信件收發(fā)管理制度是企業(yè)日常運營中不可或缺的一環(huán)，旨在確保公司內外部溝通的有效性、安全性和及時性。該制度涵蓋了信件的接收、處理、存儲和發(fā)送等多個環(huán)節(jié)，旨在提高工作效率，保護信息安全，維護企業(yè)形象。
包括哪些方面
1. 接收流程：規(guī)定信件的簽收、分類、登記和初步處理方式。
2. 內部流轉：明確信件在各部門間傳遞的規(guī)則和時限。
3. 處理標準：設定對信件的閱讀、回復、歸檔等處理標準。
4. 信息安全：制定保密措施，防止敏感信息泄露。
5. 電子通信：涵蓋電子郵件和其他電子通信工具的管理。
6. 檔案管理：規(guī)定紙質和電子信件的保存期限和方式。
7. 培訓與監(jiān)督：定期培訓員工，確保制度執(zhí)行到位。
重要性
信件收發(fā)管理制度的重要性不言而喻：
1. 保障溝通效率：有效的信件管理能快速響應客戶需求，提升內部協(xié)作效率。
2. 維護企業(yè)形象：及時、專業(yè)的信件處理展示企業(yè)的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平。
3. 保護商業(yè)機密：嚴格的信件管理防止敏感信息外泄，維護企業(yè)利益。
4. 合規(guī)性：遵守相關法律法規(guī)，如隱私保護法、數據安全法等。
方案
1. 設立專門的信件管理部門：負責信件的統(tǒng)一收發(fā)和處理，確保流程規(guī)范。
2. 實施電子化管理：利用信息系統(tǒng)自動化處理，減少人為錯誤，提高效率。
3. 制定詳細的操作手冊：明確每個步驟的具體操作，提供參考指南。
4. 定期審計：檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時調整優(yōu)化。
5. 建立反饋機制：鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)改進制度。
6. 強化培訓：定期舉辦培訓課程，確保員工熟悉并遵守制度。
信件收發(fā)管理制度的完善與執(zhí)行，是企業(yè)高效運作的基礎，需要全體員工共同參與，共同維護。只有這樣，我們才能確保每一個信件都能成為企業(yè)與外界溝通的橋梁，為公司的長遠發(fā)展貢獻力量。
信件收發(fā)管理制度范文
第1篇 報刊信件收發(fā)管理程序制度
報刊信件收發(fā)管理程序
1.目的
對郵件、報刊收發(fā)實施控制,確?？蛻艏皶r收到郵件報刊。
2.適用范圍
適用于郵件和報刊的收發(fā)。
3.引用文件
3.1質量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
3.2iso9002標準4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
4.職責
4.1保安部報刊收發(fā)員負責大廈內郵件和報刊的收發(fā)。
4.2保安部經理負責處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關事宜。
5.工作程序
5.1客戶辦理信箱使用申請手續(xù)
5.1.1客戶需要使用本大廈內的信箱時,到物管部辦理申請,物管部通知財務室收取費用。
5.1.2物管部憑財務收費票據,填寫《國企大廈室內維修委托單》,通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后,物管部通知客戶領取信箱鎖匙。
5.1.3在使用信箱期間,信箱和鎖匙由客戶自行保管,鎖匙損壞或遺失的,由保安部向工程部出單維修更換,客戶按規(guī)定的標準到財務室交納維修費用。
5.2客戶辦理報刊登記手續(xù)
5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌內通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預訂手續(xù)。
5.2.2客戶需要提供收發(fā)報刊服務時,憑《報刊訂閱收據》的復印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù),由收發(fā)員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、代號、起止日期、聯(lián)系電話,并且保留收據復印件,以方便今后查詢。
5.3 收發(fā)過程
5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特殊郵件,收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章,并登記在《郵件收發(fā)登記表》中,當日送于客戶。
5.3.2平信、報刊由收發(fā)員當天發(fā)放到客戶信箱。
5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件,如果超過二十天無人領取,大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局,投遞員在《郵件收發(fā)登記表》上簽字。
5.4接到客戶投訴后,保安部經理立即調查清楚投訴的原因并在當日給客戶答復解決問題的辦法。由于收發(fā)員的責任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領,造成收件人損失的,責令收發(fā)員及時向客戶道歉或賠償,并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責任,由保安部經理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決,記錄在《客戶投訴登記表》中。
