項目部文件管理制度

項目部文件管理制度旨在規(guī)范項目運作過程中各類文件的管理，確保信息的準確、完整和有效利用。該制度主要包括文件的分類與編碼、文件的生成與審批、文件的存儲與檢索、文件的更新與廢棄以及文件的安全與保密等方面。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：明確各類文件的類別，如設計圖紙、工作報告、會議紀要等，并設定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于識別和查找。

2. 文件生成與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準流程，確保文件內(nèi)容的準確性與合規(guī)性。

3. 文件存儲與檢索：設定文件的存儲位置，建立電子化管理系統(tǒng)，方便快速檢索。

4. 文件更新與廢棄：規(guī)定文件修訂的程序，及時更新過期信息，同時明確廢棄文件的處理方式。

5. 文件安全與保密：制定文件的訪問權(quán)限，防止信息泄露，確保敏感信息的安全。

重要性

項目部文件管理制度的重要性不言而喻。它能夠：

1. 維護信息的完整性，避免因文件丟失或損壞導致的工作延誤。

2. 提高工作效率，通過規(guī)范化的流程減少文件處理中的混亂和誤解。

3. 確保項目質(zhì)量，文件的準確性和一致性直接影響項目的執(zhí)行效果。

4. 保障企業(yè)利益，通過嚴格的保密措施保護企業(yè)的核心競爭力。

方案

1. 設立文件管理專員，負責文件的日常管理工作，包括分類、編碼、存檔和檢索。

2. 建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的在線創(chuàng)建、審批、存儲和分享，提高文件處理效率。

3. 制定文件審批流程圖，明確每個環(huán)節(jié)的責任人，確保文件內(nèi)容的準確性。

4. 定期進行文件審查，及時更新過時信息，廢棄不再使用的文件。

5. 實施文件安全培訓，提升員工的保密意識，防止信息泄露。

6. 設立文件查閱權(quán)限，根據(jù)員工職務和工作需要，確定其對不同類型文件的訪問權(quán)限。

通過上述方案，項目部文件管理制度將得到有效的實施，為項目的順利進行提供有力的支持。在執(zhí)行過程中，應不斷優(yōu)化和完善，以適應項目部的動態(tài)變化和需求。

項目部文件管理制度范文

第1篇 項目部文件、技術(shù)檔案管理

項目部文件、技術(shù)檔案管理

文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理的方針,實現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。

(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務、意義

①文件及技術(shù)檔案管理的任務是

按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。

②文件及技術(shù)檔案管理的意義是

可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。

(2)文件及技術(shù)檔案管理制度

①文件管理制度

施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經(jīng)理部應設專職人員,按照is09001:2000 的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。

②技術(shù)檔案管理制度

施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應設專職人員,按照is09001:2000 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。

(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法

①文件管理方法

a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。

同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

②技術(shù)檔案管理辦法

a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。

b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎上,對技術(shù)檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。

(4)交工驗收及資料整理

①建立技術(shù)資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。

②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。

③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。

②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。

③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據(jù)之一。