待部門提前了解來賓信息，并及時通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備。

2. 接待禮儀：規(guī)定接待人員的著裝、言行舉止，體現(xiàn)公司文化與專業(yè)素養(yǎng)。

3. 接待流程：明確從迎接、引導(dǎo)、接待到送別的具體步驟，保證接待工作的順暢進行。

4. 會務(wù)安排：包括會議室準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備、茶水服務(wù)等，確保會議質(zhì)量。

5. 安全保障：確保來賓的人身安全，制定應(yīng)急預(yù)案，預(yù)防意外發(fā)生。

6. 費用管理：合理規(guī)劃接待費用，遵守公司財務(wù)規(guī)定，防止浪費。

重要性

良好的來賓接待不僅能夠展示公司的組織能力和專業(yè)水平，還能增強來賓對公司的好感度和信任感，為未來的合作奠定基礎(chǔ)。有效的接待管理制度可以提高工作效率，減少因疏忽或不規(guī)范行為導(dǎo)致的尷尬或誤會，同時也有助于維護公司的品牌形象，提升公眾對公司的好評度。

方案

1. 設(shè)立接待小組：由專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)來賓接待的全面工作，包括預(yù)約處理、接待計劃制定及執(zhí)行。

2. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：定期對員工進行接待禮儀培訓(xùn)，確保每位員工都能以專業(yè)、友好的態(tài)度對待每一位來賓。

3. 制定標(biāo)準(zhǔn)化流程：明確每個環(huán)節(jié)的具體操作，如接待人員應(yīng)提前五分鐘到達(dá)接待地點，引導(dǎo)來賓至指定位置等。

4. 建立反饋機制：收集來賓的反饋，不斷優(yōu)化接待流程和服務(wù)質(zhì)量。

5. 定期審查與更新：根據(jù)實際情況和需求，定期審查接待制度，適時調(diào)整以保持其適用性和有效性。

在執(zhí)行過程中，需注重靈活性與原則性的平衡，既要遵循制度，也要根據(jù)來賓的特殊需求進行個性化服務(wù)。通過這套管理制度，我們期待能為每一位來訪的賓客帶來愉快的體驗，同時展現(xiàn)我們公司的專業(yè)精神和人文關(guān)懷。

公司來賓接待管理制度范文

第1篇 集團公司來賓接待管理規(guī)定

集團有限公司來賓接待管理規(guī)定

第一條對外接待原則

接待工作應(yīng)遵循平等、對口、節(jié)約、周到、保密的原則,使客人高興而來、滿意而歸。

1.平等原則:對來賓無論職務(wù)高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重屬不同國家和民族來賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。一般情況下,級別與權(quán)限相等,同級別出面,特殊情況高規(guī)格接待。

2.對口原則:公司接待任務(wù)原則上由各業(yè)務(wù)對口部門負(fù)責(zé)。重大接待工作和活動,由行政部協(xié)助完成。

3.節(jié)約原則:內(nèi)部成本效益核算。招待來賓從簡,不鋪張浪費。

4.周到原則:接待程度應(yīng)銜接周密,接待方式應(yīng)完善,以禮相待,使客人感到熱情、周到。

5.保密原則:向來賓介紹情況時,應(yīng)注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題。

第二條來賓接待流程

(一)確定來訪人員及行程

1.行政部接到接待任務(wù)后,應(yīng)盡快確定來訪人員的名單,包括人數(shù)、姓名、性別、年齡、單位、職位(級別)(如有必要,還需了解對方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

2.根據(jù)客人的來訪時間安排,擬定相應(yīng)行程。

(二)來賓接待

包括:用車安排、住房安排、就餐安排、會議安排、參觀安排等,并明確我方陪同人員,做好隨行攝影保障工作。

1.用車安排:根據(jù)客人的級別、人數(shù)確定車輛安排,并在車內(nèi)準(zhǔn)備礦泉水以方便客人飲用。

2.迎接工作:根據(jù)來訪人員人數(shù)、出發(fā)時間、地點、飛機或火車的班次,到達(dá)目的地的時間、地點,我方人員需提前十五分鐘到達(dá)接待地點迎接,并準(zhǔn)備好標(biāo)有集團logo的接待牌,視來訪人員重要程度準(zhǔn)備鮮花、橫幅,客人到達(dá)后,我方接待人員應(yīng)主動上前幫忙搬運行李。

3.住宿安排:視具體情況預(yù)定不同標(biāo)準(zhǔn)的酒店,合理安排客房。提前了解所預(yù)定酒店房間的口碑與服務(wù)質(zhì)量、周邊環(huán)境。我方人員提前幫來訪客人拿好房卡,在房間內(nèi)布置水果、歡迎卡片、公司介紹及住房安排表,表中需注明入住人員姓名、房間號、房間電話、酒店總機號及近幾日城市天氣預(yù)報。安排妥當(dāng)后,待來訪客人到達(dá)時將房卡轉(zhuǎn)交,并告之早餐用餐時間和地點。

4.餐飲安排:可根據(jù)來訪人員的停留時間提前安排不同的酒店就餐,體驗不同的餐飲特色。也可根據(jù)來訪人員的喜好預(yù)定各種形式的餐會,包括:西餐、中餐、自助餐等(具體事項見宴會接待流程)。

