基金會檔案管理制度

有哪些

基金會檔案管理制度

基金會檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：

1. 檔案分類與編碼體系：建立一套科學(xué)合理的檔案分類標準，涵蓋項目檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等多個類別，并為各類別檔案設(shè)定專屬編碼，便于檢索與管理。

2. 檔案收集與整理：明確檔案來源，規(guī)定文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔的流程，確保所有重要文件及時歸檔，同時進行必要的整理和編目。

3. 檔案保管與安全：設(shè)立專門的檔案存儲設(shè)施，確保檔案的安全存放，采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施，定期檢查檔案狀況。

4. 檔案利用與借閱：設(shè)定檔案利用規(guī)則，包括借閱權(quán)限、借閱流程、借閱期限等，確保檔案的有效利用，同時防止檔案遺失或損壞。

5. 檔案數(shù)字化與電子化：推進檔案的數(shù)字化進程，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案檢索效率和安全性。

6. 檔案銷毀與審計：對過期或無保存價值的檔案進行定期審核，符合銷毀條件的，需經(jīng)過審批后按規(guī)定程序銷毀。

實施細則

1. 檔案分類：根據(jù)基金會業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為永久保存、長期保存和短期保存三類，每類檔案再細分具體子類。

2. 收集與整理：各部門負責人負責本部門文件的收集，每月末提交至檔案管理部門，由專業(yè)人員進行整理、編目、歸檔。

3. 保管與安全：檔案庫房應(yīng)保持恒溫恒濕，定期進行環(huán)境監(jiān)測，重要檔案需雙備份存放，以防意外。

4. 利用與借閱：基金會員工憑工號申請借閱，須填寫借閱單，經(jīng)部門主管審批后，由檔案管理員辦理借出手續(xù)，借閱期間不得涂改、損壞。

5. 數(shù)字化與電子化：新產(chǎn)生的電子文件應(yīng)同步歸檔，紙質(zhì)文件逐步掃描存檔，電子檔案系統(tǒng)需設(shè)置訪問權(quán)限，確保信息安全。

6. 銷毀與審計：每兩年進行一次檔案清理，無保存價值的檔案需列出清單，由檔案管理部門、財務(wù)部門及法務(wù)部門共同審核，報理事長批準后銷毀。

上墻內(nèi)容

1. 基金會檔案管理制度概要，強調(diào)檔案的重要性和管理原則。

2. 檔案分類圖示，清晰展示各類檔案的歸屬。

3. 借閱流程圖，明確借閱步驟和責任人。

4. 檔案安全警示，提醒員工注意檔案的保密和保護。

5. 檔案銷毀流程圖，展示從審核到銷毀的完整過程。

以上制度旨在規(guī)范基金會檔案管理工作，提升檔案利用效率，確保檔案安全，為基金會的決策提供有效支持。全體員工需遵守執(zhí)行，共同維護檔案管理的良好秩序。

基金會檔案管理制度范文

第1篇 基金會檔案管理規(guī)定

基金會檔案管理規(guī)定

為了全面遵守《基金會管理條例》和《中國友好和平發(fā)展基金會章程》，加強基金會檔案資料管理，充分發(fā)揮檔案資料的作用，結(jié)合本基金會實際，特制定本規(guī)定。

一、檔案管理

(一)基金會檔案的收集、整理和保管工作由辦公室負責。

(二)歸檔的文件材料要求完整、齊全、準確并注意區(qū)分不同價值分類整理、立卷。歸檔材料應(yīng)妥善管理，嚴防丟失、毀損。

(三)歸檔范圍：上級機關(guān)印發(fā)、本基金會制發(fā)或工作中形成的，具有參考價值的(包括但不限于下列)各種材料。

1.登記管理機關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位下發(fā)的與本基金會有關(guān)的決定、條例、規(guī)定、登記證、法人證、批復(fù)等;

2.本基金會向登記管理機關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位提出的各項報告;

3.本基金會的章程和各項管理制度;

4.本基金會的工作計劃、總結(jié)、年度工作報告、請示、批復(fù)、會議記錄、理事會紀要及與有關(guān)單位和個人簽訂的合同、協(xié)議等;

5.會計預(yù)算、決算統(tǒng)計報表、資產(chǎn)負債表和財務(wù)報告;

6.本基金會理事會成員和工作人員基本情況;

7.本基金會職工工資、福利及工作人員任免、聘用、考核、獎勵、處分、辭職、辭退的文件材料;

8.本基金會的歷史沿革、大事記及反映本基金會重要活動的簡報、聲像材料、榮譽證書，有紀念意義和憑證性的實物材料。

9.本基金會民政部登記年檢報告、會計師事務(wù)所審計報告、重要活動領(lǐng)導(dǎo)人講話、題詞及其音像資料;

10.其他具有保存價值的文件材料等。

二、收集整理

(一)本基金會所開展的各項工作、活動，按照歸檔要求，由承辦人在工作和活動結(jié)束后及時將文件資料集中后交辦公室整理歸檔。

(二)本基金會工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加相關(guān)部門召開的會議等公務(wù)活動后，應(yīng)將會議主要文件等需歸檔的資料交辦公室整理歸檔。

(三)本基金會當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部門負責整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

(四)建立基金會專家?guī)臁⒅驹刚邤?shù)據(jù)庫，利用基金會網(wǎng)站及時向公眾傳遞各種活動信息及相關(guān)資料。

三、檔案利用

(一)借閱檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行借閱、歸還登記手續(xù)。

(二)查閱檔案時，嚴禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注，未經(jīng)批準，不準復(fù)制檔案。

四、檔案管理人員發(fā)生變更時，要及時填寫移交清單，辦好移交手續(xù)。

五、本規(guī)定自批準之日起實行。

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