6.質量記錄及支持文件
6.1 《郵件收發(fā)登記表》
6.2《報刊訂閱登記表》
6.3《客戶投訴登記表》
6.4《國企大廈室內維修委托單》
郵件收發(fā)登記表
序號 日期 樓層
房號 姓名 郵件
名稱 編號 簽收 備 注
第2篇 辦公大廈信件收發(fā)管理管理手冊
辦公大廈管理手冊:信件收發(fā)管理
1普通信件投送規(guī)定
a.規(guī)定適用于工作在__國際中心內客戶信件的日常投送;
b.由政府郵政部門投送到__國際中心的信件一律由前臺人員接收;
c.任何投遞給客戶的信件,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;
d.收到的信件由每日信件發(fā)送人員負責信件的分揀及投送;
e.分揀人員應先仔細核對收件人的公司名稱及單元號,再檢查該名客戶是否對郵件有特殊的要求(如放前臺等);在信件上用鉛筆標注清楚單元號;應再檢查一遍信封上的公司名稱及單元號與當前在該單元的名稱相符,之后再按客戶的單元進行投送;
f.如有單元號,但公司名稱標注不清楚,可通過檢查客戶檔案來確認,如仍不能確認,可以通過電話方式與客戶聯(lián)系,或通過其他相關部門進行確認,如市場租賃部人員等;
g.如已確認不是投送到__國際中心內客戶的信件,可在信件上貼上退信條并標注退字,加蓋__國際中心郵件收發(fā)章后,在第二天交還郵局送信人員;
h.能夠確認為已退租客戶的信件,如果原客戶留有聯(lián)系方式,可以通過電話通知原客戶到__國際中心取信,如無任何聯(lián)系方式,可按本規(guī)定第g條做退信處理;
i.長期在__國際中心的客戶要退租時,應主動詢問客戶離開后的信件該如何投遞,通常情況下,可請客戶留下聯(lián)系電話,當有客戶信件時,以電話方式通知客戶或客戶的委托人來前臺取信。
2郵件、報刊管理規(guī)定
為規(guī)范郵件管理,確保大廈用戶郵件數正常派發(fā),制定如下規(guī)定:
a.客戶要求訂購報刊時,需到郵電部門辦理預訂報刊手續(xù)。
b.客戶憑《訂閱收據》的復印件到物業(yè)管理處客戶服務部辦理備案手續(xù),由客服員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、公司名稱、份數等。
c.管理處設掛號郵件簽收登記簿及掛號郵件退件登記簿。
d.投遞員每天把郵件、報刊送到大廈收發(fā)臺(保安部前臺),對投遞員送來的掛號信、匯票、包裹單、電報等特殊郵件,投遞員會在郵電部門的簽收單上加蓋有東玖大廈收發(fā)章。郵件交接各環(huán)節(jié)中,交接雙方必須辦理交接手續(xù),派發(fā)郵件時應要求用戶簽章,以便日后有據可查。
e.對平信和國內報刊的發(fā)放,客服人員必須根據用戶提供的資料,及時準確地發(fā)放到客戶辦公處。
f.凡有業(yè)戶投訴丟失掛號郵件,經查核掛號郵件收發(fā)登記薄追究郵件下落,由最后簽名的管理人員負責。
g.對掛號信、匯票、郵包、電報等特殊郵件,客服員須先把這些郵件收件日期、郵件號碼、郵件性質、收件公司等填寫到《掛號信/包裹單等記錄表》上,然后攜單及記錄表及時準確送達致接收人同時由該接收人在《掛號信/包裹單等記錄表》上簽收。
h.對已遷出本大廈的業(yè)戶,管理處提供1個月的平郵轉投服務,遷離后的郵件由客服部單獨管理,每周通知業(yè)戶回大廈領取。凡屬無業(yè)戶認收的掛號郵件做為盲信退回郵局,客服員登記確認后,粘貼改退批條,交給保安部,由保安部于次日退還郵遞員簽收。
i.缺失或遲到的報刊處理:發(fā)現(xiàn)報刊未按時送到或不是訂閱的報刊時,客服部負責與郵局聯(lián)系,敦促盡快補送。
j.發(fā)現(xiàn)郵局送來的郵件有破損時,應在登記薄上做好記錄,并有當值主管簽字確認,客服部將此郵件受到時已破損封條粘貼在破損部位后,再派發(fā)到業(yè)戶手中。
3郵件快件、掛號信、包裹及包裹單的投送規(guī)定
a.程序適用于工作在__國際中心內公司郵政快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單的日常投送;
b.接收到的快件由前臺人員負責,通常情況下,該人員負責日常信件的分揀及投送;
c.掛號信、快件、包裹及包裹單、匯款單均為緊急物件,要在聯(lián)系到客戶的第一時間內送出;并請客戶簽收。
d.快件到達后,應由信件收發(fā)員迅速確認該快件的收件人是否為__國際中心內的客戶,當確認為__國際中心內的客戶后,方可接收,否則由送件人員收回;
e.所有由政府郵政部門投送到__國際中心的郵政快件(僅限于ems)、匯款單、包裹單一律由前臺
f.接收,接收時應加蓋__國際中心郵件收發(fā)章(在暫時沒有郵件收發(fā)章時,可由前臺收件人員簽收);
g.對于dhl、fd_、ups等非國家郵政部門的速遞郵件,應由前臺人員協(xié)助送信人員聯(lián)系客戶后,由
h.郵政人員送至客戶手中;
i.任何投遞給客戶郵政的快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;
j.所有要客戶領取的轉交物均要求在客戶領取時進行簽收;
k.對于不能當日送出的快件,應注明原因,并于次日繼續(xù)聯(lián)系客戶,直至送出為止。
l.客服主管隨時監(jiān)督信件收發(fā)人員遞送物件情況,保證所有物件遞交的安全及準確性。
第3篇 物業(yè)信件收發(fā)管理程序
公司程序文件 版號: a
修改號: 0
ej -qp4.15物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序 頁碼: 1/2
1.目的:
為了及時、準確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務。
3.引用文件:
3.1 質量手冊第4.9、4.13章