5.會議安排:明確會議時間、地點、參會人員名單等(具體事項見會議接待流程)。

6.參觀安排:根據(jù)來訪人員的停留時間,擬定相應(yīng)參觀路線。重點參觀我公司食品總部、在寧樓盤及南京著名景點、新建城區(qū)等。

參觀我公司食品總部、在寧樓盤需提前聯(lián)系好項目負(fù)責(zé)人,做好講解工作;參觀著名景點我方人員需提前聯(lián)系好景點導(dǎo)游。我方人員還需準(zhǔn)備好參觀單位的書面材料,以便客人在參觀時詳盡地了解參觀單位概況。來訪人員中若有外賓,需提前安排好翻譯人員,便于更有效地溝通。

7.禮品安排:根據(jù)來訪人員的身份、級別、喜好、民族習(xí)慣選擇合適的禮品,在適當(dāng)?shù)臅r候送給來訪人員。

8.臨送安排:

(1)了解來訪人員返程時間,提前為其預(yù)定飛機票或者火車票,制定返程人員名單、日期、班次及到達(dá)目的地時間的表格。

(2)提前將飛機票或者火車票送交來訪人員,并且根據(jù)重要程度安排好vip通道。

(3)安排我方接待人員去飛機場或者火車站歡送來訪人員。

(4)告知來訪人員返回地天氣預(yù)報,方便提醒添減衣物,并歡迎來訪人員下次來訪。

(5)在來訪人員返回目的地后,打電話進行確認(rèn)。

(三)其他事項:

1.接待任務(wù)完成以后,做好后期工作。例如:發(fā)送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。

2.做好接待行程總結(jié),由行政部秘書處工作人員填寫《來訪人員登記表》,將來訪人員名單、來訪具體事項、入住酒店及房型、用餐、準(zhǔn)備禮品等具體情況詳細(xì)記錄,作為檔案資料進行保存,以便客人今后來訪備查,并總結(jié)經(jīng)驗、改進后續(xù)工作。

第三條其他

(一)重要來賓接待需做好必要的安全保障工作。

(二)接待人員需著正裝,男士應(yīng)穿西裝、打領(lǐng)帶,女士應(yīng)著正規(guī)套裝、化淡妝。接待人員在接待過程中要注意個人言行舉止及儀表。

第四條會議接待工作流程

(一)會前準(zhǔn)備:

1.會議策劃:根據(jù)參會人員級別、人數(shù),靈活掌握會議規(guī)模,預(yù)定適合的會議室。

2.會前通知:行政部秘書處接到會議通知后,應(yīng)主動了解會議名稱、時間、地點、參會人員情況及會議接待要求等,并準(zhǔn)確傳達(dá)會議信息,以便做好會議接待的準(zhǔn)備工作。

3.準(zhǔn)備會議資料、用品、飲品及禮品。重要客人需在會議室擺放鮮花、水果等。

4.會議酒店預(yù)定、用餐安排、車輛安排等。

(二)會場布置:會場布置工作務(wù)必在會議開始十分鐘前完成,主要從會場環(huán)境、會議所需物品的準(zhǔn)備及擺放、所需設(shè)備調(diào)試著手。

1.會場環(huán)境:確保會議室內(nèi)空氣流通、清新,溫度、光線適宜,桌椅整潔。

2.物品準(zhǔn)備及擺放:根據(jù)會議需要準(zhǔn)備好白板、紙、筆等會議所需物品,要求擺放整齊有序、方便、美觀。

3.設(shè)備調(diào)試:按會議需要做好投影機、幻燈機、麥克風(fēng)等設(shè)備調(diào)試工作。

(三)過程服務(wù):

1.開會前十分鐘,我方參會人員做好會前迎接準(zhǔn)備工作。

2.由秘書處人員做好會議資料收集、整理、會議記錄等相關(guān)秘書事務(wù)服務(wù)及翻譯服務(wù)。

3.會議期間由前臺人員每隔十五分鐘添加茶水一次,如遇會間休息,應(yīng)盡快整理會場,補充并更換各種用品。

4.秘書處根據(jù)客人需求,做好各地返程飛機票、汽車票、火車票的預(yù)定服務(wù)。

5.會議結(jié)束必要時,拍照留念。會議結(jié)束后,安排車輛歡送客人。

(四)會后整理:

1.會議結(jié)束后,仔細(xì)檢查會場,看是否有遺忘的東西和文件等;設(shè)備設(shè)施是否有損壞,做好相應(yīng)記錄,以便及時維修。

2.使用器皿需及時撤下清洗并消毒。清理會議室衛(wèi)生,恢復(fù)會議室環(huán)境干凈、整潔。

3.理好設(shè)備,并關(guān)閉相關(guān)電源,確保安全工作。

4.秘書處人員于會后做好會議紀(jì)錄整理工作,并做好會議紀(jì)錄及會議照片存檔工作。

第五條宴會接待流程

(一)人員確定:根據(jù)客人和公司領(lǐng)導(dǎo)的雙方安排,確定安排宴會的人員名單

、地點、時間。

(二)宴會地點確定:我方人員需提前安排好宴會地點,并提前通知客人。

(三)迎接工作:我方需根據(jù)客人不同的級別安排車輛,事先迎接。

(四)時間安排:我方時間安排需銜接準(zhǔn)確,提前到達(dá)宴會廳,如有特殊情況不能及時到達(dá),需提前電話告知客人,并致以歉意。

(五)酒水、禮品準(zhǔn)備:通過公司人員內(nèi)部商量或客人喜好,適當(dāng)進行酒水、禮品的準(zhǔn)備。

(六)用餐注意事項:

1.提前了解客人的飲食習(xí)慣(例如:回民),安排就餐時注意菜品的選擇。

2.宴會過程中,我方陪同人員需注意形象、談吐,適度安排敬酒人員。