3.2 iso9002標準第4.9、4.13章
4.職責:
收發(fā)員負責每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。
5.工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。
5.4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責通知住戶領取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應及時送到經營管理部,由物業(yè)管理員確認后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應及時轉交經營管理部主任確認后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經營管理部主任確認后,收發(fā)員應及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內無人來取,收發(fā)員應及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡人知曉;二日內必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。
5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經濟損失,由副總經理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。
5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發(fā)服務過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》。
6.支持性文件與質量記錄:
6.1《代住戶訂閱登記表》 ej-qr-qp4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》 ej-qr-qp4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》 ej-qr-qp4.15-04
6.5《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》 ej-wi-qp8.1-02
6.6《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》 ej-wi-qp8.1-01
第4篇 物業(yè)iso9000信件收發(fā)管理程序
公 司 程 序 文 件版號: a
修改號: 0
ej -qp4.15信件收發(fā)管理 頁碼: 1/2
1.目的:
為了及時、準確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務。
3.引用文件:
3.1 質量手冊第4.9、4.13章
3.2 iso9002標準第4.9、4.13章
4.職責:
收發(fā)員負責每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。
5.工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。
5.4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責通知住戶領取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應及時送到經營管理部,由物業(yè)管理員確認后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應及時轉交經營管理部主任確認后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經營管理部主任確認后,收發(fā)員應及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內無人來取,收發(fā)員應及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡人知曉;二日內必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。
5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經濟損失,由副總經理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。
5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發(fā)服務過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》。
6.支持性文件與質量記錄:
6.1《代住戶訂閱登記表》 ej-qr-qp4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》 ej-qr-qp4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》 ej-qr-qp4.15-04
6.5《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》 ej-wi-qp8.1-02
6.6《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》 ej-wi-qp8.1-01
